Как правильно оформляется командировка за границу?

Оформление зарубежных командировок

Для оформления приказа о командировании необходимо заблаговременно (не менее чем за 10 дней до отъезда) представить в ОМС (ауд. Г-223, Г–221) следующие документы:

1. Служебная записка (Приложение 1). В служебной записке указываются:

1.1 Фамилия, имя, отчество работника;

1.2. Структурное подразделение и должность;

1.3. Страна и город, в которые командируется работник;

1.4. Название принимающей организации;

1.5. Цель поездки;

1.6. Сроки командировки (включая даты пересечения границы);

1.7. Командировочные расходы (выбрать, указать):

— основной маршрут следования (Москва-……-……-Москва) авиа/ ж.д

— трансфер Москва-аэропорт-Москва (аэроэкспресс)

— проезд на территории зарубежной страны в другие города (авиа/ж.д/автотранспорт)

— трансфер аэропорт (ж.д.вокзал) – гостиница – аэропорт (ж.д.вокзал)

— суточные (суточные за рубежом исчисляются как 2500руб./сутки либо норма в долларах США)

— проживание в гостинице

— консульский сбор/сервисный сбор за оформление визы

— оргвзнос на конференцию

1.8. Источники оплаты командировочных расходов (выбрать, указать):

— тема НИЧ (виза научного руководителя темы, виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)

— грант РФФИ (виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)
накладные расходы НИЧ (виза помощника проректора по научной работе)

— платные образовательные услуги (ПОУ) кафедры с указанием прямые или накладные ПОУ — (виза О.В. Ефремовой — Ж-323) .

— централизованный фонд МЭИ (виза начальника Управления ФЭЧ Ефремовой О.В.)

— за счет принимающей стороны

— другие статьи расходов

2. Копия приглашения

3. Перевод приглашения

4. Копия медицинской страховки

Если командировка подразумевает вывоз материалов (докладов, лекций, презентаций и т.д.) или выставочных экспонатов и отчетов НИР, следует оформить экспертное заключение или заключение идентификационной экспертизы. При этом на служебной записке должна стоять визирующая подпись О.А. Бурмистровой

БУРМИСТРОВА Ольга Андреевна (КЭК)

Комната Ж-302, Ж-306

ВАЖНО:

1. При командировании за рубеж заведующего кафедрой или декана командировка должна быть предварительно согласована с первым проректором — проректором по учебной работе (подпись или виза проректора на служебной записке);

2. Сотрудники МЭИ, готовящиеся к командировке и имеющие допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, должны дополнительно руководствоваться требованиями «Порядка выезда за границу сотрудников МЭИ, допущенных (допускавшихся ранее) к сведениям особой важности и совершенно секретным сведениям, составляющим государственную тайну».

В случае нахождения сотрудника в отпуске на период командировки ОБЯЗАТЕЛЬНО оформляется в управлении кадров ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА.

Перед командировкой ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно расписаться в листе инструктажа.

ОТЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

1. Для бухгалтерии

  • отчет о командировке (образец на сайте МЭИ), заверенный начальником ОМС;
  • консульский сбор — копия визы в паспорте, оригиналы квитанций за консульский и сервисный сборы;
  • суточные – копии первой страницы загранпаспорта с фотографией и штампов о пересечении границы;
  • гостиница – оригинал счета с переводом на русский язык (заверяется в ОМС);
  • мед.страховка – оригинал страховки;
  • транспортные расходы:

авиаперелет — авиабилет (электронный или оригинал), посадочные талоны (все) по билету, билеты на аэроэкспресс;

внутренние переезды – оригиналы проездных документов с указанием их стоимости, маршрута, фамилии командируемого (желательно) (все документы должны быть переведены на русский язык, перевод заверяется в ОМС).

  • Отчет о командировке (Приложение 2) (оригинал и в электронном виде на электронный адрес ОМС: oms.mpei@gmail.com).

В случае внесения изменений в командировку в ОМС предоставляется служебная записка на изменение приказа (Приложение 3).

Как правильно оформляется командировка за границу?

Загранкомандировка для работника всегда желанна и ожидаема, даже если работы предстоит много. Больше, чем для подготовки к обычной командировке по Украине, потребуется потрудиться и бухгалтеру. Какие первоочередные мероприятия следует провести и какие нюансы при этом учесть, рассмотрим в статье.

Прежде всего вспомним, что командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения на определенный срок. При загранкомандировке такой населенный пункт будет находиться в другой стране.

При загранкомандировках, как и при командировках по Украине, руководствуются трудовым законодательством и локальными нормативными актами и распоряжениями руководителя.

Нормы единственного подзаконного акта о служебных командировках – Инструкции № 59 обязательны для выполнения только для предприятий, финансируемых из бюджета. Остальные же, небюджетные и коммерческие предприятия и организации все организационные вопросы относительно командировок регулируют самостоятельно. Для этого они утверждают локальный нормативный акт, например Положение о служебных командировках или раздел в колдоговоре. В подавляющем большинстве случаев при разработке положений, регламентирующих вопросы организации командировок, за основу принимают нормы Инструкции № 59, но это не является обязательным условием их утверждения.

Обоснованием целей поездки может быть приглашение принимающей стороны, договор или контракт, другие документы, свидетельствующие о намерениях установить гражданско-правовые отношения (например, приобрести товар или технологию), документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия.

Итак, чтобы направить работника в командировку, в т. ч. за границу, руководитель предприятия должен издать приказ (распоряжение) с указанием цели выезда, сроков поездки, маршрута, условий пребывания, размера суточных и сметы расходов. Могут прописываться дополнительные условия осуществления и возмещения расходов на основании Положения о служебных командировках.

Смета командировочных расходов представляет собой перечень расходов работника, которые будут понесены им в командировке, с предполагаемой их суммой. По составленной смете командировочных расходов предприятие определяет сумму аванса, которую следует выдать командированному работнику.

Для бюджетников обязательным является утверждение технического задания, в котором определяются цель выезда, задачи и ожидаемые результаты командировки, срок на основании Постановления № 98, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению подается его копия с переводом), и сметы расходов (п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Следует не забывать об обязательных реквизитах приказа, в т. ч. дате, месте составления, подписях, поскольку дальнейшие расходы по командировке (средний заработок, суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения и т. п.) будут осуществляться на основании этого приказа.

Приказы о командировке можно регистрировать в Журнале регистрации приказов о командировках либо в общем Журнале регистрации приказов. Порядок устанавливает работодатель.

Напомним, что приказом Минфина от 21.06.2011 г. № 738 была отменена форма удостоверения о командировке. Поэтому оформление удостоверения о командировке не является обязательным. Достаточным является наличие приказа на командировку, согласно которому определяется количество дней, проведенных в командировке, и рассчитывается сумма суточных (на основании первичных документов).

Командировочное удостоверение с отметками прибытия и выбытия из места назначения являлось для наемного работника подтверждением его пребывания в назначенном месте командировки.

В настоящее время в случае загранкомандировки для определения суммы суточных достаточно:

• приказа о командировке и соответствующих первичных документов – при командировке в безвизовую страну;

• приказа о командировке и отметки о пересечении государственной границы Украины в паспортном документе (загранпаспорте или заменяющем его документе), которые проставляются уполномоченным должностным лицом Государственной пограничной службы Украины по личному обращению работника относительно проставления такой отметки – при командировке в страну, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд).

Покупка валюты и выдача аванса

На основании приказа работнику, который направляется в командировку, работодатель обязан выдать аванс.

Для предприятий, финансируемых полностью или частично за счет бюджетных средств, обязанность по обеспечению авансом командированных работников в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найм жилого помещения и суточные расходы, предусмотрена п. 4 р. I и п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59.

Для хозрасчетных предприятий такой нормы законодательством не предусмотрено. В то же время согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировки, выплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. То есть аванс таки следует выдавать на любом предприятии. Если покупку билетов, бронирование и оплату проживания осуществляет сам работодатель, то аванс выдают, по крайней мере, в размере суточных. Невыплата аванса является невыполнением обязанностей работодателя, установленных ст. 21 КЗоТ: обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы.

При загранкомандировке бюджетникам аванс выдается в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59, письмо Миндоходов от 30.09.2013 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). Хозрасчетные предприятия валюту аванса на загранкомандировку должны самостоятельно определить внутренним документом, например, Положением о служебных командировках или непосредственно в приказе о командировке.

Минфин в письме от 21.05.2014 г. № 31-07250-06-29/12181 отметил, что работник, который едет в заграничную командировку, должен быть обеспечен авансом в соответствии со сметой расходов:

• в гривнях – для осуществления расходов во время проезда по территории Украины;

• в инвалюте – для осуществления необходимых расходов за рубежом.

Аванс может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Если работодатель выдает наличный аванс в иностранной валюте, то необходимо соблюдать условия, установленные Правилами № 200. Согласно п. 2.1 Правил № 200 резиденты – юридические лица и физические лица – предприниматели и иностранные представительства имеют право использовать с текущих счетов наличную иностранную валюту для обеспечения расходов работников за границей, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за границей). При этом под расходами работников за границей п. 1.3 Правил № 200 понимает оплату разрешений на въезд (виз), суточных, расходов, связанных с наймом жилого помещения, транспортных и других расходов за границей.

Для того чтобы получить из уполномоченного банка наличные в иностранной валюте на командировку согласно п. 2.2 Правил № 200, работодатель предоставляет банку:

• заявление на выдачу наличности;

• поручение представителю на получение денег;

• письмо-расчет, содержащее фамилию, имя и отчество (при наличии) лиц, выезжающих за границу, и расчет расходов.

Если у предприятия нет валютного счета, то его необходимо открыть, руководствуясь при этом Инструкцией № 492, и приобрести валюту на межбанковском валютном рынке.

Приобретение наличной иностранной валюты для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте не допускается, так как является нарушением установленного порядка и условий торговли валютными ценностями на межбанковском валютном рынке Украины.

После получения иностранной валюты для командировки, перед выдачей ее работнику предприятие должно оприходовать наличность в кассе предприятия (см. разъяснение из раздела 109.19 модуля БАЗА НАЛОГОВЫХ ЗНАНИЙ).

При этом следует учесть, что согласно п. 2.4 Правил № 200 одному работнику может быть выдана иностранная валюта наличными на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты через таможенную границу Украины, установленных действующим законодательством. Согласно п. 2 ч. 2 Инструкции № 148 физлицо-резидент имеет право вывозить за пределы Украины наличность в сумме, не превышающей в эквиваленте 10000 евро, без письменного декларирования.

Наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами – резидентами и иностранными представительствами с собственных текущих счетов в иностранной валюте, открытых в уполномоченных банках, используется исключительно на цели, на которые она получена (п. 8.14 Правил № 200).

Можно ли выдать аванс работнику для закупки ТМЦ в командировке за границей?

На такие цели предприятие не может выдать работнику аванс в валюте.

Расчеты между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота могут осуществляться только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (ст. 7 Декрета № 15-93).

Резиденты – субъекты предпринимательской деятельности могут использовать наличную иностранную валюту как средство платежа при осуществлении торговли и предоставлении услуг за пределами Украины (пп. 7.1 п. 7 Правил № 200):

• на транспортных средствах, которые им принадлежат (арендованные, зафрахтованные или формируемые в Украине), в случае осуществления международных пассажирских перевозок;

• на международных выставках (ярмарках), проходящих за рубежом, в случае реализации товаров.

Поэтому работник, находясь в командировке за границей, не может приобретать за наличные валютные средства ТМЦ для нужд предприятия.

Во время командировок за границу аванс на командировку может быть перечислен работникам предприятия как на корпоративные (валютные и гривневые), так и на личные платежные карты (п. 2.12 Положения № 637). При этом полученные денежные средства используются работниками предприятия по назначению без оприходования в кассе.

Денежные средства, перечисленные на корпоративную карту, находятся на текущем счете предприятия и не считаются выданными под отчет до того момента, пока держатель корпоративной карты (доверенное лицо) не снимет их наличными или не рассчитается за соответствующие услуги, определенные п. 8.3 Инструкции № 492.

При перечислении аванса на командировку на личную гривневую карту работника такое перечисление приравнивается к выдаче наличных денежных средств в национальной валюте под отчет с момента перечисления их с расчетного счета предприятия.

В бухучете операции в инвалюте отражаются в валюте расчетов и платежей по каждой инвалюте отдельно (ч. 3 ст. 9 Закона № 996, письмо Миндоходов от 30.09.2013 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). На счетах бухучета операция по выдаче аванса отражается по дебету субсчета 372.

Расходы на заграничную командировку в бухучете отражают:

• по курсу НБУ на дату предоставления аванса, если фактические расходы в командировке не превышают суммы предоставленного аванса (п. п. 5 – 6 П(С)БУ 21). Если в заграничной командировке рассчитываются корпоративной картой – датой аванса будет считаться дата проведения оплаты товаров/услуг, дата снятия инвалюты;

• по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета – в части превышения фактических расходов над суммой аванса (п. 8 П(С)БУ 21).

Случается, что по различным причинам командировку приходится отменить. Например, из-за переноса переговоров или болезни работника. При этом билеты могут быть уже приобретены, а аванс выдан работнику.

Как оформить отмену командировки и можно ли возместить в этом случае расходы работнику?

Порядок действий в таких случаях следует прописать в Положении о служебных командировках. Прежде всего, руководитель должен принять решение об отмене командировки на основании докладной записки от работника или руководителя подразделения, если отмена произошла по не зависящим от него причинам, и отразить его в приказе об отмене служебной командировки. В приказе следует указать реквизиты отменяемого приказа о командировке, причины отмены и обязанности работника и бухгалтера в связи с отменой командировки, сроки возврата полученного на командировку аванса или неизрасходованной суммы аванса (см. Рис. 1). С приказом об отмене командировки работника следует ознакомить под подпись.

Работник, независимо от того, что в командировку он не отбыл, представляет в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (подробнее об отчете читайте в статье «Отчитываемся о загранкомандировке» издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 46 за 2016 год)), и возвращает предприятию неиспользованные средства на основании отчета. В случае загранкомандировки работник обязан вернуть в кассу предприятия денежные средства в валюте выдачи аванса.

ГУ ГФС в Тернопольской области в разъяснении от 30.08.2016 г., в частности, сообщило, что если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение 3-х банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства. В случае невозврата таким работником в течение 3-х банковских дней аванса на командировку, сумма таких средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет, включается в налогооблагаемый доход такого работника.

Конечно, небюджетные предприятия не обязаны пользоваться нормами Инструкции № 59 и воспользоваться нормами пп. 170.9.2 НКУ об отчетности по командировке – 5 банковских дней с даты ее окончания. Но поскольку командировка не состоялась, следует помнить о рисках, ведь налоговики будут настаивать на своей позиции.

Кроме того, не стоит забывать, что согласно п. 8.4 Правил № 200 неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, которая была получена предприятием с текущего счета в инвалюте для обеспечения расходов работников за границей, подлежит зачислению на его текущий счет в иностранной валюте в течение 5-ти банковских дней с момента его оприходования в кассу (возврата работником).

Расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин (абз. 8 п. 12 раздела II Инструкции № 59).

Сделать это можно только при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (выданных при возврате билетов). Продавец билетов может предоставить справку об их возврате с указанием ФИО работника, суммы возвращенных средств, комиссионных и других сборов, связанных с возвратом билета, а также копий билетов (абз. 9 п. 12 разд. II, абз. 2 п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Расходы, понесенные в связи с возвратом билетов по уважительным причинам, если они документально подтверждены, включаются в состав расходов в бухучете, а следовательно, учитываются при определении объекта обложения налогом на прибыль. Корректировки на разницы по таким расходам НКУ не предусмотрены.

Командировка начальника отдела сбыта Рыбалко С. В. в г. Прагу отменена на основании приказа об отмене командировки (см. Рис. 1) по причине переноса переговоров. Билеты на поезд возвращены, бронирование отеля отменено, выданный ранее аванс в размере 450 евро возвращен работником в кассу предприятия на основании Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Как правильно оформляется командировка за границу?

  • Оформляем загранкомандировку
  • Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия
  • Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?
  • Итоги

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

  • которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
  • отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

  • ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
  • получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

  • обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
  • указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
  • поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

  • отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
  • прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

  • неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
  • штрафы;
  • судебные задолженности;
  • алименты;
  • налоги;
  • просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

  • 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
  • 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках. К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ. Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Итоги

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Как правильно оформляется командировка за границу?

Приведём список мероприятий, который необходимо выполнить при направлении сотрудника в загранкомандировку. Это:

  1. Издание приказа о направлении в служебную командировку за пределы РФ.
  2. Оформление загранпаспорта и проверка разрешения на выезд за границу.
  3. Получение визы.
  4. Наличие обязательных прививок при въезде в ту или иную страну.
  5. Подготовка расчета или сметы на командировочные расходы.
  6. Выдача аванса на командировку.
  7. Подготовка авансового отчета.

Если вы хорошо не знакомы с оформление российских командировок, рекомендуем нашу статью «Как правильно оформить командировку».

Также не лишним будет прочитать наш материал о заграничных командировках «Командировка за границу: какие есть бухгалтерские нюансы».

А теперь подробнее по указанным этапам.

Приказ на командировку

Перед подготовкой приказа необходимо проверить:

  • не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых запрещено направлять в командировки;
  • нет ли ограничений на отправку в поездку конкретного сотрудника.

В случае запрета на выезд надо искать другую кандидатуру для командирования. А в случае наличия ограничений на служебные поездки необходимо ознакомить сотрудника с наличием у него права на отказ от командировки и получить письменное согласие с него на поездку.

В приказе на загранкомандировку указывают страну и город (местность/населённый пункт), в который командируют работника. Также указывают принимающую сторону – организацию, которая направила приглашение или вызов.

Кроме того, в приказе можно отразить, за чей счет будет оплачена командировка. Дело в том, что бывают командировки, расходы по которым оплачивает принимающая компания (полностью или частично).

В приказе имеет смысл отразить вид транспорта, на котором отправляют командируемого. Особенно это актуально, если работник будет пересекать границу на личном или служебном автомобиле.

Если внутренними актами компании предусмотрено издание других документов при командировании (например, служебное задание, служебная записка и т. п.), необходимо оформить и их.

Предлагаем ознакомиться с оформлением командировки за границу с использованием служебной записки в статье «Что нужно знать про служебную записку о направлении в командировку».

Если в компании принято делать только приказ на командировку, необходимо подготовить лишь его. Специальной формы этого приказа не установлено. Можете использовать форму бланка Т-9 или разработать свою.

Бесплатно скачать форму приказа Т-9 можно по ссылке ниже:

Также ознакомиться с формой приказа Т-9 вы можете в нашей статье «Распоряжение (приказ) о направлении в командировку».

Если компания дополнительно использует свои разработанные шаблоны документов, можете взять образцы из нашего материала «Как составить и оформить приказ на суточные в командировке».

Контрольные мероприятия

Чтобы поездка не сорвалась и компания не понесла лишние расходы, необходимо заблаговременно провести так называемые контрольные процедуры.

Прежде всего, необходимо проверить наличие задолженности командируемого сотрудника на сайте ФССП. Он не пройдет пограничный контроль при выезде за границу, если имеет задолженность более 10 000 рублей по алиментам и 30 000 рублей и более по другим требованиям.

В связи с тем, что данные о погашении задолженности обновляют на портале ФССП не сразу, важно заранее позаботиться о погашении задолженности.

Далее, если предполагается выезд в экзотические страны (Вьетнам, Шри-Ланка, африканские государства и т. п.) необходимо узнать об обязательных и рекомендуемых прививках. Это тоже необходимо делать заранее – хотя бы за 1 месяц до предполагаемого выезда сотрудника. Тем самым, вы защитите его жизнь и здоровье.

Также заранее необходимо удостовериться о наличии и действительности загранпаспорта командируемого. Получение нового паспорта – дело не быстрое. Поэтому надо заранее это планировать.

Кроме того, нужно заблаговременно получить визу для выезда (при ее необходимости). Это тоже дополнительное время, а также лишние расходы. Если сотрудник будет сам оплачивать свою визу, компания обязана компенсировать ему эти расходы согласно трудовому законодательству.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Авансовый отчет

Какие именно документы должны быть оформлены перед началом командировки и после возвращения из нее, должно быть прописано в локальном акте компании. Этим актом может быть положение о командировках.

Как его подготовить, вы узнаете из нашей статьи «Каким должно быть Положение о командировках».

Напомним, что по возвращении из командировки работнику дано 3 дня на подготовку авансового отчета. Он должен быть сдан в бухгалтерию работодателя.

Как оформить авансовый отчет, узнаете из нашей статьи «Каким должен быть отчет о командировке».

Компания может самостоятельно разработать форму отчета по командировке. Важно, что в нем необходимо отразить все расходы на загранкомандировку. А именно:

  • суточные (исходя из установленных норм);
  • расходы на проезд;
  • расходы на проживание (гостиница или квартира);
  • визовый или консульский сборы;
  • обязательные сборы и страховки в аэропорту или ж/д вокзале;
  • квитанции, подтверждающие сборы за обмен валюты;
  • расходы на сотовую связь и Интернет;
  • оплату членских взносов или пригласительных (при необходимости);
  • квитанции за пользование постельным бельем;
  • другие расходы.

Итоги

Из этой публикации вы узнали, как оформляют и оплачивают загранкомандировки.

Командировка за границу: суточные, документы, расходы

Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?

Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.

Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.

Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.

Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

Командировка за границу: основные расходы

Суточные при командировке за границу

Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.

По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.

Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.

Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.

Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.

При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.

Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.

Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.

Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.

Расходы на проезд

Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).

Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.

Расходы на проживание

В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

Расходы на оформление загранпаспорта

Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Расходы на получение визы

Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.

Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.

Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.

Прочие расходы на зарубежную командировку

Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.

Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.

Документальное оформление командировки за границу

Оформление зарубежной командировки начинается с приказа, в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.

Кроме того, оформляется служебное задание на командировку и авансовый отчет, все так же, как и при обычной командировки по РФ.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.

Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.

Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте здесь. Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.

При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector