Как вести учет в продуктовом магазине вручную?

Онлайн программа для
автоматизации магазина

Автоматизируйте складской учет и учет продаж в магазине, подключите онлайн-кассу с передачей данных в ОФД по 54-ФЗ за 1 день!

Полная автоматизация магазина за 1 день
Онлайн программа для учета в розничном магазине

    Складской учет: закупки, инвентаризации и списания Полная автоматизация работы кассира Готовая онлайн-касса для 54-ФЗ Мобильные приложения на Android и iOS База товаров на 13 млн. штрихкодов Поддержка дисконтных карт и база покупателей Свой движок интернет-магазина —> 10 видов отчетов: прибыль, продажи и себестоимость Печать ценников и конструктор ценников

Как вести учёт товара и продаж в магазине

  1. CloudShop — программа для магазина
  2. Как вести учёт товара и продаж в магазине

Мы шесть лет общаемся с владельцами магазинов. По нашему опыту, вести учёт в маленьком розничном магазине не так уж и сложно: нужен лишь контроль и оперативное обновление информации о бизнес-процессах. В конце материала вы увидите инструкцию, которая поможет вести учёт товаров в магазине за четыре шага.

Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине

Суммовой способ учёта продаж позволит следить за суммой движений денег. Вести суммовой учёт можно в тетради или в таблице Excel. Способ позволит следить за работой магазина по периодам. Запишите в первый столбик расходы за период, во втором фиксируйте данные о продажах. В третий пойдёт сумма приходов — выручка. В четвёртом столбце по формуле «выручка минус расходы» вы рассчитаете прибыль.

Суммовой способ учёта товаров подойдёт на старте, если ассортимент и объёмы продаж невелики. Минус способа в том, что вы увидите только общую информацию о доходах и расходах, но не увидите, какой товар принёс больше прибыли, какая статья расходов тормозит развитие, как меняется прибыль в зависимости от сезона.

Аналитический способ учёта продаж подойдёт, если важно не только видеть прибыль, но и представлять, как влиять на эффективность компании. В этом поможет разделение учета на товары: фиксируйте расходы на закупки и приходы от продаж по товарам и магазинам. В конце периода вы увидите, какой товар показал наивысшую маржинальность и принёс больше прибыли. Если вы усложните аналитику и будете фиксировать не только продажи товаров, но и магазин, сотрудника, который провёл продажу, то в конце периода вы увидите самый маржинальный и самый нерентабельный товар, в каком магазине лучше продаётся тот или иной товар, какой сотрудник сделал больше продаж.

К минусам аналитического способа учёта продаж относится то, что его сложно вести. Требуется контролировать множество деталей. Справиться с этой задачей поможет специальная программа автоматизации систему учёта продаж.

Как вести учет в магазине: Excel или программа для учёта?

Справиться с учётом количества сырья и материалов помогут таблица Excel или специальное ПО для учёта продаж. Таблица для учёта продаж подойдёт для малых предприятий. Сейчас в свободном доступе находятся десятки шаблонов таблиц для учёта продаж в магазине, для работы с ними не требуется установка дополнительного программного обеспечения, кроме привычного Excel. Вся база данных магазина сохранится на компьютере без возможности подключиться удалённо.

Справиться поможет специальная программа для учёта продаж в розничном магазине. То, что готовые решения разрабатываются для крупных фирм, — миф. Программы для учёта розничных продаж доступны и для небольших магазинов. Онлайн-сервисы позволяют настроить систему учёта со взглядом в будущее: магазин и обороты будут расти, и для их обработки потребуется больше возможностей, которые недоступны в простых таблицах Excel. К тому же к базе данных, которая находится в облачном хранилище, можно подключить всех сотрудников и отслеживать работу со смартфона или планшета — был бы интернет.

Как вести учёт продаж в магазине вручную

  • Первый шаг. Создайте базу товаров. Внесите в неё все наименования, оформите закупку и укажите начальные остатки. Так вы увидите положение дел на начало продаж.
  • Второй шаг — создайте базу покупателей и вносите данные: имена, контакты, покупки и их сумму. Она покажет вам самых преданных покупателей, тех, кто давно не приходил за покупками и кого нужно снова пригласить в магазин, поможет настроить скидки, акции и систему лояльности.
  • Третий шаг — приступайте к занесению продаж. Фиксируйте проданные товары, суммы приходов и расходов.
  • Четвёртый — смотрите аналитику продаж. Опираясь на отчёты по продажам вы увидите, на что нужно сделать упор в следующем периоде.

Начать вести учёт магазине весьма несложно. Трудности могут возникнуть в самом начале — в выборе способа системы учёта продаж и в занесении начальных данных. Специальные программы для учёта продаж позволяют фиксировать все данные о закупках, продажах и товарно-денежных движений на компьютере и на смартфоне, показывают аналитику продаж на любом устройстве. Автоматизированное ПО для учёта продаж заберёт учёт товаров и продаж в магазине, а вы отдадите все силы на развитие бизнеса.

Как правильно вести учет в магазине

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно вести учет в магазине». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В результате этой операции на складе 1 смены программой будет создана соответствующая приходная накладная и в остатках появится товар по учетным ценам.

Каждого предпринимателя, который только открыл или уже владеет канцтоварным бизнесом, волнует вопрос: «Как правильно вести учет и что для этого нужно?».

Во-первых, чтобы не потеряться в учете мелких однотипных товаров советуем прописать собственную характеристику товара. В ней нужно указать название изделия, производителя, цвет, материал и наконец уникальную составляющую любого товара – его артикул. Если таковой отсутствует у изделия в программе ТОРГСОФТ есть возможность создать собственный артикул.

Товароучетная система

Именно в рознице осуществляется взаимодействие спроса и предложения, в результате которого производители и оптовые продавцы могут оценить потребность конечного покупателя в товаре. Пока клиенты не оценят потребительские свойства продукции очень сложно спрогнозировать её будущие продажи.

От правильности ведения бухгалтерского учет в продовольственном магазине, как и на любом торговом предприятии, будет зависеть вся экономическая политика торговой точки. Бухгалтерия выполняет функции важного инструмента, позволяющего осуществлять эффективное управление всем торговым бизнесом.

Так вот хочется про учет в магазине канцтоваров какие-нибудь мысли записать. Продажи канцтоваров — дело вроде не сложное. Купил, наценил и продал. Вести магазин канцтоваров не сложнее прочих, но учету движения товаров и складским остаткам внимание нужно уделить особое. Канцтовары — товар хитрый, можно упаковками продавать, можно по-штучно.

Представьте, что в магазине одновременно проходит две акции. Первая — конфеты на развес производителя «Х» со скидкой 20%.

Алгоритм успешного учета в магазине продуктов

Каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Если в номенклатурном методе применяются учетные карточки, то для учета партий необходимы специальные ведомости, в которые записывают всю поступившую партию товара.

Говоря о быстром и удобном приходе, хотелось бы отметить, что повторное внесение товара займет гораздо меньше времени, просто необходимо будет просканировать штрих-код, вписать количество и все — товар уже под контролем. Из этой же формы все вышеперечисленные характеристики товара (наименование, артикул, производитель, цвет и т.д.) можно отправить на печать на ценник.

Первым, что надо сделать – это оприходовать весь товар, поступивший от поставщиков. То есть постоянно вести запись, что поступает и сколько стоит.

Если продавцов больше – тетрадей будет больше, каждый должен иметь свою собственную. Движение товара и денежных средств в рамках вашего магазина документируется в каждой из тетрадей по следующей схеме: фиксация приема товара; постановка товара на общий учет; изменение баланса (остатка); ежедневная сдача кассы; еженедельный учет, в ходе которого могут быть выявлены любые расхождения.

Способы учета в продуктовом магазине

Соблюдение вышеуказанных принципов является обязательным для систематизации и унификации торговых операций.

Пересчитывайте товар на полках в магазине и на складе. Заодно сразу проверяйте, не истек ли срок годности у какого-либо продукта.

Также можно посмотреть статистику продаж по всем проданным в определенный период в сгруппированном виде (например, если 5 раз продано 5 одинаковых то они будут идти одной строкой с количеством 5).

В первый столбец выпишите все наименования товаров из ассортимента магазина, включая вес, фирму-производителя, упаковку. Например, майонез «Рябушка», ТОО Вкусноfood, 100 гр. мягкая упаковка. Во втором столбце пишите, сколько было завезено товара в этом месяце.

Способы ведения учета товара в торговле Весь поступающий товар необходимо оприходовать на склад, то есть записать что, в каком количестве, и по какой цене мы имеем.

Документы.Прилавок» делает большинство из этих способов воровства невозможными или крайне затруднительными.

Учет товаров в магазине можно вести вручную, в тетрадке, записывая проданные в тетрадь. Но при таком учете есть определенные сложности.

Существует множество способов документального жульничества. Завышение цен в момент инвентаризации, прием-передача несуществующего товарного остатка, пересортица, подмена ценников, торговля «левым» товаром. И все эти способы крайне затруднительно обнаружить, если нет компьютерного учета.

Например, если записывать проданные товары по датам (например, 1-2 страницы на каждый день) — тогда легко отследить выручку за каждый день.

На некоторые товарные группы существует максимальная наценка, установленная государством. С этим сталкиваются аптеки, магазины, торгующие товарами для детей и т. д.

Правильное определение структуры себестоимости очень важно. Оно позволяет не только оценить реальные расходы на приобретение продукции, но и соблюсти требования НК. Ведь при неправильном расчете инспекторы не только досчитают все положенные платежи, но и выпишут немалый штраф.

Началась в магазине продажа канцтоваров и товаров сопутствующих. Народ мимо не проходит, покупает, выручку Лукичу делает. Лукич радуется, выручку собирает — бухгалтерше отдает, а сам дебет с кредитом в уме сводит да радуется, планы на сытую жизнь строит.

У магазина, даже самого небольшого, обычно есть торговый зал и складское помещение. Товар находится и там и там, но вот его учет желательно вести отдельно.

Этот способ предполагает раздельный учет по каждой номенклатуре (наименованию товара). Обычно каждому объекту учета присваивается номер и на него заводится специальная карточка (бумажная или электронная). Все оказалось очень просто и доступно. Андрею огромное спасибо за помощь и поддержку! Рассказывать про программу можно бесконечно, я от неё в восторге.

Каждый этап оформляйте документально. Для упрощения учета целесообразно использовать автоматизированные программы, например, «1С: Торговля и склад». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Рассмотрим на примере обычного продуктового магазина. Товары поступают по двум каналам: их привозят поставщики или закупки осуществляются самостоятельно предпринимателями на специализированных рынках.

Учет товаров в розничной торговле

Но настолько же он простой, как и трудоемкий. Тысячи наименований товаров, по нескольку десятков накладных за день, списания, переоценки, расчеты с поставщиками.

Вместе с тем, к сожалению, многие и в принципе не понимают (а зачастую, просто не хотят понимать — ссылаются на занятость, семью, детей, увлечения, вечное «нет времени») суть самого процесса — учета товаров в розничной торговле. При этом неосознанно наносят материальный и финансовый ущерб как себе, так и своему бизнесу.

Если же товар находится в отдаленном от компьютера месте, то из программы можно распечатать лист инвентаризации, в котором будет указано название изделия, артикул, количество на складе и в наличии.

Вообщем это «наш» виртуальный или условный склад. Остаток на нем может и не быть, даже лучше если их не будет — проще разбираться! Весь оприходованный товар мы должны отписать подотчетным лицам! Например, сейчас работает «смена 1».

Для начала работы с программой нужно приобрести навыки ввода товарных документов. Используйте для этого видеоролик. Введите пару десятков товарных документов. Введите несколько денежных документов, так как их ввод намного проще и быстрее, чем ввод товарных документов.

Смысл количественно-суммового учета в том, что отдельно фиксируют цену покупки, количества по каждому наименованию, стоимость реализации, размер наценки. При передаче позиции со склада в зал, делают внутренние документы, фиксирующие дату, количество, стоимость по входной цене.

Заранее благодарен. Виктория Гуру (3936) 6 лет назад Учет остатка при помощи ревизии. Приход и расход — по товарному отчету, составленному заведующей магазина или старшим продавцом по приходным накладным ( в сумме по накладной, а не по ассортименту) и сданной выручке. Отчет, конечно, должен кто-то проверять.

Поступивший товар записывают в складской журнал: каждая позиция в количественном выражении. Одновременно сотрудник, отвечающий за прием товара, записывает сумму поступлений по ценам реализации. Пример: поступило 6 бубликов по 5 тенге, продающиеся с наценкой 15%.

Итак, еще раз. Если ВЫ торгуете сразу с компьютера, то есть, сперва, отписали товар, потом выдали, то эта статья не для ВАС. В данной статье обсуждается — как организовать учет в торговле, например, продуктами или вещами, когда мы не можем использовать компьютер в реальном времени. Компьютер стоит у нас дома.
Но результат выводится всегда только путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Мы никогда не знаем сколько и что мы продали, мы знаем сколько ОСТАЛОСЬ!

Оплата в рознице может осуществляться наличными или банковской карточкой. Если деньги перевело безналом юридической лицо, то такая продажа не может учитываться, как розничная. Это правило зачастую ограничивает возможности предпринимателей, работающих на патенте и ЕНВД.

Усложняет ситуацию то, что в одной накладной могут оказаться товары из совершенно разных групп с разными условиями хранения. Поэтому с материальной ответственностью и документами все осложняется.

Контроль товарооборота помогает подобрать оптимальный ассортимент, исключить позиции, приносящие мало прибыли, долго залеживающиеся на складе. Общепринятые формы отчетности: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, приходно-расходные ордеры.
Теперь, когда Вы готовы, следует провести инвентаризацию в магазине. Проводить инвентаризацию можно обычным способом так , как ее делали раньше. Продавцы создают сами рукописную инвентаризационную ведомость и заполняют ее. Вам следует перенести эту ведомость в базу данных с помощью программы «Точка.Документы.Прилавок».

Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе — примеры, таблицы

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

  • нет очередей на складе;
  • вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
  • готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

  • в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
  • также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

  1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
  2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
  3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel – таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

  • Название места.
  • Кода точки.
  • Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

  • Название.
  • Сорт (или про другую подобную характеристику).
  • Единица измерения.
  • Размеры.
  • Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

  1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
  2. Определить структуру.
  3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
  4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
  5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
  6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
  7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
  8. Научите работников работать с ПО.
  9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

  • Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
  • Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
  • Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

  • Наименование.
  • Его артикул.
  • Ед.изм.
  • Количество.
  • Стоимость.
  • Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

Как вести учет товара в магазине: вручную или в Excel

Итак, вы оформили документы на открытие магазина, договорились с поставщиками и ожидаете прибытия товара. Здесь возникает вопрос – как правильно вести учет продукции и контролировать связанные с этим бизнес-процессы? Если крупным ритейлерам приходится привлекать сложные средства автоматизации, то отдельные предприниматели получают выбор: использовать записи от руки в тетради, таблицы Excel или специальное программное обеспечение. Выбирая, как вести учет товара в магазине, следует рассмотреть преимущества и недостатки каждого варианта.

Учет товара вручную

К преимуществам ведения записей в тетрадке или текстовом редакторе ПК можно отнести:

  • отсутствие затрат на введение учета;
  • предельную простоту;
  • возможность записывать суммовые и потоварные данные.

Среди недостатков нужно отметить:

  • неточность данных – продавец может забыть сделать запись;
  • возможность мошенничества и кражи денег из кассы;
  • сложность ревизии;
  • путаницу с номенклатурой, дублированием информации;
  • появление отрицательных остатков.

После определенного обучения вести такой учет можно в магазинах, торгующих одеждой, обувью и некоторыми другими непродовольственными товарами. В этом случае недостатки метода можно частично нивелировать.

Особенности учета товара в Excel

Электронные таблицы – гораздо более продвинутый способ контроля бизнес-процессов. Зная, как вести учет товара в магазине Excel, продавец сможет корректно отображать движения ассортимента, поставки, остатки и т.д. В этом случае необходимо отдельно создавать справочники поставщиков, клиентов, номенклатуры и точек продажи товаров (если их несколько). Потребуется завести листы прихода, расхода, остатков, а также сводную таблицу для составления отчетности.

Преимущества таблиц Excel:

  • возможность отображения расширенной информации о движении и специфике номенклатуры;
  • соблюдение хронологического порядка ведения данных;
  • бесплатное внедрение системы.

К основным недостаткам относятся:

  • сложность повседневного использования – регулярно приходится вводить большой объем данных;
  • большое количество времени на заполнение всех справочников;
  • необходимость повышенного внимания к регистрации операций;
  • длительное обучение сотрудников, не знакомых с таким способом ведения учета.

Автоматизация с помощью специального ПО

Для малого бизнеса можно использовать простые варианты программного обеспечения, например, Umag. Такое решение обладает несколькими вескими преимуществами:

  • простота использования – достаточно потратить день на обучение персонала;
  • полнота данных – получайте развернутую информацию обо всех движения товара;
  • скорость развертывания системы – специалисты все установят и настроят за 1 день;
  • предотвращение мошенничества продавцов и воровства из кассы;
  • автоматическое выполнение многих процессов, формирование отчетов;
  • совместимость с торговым оборудованием;
  • возможность масштабирования при росте бизнеса и сокращение потерь в магазине.

Среди недостатков можно назвать некоторые затраты на установку, однако они быстро окупаются благодаря бесплатному сервисному обслуживанию и удобству использования системы.

Если вас интересует, как вести учет товара в магазине вручную, взвесьте все преимущества и недостатки разных способов контроля оборота. Это поможет сделать правильный выбор, отказавшись от неоправданной траты времени и сил.

Как вести учет в магазине розничной торговли

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

О чем вы узнаете:

  • Почему важно правильно организовать учет товаров в магазине
  • Как правильно организовать учет
  • С чего лучше начать вести учет товаров
  • Что входит в понятие “учет” при управлении магазином
  • Автоматизированный учет товаров в онлайн-программе Класс365

В хорошем магазине, будь он большой или маленький, все аспекты тщательно продуманы: от дизайна магазина до учета товара; от управлении персоналом до оптимизации запасов и работы со всех цепочкой поставок товара. В статье поговорим, как вести учет товара в магазине и о возможностях стандартной товароучетной программы, о которых вы даже не подозревали.

Почему важно правильно организовать учет товаров в магазине

Сегодня многие задаются вопросом о том, почему учет товаров вести так проблематично? Для того, чтобы понять все тонкости, необходимо более детально углубиться в проблему.

Итак, учет товаров в магазине ранее велся вручную, нанятыми на предприятие специалистами. Но, человеческий фактор — это наличие ошибок, в силу большого объема данных, больших перечней товаров с указанием количества, стоимости, размеров и других данных о товаре. Потому, именно человек является главной причиной проблематичного ведения учета товаров.

Еще 10 лет назад требование — вести учет товара в розничном магазине — подходило только крупным торговым сетям. Сейчас малый бизнес может конкурировать с гигантами индустрии ритейла, если соблюдает грамотную ассортиментную политику:

  • проводит инвентаризацию;
  • не гнушается еженедельным анализом продаж;
  • мониторит тренды;
  • наблюдает за поведением лояльных покупателей и людей с большим размером чеков.

Все это возможно с товароучетной программой, которая подключена к онлайн-кассе (аппарат, согласно закону, должен быть практически у каждого предпринимателя из сферы торговли).

Задачи современной товароучетной программы намного шире, чем просто бухгалтерский учет. Рассмотрим два примера.

Предприниматель Евгения, небольшой продовольственный магазин в спальном районе.

Установила товароучетную программу, когда пришлось переформатировать торговый зал из прилавочного типа в магазин самообслуживания. Она приобрела два компьютера, сканеры штриховых кодов, установила товароучетную программу.

После двух месяцев работы вырос оборот, но сложностей не возникло, так как:

  • она видела, когда ходовые продукты заканчиваются, и могла вовремя сделать заказ у поставщика (закупку на оптовой базе);
  • продавцы видели цену товара в программе, и не ошибались при обслуживании большого потока покупателей, который образовывался с 19 до 20 часов;
  • программа наглядно показывала самые маржинальные товары, и решено было сделать упор на них.

Предприниматель Дмитрий, розничный магазин.

Установил товароучетную программу, когда перестал разбираться в собственных записях в таблице в Excel. Преимущества учета товара в магазине с помощью специального ПО ощутил сразу:

  • более удобный поиск по номерам и характеристикам;
  • возможность настройки “неснижаемого” остатка, когда программа предупреждает о достижении лимита по самым ходовым автозапчастям.

Кроме того, через несколько лет с помощью товароучетной программы стало возможным быстро настроить интернет-продажи.

Если вы уже задумались об использовании товароучетной программы, присмотритесь к Класс365. Вы будете всегда в курсе взаиморасчетов с поставщиками, сможете контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь напомнит о важных событиях. Попробуйте полный функционал программы для магазинов Класс365 прямо сейчас >>

Как правильно организовать учет

Для того, чтобы правильно организовать учет товара в магазине, необходимо обладать определенными навыками, владеть специфической информацией, а также знать определенные тонкости, например из каких этапов состоит ведение учета, какие задействованы процессы и т.д.

Так, учет товаров в магазине состоит из следующих этапов: поступление, перемещение и продажа.

Процессы ведения учета товаров в розничном магазине направлены на решение следующих задач:

  • приход товара и его оприходование материально-ответственными лицами;
  • сохранность товара;
  • реализация товара;
  • анализ прибыли от реализации товара (подробнее о факторном анализе прибыли);
  • предотвращение убыточных результатов предприятия;
  • выявление внутренних ресурсов предприятия.

Принципы управления розничной торговлей основаны на правилах ведения бухучета, которые связанны с товарно-материальными операциями и установленными законодательством нормативными актами.

Принципы строятся на:

  • оценке товара при оприходовании;
  • оценке товара при реализации (методы себестоимости, средней стоимости, ФИФО, ЛИФО);
  • отображении в бухучете в процессе приобретения товаров;
  • определении прибыли от реализации товаров для налогообложения.

Стоит обратить внимание и на то, что в розничной торговле существует ряд отчетных документов: договор купли-продажи, доверенность на получение материальных ценностей, счет-фактура, товарная накладная и налоговый документ подготовка которых требует времени и определенных навыков.

Существенную роль в процессе учета товаров в магазине, для полноценного их контроля и регулировки, играет инвентаризация. Как правило, об инвентаризации не сообщается заранее, и проводится она при закрытом магазине.

Перед инвентаризацией товаров комиссия опломбирует подсобные помещения и другие места хранения товаров, снимает денежные средства в кассе, получает последние кассовые и товарные отчеты. Товары вносятся в описи с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и другого. После, одна опись передается в бухгалтерию, вторая остается у материально-ответственного лица.

По окончании инвентаризации составляется предварительный результат путем сопоставления остатка товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При больших расхождениях комиссия берет письменное объяснение с материально-ответственных лиц, опломбирует магазин и передает информацию руководству торгового предприятия.

С чего лучше начать вести учет товаров

Как вести учет товаров , зависит от типа магазина розничной торговли и количества товаров на полках:

  • магазин с 5-10 артикулами товаров может себе позволить обойтись кассовой программой для учета продаж;
  • магазин с более обширным ассортиментом эффективнее будет работать, есть использовать полноценную товароучетную программу.
  • назначить материально ответственных лиц (они будут отчитываться за недостачи);
  • контролировать товарооборот в полуавтоматическом режиме (загрузка данных о приемке товаров через накладные, выборочная проверка позиций через сканеры штриховых кодов, использование сканеров штрихкодов при реализации товаров);
  • учитывать движение товаров не только штуках, но и в деньгах (для понимании размера дохода, наценки, прибыли).

Что входит в понятие “учет” при управлении магазином

Предприниматель обязан постоянно фокусировать свое внимание на:

  • финансовом аспекте ( обнаруживать несоответствия и поддерживать с помощью выявления маржинальных товаров постоянную прибыль, т.е. бухгалтерский учет );
  • соблюдении продавцами всех внутренних требований ( очень важно, чтобы одни сотрудники подписывали отчеты других и чтобы у каждого из кассиров была своя отдельная учетка в программе );
  • управлении запасами.

Основная задача — сбалансировать предложение товаров в соответствии со спросом при постоянном цикле продаж, пополнения запасов. Если продукт не продается или не приносит достаточно прибыли, его заменяют другим. Если товар очень хорошо реализуется, магазин должен увеличить его запасы.

Это только звучит просто, ведь спрос постоянно меняется — на него влияет сезонность, мода, цены на товары-заменители, эпидемиологическая обстановка в регионе и т.д.

Другая проблема может возникнуть в цепочке поставок, которая затруднит получение заказанных товаров. Например, сдвиг спроса, например, когда появился новый продукт, сделавший старый товар менее популярным, может застать магазин врасплох — на полках останется много старого товара, а на складах у оптовиков не окажется нового.

Что необходимо контролировать при управлении запасами товаров

  • Заказ товара: п родавец заказывает товар для своего магазина у поставщиков, стараясь предугадать требования покупателей. Чтобы быть эффективными и экономичными, они не хотят заказывать слишком много. В автоматизированной системе прогнозируются потребности в запасах, поэтому расчет, когда необходимо пополнить запасы, происходит автоматически. Причем, в товароучетной программе Класс365, можно настроить расчет заказа продуктов по размерам, цветам и т.д. Попробуйте прямо сейчас начать вести учет с Класс365 >>
  • Прием запасов: сотрудники магазина получают отгрузки от поставщиков и дистрибьюторов. Они тщательно отслеживают и записывают все, следят, чтобы на товар были все документы, а сама продукция находилась в хорошем состоянии.
    Как правильно управлять запасами, читайте тут >>
  • Использование системы инвентаризации. Можно придерживаться одной их схем:

— подсчет остатка при каждой продаже без использования физического труда в принципе;
— только ручная инвентаризация;
— комбинированный метод, когда физический подсчет обеспечивает перекрестную проверку компьютеризированной системы.

  1. Ценообразование: магазины устанавливают цены и либо наклеивают их физически на продукте, либо назначают цену в компьютере с помощью штрих-кода продукта. Иногда сочетают оба способа. Снижение цен зависит от спроса и предложения, сезона, рекламных акций и других факторов.
  2. Обработка товаров: это включает в себя складирование на полках и стеллажах, перемещение товаров от склада в торговый зал и доставку товаров.

Автоматизированный учет товаров в онлайн-программе Класс365

Учет товаров предполагает рутинную работу с большим количеством данных, документов, номенклатурой товаров. Чтобы избежать ошибок, которые могут допускаться сотрудниками и минимизировать временные затраты рекомендуется использовать онлайн-программу Класс365 для автоматизации бизнеса.

Работая с веб-системой, вы можете быть на 100% уверены, что в учетных документах нет ошибок, а ваши сотрудники провели все необходимые мероприятия по учету точно в срок.

Актуальные формы всех необходимых учетных документов, а также функция авто подстановки данных позволит вашим сотрудникам сэкономить время и посвятить его освоению новых знаний или поиску новых решений для вашего бизнеса.

Кроме того, вы сможете искоренить хищения и несанкционированные скидки, так как система четко фиксирует каждую торговую операцию.

В программе вы сможете вести полноценный торговый и складской учет, контролировать финансы, работу с клиентами, обработку и расчеты в интернет-магазине, что позволит вам контролировать все направления бизнеса в одной программе и не устанавливать дополнительных приложений.

Программа не потребует внедрения затрат и обучения персонала. Все что необходимо для работы — это регистрация на сайте и всего несколько минут на знакомство с интерфейсом системы.

Начните работу с Класс365 абсолютно бесплатно уже сегодня!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector