Как правильно составить график рабочего времени?

График сменности и приказ его утверждения

Формирование графика сменности – во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Когда применяется сменный график работы

Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.

Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.д.

Количество смен и работников в них

Число смен зависит от особенностей деятельности организации. Это может быть две, три и даже четыре смены в сутки. Каждая смена работает определенный промежуток времени – от трех-четырех часов до двенадцати.

Индивидуально и количество работников в одной смене. Это может быть один человек или даже несколько десятков (верхний порог не ограничен).

Зачем нужен график сменности

График сменности является одним из важнейших внутренних документов компании.

На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы.

Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.

Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами (например, трудовой инспекцией и налоговой службой). Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа.

Законодательное регулирование, обязательные условия

Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.

Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:

недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.

Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).

При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.

Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.

Что не считается сменным графиком

Некоторые кадровики ошибочно полагают, что график работы сутки через двое/трое, два дня через два и т.п., относится к сменным. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так. Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено.

Некоторые моменты, касающиеся оплаты

Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).

Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.

Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.

Закрепление порядка работы

Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.

Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.

Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.

Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.

Процесс формирования графика сменности

Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.

Образец приказа об утверждении графика сменности

Далее идет непосредственное составление документа. Здесь должны быть учтены интересы работодателя и сотрудника.

График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.

Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы.

После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.

На какой период составляется бланк

График посменной работы может формироваться на любой период времени. Как правило, срок, на который составляется данный документ, указывается в нормативных актах компании. Чаще всего графики составляются на один месяц. Каждый раз новый график должен утверждаться в установленном порядке.

Можно ли менять в нем сведения

В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.

Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие – без них законным образом внести правки будет проблематично.

Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы (она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований), затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ. Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы.

Можно ли меняться сменами без внесения изменений в график сменности

Иногда на предприятиях случаются ситуации, когда работники меняются сменами без предварительного уведомления об этом начальства. Это категорически недопустимо.

За подобную замену руководство вправе наложить на подчиненных дисциплинарное взыскание.

А в случае не единичного нарушения трудовой дисциплины (а именно к этой категории относятся данные проступки) даже уволить провинившихся.

Кто составляет документ

Непосредственная задача по составлению графика сменности может быть возложена либо на специалиста кадрового отдела, либо на начальника структурного подразделения, либо на секретаря организации. Главное условие, которое должен соблюдать исполнитель – учитывать нормы законодательства, интересы предприятия и работников.

При этом документ после формирования обязательно должен быть передан на подпись руководителю отдела и директору.

Как согласовывать с работниками

С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше – не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.

Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист.

Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы (с датой их постановки). Данный документ будет официальным приложением к графику сменности.

Особенности формирования графика сменности, общие сведения

Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.

Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.

Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:

реквизиты компании;
информация о месте и времени составления;
сам график.

Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.

Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.

График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).

Как учитывать график сменности

Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.

Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе.

Образец графика сменности

Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.

Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:

название документа;
дата, место его формирования;
номер (по внутреннему документообороту предприятия);
период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).

Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).

Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:

ФИО работника;
дата;
номер смены, в которую он выйдет на работу;
сведения о выходных днях.

Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.

Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Составляем графики работы и учета рабочего времени

График работы — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и (или) смены устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание работы и учет отработанного времени:

ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды графиков работы

Рассмотрим подробнее, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики работы на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в приказе Министерства обороны РФ №541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как сделать график работы на месяц в Excel на 4 человек по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:

У — работа с 07:00 до 19:00;
В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
* — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такие готовые таблицы для заполнения графика работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, в госучреждениях.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

График учета времени на 2021 год (табель): как заполнить

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: Ф. И. О., должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2021 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ №558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

Охрана труда

В большинстве организаций сотрудники работают только в рабочие дни и не более 40 часов в неделю. Но существуют рабочие места, где такой график работы изначально невыполним. Например, сторожа или охранники, которые должны обеспечивать круглосуточное дежурство. Либо продавцы и кассиры в магазинах, которые функционируют без выходных. Для таких случаев предусмотрен вариант работа по графику сменности. Очень важно правильно составить и оформить такие графики.

Форма графика сменности не регламентирована законодательством. Поэтому на каждом предприятии графики сменности оформляют по своим формам. Нужно обязательно указать фамилии и должности работников, время начала и конца смен, время обеденного перерыва и порядок чередования смен.
Составлением графика сменности обычно занимается или бухгалтер или сотрудник отдела кадров. Этот график должен быть утвержден руководителем и каждый из сотрудников, чья фамилия присутствует в графике, должен ознакомиться с графиком и расписаться в этом. Причем законодательство требует, чтобы работник был ознакомлен с графиком не менее чем за месяц до начала его действия. То есть, если график составлен на март, то даты утверждения и ознакомления должна стоять январские или ранее.

Обычно, если сотрудники работают по графику сменности, то периодом суммированного учета рабочего времени выбирают не неделю (как обычно), а месяц, квартал или год. При недельном расчете рабочего времени часто не удается избежать значительных переработок свыше нормальной сорокачасовой рабочей недели. Если рабочий день сотрудника попадает на праздничный день, то предприятие обязано предоставить ему отгул. Либо оплатить в двойном размере, но только с письменного согласия работника.

Изменение графика сменности происходит по той же схеме, что и составление: новый график должен быть утвержден руководителем и предоставлен для ознакомления сотрудникам не менее чем за месяц до введения изменений. Срок хранения графиков сменности – пять лет.

Нужно помнить, что составление графика сменности не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени. Табель составляется уже по факту и его содержание может отличаться от того, которое планировалось по графику. Ведь кто-то мог заболеть, прогулять и т.п. А вместо него мог быть вызван другой сотрудник.

Особо следует остановиться на примере графика работы для водителей автотранспорта. Эта работа связана с опасностью для жизни самих водителей и других участников дорожного движения. Поэтому условия работы, соблюдение норм рабочего времени находится под особым контролем.

При составлении графика сменности для водителей не рекомендуется устанавливать продолжительность смены 12 часов и более. Обычно суммированный учет рабочего времени водителей не превышает десяти часов. Если же по условиям рейсового задания невозможно ограничить смену 12 часами, в рейс отправляют двух водителей и в кабине машины должно быть оборудовано место для отдыха второго водителя.

Как составить график смен

Как рассчитать график смен

Для разработки оптимального графика учитываются положения ТК РФ:

допускается ввод 2, 3 или 4 смен работы (ст. 103 ТК РФ);
продолжительность смен определяется так, чтобы суммарно работа длилась не более 40 часов в неделю, а в некоторых случаях – еще меньше, согласно ст. 94 ТК РФ;
работник не привлекается к труду две и более смены подряд (ст. 103 ТК РФ);
каждую неделю работник должен отдыхать не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ).

График смен работников позволяет исключить переработку персонала, повысить результативность деятельности и эффективность использования оборудования. Для его оформления:

при необходимости – увеличивается длительность производственного процесса;
работники делятся на группы;
устанавливается расписание смен для каждой группы.

График доводится до сведения работников не менее чем за месяц до начала работы по нему. При его составлении учитывается мнение профсоюза. Готовый документ становится дополнением к коллективному договору.

Смены рассчитываются на такой период, который удобен работодателю, чтобы обеспечить отсутствие переработок или их минимальное количество (минимум – на неделю, максимум – на год). Например, если график на месяц составлен так, что наблюдается переработка у одного из 3-х сотрудников, то, возможно, график, составленный на квартал, уравняет норму рабочего времени между всеми сотрудниками.

График работы по сменам: как оформить

Унифицированной формы документа нет, для его составления рекомендуем использовать бланк табеля учета рабочего времени.

График должен включать такие данные и реквизиты:

учетный период, на протяжении которого актуален документ;
время начала и конца смен, длительность перерывов;
продолжительность рабочего времени за учетный период;
подписи ознакомленных работников (можно составить отдельный лист ознакомления);
должность и подпись руководителя, утвердившего график;
подпись главы профсоюза, согласовавшего документ (если есть профсоюзная организация);
подпись составителя графика;
при необходимости – условные обозначения.

Как рассчитать график «2 х 2»

Такой вариант сменности достаточно популярен и предполагает занятость работника в течение 2 дней, затем 2 выходных, затем снова 2 рабочих дня и так далее.

В течение каждого рабочего дня сотрудник выполняет обязанности на протяжении 1 смены.

Пример

ООО «Квартал» – сеть круглосуточных магазинов продовольственных товаров. Для кассиров устанавливается сменный режим работы 2/2, смены по 12 часов. Одновременно в одном магазине должны присутствовать 2 кассира. Для одной из торговых точек – «Квартал на Кудрявцева» – график рабочих смен может выглядеть так:

grafik_smen_2-2.jpg

Как рассчитать зарплату сменщиков при наличии в графике ночных смен и праздничных дней

Руководство должно учитывать, что рабочие часы, приходящиеся на праздничный нерабочий день или ночное время (с 22.00 до 6.00 ч – ст. 96 ТК РФ), оплачиваются в повышенном размере. Дополнительная оплата ночных часов не может оставлять менее 20% от оклада или тарифной ставки за час работы (Постановление Правительства № 554 от 08.07.2008). Если смена выпадает на субботу или воскресенье – оплачивается она как обычный рабочий день (ст. 111 ТК РФ), так как выходные при посменной работе отличаются от привычных.

Продолжим пример

Продолжительность рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе в июне 2020 года – 167 часов. У всех кассиров ООО «Квартал» наблюдается переработка, признаваемая сверхурочной работой, которая согласно ст. 152 ТК РФ:

оплачивается в повышенном размере;
или по желанию работника компенсируется дополнительным временем отдыха.

Так, кассир Абрамова А.Ю. переработает в июне 25 часов (192 – 167). Работница вправе затребовать 25 часов дополнительного отдыха у работодателя, либо получить за это время оплату в повышенном размере.

Если тариф за 1 час работы кассира ООО «Квартал» составляет 200 руб., а за работу в ночное время вводится доплата 25%, то с учетом положений ст. 152-154 ТК РФ Абрамова А.Ю. получит за июнь зарплату в размере:

167 х 200 = 33 400 руб. – по тарифу в пределах нормальной продолжительности рабочего времени;
2 х 200 х 1,5 = 600 руб. – первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются в полуторном размере;
23 х 200 х 2 = 9 200 руб. – последующие сверхурочные часы оплачивают в двойном размере;
на каждую 2 смену приходится 8 часов ночного времени (с 22 ч до 6 ч), кассиром отработано 8 ночных смен, т.е. 8 х 8 = 64 часа, за которые доплачиваются 25% от тарифной ставки:

64 х 200 х 25% = 3 200 руб.;

33 400 + 600 + 9 200 +3 200 = 46 400 руб. – зарплата Абрамовой А.Ю. за июнь 2020 года.

Как составить график «3 смены»

Трехсменный график состоит в том, что ежедневно трое работников (или бригад) трудятся, а остальные отдыхают.

Например, в ДЮСШ «Юность» числятся 5 охранников, работающие в три смены по 8 часов: в течение суток 3 работника трудятся, 2 – отдыхает. График 3/1 в этом случае может выглядеть так:

grafik_smen_3-1.jpg

При оплате труда охранников по итогам июня учитываются:

переработка (сверхурочные часы);
работа в праздничный день 12 июня (в двойном размере);
ночные смены с 22.00 до 6.00 (повышенный тариф по локальному акту работодателя).

График «сутки через трое»

При графике работы «сутки через трое» (1/3) работник трудится в течение суток, т.е., его никто не сменяет 24 часа, а следующие 3 дня он отдыхает. Фактически такая работа не является сменной, поскольку при сменном графике предполагается наличие минимум двух смен в сутки.

Например, если в том же ДЮСШ «Юность» будут числиться 4 охранника, работающие по 24 часа, график 1/3 может выглядеть так:

grafik_smen_1-3.jpg

Как составить график смен «4 х 4»

Рассмотрим на примере график работы «4х4».

В ООО «Коопхлеб» трудятся 4 бригады работников. Выпечка хлебобулочных изделий ведется в 2 смены по 9 часов: с 4.00 до 13.00 и с 13.00 до 22.00.

Каждая бригада работает 2 дня в первую смену, 2 дня – во вторую, затем 4 дня отдыхает.

График сменности в таком случае можно составить не для работников, а для бригад: продолжительность рабочего времени и количество выходных дней для сотрудников одной бригады совпадет. Ознакомить работников бригад с графиком можно на отдельном листе.

График смен 4/4 выглядит так:

grafik_smen_4-4.jpg

При начислении зарплаты по итогам июня принимаются во внимание:

работа в праздничный день 12 июня (оплата в двойном размере);
ночные часы с 4.00 до 6.00 (повышенный тариф согласно локальному акту).

Возможен ли график смен 8 х 8

Трудовой кодекс допускает организацию работы сменно только при условии еженедельного отдыха работника в течение 42 часов подряд. Работа «8 через 8» такое условие нарушает. Более того, она имеет признаки вахты (ст. 299 ТК РФ) и регулируется иными положениями Трудового кодекса.

Заключение

Организация работы по сменам требуется для обеспечения непрерывности производственного процесса. Допускается введение 2, 3 или 4 смен. Для удобства сторон трудового договора и минимизации ошибок при суммированном учете рабочего времени составляется график рабочих смен по аналогии с табелем учета рабочего времени.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

График работы сутки через трое: как правильно составить

1 Кого нельзя включать в график работы сутки через трое
2 Как правильно составить график работы сутки через трое
3 Соблюдаем норму рабочих часов при составлении графика сутки через трое
4 Перерывы в работе при графике сутки через трое
5 С кем согласовать график и в какой срок знакомить с ним сотрудников
6 Что прописать в трудовых договорах и ПВТР при введении графика сутки через трое
7 Как оплачивать работу по графику сутки через трое
8 Как накажут работодателя за просчеты с графиком и организацией работы в режиме сутки через трое
9 Подводим итоги

Работа в режиме «сутки через трое» может вводиться по решению работодателя исходя из специфики деятельности компании. График работы в таком случае помогает упорядочить работу сотрудников и распределить рабочие дни и периоды отдыха с учетом нормы рабочих часов, а также рассчитать переработки. Как составить такой график? Кого нельзя в него включать? Как оплатить работу по графику сутки через трое? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале. Здесь же вы найдете образец графика работы сутки через трое.

Кого нельзя включать в график работы сутки через трое

В график работы «сутки через трое» нельзя включать работников, на которых распространяются запреты и ограничения, установленные трудовым законодательством:

запрет на работу в ночную смену (например, для беременных сотрудниц по ч. 5 ст. 96, ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
ограничение по продолжительности ежедневной работы (к примеру, для несовершеннолетних сотрудников по ст. 94 ТК РФ).

Полезная информация от КонсультантПлюс

В материалах справочно-правовой системы вы найдете нужные подсказки:

Как правильно составить график работы сутки через трое

График оформляется в виде отдельного документа. У него три важные функции:

контрольная: график помогает отслеживать норму рабочего времени по каждому работнику;
информирующая: из графика сотрудники узнают о рабочих сменах и днях отдыха, начале/окончании рабочего времени и времени отдыха;
координирующая: с помощью графика регулируется работа сотрудников;

В графике обычно указывают:

период, на который он составлен;
ФИО и должности работников;
распределение рабочих суток в течение месяца;
другие необходимые сведения на усмотрение работодателя.

График работы «сутки через трое» может выглядеть так:

Образец графика сутки через трое Скачать

Соблюдаем норму рабочих часов при составлении графика сутки через трое

Первое, на что работодателю нужно обратить внимание при составлении графика работы, — это соблюдение нормы рабочих часов.

График работы «сутки через трое» не позволяет работодателю соблюдать требование ст. 91 ТК РФ к нормальной продолжительности рабочего времени, которая составляет не более 40 часов в неделю. Эту проблему помогает решить введение для таких сотрудников суммированного учета рабочего времени (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).

Суммированный учет рабочего времени допускает превышение от нормы количества фактически отработанных рабочих часов в течение одного дня или одной недели. Такое превышение компенсируется за счет уменьшения количества рабочих часов в течение других дней или недель в пределах учетного периода.

Длительность учетного периода устанавливает работодатель. По закону он не может превышать:

3 месяца — для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
один год — для остальных работников.

Работодателю необходимо контролировать соблюдение нормы рабочего времени дважды: на этапе составления графика и по итогам учетного периода. Это связано с тем, что некоторые периоды сокращают норму рабочего времени (ежегодные оплачиваемые отпуска, периоды временной нетрудоспособности, командировки).

Перерывы в работе при графике сутки через трое

Второй важный нюанс — грамотная организация труда работника. В течение рабочего времени ему положены перерывы для питания и иные регламентированные периоды отдыха, так как без этого на протяжении 24 часов подряд работнику сложно выполнять трудовые функции эффективно и в полном объеме.

Трудовое законодательство предусмотрело и этот нюанс, прописав обязанность работодателя предоставлять работнику в течение рабочего дня перерывы для отдыха и питания. Этот промежуток времени имеет ограничения: не менее 30 минут и не более двух часов за рабочий день. Эти перерывы в рабочее время не включаются (ст. 108 ТК РФ)

Ограничения по времени, предусмотренные ст. 108 ТК РФ, каждый работодатель обязан соблюдать. Конкретную продолжительность перерывов и время их предоставления в течение 24 рабочих часов прописывают в ПВТР. К примеру, можно установить два перерыва по 60 минут, четыре перерыва по 30 минут или в ином сочетании по количеству и длительности.

Если по условиям производства (работы) перерыв предоставить невозможно, работодатель обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время (ст. 108 ТК РФ). Перечень таких работ, а также места для отдыха и приема пищи устанавливаются в ПВТР.

Учитывая вышесказанное, при графике работы «сутки через трое» в табеле у работника может стоять как 24 часа (в ситуации отсутствия исключаемых из рабочего времени перерывов по условиям работы), так и меньшее время (например, 22 часа, когда работник может отлучаться с рабочего места и два часа перерывов в рабочее время включаться не будут).

С кем согласовать график и в какой срок знакомить с ним сотрудников

По общим правилам графики работы нужно согласовывать с профсоюзным органом и знакомить с ним работников под роспись не менее, чем за 30 дней до введения графика в действие.

Однако для графика «сутки через трое» эти требования неприменимы. Согласование с профсоюзом и письменное ознакомление с графиком не менее чем за 30 дней обязательны при составлении графика сменности — когда сотрудники трудятся в две, три или четыре смены и сменяют в течение суток друг друга на рабочем месте (ст. 103 ТК РФ).

При графике «сутки через трое» в течение рабочих суток работника никто не сменяет, то есть работа в таком режиме не считается сменной. Это означает отсутствие у работодателя обязанности по согласованию графика и соблюдению сроков ознакомления с ним работников. Хотя в интересах работодателя лучше эти требования соблюдать.

Срок ознакомления работников с графиком «сутки через трое» работодатель вправе установить на свое усмотрение, зафиксировав его в ПВТР или ином локальном акте. Это поможет своевременно решать с работниками вопросы, связанные с их рабочей загрузкой и избежать ненужных разбирательств.

Что прописать в трудовых договорах и ПВТР при введении графика сутки через трое

Работодатель не может ограничиться только составлением графика работы «сутки через трое». Законодательство обязывает внести корректировки в локальные акты компании и трудовые договоры с работниками, если такой режим в компании вводится впервые.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени прописывается в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 104 ТК РФ). Если суммированный учет вводится в компании впервые, работников, которых это затрагивает, необходимо письменно известить не менее чем за два месяца до введения такой формы учета (ст. 74 ТК РФ).

Особенности режима труда сотрудников, привлекаемых к работе сутки через трое, нужно прописать трудовых договорах (ст. 57 ТК РФ). В частности, в нем нужно отразить (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК РФ):

продолжительность рабочей недели (рабочая неделя с предоставлением выходных по скользящему графику);
порядок чередования рабочих и выходных дней (определяется графиком работы).
продолжительность ежедневной работы, время начала и окончания работы, время и продолжительность перерывов в работе;
учетный период, если вводится суммированный учет рабочего времени (ч. 1,2 ст. 104 ТК РФ)

Шаблон формулировки в трудовом договоре:

Как оплачивать работу по графику сутки через трое

Выплаты сотруднику, работающему в режиме «сутки через трое», включают:

оплату отработанных часов;
доплату за работу в ночное время;
оплату работы в нерабочие праздничные дни;
оплату сверхурочной работы;
оплату часов недоработки по вине работодателя.

Ночная работа — это работа в период с 22.00 до 6.00 (ст. 96 ТК РФ), каждый час которой закон предписывает оплачивать в повышенном размере (ст. 154 ТК РФ). Минимальная доплата за работу в ночное время составляет 20% от часовой тарифной ставки (оклада) за каждый отработанный час (Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554). Конкретные размеры «ночной» доплаты устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день по общим правилам оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Для графика «сутки через трое» нужно учесть такой нюанс: если по графику рабочие сутки выпадают на обычный выходной (например, воскресенье), зарплата начисляется в одинарном порядке, но если сотрудник выйдет на работу в воскресенье не по своему графику по просьбе работодателя, этот день должен оплачиваться в повышенном размере.

Сверхурочные рассчитываются и оплачиваются по окончании учетного периода, если являются запланированными — когда график не удалось составить в пределах нормы рабочих часов. Работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, в расчете сверхурочных не учитывается, так как она уже оплачена в двойном размере (п. 4 Разъяснения № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни», утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21).

Незапланированные сверхурочные, когда работу сверх нормы инициирует работодатель (в случаях, указанных в ст. 99 ТК РФ), оплачиваются сразу по окончании месяца.

Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу прописываются в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре. По желанию работника сверхурочную работу можно компенсировать дополнительным днем отдыха вместо повышенной оплаты.

Часы недоработки по графику «сутки через трое» определяются по итогам учетного периода. Виноват в недоработке работодатель, не загрузивший работника по полной норме часов, поэтому часы недоработки нужно доплатить в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени (ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 155 ТК РФ, п. 13 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Как накажут работодателя за просчеты с графиком и организацией работы в режиме сутки через трое

Работодателя, допускающего нарушения трудового законодательства, ждет предупреждение или административный штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
для компаний — от 30 000 до 50 000 руб.

К примеру, такая ответственность ждет работодателя, который ввел режим работы «сутки через трое» в порядке ст. 74 ТК РФ, но не уведомил работников об изменениях минимум за два месяца.

Если же в трудовых договорах с сотрудниками не прописать подробно режим рабочего времени, когда он индивидуален для работника, и не зафиксировать в ПВТР, ответственность наступит по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. Размеры штрафов по этой статье:

для ИП — от 5 000 до 40 000 руб.
для компаний — от 50 000 до 200 000 руб.,
для должностных лиц — от 10 000 до 20 000, а в некоторых случаях руководителя ждет дисквалификация на срок до 3 лет.