Акт приема-передачи документов при смене директора

Акт приёма-передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Примерная форма акта приема-передачи документов при смене руководителя организации (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Утверждаю
[ должность, подпись, Ф. И. О.
председателя общего собрания либо иного
органа, принявшего решение о смене руководителя организации/
собственник имущества организации ]

[ число, месяц, год ]

Акт приема-передачи документов при смене руководителя организации

[ место составления акта ]

[ число, месяц, год ]

Акт приема-передачи документов при смене руководителя организации составлен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральным законом «Об акционерных обществах», Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», должностной инструкцией руководителя [ наименование организации ] от [ число, месяц, год ], [ указываются учредительные документы организации, например, устав, учредительный договор]

Акт приема-передачи документов при смене руководителя организации составлен [ Ф. И. О. лица, которому поручено составление акта приема-передачи документов ].

Основание смены руководителя организации: [ протокол общего собрания либо иного органа/решение собственника имущества организации ] от [ число, месяц, год ].

Трудовой (гражданско-правовой) договор с руководителем организации расторгнут [ число, месяц, год ].

1) [ должность, инициалы, фамилия ];

2) [ должность, инициалы, фамилия ];

3) [ должность, инициалы, фамилия ].

— учредительные документы организации: [ устав/учредительный договор организации ];

— документы, содержащие сведения:

1) о расходах организации: [ вписать нужное ];

2) о задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплате налогов: [ вписать нужное ];

3) о состоянии документации по бухгалтерскому учету: [ вписать нужное ];

4) о банковских счетах организации: [ вписать нужное ];

5) об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных бумаг: [ вписать нужное ];

6) об использовании фонда оплаты труда и иных фондов организации: [ вписать нужное ];

7) о состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины организации на основании данных по балансу на [ число, месяц, год ]: [ вписать нужное ];

о заключенных договорах (контрактах, соглашениях): [ вписать нужное ];

9) о недвижимом имуществе, транспортных средствах организации: [ вписать нужное ];

10) о запасах сырья, готовой продукции, топлива (ГСМ), иных товарно-материальных ценностей [ вписать нужное ];

11) о результатах проведения последней инвентаризации товарно-материальных ценностей: [ вписать нужное ];

12) о результатах документальной ревизии: [ вписать нужное ];

13) о техническом состоянии средств (фондов), средств технического контроля, ПЭВМ: [ вписать нужное ];

14) о состоянии и подготовке кадров: [ вписать нужное ];

15) о юридических лицах, учрежденных организацией: [ вписать нужное ];

16) о филиалах и представительствах организации: [ вписать нужное ];

17) [ иные документы ].

При приеме-передаче документов были установлены следующие факты:

1) отсутствие следующих документов: [ вписать нужное ].

2) отсутствие следующих печатей и штампов: [ вписать нужное ].

3) недостатки в следующих документах: [ вписать нужное ].

4) другие нарушения: [ вписать нужное ].

Я, [ Ф. И. О. руководителя организации, сдающего документы ], [ не согласен со следующими положениями данного акта (указать, какими именно)/согласен с положениями данного акта ].

[ подпись, инициалы, фамилия ].

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых представляется на утверждение [ председатель общего собрания либо иного органа, принявшего решение о смене руководителя организации/собственник имущества организации ], а другой остается у передающего дела.

Руководитель организации, сдающий документы: [ Ф. И. О. ]

Руководитель организации, принимающий документы: [ Ф. И. О. ]

Составитель акта приема-передачи документов: [ Ф. И. О. ]

1. [ должность, Ф. И. О., подпись ];

2. [ должность, Ф. И. О., подпись ];

3. [ должность, Ф. И. О., подпись ].

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Купить документ —> Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма акта приема-передачи документов при смене руководителя организации

Разработана: Компания «Гарант», октябрь 2018 г.

Акт при смене директора

• смена учредителей (участников)
• перерегистрация
• изменение Адреса в Уставе
• изменение Адреса в ЕГРЮЛ
• смена наименования компании
• изменение видов деятельности
• увеличение Уставного капитала в ООО
• Уменьшение Уставного капитала в ООО
• изменение Генерального директора
• исправление ошибки в ЕГРЮЛ и Уставе
• регистрация изменений НКО
• Изменение положений Устава
• Вход участника в ООО
• Выход участника из ООО

Акт о приеме-сдаче дел при смене генерального директора

1. О расходах организации __________________________________________

2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплате

3. О состоянии документации по бухгалтерскому учету: _______________

4. О банковских счетах организации: ________________________________

5. Об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных

6. Об использовании фонда оплаты труда и иных фондов организации:

7. О состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины

организации на основании данных по балансу на «______» ______________

8. О заключенных договорах (контрактах, соглашениях): ______________

9. О недвижимом имуществе, транспортных средствах организации ______

10. О запасах сырья, готовой продукции, топлива (ГСМ), иных

товарно-материальных ценностей __________________________________________

11. О результатах проведения последней инвентаризации

товарно-материальных ценностей __________________________________________

12. О результатах документальной ревизии: __________________________

13. О техническом состоянии средств (фондов), средств технического

контроля, ПЭВМ: _________________________________________________________

14. О состоянии и подготовке кадров: _______________________________

15. О юридических лицах, учрежденных организацией: _________________

16. О филиалах и представительствах организации: ___________________

При приеме-сдаче дел были установлены следующие факты:

Необходимо проследить за тем, чтобы после процедуры смены директора (смены генерального директора, смены руководителя) все дела организации были переданы новому руководству по акту приема-передачи документов.

Услуга	Стоимость	Сроки
Смена директора (смена генерального директора, смена руководителя) фирмы в Москве	4 500 руб.	6 дней
Смена директора (смена генерального директора, смена руководителя) фирмы в Московской области	6 000 руб.	6 дней
Подготовка документов для смены директора (решение/протокол о смене директора, приказ, заявление по форме Р14001) и консультация нашего юриста	1 500 руб.	1 час
Получение «свежей» выписки из ЕГРЮЛ (перед подготовкой документов на смену директора)	1 100 руб.	4 дня
Смена директора при продаже готовой фирмы	4 800 — 7 200 руб.	6 дней
Выезд курьера к Вам в офис	500 руб.

Юридическая компания «Оптима Лекс» работает в Москве с 2000 года и профессионально оказывает посреднические услуги в области купли-продажи компаний, регистрации ООО, АО, ИП, НКО в Москве и Московской области; осуществляет квалифицированную помощь в ликвидации организаций и ИП, а также профессиональное ведение бухгалтерского учета организаций и ИП.

Смена директора. Составляем акт приема передачи дел

Акт приема передачи дел при смене директора – документ, который оформляется после того, как подготовлен протокол общего собрания учредителей о смене директора либо издан приказ о смене генерального директора, а сведения о данном изменении переданы в налоговую инспекцию.

Комплект документации, подаваемой в налоговые органы при смене директора, должен включать в себя: нотариально заверенное заявление в ИФНС о смене директора, решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о смене директора, приказ о назначении нового генерального директора.

Акт приема передачи дел при смене директора оформляется секретарем, подписывается председателем общего собрания и обоими директорами. Документ состоит из трех частей: вводной, описательной и заключительной.

Во вводной части прописывают время и место проведения, название предприятия, ФИО председателя общего собрания либо единственного участника. В описательной части перечисляются документы, передаваемые от одного директора к другому. В своей заключительной части акт приема передачи дел при смене генерального директора содержит ФИО всех лиц, присутствовавших при составлении акта, их подписи и печать предприятия.

Список документов в описательной части акта приема передачи дел обычно выглядит следующим образом:

• учредительные документы предприятия, протоколы общих собраний и заседаний;
• свидетельства о присвоении номеров и кодов, постановке на учет, внесении записей в Гос. Реестр;
• договоры об обслуживании с банками, в которых открыты расчетные счета предприятия;
• кредитные договоры и дополнительные соглашения с банками и другими кредитными организациями;
• приказы и другие организационно-распорядительные документы (справки, распоряжения и т.д.);
• приказы по сотрудникам (прием на работу, переводы, увольнения и т.д.), трудовые договора, заявления сотрудников, карточки Т 2, договора о материальной ответственности и т.д.;
• договора с контрагентами, подрядчиками, поставщиками и т.д.;
• договора с покупателями (клиентами); документация по учету основных средств предприятия;
• документация по реализации (журналы фактур, акты, счета-фактуры, накладные и т.д.);
• документация по поставкам; налоговые декларации;
• бухгалтерские отчеты и ведомости; учетные регистры;
• кассовая документация (кассовые книги, журналы, платежные ведомости, РКО, ПКО и т.д.);
• документация по учету НДФЛ; документация по персонифицированному учету;
• документация по учету зарплаты;
• ценные бумаги, бланки строгой отчетности, печати;
• документация по пожарной безопасности, технике безопасности и охране труда и т.д.;
• переписка с контролирующими органами, муниципальными и государственными органами власти;
• книга, в которой отражены движения трудовых книжек.

Одновременная смена директора учредителя

В соответствии с действующим законодательством, Смена Директора производится на основании решения учредителей, а документы на внесение изменений подаются директором, поэтому одновременная смена учредителя и директора с точки зрения закона невозможна. Если требуется сменить и участника, и директора, поступают следующим образом:

• Первый вариант – изменяют состав учредителей, а затем производят смену директора.
• Второй вариант – старым составом участников назначают нового руководителя, а затем производят смену учредителя (или нескольких учредителей).

Акт приема-передачи документов при смене директора

• Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?
• Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
• Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
• Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
• Передача документов по акту: нюансы
• Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?
• Итоги

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

• учредительные (регистрационные);
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

• ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
• описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

• в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
• в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

• учредительные (регистрационные) документы;
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

• бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
• ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
• свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
• прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
• число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
• необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия и документы;
• лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях: