Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам

Учет топливных карт в бухгалтерии

Многие компании, работающие в сфере грузоперевозок, или активно пользующиеся собственным автопарком, сталкиваются с большими топливными расходами. Снизить их, оптимизировать их и обеспечить полный контроль позволяет использование топливных карт. Плюсы такого решения очевидны, так как подобные льготные предложения от сетей АЗС и сторонних процессинговых операторов дают возможность снизить расходы на горюче-смазочные материалы, минимизировать вероятность воровства топлива со стороны водителей, а также упрощают бухгалтерию. Но сложности остаются. В основном они связаны с разрывом по срокам между фактической заправкой (приобретением бензина или дизтоплива) и поступлением отчетных документов от поставщика ГСМ и иных сопутствующих услуг (если таковые предусмотрены).

Особенности использования топливной карты

Карта на ГСМ в отличие от аналогичного банковского инструмента (дебетового или кредитового) не является платежным средством, а представляет собой технический инструмент для сбора и оформления строгой отчетности предприятия по топливным расходам. Существует несколько основных типов карточек с различными способами учета и расхода топлива:

• Лимитированные. Имеет определенный лимит по топливу, который прописан в договоре. Держатель или его представитель может заправляться в течение лимитированного срока на определенное количество ГСМ. Например, не более 20 литров в сутки. По истечению срока лимит возобновляется.
• Нелимитированные. Не имеют ограничения на литраж топлива в рамках общего внесенного количества ГСМ. Владелец или его представитель могут заправляться в любое время без каких-то ограничений – главное, не превышать общее количество литров на топливной карте.
• Литровые. Здесь лимит устанавливается в литрах определенного вида топлива – без учета от его фактической рыночной стоимости на сегодняшний день (момент покупки/забора).
• Денежные. Расход определяется в зависимости от денежной суммы, находящейся на счету. В случае достижения нулевого баланса или иной установленной суммы, пользовании инструментом блокируется до последующего пополнения.

Выбор конкретной топливной карты и ее возможностей полностью в руках владельца или руководителя предприятия.

В зависимости от типа и вида инструмента учет топливных карт осуществляется по-разному и требует обязательного знания определенных нюансов.

Приобретение и оформление топливной карты

Для покупки и подписания договора можно обратиться в офис сети АЗС или процессинговой компании, которая предоставляет топливную карту. Некоторые организации делают это бесплатно, но предусматривают договором штрафные санкции за досрочное прекращение соглашения. Обычно заключается классический договор поставки, но с некоторыми нюансами. Топливо будет предоставляться компании клиента путем выборки его на автозаправочных станциях поставщика. Днем поставки и моментом перехода прав на ГСМ от поставщика к клиенту считается момент заправки. При этом стоимость топливной карты и иные платежи от клиента (например, за горючее, если предусматривается авансовый платеж, а не последующее пополнение счета) расцениваются как предоплата за услуги и ГСМ.

В зависимости от того, на каких условиях оформляется договор, в бухгалтерии он может быть оформлен по-разному:

• Приобретение с условием возврата. Топливная карта при этом передается клиенту под залог и остается собственностью эмиттера – компании, выпустившей ее. Поэтому учитывать расход следует отдельно от собственного имущества компании. В случае прекращения соглашения или досрочного разрыва договора карточка возвращается оператору или АЗС, а бывший держатель получает обратно ее залоговую стоимость.
• Приобретение за фиксированную плату. В таком случае потраченные деньги за вычетом 20% НДС списываются на затраты предприятия. Стоимость топливной карты лучше учитывать не на балансовых счетах, а сумму НДС отразить в отчетности отдельным пунктом.

Также необходимо осуществлять налоговый контроль этих приобретений, кроме случаев, когда соглашение предоставляется эмиттером безвозмездно или под залог, ведь компания-держатель в этом случае фактически не получает никакой экономической выгоды. При покупке карточки ее налоговый контроль производится вместе с другими затратами.

Работа с картами

Обычно топливные карты выдаются и закрепляются за водителями или руководителями. Но по закону они также при этом не получают какой-то экономической выгоды (денег). Поэтому бухгалтерский учет здесь также не осуществляется.

В качестве альтернативы и для контроля рекомендуется завести журнал учета с информацией о пользователе. Карточку при этом он может получать с началом смены и сдавать по ее окончании. Также можно предусмотреть другой порядок пользования – в зависимости от финансовой политики предприятия и характера учета расходов на горючее.

Бухучет расходов на топливо

Отслеживание любых топливных операций возлагается на эмиттера карты. При этом держатель, руководитель компании или непосредственный пользователь может получать полную информацию с выпиской за оговоренный в договоре отчетный период. Параллельно этому обычно ведется контроль в соответствии с информацией пользователя (водителя), взятой из путевых листов и чеков с АЗС.

По окончанию отчетного периода (обычно, в конце месяца) компания, выпустившая топливную карту, представляет клиенту отчетные документы:

• Счет-фактуру.
• Акт приема-передачи с указанием наименования и объема фактически забранного топлива.
• Полный отчет по операциям – поступление денежных средств и заправки топливом.

В качестве контрольного документа (а также при наличии расхождений в расчетах) сторонами может быть составлен акт сверки по топливным расходам.

Расходы на топливо по топливным картам относятся к обычным расходам предприятия, а потому могут учитываться для уменьшения базы налогообложения, если это предусмотрено выбранной налоговой системой. Для этого владелец предприятия должен предоставить в налоговые органы соответствующие документы:

• Обоснование затрат в пределах существующих норм и рыночных цен на ГСМ.
• Подтверждение затрат на бензин и дизельное топливо.
• Доказательства приобретения ГСМ для предприятия с целью получения им прибыли.

Любые затраты сверх установленных норм расхода ГСМ также учитываются, но не принимаются в налоговый расчет и не могут учитываться для снижения базы налогообложения.

Рекомендации по учету топлива при работе с топливными картами

Существует ряд нюансов и полезных рекомендаций, которые облегчат подсчет расхода ГСМ и затрат на топливо в бухгалтерской сфере. Поэтому перед началом работ с топливным картам необходимо позаботиться о следующих аспектах:

• Стоимость карты должна учитываться на забалансовых счетах предприятия, а бухгалтеру необходимо открывать отдельный счет и субсчет для учета отдельно ГСМ и карточки.
• На предприятии должна быть Учетная политика с указанием информации о порядке постановки карточки на баланс, методике учета расходов на заготовку и хранение ГСМ, наименовании и местоположении складов хранения, стоимости прихода и списания топлива и т.д.
• В Учетной политике должны быть указаны нормы расхода ГСМ и метод расчета затрат и налогов. Нормы расхода топлива должны соответствовать нормативным документам Минтранса.
• Полностью обдумать и утвердить документооборот, например, бланк путевого листа и другие необходимые для контроля и отчета документы.
• Рекомендуется осуществлять контроль и составлять отчеты о расходовании горюче-смазочных материалов сверх установленной соответствующим приказом на предприятии нормы.
• Необходимо оформить и вести журнал учета, где будет отслеживаться поступление, списание, движение, передача и другие действия по карточкам.
• Рекомендуется проводить ежемесячную проверку расходов на предмет соответствия отчета поставщика и внутреннего документооборота.

Таким образом, работа с топливными картами должна быть тщательно подготовлена и организована. Только в этом случае можно гарантировать отсутствие ошибок и неточностей, которые могут стать проблемой при составлении финансовой отчетности предприятия и уплате налогов.

С другой стороны, работа с карточками на топливо позволяет существенно упростить бухучет на предприятии, так как дает возможность полностью отказаться от использования наличных средств в этой сфере. В свою очередь это положительно сказывается на расходах организации, ее налоговых затратах, потерях на нечистоплотности и мошеннических действиях водителей. Кроме того, при правильной организации работы и контроля, карты на ГСМ – это упрощение бух.учета и возможность снизить соответствующую статью расходов.

ГСМ по топливным картам: как правильно принимать бензин к учету

maxxyustas / Depositphotos.com

Как правило, механизм получения ГСМ по топливным картам выглядит так: водитель заправляет автомобиль на АЗС, предъявляет топливную карту, получает чек ККТ / терминальный чек, а по истечении месяца поставщик выставляет учреждению итоговую товарную накладную за отпущенный в этом периоде товар.

Получив такую накладную за декабрь лишь в январе следующего года, главный бухгалтер отразила в учете поступление ГСМ январской датой, поскольку годовая отчетность на тот момент уже была сдана. Однако главбух не учла важный момент: условия контракта на поставку моторного топлива, согласно которым право собственности на ГСМ переходит к учреждению в момент их получения. А факт получения подтверждается терминальным чеком АЗС.

Выявленный контрольным органом некорректный учет ГСМ, полученного по топливным картам, и, как следствие, искажение отчетности привели к штрафу по ст. 15.15.6 КоАП.

Главный бухгалтер попыталась оспорить наказание в суде, но безуспешно. Судьи двух инстанций полностью поддержали ревизоров. Факты хозяйственной жизни подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета в том периоде, в котором были совершены. ГСМ получены учреждением в момент заправки автомобилей, а значит, этот факт подлежит отражению в регистрах бухгалтерского учета в декабре (Решение Архангельского областного суда от 30 июня 2021 г № 7р-256/2021).

На протяжении ряда лет бухгалтеры задаются вопросом: можно ли принимать к учету ГСМ по чекам АЗС в течение месяца или для этого нужна накладная поставщика? Ведь учитывая поступление ГСМ на основании сводных документов поставщика, то есть по итогам месяца, списать топливо бухгалтер может один раз в месяц – после того, как будет отражено его поступление, хотя фактически ГСМ уже израсходованы. Как в таком случае обеспечить своевременное и достоверное отражение в учете фактов хозяйственной жизни? Неоднократно подобные вопросы рассматривали и эксперты Службы Правового консалтинга ГАРАНТ.

Ситуацию еще в 2018 году прояснил Минфин России. По его мнению, если чек АЗС рассматривать как документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни – отпуск ГСМ, то оформлен он должен быть с учетом требований Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно – содержать все обязательные реквизиты. При соблюдении данного условия учреждение может без опасений отражать в учете поступления ГСМ на основании чека АЗС, приложенного к путевому листу. Если при этом по итогам месяца поставщик дополнительно формирует сводный документ, например, товарную накладную, то поступление ГСМ по нему повторно отражать в учете не нужно. Такой документ используется для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете учреждения.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

• Зачем нужна топливная карта
• Нюансы топливных карт
• Топливные карты поступили: как учесть
• Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть
• Как проводить топливо, купленное по заправочным картам
• Итоги

Зачем нужна топливная карта

Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.

Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.

Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.

Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.

Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.

В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.

Нюансы топливных карт

Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:

В чем заключаются преимущества топливной карты:

Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.

Топливные карты поступили: как учесть

Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?

Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.

Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.

Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.

Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.

Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:

Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:

Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть

Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.

Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.

Передача карт на топливо оформляется таким образом:

После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.

Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.

В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.

Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:

• оприходование карт для заправки — функционал «Поступление»;
• отпуск карт для заправки — функционал «Требования-накладные».

Как проводить топливо, купленное по заправочным картам

Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.

Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:

Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.

Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.

Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.

Итоги

Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Особенности работы с топливными картами

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

• денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
• литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

• перечисление аванса поставщику ГСМ;
• списание денежных средств в оплату;
• отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
• остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС

Содержание операции	Дебет	Кредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты	10	60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)	19	60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода	20, 25, 26, 44	10
Перечислена оплата поставщику	60	51
НДС принят к возмещению	68	19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители	012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику	012работник	012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации	012склад	012работник
Списан более не используемый электронный носитель	012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Акт на списание топливных карт: образец

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

• накладную (акт приема-передачи);
• счет-фактуру;
• отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

Содержание операции	Дебет	Кредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС	60авансы	51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей	10	60
Отражен НДС по поступившим ГСМ	19	60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику	60	60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов	20, 25, 26, 44	10
НДС принят к вычету	68	19

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

Учет топливных карт

Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.

Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.

Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

Бухгалтерский учет карт

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Налоговый учет

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

При расчете налога на прибыль организаций стоимость топливных карт (без учета НДС) подлежит включению в состав материальных расходов в полной сумме по мере их ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям). Для списания топливных карт в течение более чем одного отчетного периода налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости карт с учетом срока их использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

Теперь несколько строк о документальном оформлении. Как указано в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 марта 2016 года № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество товара. При этом такая карта не является универсальным платежным средством, ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика. В силу специфики поставки топлива по картам отчетными документами будут являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода, и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети заправок в течение этого периода.

Как было указано выше, организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт. Если водитель воспользуется картой в личных целях, компания сможет доказать неправомерность его действий, поскольку в журнале будет его подпись о получении карты.

Так, хотелось бы обратить внимание на Определение Свердловского областного суда от 10 июля 2012 года № 33-8185/2012. Работодатель уволил сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с совершением виновных действий, дающих основания для утраты доверия со стороны работодателя.

Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был. Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения. Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Приобретение ГСМ по топливным картам

«Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2013, N 1

В деятельности большинства образовательных учреждений используются транспортные средства. Для их функционирования приобретаются горюче-смазочные материалы. Их оплата может производиться как в безналичном порядке, так и наличными денежными средствами. В этой статье рассмотрим, как осуществляется обеспечение учреждений горюче-смазочными материалами при их безналичной оплате с использованием топливных карт.

Топливная карта, выдаваемая поставщиком горюче-смазочных материалов (ГСМ), является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт.

Различают следующие виды топливных карт:

а) денежные (выдаваемые на конкретный лимит стоимости ГСМ);

б) литровые (предусматривается объем ГСМ в литрах), которые могут быть:

• лимитированными;
• нелимитированными.

По лимитированной топливной карте может устанавливаться суточный лимит выборки ГСМ в литрах.

В нелимитированную топливную карту заносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного у поставщика ГСМ, которое может быть получено учреждением в полном объеме остатка на карте без суточного ограничения.

Отпуск ГСМ с использованием топливных карт прекращается терминалом АЗС с возникновением следующих причин:

• запрашиваемый объем топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;
• карта заблокирована.

Рассмотрим порядок учета ГСМ, приобретаемых по литровым топливным картам.

Документальное оформление

Для того чтобы получить возможность приобрести ГСМ по топливным картам, учреждение должно заключить договор с поставщиком. В нем указываются:

• наименование приобретаемых ГСМ и их стоимость;
• стоимость топливной карты, если она передается за плату или предусматривается, что топливные карты передаются учреждению бесплатно или с возвратом;
• вид топливной карты;
• условия оплаты (частичная или 100%-ная предварительная оплата);
• дата перехода права собственности на ГСМ и другие условия. Как правило, право собственности на ГСМ переходит в момент заправки транспортного средства на АЗС.

Топливные карты выдаются учреждению после перечисления предварительной оплаты.

Полученные учреждением топливные карты затем выдаются конкретному водителю.

По завершении месяца поставщик должен представить учреждению следующий пакет документов:

• товарную накладную на объем и стоимость полученных ГСМ;
• счет-фактуру;
• детализированный отчет о производимых операциях с использованием топливных карт;
• акт сверки взаимных расчетов.

При заправке по топливной карте не производятся расчеты с применением наличных денежных средств, они осуществляются в безналичном порядке между учреждением и поставщиком. Топливная карта в данном случае является техническим средством для отпуска ГСМ на АЗС.

Учет топливных карт

Учет топливных карт зависит от того, как они передаются учреждению в соответствии с условиями заключенного договора.

При передаче за плату. В Письме Минфина России от 03.06.2008 N 02-14-10а/1611 разъясняется, что приобретенные карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, предназначенные для получения юридическими лицами, в том числе уполномоченными физическими лицами (держателями карт), предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), рассматриваются в целях бюджетного учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности.

Таким образом, топливные карты ГСМ следует учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Их аналитический учет нужно вести в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) (п. 338 Инструкции N 157н ).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

К этому счету могут быть открыты субсчета 03/1 «Топливные карты в кассе учреждения», 03/2 «Топливные карты у работников учреждения».

Поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике). Учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения (п. 337 Инструкции N 157н).

Выбытие бланков строгой отчетности отражается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету (п. 337 Инструкции N 157н).

Израсходованные, испорченные и недостающие бланки строгой отчетности списываются с забалансового учета на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Учет по забалансовому счету 03 ведется по простой системе без применения метода двойной записи (п. 332 Инструкции N 157н).

Стоимость топливных карт может быть учтена в расходах единовременно.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы по изготовлению бланков строгой отчетности следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Представим в таблице основные операции, связанные с приобретением и выдачей топливных карт.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

При бесплатной передаче. Согласно п. 332 Инструкции N 157н учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета. Таким образом, в целях учета топливных карт в учетной политике учреждения нужно предусмотреть дополнительный забалансовый счет, что будет способствовать контролю за их сохранностью.

При передаче с возвратом. Этот способ передачи топливной карты редко используется образовательными учреждениями. При этом способе для получения топливной карты учреждение вносит на расчетный счет поставщика ГСМ залоговую стоимость карты, после окончания срока действия карты она возвращается поставщику, который затем возвращает залоговую стоимость карты.

В данном случае приобретенная таким способом топливная карта не является собственностью образовательного учреждения, поэтому ее учет также нужно организовать на дополнительном забалансовом счете.

Учет приобретенных ГСМ

Для того чтобы сотрудники могли приобрести ГСМ на АЗС с применением топливных карт, образовательное учреждение должно перечислить поставщику оговоренную условиями договора сумму.

В течение месяца сотрудники осуществляют заправку транспортных средств на АЗС с применением топливных карт.

Фактический расход ГСМ подтверждается путевыми листами, оформляемыми и представляемыми в бухгалтерию образовательного учреждения с регулярностью, утвержденной учетной политикой. Чеки, выдаваемые на АЗС, прикладываются к путевым листам.

Как было указано, по завершении месяца поставщик представляет образовательному учреждению пакет документов (приведен выше). На их основании производится сверка данных о полученных от поставщика ГСМ с данными, указанными в чеках, приложенных к путевым листам сотрудников (держателей карт).

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующей корреспонденцией счетов:

Рассмотрим на примере отражение операций по приобретению ГСМ с использованием топливных карт, то есть в безналичном порядке.

Пример. Автономным учреждением заключен договор с поставщиком на поставку ГСМ в 2012 г. за счет средств субсидии на выполнение госзадания, условиями которого предусмотрено, что:

• учреждение оплачивает изготовление топливных карт в количестве 4 шт. в сумме 900 руб.;
• поставка ГСМ в 2012 г. осуществляется в количестве 3200 л на сумму 80 000 руб.;
• топливные карты предоставляются при перечислении 100%-ной предварительной оплаты;
• выборка ГСМ производится при осуществлении предварительной оплаты за квартал 20 000 руб. (80 000 руб. / 4 кв.);
• документы о количестве и стоимости выбранных ГСМ представляются поставщиком по окончании месяца.

Учетной политикой учреждения установлено, что:

• путевые листы оформляются ежедневно;
• сдача их в бухгалтерию также производится ежедневно;
• топливные карты как бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб.;
• топливные карты, находящиеся в кассе учреждения, учитываются на субсчете 03/1, а выданные сотрудникам — на субсчете 03/2;
• списание в бухгалтерском учете фактически израсходованного бензина производится по окончании месяца.

В течение января были произведены следующие операции:

• произведена предварительная оплата изготовления топливных карт в сумме 900 руб.;
• приняты к учету топливные карты в количестве 4 шт., из них 3 шт. выданы сотрудникам;
• произведена предварительная оплата ГСМ за I квартал в сумме 20 000 руб.;
• согласно первичным документам поставщика и данным чеков АЗС, предъявленных в бухгалтерию сотрудниками, получены и приняты к учету ГСМ в количестве 200 л на сумму 5000 руб.;
• фактически израсходованные ГСМ на основании данных путевых листов составили 180 л на сумму 4500 руб.;
• произведен возврат в кассу одной топливной карты в связи с увольнением одного сотрудника (держателя топливной карты).

Лицевой счет открыт в ОФК. Транспортные средства используются в рамках деятельности по выполнению госзаказа.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующим образом: