Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки

Отчет о командировке

Отчет о командировке — это документ, на основании которого бухгалтерия произведет окончательный расчет с работником по итогам служебной поездки. Направляя сотрудника в такую поездку, работодатель возлагает на него решение различных задач, сообщить о выполнении которых работник должен по факту своего возвращения.

  • Обзор законодательства за период с 29 ноября по 5 декабря
  • Как составить договор с волонтером
  • Составляем техническое задание на проведение СОУТ
  • Добровольный квалификационный экзамен
  • Тарифная сетка по разрядам на 2022 год

Законом предусмотрен только один вид отчетности — авансовый отчет о фактически осуществленных командировочных расходах (эта норма определена пунктом 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13.10.2008 № 749).

Все остальные документы, порядок и сроки их предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.

Документы о результатах проделанной работы

Вся рабочая документация разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку требование предоставить отчет о проделанной работе в командировке в ТК РФ не содержится. С этой целью работодатель, опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ, вправе издать нормативный акт, которым обяжет сотрудников оформлять необходимые бумаги при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация вправе разработать собственные бланки либо воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Отчет по командировке в бухгалтерию по форме Т-10

Пример написания отчета по командировке по форме Т-10а

В случае использования формы Т-10а заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки делает руководитель подразделения, вписывая в бланк короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель в ходе рабочей поездки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено. Причины и условия, по которым оно не выполнено, излагаются работником в виде докладной записки на имя руководителя (генерального директора), который принимает решение:

  • о направлении работника в очередную поездку для достижения поставленных целей;
  • о нецелесообразности новых поездок;
  • о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т. п.

Собственные разработки

Если работодатель решил, что обязательно делать отчет о командировке, и собирается разработать собственные правила, ему необходимо предусмотреть детальный порядок заполнения и предоставления бумаг, а именно:

  • какие сведения и в каком объеме сотруднику придется предоставить работодателю при возвращении;
  • в какой срок их предоставить;
  • по какой форме сдавать (желательно подготовить пример краткого отчета о выполнении служебного задания в командировке, на который смогут ориентироваться сотрудники);
  • кому передать и т. д.

При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:

  • беременные женщины;
  • работники в возрасте до 18 лет.

Кроме того, существуют сотрудники, которые вправе отказаться от выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте. Направление этих категорий сотрудников в поездки допускается только с их письменного согласия. К «льготным» относятся:

  • одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Эту категорию работников следует письменно проинформировать о возможности отказаться от служебных поездок.

Отчетность в свободной форме

Работодатель вправе использовать любой формат документации, в том числе требовать от сотрудников предоставления документов, составленных в свободной форме.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Финансовая документация о служебных поездках сотрудников организации хранится в бухгалтерии пять лет. После этого бумаги разрешено уничтожить в установленном на предприятии порядке (как правило, их сжигают и составляют об этом акт).

Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки

На этой странице мы описываем инструкции по оформлению командировок за рубеж и по России.

Инструкция по оформлению командировки за рубеж

(Подробную пошаговую инструкцию оформления командировки с оплатой ПКС по центру ФИиФЧ можно найти внизу страницы в материалах)

Для оформления Приказа о Вашем командировании за рубеж , необходимо, не позднее чем за 10 дней до начала командировки (а лучше недели за 2-3), представить в Департамент международного сотрудничества (ДМС; К-617 или Г-203б ) следующие документы:

1. Представление на зарубежную командировку (необходимо заполнить ВСЕ позиции).

  • Вами лично;
  • руководителем Вашего структурного подразделения;
  • в комн. К-523 бухгалтер должен проверить правильность Вашего таб. номера и должности и поставить свою подпись;
  • ( только при оплате командировки из средств ПКС ) в комн. Г-210 зам. директора Дирекции Программы Повышения Конкурентоспособности НИЯУ МИФИ Трояновой Н.М.; также в комн. Г-210 вписывают темы с которых будет происходить оплата командировочных расходов;
  • в комн. К-705начальником Финансово-Экономическом Управлении (ФЭУ) (показать сотрудникам в комн. К-708 ( если финансирование командировки осуществляется не НИЯУ МИФИ, подписывать в ФЭУ не нужно ).

2. Заключение об осведомленности. Форму допуска (позиции 2 и 3) и вывод об осведомленности (позиция 7) проставляет сотрудник отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, окно справа), остальное заполняется Вами.

  • руководителем Вашего структурного подразделения;
  • Начальником отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, к. 404);
  • Начальником управления режима и информационной безопасности (Б-402).

Полезный комментарий: Начальника управления режима и информационной безопасности не бывает в МИФИ по вторникам. Планируйте своё время учитывая этот факт!

3. Служебное задание . Заполняются все позиции, кроме краткого отчета о выполнении задания (позиция 12).

  • лично Вами;
  • руководителем Вашего структурного подразделения (под позицией 11 «Содержание задания»).

4. Официальное приглашение от организации, в которую планируется командировка, и его перевод на русский язык (заверенный сотрудником Департамента международного сотрудничества (ДМС; Г-203б или К-617)). Приглашение должно быть адресовано лично Вам; в приглашении должны быть отражены сведения о том, за чей счет оплачиваются все расходы по командировке (проживание, проезд, питание и т.п.).

5. Сведения об ориентировочных расходах на командировку(*). Этот документ нужен только в том случае, если расходы по командировке осуществляются полностью или частично с внутренних счетов НИЯУ МИФИ.

  • в УБУФК (комн. К-503).

6. Индивидуальный план работ (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки.

  • научным руководителем.

7. Обоснование необходимости командировки (*) . Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности.

  • руководителем структурного подразделения.

Представленный комплект документов сдаётся в ДМС и потом оттуда направляется в группу приказов, которая издает Приказ о Вашем командировании. Во время Вашей командировки Служебное задание находится в ДМС.

Полезный комментарий: Не забывайте, что для отдела приказов максимальная регламентированная длительность прохода приказа — 10 рабочих дней. Обычно приказы проходят быстрее этого срока, но бывает всякое. Если остаётся мало времени, то лучше всего договориться с отделом приказов и побегать со своим приказом самому — подпишете всё в разы быстрее.

После окончания командировки

В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ , необходимо в течение трех дней после окончания командировки (можно и немного позже — но не затягивайте!):

  • взять в ДМС Ваше Служебное задание, заполнить позицию 12 (краткий отчет) и подписать его у руководителя Вашего структурного подразделения а также подписать у руководителя организации (ректор или любой проректор — обычно первый проректор);
  • по Служебному заданию заполнить Отчет о командировке (остается в ДМС);
  • заверить у сотрудника ДМС копии страниц загранпаспорта с личной информацией и штампами пересечения границы,
  • заверить у сотрудника ДМС перевод на русский язык всех финансовых документов (билеты, счета, посадочные талоны, выписки и т.п.).
  • сдать в УБУФК(комн. К-503):

— Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503 или ниже);

— полностью заполненное и подписанное Служебное задание;

— финансовые документы с переводом на русский язык, заверенные в ДМС.

Все бланки документов и образцы их заполнения можно взять на сайте НИЯУ МИФИ в разделе «Документы и Бланки», который находится в меню «Преподавателям и сотрудникам» главной страницы сайта www.mephi.ru.

Также актуальные на данный момент формы и примеры их заполнения размещены на этой странице ниже.

Кроме того, там же находятся и нормативные документы, на основании которых разработаны эти правила.

Телефоны ДМС: 324-13-01 и 8 (495) 788-56-99, доб. 9754

Инструкция по оформлению командировки в РФ

Для оформления Приказа о Вашем командировании на территории РФ , необходимо, до отъезда оформить следующие документы:

  1. Командировочное удостоверение. Заполняется Вами и подписывается у Руководителя организации (обычно у проректора). Представляется в отдел документационного обеспечения организационно-правового департамента (по простому «Канцелярия» Г-128) (совместно с приказом о командировке) для простановки печати на документе с указанием даты выезда из НИЯУ МИФИ
  • лично Вами;
  • Проректором НИЯУ МИФИ <(в зависимости от цели командировки подписывают обычно либо Петровский А.Н. (все, что связано с научной работой), либо Весна Е.Б. (все, что связано с учебными делами)>;
  • Сотрудником Канцелярии (Г-128) (Проставляется номер и на подпись сотрудника ставится печать НИЯУ МИФИ)

ВАЖНО: Командировочное удостоверение необходимо взять с собой в командировку и проставить печати в организации, куда Вы направляетесь. Без правильно оформленного командировочного удостоверения, командировка не будет учтена.

2. Служебное задание . Заполняются все позиции, кроме краткого отчета о выполнении задания (позиция 12). Оставляется у себя до полного заполнения после командировки.

  • лично Вами;
  • руководителем Вашего структурного подразделения (под позицией 11 «Содержание задания»).

3. Приказ о командировке Заполняется Вами, подписывается и оставляется в Канцелярии (Г-128) для дальнейшего оформления.

Примечание: Без приказа сотрудник канцелярии командировочное удостоверение Вам не подпишет и печать не поставит

4. Сведения об ориентировочных расходах на командировку(*). Этот документ нужен только в том случае, если расходы по командировке осуществляются полностью или частично с внутренних счетов НИЯУ МИФИ. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

  • в УБУФК (комн. К-503).

5. Индивидуальный план работ (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

  • научным руководителем/консультантом.

6. Обоснование необходимости командировки (*) . Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

  • руководителем структурного подразделения.

После окончания командировки

В Канцелярии (комн. Г-128) поставить отметку о прибытии (дату и печать НИЯУ МИФИ в графе прибыл)

В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ , необходимо в течение трех дней после окончания командировки (можно и немного позже — но не затягивайте!):

  • сдать в УБУФК(комн. К-503):

— полностью заполненное и подписанное Служебное задание (заполнив позицию 12 (краткий отчет)и подписав его Собой и у руководителя Вашего структурного подразделения)

— Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503, или можно скачать на нашем сайте);

— Финансовые документы, подтверждающие авансовый отчет

Актуальные на данный момент формы и примеры их заполнения размещены ниже.

Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки

Что такое «командировка»?

Если руководствоваться ТК РФ, то под командировкой требуется понимать служебную поездку сотрудника, осуществляемую в определенный срок и с определенными целями. Для того чтобы отправить работника «в путь», руководитель должен оформить специальный Приказ. Специалист обязан выполнить рабочее поручение, находясь вне пределов основного места трудоустройства. К командировкам не относятся разъезды и поездки по городам и странам, проходящие по условиям постоянной работы. О том, что работник действительно является «командированным», позволяет судить соответствующее удостоверение. В документе должны быть указаны следующие данные:

  • Время выезда из исходной точки поездки;
  • Время прибытия в пункт назначения.

Однако существует ряд исключений. Для примера, если сотрудник должен выехать за рубеж, то оформлять такое удостоверение не нужно (если государство визита не входит в состав СНГ, имеющим соглашение об отсутствии необходимости ставить штампы по факту пересечения границ).
Удостоверение всегда выдается в единственном экземпляре, и сохраняется работником в течение всего срока присутствия в командировке. Составлять Отчет следует по прибытию.

Отчет о командировке: пример заполнения формы Т-10а

В случае использования формы Т-10а, заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки, делает руководитель подразделения, вписывая в форму короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель командировки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено. Причины и условия по которым оно не было выполнено излагаются работником в виде докладной записки на имя генерального директора, который будет принимать соответствующее решение:

  • о направлении работника в новою командировку;
  • о нецелесообразности новых поездок;
  • о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т.п.

Оформление отчета

Современные законы стали относиться к командированным сотрудникам более лояльно, и не предусматривают дополнительных бюрократических трудностей. В частности, сегодня выездным специалистам уже не требуется обязательно оформлять такие бумаги, как:

  • Журнал учета;
  • Отчет об осуществленной поездке;
  • Удостоверение командированного сотрудника;
  • Служебное задание.

Отдельно скажем о том, что оформление Журнала учета – необязательная по закону мера. Но на деле вести его все-таки следует (при соответствующем указании руководителя компании).
Оформлять командировку сегодня гораздо легче, чем многие годы назад. С другой стороны, некоторые начальники «старой закалки», все еще придерживаются советской программы. Заранее уточните список бумаг, требуемых именно вашим руководителем к подаче.

В список документов, обязательных к оформлению в 2017-18 году, входят:

  • Отчет об авансе, выданном сотруднику на служебные нужды;
  • Если в командировке сотрудник будет пользоваться служебной машиной, оформляется служебная Записка;
  • Если сотрудник будет использовать личный или служебный автомобиль, оформляется путевой лист;
  • Внутренний приказ с обозначением места и целей командировки. С этим документом специалиста необходимо ознакомить лично. После чего последний должен или принять приказ, или отказаться от него. И первое, и второе возможно исключительно в письменной форме.

Перед командировкой составляют приказ с указанием графика поездки. При желании, можно использовать стандартный бланк Т9 или оформить документ в свободной форме, утвержденной руководством организации.
После того, как специалист подтверждает согласие отправиться в командировку, он может выезжать в путь. На руки (или на банковскую карту) сотруднику предоставляют определенную сумму денег, которые он может тратить на рабочие нужды.

Обязательно ли составлять отчёт о выполнении служебного задания

Ответ на этот вопрос зависит от содержания локального Положения о командировках или иных внутрикорпоративных нормативных актов, регламентирующих всё, что касается служебных командировок у конкретного работодателя. Ещё несколько лет назад оформление служебных заданий на командировку было обязательным требованием законодательства. Однако к 2020 году этот вопрос был полностью передан на усмотрение компаний.

Теперь у организации есть три варианта:

  • отказаться от служебных заданий и отчётов об их выполнении, внеся соответствующие коррективы в Положение о командировках или его аналоги;
  • по-прежнему оформлять их, руководствуясь стандартной формой для этого документа Т10а (скачать образец);
  • использовать свои формы служебного задания и отчёта о его выполнении, закрепив их в локальном акте, регламентирующем служебные командировки в организации.

Эксперты по вопросам кадрового и финансового делопроизводства рекомендуют использовать такие отчётные документы крупным компаниям с частыми командировками сотрудников. В таких условиях наличие этих форм ощутимо упрощает жизнь и бухгалтерам, и руководящему составу. В малом же бизнесе лишние бумаги только усложняют документооборот, делая его более громоздким, в то время как для получения всей необходимой информации достаточно приказов на командировки, которые по-прежнему остаются обязательными.

Чаще всего работодатели, оформляющие служебные задания, используют для этого форму Т10а. Она представляет собой документ, объединяющий и само задание, и отчёт о его выполнении. Само задание излагается в пункте 11, отчёт пишется по возвращении сотрудника в пункте 12. В форме предусмотрены также пункты для отметки о степени выполнения задания и подписи утверждающего отчёт руководителя подразделения.

Заполненное служебное задание по форме Т10а. Для краткого отчёта о его выполнении предусмотрен пункт 12. Ниже есть место для вывода о степени выполнения задания и подписи руководителя, утверждающего отчёт

Как отчитаться о работе, выполненной в командировке?

После того, как сотрудник возвращается из рабочей поездки, ему необходимо заполнить некоторые документы, прежде выписанные руководителем. Кроме того, он должен составить Авансовый Отчет.
Отчет об авансе оформляется в свободной форме, руководствоваться при заполнении можно формой АО1. Отчет предоставляется начальству на сверку в течение ближайших 3-х рабочих суток. Подкреплять документ необходимо иными бумагами о рабочих расходах – это могут быть билеты на авиа-перелет, счета за бронирование отеля и т.д.

Важно! Подача Авансового отчета в течение трех ближайших рабочих дней – обязательное условие. Вне зависимости от того, куда отправлялся сотрудник, в поездку по РФ или за границу, и на какой срок.

Документы о результатах проделанной работы

Вся рабочая документация по данному виду отчета разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку положения ТК РФ не содержат нормы, обязывающей сотрудника предоставлять работодателю документы о выполненной им в служебной поездке работе.

С этой целью работодатель, опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ, имеет право издать нормативный документ, которым обяжет своих сотрудников оформлять необходимые документы при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация может разработать собственные виды документов, а может воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Как оформить отмену командировки сотрудника (по приказу руководства), если сотрудник уже получил командировочные?

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Бухгалтерский учет

Учет расходов по несостоявшимся служебным командировкам

До принятия решения об отмене командировки выданные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Далее, в общем случае командировочные расходы, связанные с основной деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) — 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По вопросу учета расходов по несостоявшейся командировке существует две позиции:

  • поскольку организация несет расходы по несостоявшейся командировке в рамках своей обычной деятельности, эти расходы также должны рассматриваться в качестве расходов по обычным видам деятельности и отражаться по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) — 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»;
  • расходы на несостоявшиеся командировки включаются в состав прочих расходов (счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»).

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Основания для отмены командировки

Согласно ст. 166 Трудового Кодекса, командировки — это поездки работников предприятия для выполнения служебных задач в другие населенные пункты. Для их оформления необходимо распоряжение работодателя.

Нередко возникают ситуации, когда требуется отмена командировки или изменение ее даты. Для этого также понадобится приказ руководства.

ВАЖНО! Распоряжение о переносе или аннулировании издается только тогда, когда отправка сотрудника оформлена документально. При устной договоренности дополнительные документы не нужны.

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Отменяем бронь отеля и покупку билета

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ). Если на покупку выдавали аванс, по расходам работник сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретён билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберёте деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращённого билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. , п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

НДС, предъявленный перевозчиком в стоимости билетов, нет оснований принимать к вычету, так как услуги перевозки не оказаны. Начислять НДС к уплате тоже не нужно (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса можно составить в произвольной форме. В нем укажите:

  • причины отмены командировки;
  • реквизиты приказа о командировке, который отменяется;
  • срок возврата неизрасходованного аванса;
  • срок сдачи авансового отчета;
  • порядок отмены брони гостиниц и неиспользованных билетов.

В обоснование первого пункта приказа можно привести рекомендации Роспотребнадзора, Ростуризма, главы региона и др.

Отменять бронь и сдавать билеты на проезд должен тот, кто их покупал, — фирма или командированное лицо.

Приказ об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения

Как быть, если сотрудник не сможет поехать в служебную поездку? Какие документы нужно оформить сотруднику кадровой службы, если им уже был подписан приказ и он получил удостоверение и аванс на затраты? Для начала создается локальный нормативный акт, в котором описывается порядок мероприятий. Если в вашей компании подобного документа нет или он существует, однако в нем нет правил, которые имели бы отношения к отмене поездки, тогда следуйте предоставленному ниже порядку:

  • Сформируйте служебную записку и предоставьте своему работодателю. Укажите причины, по которым будет происходить отмена поездки;
  • Создайте дополнительно приказ о том, что вы отменяете служебную поездку и аннулируете командировочное удостоверение. Этот документ может быть составлен в произвольном порядке, но с учетом ряда требований Трудового законодательство. В этом документе следует отразить конкретный период, в течение которого сотрудник должен предоставить в бухгалтерию компании непотраченный аванс на затраты командировки;
  • С этим приказом вы должны ознакомиться, а работодатель должен подписать. Если вы являетесь директором, по закону вы должны самостоятельно его подписать;
  • После проведенных выше действий внесите дополнительные записи в регистрационный журнал сотрудников о том, что командировочное удостоверение было аннулировано.

Бланк приказа об отмене командировки

Приказ об отмене командировки должен быть выдан повторно. Запрещается вносить изменения в текущий документ после подписи обеих сторон. Итак, для того чтобы отменить командировку, нужно понять причины, подготовить необходимый пакет документов и в правильном порядке отразить этот аспект в бухгалтерской и финансовой отчетности. Воспользуйтесь специализированным бланком.

Бланк приказа об отмене командировки

Приказ об отмене командировки в связи с болезнью — образец

Существуют субъективные причины, в результате которых сотрудник не может отправиться в командировку. К примеру, болезнь. В этом случае руководитель организации принимает решение о том, чтобы отозвать сотрудника из служебной поездки, отменить и тому подобное. Чтобы исключить последующие проблемы, вам остается правильно оформить предоставленные документы. По распоряжению руководителя издается приказ, согласно которому командировка будет отменена.

Образец заполнения приказа об отмене командировки

Образец приказа об отмене командировки по семейным обстоятельствам

Текущее законодательство неспособно проконтролировать все семейные обстоятельства, которые могут возникнуть у сотрудника. Поэтому различные ситуации, которые могут произойти у работника, должны быть представлены в локальном нормативном акте. Все условия могут быть составлены по усмотрению руководителя. На основании их можно будет отозвать из служебной поездки специалиста или вовсе ее отменить. В результате, условие по отмене поездки по личным или семейным обстоятельствам будет зависеть исключительно от внутренних документов организации.

Итоги

В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.

Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

  • «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году»;
  • «Приказ на командировку — образец в 2020 году».

Источники: Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Сдать 2-НДФЛ быстрее с автоподбором кодов и ставок

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Это положение может регламентировать:

  • порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
  • порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
  • действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2020».

Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?

Стандартный срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы — 5 лет (ст. 434 перечня Росархива).

А если это работающий во вредных или опасных условиях, то:

  • 50 лет — если документы изданы с 01.01.2003;
  • 75 лет — если до 01.01.2003.

Срок хранения отчета о командировке в архивах фирмы также составляет 5 лет (ст. 452 перечня Росархива).

Узнать больше об отчете о командировке вы можете в статье Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки».

Цель командировки: примеры формулировок

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

  • приказ директора фирмы;
  • командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
  • служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
  • принятые по ученическому договору;
  • участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

  • женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
  • граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
  • инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
  • граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
  • родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

  • соответствует виду деятельности и интересам компании;
  • не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
  • отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
  • не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

  • заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
  • представление интересов на судебном заседании;
  • ведение переговоров с контрагентами;
  • присутствие на научной конференции и представление доклада;
  • обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

  • инвентаризация;
  • проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

  • для участия в переговорах;
  • для презентации продукта;
  • для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

  • установка устройства или изделия;
  • наладка его работы;
  • обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
  • тестирование работы аппаратов;
  • сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
  • осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector