Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.

Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю учреждения. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка) и проставить соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Существуют также особенности составления заявлений при различных ситуациях.

2. Когда расходы произведены.

Самое читаемое за неделю
Введение ковидных паспортов в 2021 году
Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
Доллар по 100 рублей в 2021 году
Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
35 банков обанкротятся в 2021 году

Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно.

Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со статьей 9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

— подтверждающие документы подаются в оригинале;
— по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
— по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Если оставшиеся деньги не хотят возвращать

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В частности, удержания могут быть произведены для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Принятое решение работодатель оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц).

Аванс
Бухгалтерские проводки
Бухгалтерский анализ
Бухгалтерский аудит
Бухгалтерский баланс
Бухгалтерский год
Бухгалтерский учет

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка:
— Почему ты плачешь?
Отвечает ему ребенок:
— Почему ты мне папа, а я не сын тебе?
Кто же это плакал?

Бесплатная консультация
по телефону ГОРЯЧЕЙ ЛИНИИ:
8 (800) 600-76-83
ежедневно с 6.00 до 21.00
Звонок по России бесплатный!

Составление авансового отчета

«Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2012, N 9

Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бюджетного учета должна осуществляться учреждением в регистрах бухгалтерского учета. Одним из таких регистров является авансовый отчет, который применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрим особенности его заполнения, а также отражение операций, связанных с применением данного документа в бюджетном учете.

Порядок заполнения авансового отчета подотчетным лицом

Форма Авансового отчета (ф. 0504049) и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина России N 173н . Согласно указанному Порядку подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению»).

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7 — 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу Банка России). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Согласно п. 6 Инструкции N 157н учреждения в учетной политике должны утвердить правила документооборота учетной информации для отражения в бухгалтерском учете. Таким образом, учреждению необходимо утвердить срок представления авансового отчета. Как правило, он составляет три дня.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Пример заполнения авансового отчета см. ниже.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции N 157н).

Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели (п. 213 Инструкции N 157н).

Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции N 157н).

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Получение денежных средств подотчетным лицом осуществляется при условии полного его отчета по ранее выданному авансу (п. 214 Инструкции N 157н).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции N 157н).

Отражение операций по счету осуществляется в журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам (п. 219 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 83 Инструкции N 162н операции по счету 208 00 000, связанные с использованием авансового учета, оформляются следующими бухгалтерскими записями.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Выдача денежных средств (денежных документов) подотчетным лицам:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (0 208 11 560 — 0 208 13 560, 0 208 21 560 — 0 208 26 560, 0 208 31 560 — 0 208 34 560, 0 208 61 560 — 0 208 63 560, 0 208 91 560)

Кредит счетов 0 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 0 201 35 610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения», 0 304 05 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (0 304 05 211 — 0 304 05 213, 0 304 05 221 — 0 304 05 226, 0 304 05 261 — 0 304 05 263, 0 304 05 290, 0 304 05 310, 0 304 05 320, 0 304 05 340).

Принятие к учету суммы произведенных расходов на основании авансового отчета:

Дебет счетов соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 105 00 000 «Материальные запасы» (0 105 31 340 — 0 105 36 340), 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы» (0 106 11 310, 0 106 31 310, 0 106 32 320, 0 106 34 340), 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» (0 302 11 830 — 0 302 13 830, 0 302 21 830 — 0 302 26 830, 0 302 31 830, 0 302 32 830, 0 302 34 830, 0 302 61 830 — 0 302 63 830, 0 302 91 830), 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года» (0 401 20 211 — 0 401 20 213, 0 401 20 221 — 0 401 20 226, 0 401 20 261 — 0 401 20 263, 0 401 20 290), 0 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (0 208 11 660 — 0 208 13 660, 0 208 21 660 — 0 208 26 660, 0 208 31 660, 0 208 32 660, 0 208 34 660, 0 208 61 660 — 0 208 63 660, 0 208 91 660).

Возврат остатков подотчетных сумм:

Дебет счетов 0 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения», 0 201 35 510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (0 208 11 660 — 0 208 13 660, 0 208 21 660 — 0 208 26 660, 0 208 31 660 — 0 208 34 660, 0 208 61 660 — 0 208 63 660, 0 208 91 660).

Списание дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию:

Дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (0 208 11 660 — 0 208 13 660, 0 208 21 660 — 0 208 26 660, 0 208 31 660, 0 208 32 660, 0 208 34 660, 0 208 61 660 — 0 208 63 660, 0 208 91 660).

В Письме от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 Минфин рассмотрел следующую ситуацию: сотрудник осуществил расходы, не получив предварительно денежных средств под отчет. Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Таким образом, в случае, когда сотрудник учреждения с ведома или с согласия работодателя использовал свои личные денежные средства на оплату услуг нотариуса, но при этом не получил предварительно на указанные расходы денег под отчет, работодатель производит возмещение осуществленных сотрудником расходов. Инструкцией N 157н в целях отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

С учетом того что в соответствии с п. 6 Инструкции N 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, учреждение вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.

Практические ситуации

Рассмотрим расчеты с подотчетными лицами на примерах.

Пример 1. Сотрудник учреждения системы МВД направлен в командировку с 6 по 8 августа 2012 г. (на территорию РФ). Ему выдан под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 9100 руб., из них:

• суточные — 600 руб. ;
• проживание — 3500 руб.;
• проезд до места назначения и обратно — 5000 руб.

Приказ МВД России от 21.11.2011 N 1159 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками».

По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет на сумму 9450 руб. К отчету приложены:

• командировочное удостоверение, подтверждающее пребывание работника в командировке в течение трех суток;
• счет за услуги по проживанию в гостинице на сумму 3500 руб.;
• проездные билеты на сумму 5350 руб.

Данные операции будут отражены в бюджетном учете следующим образом:

Пример 2. Работнику учреждения выданы под отчет денежные средства в сумме 4000 руб. на приобретение канцелярских товаров. Авансовый отчет сотрудник представил на сумму 3850 руб. с приложением товарных и кассовых чеков. Остаток подотчетной суммы он вернул в кассу.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить следующим образом:

Пример 3. Сотруднику учреждения Иванову И.И. выданы под отчет денежные средства на пересылку почтового отправления — 600 руб. Авансовый отчет представлен на эту же сумму.

Другому сотруднику, Петрову П.П., учреждение выдало под отчет денежные средства на оплату услуг по зарядке огнетушителей — 3000 руб. Авансовый отчет в бухгалтерию учреждения работник представил с приложением оправдательных документов на сумму 2500 руб. Он написал заявление, чтобы остаток подотчетной суммы удержали из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

В учете учреждения указанные операции отразятся следующими проводками:

Пример 4. Сотрудник учреждения за счет личных денежных средств оплатил работы по ремонту служебного автомобиля (непредвиденная поломка). Стоимость работ составляет 3000 руб. Сотрудник представил авансовый отчет с приложением к нему акта приемки-сдачи выполненных работ. Предварительно денежные средства под отчет работнику на эти цели не выдавались.

Расходы на ремонт возмещены работнику из кассы учреждения.

В бюджетном учете данную ситуацию необходимо отразить следующим образом:

Учет и обработка авансовых отчетов

Авансовые отчеты с Unicon Outsourcing — это:

По статистике, до 50% документов на командировки и выданные под отчет средства не сдаются в срок. Портальные решения и обработка отчетов от Unicon Outsourcing помогут решить проблему.

Быстрое оформление и обработка отчетов — это снижение задолженности сотрудников перед организацией и повышение контроля за расходованием средств.

Вам больше не нужно беспокоиться о том, как набрать и удержать сотрудников для работы на сложном участке. Мы позаботимся о непрерывности процесса.

Преимущества нашего решения

Снижение налоговых рисков – документы предоставляются в бухгалтерию оперативно, за качество проверки документов ответственность несет провайдер

Снижение затрат на логистику и бумажный документооборот

Услуга обработки авансовых отчетов

Состав услуги учета авансовых отчетов

анализ бизнес-процессов

Изучаем особенности организации командировочного процесса и заказа авансовых отчетов у клиента.

Настройка платформы

для заказа командировок и обработки авансовых отчетов в соответствии с требованиями клиента, интеграция с ERP- и другими системами заказчика

Проверка авансовых отчетов и других документов

на предмет полноты и соответствия требованиям российского законодательства

Классификация расходов

для формирования налоговых регистров по налогу на прибыль и НДФЛ

Формирование файла проводок

для загрузки в учетную систему клиента

Работа с документами

Получение оригиналов документов. Подписание. Сверка с электронными копиями и файлирование оригиналов документов

Дополнительные опции

формирование платежной ведомости, оформление договоров при аренде автомобиля и др.

Оставить заявку на эту услугу

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Примеры успешных проектов

Boehringer Ingelheim

Авансовые отчеты на базе Concur для фармацевтической компании

Nissan Manufacturing Rus

Автоматизация и аутсорсинг обработки авансовых отчетов

Сервис вызова такси

Обработка авансовых отчетов, расчет компенсаций, создание единого портала, интеграция с 1С

главный бухгалтер Boehringer Ingelheim

«Travel and Expense management: проблемы и решения. Опыт Boehringer Ingelheim»

Другие услуги Unicon Outsourcing

Ведение бухгалтерского учета

Функция главного бухгалтера

Ведение учета по стандартам МСФО и GAAP (ГААП)

Ведение бухгалтерского учета

Функция главного бухгалтера

Ведение учета по стандартам МСФО и GAAP (ГААП)

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Юникон БС АО, Юникон АО, Юникон Консалтинг ООО, Юникон БСЛ АО, ЧУ ДПО «Учебный центр БДО», зарегистрированные в соответствии с законодательством Российской Федерации, являются членами Глобального альянса BDO (BDO Global Alliance). Глобальный альянс BDO не является сетью согласно определению Международного кодекса этики профессиональных бухгалтеров (включая Международные стандарты независимости), принятого Советом по международным стандартам этики для бухгалтеров (IESBA).
© Unicon Outsourcing — Аутсорсинг бизнес-процессов. Все права защищены.