Какие кадровые документы должны быть у ИП?

Обязательные кадровые документы

obyazatelnye_kadrovye_dokumenty.jpg

Похожие публикации

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

ООО: обязательные кадровые документы

Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году включает:

• штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• приказы по основной деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах сотрудников, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы — основания для их издания (ст. 68, 84.1 и др. ТК РФ);
• трудовые договоры с работниками (ст. 16, 56-59 ТК РФ);
• трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электронном виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ);
• «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. 40-44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003);
• табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
• ежегодно составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• личные карточки работников формы № Т-2 (п. 12, 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
• Положение об обработке и защите персональных данных сотрудников (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. 86, 87 ТК РФ);
• Инструкции и положения по охране труда на предприятии, журналы о прохождении инструктажа по технике безопасности (ст. 212 ТК РФ).

Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия:

Обстоятельство, при котором требуется наличие документа

Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива)

Должностные инструкции (ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009)

Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию)

Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002)

В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников

Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров

Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну

Положение об аттестации сотрудников (ст. 49 закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ)

Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций

Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Может оформляться как приложение к колдоговору.

При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы.

Положение о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ)

При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены.

Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение.

Если для работы необходимо наличие медкнижки

Возможно, компании понадобятся и иные, обязательные для определенных ситуаций, документы по кадрам — это зависит от вида деятельности, условий труда и иных факторов.

Микропредприятие: обязательные кадровые документы

Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.

Согласно ст 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.

Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.

Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не более 15 человек (ст. 4 закона № 209-ФЗ от 24.07.2007, Постановление Правительства № 265 от 04.04.2016).

Обязательные кадровые документы для ИП

Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Какие кадровые документы являются обязательными для ИП?

Обязательные кадровые документы ИП должны быть составлены в соответствии с действующим трудовым законодательством. Правила составления и ведения кадровой документации должны выполняться не только государственными организациями, но и индивидуальными предпринимателями. Когда кадровая документация ведется в соответствии с установленными нормами, у бизнесменов не возникает недоразумений с набранным штатом сотрудников, особенно если случаются трудовые споры.

Для чего составляется кадровая документация

Но главное, когда контролирующие органы проверяют предприятие, хозяин будет спокоен, если все учетные документы подтверждают, что все хозяйственные операции по осуществлению предпринимательской деятельности ведутся добросовестно и не выходят за рамки закона.

Отчет приходится держать и перед трудовой инспекцией, Пенсионным фондом и другими контролирующими органами. Вполне объяснимо, что всякая индивидуальная деятельность направлена на получение прибыли, и государство не остается в стороне, контролируя предпринимателей, требуя от них в законодательном порядке грамотно составленных бухгалтерских и кадровых документов для ИП. Их состав всецело может меняться в зависимости от деятельности предприятия и всех условий, в которых работают сотрудники.

Индивидуальное предприятие уравнено на сегодняшний день с остальными предприятиями в трудовых правоотношениях, потому кадровые документы в нем обязательны в полном составе и должны быть юридически правильно оформлены.

Какие кадровые документы нужно иметь

Какие кадровые документы должны быть у ИП? Перечень нужных кадровых документов ИП не очень большой. Представленный список не зависит от выбранной формы налогообложения. У всех предпринимателей обязаны быть такие документы, касающиеся кадров:

• правила, разработанные для внутреннего распорядка;
• штатное расписание;
• журналы регистрации, где отмечаются сведения о различных справках, выдаваемых работникам.
• трудовые договоры, заключенные с подчиненными;
• табель, в котором учитывается время работы каждого сотрудника;
• положения и различные инструкции с зафиксированными сведениями об оплате за все проделанные работы, о защите индивидуальных данных каждого сотрудника;
• коллективный договор;
• данные о дополнительных финансовых выплатах и премиях;
• личная карточка каждого наемного работника и его трудовая книжка;
• отдельная книга, в которую вносятся все передвижения трудовых книжек и вкладышей (в том случае, если они прилагаются);
• книга учета, в которой указаны даты, когда выдавались бланки трудовых книжек;
• составленный график отпусков;
• инструктаж по охране труда и журнал, где отмечается, что каждый сотрудник был ознакомлен с правилами, касающимися охраны труда;
• журнал, в котором регистрируются все приказы;
• другие документы на работника ИП.

Этот список возможно продолжить только тогда, когда специфика производства работодателя потребует новых обязательств и возникнет необходимость оформления непредвиденных новых документов.

Для дальнейшей работы, чтобы не возникало никаких трений между руководителем и работником, необходимы кадровые документы, которые облегчают работу всего коллектива. К ним приравниваются:

1. Должностная инструкция для тех работников, у которых в трудовом договоре не прописаны четко их должностные обязанности, но имеется отсылка на определенную должностную инструкцию.
2. Составленные графики, указывающие, какой сотрудник работал в какое время суток, если рабочий процесс состоит из смен.
3. Учет сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день. В ведомости должны быть указаны должности.
4. Договоры с данными об общей либо индивидуальной материальной ответственности работника/работников. Но это в том случае, если штат состоит из материально ответственных лиц.
5. Журналы учета, подтверждающие, что работники прошли медицинское освидетельствование и медосмотр показал, что данный сотрудник здоров.
6. Особое положение, которое предупреждает об ответственности за соблюдение коммерческой тайны. Такое положение при необходимости включают и в трудовой договор.
7. Положение о денежных вознаграждениях.

Какой формы нужно придерживаться

Бизнесмены вправе оформлять кадровые документы по определенным формам, установленным законом, но они могут это сделать и произвольно. Это зависит от отношений, регулирующихся документами, деятельности предприятия, условий труда.

Приказ, составленный в свободной форме, не нарушает трудовое законодательство, права работников при этом не пострадают, если документ будет со всеми реквизитами, распоряжения составлены грамотно, четко и полно. Каждый работник должен быть вовремя ознакомлен с приказом. Но такая форма может вызвать затруднения с налоговым инспектором, так как есть вероятность нарушения правил учета доходов/расходов. Поэтому придерживаться унифицированной формы все же удобнее.

Документ, который регламентирует оформление большего числа кадровых документов, — это постановление Госкомстата РФ.

Индивидуальный предприниматель, когда принимает людей на какую-либо определенную должность, возлагает на себя большую ответственность за их нормальное состояние на предоставленном рабочем месте. Точно так же он отвечает и за те документы, которые ему были доверены и которые существуют на предприятии. Они должны храниться правильно, с учетом сроков, которые определяют законы и акты государства.

Предпринимателю не вменяется создавать бухгалтерию, как на государственном предприятии, но документооборот и налоговый учет должны быть в идеальном порядке. Чтобы бизнес процветал, конечно, не обойтись без профессионального персонала, высококлассного оборудования, но если не налажена организация ведения документации, многие фирмы из-за этого терпят фиаско.

Если кадровая документация отсутствует вовсе, проверяющим органам невозможно оценить трудовую деятельность предприятия, а у работника могут возникнуть большие проблемы, когда, например, потребуется начислять пенсию. Поэтому отсутствие этих бумаг, возможно, расценят как нарушение законодательства о труде.

Ошибки при оформлении кадровой документации расцениваются контролирующими органами как нарушение трудовых прав работающих на частном предприятии.

Такие ошибки приводят к административной ответственности.

ИП, которые допускают неправильные условия хранения, ведения, учета либо использования документов, нарушение норм, с помощью которых регулируется их получение, обработка и защита персональных данных каждого работника, привлекаются к дисциплинарной или материальной ответственности.

Должен ли ИП вести кадровый учет?

Должен ли ИП вести кадровый учет? Трудовому кодексу не важно, ИП вы или крупный бизнесмен, упрощенка у вас или общеустановленный режим, 1-10 сотрудников или многотысячная «армия» подчиненных. Вы обязаны, да-да, обязаны вести кадровый учет.

Должен ли ИП вести кадровый учет?

Рубрика: Кадровый аудит

Это человек, который решил заняться бизнесом. У него несколько наемных работников или он сам пашет, как проклятый. У него нет средств на хорошего бухгалтера, учет ведет сам, кое-как сводя (нет-нет, не дебет с кредитом) цифры для сдачи налоговой отчетности.

Директор ТОО, конечно же, круче. Это фирма, именно с ней, фирмой, заключают договоры, подписывают контракты и ведут общие дела. В фирме есть главбух, секретарь, иногда даже кадровик.

Но что я вам имею сказать: Трудовому кодексу (вот, кстати и изменения в трудовом кодексе РК) не важно, ИП вы или крупный бизнесмен, упрощенка у вас или общеустановленный режим, 1-10 сотрудников или многотысячная «армия» подчиненных. Вы обязаны, да-да, именно вы! обязаны вести кадровый учет.

И после того, как я огорошила вас этой новостью, нужно дать определение: что же такое кадровый учет простыми словами? Это процедуры, которыми оформляются трудовые отношения между работниками и работодателем:

1. Прием на работу;
2. Перевод на другие рабочие места;
3. Предоставление отпуска;
4. Направление работников в командировку;
5. Оформление материальной ответственности;
6. Оформление дисциплинарных взысканий;
7. Процесс приема, хранения и выдачи трудовой книжки;
8. Выдача справок по заработной плате, с места работы, выдача характеристик;
9. Увольнение работников.
10. Кстати, воинский учет, техника труда и безопасности, сдача в архив документов – это тоже кадровые процедуры.

И если исходить из обычных кадровых процедур, то мы понимаем, что кадровый учет должен вести индивидуальный предприниматель, который на работу нанимает работников или планирует их нанимать.

Обратите внимание, что перед тем, как нанять работников, вы должны:

1. Составить и утвердить штатное расписание с должностными окладами;
2. Разработать и утвердить локально-нормативные акты. Локально-нормативные акты – это внутренние документы, которые регулируют работу компании, упорядочивают ее бизнес-процессы;

К таким документам относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение о защите персональных данных работников;
• Положение об оплате труда (при необходимости);
• Положение о структурных подразделениях;
• Должностные инструкции работников;
• Регламенты по работе на отдельных участках;
• Коллективный договор;
• Положения об испытательном сроке, по аттестации и другое.

Оформить и утвердить журналы учета кадровых документов;

Определить перечень всех кадровых документов, которые должны быть оформлены.

Следующий этап – прием работников на работу. Какие кадровые документы нам понадобятся на этапе оформления работника:

Наименование документа	Примечание
Штатное расписание с указанием окладов	Обязательный документ при расторжении трудового договора по сокращению численности и штата
Правила внутреннего трудового распорядка	Обязательный документ
Положение о персональных данных	Есть штрафы за отсутствие
Согласие о сборе и обработке персональных данных	Есть штрафы за отсутствие
Табель учета рабочего времени	Основной и обязательный документ для расчета заработной платы
График отпусков	Обязательный документ
График смен	При необходимости
Регламенты по работе в отделах / участках
Положение об оплате труда	Необязательный документ
Трудовой договор
Должностная инструкция	Необязательный документ, но если его составлять, то он должен быть максимально приближен к реалиям, а не просто скачан из интернета
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	По хорошему счету должен быть изначально целый пакет документов
Договор о коллективной материальной ответственности	Желателен в торговых точках, складах, цехах
Приказ о приеме на работу	Обязательный документ
Личное дело (карточка Т2, заявление о приеме на работу, заявление на вычет по ИПН, лист ознакомления с обязательными локальными актами работодателя, ТБ, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, адресная справка, дипломы, военный билет для учета военнообязанных и т.п.)	Обязательно

Остальные документы будут образовываться в период деятельности работника (переводы, больничные, отпуска, командировки и т.п.). Как правило, в этот период оформляются различные приказы, направления, договоры на обучение, привлечение работника к материальной ответственности или наложение дисциплинарного взыскания. И многие другие кадровые процедуры.

Особое внимание необходимо уделить оформлению материальной ответственности. Эта процедура регламентирована Трудовым кодексом РК, но не мешает многим предпринимателям игнорировать прописанные нормы. Чем грозит предпринимателю неправильно оформленная материальная ответственность работника? Вы просто не сможете в правовом поле взыскать с работника причиненный ущерб.

На основании положений Трудового кодекса от 23 ноября 2015 года № 414-V рекомендовано разработать:

• Перечень должностей работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности;
• Типовой договор о полной материальной ответственности;
• Приказ на материально-ответственных лиц;
• И уже потом на основании типового договора разрабатываются договоры на отдельных работников.

Также нужно будет заключить договор страхования работников от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей.

К тому же может понадобиться и разработка коллективного договора. Пока вопрос завис в воздухе, проверок нет, но ответственность за отсутствие просто несоразмерная. Писать много не буду, если заинтересует, то прочтите здесь — //hr.kazinvoice.kz/but-ili-ne-but-kollektivnomy-dogovory/ .

Какие обязательства возникают у ИП-работодателя?

1. Вести кадровый учет;
2. Направлять работников на медосмотр;
3. Заключать трудовые договоры;
4. Выплачивать заработную плату. Собирать подписи в ведомостях
   и РКО, выдавать расчетный листок;
5. Оплачивать больничные листы;
6. Предоставлять работникам оплачиваемый отпуск;
7. Возмещать работникам ущерб;
8. Создавать санитарно-гигиенические и бытовые условия;
9. Страховать работника от несчастных случаев на работе;
10. Соблюдать нормы продолжительности рабочего времени и отдыха;
11. Вести табель учета рабочего времени;
12. Соблюдать условия труда, технику безопасности;
13. Безвозмездно обеспечивать работников СИЗ – средствами
    индивидуальной защиты.

Что будет, если вы не оформляете учет правильно?

Если вы не заключили трудовой договор с работником, то ожидайте штрафа в размере 40 МРП (примерно 80 000 тенге на 2016 год) .

Приняли на работу несовершеннолетнего и не заключили трудовой договор? Штраф за это нарушение уже составит 70 МРП (140 000 тенге) ;

Если не оформили у себя на предприятии должным образом защиту персональных данных, то готовьтесь заплатить 30 МРП в бюджет – примерно 60 000 тенге на 2015 год;

Если вы не вовремя выплачиваете работникам заработную плату или не оплачиваете сверхурочные часы, то вам грозит штраф в размере 40 МРП ;

Не предоставляете отпуск (очень частое нарушение)? Тогда готовьте еще 40 МРП к оплате;

Не храните, а равно уничтожаете личные данные работников? Штраф составит 10 МРП – 20 000 тенге .

Итого, при самых скромных подсчетах, а поверьте мне, это действительно очень скромные подсчеты, урон вашему бизнесу от того, что вы не ведете кадровый учет, составить: 460 000 тенге.

У вас есть такие деньги на штрафы? Я думаю, что их лучше пусть на развитие бизнеса или на свои личные нужды.

Если вы не знаете, ведется ли в вашей компании кадровый учет…
Если вы не уверены, что кадровый учет ведется правильно…

Тогда скачайте Чек-лист по кадровому учету. Этот чек-лист поможет вам на начальном этапе определить, какие документы у вас ведутся, а какие нет.

Я, Екатерина Лебедь

Эксперт в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства РК в МСБ. Бизнес-спикер для специалистов, ведущих кадровый учет.

Особенности регулирования трудовых отношений в микроорганизациях и у индивидуальных предпринимателей

Ведение кадровой документации возложено на кадровую службу. При этом кадровая служба организации может существовать не только в форме структурного подразделения, но и в виде одного и (или) нескольких исполнителей (в микроорганизации обязанность по оформлению и хранению кадровой документации может быть поручена секретарю или главному бухгалтеру). В данной публикации мы расскажем об особенностях ведения кадрового делопроизводства в микроорганизациях и у индивидуальных предпринимателей.

В целях оптимизации и совершенствования работы по ведению кадрового делопроизводства индивидуальными предпринимателями и микроорганизациями, его упрощения, а также создания более удобной системы ведения документов кадрового делопроизводства Правительство Республики Беларусь разработало Перечень документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками.

Справочно:
к микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (ст. 3 Закона № 148-З).

Ситуация 1
Какой необходимый минимум кадровых документов должен быть в микроорганизации?

ТК определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.).

К таким документам рекомендуется относить:

1) правила внутреннего трудового распорядка;

2) письменные трудовые договоры (контракты);

3) штатное расписание;

4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);

5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);

6) трудовые книжки (вкладыши к ним) работников;

7) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

уведомление работника о продлении контракта, заключении нового ко нтракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта;

9) заявления работников о предоставлении отпуска;

10) табель учета использования рабочего времени;

11) расчетные листки.

Приведенный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций может возникать обязанность оформления иных документов.

Ситуация 2
Директор частного унитарного предприятия уволился. Собственник решил сам управлять организацией.
Какие кадровые документы необходимо оформить в данном случае?

Органом унитарного предприятия является руководитель, который назначается собственником имущества и ему подотчетен. Собственник имущества унитарного предприятия – физическое лицо вправе непосредственно осуществлять функции руководителя (п. 4 ст. 113 ГК).

Законодательством о труде не определен порядок заключения трудового договора в случае, когда руководитель организации одновременно является единственным собственником имущества.

В связи с этим руководителю частного унитарного предприятия, являющемуся исполнительным органом юридического лица, который одновременно является единственным собственником имущества такого предприятия, следует осуществлять свои полномочия без оформления трудового договора. Однако оформить такие отношения надо путем издания приказа, после чего включить в штатное расписание должность руководителя.

Отметим, что установление учредителем себе уже как руководителю организации соответствующего должностного оклада, который отражается в штатном расписании за выполнение им работы руководителя, не противоречит законодательству.

Кроме того, необходимо внести запись в трудовую книжку о приеме на работу.

Справочно:
приказ о предоставлении отпуска может быть заменен на записку об отпуске, форма которой утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139.

Справочно:
на руководителя организации, который одновременно является единственным собственником имущества данного предприятия, положения гл. 18 ТК не распространяются (часть вторая ст. 252 ТК).

Ситуация 3
Какие особенности по регулированию трудовых отношений предусмотрены законодательством для микроорганизаций?

Одной из особенностей является возможность заключать срочный трудовой договор без учета ограничений, установленных частью второй ст. 17 ТК. После изменений, внесенных в ТК Законом Республики Беларусь от 08.01.2014 № 131-З «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь», микроорганизациям разрешено заключать срочный трудовой договор даже в тех случаях, когда трудовые отношения носят постоянный характер.
Такие же исключения предусмотрены при приеме на работу к индивидуальному предпринимателю.

Законодательство предоставляет микроорганизациям и другие льготы. Так, руководитель микроорганизации, товарищества собственников, общественной и религиозной организации (объединения) вправе вести бухгалтерский учет и составлять отчетность лично, если этот руководитель отвечает требованиям, предъявляемым к главному бухгалтеру, указанным в п. 3 ст. 8 Закона о бухучете, а именно:

– наличие высшего или среднего специального образования, предоставляющего в соответствии с законодательством Республики Беларусь право работать по специальности бухгалтера, и стажа работы по специальности бухгалтера не менее 3 лет;

–отсутствие непогашенной или неснятой судимости за совершение преступления против собственности и порядка осуществления экономической деятельности.

ЭТО ВАЖНО! Кроме того, в микроорганизациях установлены особенности по прохождению стажировки, проведению вводного инструктажа, а именно:

– вводный инструктаж по охране труда может проводить руководитель организации. В иных случаях вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист, на которого приказом нанимателя (работодателя) возложены эти функции, со всеми вновь принятыми на работу по утвержденной руководителем организации программе;

– в случае, когда в микроорганизации невозможно обеспечить прохождение рабочими стажировки, допускается ее прохождение в другой организации, где имеются аналогичные профессии, выполняются аналогичные виды работ (часть вторая п. 24 Инструкции № 175).

Справочно:
унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество. Имущество частного унитарного предприятия находится в частной собственности физического лица (совместной собственности супругов) либо юридического лица и принадлежит такому предприятию на праве хозяйственного ведения (ст. 113 ГК).

Ситуация 4
Существуют ли специальные требования к оформлению кадровых документов при приеме на работу к индивидуальному предпринимателю?

Действующее законодательство не содержит каких-либо специальных требований, однако некоторые отличия в оформлении кадровых документов все же есть.

Так, при издании приказов в качестве названия юридического лица указываем, например, «Индивидуальный предприниматель Пинчук Светлана Викторовна».
При внесении записи о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю в гр. 3 трудовой книжки работника в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, дата и номер решения о государственной регистрации (п. 27 Инструкции № 40).

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним индивидуальных предпринимателей осуществляют местные исполнительные и распорядительные органы по месту их жительства, а в г. Минске – местные администрации районов по месту жительства (п. 84 Инструкции № 40).

В случае прекращения деятельности индивидуального предпринимателя данный наниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган по месту жительства индивидуального предпринимателя (п. 82 Инструкции № 40).

В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя заверение и титульного листа трудовой книжки, и соответствующих записей производится печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (п. 25 Инструкции № 40).

В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, в т.ч. записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)), заверяются печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (пп. 44, 71 Инструкции № 40).

Ситуация 5
Организация утратила статус микроорганизации (количество принятых работников составило 50 человек).Надо ли перезаключать срочные трудовые договоры с ранее принятыми работниками?

Если наниматель утратил статус микроорганизации, то он утратил право и на заключение срочных трудовых договоров без учета требований к срочным трудовым договорам, предусмотренных частью второй ст. 17 ТК.

Следовательно, при истечении сроков действующих трудовых договоров наниматель обязан будет расторгнуть трудовые договоры и заключить с работниками бессрочные трудовые договоры или контракты.

При этом следует иметь в виду, что при заключении контрактов с работниками, имеющими дополнительные гарантии, предусмотренные действующим законодательством, наниматель обязан соблюсти дополнительные процедуры.

Заключение контракта сразу же по истечении срока действия срочного трудового договора не противоречит действующему законодательству.

Напомним, что заключение контракта является изменением существенных условий труда и осуществляется в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, о чем работник должен быть письменно предупрежден не позднее чем за 1 месяц до заключения контракта.

Причины производственного, организационного и экономического характера, явившиеся основанием для перевода работника на контрактную форму найма, могут быть выражены, в частности, в рационализации рабочих мест, изменении техники и технологии производства, введении новых форм организации труда, создании условий экономической заинтересованности работников в результатах труда (часть вторая п.9 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 26.06.2008 № 4 «О практике рассмотрения судами трудовых споров, связанных с контрактной формой найма работников»).

При этом на основании подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5 руководителям организаций предоставлено право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней.

Изменение условий и прекращение трудового договора с работником наниматель обязан оформить приказом (распоряжением) (п. 15 части первой ст. 55 ТК).

Кроме того, законодательством о труде не ограничено право сторон на основании соглашения заключить трудовой договор до истечения срока действия ранее заключенного договора.

Виктория Яловая, юрист

Документ:
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135 «Об утверждении Рекомендаций по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками» (Рекомендации по перечню документов).

Закон Республики Беларусь от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства» (Закон № 148-З).

Указ Президента Республики Беларусь от 21.05.2009 № 255 «О некоторых мерах государственной поддержки малого предпринимательства».

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон о бухучете).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и дело-производству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (УСОРД).

Положение о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.09.1999 № 1476.

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (Декрет № 5).

Кадровые документы, которые должны быть в организации

• Для чего нужны кадровые документы?
• Какие бывают кадровые документы?
• Обязательные кадровые документы индивидуального характера
• Обязательные кадровые документы в организации общего назначения
• Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов
• Итоги

Для чего нужны кадровые документы?

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

• документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
• документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

• трудовой контракт (форма ТД-1);

• трудовая книжка;
• распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

• личная карточка работника (форма Т-2);

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

• распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

• штатное расписание (форма Т-3);

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

• график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
• табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

• прочие нормативные документы:
• по охране труда;
• о защите персональных данных;
• коллективный договор;
• по внутреннему распорядку;
• об оплате труда и премировании;
• о коммерческой тайне;
• журналы учета:
• трудовых книжек;
• контрактов;
• больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

• Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
• В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Пример:

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

• для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
• для компании — 10 000–50 000 руб.

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.