Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет

03.09.2018

Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.

В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении –»оплатить»).
Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

Поступление (акт, накладная);
Списание НДС;
Выдача наличных или Списание с расчетного счета. Вид операции – Прочий расход, счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные).

Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
Счет-фактура не регистрируется.

Проводки по документу

Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям»в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС.

Проводки по документу

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса — Кассовые документы – Выдача наличных. Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.

вид операции – Прочее списание.

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

В заключение добавим, что не рекомендуем пользоваться данной схемой постоянно, предпочитая её старому доброму подотчету. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается. Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации.

Как возместить расходы сотруднику, если деньги под отчет не выдавались?

Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату. Возврат средств можно осуществить двумя способами:

в кассу предприятия;
безналичным переводом.

Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу

Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:

с помощью безналичного перевода;
в кассе организации.

Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:

в платежном поручении;
специальной пояснительной записке.

В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог. Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве. Порядок необходимых действий Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы: Специальный приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9, Т-9а Максимально точно составленное служебное задание Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а Удостоверение для свершения командировочной поездки №Т-10 Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.

Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.

Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.
Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.

Возврат подотчетных денежных средств В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Запишите правильные реквизиты счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
Пропишите в платеже его назначение, то есть на, что должны быть потрачены деньги.
Содержание:

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Назначение платежа на хозяйственные нужды
Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета
Выдача денег под отчет безналом на карту работника
Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.

Назначение платежа: примеры и описание

Инфо

Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации.

Но в нем говорится о наличных денежных средствах. Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника.

Назначение платежа на хозяйственные нужды

Кем осуществляются операции Уполномоченными лицами, на основании решения которых может быть осуществлена рассматриваемая операция, являются:

директор – исполнительный, генеральный;
главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо;
кассир.

Директор и главный бухгалтер, а также все работники в обязательном порядке должны проставить свои подписи на специальном приказе. В противном случае действительным он считаться не будет. Сама же операция по выдаче подотчетных средств осуществляется следующими лицами: Бухгалтером и расчетчиком При перечислении необходимого количества средств прямо на карту Кассиром Если деньги выдаются на руки (обязательно формирование РКО – расчетного кассового ордера) При этом процедура рассматриваемого типа имеет некоторые важные особенности, связанные именно с формой собственности конкретного предприятия.

Назначение платежа в платежном поручении подотчет

ВниманиеГотовое обращение передаем руководителю.

Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы. Заполняем платежное поручение на подотчет Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году».

Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере. Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А.

Назначение платежа под отчет в платежном поручении

При этом следует помнить о необходимости соблюдения достаточно обширного перечня самых разных правил и особенностей подобного действия. Прежде всего, стоит разобраться с назначением платежа в подотчет на карту. Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.
Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.

Важно

Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников. Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту. При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете.

В таком случае ему также через кассу, на основании РКО, выдается определенное количество средств.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Как правильно оформить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение расходов работника на приобретение материальных ценностей (работ, услуг) в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и его отчета (по форме, разработанной организацией), утвержденного руководителем организации.

Обоснование вывода:
Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, установлен в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У). В этом случае оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно распорядительному документу юридического лица (ИП) либо письменному заявлению подотчетного лица. Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица (ИП), предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
То есть действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП). Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 ГК РФ), а соответствующие документы оформлены на имя организации.
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией.
Порядок документооборота для случаев, когда сотрудники за свой счет приобретают какие-либо материальные ценности и в дальнейшем понесенные ими расходы возмещаются организацией, на законодательном уровне не утвержден. Вместе с тем нормативно-правовые акты не содержат и запретов на возмещение расходов работника, понесенных им при приобретении материальных ценностей для нужд организации без выдачи под отчет аванса. Более того, работодатель обязан возместить работнику расходы, произведенные в интересах организации (ст. 188 ТК РФ).
С учетом сказанного, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации.
При установлении такого порядка необходимо учитывать, что, расплачиваясь за приобретенные товары (работы, услуги) собственными денежными средствами, сотрудник действуют от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени организации у него отсутствуют (п. 1 ст. 183 ГК РФ). При таких обстоятельствах возмещение расходов возможно только в случае последующего одобрения их работодателем. При одобрении сделки все права и обязанности по ней переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде. Говоря простым языком, документальное оформление расчетов с сотрудником должно осуществляться таким образом, чтобы ясно усматривался факт последующего одобрения сделки со стороны организации.
Напомним также, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В этой связи целесообразно оформить следующие документы:
— общий приказ руководителя организации о возможности возмещения сотрудникам произведенных в интересах организации расходов с приложением перечня сотрудников, которые имеют право осуществлять приобретение материалов (или оплату работ, услуг) в интересах организации;
— заявление работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств;
— отчет сотрудника об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату ТМЦ (работ, услуг). В качестве отчета сотрудника может быть использована форма N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо иная форма документа, разработанная организацией самостоятельно и содержащая все необходимые реквизиты (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Что касается бухгалтерского учета, то на основании Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция к Плану счетов), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. В рассматриваемом случае сотрудники подотчетными лицами не являются, а выступают скорее в роли кредиторов организации. В связи с этим полагаем, что в данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Вместе с тем мы не видим каких-либо оснований для возникновения негативных последствий в случае, если расчеты с сотрудниками по возмещению им истраченных ими средств будут осуществляться через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По поводу НДФЛ отметим, что согласно п. 1 ст. 209 НК РФ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, объектом обложения по НДФЛ признается доход, полученный от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ. На основании подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в РФ относятся в том числе вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в РФ. Согласно ст. 41 НК РФ в целях налогообложения доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с гл. 21 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. В рассматриваемой ситуации сотрудникам возмещаются их собственные денежные средства, потраченные ими для приобретения различных товаров, работ или услуг, необходимых организации. Соответственно, расходы, произведенные конкретным работником для хозяйственных нужд организации и возмещенные ему впоследствии на основании подтверждающих документов, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды работника и признаваться его доходом. Поэтому они не являются объектом обложения НДФЛ. Смотрите также письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

20 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Когда оформляется авансовый отчет
Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков
Возмещение расходов по командировке
Ограничения по возмещению расходов сотрудникам
Бухучет возмещения расходов сотруднику
Итоги

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

социальные выплаты и зарплата;
выплата страховых возмещений;
на личные нужды ИП;
оплата товаров, работ, услуг;
выдача денег под отчет;
выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Курсы и статьи
Бухгалтер отвечает

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.

Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).

Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Аванс подотчетному лицу

Аванс подотчетным лицам — это деньги, выдаваемые сотрудникам организации на целевые расходы. Кто является подотчетным лицом, как отразить выдачу денежных средств и их возврат в бухучете — расскажем в статье.

Подотчетное лицо — это сотрудник компании, получивший деньги на конкретные цели. Цели можно разбить на 3 группы:

хозяйственно-операционные расходы;
расходы на командировку;
возмещение сотруднику понесенных командировочных расходов.

Получить деньги под отчет может практически любой сотрудник организации, включая руководителя, подрядчика и даже работника, у которого есть долг по ранее выданной подотчетной сумме (Указание Банка России № 3210-У, Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Передача авансовых сумм от одного лица другому запрещена. Не выдавайте денежные средства лицам, не являющимся сотрудниками компании.

Если сотрудник не отчитался по ранее полученному авансу, новые подотчетные ему все же можно выдать. ЦБ РФ в указаниях № 3210-У не устанавливает на это никаких ограничений, а только отмечает, что сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в срок, установленный руководством организации. Ранее запрет на новый подотчет без отчета по старому действовал, но сейчас он отменен.

Выдача денег под отчет

Чтобы получить деньги на целевые расходы, сотрудник направляет руководителю заявление. Он указывает в нем конкретную сумму, цель и срок, на который хочет ее получить. Форма заявления может быть произвольной или строгой, если она утверждена в положении о расчете с подотчетными лицами (при наличии). После того, как руководитель одобрит заявление, оно поступает в бухгалтерию, которая проверяет наличие остатков по прошлым авансам.

Вместо заявления основанием выдачи денег под отчет может стать приказ руководителя или иной распорядительный документ с его подписью. Если в положении о расчетах (при наличии) установлено, что приказ обязателен, то он должен быть составлен даже при наличии заявления. С декабря 2020 года одним приказом можно оформить несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетным лицам.

Если деньги выдаются на командировочные расходы, то руководитель выносит приказ о направлении сотрудника в командировку. Затем работник пишет заявление с предварительным расчетом необходимой суммы.

Порядок выдачи аванса

Выдачу аванса из кассы оформляйте расходным кассовым ордером по форме № КО-2. В РКО должны быть проставлены подписи директора и главбуха или иных уполномоченных. Выдавать деньги в подотчет можно и в безналичной форме, тогда первичным документом для подтверждения операции будет банковская выписка по счету.

В бухгалтерском учете выдача наличных денежных средств отражается проводкой Дт 71 Кт 50. Аналогичной проводкой отражается и доплата, если сотрудник потратил денег больше, чем ему выдали. Перевод денег на банковскую карту оформляется проводкой Дт 71 Кт 51.

Авансовый отчет

Деньги выдаются на определенный срок. Об израсходованных суммах работник обязан отчитаться в бухгалтерию в срок, установленный работодателем. Для авансовых отчетов по командировкам действует строгий срок — 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.

Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.

При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:

Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.

Оправдательные документы

Оправдательные документы доказывают факт совершения расходов, это кассовые чеки, товарные накладные, номерной бланк строгой отчетности, счет-фактуру, договор купли-продажи.

Документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, содержание операции, название и единицы измерения, стоимость, подпись, штамп и другие. В случае командировки для авансового отчета сохраните документы, подтверждающие расходы на проезд (билет) и проживание.

Списание подотчетных сумм

После получения авансового отчета бухгалтер списывает израсходованные и подтвержденные суммы. Для этого используется кредит счета 71, который корреспондирует с соответствующими счетами. Составляются проводки:

Дт 10/15 Кт71 — поступление материалов, приобретенных подотчетным лицом;
Дт 41 Кт71 — поступление товаров, приобретенных сотрудником;
Дт 20/23 Кт71 — списание расходов на командировку в себестоимость продукции;
Дт 44 Кт 71 — списание расходов на командировку в расходы на продажу.

Если сотрудник истратил денег меньше, чем ему выдали, он обязан вернуть остаток. Возврат оформляется проводкой Дт50 Кт71. Если сотрудник отказывается вернуть неизрасходованную сумму в установленный срок, то по решению руководителя ее можно взыскать с заработной платы подотчетного лица. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

Дт 94 Кт 71 — списана невозвращенная сумма;
Дт 73 Кт 94 — отражена задолженность сотрудника перед организацией;
Дт 70 Кт 73 — отражено удержание невозвращенных денег из зарплаты.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия поможет легко учитывать выданные авансы и списывать подотчетные суммы. Ведите учет в системе, начисляйте зарплату, платите налоги, отправляйте отчеты через интернет. Налоги и отчеты сервис формирует сам на основе данных учета. В течение месяца работайте в программе бесплатно.