Ведение учета расчетов с подотчетными лицами у ИП

Ведение учета расчетов с подотчетными лицами у ИП

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Как правильно оформить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение расходов работника на приобретение материальных ценностей (работ, услуг) в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и его отчета (по форме, разработанной организацией), утвержденного руководителем организации.

Обоснование вывода:
Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, установлен в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У). В этом случае оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно распорядительному документу юридического лица (ИП) либо письменному заявлению подотчетного лица. Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица (ИП), предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
То есть действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП). Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 ГК РФ), а соответствующие документы оформлены на имя организации.
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией.
Порядок документооборота для случаев, когда сотрудники за свой счет приобретают какие-либо материальные ценности и в дальнейшем понесенные ими расходы возмещаются организацией, на законодательном уровне не утвержден. Вместе с тем нормативно-правовые акты не содержат и запретов на возмещение расходов работника, понесенных им при приобретении материальных ценностей для нужд организации без выдачи под отчет аванса. Более того, работодатель обязан возместить работнику расходы, произведенные в интересах организации (ст. 188 ТК РФ).
С учетом сказанного, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации.
При установлении такого порядка необходимо учитывать, что, расплачиваясь за приобретенные товары (работы, услуги) собственными денежными средствами, сотрудник действуют от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени организации у него отсутствуют (п. 1 ст. 183 ГК РФ). При таких обстоятельствах возмещение расходов возможно только в случае последующего одобрения их работодателем. При одобрении сделки все права и обязанности по ней переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде. Говоря простым языком, документальное оформление расчетов с сотрудником должно осуществляться таким образом, чтобы ясно усматривался факт последующего одобрения сделки со стороны организации.
Напомним также, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В этой связи целесообразно оформить следующие документы:
— общий приказ руководителя организации о возможности возмещения сотрудникам произведенных в интересах организации расходов с приложением перечня сотрудников, которые имеют право осуществлять приобретение материалов (или оплату работ, услуг) в интересах организации;
— заявление работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств;
— отчет сотрудника об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату ТМЦ (работ, услуг). В качестве отчета сотрудника может быть использована форма N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо иная форма документа, разработанная организацией самостоятельно и содержащая все необходимые реквизиты (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Что касается бухгалтерского учета, то на основании Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция к Плану счетов), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. В рассматриваемом случае сотрудники подотчетными лицами не являются, а выступают скорее в роли кредиторов организации. В связи с этим полагаем, что в данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Вместе с тем мы не видим каких-либо оснований для возникновения негативных последствий в случае, если расчеты с сотрудниками по возмещению им истраченных ими средств будут осуществляться через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По поводу НДФЛ отметим, что согласно п. 1 ст. 209 НК РФ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, объектом обложения по НДФЛ признается доход, полученный от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ. На основании подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в РФ относятся в том числе вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в РФ. Согласно ст. 41 НК РФ в целях налогообложения доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с гл. 21 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. В рассматриваемой ситуации сотрудникам возмещаются их собственные денежные средства, потраченные ими для приобретения различных товаров, работ или услуг, необходимых организации. Соответственно, расходы, произведенные конкретным работником для хозяйственных нужд организации и возмещенные ему впоследствии на основании подтверждающих документов, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды работника и признаваться его доходом. Поэтому они не являются объектом обложения НДФЛ. Смотрите также письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

20 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Отчетность для индивидуальных предпринимателей

С 01 января 2011 года, компания ООО «АВК-Финанс» предлагает новую услугу для Индивидуальных предпринимателей (ИП).

Услугу* по составлению годовой отчетности для предпринимателей НА СЕБЯ.

На Ваш выбор предлагаем несколько вариантов подготовки отчетности:

Назавание плана Стоимость Включает услуги
Пакет для ИП
«На Себя Стандарт +»
48 000 руб Заполенение книги доходов и расходов за год, подготовка форм 3-НДФЛ и 4-НДФЛ, при наличае объектов налогообложения подготовим формы по НДС, среднесписочной численности, декларацию по УСНО. Все формы (кроме книги учета доходов и расходов) МЫ оптправим по почте. После отправки Вам передадим квитанции об отправке и описи влажения с отметкой почты.
Пакет для ИП
«На Себя Стандарт»
44 000 руб Заполенение книги доходов и расходов за год, подготовка форм 3-НДФЛ и 4-НДФЛ, при наличае объектов налогообложения подготовим формы по НДС, среднесписочной численности, декларацию по УСНО. Все формы подготовленной отчетности мы передадим Вам. Вы сами отвозите ее в госорганы или отправляете почтой.

Для ИП имеющих сотрудников Мы предлагаем следующие виды годовых услуг:

Название плана Стоимость** Включает услуги
План «Сотрудники +» 56 000 руб Заполенение книги доходов и расходов за год, подготовка форм 3-НДФЛ и 4-НДФЛ, при наличае объектов налогообложения подготовим формы по НДС, среднесписочной численности, декларацию по УСНО. Отчет для Фонда Социального Страхования (4-ФСС), расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1, Персонифицированный учет на сотрудников, индивидуальные сведения по форме 2-НДФЛ. Все формы (кроме книги учета доходов и расходов) МЫ оптправим по почте. После отправки Вам передадим квитанции об отправке и описи влажения с отметкой почты.
План «Сотрудники» 52 000 руб Заполенение книги доходов и расходов за год, подготовка форм 3-НДФЛ и 4-НДФЛ, при наличае объектов налогообложения подготовим формы по НДС, среднесписочной численности, декларацию по УСНО. Отчет для Фонда Социального Страхования (4-ФСС), расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1, Персонифицированный учет на сотрудников, индивидуальные сведения по форме 2-НДФЛ. Все формы подготовленной отчетности мы передадим Вам. Вы сами отвозите ее в госорганы или отправляете почтой.
** при численности сотрудников до 10 человек

*Данные услуги и цены к ним, действительны только в том случае, если в прошедшем году у ИП велась финансово-хозяйственная деятельность, а количество документов по ФХД не превышает 10 документов за 1 квартал (накладные и счета-фактуры к ним, считаются ОДИНИМ документом, платежные поручения, кассовые чеки и т.д).

Более подробную информацию о стоимости услуг , а так же стоимость и сроки исполнения НУЛЕВОЙ отчетности Вы можете узнать позвонив нам по телефону +7(499) 755-76-35.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

raschety_s_podotchetnymi_licami.jpg

Похожие публикации

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности. Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно отчитаться за потраченные средства.

Подотчетные суммы могут быть предназначены:

  • для осуществления хозяйственных или административных расходов, которые обусловлены производственными потребностями;
  • для командировки.

Все подотчетные лица должны придерживаться предельных сроков для возврата неиспользованных средств и составления отчета по произведенным расходным операциям.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Если деньги выдаются работнику через кассу наличностью, то обязательно оформляется расходный кассовый ордер. На заполнение отчета по израсходованным средствам работнику отводится 3 дня после истечения срока, на который выданы деньги. Отсчет этого срока ведется от даты, которой заканчивается период распоряжения деньгами, или когда сотрудник вернулся из служебной поездки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие произведенные траты документы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При расчете суммы аванса в подотчет сотруднику, направляемому в служебную поездку, учитывается предварительный размер стоимости билетов в обе стороны, величина суточных за прогнозируемый период нахождения в другом населенном пункте. Если работнику надо будет оплачивать съем квартиры или гостиничного номера на время командировки, то стоимость аренды жилья тоже должна быть заложена в расчет подотчетной суммы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на 71 счете. На его субсчетах организовывается аналитический учет в разрезе сотрудников и выданных сумм. Денежные средства могут выделяться по заявлениям сотрудников или без них при условии, что имеется письменное распоряжение руководства компании.

Когда производятся расчеты с подотчетными лицами, проводки могут быть такими:

  • Д71 – К50 – работнику выданы подотчетные суммы в кассе;
  • Д71 – К51 – должностное лицо получило подотчетные средства на банковскую карту;
  • Д50 – К71 – сотрудник после выполнения служебного задания вернул неиспользованные деньги в кассу.

Если по результатам поездки или закупки окажется, что работнику не хватило полученных авансом средств, пришлось доплачивать из собственных денег, то на основании отчета и приложенных к нему документов будет произведена доплата. В учете она оформляется так же как выдача под отчет.

Если выдано подотчет, проводка затрагивает только счета учета денежных ресурсов и расчетов с подотчетными лицами. Отнесение на определенную группу расходов осуществленных трат осуществляется после оформления авансового отчета должностным лицом. При утверждении авансового отчета и имеющихся в нем сумм, счет 71 кредитуется. Дебетовые обороты могут проходить по таким счетам:

  • 10 – если целью выдачи подотчетных средств была закупка материалов;
  • 20 – при расходовании денег на нужды основного производственного подразделения;
  • 23 – при покрытии нужд вспомогательных цехов;
  • 25 – если издержки могут быть отнесены к группе общепроизводственных;
  • 26 – для трат из подотчетных сумм для административных и общехозяйственных нужд;
  • 41 – при закупке партии товаров подотчетным лицом;
  • 44 – при покрытии подотчетными средствами расходов, связанных с реализацией продукции;
  • 91 – если подотчетные средства выдавались для организации мероприятия, не связанного с производственной деятельностью.

Авансовый отчет считается утвержденным после проставления на нем визы руководителя. С этого момента он может считаться основанием для внесения бухгалтерских записей в учет.

Если должностное лицо, которое получило авансом подотчетные суммы, нарушило сроки возврата неиспользованных средств, то величина невозврата заносится в долг этому сотруднику. В учете это отражается записью между дебетом 94 и кредитом 71 счета. Сумма может быть погашена работником добровольно или удержана из его заработка. При возмещении долга из заработной платы составляется корреспонденция Д70 – К94. В ситуациях, когда удержать из зарплатных доходов задолженность нельзя, она переводится в дебет 73 счета с кредита 94.

Пример

Инженеру были выданы наличные деньги для закупки запасных деталей в сумме 5500 рублей. Фактически потрачено было 4900 рублей. Сотрудник отчитался на следующий день после покупки запчастей и вернул остаток денег. В учете делаются записи:

  • Д71 – К50 на сумму 5500 рублей;
  • Д10.5 – К71 в размере фактических расходов 4900 рублей по отчету;
  • Д50 – К71 в сумме возврата 600 рублей (5500 – 4900).

Другой пример – бухгалтер направлен в командировку на 2 дня для участия в семинаре. Авансом ему были выданы в кассе деньги в сумме 4000 рублей. На третий день после возвращения был составлен авансовый отчет, по которому выявлен перерасход средств на сумму 450 рублей. Доплату перечислили на карту сотруднику. Проводки:

  • Д71 – К50 на сумму 4000 – выдан аванс подотчетных средств;
  • Д26 – К71 – утвержден авансовый отчет в сумме 4450 рублей;
  • Д71 – К51 – сотруднику произведено возмещение средств в сумме 450 рублей.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Особенности расчетов с подотчетными лицами Текст научной статьи по специальности « Экономика и бизнес»

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Корзоватых Жанна Михайловна

В статье рассматриваются особенности организации расчетов с подотчетными лицами , отражение в бухгалтерском учете данных операций, а также момент возникновения и характер материальной ответственности, которая может возникать у подотчетных лиц .

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Корзоватых Жанна Михайловна

FEATURES OF CALCULATIONS WITH ACCOUNTABLE PERSONS

The article considers the peculiarities of the organization of calculations with accountable persons, the accounting treatment of these transactions, as well as the time of occurrence and the nature of liability that may arise from reporting entities.

Текст научной работы на тему «Особенности расчетов с подотчетными лицами»

ОСОБЕННОСТИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Аннотация. В статье рассматриваются особенности организации расчетов с подотчетными лицами, отражение в бухгалтерскомучете данных операций, а также момент возникновения и характер материальной ответственности, которая может возникать у подотчетных лиц.

Ключевые слова: подотчетные лица, выдача денежных средств под отчет, авансовый отчет, учетрасчетов с подотчетными лицами.

FEATURES OF CALCULATIONS WITH ACCOUNTABLE PERSONS

Annotation. The article considers the peculiarities of the organization of calculations with accountable persons, the accounting treatment of these transactions, as well as the time of occurrence and the nature of liability that may arise from reporting entities.

Keywords: accountable person, funds disbursements report, advance report, account of calculations with accountable persons liable.

C целью ускорения расчетов между предприятиями и для снижения затрат, связанных с оформлением расчетов через банк предприятия производят расчеты наличными денежными средствами. Расчеты наличными в основном происходят при приобретении материально-производственных запасов небольшими партиями, на административно-хозяйственные расходы предприятия, и конечно при оплате командировочных расходов. Но не стоит забывать, что по заключенным договорам между юридическими лицами, расчеты наличными средствами совершаются в пределах 100 000 руб. по одной сделке. Данное ограничение расчетов регламентируется Указанием ЦБ РФ№ 1843-У от 20 июня 2007 г. «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» [7].

Не зависимо от того на какие цели расходуются денежные средства расчеты наличными производятся через подотчетных лиц. Особенностью этого вида расчетов является необходимость соблюдения определенных условий, с обязательным правильным и своевременным оформлением документации по выдаче подотчетному лицу и предоставление сведений от него о порядке расходования денежных средств. Операции по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете отражаются достаточно просто, однако на данном участке учета встречается наибольшее количество ошибок и нарушений. В связи с этим, вопросы изучения и точного практического применения в бухгалтерском учете порядка расчетов с подотчетными лицами имеют важное значение [9; 11].

Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

— оформление в произвольной форме письменного заявления подотчетным лицом на выдачу наличных денежных средств под отчет на определенные цели;

— руководитель предприятия собственноручно проставляет сумму наличных денег, которое может быть выдано и срок, на который выдаются наличные денежные средства, закрепляя это своей подписью и датой;

— выдача под отчет наличных возможно при отсутствии задолженности подотчетного лица по ранее выданным авансам;

© Корзоватых Ж.М., 2015

— в течение трех рабочих дней по истечению срока выдачи наличных под отчет подотчетное лицо должно отчитаться по выданным подотчетным сумма, путем представления бухгалтеру авансового отчета с прилагаемыми подтверждающими документами [2; 4].

Помимо вышеперечисленных условий при выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться также и общие требования, установленные Порядком ведения кассовых опера -ций. А именно, выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, проводится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2). Выдача наличных денежных средств кассир осуществляет непосредственно лицу, указанному в расходном кассовом ордере только при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо доверенности и документа, удостоверяющего личность. Получив расходный кассовый ордер кассир, проверяет правильность заполнение первичного документа по форме и по существу. Формальная проверка касается правильности оформления расходного кассового ордера (полнота заполнения реквизитов, наличие подписей лиц, ответственных за совершение операций, указание измерителей, своевременность составления и т.д.). Проверка по существу устанавливает законность и целесообразность совершения хозяйственной операции. Особое внимание должно уделяться наличию подтверждающих документов, разрешающих выдачу наличных.

При получении расходного кассового ордера кассир подготавливает сумму наличных, указанных в документе. Получатель наличных денег в расходном кассовом ордере прописывает прописью рубли, а копейки цифрами получаемую сумму и подписывает документ. Пересчет кассиром подготовленной суммы наличных денежных средств осуществляется таким образом, чтобы за данным действием мог наблюдать получатель наличных денежных средств. Затем происходит выдача получателю наличных денег. Получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства под наблюдением кассира. После выдачи подотчетных сумм получателю кассир подписывает расходный кассовый ордер.

В течение трех рабочих дней по истечению срока выдачи наличных денежных средств под отчет подотчетное лицо должно отчитаться по сумме, выданной под отчет, путем представления авансового отчета с прилагаемыми подтверждающими документами. Унифицированная форма авансового отчета применяется экономическими субъектами всех форм собственности, составляется подотчетным лицом и работником бухгалтерии в одном экземпляре [5]. В авансовом отчете подотчетное лицо указывает сумму, полученную под отчет на основании расходного кассового ордера, а также сумму произведенных им затрат и их назначение, с обязательным приложением документов (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы). Бухгалтер в обязательном порядке проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, и правильность их оформления по форме, существу и арифметически. Затем авансовый отчет утверждается руководителем организа-ции. Остаток неизрасходованных денежных средств, выданных ранее под отчет, подотчетное лицо обязано вернуть, в случае обоснованного, целевого перерасхода выданных под отчет сумм, подотчетному лицу выдается сумма перерасхода. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке [8].

Планом счетов бухгалтерского учета для учета расчетов с подотчетными лицами предусмот-рен синтетический активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу и по сумме, выданной под отчет [3]. Сальдо по счету показывает сумму задолженности подотчетного лица. По дебету счета отражаются суммы, выданные под отчет в корреспонденции со счетами учета денежных средств. По кредиту отражаются израсходованные подотчетными лицами суммы корреспонденции со счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные в строго установленные сроки, отражаются бухгалтерской проводкой: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В дальнейшем эти суммы отражаются: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в случае удержания недостачи из заработной платы подотчетного лица; Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», в случае если недостача не может быть удержана из оплаты труда подотчетного лица.

На практике большинство предприятий не заключают договора с подотчетными лицами о полной материальной ответственности. Это противоречит нормативным документам, непосредственно регулирующему вопросы, связанные с материальной ответственностью, и приводит к тому, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим фактом взыскания. Согласно ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации в случае недостачи ценностей, вверенных работнику (в нашем случае подотчетному лицу), полученных по разовому документу (расходный кассовый ордер) материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника. Согласно Постановлению Минтруда и соцразвития РФ № 85 от 31 декабря 2002 г. определены перечни работ, которые с том числе выполняются непосредственно и подотчетными лицами. Согласно этим документам с подотчетными лицами нужно заключать договора. Именно заключение договора о полной материальной ответственности с подот-четным лицом является основанием для возложения на физическое лицо материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Без этого договора сотрудник будет нести ответственность за причиненный ущерб на общих основаниях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ст. 242 и 243 ТК РФ) [1; 6; 10].

Характер материальной ответственности работников, момент возникновения и объем их обязательств по возмещению ущерба, определяют методику бухгалтерского учета расчетов организаций с материально ответственными лицами. Нормативными документами определяется также какой ущерб подлежит возмещению, условия наступления материальной ответственности, ее виды, порядок расчета ущерба и его возмещения и др. Таким образом, работник, заключивший с предприятием договор о полной материальной ответственности, несет ответственность за обеспечение сохранности тех ценностей, которые он лично получил по накладной или иному первичному бухгалтерскому документу, несмотря на то, что в некоторых случаях к указанным ценностям имеют доступ и другие лица.

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ). [Электронный ресурс]. — Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федеральных законов от 28.06.2013 № 134-ФЗ, от 02.07.2013 № 185-ФЗ, от 23.07.2013 № 251-ФЗ, от 02.11.2013 № 292-ФЗ, от 21.12.2013 № 357-ФЗ, от 28.12.2013 № 425-ФЗ) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

3. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н, от 18.09.2006 № 115н, от 08.11.2010 № 142н). [Электронный ресурс]. -Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

4. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П [Электронный ресурс]. — Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

5. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» [Электронный ресурс]. — Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

6. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» [Электронный ресурс]. — Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

7. Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (с изменениями от 28 апреля 2008 г.). (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 № 2003-У) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

8. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение / В.Р. Захарьин. -М.: Налоговый вестник, 2008. — 320 с.

9. Корзоватых Ж.М. Порядок учета резерва под снижение себестоимости материальных ценностей // Экономика и менеджмент: от теории к практике: сборник научных трудов по итогам международной научно-практической конференции. — Ростов н/Д., 2014. — 193 с.

10. Корзоватых Ж.М Учет импорта материально-производственных запасов // Вестник Университета (Государственный университет управления). — 2014 — № 10.

11. Корзоватых Ж.М., Подгузова К.В. Дебиторская задолженность предприятия // Вестник Университета (Государственный университет управления). — 2014 — № 1.

Бланки строгой отчетности, заполненные комбинированным способом, можно принимать к учету

Организация при осуществлении расчетов с подотчетными лицами принимает от них бланки строгой отчетности (далее – БСО) магазинов розничной торговли, заполненные комбинированным способом (товарные чеки, квитанции). Судя по отсутствию кассовых чеков, продавцы применяют ЕНВД.
Имеет ли организация право принимать к учету указанные документы, заполненные комбинированным способом?

В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Конкретного перечня документов, подтверждающих факт осуществления подотчетным лицом расходов за счет выданных ему наличных денег, не установлено.

Согласно ч. 7 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ (далее – Закон № 290-ФЗ) до 01.07.2018 индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками, применяющими ПСН, а также организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками ЕНВД, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ (в том числе и розничной торговли), могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующие товар (работу, услугу) (далее – Документ), в порядке, установленном Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Закона № 290-ФЗ).

Следовательно, в настоящее время Документы могут прилагаться к авансовому отчету для подтверждения расходования подотчетным лицом выданных ему наличных денежных средств. Полагаем, что именно их в рассматриваемой ситуации и прикладывает к авансовому отчету подотчетное лицо, поскольку БСО, оформляемые без использования контрольно-кассовой техники, при расчетах за товары не применяются (ч. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Закона № 290-ФЗ).

Согласно п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Закона № 290-ФЗ, Документ должен содержать следующие реквизиты:
– наименование;
– порядковый номер и дату его выдачи;
– наименование (для организации), фамилия, имя, отчество (для индивидуального предпринимателя);
– ИНН;
– наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
– сумму оплаты в рублях;
– должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего Документ, и его личную подпись.

Законодательство не устанавливает требований к конкретному способу заполнения Документов. В этой связи считаем, что они могут быть заполнены от руки, автоматизированным или комбинированным способом (дополнительно смотрите постановление ФАС Поволжского округа от 02.10.2007 № А72-6677/06-12/228).

Заметим, что согласно действующим нормативным правовым актам подотчетное лицо не обязано прилагать к авансовому отчету какие-либо документы, подтверждающие:
– применение организацией (индивидуальным предпринимателем), у которого им приобретались товары, какого-либо специального налогового режима;
– факт применения (неприменения) такой организацией (индивидуальным предпринимателем) контрольно-кассовой техники.

Таким образом, считаем, что организация в рассматриваемой ситуации вправе принять к учету авансовый отчет с приложенными к нему Документами (товарными чеками, квитанциями), удовлетворяющими требованиям п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Закона № 290-ФЗ, заполненными комбинированным способом.

Ответ подготовил: Буланцов Михаил, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российского Союза аудиторов
Контроль качества ответа: Игнатьев Дмитрий, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, кандидат экономических наук

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector