График учета рабочего времени сотрудников на 2016 год

График учета рабочего времени сотрудников на 2016 год

  • Табель учета рабочего времени на 2016 год
  • Режим и учет рабочего времени в средних и крупных компаниях
  • Автоматизация учетного процесса: таблица Excel или спецпрограмма
  • Положение об учете рабочего времени (образец)
  • Итоги

Табель учета рабочего времени на 2016 год необходим в качестве одного из основных инструментов для расчета заработной платы в организации. С помощью табеля учета рабочего времени на 2016 год фиксируется фактически отработанное сотрудниками время. Учет рабочего времени сотрудников является одной из обязанностей работодателя, предусмотренных трудовым законодательством. Из нашего материала вы узнаете о способах такого учета и его организации.

Табель учета рабочего времени на 2016 год

Учет использования рабочего времени — процесс важный и обязательный для любой компании вне зависимости от ее размеров и структуры. При выстроенной эффективной системе учета рабочего времени удается решить следующие значимые задачи:

  • производить оплату труда за фактически отработанное сотрудниками время;
  • обладать информацией о том, как и в каком объеме работники используют время, отведенное для осуществления трудовых функций;
  • проводить анализ потерь рабочего времени, выявлять злоупотребления работников, связанные с нерегламентированными дополнительными самовольными перерывами в течение трудового дня;
  • сопоставлять фактически отработанные часы с выполненным объемом работ;
  • избежать конфликтов и разбирательств работодателя с членами трудового коллектива по вопросам, связанным с оплатой отработанного, но не учтенного рабочего времени;
  • оптимизировать процесс использования рабочего времени;
  • укрепить дисциплину труда, снизить количество простоев, опозданий и др.;
  • ряд других организационных и управленческих задач.

Чтобы выстроить учет рабочего времени сотрудников, работодателю потребуются дополнительные ресурсы, размер которых напрямую зависит от множества факторов:

  • масштабов компании;
  • численности структурных подразделений;
  • количества членов трудового коллектива;
  • специфики работы;
  • разветвленности инфраструктуры;
  • иных факторов.

Чем меньше работников трудится в компании, тем проще учетный процесс. Достаточно возложить обязанность по регулярному заполнению табеля или иного внутрифирменного документа по учету фактически отработанного времени на одного из сотрудников компании.

Вести табель учета рабочего времени на 2016 год можно при помощи унифицированных документов Т-12 или Т-13.

Организовать учетный процесс помогут документы, размещенные на нашем сайте:

Как организовать учет рабочего времени сотрудников в крупных компаниях со сложной структурой и значительным по численности трудовым коллективом, расскажем в следующем разделе.

Режим и учет рабочего времени в средних и крупных компаниях

Режим труда сотрудников одной компании может быть различным. К примеру, в консалтинговой фирме специалисты могут работать по стандартному 8-часовому графику с 40-часовой рабочей неделей и 2 выходными днями. При этом для технического персонала может быть выстроена гибкая трудовая схема по графику, а для охранников возможен круглосуточный режим работы в условиях сменности.

Процесс учета отработанного рабочего времени (УРВ) всеми сотрудниками компании необходимо организовать на постоянной основе. Как это сделать?

При небольшой численности персонала каждого отдельного подразделения обязанность по УРВ можно возложить на специалиста кадровой службы. Если этого недостаточно, то ведение учета можно вменить в обязанности руководителей соответствующих структурных единиц (начальнику службы охраны, руководителям отделов и др.).

В крупных компаниях этот вопрос решается с помощью современных технических средств, позволяющих:

  • автоматизировать учетный процесс;
  • осуществлять учет реального времени нахождения сотрудников на рабочих местах;
  • исключить искажение учетных данных благодаря отсутствию человеческого фактора;
  • обладать интерактивной информацией о нахождении сотрудников или их отсутствии в конкретный момент времени на рабочих местах.

Существует возможность реализовать учетный процесс 2 способами:

  • через установку спецоборудования УРВ;
  • на основе имеющейся системы безопасности компании.

В любом случае каждого работника придется обеспечить специальными приспособлениями (магнитными пропусками, бесконтактными картами доступа и др.), а проходную и помещения оборудовать спецустройствами (электронными замками, турникетами, контроллерами, считывателями).

С помощью этих приспособлений и устройств решаются следующие важные задачи УРВ:

  • считывание и передача информации в программный центр УРВ (о времени прихода сотрудников на рабочие места, перемещениях внутри компании, выходе за ее территорию и др.);
  • формирование на основе полученных данных сводных и персонифицированных отчетов о фактически отработанном сотрудниками времени и реальных отвлечениях от выполнения трудовых функций (перерывах);
  • разработка на основе полученных отчетов мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, оптимальном использовании рабочего времени и пр.

Автоматизация учетного процесса: таблица Excel или спецпрограмма

Простые и доступные всем компьютерным пользователям таблицы Excel облегчают процесс УРВ, однако современные программные средства многократно расширяют эти возможности:

  • позволяют формировать графики для отдельных сотрудников или групп (к примеру, график учета рабочего времени на 2016 год);
  • осуществить привязку автоматизированной системы УРВ к каждому разработанному графику (посредством установления взаимосвязи с определенным котроллером);
  • поддерживать многосменные и скользящие графики;
  • корректировать процесс УРВ при изменении графика работы конкретного сотрудника (например, при переводе его в другую смену);
  • осуществлять учет отсутствия работников по уважительным причинам (на основании информации, введенной по оправдательным документам и нарядам на сверхурочные работы);
  • выстраивать оперативные графики учета рабочего времени;
  • оформлять зарплатные ведомости на основе созданных в результате работы системы УРВ табелей;
  • рассчитывать баланс отработанного каждым сотрудником времени.

Последняя из вышеприведенных возможностей программных средств позволяет осуществлять УРВ без особой привязки к графику работы — если время начала и окончания рабочего дня в компании жестко не регламентировано.

С помощью программы можно делать выводы об отработанном рабочем времени сотрудника за учетный период независимо от того, когда и сколько он отсутствовал или перерабатывал.

Независимо от выбранного способа табель учета рабочего времени на 2016 год формируется дважды в месяц: сначала за первую половину, а затем за месяц в целом.

Положение об учете рабочего времени (образец)

Порядок осуществления процедуры УРВ, какой бы она ни была — ручной, компьютеризированной или автоматизированной, — может быть закреплен в отдельном внутрифирменном локальном акте.

Образец такого документа можно найти в интернете, однако простым копированием его текста не обойтись. Необходимо учесть специфику своей компании и разработать актуальное положение об УРВ, в котором раскрыть следующие аспекты:

  • расшифровать способы УРВ (ежедневный, суммированный и др.);
  • раскрыть способы оформления и утверждения табелей УРВ;
  • привести детализированную расшифровку порядка заполнения табелей;
  • указать перечень ответственных за ведение табелей лиц и их обязанности в связи с осуществлением процесса УРВ;
  • если процесс УРВ осуществляется посредством специальной автоматизированной системы, привести описание и регламент ее работы (порядок выдачи пропусков, правила пользования ими, перечислить ответственных за корректную работу системы и пр.);
  • иные организационные и учетные моменты.

Итоги

Рабочее время каждого сотрудника необходимо учитывать. Осуществить это можно с помощью ручного или компьютерного заполнения табелей, посредством современных программных средств и специального оборудования.

Табель учета рабочего времени на 2016 год скачать бесплатно в excel

Работодателем в обязательном порядке должен вестись учет отработанного времени по каждому работнику. Данный факт прописан в статье 91, части 4 ТК РФ. В данной статье можно бесплатно скачать и ознакомиться с бланком табеля учета рабочего времени (УРВ) на 2016г., а также с образцом заполнения данного табеля

Известно, что табель необходимо вести в следующих формах:

  1. Т-12 – форма, применяемая при УРВ, а также расчета оплаты труда.
  2. Т-13 – табель УРВ.

На данной страничке доступен табель УРВ на 2016г. для бесплатного скачивания:

Табель УРВ на 2016г. (образец)

Правила заполнения табеля УРВ в 2016г.

Сразу стоит отметить, что формы Т-12/Т-13 применяются при учете времени, которое было фактически отработано/неотработанно каждым работником фирмы/организации в отдельности. Это необходимо для осуществления контроля над следованием работниками общего установленного режима рабочего времени (РВ), для информирования относительно отработанного времени, расчета оплаты труда, составления статистического отчета по труду. Если осуществляется раздельное ведение УРВ, а также расчета с персоналом относительно оплаты труда, то возможно применение раздела 1, который называется «Учет рабочего времени» табеля формы №Т-12, как самостоятельного документа (заполнение раздела 2 под названием «Расчет с персоналом по оплате труда» здесь не понадобиться). Что касается формы №Т-13, то ее следует применять при УРВ.

Табель УРВ в 2016г. необходимо составлять только в одном экземпляре лицом, имеющим необходимые полномочия для этого. Далее он относится на подпись к руководителю структурного подразделения, к работнику кадровой службы, переходит в отдел бухгалтерии.

Отметки в табеле относительно причин неявок на работу, работы по системе неполного РВ/превышенного установленного времени по желанию работника/работодателя, сокращенной продолжительности РФ и тому подобного должны производиться согласно документам, оформленным соответствующим образом. Таковыми документами являются:

  1. Листки нетрудоспособности.
  2. Справки относительно выполнения государственных/общественных обязанностей/работ.
  3. Письменные предупреждения относительно простоя.
  4. Заявления относительно совместительства.
  5. Согласия работников в письменном виде на сверхурочную работу только в тех случаях, которые были установлены законодательством и тому подобное.

Чтобы отразить ежедневные затраты РВ за месяц относительно каждого работника в отдельности, в табеле имеются специально отведенные строки:

  1. В форме №Т-12 – здесь графа 4, графа 6 – две строки.
  2. В форме №Т-13 – здесь графа 4 – четыре строки (на каждую половину месяца – по 2 строки), а также графа 15, графа 16.

В формах №Т-12 и №Т-13, а именно в графах 4,6, верхние строки используются для того, чтобы там иметь возможность отмечать условные обозначения (коды) затрат РВ, а нижние – для осуществления записей относительно продолжительности отработанного/неотработанного времени (минуты, часы) по специальным кодам затрат РВ на определенную дату. Если есть необходимость увеличить количество граф с целью проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, это вполне допустимо. К примеру, необходимо отметить время начала и окончания работы в условиях, которые отличаются от общепринятых.

В ходе заполнения граф 5,7 табеля формы №Т-12 в верхних строках следует проставить количество отработанных дней, а в нижних – количество часов, которые были отработаны каждым работником в отдельности за учетный период.

В табеле отражаются затраты РВ. Также можно воспользоваться методом сплошной регистрации явок/неявок на работу, регистрации исключительно отклонений (опоздания, неявки, сверхурочные часы и тому подобное). Отражая неявки на работу, если их учет ведется по дням (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуска по причине обучения, время на выполнение государственных/общественных обязанностей и тому подобное), в табеле в верхней его строке в соответствующих графах следует проставить исключительно коды условных обозначений, а в нижней — оставить незаполненными.

Составляя табель согласно форме №Т-12, в разделе 2, предусмотренном на один для всех работников вид оплаты, а также корреспондирующий счет, заполнять следует графы с 18 по 22, а предусмотренном для каждого работника в отдельности – с 18 по 34.

Форма №Т-13, именуемая «Табель УРВ» используется в ходе автоматизированной обработки учетных данных.

Составляя табель согласно форме №Т-13:

  1. Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты исключительно по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, являющемуся общим для работников, которые включены в табель, то необходимо заполнять реквизиты «код вида оплаты», а также «корреспондирующий счет» над таблицей, имеющей графы с 7 по 9 и графу 9 (здесь заполнять графы 7, 8 не нужно).
  2. Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты по нескольким типам оплаты и корреспондирующих счетов, необходимо заполнять графы с 7 по 9. Дополнительный раздел со сходными номерами граф предусматривается для заполнения соответствующих данных по видам оплаты, если их более четырех.

Бланки табеля согласно форме №Т-13, в которых частично заполнены реквизиты, могут изготавливаться с применением средств соответствующей вычислительной техники. К таковым реквизитам можно отнести:

  • ФИО;
  • структурное подразделение;
  • должность/профессияспециальность;
  • табельный номер и тому подобное.

В данном случае форма табеля будет иметь измененный вид на основании принятой технологии обработки учетных данных.

При заполнении табеля в соответствии с формой №Т-13 применяются специальные условные обозначения отработанного/неотработанного времени. Найти их можно на титульном листе формы №Т-12.

УЧЕТ И КОНТРОЛЬ
РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Легкий старт без затрат

СБИС покажет график работы сотрудников, их отпуска, больничные, вышлет на телефон список опоздавших.

Добавьте приложение СБИС на офисные компьютеры и сразу смотрите, кто работает, а кто сидит в соцсетях.

Вместе с сотрудниками ведите в СБИС рабочий календарь: в течение дня списывайтесь по задачам, проектам, совещаниям. И уже через неделю станет понятно, сколько времени «съедает» текучка.

Сделаем турникет из любого девайса

СБИС проконтролирует, в каких приложениях работает сотрудник, какие документы правит и на какие сайты заходит. Отсортирует их по полезности и покажет вам в наглядном графике.

Разъездные сотрудники могут отметиться в мобильном приложении для смартфона или планшета по месту выполнения работ. СБИС сохранит GPS-метки и отобразит их на карте для наглядности.

СБИС поддерживает обмен данными с системами контроля и управления доступом (СКУД): Орион, IronLogic Z5R и активными биотерминалами ZKTeco. Подробнее

Подключите кассы к СБИС ОФД — система зафиксирует время открытия и закрытия кассовой смены. Идеально подходит для контроля небольших точек продаж. Вы сразу увидите, вовремя ли сотрудники открывают точку и не уходят ли раньше.

Графики работы и отпусков

Стандартные технологии контроля приходов/уходов эффективны, если все на пятидневке с 9 до 18.
Если есть смены, работа «утро-вечер», выезды «в поля» — они сигналят «вхолостую».

СБИС поможет составить и согласовать график работ и проверит по нему опоздания и прогулы.

Сменные, гибкие. любые графики работы

График «2 через 2» или сложный цикличный «8-12-4», пятидневка на полдня с ночными переработками или свободное расписание.

В СБИС можно настроить любой график, и сразу видно, кто когда выходит на работу. Для «подмены» достаточно перетащить смены мышкой, а СБИС сообщит сотрудникам об изменениях в мобильном приложении.

Графики отпусков

СБИС соберет пожелания по графику отпусков. Поможет договориться сотрудникам между собой. Руководитель с одного взгляда увидит пересечения и устранит их в несколько кликов.

Когда подойдет время, СБИС напомнит сотруднику оформить отпуск (делается в один клик), а бухгалтеру — вовремя начислить отпускные.

Учет отгулов и переработок

Если вы разрешите сотрудникам в один день «попахать», а в другой «уйти пораньше», они это оценят, а СБИС проконтролирует: сведет отгулы с переработками и покажет, чем занимались сотрудники во время переработки.

А в конце месяца СБИС подобьет итоги и согласует с вами, какие переработки учитывать в табеле, а какие — нет.

Самодисциплина

Зачастую сотрудники просто не замечают опозданий — «всего на минутку ведь». Выговоры и штрафы не всегда помогают. Часто, чтобы навести порядок и держать людей «в тонусе», достаточно просто зафиксировать нарушения и явно показать их.

Объективная фиксация нарушений

СБИС сразу по приходу/уходу покажет сотруднику опоздания или недоработки на его телефоне. Он сам увидит, сколько времени тратится на рабочие задачи, а сколько — на кофе и перекуры. Для вас СБИС составит рейтинг «нарушителей», присвоив бейдж «Опоздун» самым злостным из них.

Куда утекает рабочее время?

В календаре СБИС рабочее время можно увязать с конкретными задачами или проектами. В итоге — полная картина распределения рабочего времени как по отдельному сотруднику, так и по компании в целом. Вы узнаете, сколько времени ушло на «текучку», а сколько на новые проекты.

По делу — Не по делу

Каждый сотрудник может оценить, насколько эффективно он распределяет свое рабочее время. В процентах и часах СБИС покажет, сколько потрачено на рабочие задачи, а сколько на развлекательные сайты. Но если соцсети — служебная необходимость, СБИС позволит настроить исключения для отдельных сотрудников или отделов.

СБИС не нарушает законодательства: не шпионит за перепиской и личной жизнью сотрудников. В статистику входят только общие данные об используемых приложениях и только в рабочее время.

Рабочие, личные и общие календари

Планируйте рабочее время в календаре СБИС. На любом устройстве. В любое время.
Рабочие и личные дела — в одном месте, но конфиденциально.

Кто свободен,
кто занят

Смотрите в календарях СБИС расписание других и публикуйте свое, чтобы проще договариваться о совместных делах.

Календарь —
это табель

СБИС автоматически заполнит табель согласно отметкам в расписании. Вам остается только проверить его в конце месяца.

Расписание работ
и занятости

С помощью общих календарей в СБИС удобно планировать расписание фитнес-тренеров, график загрузки машин или выезды инженеров.

Планирование совещаний и «переговорок»

СБИС поможет выбрать оптимальное время совещания — сверится с календарями участников и учтет загрузку переговорных. Система известит всех о времени и месте совещания, сообщит, если перенесете.

Совещание автоматически встанет в рабочие календари всех участников. А за полчаса до начала СБИС напомнит о нем и запустит обратный отсчет — забыть не удастся.

Для периодичных планерок определите день, время, и СБИС будет регулярно собирать участников и фиксировать планерку в их календарях.

Табель, зарплата и обмен с 1С

Если у вас уже настроен расчет зарплаты в 1С, СБИС выгрузит данные по рабочему времени в вашу систему.

Если нет — СБИС сам рассчитает зарплату, налоги по ней, сформирует и сдаст отчеты в госорганы. В системе уже настроены типовые способы расчета з/п, и есть широкие возможности по их доработке «под себя».

Запись на прием к руководителю

СБИС, как хороший секретарь, организует прием, запланировав максимум встреч на свободное время, и сотрудники не будут просиживать в очереди к вам.

Время приема

Задайте в календаре приемные дни и часы, и СБИС разрешит запись в определенное время, высвободив вас для других важных дел.

Важность встреч

В СБИС сотрудник указывает тему визита, может прикрепить документы. Вы определите последовательность встреч, а СБИС известит всех о времени.

Вторая очередь

Когда вопрос «горит», а все время занято. СБИС запишет во вторую очередь: сотрудника пропустят между основной записью, вызовут вне очереди или когда появится окно.

Без простоев

Кто-то выписался, не пришел, перенес встречу — СБИС не допустит простоев и посигналит сотрудникам, если время освободилось.

Онлайн-запись и электронная очередь для клиентов

Принимайте клиентов по записи — без очередей и часов пик.

СБИС организует посетителей и даст статистику, которая поможет наладить работу вашего офиса: загруженность по дням и часам, среднее время обслуживания, производительность специалистов.

Поставьте виджет записи на сайт, страницы в соцсетях

Клиенты выбирают время посещения, указывают цель визита, а СБИС распределяет посетителей по специалистам и высвободит нужного ко времени.

Записывайте на входе через терминал или администратора

СБИС на экране в приемной покажет номера в очереди и вызовет клиента голосом к нужному окошку.

В СБИС уже работают

Мобильный СБИС

  • Электронный документооборот
  • Отчетность через интернет
  • Все о компаниях и владельцах
  • Поиск торгов и закупок
  • Оператор фискальных данных
  • Для магазинов и аптек
  • Для ресторанов, кафе и столовых
  • Для салонов и сферы услуг
  • Заказы и поставки (EDI)
  • Управление бизнес-процессами
  • CRM для активных продаж
  • Корпоративный портал
  • Бухгалтерия и учет
  • Управление персоналом
  • Учет и контроль рабочего времени
  • Корпоративный удостоверяющий центр
  • Вебинары и видеокоммуникации
  • Мобильные сотрудники
  • Облачная телефония
  • Торговля, закупки и складской учет
  • Все для удаленной работы
  • Энергетика и ЖКХ
  • Фармацевтика
  • Медицина и страхование
  • Телекоммуникации
  • Производство
  • Логистика
  • Ритейл и общепит
  • Банки
  • Факторинг
  • Алкоголь
  • Табак
  • Меркурий
  • Лекарства
  • Обувь
  • Одежда, текстиль
  • Духи
  • Шины
  • Пиво
  • Молоко
  • Фотоаппараты
  • Вода
  • Велосипеды
  • Импортные товары
  • БАД
  • Для магазинов и аптек
  • Для ресторанов, кафе, столовых
  • Для производителей маркировки
  • Для салонов и сферы услуг
  • Для учета рабочего времени
  • Для мобильных сотрудников
  • Онлайн-кассы
  • Кассовые компьютеры
  • Сканеры штрихкода
  • Денежные ящики
  • Дисплеи покупателя
  • Детекторы банкнот
  • Счетчики банкнот
  • Принтеры этикеток
  • Электронные весы
  • Принтеры чеков
  • Терминалы сбора данных
  • Контроль времени и доступа
  • Расходные материалы
  • Кнопки вызова официанта
  • Видеонаблюдение
  • Прочее оборудование
  • Лицензии и сертификаты
  • Защита данных
  • Тарифы
  • Контакты
  • Поддержка
  • Статьи и новости
  • Партнерам
  • Удостоверяющий центр
  • Сеть ЦТО
  • База знаний
  • Как заполнить отчеты
  • Форматы первичных документов

  • App Store
  • Google Play
  • Как ведется учет рабочего времени сотрудников?

    Учет рабочего времени сотрудников — важная часть организации трудового процесса на предприятии. От того, насколько грамотно ведется учет рабочего времени, зависит не только дисциплина в коллективе, но и, что важно, оплата за трудовой вклад, а не просто за пребывание в штате. Об учете рабочего времени трудящихся пойдет речь в нашей статье.

    Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ

    Рабочему времени посвящен целый раздел 4 Трудового кодекса РФ. Согласно определению, данному в ст. 91 ТК РФ, рабочее (трудовое) время — это временной промежуток, когда член коллектива должен исполнять свои трудовые обязанности с учетом правил внутреннего трудового распорядка и требований трудового договора. Также к трудовому времени относятся иные периоды, о которых в российском законодательстве говорится как о рабочем времени.

    Установлена стандартная длительность рабочего времени, которая не должна превышать 40 часов в неделю. А нормативы продолжительности работы за отдельные временные отрезки (месяц, квартал, год) устанавливаются в соответствии с приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Исходя из него, при 40-часовой трудовой неделе рабочий день сотрудника должен длиться не дольше 8 часов.

    Между тем для некоторых групп трудящихся устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени и неполное рабочее время.

    Кому устанавливается неполное рабочее время

    Сокращенная продолжительность трудового времени применима для таких категорий трудящихся, как:

    • дети младше 16 лет — 24 часов в неделю;
    • подростки от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
    • трудящиеся с инвалидностью 1-й и 2-й группы — 35 часов в неделю;
    • лица, занятые во вредных (3–4-й степени) или опасных условиях труда, — 36 часов в неделю.

    Неполное же трудовое время устанавливается по договоренности между руководством организации и сотрудником в каждом случае индивидуально. Обязанность ввести режим неполного рабочего времени лежит на нанимателе только в отношении следующих трудящихся:

    • женщины, ожидающей ребенка;
    • матери или отца ребенка младше 14 лет;
    • матери или отца несовершеннолетнего инвалида;
    • ухаживающих за заболевшим родственником (в соответствии с медзаключением).

    Неполное трудовое время может быть в виде неполной трудовой недели (несколько дней в неделю трудовые, а остальные выходные) или неполного рабочего дня (каждый трудовой день недели короче, чем у других членов коллектива). При этом распорядок неполного трудового времени не влияет на длительность отпуска сотрудника и не накладывает других лимитов на трудовые права.

    Оплачивается же труд в условиях неполного трудового времени пропорционально отработанному периоду или выработанному объему продукции.

    Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные)

    Ответственный подход к учету рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

    1. Рост дисциплины среди членов коллектива.
    2. Справедливый расчет зарплаты исходя из реально отработанного времени.
    3. Анализ трудового вклада каждого сотрудника в деятельность организации.

    В России практикуются такие способы учета рабочего времени сотрудников, как:

    • поденный;
    • недельный;
    • суммированный.

    Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

    Похож на поденный недельный способ, который подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя длительность рабочего дня на неделе может быть разной.

    При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Суммированный метод учета отработанного времени применяется тогда и на тех предприятиях, когда и где невозможно установить для членов коллектива ежедневный или еженедельный норматив трудового времени.

    При этом методе учета ежедневная или еженедельная длительность работы может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки.

    Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

    Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам.

    Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.

    При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.

    Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов.

    Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.

    Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.

    Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит:

    30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа

    (норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб.

    Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.

    Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени.

    График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel)

    Скачать форму графика учета

    Учет трудового времени работников осуществляется при помощи заполнения графиков учета (табеля учета рабочего времени). Делать это можно как вручную, заполняя специальные таблицы, так и в автоматическом режиме, используя разработанные для этой цели компьютерные программы.

    Форма табеля учета рабочего времени (форма 13) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и выглядит как таблица, которую для удобства заполнения и подсчетов можно сформировать при помощи редактора Еxcel.

    Табель учета рабочего времени состоит из следующих модулей:

    1. Вверху указывается наименование организации.
    2. Ниже идут графы «Дата составления» и «Номер документа».
    3. В ячейку «Отчетный период» заносятся даты с первого по последнее число месяца.
    4. В столбце 1 приводятся порядковые номера.
    5. Столбцы 2 и 3 содержат информацию о работниках (Ф. И. О., должность, табельный номер).
    6. В столбце 4 заполняются данные о неявке сотрудника на работу (разбит на числа месяца).
    7. В столбцы 5 и 6 вводятся данные о количестве отработанный дней и часов за половину месяца и месяц.
    8. Столбцы с 7 по 9 содержат данные для начисления зарплаты (код вида оплаты, корсчет и т. д.).
    9. Столбцы 10–13 используются для отметок о причинах неявок на работу.

    Документ подписывается работником, составившим его, кадровым работником и начальником структурного подразделения.

    Таким образом, ведение графика учета трудового времени — ответственная и кропотливая работа, не терпящая ошибок и неточностей, поскольку от отработанного времени зависит оплата труда сотрудников.

    Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем

    От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.

    Нормативно-правовое обоснование

    В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

    — Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

    — Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

    — Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

    С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

    Режим работы

    Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

    • ненормированный рабочий день;
    • режим гибкого рабочего времени;
    • сменная работа;
    • разделение рабочего дня на части и др.

    Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

    В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

    Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

    Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

    Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

    Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

    В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

    В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

    Табель учета рабочего времени

    Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

    Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

    Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

    Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

    • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
    • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

    Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

    Поденный и суммированный учет рабочего времени

    Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

    Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

    При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

    Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

    Сменный режим работы

    Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

    Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

    1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
    2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
    3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
    4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
    5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

    При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

    Особые случаи

    Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

    В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

    Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

    Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

    Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

    Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Adblock
    detector