При отзыве работника из отпуска отпускные можно учесть в расходах

Отпуск и отпускные в России: FAQ

Автор

Ольга Узульник

Тема отпусков и начисления отпускных часто вызывает вопросы, особенно у тех, кто с этой темой никогда не сталкивался – иностранных сотрудников и молодых специалистов. Мы собрали наиболее популярные вопросы и постарались на них ответить.

Компания просит подписать график отпусков на следующий год. Это нормально?

Да, все организации обязаны в декабре составлять графики отпусков на следующий год и знакомить с ними сотрудников под подпись.

За отсутствие графика компания наказывается таким же штрафом, как за непредоставление отпуска сотруднику:

  • Для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей (в первый раз может быть только предупреждение)
  • Для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей
  • Для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Согласно трудовому кодексу, работники уходят в отпуск по графику отпусков. Работодатель должен сообщить работнику о предстоящем отпуске под роспись не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Можно ли отменять или перенесить запланированный отпуск?

Можно. Это очень часто практикуется, потому что действительно неудобно, когда нужно заранее расписать дни отдыха на весь год.

Перенос или отмена должны быть согласованы сотрудником и работодателем. Эти изменения фиксируются в приложении к графику отпусков.

Работникам младше 18 лет или работникам, которые совмещают несколько работ, работодатель должен предоставить отпуск в любое удобное для них время, на основании заявления, независимо от графика отпусков.

Что нужно для оформления отпуска не по графику?

Перед отпуском нужно писать заявление с указанием желаемых дней отдыха.

Чтобы и вам, и работодателю было удобно согласовывать отпуск, лучше делать это как можно раньше. Мы рекомендуем писать заявление за 2 недели до отпуска, тогда работодатель спокойно может согласовать дни отсутствия, передать срочные дела другому сотруднику, отправить информацию для расчёта и выплаты отпускных в бухгалтерию. Если сообщить об отпуске заранее не получилось, то учитывайте, что бухгалтерия обязана перечислить вам через банк отпускные не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска, поэтому если заявление написано не заранее, руководству могут потребоваться документы обосновывающие уважительные причины ухода в отпуск.

Как рассчитываются отпускные?

Отпускные в России рассчитываются по формуле:

Среднедневной заработок * Количество дней в отпуске

Среднедневной заработок зависит от заработка за 12 месяцев, предшествующих началу отпуска. В России принят условный коэффициент 29,3 – среднее количество дней в месяце, с учётом того, что в календаре есть месяцы, в которых 31, 30, 28 дней.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по любой причине, то среднедневной заработок будет считаться по-другому.

Примеры:

В компании работает сотрудник Томи с окладом 100 000 рублей, который идёт в отпуск на 14 дней. Рассмотрим 2 ситуации.

Пример 1: Томи отработал полностью весь период без периодов отсутствия на работе:

Пример 2: Томи болел в марте 30 дней (в марте 31 день) и получил в марте не 100 000 рублей, а 5 000, так как в марте он присутствовал на работе 1 день (31-30).

В числителе уменьшается сумма начислений, а в знаменателе уменьшается количество дней, таким образом, среднедневной заработок увеличивается незначительно по сравнению с полностью отработанными 12-ю месяцами.

Премии же попадают в числитель и увеличивают среднедневной заработок, а значит и отпускные, не затрагивая знаменателя.

Сколько можно брать дней отпуска в году?

По общему правилу оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. В некоторых государственных учреждениях предоставляют более длительный оплачиваемый отпуск.

Как считать дни отпуска и отпускные, если в него входят выходные и праздники?

Обычные календарные выходные (суббота и воскресенье) входят в общую продолжительность отпуска. Если они вошли в ваш отпуск, вам просто заплатят отпускные за 2 дня, без изменения длительности отдыха.

Касательно праздничных дней в трудовом кодексе есть правило, что нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются. На практике это означает, что возможны 2 варианта работы правила:

  • либо увеличится количество дней, которые сотрудник будет отдыхать, т.е. отпуск продлится;
  • либо сотрудник будет отдыхать столько, сколько запланировал и при этом из отпуска вычтутся только непраздничные дни, за них начислятся отпускные.

Всё зависит от формулировки в заявлении.

  1. Если Томи в 2018 году напишет заявление с формулировкой «Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.11.2018 г. по 07.11.2018 г.,»то он будет отдыхать столько, сколько написано в заявлении на отпуск — 7 дней, но из 28 дней отпуска вычтется только 6 дней, за столько же дней он получит и отпускные. День народного единства (4 ноября), входящий в отпуск, будет считаться праздничным выходным, а не отпуском.
  2. Если же Томи напишет: «Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.11.2018 продолжительностью 7 календарных дней», то оплачено будет 7 дней, а в отпуске он будет с 01.11.2018 по 08.11.2018г. В этом случае будет учтён тот день, который он пропустит взамен попавшего в отпуск праздничного.

Когда работодатель в первом случае не добавил 1 день к отпуску, он формально не нарушил правило. Он просто учёл, что день праздничный и исключил его из отпуска.

Во втором случае Томи попросил отпуск на 7 календарных дней, начиная с 1 ноября. Это не даёт возможности исключить праздник из отпуска, и работодатель, соблюдая закон, должен продлить отпуск Томи

Можно ли разбить отпуск на две части, чтобы сохранить отпускные дни?

Так как длительность оплачиваемого отпуска ограничена, все хотят экономно их использовать. И когда мы берём отпуск, хочется не включать в него выходные. Нас очень часто спрашивают, можно ли так делать.

Можно. Главное – учесть требование трудового кодекса, что в году обязательно должен быть отпуск длительностью 14 дней.

В каком месяце выгоднее брать отпуск и почему?

Отпуск выгоднее брать в те месяцы, в которых больше рабочих дней. Причина этого – разница в принципах выплаты отпускных и основной зарплаты.

Томи решает, когда ему выгодней поехать в отпуск – в июне или в августе.

Из примера 1 среднедневной заработок Томи – 3410,29 рублей, отпускные за 14 дней – 47 744,06 рублей. И в июне, и в августе он получит одинаковую сумму отпускных.

А так как основная зарплата рассчитывается по-другому, то общая сумма денег будет отличаться:

  • В июне 20 рабочих дней. При окладе Томи 100 000 рублей каждый день работы в июне стоит 5 000 рублей. В его отпуск входит 4 выходных дня и 10 рабочих, за которые он недополучит 50 000 рублей.

Если Томи возьмет отпуск в июне, он заработает 100 000 – 50 000 + 47 744,06 = 97 744, 06 рублей

  • В августе 23 рабочих дня. Каждый день работы Томи стоит 4 347, 82 руб. Заотпускные дни из его зарплаты вычтется 43 479, 2 рубля.

Если Томи возьмёт отпуск в августе, он заработает 100 000 – 43 479, 2 + 47 744, 06 = 104 264,86 рублей

Что делать, если заболел во время отпуска?

Рассмотрим не очень приятную ситуацию: Томи взял 14 дней отпуска, получил отпускные и заболел. Томи болеет, а отпуск сгорает. Что делать? Трудовой кодекс позволяет Томи:

  • Перенести отпуск на другое время. Для этого нужно согласовать перенос с руководителем и внести изменения в график отпусков. В этом случае отпускные будут взаимозачитаны с выплатами по больничному листу и зарплатой. В случае превышения полученной суммы отпускных, работник возвращает лишнее на расчётный счёт компании
  • Продлить отпуск на количество дней больничного. Если Томи не напишет заявление о переносе, то отпуск продлится автоматически. Нужно только принести больничный лист.

Накапливаются ли отпускные дни за время декрета?

Например, если сотрудница уходит в декрет, сначала она предоставляет работодателю больничный по беременности и родам. Как правило, он длится 140 дней, но в зависимости от некоторых нюансов может длится дольше – до 210 дней. За время нахождения сотрудницы на этом больничном отпускные дни продолжают накапливаться. Затем начинается отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет, по желанию сотрудницы отпуск может длиться и до 3 лет. За это время отпускные дни не полагаются.

Можно ли не брать отпуск вообще?

В трудовом кодексе запрещено непредоставление отдыха на протяжении двух лет подряд. Но сотрудник может отгуливать не все дни, а только часть отпуска, а оставшуюся часть дней переносить на будущий период. Дни будут накапливаться. Их очень трудно получить в денежном эквиваленте, но два варианта всё-таки существуют:

  1. При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.
  2. Написать заявление маленькими частями на субботу и воскресенье, праздничные дни, работодатель выплатит отпускные за те дни, которые Вы итак не работаете. При этом из-за правила 14 дней не получится вместо всех 28 дней отпуска взять всю сумму отпускными.

Мы будем рады вам помочь, если у вас есть вопросы, связанные с расчетом отпускных, кадровым делопроизводством или расчетом заработной платы.

Расходы на оплату труда при отзыве из отпуска

К расходам на оплату труда относятся, в частности, расходы на оплату труда, сохраняемую за работником на время его отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Эти расходы признаются в налоговом учете ежемесячно исходя из суммы начисленных выплат. Подробнее об этом читайте статье, подготовленной экспертами Бератора.

Отпускные, выплаченные работнику, должны учитываться в расходах в месяце их начисления независимо от того, отзывался работник в дальнейшем из отпуска или нет (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20 октября 2014 года № А27-784/2014) .

По результатам выездной налоговой проверки налоговая инспекция вынесла решение о привлечении Общества к ответственности за совершение налоговых правонарушений. По мнению налоговой инспекции, налогоплательщик неправомерно отнес в состав расходов, уменьшающих доходы от реализации, суммы отпускных, выплаченных работнику, который в дальнейшем был отозван из отпуска. Это, по мнению проверяющих, привело к занижению налоговой базы и к неполной уплате налога на прибыль. Инспекция не признала выплаченные суммы отпускных в качестве расходов на оплату труда.

Суд инспекторов не поддержал, руководствуясь следующим. Объектом налогообложения по налогу на прибыль организаций признается прибыль, полученная налогоплательщиком (ст. 247 НК РФ). Прибылью для российских организаций признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов. Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Суммы отпускных прямо отнесены к заработной плате (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

К расходам на оплату труда относятся, в частности, расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Сумма начисленных отпускных правомерно была учтена налогоплательщиком в составе расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений для учета расходов по выплате отпускных в месяце их начисления в случае отзыва работника из отпуска.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Трудовое законодательство разрешает работодателю отозвать работника из отпуска в силу производственной необходимости (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Право работодателя на удержание из заработной платы работника денежных средств при отзыве последнего из отпуска законодательно не предусмотрено.

Общество выиграло спор: у налоговиков отсутствовали правовые основания для доначисления налога на прибыль организации по данному эпизоду.

Как учесть при налогообложении прибыли различные виды расходов на оплату труда, читайте в Бераторе. Для этого наберите в поисковой строке: «Расходы на оплату труда в налоге на прибыль».

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов. Установить Бератор для Windows >>

Предоставление трудовых отпусков в 2019 году: от А до Я

Мы подготовили для бухгалтеров и работников кадровых служб «шпаргалку» по предоставлению отпуска в 2019 году.

Определяем продолжительность отпуска

Главой 19 Трудового кодекса РФ (далее по тексту — ТК РФ) предусмотрено, что все работники имеют право на ежегодные отпуска с сохранение среднего заработка. Согласно ст.115 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью 28 календарных дней. Некоторым работникам предусмотрены удлиненные очередные отпуска, например, таким категориям как:

  • работникам в возрасте до 18 лет предоставляется отпуск 31 календарный день (ст.267 ТК РФ);
  • педагогическим работникам от 42 до 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466);
  • инвалидам всех групп инвалидности не менее 30 календарных дней (ст.23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ);
  • и т.д.

При этом работодатель вправе по своей инициативе увеличить продолжительность отпусков и иным категориям работников.

Составляем график отпусков

Отпуска предоставляются на основании графика отпусков, который утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года работодателем и обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков необходимо учесть пожелания работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. К таким работникам относятся:

  • несовершеннолетние работники;
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам;
  • совместители, имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ст.186 ТК РФ);
  • почетные доноры;
  • и т.п.

Так как перечисленные выше работники имеют право на отпуск в удобное для них время у них необходимо уточнить, когда они планируют пойти в отпуск.

Если работник не подпадает под льготную категорию, работодатель вправе запланировать ему отпуск в любое время.

Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению сторон между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней. Оставшаяся часть отпуска делится на любые части. Однако, согласно разъяснениям чиновников, изложенным в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1, работодатель, не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей. Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора. Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

Если работодатель будет делить отпуск на части, то обязан уточнить у работника согласен ли он разделить отпуск.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если трудовые отношения заключены после утверждения графика отпусков, то отпуск предоставляется по правилам ст.122 ТК РФ. У таких работников право на отпуск возникает по истечении шести месяцев работы, а у некоторых и ранее (у беременных, несовершеннолетних, доноров и т.п.). По договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев всем категориям работников (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.

Оформляем отпуск: уведомление, приказ, заявление и др.

При приближении отпуска, несмотря на то, что пришло время отпуска по графику отпусков, о времени начала отпуска работодатель обязан каждого работника известить под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Затем оформляется приказ на отпуск. Форму приказа можно использовать утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Так же можно использовать произвольную форму приказа на отпуск. С приказом на отпуск работник знакомиться под роспись.

Писать заявление на отпуск по графику не нужно. Заявление потребуется только в случае, если отпуска в графике не было. Например, при предоставлении отпуска работнику, принятому в текущем году. Либо если отпуск используется с согласия работодателя не по графику.

В табеле учета рабочего времени дни отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09».

Так же необходимо заполнить личную карточку Т-2. В личной карточке делается отметка об отпуске в разд. VIII.

Рассчитываем средний заработок

Согласно статьи 114 ТК РФ за работником сохраняется средний дневной заработок при любом режиме работы и при любой системе оплаты труда. Средний заработок сохраняется на все календарные дни отпуска.

В число календарных дней отпуска не включаются праздничные дни, установленные ст.112 ТК РФ. Праздничные дни просто увеличивают время отдыха (ст.120 ТК РФ).

Средний заработок для отпускных определяется по правилам ст.139 ТК РФ, а особенности определения среднего заработка прописаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение № 922)).

Формула расчета среднего дневного заработка:

  • расчетный период — 12 месяцев перед месяцем, в котором работнику предоставлен отпуск, расчетный период может быть менее 12 месяцев, если отпуск предоставляется менее, чем через 12 месяцев у нового работодателя;
  • 29,3 — среднемесячное количество календарных дней.

Если в расчетном периоде присутствуют месяцы, не полностью отработанные, то среднемесячное количество календарных дней, нужно определить расчетным путем:

Средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя (п.2 Положения № 922):

  • зарплата;
  • начисленные доплаты и надбавки за особые условия труда;
  • различные доплаты и надбавки (за выслугу лет, вредные условия труда, мастерство, за знание иностранного языка и т.п.);
  • все виды премий, предусмотренные Локальными нормативными актами или трудовым договором;
  • прочие начисления не зависимо от источника выплаты.

Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

Сумма отпускных будет равна:

Учитываем премии при начислении отпускных

Зачастую работодатели поощряют работников путем выплаты премий за различные показатели. Премии по итогам работы периода времени: месяца, квартала, полугодия, года и т.д. Премии за выполнение заданий, объема работ. Различные единовременные премии за личные показатели или к праздничным и юбилейным датам.

Все эти премии будут участвовать при определении среднего заработка при условии, что они предусмотрены системой оплаты труда, то есть предусмотрены каким-либо локальным нормативным актом: положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором, либо иным локальным актом.

При определении среднего заработка премии участвуют с учетом особенностей, установленных п.15 Положения № 922.

Премии и вознаграждения по итогам месяца участвуют, если они фактически начислены в расчетном периоде не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Причем будут участвовать в фактически начисленной сумме, при условии, что начислялись пропорционально отработанному времени в месяце.

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц также участвуют при определении среднего заработка, если начислены в расчетном периоде, не важно за какой начислялись.

Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2019 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2018 года по июнь 2019 года. В июле 2018 года сотруднику начислена премия за 2 квартал 2018 года. Так как факт начисления премии июль 2018 года попадет в расчетный период данная премия будет участвовать при определении среднего заработка.

Данные премии будут учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2018 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2018 года по июнь 2019 года. В январе 2019 года была начислена премия за успешное выполнение проекта, срок выполнения которого приходился на июль 2017 года по декабрь 2018 года. Получается, что премия начислена за период 18 месяцев, а средний заработок определяется из расчетного периода 12 месяцев. В данном случае начисленную премию нужно учесть при определении среднего заработка в месячной части, то есть разделить на 18 и умножить на 12.

Премии и иные вознаграждения по итогам работы за год учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения, то есть они не обязательно должны быть начислены в 12-ти месяцах расчетного периода. Премии участвуют начисленные по итогам работы за предшествующий календарный год.

Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

Некоторые организации премируют работников к юбилейной дате или празднику. Такие выплаты можно учесть при расчете отпускных, если выполнены необходимые условия: подобные премии предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчетном периоде. Соответствующее разъяснение содержится в Письме Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772.

Отзыв из отпуска: как работодателю избежать неприятных последствий

В некоторых случаях работодатели вынуждены вызывать на работу сотрудников, которые ушли в отпуск. Может ли отказ в этом случае расцениваться как нарушение трудовой дисциплины? Каких сотрудников нельзя отзывать из отпуска? И как правильно оформить процедуру, чтобы дело не закончилось судом?

Просто так отозвать работника из отпуска нельзя. Чтобы это сделать, у работодателя должны быть обоснованные причины.

Кроме того, нельзя забывать о ч. 2 ст. 125 ТК РФ, где говорится о том, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Если согласия нет, то отзыв невозможен. Если же с работником удается договориться, то неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае важную роль играет график отпусков. Если этот документ ведется в компании добросовестно, то при отзыве сотрудника из отпуска необходимо сделать в графике пометку, на какой период вы переносите отпуск. Для этого есть соответствующая графа 10 «Примечание».

В вопросе самостоятельного выбора работником периода в течение рабочего года, когда он будет догуливать свой отпуск, важно помнить еще об одной детали: рабочий год не равен календарному году. Рабочий год отчитывается с даты оформления трудового договора с работником. Так, если вы приняли работника на работу 1 сентября 2019 года, то с этого дня будет вестись отчет рабочего года (с 1 сентября 2019 года по 31 августа 2020 года).

Ошибки работодателя при отзыве работника из отпуска

  • Неоформление отзыва

Нередки ситуации, когда работодатель с целью «не усложнять себе жизнь» не оформляет процедуру документально, а договаривается с сотрудником устно. У такой ошибки могут быть неблагоприятные последствия прежде всего для самого работника.

Один из показательных примеров — Решение Нальчикского городского суда Кабардино-Балкарской Республики от 26.12.2017 № 2-4278/17. В нем как раз приводится ситуация с увольнением работницы за прогул, потому что она, по мнению работодателя, отсутствовала на рабочем месте без уважительных причин. Женщина обратилась в суд, где объяснила, что эти отгулы работодатель ей предоставил по устной договоренности за то, что ранее она была отозвана из отпуска. Но в суде доказать это она не смогла, поскольку никаких документов, свидетельствующих об отзыве работника из отпуска и предоставлении отгула, оформлено не было. Суд не принял даже свидетельские показания других работников.

Суд пришел к следующему выводу: «Устные договоренности нельзя считать доказательством, поскольку они не подтверждаются документально».

  • Отзыв без полученного от работника согласия

Согласие оформляется так, как удобно работодателю, главное — чтобы оно было письменное, а не устное.

Например, работодатель может оформить приказ на отзыв из отпуска, а сотрудник письменно указать свое согласие на приказе. Другой вариант: работодатель готовит уведомление об отзыве из отпуска, и работник в письменной форме пишет согласие на перенос отпуска с указанием конкретных дат.

Иногда работодатели наказывают работников за то, что они по их просьбе не выходят на работу из отпуска. Однако согласно п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, «отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения руководителя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины».

Даже если работодатель применит какие-то меры дисциплинарного взыскания, он нарушит Трудовой кодекс.

  • Отзыв работников, которых запрещает отзывать из отпуска трудовое законодательство

В ч. 3 ст. 125 ТК РФ указаны категории работников, которых нельзя вызывать из отпуска даже в том случае, если они готовы дать на это письменное согласие. К ним относятся беременные женщины, работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также работники до 18 лет.

  • Неправильный пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов

Допустим, работник ушел в отпуск на 28 календарных дней с 1 по 28 число. Работодатель выпустил соответствующий приказ, выплатил работнику отпускные. Через 20 дней он отзывает сотрудника из отпуска, и возникает проблема — что делать с оставшимися 8 календарными днями?

Если человек работает, то он должен получать зарплату. И с этой точки зрения важно вести табель учета рабочего времени. При отзыве работника из отпуска работодатель неизбежно сталкивается с пересчетом отпускных, поскольку платить зарплату и средний заработок одновременно нельзя.

В Апелляционном определении Забайкальского краевого суда от 08.04.2015 № 33-1263/2015 описывается ситуация, когда работник обратился в суд и просил взыскать с работодателя невыплаченные ему деньги за выход на работу в нерабочие праздничные дни. Работодатель, как оказалось, просто выплатил ему отпускные.

Суд постановил, что «ответчик нарушил трудовые права истца, поскольку отзывал из отпуска работника без надлежащего оформления и без оплаты отработанных им дней». Устные договоренности привели к негативным последствиям. Спора бы не возникло, если бы работодатель оформил отзыв из отпуска на бумаге.

Алгоритм действий работодателя при отзыве работника из отпуска

1. Оформление письменного уведомления об отзыве из отпуска.

Этот документ должен быть оформлен с учетом того, что человек, которого работодатель собирается отозвать из отпуска, может находиться, например, за пределами страны, и ему нужно успеть добраться до рабочего места.

2. Получение письменного согласия сотрудника в произвольной форме.

Организация может самостоятельно разработать для себя такую форму. Но есть и другой вариант — просить сотрудника ставить отметку в приказе об отзыве из отпуска.

На сайте онлайнинспекция.рф предлагается такой образец согласия:

«Ознакомившись с запросом от ______ (указать дату), я, ________ (укажите ФИО), согласен на отзыв с « » ______20__г. из ___________(конкретизируйте вид) отпуска, предоставленного мне за _____(укажите период) по приказу от_____(укажите реквизиты).

В соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ неиспользованную часть отпуска в количестве_______ (укажите количество) календарных дней прошу предоставить мне с_____ (укажите дату)».

3. Издание приказа об отзыве из отпуска.

Документ издается к моменту выхода работника. В нем обязательно нужно указать причину отзыва, дату выхода на работу, а также количество дней отпуска, которые работник «отгулял», и остаток неиспользованных дней. Ознакомившись с приказом, работник ставит под ним подпись.

Обязательно нужно внести изменения в график отпусков. Если организация применяет унифицированную форму Т-7, то изменение вносится в графу 10 «Примечание».

4. Корректировка табеля учета рабочего времени.

С того дня, как работник вышел из отпуска, коды «ОТ» (ежегодный основной отпуск) необходимо заменить на другие коды: если работа осуществляется по графику работника, то нужно проставить «Я», если работник привлекается в выходной день, то «РВ».

5. Внимательный пересчет отпускных.

Если работодатель выплатил сотруднику отпускные за 28 календарных дней, а через 20 дней отзывает его из отпуска, он должен за те дни, которые сотрудник работает, заплатить ему зарплату. То есть работодателю придется пересчитать отпускные, так как возникнет ситуация с переплатой отпускных. Ему нужно удержать ранее выплаченные отпускные за те дни, которые работник не находился в отпуске, а также пересчитать НДФЛ, страховые взносы.

Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок

Однако просто так удержать деньги работодатель не имеет право — это ему не позволяет сделать Трудовой кодекс. В ст. 137 ТК РФ установлен перечень оснований для удержаний из заработной платы работника, но такого основания, как отзыв из отпуска, в этой статье нет. Расширительному толкованию данный перечень не подлежит, предупреждает Роструд. Таким образом, возврат отпускных сумм может быть осуществлен работодателем только с письменного согласия работника.

Если работник не согласен вернуть излишне выплаченные отпускные, сделать перерасчет не получится. Эту проблему можно постараться решить только в судебном порядке. Важно при этом, чтобы всё было оформлено документально, а для этого нужно делать соответствующие отметки в графике отпусков, табеле рабочего времени.

Несогласие работника вернуть излишне выплаченные отпускные чревато тем, что одновременно работодатель будет платить сотруднику и зарплату, и отпускные, в результате чего может возникнуть спор с налоговой инспекцией, в частности на тему исчисления налога на прибыль, так как расходы компании будут уменьшены на сумму доходов в двойном размере, что недопустимо.

Есть судебные решения, касающиеся этого вопроса. Так, например, в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2014 № А27-784/2014 уточняется, что «в соответствии с положениями ч. 2 ст. 125 ТК РФ трудовое законодательство разрешает работодателю отозвать работника из отпуска в силу производственной необходимости, но только если работник дал свое согласие прервать отдых; Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений для учета расходов по выплате отпускных в месяце их начисления в случае отзыва работника из отпуска».

Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа также напоминает о том, что ни ст. 125, ни ст. 137 ТК РФ не предусматривают право работодателя на удержание из заработной платы работника денежных средств при отзыве последнего из отпуска. Учитывая это, «суды пришли к верному выводу о том, что отпускные, выплаченные работнику, должны учитываться в расходах в месяце их начисления независимо от того, отзывался работник из отпуска или нет, следовательно, у налогового органа отсутствовали правовые основания для доначисления налога на прибыль организации по данному эпизоду».

Со стороны налоговой возникли претензии в связи с «задвоением» отпускных и зарплаты (работодатель выплатил сотруднику зарплату, но отпускные удержать с него не смог, так как не получил на это согласие работника). Налоговая посчитала, что работодатель был не прав, доначислила налог на прибыль, и тогда компания обратилась в суд. Однако суд встал на сторону работодателя, мотивируя свое решение тем, что работодатель не имел право удержать отпускные без согласия работника. Поэтому в расходы были включены и отпускные, и зарплата, которую работнику выплатили за период с того дня, когда он был отозван из отпуска.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как отозвать работника из отпуска

  • 1 Законно ли отзывать работника из отпуска
  • 2 По каким основаниям можно вызвать работника из отпуска
  • 3 Какими документами оформить отзыв из отпуска
  • 4 Шаг 1. Готовим служебную записку на отзыв из отпуска
  • 5 Шаг 2. Составляем уведомление об отзыве из отпуска
  • 6 Шаг 3. Получаем согласие работника
  • 7 Шаг 4. Оформляем приказ об отзыве из отпуска
  • 8 Шаг 5. Вносим изменения в график отпусков и табель
  • 9 Шаг 6. Оформляем запись в личной карточке
  • 10 Шаг 7. Перерасчет отпускных
  • 11 Что положено работнику, прервавшему отпуск по инициативе работодателя
  • 12 Как накажут работодателя за ошибки при отзыве работника из отпуска
  • 13 Подводим итоги

Отпуск — неприкосновенный и долгожданный для работника период отдыха. Но иногда работодатель вынужден прерывать его, и причин для отзыва сотрудника из отпуска может быть множество. Закон строго стоит на страже трудящихся, не позволяя работодателям злоупотреблять правом на вызов отпускника на работу. Разберемся, какие причины будут законным основанием для отзыва из отпуска. Какими документами оформить отзыв? Какие ограничения и запреты требуется учесть работодателю?

Законно ли отзывать работника из отпуска

Вызвать сотрудника на работу из отпуска можно, но работодателю придется учесть при этом определенные ограничения и запреты.

Так, прервать любой отпуск (неважно какой: ежегодный оплачиваемый или без сохранения зарплаты) можно только с согласия работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Если сотрудник откажется прервать отпуск и выйти на работу, наказать его за это нельзя (п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Не допускается отзыв из отпуска (ч. 3 ст. 125 ТК РФ):

  • работников в возрасте до 18 лет;
  • беременных сотрудниц;
  • работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда.

Кроме того, закон не позволяет отзывать из отпуска, если из-за этого (ч. 4 ст. 124, ч. 1 ст. 125 ТК РФ):

  • получится, что работник не был в отпуске 2 года подряд;
  • отпуск будет разделен на части таким образом, что ни одна из них не составит минимум 14 календарных дней.

Также не рекомендуется настаивать на отзыве из отпуска без сохранения зарплаты тех работников, которым по закону нельзя отказать в таком отпуске, например, инвалидам. Этой категории работников по их заявлению работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения зарплаты до 60 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

По каким основаниям можно вызвать работника из отпуска

Трудовое законодательство не устанавливает списка допустимых причин-оснований для вызова работника из отпуска. На практике необходимость в вызове из отпуска возникает, если:

  • в компании началась проверка контролирующими органами, часть вопросов которой связана непосредственно со сферой деятельности данного сотрудника.
  • заболел сотрудник, которого невозможно заменить никем, кроме отпускника;
  • на производстве произошла авария;
  • иные форс-мажорные обстоятельства (пожар, стихийное бедствие).

Причина отзыва сотрудника из отпуска должна быть достаточно веской и обоснованной.

Какими документами оформить отзыв из отпуска

В ТК РФ не описан порядок документального оформления отзыва из отпуска, отсутствуют специальные требования к составу документов и их содержанию. Но оформлять документально вызов из отпуска — в интересах работодателя. Так будет проще упорядочить организационные вопросы, разобраться с дальнейшим учетом оставшихся дней отпуска, определиться с необходимостью перерасчета отпускных, подтвердить при проверках правильность действий работодателя.

Нужны эти документы, в первую очередь, самому работодателю, поэтому он и определяет, какие документы в связи с вызовом работника из отпуска он будет оформлять.

Далее вы можете ознакомиться с порядком оформления вызова работника из отпуска, сложившимся на практике.

Шаг 1. Готовим служебную записку на отзыв из отпуска

Если штат сотрудников небольшой, необходимости в служебной записке нет. В компании с большим штатом и сложной организационной структурой служебная записка может являться важным элементом внутреннего документооборота.

Оформляется служебная записка по правилам, установленным внутри компании для такого вида документов или в произвольной форме (если специальной формы нет). Составляет служебную записку обычно непосредственный руководитель работника, которого необходимо отозвать из отпуска (начальник цеха, главный инженер, начальник производственно-технического отдела и т. д.).

Шаг 2. Составляем уведомление об отзыве из отпуска

Можно устно предложить работнику прервать отпуск и не тратить время на подготовку уведомления об отзыве из отпуска. Если же работодатель посчитает необходимым официально в письменной форме сообщить работнику об отзыве из отпуска, можно оформить отдельное уведомление.

Форма уведомления произвольная. В нем работодатель излагает просьбу к работнику дать согласие на отзыв из отпуска и предлагает указать дату, на которую он желает перенести оставшиеся дни отпуска.

Отправить уведомление можно любым удобным способом: по электронной почте, зачитать отпускнику по телефону и т.д.

Шаг 3. Получаем согласие работника

Отозвать работника из отпуска по производственной необходимости можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Рекомендуется оформлять такое согласие в письменном виде одним из способов:

  • сотрудник ставит личную подпись о согласии на приказе об отзыве из отпуска;
  • сотрудник собственноручно оформляет заявление (согласие) об отзыве из отпуска.

Возможны и другие способы оформления согласия на отзыв: можно оформить рапорт или иной распорядительный документ. Правило одно: работодатель свободен в выборе формы согласия, так как законодательно она не определена (Апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 12.02.2018 по делу № 33-364/2018).

Шаг 4. Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Приказ об отзыве из отпуска не является обязательным по закону, но его оформление важно для работодателя, так как он позволяет официально зафиксировать прерывание отпуска и помогает избежать ошибок при оформлении переноса оставшейся части отпуска на другой срок.

Приказ составляется после получения от работника согласия на отзыв из отпуска. Форма приказа произвольная.

С приказом нужно ознакомить работника, отзываемого из отпуска, и ответственных за исполнение данных в приказе поручений лиц под подпись.

Шаг 5. Вносим изменения в график отпусков и табель

В графике отпусков унифицированной формы № Т-7 в связи с отзывом из отпуска производятся следующие записи:

  • в графе 8 «Основание (документ)» проставляются реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска;
  • в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дата начала предполагаемого отпуска;
  • в графе 10 «Примечание» рекомендуется указать, что работник отозван из отпуска, и проставить количество дней, оставшихся от отпуска.

Аналогичным образом отражаются изменения в графике отпусков, если работодатель применяет не унифицированную, а самостоятельно разработанную форму графика отпусков.

В табеле учета рабочего времени работнику, отозванному из отпуска, с первого дня работы нужно проставлять рабочие дни и начислять зарплату. Отпускные подлежат пересчету.

Шаг 6. Оформляем запись в личной карточке

О факте вызова из отпуска в личной карточке работника формы № Т-2 производятся такие записи:

  • В графах 4 и 6 разд. VIII «Отпуск» зачеркивается одной чертой количество календарных дней отпуска и дата его окончания, затем вписываются новые данные.
  • Проставляется надпись «исправлено», указывается дата исправления и заверяется подписью ответственного за оформление карточки работника.

Если запись об отпуске еще не успели внести в личную карточку, исправлять нечего, и в таком случае разд. VIII заполняется актуальными данными:

  • в графе 4 — количество календарных дней отпуска, использованных до отзыва;
  • в графе 6 — дата окончания отпуска.

В графе 7 разд. VIII рекомендуется дополнительно указать реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска.

Шаг 7. Перерасчет отпускных

Так как с первого дня работы после отзыва из отпуска работнику начисляется зарплата, отпускные и НДФЛ нужно пересчитать исходя из уменьшенного количества дней отпуска (Письмо ФНС от 24.10.2013 № БС-4-11/190790). Сумма, выплаченная за неиспользованные дни, засчитывается в счет выплаты заработной платы работника. НДФЛ с зарплаты следует уплатить за вычетом налога, перечисленного с излишних отпускных.

Удерживать отпускные из зарплаты нельзя, так как удержания из заработной платы работника возможны только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иных федеральных законах, и отзыв из отпуска к ним не относится (ч. 1 ст. 137 ТК РФ).

Все изменения можно учесть в текущем периоде, уточненную отчетность по взносам и налогу на прибыль подавать не нужно (Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1376-19).

Когда впоследствии сотрудник соберется догуливать оставшиеся дни отпуска, отпускные нужно заново начислить, так как к этому моменту у него может измениться база для расчета отпускных (например, из-за увеличения оклада или выплаты премий). Такой порядок использования работником дней при отзыве из отпуска и удержания лишней части отпускных не закреплен законодательно. Работодатель может закрепить его в приказе об отзыве работника из отпуска и ознакомить с этим документом под подпись.

Что положено работнику, прервавшему отпуск по инициативе работодателя

Прерывание отпуска не по своей воле и выход на работу ранее предусмотренного срока нарушает планы работника и не всегда позволяет полноценно отдохнуть, поэтому трудовое законодательство предоставляет такому работнику дополнительные гарантии (ч. 2 ст. 125 ТК РФ, п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2):

  • работник вправе выбрать дату, когда ему удобнее отгулять оставшуюся часть отпуска в течение текущего рабочего года;
  • у него есть возможность присоединить не отгулянные дни отпуска к отпуску за следующий рабочий год.

Как накажут работодателя за ошибки при отзыве работника из отпуска

Работодателя могут наказать, если он нарушит установленные ТК РФ запреты и ограничения по процедуре отзыва из отпуска. К примеру, контролеры вправе предупредить работодателя или оштрафовать по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ за отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска беременную сотрудницу или несовершеннолетнего сотрудника. Штрафы по данной норме составляют:

  • на должностное лицо и ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на компанию — от 30 000 до 50 000 руб.

Штрафы существенно возрастут, а руководителя могут дисквалифицировать, если аналогичные нарушения работодатель совершит повторно (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Риск административного наказания существует у работодателя и в том случае, когда он отзовет из отпуска работника, отгуливающего 14-дневную его часть, если количество оставшихся отпускных дней в этом году меньше 14 (Письмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).

Если работник будет уволен за отказ прервать отпуск и затем получит положительное решение суда в связи с незаконным увольнением, работодателю придется восстановить его на работе и выплатить средний заработок за время вынужденного прогула, а также компенсировать моральный вред (Апелляционное определение Московского городского суда от 10.01.2019 по делу № 33-0466/2019).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector