Один файл для налоговой может содержать электронные документы в разных форматах

Один файл для налоговой может содержать электронные документы в разных форматах

Одна из основных проблем, стоящих на пути внедрения электронного документооборота в Украине, – человеческий фактор. Многих представителей бизнеса беспокоит вопрос: как относятся контролирующие органы к электронным документам? Постараюсь ответить.

Десятки тысяч украинских компаний уже перевели весь документооборот в электронный формат. Они обмениваются с контрагентами документами, подписанными с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), и представляют их для проверки в контролирующие органы. Тем не менее у сотрудников бухгалтерий и юридических департаментов некоторых компаний все еще нет уверенности в легитимности электронных документов. Они опасаются, что, если в один прекрасный день на предприятие нагрянет налоговая, с электронными документами могут возникнуть проблемы. На самом деле вся правовая база Украины давно готова к электронному документообороту (далее – ЭДО), а сотрудники налоговой прекрасно осведомлены о том, как работать с документами в цифровом формате.

Закон № 851, регулирующий ЭДО в Украине, был принят еще в 2003 году. Это было знаковое событие в истории нашей страны. Последние правки в него внесены Законом № 2155 в январе 2020 года. После чего ушло в прошлое понятие ЭЦП (электронная цифровая подпись). Сейчас электронная подпись называется КЭП.

Существует множество других правовых актов, которые регулируют ЭДО и взаимоотношения бизнеса и налоговой. Один из них – Порядок № 557.

Согласно действующему законодательству электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Это подтверждает письмо ГФСУ от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15:

Итак, электронный документ, который составлен в соответствии с требованиями действующего законодательства и который содержит все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде.

Так что к электронному формату документов у налоговой вопросов быть не может. Главное, что необходимо помнить, чтобы избежать проблем во время проверок, – документы должны быть составлены правильно. При этом нормы составления бумажных и электронных документов ничем не отличаются. Кроме подписи.

КЭП и защищенные носители

Электронный документ должен быть подписан действительной электронной подписью, выданной Квалифицированным поставщиком электронных доверительных услуг. Сейчас таких поставщиков в Украине двадцать. Со списком можно ознакомиться на сайте Минцифры. На этом же сайте есть опция проверки целостности электронного документа и актуальности подписи. Практика показывает, что представители налоговой об этом прекрасно осведомлены, и если с электронным документом все в порядке, ни о чем не стоит волноваться.

Есть один нюанс, который вызывает вопросы у представителей бизнеса: правила хранения КЭП. А вдруг у налоговой возникнут претензии по поводу того, что ваша КЭП хранится не на защищенном носителе? Эти опасения абсолютно беспочвенны. В Законе № 2155 четко определен круг лиц, обязанных хранить КЭП только на защищенных устройствах. В основном это госслужащие, регистраторы и нотариусы. Сотрудники частных предприятий могут хранить свои КЭП на флешке. Согласно законодательству лицо, получившее КЭП, обязано надежно хранить свой электронный ключ и никому его не передавать. На предприятии можно передать право подписания тех или иных документов по доверенности от имени компании, но сотрудник, который будет подписывать документы, должен получать КЭП самостоятельно. При соблюдении этих правил претензий по поводу хранения КЭП у налоговой не возникнет.

Вместе с тем за изменениями в законодательстве следить не помешает. 31 декабря 2021 года закончится тестовый период эксплуатации усовершенствованной электронной подписи, и в Закон № 2155 будут внесены правки, регламентирующие использование КЭП на незащищенных носителях.

Остается добавить, что, хотя законодательство не требует обязательно хранить свою КЭП на защищенном от копирования аппаратном токене, дополнительные меры безопасности не помешают. Альтернативой токенам может быть Mobile Id – разновидность персональной КЭП, записанной на специальной SIM-карте смартфона.

В случае если на предприятие приходит налоговая, любые документы могут быть представлены инспектору исключительно в электронном формате. Представитель налоговой может попросить распечатать документ и дополнительно завизировать его. Вместе с тем ни в одном нормативном акте, законе или письме ГФС нет ни слова о том, что электронные документы надо обязательно распечатывать для представления в контролирующие органы. В вашей компании вообще может не быть принтера. Так что документы для проверки можно представлять на любом цифровом носителе. В упомянутом выше письме ГФСУ от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15 указано, что электронный документ, который составлен в соответствии с требованиями законодательства и имеет все необходимые реквизиты, обладает такой же юридической силой, как и документ в бумажном формате.

Еще один вопрос, который требует разъяснения: что считается оригиналом электронного документа? Здесь все не так, как с бумагой. Копия файла самого документа и файлов подписей к нему тоже считаются оригиналом. Скопировав на флешку весь пакет необходимых файлов, содержащих информацию о подписанном документе, и передав их налоговой, вы предоставляете оригинал – таким образом, и у вас, и у контрагента, и у налоговой будут оригиналы документа.

В соответствии с разд. VII Закона № 2155 оригиналом электронного документа считается «электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи». Все экземпляры электронного документа, которые были отправлены нескольким адресатам или хранятся на разных электронных носителях, являются оригиналами.

В законодательстве остаются моменты, требующие доработки. Они не критичны, но внесение абсолютной ясности во все аспекты ЭДО будут способствовать его массовому внедрению. Один из примеров: дата создания документа. Подписанный электронный документ содержит как информацию о дате создания, так и метки времени, фиксирующие момент подписания документа сторонами. Возникает вопрос: какой момент времени контролирующие органы будут считать временем создания?

Прецедентов, когда разница во времени между датой создания и датой подписания вызывала вопросы у налоговой, еще не было. Все прекрасно понимают, что между датой создания документа и датой его подписания всеми сторонами могут пройти недели. Тем не менее наличие разных меток времени на электронном документе некоторых пугает. Какой именно момент считать датой поставки услуг – пока еще не вполне понятно.

Очередной проект изменений в НКУ уже находится на рассмотрении в Верховной Раде, который предусматривает внесение изменений в ст. 187 НКУ (п. 1, пп.»б»):

Для документов, составленных в электронной форме в соответствии с требованиями Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», датой оформления электронного документа, удостоверяющего факт поставки услуг плательщиком налога, считается дата составления такого электронного документа.

Бумажные документы, а с ними и собственноручные подписи и мокрые печати, уходят в прошлое. Электронный документооборот – это неизбежность. Изобретенная почти две тысячи лет назад бумага исчерпала себя как носитель информации, и чем раньше украинские компании адаптируются к новым реалиям, тем быстрее они повысят эффективность своего бизнеса и сократят расходы и время на обработку документов. А мимоходом и об экологии позаботятся: производство бумаги – одна из трех самых «грязных» технологий.

4. Порядок № 557 – Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557.

_____________________________________________
© ТОВ «ІАЦ «ЛІГА», ТОВ «ЛІГА ЗАКОН», 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов’язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ «ЛІГА ЗАКОН» заборонено.

2. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности

2. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности

Слово «формат» имеет много значений. В области компьютерных технологий под термином «формат» понимается структура информационного объекта. Например, форматом файла называют способ организации элементов информации (битов, байтов) в файле, а формат электронного документа определяет способ расположения и представления данных в электронном документе.

Существует множество различных форматов электронных документов. В целом их можно разделить на «однопрограммные», т. е., контролируемые и поддерживаемые только одним программным разработчиком, и «многопрограммные», которые поддерживаются несколькими разработчиками и могут обрабатываться различными программами.

Основные форматы электронных документов.

1. Текстовые форматы. Они чаше всего создаются при помощи текстовых процессоров. Наиболее распространенными текстовыми форматами являются:

1) однопрограммные форматы Microsoft Word, WordPerfect, которые имеют расширение той программы, в которой создаются;

2) формат RTF, который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста;

в) формат PDF (Portable Document Format), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы Adobe Acrobat.

2. Графические форматы. Они хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся на два основных типа:

1) векторные форматы, которые хранят изображение как набор геометрических фигур. Среди них наиболее распространены:

а) формат DXF (Drawing Interchange Format), широко применяемый в программах компьютерного дизайна, используемых инженерами, архитекторами;

б) формат EPS (Encapsulated PostScript), широко используемый в настольных издательских системах;

в) формат CGM (Computer Graphics Metafile) широко применяемый во многих графических редакторах (например, в редакторе Photoshop);

2) растровые форматы, которые хранят изображение как набор точек-пикселей. При изменении масштаба изображения растровая графика получает искажения. Среди растровых форматов наиболее распространены:

а) формат BMP (Bitmap) – относительно низкокачественный формат, чаще всего используемый в текстовых процессорах;

б) формат TIFF (Tagged Image File Format), широко применяемый во многих программных приложениях;

в) формат GIF (Graphics Interchange Format), широко используемый в программах, предназначенных для Интернета.

3. Форматы баз данных создаются при помощи систем управления базами данных (СУБД). Они состоят из полей и таблиц, содержащих отдельные элементы информации. Программа позволяет устанавливать связи между разрозненными элементами. Например, база данных о покупателях может содержать поля с именами покупателей, адресами и сведениями о покупках. Эти поля могут быть организованы в отдельные таблицы (например, одна таблица для всех полей с именами покупателей). Базы данных можно конвертировать в текстовый формат, но при этом будут утрачены связи между полями и таблицами (например, может получиться 10 страниц имен, 10 страниц адресов и 1000 страниц сведений о покупках, т. е. бессвязная информация).

4. Форматы электронных таблиц. Файлы в формате электронных таблиц хранят в ячейках числа и взаимосвязи между этими числами. Так, одна ячейка может содержать формулу, которая суммирует данные двух других ячеек. Как и файлы баз данных, файлы электронных таблиц обычно имеют формат той программы, при помощи которой созданы. Некоторые программы могут импортировать и экспортировать данные других источников, в том числе программ, предназначенных для такого обмена данными (например, формат DIF (Data Interchange Format). Файлы электронных таблиц можно преобразовать в текстовые файлы, но значения и взаимосвязи между числами при этом будут утрачены.

5. Видео – и аудиоформаты. Эти форматы содержат движущиеся изображения (цифровое видео, анимацию) и звуковые данные, которые чаше всего создаются и просматриваются при помощи соответствующих программ и хранятся в однопрограммном формате. Наиболее используемыми из них являются форматы Quick Time и MPEG (Motion Picture Experts Group).

6. Языки разметки, также называемые форматами разметки, содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержав файла. К ним относятся:

1) SGML (Standard Generalized Markup Language), который используете во многих странах мира в государственных органах и является международным стандартом;

2) HTML (Hypertext Markup Language), который используется для отображения почти всей информации в сети World Wide Web;

3) XML (Extensible Markup Language) – относительно простой язык, основанный на SGML и получивший популярность при управлении информацией и обмене ею.

Формат PDF, созданный фирмой Adobe Systems Inc., весьма популярен при обмене документами и широко используется для документов сети Интернет, потому что он позволяет сохранить оригинальный внешний вид документов и затрудняет внесение изменений в документ. По оценке компании Adobe уже пол миллиарда людей загрузили ее бесплатную программу просмотра PDF-файлов, многие предприятия выбрали данный формат в качестве стандарта для передачи и хранения документов, а немало независимых разработчиков предлагают продукты, поддерживающие PDF, причем некоторые бесплатно.

Модифицированная версия формата, названная PDF-Archive (PDF-A), рассматривается за рубежом в качестве одного из двух основных форматов, которые могут в будущем использоваться для архивного хранения электронных документов. Вторым форматом является XML.

Можно утверждать, что наибольшее распространение в сфере управления в настоящее время получили документы, создаваемые при помощи текстовых процессоров, особенно программы Microsoft Word. Значительное количество управленческих документов создается и в формате электронных таблиц (чаше всего при помощи табличного процессора Microsoft Excel), и в формате презентационных слайдов (подготовленных при помощи системы подготовки презентаций Microsoft PowerPoint). Немало электронных документов порождают такие относительно недавно появившиеся технологии, как электронная почта, видеоконференции, веб-сайты. В перспективе крупными «производителями» электронных документов могут стать многие другие технологии, например геоинформационные системы, операторские центры.

Каждый из форматов электронных документов имеет свои достоинства и недостатки при использовании в документационном обеспечении управления. Например, текстовые форматы (Word Perfect, Microsoft Word, RTF и др.) удобны для проведения контекстного поиска по документам в базе данных, а графические форматы (PDF, TIFF и др.) позволяют получить при сканировании изображение документа со всеми его внешними особенностями, хранить документы в том же виде, что и на бумаге, со всеми подписями и визами.

Формат MS Word весьма удобен при редактировании документа и групповой работе с ним, однако файл MS Word хранит много скрытой информации (прежде всего о сделанных в файле изменениях) и, следовательно, весьма небезопасен с точки зрения утечки служебной информации. В ряде случаев, таких как коммерческое предложение или проект контракта, скрытая информация позволяет установить, каковы были исходные предположения и кто оказал на текст наибольшее влияние.

При групповой подготовке документа анализ правки дает возможность узнать не только фамилии людей, ее сделавших, но и кто какой именно вклад внес в итоговый вариант.

Основной вопрос, возникающий в связи с форматами электронных документов, – это вопрос конвертации и (или) миграции электронных документов. При конвертации изменяется формат электронного документа, а при миграции производится перемещение электронного документа с одной программной платформы или носителя на другой без изменения формата. Однако и при миграции может понадобиться конвертация электронного документа. Например, при перемещении электронного документа из операционной системы Macintoch в операционную систему Microsoft Windows необходима конвертация электронного документа в новый формат (например, RTF или Word 2000).

При этом возможно 3 основных типа потерь, которые необходимо учитывать при хранении электронных документов:

1) потеря данных. При потере данных в определенной степени теряется и содержание документа. Электронный документ становится неполноценным и недостоверным;

2) потеря внешнего вида, структуры электронного документа. Например, при конвертации текстовых документов в формат RTF можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов;

3) потеря связей между данными (в электронных таблицах, базах данных) также делает документ неполноценным.

Необходимо учитывать, что копия документа может быть юридически признана таковой только в случае, если она создана проверенным способом и является точной, полноценной и надежной для длительного использования.

Второй вопрос, связанный с форматами и управлением электронными документами, – это вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения – программ сжатия файлов (WinZip, ZipMagic и др.), которым также присуши проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.

Возможности использования PDF-Archive формата в электронных архивах ограничены: в частности, формат PDF-A не подходит для архивного хранения аудиовизуальных документов.

Подводя итоги: следует отметить, что ни один из форматов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

4.2.33. Услуги специализированных организаций по проведению экспертизы, обследований, выдаче заключений и предоставлению иных документов, наличие которых обязательно для получения лицензии (разрешения) на осуществление конкретного вида деятельности

4.2.33. Услуги специализированных организаций по проведению экспертизы, обследований, выдаче заключений и предоставлению иных документов, наличие которых обязательно для получения лицензии (разрешения) на осуществление конкретного вида деятельности Лицензия – это

Глава 9 Форматы файлов

Глава 9 Форматы файлов Важность формата файла легко недооценить. Собственно говоря, пока все вышеописанное можно было осуществить без каких-либо познаний в этой области. Например, в главе об организации фотографий не упоминался самый популярный цифровой формат – JPG – и

Форматы файлов изображений

Форматы файлов изображений Один из самых популярных форматов файлов – это JPG, который также называется JPEG, файловое расширение. jpg (произносится «джейпег»). JPG создан для работы с изображениями, на которых есть много цветов и их оттенков. Чтобы сократить количество места,

Форматы аудиофайлов

Форматы аудиофайлов Размер файла – ключевой источник различий и в аудиоформате. Самый популярный аудиоформат – MP3 (произносится «эм-пи-три»), его расширение. mp3. Файл MP3 – это сжатая версия оригинальной аудиозаписи, так что звук в нем не так хорош, как на купленном

Текстовые форматы: PDF

Текстовые форматы: PDF В приведенной выше статье указан еще один вариант текстового формата – PDF от Adobe (название расшифровывается как мобильный формат документа, расширение. pdf). Если документ нужно создать в Word, то PDF может содержать те же данные без сопутствующих проблем

51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов

51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю)

35. Виды документов, используемых во внешнеторговой деятельности

35. Виды документов, используемых во внешнеторговой деятельности Практика внешнеторговой деятельности выработала определенные документы, которые позволяют покупателю и продавцу гарантировать поставки и платежи. С помощью этих документов решаются следующие

Глава 2 Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления

Глава 2 Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления 2.1. Общая характеристика управленческих документов Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом

Глава 4 Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения и методические рекомендации по его применению

Глава 4 Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения и методические рекомендации по его применению Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с

Объекты управленческой деятельности

Объекты управленческой деятельности Сама идея управления, обратите внимание, построена на этой «двусторонности» объекта. Если бы объект жил только по своим законам, безотносительно к человеческой деятельности, управление было бы невозможным. Если бы объекты были

Оформление освоения опыта управленческой деятельности в виде «Case Studies»

Оформление освоения опыта управленческой деятельности в виде «Case Studies» Уже в древние времена было очевидно, что обучить и подготовить управленца за счет присвоения правил и даже систематических знаний научного типа об управлении невозможно. Сколько книжек про

6.7. Форматы партнерского контекста

6.7. Форматы партнерского контекста Говоря о развитии контекстной рекламы, нельзя не отметить тенденцию увеличения количества форматов, доступных для показа в рекламных сетях. Если изначально партнерам предлагалось транслировать лишь текстовые объявления, то сегодня

Природа управленческой подготовки

Природа управленческой подготовки Прежде чем обсуждать подготовку менеджеров, обсудим идею программирования решений и требования к личности, заложенные в системе

2.3.1. Форматы торгов

2.3.1. Форматы торгов 2.3.1.1. Закрытые торги Существует множество форм проведения торгов (см. Главы 4–6).Все рассмотренные в исследовании организации (как европейские, так и американские) обычно присуждают контракты на основе закрытых торгов с бумажными (не электронными)

14.3. Тендерные форматы

14.3. Тендерные форматы Поставщик может выбирать из нескольких тендерных форматов, которые в основном определяются в зависимости от возможности для участников торгов улучшать свои заявки (динамические торги против торгов с «запечатанными» заявками (закрытыми

Один файл для налоговой может содержать электронные документы в разных форматах

Автор: Михаил Абрамзон

Исходная публикация: CNews Acrobat (03 марта 2011 г.)

Несмотря на широкое распространение электронных документов, в тех случаях, когда требуется обеспечение юридической значимости, подтверждения авторства и неотказуемости, в значительной степени используются бумажные. Аналогом собственноручной подписи в электронном документообороте признается электронная цифровая подпись. Как пользоваться ЭЦП в PDF документах и что для этого нужно?

Наиболее развитым направлением для применения ЭЦП можно считать системы сдачи налоговой отчетности, а вместе с ней – сдачу отчетности в ПФР, в ФСС, Росстат и иные государственные органы. Физические и юридические лица активно использую цифровую подпись при работе со своими банковскими счетами, игре на бирже. В последние годы резко возросло применение электронных документов, подписанных ЭЦП, при работе на торговых площадках, как коммерческих, так и государственных закупок. С 2011 года все государственные торги проводятся только в электронном виде, и применение ЭЦП здесь становится просто необходимым. Вскоре будет дан старт еще одному направлению использования ЭЦП – нотариат получает право заверения электронных документов цифровой подписью.

Электронная цифровая подпись в рамках делопроизводства уже используется и для нужд внутрикорпоративногого и межкопроративного электронного документооборота. С ее помощью подписываются договора и акты, письма и накладные, заявки и требования. После того, как будут подготовлены электронные формы счетов-фактур, на электронный вариант может быть переведена вся бухгалтерская работа. Электронная цифровая подпись получает значительное развитие и в системах инженерного проектирования – большинство современных систем поддерживает такую возможность.


«Подпись чернилами». Так называется возможность подписания документа с использованием графического планшета

В электронном документе электронная цифровая подпись (ЭЦП) является его реквизитом, предназначенным для защиты данного электронного документа от подделки и полученным в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, но она не является средством защиты документа от подделок.

Одним из наиболее удобных форматов для обмена документами заслуженно считается формат PDF, с которым можно работать в любой операционной системе. В этом формате могут храниться не только сконвертированные текстовые документы и таблицы, но и чертежи, трехмерные модели, видео и аудиозаписи. Формат PDF поддерживает работу с формами, их заполнением, распространением и сбором данных для их обработки; в его состав включена поддержка скриптового языка JavaScript для осуществления функций проверки корректности заполнения полей на стороне клиента и любых других задач, которые можно осуществить при помощи программирования. Он представляет собой удобный документ с различными инструментами рецензирования и коррекции уже готовых документов.

Немаловажно, что продукты компании Adobe поддерживают использование ЭЦП. Разберемся теперь с тем, какие варианты подписей реализованы в решениях компании Adobe и в частности в их флагманском продукте Adobe Acrobat X Pro.

ВИДЫ И ЗАЩИТА ПОДПИСЕЙ

Первый вариант подписи – «подпись чернилами». Так называется возможность подписания документа с использованием графического планшета. Такая подпись представляет собой сделанную вручную пометку на странице, аналогичную рисунку произвольной формы. Подпись «от руки» не содержит никакой информации о человеке, который ее сформировал, соответственно, нет возможности его идентифицировать. Такая подпись не уведомляет об изменениях, которые могли быть произведены в документе после того, как он был подписан, для нее нет возможности проверки. Такая подпись не отображается на панели «Подписи». Подпись такого типа может использоваться только для придания документу вида, сходного с бумажным.

Иное дело – электронная цифровая подпись. Использование этого инструмента позволяет решить три важные задачи, возникающие при обмене электронными документами. Во-первых, появляется возможность установить личность человека или нескольких человек, которые поставили под документом свои подписи. Во-вторых, использование при формировании подписи сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, обеспечивает неотказуемость. И, наконец, проверка подписи на соответствие ее подписанному документу позволяет определить, не изменялся ли документ после того, как эта подпись была сформирована.

В программах Adobe для формирования подписи применяются пары ключей («секретный» и открытый) и сертификаты открытых ключей (далее – сертификаты), полученные различными способами. Самый простой способ получения такого сертификата – использование встроенной в программу системы генерации ключей и получения сертификата (так называемый «самоподписанный» сертификат). У такого сертификата есть только один недостаток – нельзя проверить, действительно ли он сформирован именно тем человеком, чьи данные в него внесены. Вариант с самоподписанными сертификатами можно использовать в рамках одной организации, где для проверки и контроля сертификата можно будет создать специальное хранилище.


Проверка подписи на соответствие ее подписанному документу позволяет определить, не изменялся ли документ после того, как эта подпись была сформирована

Второй вариант – применение сертификата, полученного у стороннего удостоверяющего центра, которому будут доверять все участники системы электронного документооборота. В этом случае электронный сертификат выступает аналогом паспорта, по которому можно проверить принадлежность его владельцу.

В качестве программного обеспечения, используемого для формирования и проверки ЭЦП, используются, как правило, стандартные криптопровайдеры, предустановленные в операционной системе. В российской действительности, где существует свое законодательство в части использования ЭЦП и свои криптографические алгоритмы, использование международных алгоритмов затруднено. Но есть решения, которые позволяют в программах Adobe применять российские криптографические средства, что переводит электронный документооборот в разряд юридически значимого. Одним из таких решений, первым вышедшим на рынок документов в формате PDF, стало решение компании «КриптоПро» – «КриптоПро PDF».

С помощью имеющегося сертификата пользователь Adobe Acrobat (или Adobe Reader, если такая возможность предоставлена для данного документа) может подписать любой документ. В Adobe Reader возможно создание подписей только для файлов PDF с включенными для Reader правами использования (в Adobe Acrobat: «Дополнительно» — «Расширить функции Adobe Reader»). При этом необходимо понимать, что подписи под документом могут быть двух типов – сертификационная подпись и подпись для утверждения. Чем они отличаются? Сертификационная подпись обеспечивает более высокий уровень управления документом, чем подпись для утверждения. Поскольку эта подпись должна быть в документе первой, параметры меню «Сертификация» при наличии другой подписи становятся недоступны. Кроме того, можно управлять типами изменений, которые доступны другим пользователям.

Подпись для утверждения — это цифровая подпись, которая применяется к документу и не является сертификационной подписью. Все подписи кроме сертификационных классифицируются как подписи для утверждения. Как видим, подписей для утверждения может быть несколько, как и под реальными, «бумажными», документами.


Использование при формировании подписи сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, обеспечивает неотказуемость

Сертификационная подпись позволяет утвердить содержимое файла PDF. При ее постановке можно разрешить (и это не будет влиять на состояние подписи) внесение данных в поля форм, которые могут присутствовать в документе, а также изменение комментариев. Но при любом изменении страниц (или комментариев, если их изменение не разрешено) документ утрачивает существующее сертифицированное состояние, а подпись становится недействительной.

Цифровые подписи могут использоваться для многократного подписания документов PDF различными лицами. При этом в поле «Подписи» появляется цифровая подпись. Вид подписи зависит от выбранных параметров. Если целостность документа важна для рабочего процесса подписания, лучше всего использовать функцию предварительного просмотра документа. При помощи этой функции проводится анализ содержимого документа, способный привести к изменениям его внешнего вида. Затем это содержимое блокируется, что позволяет просмотреть и подписать документ в статичном и безопасном состоянии.

ИНТЕРФЕЙС РАБОТЫ С ПОДПИСЯМИ

Кроме самой подписи Acrobat X позволяет добавить метку времени, полученную от независимого сервера меток времени. Эта метка позволяет подтвердить подлинность и существование документа в определенный момент времени. Формат хранения подписи и метки времени соответствует международным стандартам так называемой «улучшенной» подписи. Например, решение от «КриптоПро» позволяет включать в подпись метку времени. Метки времени отображаются в поле «Подписи» и в диалоговом окне «Свойства подписи». Если настроен сервер меток времени, метка времени отображается на закладке «Дата/Время» в диалоговом окне «Свойства подписи».

Все поставленные под документом подписи будут видны в поле «Подписи». Но Adobe позволяет еще и визуализировать их, сделать видимыми. При этом то, что будет включено в визуализацию, может быть настроено самим пользователем. В частности, к подписи можно добавить изображение факсимиле, логотип компании или фотографию. Можно также создать несколько видов подписи для различных целей. Вид подписи может также включать информацию, которая поможет другим проверить вашу подпись: цель подписи, контактную информацию и т.д. Настройка этих параметров выполняется в диалоговом окне «Установки».

Однако подпись документа – это только начало работы. Получатель подписанного документа должен иметь возможность еще и проверить ее. Такая проверка возможна при использовании не только программы Acrobat, но и Adobe Reader при установленном на компьютере соответствующем криптопровайдере (в первую очередь это относится к российским криптографическим продуктам). Поскольку сертификат, требующийся для проверки подписи, включается в состав подписи, то передавать его дополнительно получателю документа не требуется.

В панели «Подписи» отображается информация о каждой подписи в текущем документе, а также история изменения документа с момента его первого подписания. У каждой подписи есть значок, показывающий результат ее проверки (проверка может выполняться автоматически). Детали проверки перечислены под каждой подписью, и их можно просмотреть, развернув подпись. В зависимости от результатов проверки подпись может получить признак «действительна», «недействительна» или «не определена». Эта информация будет служить основанием для принятия решения о достоверности документа и дальнейшей работе с ним.


В панели «Подписи» отображается информация о каждой подписи в текущем документе, а также история изменения документа с момента его первого подписания

В лицензионной политике Adobe в части применения ЭЦП есть ограничение, связанное с возможностью подписания документа в Adobe Reader. Если при создании документа в Adobe Acrobat такую возможность разрешить, то распространение документа лицензионно будет ограничено пятьюстами получателями. В ряде случаев этого может и хватить, но при применении этой технологии в промышленном или государственном масштабе необходимо лицензировать дополнительную опцию — Adobe LiveCycle Reader Extensions.

Таким образом, продукты компании Adobe предоставляют полноценный набор инструментов для выполнения задач, необходимых для создания системы юридически значимого электронного документооборота, а универсальность формата PDF дает независимость от используемых операционных систем и программ, в которых будут создаваться исходные документы.

Правила работы с электронными документами

В связи с пандемией переход на электронный документооборот набирает обороты. А с весны 2020 года стартовал эксперимент по переходу на электронные кадровые документы. Но не все предприниматели до сих пор успели разобраться в тонкостях этого вопроса и требованиях, которые придется соблюдать.

Прежде всего нужно понять, какие законы имеют отношение к работе с электронными документами, что такое форма и формат документа и как отражается дата подписания в электронном варианте.

Как регламентируется работа с электронными документами

Те, кто собирается перейти на электронный документооборот, должны знать, что:

  • Документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным бумажному аналогу, подписанному от руки. Об этом говорит Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Самым надежным способом подписания электронных документов считается квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Если вы подписываете документ КЭП, то никакие дополнительные соглашения с контрагентом о признании этой подписи, как это происходит при подписании документа неквалифицированной электронной подписью (НЭП) и простой электронной подписью (ПЭП), не требуются.

  • Есть и исключения, когда требования о составлении документа на бумаге предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами.

Например, Трудовой кодекс прописывает порядок обмена трудовым договором, согласно которому даже с удаленными сотрудниками предполагается бумажный обмен. То есть даже после подписания электронного трудового договора работодатель обязан выслать сотруднику трудовой договор на бумаге.

С весны 2020 года проводится эксперимент по переходу на электронные кадровые документы — он продлится до 31 марта 2021 года. В Приказе Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240Н в перечне видов документов, в отношении которых осуществляется эксперимент, указан в том числе и трудовой договор. Так что в скором времени в Трудовой кодекс будут внесены ожидаемые изменения.

Проверьте, прописаны ли в нормативных актах, касающихся вашей сферы бизнеса, особые требования к работе с бумажными документами.

  • В скором времени в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ будут действовать изменения. Так, ЭП будет выдаваться не сотруднику организации, а физическому лицу.

Это правило вступит в силу с 1 января 2022 года. Когда физлицо будет подписывать документ ЭП, то оно будет подтверждать наличие полномочий.

Когда появится электронная доверенность?

Пока электронной доверенности не существует. В Федеральном законе от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который вносит поправки в ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи», встречается понятие «документ о полномочиях в машиночитаемом виде». Однако подробностей о том, как будут выглядеть и работать машиночитаемые доверенности пока нет.

В связи с этим операторы не могут проверить правомерность подписания документа по доверенности и показать эту информацию получателю. Однако ожидается, что к 2022 году формат электронной доверенности, с учетом требований бизнеса, всё же будет разработан.

Уже можно ознакомиться с проектом постановления Правительства РФ со списком требований, которым должна соответствовать машиночитаемая доверенность для электронного подтверждения полномочий.

Согласно проекту, электронная доверенность должна среди прочего содержать:

  • сведения о доверителе;
  • дату совершения доверенности;
  • срок действия доверенности;
  • идентификатор полномочия из классификатора полномочий;
  • идентифицирующие данные об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу её отмены доверителем.

Требования к электронным документам

Самые жесткие требования предъявляются к счетам-фактурам. В ст. 169 НК РФ прописано, что электронные счета-фактуры могут выставляться по взаимному согласию сторон. Причем в электронном виде они выставляются в утвержденном формате ФНС и передаются в порядке, установленном Минфином, а именно только через оператора (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н).

То есть отправка по электронной почте скана электронного счета-фактуры не будет соответствовать требованиям Налогового кодекса.

  • Формат счета-фактуры утвержден Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
  • Формат корректировочного счета-фактуры утвержден Приказом ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@.

В отношении первичных документов действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Есть форматы электронных документов, утверждённые приказами ФНС: товарная накладная, акт, акт приема и/или расхождений.

Также следует обратить внимание на Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, который утвердил формат универсального передаточного документа (УПД). Этот документ подписывается уполномоченными лицами и содержит целый блок для заполнения.

Форматы УПД обновляются — за этим нужно следить.

Форма и формат документа

В Приказе ФНС, утвердившем формат электронных документов, не содержится требований по его визуализации. Нет четкого понимания, как он должен выглядеть на экране монитора либо на бумаге, если его нужно распечатать для отчета.

Если вы пользуетесь Диадоком, но у вас есть индивидуальные требования к работе с документами, то вы можете обратиться с запросом на кастомизацию форм, и вам добавят необходимую информацию. То есть при необходимости может быть организована возможность работать с документами так, как вы привыкли это делать с бумажными документами.

Форма счета-фактуры визуализируется согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, которое утверждает бумажную форму счета-фактуры.

Сам бумажный документ — един. Это значит, что один документ подписывают обе стороны. С электронным документом всё иначе. Когда продавец формирует документ, он подписывает лишь свою часть документа, свой файл, заполняет всю необходимую информацию и указывает реквизиты.

Подписанный документ уже невозможно изменить. И даже если такая попытка будет произведена, то после этого сам файл документа не будет соответствовать файлу подписи. Станет очевидно, что этой подписью был подписан иной документ.

Для внесения информации в документ покупатель связывается с файлом продавца по идентификатору.

На печатной форме документа можно увидеть штамп подписи, в которой указана информация о подписантах, сертификатах и времени подписания. Если документ «разбивается» на два листа, то каждый из них имеет идентификатор, что делает невозможным внесение иного распечатанного листа для каких-то целей.

Отражение даты подписания в электронном документе

На печатной форме документа в штампе выводится дата подписания, когда пользователь нажал клавишу или совершил действие, которое было направлено на подписание документа. В этот момент оператор обращается в головной удостоверяющий центр, чтобы убедиться в действительности сертификата электронной подписи. После этого выводится информация о подписанте, дате и времени подписания документа.

Таким образом, обмениваясь документами через оператора, вы можете быть уверены в том, что документы подписываются действующими сертификатами. Ни один контрагент не сможет вам сказать, что он не подписывал какой-то документ, так как сам факт подписания фиксируется оператором.

Поскольку в момент подписания оператор не знает о полномочиях подписанта, то лучше запрашивать обоснования полномочий партнера. Запрашивайте доверенности и храните их у себя. Доверенность без проблем передается через Диадок.

В XML-файле счета-фактуры существуют даты самого счета-фактуры, которые указывает продавец при формировании документа. Оператор не имеет к ним никакого отношения. То есть выставляя счет-фактуру 25 сентября, вы можете указать, что этот документ от 30 августа.

То же самое в ХМL-файле первичного документа: есть дата самого документа, а есть дата совершения хозяйственной жизни. Например, когда товар был отгружен (со стороны продавца) и когда товар был принят (со стороны покупателя). Все эти даты заполняются участниками сделки. Они могут не совпадать с датами подписания. Самое главное, о чем нужно помнить: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни и даты составления документа. Дата подписания как таковая среди реквизитов не указана.

Есть ещё один момент: к дате подписания электронного документа не применяется методология, то есть нет указаний о том, как именно её проставлять. Операторы как-то фиксируют эту дату, чтобы бизнесу было удобнее работать, например, при подписании договора, чтобы вы понимали, с какого момента возникают обязательства. Но для каких-то учетных целей прибегать к этой дате смысла нет. Правильнее ориентироваться на факты хозяйственной жизни. Например, если товар поступил на склад 28 августа, но документ вы подписали только 10 сентября, то обязательно укажите, что вы получили товар 28 августа.

Даты отправки/получения счета-фактуры фиксируются в отдельных технологических файлах — извещениях и подтверждениях, которые утверждены Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Частые вопросы по СБИС

Частые вопросы по Электронному документообороту

Что такое электронный документооборот? Каков принцип его работы?

ЭлектронныйЭлектронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

К сведению:
В соответствии с п. 10 и 74 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система Стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст:

  • электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме
  • электронный документооборот — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Какие преимущества электронного документооборота?

Преимущества электронного документооборота над бумажным, очевидны:

  • Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
  • Повышение исполнительской дисциплины. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ЭДО напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
  • Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
  • Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, электронный документооборот обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
  • Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.
  • Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ЭДО можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
  • Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ЭДО налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
  • Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ЭДО напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
Все ли документы можно создавать в электронном виде?

В электронном виде можно создавать практически все документы.

Так, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (ч. 1 ст. 169 НК РФ). Для электронных счетов-фактур установлены более строгие требования: они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборота. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Кредитный договор может быть подписан простой электронной подписью сторон. Поскольку законодательство не содержит требований об использовании печати юридического лица при оформлении договоров, допустим вывод, что договоры в электронной форме не обязательно должны быть подписаны усиленной электронной подписью (п. 8 Рекомендаций по заключению договоров в электронной форме).

Однако есть документы, которые обязательно должны составляться на бумаге. К ним относятся товарно-транспортная накладная и трудовой договор. Более того, даже трудовой договор с дистанционным работником, который может осуществляться путем обмена электронными документами, должен быть не позднее трех календарных дней со дня его заключения направлен работодателем дистанционному работнику на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

В каких сферах применяется электронный документооборот?

Электронный документооборот применяется:

  • в бухгалтерском учете при формировании первичных документов. Так, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью;
  • в налоговых правоотношениях, где его использование является обязательным в ряде случаев. Так, к примеру, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики (плательщики страховых взносов), среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме;
  • между участниками контрактной системы в сфере закупок. Организация электронного документооборота осуществляется по правилам, установленным ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
  • в судопроизводстве. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251 утвержден и действует с 01.01.2017 Порядок подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Им установлено, что исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (п. 1.2).
Должен ли электронный документооборот быть организован со всеми контрагентами или возможно одновременное применение как электронного, так и бумажного документооборота?

Наладить организацию электронного документооборота можно только с теми контрагентами, кто подключен к сервису обмена.

Соответственно, возможно одновременное применение как электронного, так и бумажного документооборота.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector