Что в учете принято называть документами?

Что в учете принято называть документами?

1. любой письменный документ, заверенный печатью организации подписью его руководителя и главного бухгалтера;

2. любой материальный носитель информации, подтверждающий подписью руководителя и главного бухгалтера организации достоверность факта хозяйственной жизни;

3. любой материальный носитель информации об объекте учета, имеющий юридически доказательную силу совершенной хозяйственной операции;

4. любой письменный документ, при наличии реквизитов, позволяющих однозначно понимать факт совершения хозяйственной операции.

По какому признаку документы из приведенного перечня сертификации документов получили наибольшее применение в практической деятельности организации?

1. по порядку формирования;

2. по способу использования;

3. по назначению;

4. по способу заполнения.

Исходя из признака классификации документов по назначению определите, к какому типу из них относится документ «Накладная на отпуск материалов на сторону» (ф. № М-15).

3. бухгалтерского оформления;

Исходя из признака классификации «по месту составления» определите природу документа «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (ф. Т-12).

4. вопрос поставлен некорректно.

К какому типу документов относятся выписки из расчетного счета?

1. внешние, однородные, сводные;

2. внешние, унификационные, первичные;

3. внешние, накопительные, оправдательные;

4. внешние, сводные, оправдательные.

Является ли обязательным указание в документе реквизита «измерители хозяйственной операции»?

1. только в натуральном выражении;

2. только в денежном выражении;

3.обязательно в натуральном и денежном выражении;

4. в натуральном или денежном измерении исходя из содержания хозяйственной операции.

Что такое документооборот?

1.время от составления документа, его группировки, обработки, занесения в учетный регистр и сдачи в архив;

2.время от регистрации хозяйственной регистрации об объекте учета, его обработки, принятия к исполнению и уничтожения из-за отсутствия необходимости хранения;

3.время от наблюдения за конкретным объектом, его измерения, регистрации до сдачи в архив;

4. время от составления документа до его принятия к исполнению.

Вопросы для самоконтроля

Что представляет собой документация?

Что такое документ?

В соответствии с какими нормативными актами оформляются первичные учетные документы?

В чем необходимость составления документов?

Как производится исправление ошибочных записей в первичных учетных документах?

Для чего производится проверка по форме и арифметическая проверка первичных учетных документов?

Что такое реквизит?

От чего зависит количество и содержание реквизитов в документе?

Что такое унификация документов?

Каково значение унификации?

Что такое стандартизация документов?

Как осуществляется бухгалтерская обработка документов?

Что представляет собой проверка документов по существу?

Для чего производится проверка по форме и арифметическая проверка первичных учетных документов?

Как организуется документооборот?

Кто является ответственным за организацию документооборота?

Назовите порядок составления графика документооборота.

Для чего составляется номенклатура дел?

Кто имеет право изымать документы из архива?

Тест к лекции 6 «Документация в бухгалтерском учете»

По назначению документы подразделяются на:

а) сводные, накопительные, разовые, первичные;

б) оправдательные, внутренние, внешние, распорядительные, бухгалтерского оформления;

в) распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы:

в) бухгалтерского оформления.

Документы бухгалтерского оформления применяются для:

а) подготовки информации к отражению в учетных регистрах;

б) обобщения бухгалтерских записей;

в) сокращения объема первичной документации.

Проверка документов по существу — проверка:

а) правильности подсчета итогов;

б) правильности их оформления;

в) законности, правильности и целесообразности совершения операций.

Формальная проверка документов — проверка:

а) полноты заполнения реквизитов;

б) правильности его оформления;

в) законности совершения операций.

Что в учете принято называть документами?

а) любой письменный документ, заверенный печатью организации, подписью ее руководителя и главного бухгалтера;

б) любой материальный носитель информации, подтверждающий достоверность факта хозяйственной жизни подписью руководителя и главного бухгалтера организации;

в) письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции при наличии реквизитов, при-дающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Из приведенной классификации по какому признаку документы получили наибольшее применение в практической деятельности организации?

а) по порядку формирования;

б) по способу использования;

в) по назначению.

Исходя из признака классификации документов по назначению, определите, к какому типу из них относится документ — накладная на отпуск материалов на сторону:

а) к распорядительному;

б) к оправдательному;

в) бухгалтерского оформления.

Исходя из признака классификации по месту составления, определите природу документа — табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы:

Кто в организации имеет право устанавливать перечень лиц для подписи первичных документов?

а) главный бухгалтер;

б) руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером;

в) только руководитель организации.

На каком этапе формирования документооборота должен составляться первичный учетный документ?

а) в день осуществления экономического события;

б) немедленно, не позднее рабочего дня, следующего за днем совершения экономического события;

в) непосредственно в момент совершения экономического события, а при отсутствии такой возможности — сразу же после его окончания.

Допускаются ли исправления в кассовых и банковских документах?

а) в кассовых документах исправления допускаются, а в банковских — нет;

б) в банковских документах исправления допускаются, а в кассовых — нет;

в) не допускаются.

Ответы на тестrnВопрос 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

0 1 1 1 2rnОтвет в в б в а в в б а б в вrn…

Что в учете принято называть документами: любой письменный документ, заверенный печатью

НГУЭиУ БУ вар 3.docx

Часть текста скрыта. После покупки Вы получаете полную версию

Что в учете принято называть документами: любой письменный докумен…

ЗАДАНИЕ 1

1. Что в учете принято называть документами:

1.1. любой письменный документ, заверенный печатью органи-зации, подписью ее руководителя и главного бухгалтера;

1.2. любой материальный носитель информации, подтверждающий достоверность факта хозяйственной жизни подписью ее руко-водителя и главного бухгалтера организации;

1.3. любой материальный носитель информации об объекте учета, имеющий юридически доказательную силу совершенной хозяй-ственной операции;

1.4. любой письменный документ при наличии реквизитов, позво-ляющих однозначно понимать факт совершения хозяйственной операции.

2. На какие виды подразделяется вся учетная информация?:

2.1. оперативная и бухгалтерская;

2.2. бухгалтерская и статистическая;

2.3. бухгалтерская и экономическая;

2.4. оперативная, бухгалтерская, статистическая.

3. С помощью денежного измерителя:

3.1. рассчитывают обобщающие показатели разнородных видов имущества;

3.2. рассчитывают количество материальных ценностей;

3.3. осуществляют контроль за деятельностью организации;

3.4. определяют норму выработки.

4. Назовите основные задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом:

4.1. формирование системы показателей финансово-хозяйственной деятельности организации, отвечающих целям заинтересован-ных пользователей;

4.2. контроль за эффективным использованием материальных, тру-довых и финансовых ресурсов исходя из установленных эконо-мически обоснованных норм и нормативов;

4.3. формирование системы учетной информации о хозяйственных процессах и финансовой устойчивости организации для нужд управления и сторонних пользователей;

4.4. подготовка достоверной и своевременной информации за-интересованным пользователям об использовании матери-альных, трудовых и финансовых ресурсов и контроль по предупреждению отрицательных факторов при осуществ-лении предпринимательской деятельности организации.

5. Имеют ли счета 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Обще-хозяйственные расходы»:

5.3. да, если это предусмотрено приказом по учетной политике ор-ганизации.

6. При списании фактической себестоимости реализуемых на сторону материалов составляется корреспонденция:

6.1. Дт 91 «Прочие доходы и расходы» Кт 10 «Материалы»;

6.2. Дт 10 «Материалы» Кт 91 «Прочие доходы и расходы»;

6.3. Дт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кт 91 «Прочие доходы и расходы».

7. В пределах какого времени может производиться прием и выдача денег по кассовым ордерам:

7.1. только в день их составления;

7.2. не позднее дня, следующего за совершением указанных кассо-вых операций;

7.3. не позднее трех календарных дней, следующих за совершением указанных кассовых операций.

7.4. не позднее трех рабочих дней, следующих за совершением ука-занных кассовых операций.

8. По какой стоимости принимаются к бухгалтерскому учету немате-риальные активы:

9. Что является единицей бухгалтерского учета основных средств:

9.1. здания, сооружения, машины и оборудование;

9.2. сооружения, объекты природопользования, здания, машины и оборудование;

9.3. комплекс конструктивно сочлененных предметов одного или разного назначения, способных выполнять функции не в составе всего комплекса, а самостоятельно, но смонтированных на одном фундаменте;

9.4. инвентарный объект.

10. Решением общего собрания акционеров часть чистой прибыли направлена на формирование резервного капитала. Как отразится в учете данная операция:

10.1. Дт 99 «Прибыли и убытки» Кт 82 «Резервный капитал»;

10.2. Дт 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убы-ток)» Кт 82 «Резервный капитал»;

10.3. Дт 91 «Прочие доходы и расходы» Кт 82 «Резервный капи-тал».

ЗАДАНИЕ 2

На основании данных об имуществе организации составить бухгалтер-ский баланс организации по состоянию на 01.01.2008г.

Регистрация приведенных в журнале хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета с указанием первичных учетных документов, явля-ющихся основанием для записи на счетах.

На основании данных о состоянии имущества и обязательств организа-ции по состоянию на 01.01.2008г. и результатов отражения на счетах бухгал-терского учета фактов хозяйственной жизни за январь 2008г. Составление оборотной ведомости по счетам синтетического учета по состоянию на 01.02.2008г.

Состав хозяйственных средств ОАО «ИнвестСтрой» и источников их образования по состоянию на 01.01.2008г.

Журнал хозяйственных операций ОАО «ИнвестСтрой» за январь 2008г.

Оборотно — сальдовая ведомость за январь 2008г.

ЗАДАНИЕ 3

Определить себестоимость реализованной продукции по методу не-полной (сокращенной) себестоимости.

Исходные данные: ООО «Алекс» производит деревянные ящики из второсортного бруса. За месяц было изготовлено 400 ящиков. Переменные расходы на производство 1 ящика составили 40 руб., из них:

• стоимость бруса – 25 руб.;

• расходы на оплату труда – 15 руб.

Постоянные расходы за месяц составили – 8000 руб. (в т.ч. заработная плата административного персонала, амортизация оборудования, электро-энергия, аренда и пр.).

Классификация бухгалтерских документов.

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.

Первичный документ — письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена, или разрешение на ее проведение получено.

Первичный документ подтверждает юридическую силу операции, устанавливает ответственность исполнителя. Ни одна операция не может быть учтена, если она не оформлена надлежащим образом документом.

Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Реквизиты, обязательные для составления любого документа:

– наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т.д.);

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции;

– подписи ответственных лиц и т.д.

Кроме обязательных реквизитов, принимаются и дополнительные, которые уточняют или дополняют содержание операции, и т.д.

Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации:

• К учету принимаются только документы, составленные, по установленной форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

• Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания.

• Все записи в документах производятся четко, разборчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники (принтеров и т.д.). Производить записи простым карандашом не разрешается.

• В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачеркивают аккуратно, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено».

• Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных за этот документ, с указанием даты внесения исправления.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

• по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

• по времени составления: первичные, сводные;

• по объему информации: разовые, накопительные;

• по месту составления: внутренние, внешние;

• по структуре: табличные, анкетные, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Пример: приемные акты, акты на прием-передачу основных средств, квитанции о приемке ценностей, отчеты материально ответственных лиц.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Пример: бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается количество документов, снижается вероятность ошибок.

Пример: авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость на оплату труда.

К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (например, приходные (расходные) кассовые ордера, наряды), а накопительные (например, табель рабочего времени) составляются за определенный период времени и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд по табличной.

Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).

«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

Термин «первичка» знаком, пожалуй, каждому бухгалтеру. Однако четко определить, какие именно документы относятся к первичным учетным документам, бывает сложно даже для специалистов со стажем. Путаницы добавляет еще и то, что для целей бухгалтерского и налогового учета может потребоваться разный набор документов. Так что же такое первичный документ бухучета? По какой форме его составить? Как внести в него исправления? Давайте разбираться.

Для чего нужны первичные документы

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки. В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

Далее в Законе о бухучете говорится, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме этого, указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

При этом первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. Ведь в пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Закон о бухучете является частью законодательства РФ. А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров. При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и Минфина России от 13.09.18 № 03-03-06/1/65618).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов. Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную. Каждую часть нужно проверить отдельно.

Так, во вводной части бухгалтерской «первички» должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

Далее следует содержательная часть первичного учетного документа. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).

Наконец, в заключительной части «первички» нужно отразить данные ответственного лица. А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события. Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП

По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете больше нет.

Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы. Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.

В одной и той же организации допустимо использовать все вышеперечисленные варианты (например, можно прописать, что какие-то документы будут оформляться по «своим» формам, а остальные — по унифицированным). Главное, чтобы соблюдались два условия. Первое: формы «первички должны быть утверждены руководителем организации. И второе: в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@; см. «Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).

Однако в некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится. Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина России от 04.12.12 № ПЗ-10/2012). В частности, только по унифицированным формам можно создавать приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2), кассовую книгу (КО-4), книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), а также расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-49 и Т-53).

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?

Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.

Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички». Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета. Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Сформировать накладные и счета‑фактуры в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности

Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг). Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@). Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через интернет с 25%-ной скидкой Входящие бесплатно

Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст. 5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом. Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации. В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги). Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина России от 21.01.19 № 07-04-09/2654.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».

Как исправлять «первичку»

Как быть, если при составлении первичного учетного документа была допущена ошибка? Как правильно внести изменения в документ?

Прежде всего, бухгалтеру нужно помнить, что есть группа «первички», которую в принципе нельзя исправлять. Речь идет о кассовых и банковских документах (приходные и расходные ордера, платежные поручения и т.п.). Запрет на изменение этих документов установлен в пункте 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У и в пункте 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Обратите внимание: при заполнении платежек на уплату налогов или взносов ошибок можно избежать, если формировать платежки автоматически. Некоторые веб-сервисы для сдачи отчетности (например, «Контур.Экстерн») позволяют сформировать платежку в один клик на основе данных из декларации (расчета) или присланного инспекций требования об уплате налога (взноса). Все необходимые обновления — реквизиты получателя и отправителя, актуальные КБК, коды для статуса плательщика — своевременно устанавливаются в сервисе без участия пользователя. При заполнении платежки все актуальные значения подставляются автоматически.

Автоматически сформировать платежку на уплату налога по данным из декларации и сдать отчетность через интернет

Также не допускается внесение исправлений в бланки строгой отчетности, выдаваемые вместо чеков ККТ. Об этом сказано в пункте 10 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Соответственно, если в любом из указанных документов была допущена ошибка, то испорченный документ к исполнению не принимается. Взамен него необходимо составить новый первичный учетный документ. При этом в отношении БСО установлено дополнительное требование: «бракованный» бланк следует перечеркнуть и подшить в книгу учета бланков за день заполнения.

Отдельно отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Поэтому на них запрет на внесение исправлений не распространяется.

Ошибка, допущенная в авансовом отчете, кассовой книге или любых других первичных бухгалтерских документах (за исключением тех, о которых было сказано выше), должна исправляться с сохранением документа (его реквизитов). Полностью заменить испорченный документ на новый в этих случаях уже нельзя (письмо Минфина России от 23.10.17 № 03-03-10/69280; см. «Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом»). Исправление ошибок возможно двумя способами.

Первый вариант прямо зафиксирован в законодательстве и предполагает внесение исправлений непосредственно в сам первичный документ. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и отдельно вписываются верные. Затем ставится дата, делается надпись «Исправлено» и проставляются подписи тех же лиц, что изначально подписали документ, с указанием их фамилий и инициалов (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете, п. 16 Положения по ведению бухучета).

Обратите внимание: если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой — для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.15 по делу № А43-27322/2014).

Второй способ предложен в письмах ФНС России от 05.03.18 № СД-4-3/4226@ и от 23.03.18 № СД-4-3/5412@, Минфина России от 22.01.16 № 07-01-09/2235. Чиновники рекомендуют не вносить изменения в первоначальный вариант документа, а составить исправленный первичный документ с тем же номером и датой, что и ошибочный документ. При этом обязательно нужно указать, что документ является исправленным, а также зафиксировать порядковый номер исправления и его дату. То есть в исправленном первичном документе должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________20__ г.» (это отличит его от нового документа, составленного взамен ошибочного, ведь, как было сказано выше, в описанной ситуации это недопустимо). Как отмечают чиновники, такой вариант корректировки документа оптимален для электронной «первички».

И в заключение отметим, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, можно вообще не исправлять. К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т.д. (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@).