Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

  • Курсы и статьи
  • Бухгалтер отвечает

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

    Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.

Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.

  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.
  • Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

    Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

    1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

    Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).

    Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

  • Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.
  • Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

    Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

    Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

    В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

    Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

    • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
    • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

    Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

    Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

    Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

    Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

    Остался единственный способ — обратиться в суд.

    А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

    Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

    Выдача денежных средств под отчет директору

    Выдача денежных средств под отчет руководителю – процедура получения наличности для юридических лиц в упрощенном порядке. Так что же подразумевает выдача денежных средств под отчет директору? Как правильно оформить выдачу подотчетных сумм главному лицу компании? Рассмотрим эти вопросы и сопутствующие им шаги по выполнению процедуры в данной статье.

    Правила выдачи

    Основные правила для выдачи подотчетных сумм:

    1. Заявление на выдачу под отчет директору возможно только при условии траты наличных денег на ведение хозяйственной деятельности предприятия.
    2. Чтобы оформить распоряжение по выдаче подотчетных сумм, необходимо состоять в трудовых или гражданско-правовых отношениях с предприятием, выдающим деньги.
    3. Изучить образец заявления, в котором изложены принципы выдачи наличных денег под отчет. Как правило, в образце содержится информация о сумме и дате, когда берутся денежные средства. Обязательным является подтверждение оформленного документа у руководителя компании. Если приказ о подотчетном лице на директора оформляется путем перечисления денежной суммы на безналичный счет, документальное подтверждение тоже необходимо. Об этом сообщают представители Министерства финансов РФ в письме № 03-11-11/42288 от 25.08.14.
    4. Передача подотчетных денег руководителю, как и любому другому сотруднику, происходит при единовременном оформлении ордера расходно-кассовых операций по форме ОКУД 0310002.
    5. Получить деньги под отчет по заявлению возможно лишь при отсутствии задолженности по ранним запросам, а после выдачи подотчетной суммы получатель должен в течение 3 дней произвести отчет по затратам и представить соответствующие документы в бухгалтерию.
    6. Документы по отчету необходимы для тщательного анализа и проверки расходов. После этого генеральному директору или главному бухгалтеру предприятия предстоит определить срок, за который произойдет полное погашение выданной суммы. Следует учитывать, что, согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, максимальная сумма по выдаче денежных средств таким способом не определена. Поэтому сроки и сумму руководство предприятия может определить по своему усмотрению.

    Особенности выдачи

    В любом случае нужно помнить, что данные правила действуют для каждого сотрудника компании. И директор, который является ее главным лицом, по трудовому законодательству имеет такие же права на получение подотчетных денег. Но и в этой ситуации появляются вопросы: как правильно выдать деньги под отчет директору.

    Для этого важно объяснить некоторые особенности:

    1. Руководитель по законодательству имеет трудовые взаимоотношения с собственным предприятием, поэтому процесс выдачи денег под отчет генеральному директору осуществляется на основании стандартных правил для всех сотрудников.
    2. Главная особенность при оформлении выдачи денег под отчет заключается в том, что генеральному директору придется самостоятельно заверить заявление. Согласно вышеупомянутому Указанию под номером 3210-У, для правомерного получения денег под отчет в такой ситуации необходимо наличие именно заявления, а не другого документа. Следование законодательному указанию позволит устранить риски при ведении отчетности о расходовании денежных средств перед контролирующими органами.

    Делаем вывод, что выдача подотчетных сумм директору предприятия происходит на основании общих правил, которые справедливы по отношению ко всем сотрудникам. В данном случае любой человек, связанный трудовым договором с компанией, не должен иметь задолженности по предыдущим суммам под отчет.

    Инструкция: заявление на подотчетные деньги из кассы бюджетной организации

    Заявление на выдачу денежных средств в подотчет — это официальное обращение к руководству о предоставлении конкретной суммы на покупку товаров, работ и услуг для нужд предприятия.

    Как правильно выдать деньги подотчет

    1. Работник составляет заявление подотчетного лица на выдачу денег, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в их использовании.
    2. Руководитель изучает письменное обращение сотрудника, принимает решение и визирует заявление.
    3. Обращение с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.

    Сотрудник обязан расписаться в расходном кассовом ордере, пересчитать и проверить выданные наличные.

    Актуальные материалы К+

    Подобрали полезные обзоры и инструкции по теме денег подотчет:

    Обязательно ли писать заявление

    Если вы выдаете наличные деньги из кассы, запрос на имя руководителя обязателен. Для документального оформления подотчета необходимо заявление, завизированное руководителем, или официальное распоряжение (Указания ЦБ РФ №3210-У ). Отдельный приказ о выдаче теперь не нужен.

    Если же денежные средства переводятся на карту сотрудника, письменное обращение не потребуется. Штрафы за выдачу безналичных сумм без предварительной заявки не предусмотрены.

    Как правильно составить сотруднику

    Обращение составляется в единственном экземпляре на имя руководителя организации либо на иное ответственное лицо с соответствующими полномочиями. Унифицированной формы нет. Корректная заявка от имени работника содержит сведения:

    1. Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
    2. Необходимая сумма для осуществления расходов.
    3. Обоснование получения денег.
    4. Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
    5. Дата и подпись с расшифровкой.

    Заявку составляют как в письменной (от руки), так и в электронной форме. Если вы подготовили электронный запрос, распечатайте его, поставьте подпись и передайте на согласование директору.

    Вот так выглядит образец заявления на подотчет от работника:

    Директору СДЮСШОР «gosuchetnik.ru»

    Иванову Ивану Ивановичу

    от заместителя директора

    по организационной работе

    Клубиной Инны Александровны

    Прошу выдать мне денежные средства в подотчет на организацию и проведения мероприятия «Юбилей школы», из расчета:

    1. Шары воздушные – 500шт.*10 руб. = 500,00 рублей.
    2. Букеты – 10 шт. * 1000 руб. = 10 000,00 рублей.
    3. Поздравительные открытки – 25 шт. * 50 рублей = 1 250,00 рублей.
    4. Ценный подарок (сервиз) – 6 шт. * 500 руб. = 3 000,00 рублей.
    5. Ценный подарок (набор посуды) – 3 шт. * 1000 руб. = 3 000,00 рублей.
    6. Ценный подарок (набор посуды большой) – 1 шт. * 1 500 руб. = 1 500,00 рублей.

    Итого: 19 250,00 (Девятнадцать тысяч двести пятьдесят рублей 00 копеек) рублей.

    На срок до 16.03.2020 г.

    Клубина /Клубина И. А./

    Директор СДЮСШОР «gosuchetnik.ru» Иванов /Иванов И.И./

    Как составлять руководителю

    Директор — это такое же подотчетное лицо, как и другие сотрудники. Он обязан составлять заявку на выдачу наличных денег, но его содержание несущественно отличается.

    Запрос пишется не на имя руководителя, а в компанию. То есть, в верхнем правом углу указывается наименование организации, ФИО и должность руководителя. И все. В тексте руководитель не запрашивает средства, а фиксирует факт их выдачи. Затем указываются цель затрат, сумма наличных и дата отчетности.

    Вот примерный вариант такой заявки на деньги подотчет:

    Директор подписывает этот запрос только один раз — дублировать подпись руководителя как ответственного и должностного лица нет необходимости. Затем визу ставит бухгалтер, подтверждая тем самым выдачу наличных из кассы.

    Как составлять, чтобы получить деньги на карту

    Когда вы получаете деньги безналичным переводом на банковскую карту, составлять заявку не обязательно. Но и не запрещено (например, бухгалтер требует такой запрос для внутренней отчетности). Форма и содержание официального обращения не изменится: оформляете на имя руководителя с указанием цели и суммы расходов.

    Вместо фразы «Прошу выдать наличные» напишите «Прошу перевести деньги на банковскую карту» и подробно укажите ее реквизиты — наименование банка, его ИНН, КПП и БИК, расчетный и корреспондентский счета.

    Если заявления нет

    Подотчетные наличные средства подвергаются особому вниманию со стороны контролирующих органов. За нарушение установленного порядка и выдачу денег из кассы без официального заявления на подотчет учреждению грозит административный штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП):

    • для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
    • для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

    Бухучет подотчета в бюджетном учреждении

    Операции отражаются на 208 счете бухгалтерского учета. Взаиморасчеты учитываются в разрезе сотрудников-подотчетников отдельно по каждому авансовому. Рассмотрим основные примеры.

    Пример №1. Кассир получил наличные денежные средства, списанные с расчетного счета для выдачи средств под отчет. В течение рабочего дня, средства выдали сотрудникам. Остаток наличности сдали на расчетный счет учреждения.

    Списано с расчетного счета, наличность в кассу организации

    Подотчетное лицо – директор

    Andrei_R / Shutterstock.com

    Организация является субъектом малого предпринимательства. За несколько лет в подотчете у директора (он же учредитель) накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить подотчет? Какие налоговые последствия возможны в ситуации, когда подотчетное лицо — директор?

    Выдача денег под отчет

    В настоящее время на территории РФ порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлен Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У)), в соответствии с которым наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, могут быть выданы под отчет сотруднику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера (пп. 5, 6.3 Указания № 3210-У).

    Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указания № 3210-У). По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.

    При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

    Специалисты Минфина России (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610) пояснили, что, поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

    Кроме того, компания вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (ст. 415 ГК РФ).

    Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, ст. 15.1 КоАП РФ не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности) (пост. Девятого ААС от 13.05.2013 № 09АП-10884/13, от 31.01.2013 № 09АП-34612/12).

    НДФЛ с подотчетного лица

    По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861, от 27.03.2006 № 28-11/23487).

    Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08) указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод в свое время делал и Минфин России (письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

    Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ), подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

    При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12) указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно статье 210 Налогового кодекса указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

    Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ. Если же документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств отсутствует, в этом случае, по мнению автора, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ (пост. АС УО от 21.10.2015 № Ф09-7527/15, ФАС СЗО от 09.06.2014 № Ф07-3694/2014).

    В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами 23 и 25 Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ). При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

    Страховые взносы подотчетного лица

    По мнению специалистов Минтруда России и ФСС России, в случае, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, установленный Указаниями № 3210-У, и работодатель принял решение не удерживать сумму задолженности из заработной платы, то такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609; п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).

    Суды в этом вопросе придерживаются иной точки зрения. Так, в одном из дел (пост. ФАС ВВО от 18.07.2013 № Ф01-9880/13 по делу № А43-14173/2012 (определением ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано)) рассматривалась правомерность начисления ПФР страховых взносов на сумму задолженности бывшего работника по выданным ему под отчет денежным средствам. Поскольку работник был уволен, а подотчетные средства не были возвращены и авансовые отчеты не были представлены, ПФР посчитал, что выданные работнику денежные средства являются его доходом, на который организация должна была начислить страховые взносы.

    Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы судов первой инстанции (пост. Первого ААС от 11.04.2013 № 01АП-3952/12 по делу № А43-14173/2012) о том, что суммы, полученные под отчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов. Арбитры подчеркнули, что отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу организации не свидетельствует о получении работником дохода.

    Таким образом, в данной ситуации не исключено, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.

    В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС России, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует судебная практика (пост. АС ВВО от 25.12.2015 № Ф01-5400/15, АС ПО от 07.05.2015 № Ф06-22902/15, АС УО от 06.04.2015 № Ф09-3743/14, ФАС СЗО от 17.03.2014 № Ф07-819/14). В указанных постановлениях суды поддержали компании и признали, что сумма прощенного долга (речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа) не подлежит обложению страховыми взносами.

    Если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со статьей 572 Гражданского кодекса по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Как указал Президиум ВАС РФ (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 № 104), квалифицирующим признаком дарения является его безвозмездность (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (п. 3 ст. 423 ГК РФ). Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара. Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда России от 22.09.2015 № 17-3/В-473, п. 5 письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260).

    Ираида Башкирова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

    Как оформить выдачу денег под отчет

    • Кто может получить подотчетные деньги
    • На какой срок и каким способом могут быть получены подотчетные деньги
    • Документальное оформление подотчета
    • Получение подотчетных денежных средств на карту

    Кто может получить подотчетные деньги

    Выдача денег предприятия под отчет сотрудникам — одна из наиболее распространенных операций в учете. Работник получает определенную сумму денег для оплаты нужд фирмы. Например, покупая материалы или оплачивая услуги. Отправляясь в командировку, работник также получит денежные средства под отчет. Ограничений, на что можно тратить подотчетные деньги, законом не предусмотрено. Как правильно оформить подотчет, чтобы не возникло претензий со стороны контролирующих органов по вопросу принятия в расходы истраченных подотчетных сумм?

    Для начала выясним, все ли сотрудники могут получать от предприятия деньги под отчет.

    Получать подотчетные суммы могут любые работники предприятия, в том числе его руководитель, а также работники, оформленные по гражданско-правовым договорам.

    Передача подотчетных сумм третьим лицам законом не предусмотрена. Отчитываться перед организацией о полученных средствах обязан тот, кто деньги получил.

    Основным актом, который регулирует работу с подотчетными средствами, является указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

    Обратите внимание! В этом указании отсутствует условие о том, что работник перед получением денежных средств под отчет обязан отчитаться по предыдущим выданным под отчет средствам.

    Всё о командировочных расходах — в статье.

    На какой срок и каким способом могут быть получены подотчетные деньги

    Ограничений по сроку, на который должны быть выданы деньги под отчет, законодательство не устанавливает. Этот вопрос дан на откуп самой организации, которая ограничивает подотчетника по сроку через документальное оформление выдачи денег под отчет. Иными словами, срок, на который получены деньги, прописан в локальных актах предприятия.

    По командировочным расходам срок отчета установлен — в течение трех дней с момента возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

    Получить деньги работник может разными способами:

    При получении наличных из кассы предприятия возникает вопрос о соблюдении лимита расчета наличными денежными средствами в размере 100 000 рублей.

    Поясняем: при выдаче денег из кассы подотчетнику соблюдать лимит не требуется, так как подотчетное лицо в рассматриваемой ситуации не относится к участникам наличных расчетов. А вот при расчетах этими суммами с поставщиками/исполнителями лимит соблюдаться должен, так как подотчетник действует не от своего лица, а от лица организации.

    Перевод денежных средств действует аналогичным способом, как и выдача наличных из кассы. То есть подотчетное лицо считается получившим деньги в момент поступления денежных средств на его личную карту.

    Подробнее о перечислении денег на карту прочитайте в статье.

    С корпоративной картой ситуация иная. Для целей учета деньги будут выданы под отчет не в момент передачи корпоративной карты подотчетному лицу, а в момент траты денег с нее или в момент снятия наличных.

    Документальное оформление подотчета

    Ниже рассмотрим, как оформить выдачу денег под отчет из кассы и с использованием банковских карт.

    Если требуется, то допустимо ограничить круг лиц, которые могут получать подотчетные средства. Для этого руководитель издает приказ в свободной форме, где прописаны сотрудники, имеющие право на получение денег. Образец такого приказа вы найдете в начале статьи.

    Оформляют подотчет одним из двух документов:

    Дублировать эти документы нет необходимости, достаточно одного из них.

    Оформлением приказа о выдаче денежных средств под отчет занимается руководитель организации.

    Заявление на получение денежных средств пишет подотчетное лицо, а руководитель визирует его.

    Оба документа не имеют унифицированного бланка и составляются в свободной форме.

    Посмотрите, какие сведения необходимо включить в приказ или заявление:

    Образцы приказа о выдаче денежных средств и заявления на получение денежных средств вы найдете в начале статьи.

    Как оформить выдачу денег под отчет директору, есть ли здесь нюансы при составлении документов?

    Для получения денежных средств под отчет директор составляет распоряжение. Его образец вы найдете в начале статьи.

    О счете учета подотчетных денег 71 читайте в статье.

    Получение подотчетных денежных средств на карту

    Как оформить подотчет на карту сотрудника, нужны ли для этого дополнительные документы?

    Нет, особого порядка оформления подотчетных денежных средств, которые переводят на карту сотрудника, не существует. Алгоритм аналогичен порядку получения наличных денежных средств. Дополнением здесь служит лишь указание в заявлении на получение денежных средств реквизитов банковской карты. Обращаем внимание, что в заявлении подотчетное лицо указывает не номер банковской карты, а номер счета, к которому карта привязана.

    Образец такого заявления вы найдете в начале статьи.

    Для перечисления денежных средств подотчетному лицу бухгалтер составляет платежное поручение. Учитывая последние нововведения в отношении заполнения платежек при выплате доходов физлицам, закономерен вопрос: как оформить платежку на подотчет.

    Напомним, что в платежках на выплаты физлицам с 1 июля 2020 года появился новый реквизит — код вида дохода. При перечислении подотчетных сумм работникам код вида дохода указывать не требуется, так как эти суммы не являются доходом физлиц.

    Подробности об изменениях в платежных поручениях с 1 июля 2020 года вы узнаете из статьи.

    Получить денежные средства под отчет для трат на нужды организации может любой работник, в том числе устроенный по ГПД. Деньги могут быть выданы как в наличной форме, так и переведены на личную банковскую карту или же выданы в виде корпоративной банковской карты. Отчитаться о полученных средствах работник обязан в сроки, установленные в приказе или заявлении на выдачу денежных средств.

    Еще больше актуальной информации в рубрике — «Бухгалтерский учет».

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Adblock
    detector