Листок по учету кадров установленной формы

Личный листок по учету кадров

В соответствии с п. 6 Инструкции о личных делах личный листок по учету кадров включается в личное дело после дополнения к личному листку по учету кадров, однако составляется он, наоборот, раньше: при трудоустройстве поступающего на работу.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции о личных делах в одном экземпляре без помарок и исправлений (ч. 2 п. 11 Инструкции о личных делах). Поэтому необходимо обратить внимание на то, что, если принимаемый на работу совершит ошибку, ему надо будет заполнять новый бланк личного листка по учету кадров.

Сведения в личный листок по учету кадров принимаемый на работу вносит на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и других личных документов (ч. 2 п. 11 Инструкции о личных делах) (например, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении и расторжении брака и др.).

Личный листок по учету кадров заполняется с соблюдением следующих требований (ч. 3 п. 11 Инструкции о личных делах):

ответы на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие, не допускается отвечать односложно «да» или «нет»;

не допускается прочеркивать графы;

в случае отрицательного ответа пишется: «не имею», «не участвовал» и т.п.

Пример. Если поступающий на работу не имеет ученой степени, ученого звания, то в соответствующей графе делается запись «не имею»;

в именительном падеже полностью пишутся фамилия, имя, отчество.

Пример. Голубкина Анна Петровна;

в графе «Дата рождения» число, месяц и год рождения пишутся арабскими цифрами.

Пример. 19.09.1980;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Полагаем, что в данной ситуации целесообразно указывать место рождения в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Пример. БССР, дер. Строзберг Борисовского р-на Минской обл.;

в графе «Гражданство» указывается название страны рождения.

Пример. Республика Казахстан;

в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее».

Поступающие на работу, имеющие профессионально-техническое, среднее специальное или высшее образование, а также не окончившие учебное заведение, дополнительно заполняют таблицу. В таблице указываются наименование учебного заведения и его местонахождение, факультет или отделение, год поступления и год окончания учебного заведения, полученная специальность и номера диплома или удостоверения. В случае, если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью в соответствии с документами об образовании;

в графе «Какими языками владеете» указывается знание языков, а также уровень владения ими.

Пример. Французским владею свободно, английский читаю со словарем;

в графе «Ученая степень, ученое звание» указывается присвоенная степень или звание.

Пример. Кандидат физико-математических наук;

в графе «Какие имеете научные труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения или делается запись следующего содержания: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» описывается предыдущая трудовая деятельность, включая перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Военную службу записывают с указанием должности. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, указывается период работы в каждой должности;

в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова). После этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Пример. Замужем:

муж — Голубкин Иван Кириллович, 1979 г.р.,

дочь — Голубкина Алена Ивановна, 2000 г.р.,

мать — Коршунова Галина Александровна, 1950 г.р.,

отец — Коршунов Петр Михайлович, 1951 г.р.;

в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания, фактический адрес проживания и телефон, паспортные данные.

См. образец личного листка по учету кадров.

См. образец для заполнения форм документов личного дела.

После заполнения личного листка по учету кадров лицо, поступающее на работу, расписывается и указывает дату заполнения (ч. 5 п. 11 Инструкции о личных делах).

После этого работник кадровой службы (специалист по кадрам; лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) проверяет полноту и правильность внесенных в него сведений. Все записи, внесенные в личный листок по учету кадров, он сверяет с документами (ч. 2 п. 11 Инструкции о личных делах).

На завершающем этапе на личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу (ч. 4 п. 11 Инструкции о личных делах).

Отметим, что после заполнения изменения и дополнения в личный листок по учету кадров не вносятся (ч. 5 п. 11 Инструкции о личных делах).

Автобиография

Автобиография — это документ, в котором кратко излагаются в хронологическом порядке основные этапы жизни и деятельности его автора (ч. 1 п. 14 Инструкции о личных делах).

Автобиография составляется поступающим на работу самостоятельно в свободной форме на листе бумаги формата А4 (ч. 1 п. 14 Инструкции о личных делах).

Форма изложения автобиографии повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация в ней должна излагаться в хронологической последовательности.

В автобиографии составителем указываются следующие сведения (ч. 1 п. 14 Инструкции о личных делах):

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование — указывается, где, когда и в каких учебных заведениях обучался. Образование обычно пишется в порядке его получения. Указывают годы учебы, наименование учебного заведения, полученную специальность. Если какое-то учебное заведение не закончено, целесообразно указать причину;

трудовая деятельность — указываются месяц, год приема и увольнения, занимаемая должность и функциональные обязанности;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиографию подписывает составитель с указанием даты (ч. 2 п. 14 Инструкции о личных делах). Дата проставляется слева, а подпись справа под текстом автобиографии.

См. образец автобиографии.

См. образец для заполнения форм документов личного дела.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Личный листок по учету кадров (образец)

lori-0002688845-bigwww.jpg

Похожие публикации

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету, которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата, место рождения;
• Гражданство;
• Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
• Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
• Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
• Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
• Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
• Информацию о наличии наград и званий;
• Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
• Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
• Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

• Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
• Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
• Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
• Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
• Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Пример заполнения личного листка по учету кадров

Личный листок по учету кадров (бланк скачать)

Об утверждении «Инструкции о порядке оформления документов при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников гражданской авиации» (утратил силу на основании приказа Минтранса России от 29.04.2003 N 128)

3. Порядок учета кадров

3.1. Учет авиаработников по своему назначению подразделяется на персональный, штатно-должностной и статистический.

3.2. На всех лиц, работающих в авиапредприятиях, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме Т-2 (приложение 1).

На учащихся учебных заведений гражданской авиации составляются и ведутся личные карточки учащихся (приложение 2) или алфавитные книги учащихся.

Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника форма Т-4 (приложение 3).

Личные карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения авиаработника.

3.3. На авиаработников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных (приложение 4), которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.

3.4. Личные дела составляются и ведутся на авиаработников, перечень которых определяется специально созданной руководителем авиапредприятия комиссией.

На переменный состав учебных заведений ведутся личные дела учащихся в одном экземпляре, которые по окончании обучения сдаются в архив, а документы об образовании возвращаются учащимся.

На курсантов летных училищ ведутся личные дела в 2-х экземплярах и по окончании учебного заведения высылаются по месту их назначения, а при самостоятельном трудоустройстве — по запросу авиапредприятия.

3.5. Количество экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. В вышестоящую инстанцию, которая утверждает работника на некоторых должностях, высылаются копии документов, заверенные кадровым органом авиапредприятия и скрепленные гербовой печатью.

3.6. В личное дело включаются документы в порядке:

— опись документов, находящихся в личном деле (приложение 5);

— дополнение к личному листку по учету кадров (приложение 6);

— личный листок по учету кадров (приложение 7), с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

— копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

— листы поощрений и взысканий (приложение 8).

Далее, в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, переучивании на новую авиатехнику, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий, справки-объективки и другие документы, характеризующие авиаработника. Документы личного дела нумеруются.

Рапорты, докладные, заявления и другие необходимые справочные материалы располагаются во втором разделе личного дела по мере их поступления.

3.7. В дополнение к личному листку по учету кадров вносятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данных авиаработника, происшедшие после заполнения им личного листка.

3.8. Личный листок по учету кадров заполняется авиаработником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций. При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время вступления и ухода по каждой должности на основании приказов по личному составу или записей в трудовой книжке.

3.9. Автобиография пишется в произвольной форме, в которой указываются, кроме сведений о себе и своей деятельности, сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании авиаработника на должности.

3.10. О всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных и других учетных признаках (образование, поездки за границу и т.д.) авиаработники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

Основанием для внесения изменений должны служить официальные документы.

3.11. Изъятие документов из личных дел производится с разрешения соответствующего начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

3.12. Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переходе его на новое место государственной службы, передается по указанному месту.

Ведение нескольких дел одного государственного служащего не допускается.

Порядок ведения личных дел госслужащих осуществляется в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Сбор и внесение в личные дела госслужащих сведений об их политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещается.

Личный листок по учету

Личный листок по учету

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

• дате его рождения,
• адреса местожительства,
• серии и номера паспорта,
• сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Личный листок по учету кадров является документом, заполнение которого человеку предоставляют только после его трудоустройства, его подшивают к личному делу сотрудника. Личный листок заполняется человеком, который непосредственно был принят на работу, собственноручно. Заполнять личный листок нужно: без каких-либо подчеркиваний, зачеркиваний, исправлений и помарок. Подобный документ выполняется в одном экземпляре при наличии в нем фотографии. На все вопросы должны быть предоставлены исчерпывающие ответы. Могут быть прописаны дополнительные вопросы, все зависит от требований конкретной организации. Также может понадобиться написание дополнительной анкеты.

Как заполняется листок по учету кадров

В общем и целом единого примера бланка этого документа как такового нет. Каждое предприятие составляет свой собственный бланк. Однако, как правило, подобный документ включает в себя наличие следующих сведений:

• фамилию, имя и отчество, эти данные пишутся полностью, без каких либо сокращений;
• арабскими цифрами нужно указать дату рождения, а именно число, месяц и год;
• место рождения;
• указывается адрес фактического проживания, место прописки и номер телефона;
• обучение;
• сведения о предыдущих местах работы: срок работы, занимаемая должность, название организации, место ее нахождения;
• дополнительные умения и навыки (уровень знания иностранных языков);
• наличие военного билета;
• семейное положение.

У этого термина существуют и другие значения, см. Бланк (значения). Пример бланка — форма ПД-4 Сбербанка России

Бланк — вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено три вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.), бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Фирменный бланк — бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка — А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки других форматов.

Бланки самокопирующие

Несколько листов бумаги, изготовленных из специальной самокопирующей бумаги и скрепленных с одной стороны при помощи специального клея, позволяющего достаточно легко разделять листы.

Примечания

В Викисловаре есть статья «бланк»

Литература

• Бланк канцелярский, гербовый и пр. // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: В 86 томах (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907.

Зачем заполнять

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что ее заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный учетный листок по учету кадров — после оформления на работу.

ВАЖНО! Для бюджетных организаций обязательность применения подтверждается различными локально-нормативными актами, в зависимости от сферы деятельности. Например, письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» указывает на то, что такая бумага обязательна для работников общеобразовательных учреждений.

Правила заполнения

Законодатели не предусмотрели унифицированную форму бланка, инструкцию, как заполнить личный листок по учету кадров и образец заполнения. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Бумага содержит такие сведения, как:

1. Фото 4х6 см.
2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
3. Дата, место рождения.
4. Национальность.
5. Адрес проживания, контактный телефон.
6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
8. Пребывание за границей.
9. Сведение о составе семьи.
10. Воинская обязанность.

После оформления бланка, работник проставляет подпись и дату заполнения документа.

Как вносить изменения

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров. Поправки бывают различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

ВАЖНО! Чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Где и сколько хранить

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

Личный листок учета кадров (или анкета) — это кадровый документ, который содержит информацию о работнике.

Личный листок учета кадров представляет собой перечень вопросов о биографии, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о семейном положении и месте проживания. Он также содержит паспортные и другие данные.

Дополнение к личному листку учета кадров состоит из трех разделов. Первые раздел — это заголовок, который содержит фамилию, имя и отчество работника. Два других раздела дополнения к личному листку учета кадров представлены в виде таблицы.

Дополнение к личному листку учета кадров содержит информацию о перемещениях по службе с указанием дат вступления и ухода с должности и с указанием решения об утверждении и освобождении работника.

Дополнение к личному листку учета кадров содержит информацию об изменениях других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).

Все изменения, указанные в дополнении, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, то есть содержать ссылки на соответствующие приказы и распоряжения.

Дополнение должно проверяться кадровым специалистом, так же, как и личный листок учета кадров. При проверке на форме дополнения ставятся отметки о дате проведения, наличия и состояния личных дел.

Дополнения к личным листкам работников хранится в организации 5 лет.

С этим шаблоном часто используют:

• Дополнение к личному листку по учету кадров
• Образец графиков отпусков
• Образец ходатайства о снятии взыскания
• Сведения о высвобождаемых работниках
• Уведомление о прекращении простоя

Популярные документы и процедуры:

• Трудовой договор
• Форма брачного договора
• Договор поручительства
• Заключение трудового договора
• Доверенность на получение почтовых отправлений

Личный листок по учету кадров — как правильно заполнить?

Этот вид документации относится к кадровой учетной политике организаций. Он содержит личную и биографическую информацию каждого из сотрудников по отдельности. Внешне лист учета сильно похож на анкету о приеме на работу. Только в отличие от последнего, составляется он после момента трудоустройства. Листки по учету кадров удобны в обращении и помогают сразу визуально сложить мнение о человеке.

Характеристика и предназначение личного листка по учету кадров

Листки кадрового учета являются базовыми документами. Они содержат информацию о каждом сотруднике предприятия в индивидуальном порядке. Общий вид этого документа очень похож на анкету.

• постоянные данные о работниках;
• переменная информация каждого из них.

Этот вид документации отражает основную информацию о человеке, которая должна быть в личном деле. Листок учета кадров содержит определенные данные. А также причину их изменений.

Оформляется такой лист, после официального трудоустройства работника на предприятие. Установленной формы у этого документа нет. Но практически все организации придерживаются определенной схемы их составления.

Предприятие или ИП, имеющие наемных работников, по закону обязаны вести личное дело на всех своих людей:

• руководителей;
• специалистов;
• научных работников;
• государственных служащих;
• других.

Личный лист по учету кадров используются как ведущий документ личного дела сотрудника. Он относится к первичной регистрации работников. Этот документ содержит личную информацию о человеке, и дает возможность составить общее впечатление о специалисте. Главным назначением листа учета кадров считается ведение первичного кадрового состава компании.

Это документ собирает основную информацию о специалисте. Он дает возможность работодателю:

• быстро ознакомиться с личными данными человека;
• сформировать общее представление о новом работнике;
• определить профессиональный уровень вновь принятого сотрудника.

То есть, лист кадрового учета помогает сразу определить: на сколько человек соответствует занимаемой должности. А также, с его помощью, можно определиться, существует ли возможность предоставить ему иную работу.

Что такое кадровый учет, кто занимается им на предприятии и как вести? Читайте в нашей статье.

Здесь вы узнаете, что такое кадровый аудит и как его вести правильно?

Что такое общий журнал работ, кто занимается его ведением и как оформлять? Читайте тут.

Кто и когда заполняет документ?

При начале деятельности на предприятии, руководитель может интересоваться, кто должен заниматься заполнением и ведением листков по учету кадров. Его оформляют:

• Принимаемый сотрудник, в момент трудоустройства. Он заполняется шариковой ручкой. Обычно организации используются уже напечатанные бланки. В них остается только внести свои данные.
• Специалист отдела кадров, основываясь на слова новоиспеченного сотрудника предприятия.

Заполняя лист учета кадров, следует учитывать, что напротив каждого пункта обязательно должна быть соответствующая информация. На все вопросы, должны стоять четкие ответы. Не допускаются ошибки и исправления в подобной документации. Практически все сведения, обозначенные в листке, подтверждаются документально. Они должны соответствовать личной информации, так как лист является одной из основных составляющих личного дела.

Процесс заполнения и нюансы оформления

Во многих негосударственных компаниях листок по учету кадров не обязательный документ. Но его можно отнести к категории востребованных бумаг. Он широко используется большими коммерческими структурами.

Такой лист не имеет утвержденной законом формы. Поэтому его структура и содержание в разных организациях могут отличаться друг от друга. Но есть пункты, которые используют абсолютно все предприятия:

• число, месяц и год рождения;
• адрес проживания;
• реквизиты паспорта;
• информация о семейном положении.

При заполнении листа учета пригодятся следующие документы:

• удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• военный билет, если есть.

Кроме того, понадобятся корочки, свидетельствующие об уровне образования, наградах, изобретениях, ученых степенях и иных привилегиях.

Основная масса компаний обозначают здесь образование и опыт работы сотрудника. Лист всегда содержит фотографию владельца. Во всем остальном информация, содержащаяся в этом документе, может быть разной. Она зависит от требований организации.

Этот вид документации обязательно должен содержать подпись владельца листа, свидетельствующую о достоверности предоставленных данных. Каждый работодатель имеет право разработать свою форму листа учета кадров, которая будет удобна именно для него.

Примерная схема заполнения документа

Для удобства восприятия информации, ее лучше распределить следующим образом:

• Сверху листа наклеивается фотография сотрудника, размера 3 *4. Неважно справа или лева. Но правый верхний угол легче воспринимается человеком.
• Заполняется личная информация. К ней относится фамилия, имя, отчество, национальность, дата и место появления на свет.
• Обязательным считается обозначение места прописки и фактического места проживания. А также паспортные данные и номер телефона.
• Наличие военной обязанности.
• В отдельной графе проставляется семейное положение.
• Документ обязательно содержит информацию о родственниках. Если человек не желает ее заполнять, графа может остаться пустой.
• Ниже обычно выделяют две табличные формы. Они содержат сведения об образовании и местах труда.
• Наименования организаций следует обозначать, начиная с последнего места работы. Пункт о трудоустройстве в прошлом периоде имеет особое значение. Он заполняется на основании трудовой книжки.
• Если трудовой стаж прерывался, требуется подробно описать причины. К примеру, заболевание, учеба и тому подобное.
• Что касается образования, здесь следует указать высшее достигнутое место обучения. То есть, если человек после училища окончил институт, он должен поставить последнее учреждение в листе учета. Редко, но случается, что после института человек получает дополнительное образование в училище. И в этом случае, графа образования будет содержать наименование института.
• Информация в графе о дополнительных знаниях должна быть подтверждена документально. К примеру, курсы английского языка или что-то подобное.
• Завершающим этапом заполнения листа учета кадров обычно является пункт с обозначение различных наград. Если их нет, то графа останется пустой.

Ближе к концу листа обязательно ставится: дата заполнения и подпись лица, на которое заполнялся документ. Виза сотрудника свидетельствует о подтверждении достоверности предоставленных данных.

Достаточно часто у людей происходят жизненные изменения. К примеру, он женится, у него родился малыш либо получено высшее образование. Соответственно данные листа утрачивают свою актуальность. Тогда человеку требуется обратиться в отдел кадров для внесения изменений. Для этого в организациях используют специальное дополнение к листу учета. Оно содержит ту же форму, что и основной документ.

Заполнение личного листка по учету кадров

Сделать это нужно обязательно, так как это информация может оказаться важной не только для листа учета, но также для иной кадровой и бухгалтерской документации.

Место расположения и хранения документа

Правильно оформленный листок, со всеми документами специалиста складывается в отдельное дело. Там он хранится весь период его работы на предприятии. Когда он увольняется, полностью его личное дело передается архиву на хранение.

Конечно, этот вид документации не обязателен по закону. Человек вправе отказаться его заполнять. Но он должен понимать, что в таком случае, его, скорее всего, возьмут на карандаш.

Так как лист учета является частью кадровой документации, забрать его нельзя, даже после увольнения. Иногда, допускается написать заявление на имя руководителя с просьбой выдать его копию.

Личный листок по учету кадров не обязательный документ в негосударственных организациях. Он содержит сведения о принимаемом на место труда сотруднике. Информация в нем позволяет сложить общее представление о человека. Хранится лист учета в личном деле сотрудника до момента его увольнения. После чего, он передается в архив совместно с личным делом.

Автор: Ксения Михайлова

Руководитель производственного предприятия, к.э.н.