Бухгалтерские проводки при списании недостачи в случае наличия или отсутствия виновных лиц
- Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
- Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
- Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками
- Как списать недостачу за счет чистой прибыли
- Итоги
Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
Для фиксации недостач в бухгалтерском учете предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Основные сведения о счете 94 представлены на рисунке ниже:
Какие суммы отражаются по дебету и кредиту этого счета, смотрите далее:
Что необходимо учесть при расчете остаточной стоимости основного средства (ОС), см. в статье «Как определить остаточную стоимость основных средств».
Разберемся, как в хозяйственной деятельности применяется счет 94.
Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:
- своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
- разбираться с виновниками;
- принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
- списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
- принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.
О нюансах проведения инвентаризации рассказывают статьи:
Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.
После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:
Совковая лопата с деревянным черенком (рельсовая сталь)
Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.
В учете компании были произведены проводки по списанию недостачи на виновное лицо:
Стоимость недостающих ценностей перенесена на счет учета недостач
Недостача отнесена на виновное лицо
Недостача удержана из заработной платы материально ответственного лица по его заявлению
Как наличие норм естественной убыли влияет на порядок списания недостач, рассказываем здесь.
Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Списываемые ТМЦ оцените способом, установленным учетной политикой. В дебет счета 94 спишите также сумму отклонений, включая транспортно-… (читать подробнее).
Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками
Ситуации, когда за недостачу не с кого спросить, возникают нередко. Активы компании могут быть утрачены в результате форс-мажорных обстоятельств (при наводнении, засухе, землетрясении) или похищены ворами, ловко заметающими следы.
Сначала собственнику имущества надлежит разобраться в истинных причинах недостачи и принять меры по поиску виновных лиц, а также доказательств их причастности к утрате ценностей. Для этого компания может сама провести внутреннее расследование или обратиться с заявлением в полицию.
Какие применяются проводки при списании недостачи, если виновник не установлен, посмотрим на примере.
Со строительной площадки компании «Стройка-город» пропали стройматериалы на сумму 2 654 399 руб. 38 коп. В учете «Стройка-город» после проведения инвентаризации и оформления необходимых документов произведена запись:
Отражена недостача стройматериалов
Руководство компании обратилось в полицию с заявлением о краже. В результате расследования виновники кражи установлены не были. После получения от органов внутренних дел документа о приостановлении дела о хищении ценностей в связи с отсутствием виновных лиц в бухгалтерском учете ООО «Стройка-город» произведены записи:
Списан убыток от недостачи на прочие расходы в связи с отсутствием виновных лиц
Такая же запись производится в учете, если вина материально ответственного лица в порче или утрате ценностей не доказана. Основанием может выступать оправдательный приговор суда (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
О нюансах применения счета 91 узнайте из этого материала.
Как списать недостачу за счет чистой прибыли
Чистая прибыль — это конечный финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Ее показатель формируется на счете 99 «Прибыль и убытки» и заключительными оборотами в конце года списывается в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) ». Нераспределенная прибыль может использоваться для покрытия убытков (например, при обнаружении недостачи). Однако принять решение о такой форме использования прибыли могут только собственники компании.
О том, куда можно направить чистую прибыль компании, рассказывает эта публикация.
Если собственники примут такое решение, проводки при списании недостачи за счет чистой прибыли не будут затрагивать счета 99 и 84. Операция по списанию недостачи в бухгалтерском учете будет отражаться корреспонденцией счетов Дт 91.2 Кт 94. Такое списание недостачи приводит к появлению расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, так как при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль эта сумма участвовать не будет. В результате на счетах бухучета необходимо отразить постоянное налоговое обязательство.
Внимание! Подсказка от «КонсультантПлюс»:
Есть позиция Минфина России, согласно которой если виновные не выявлены, то документом, подтверждающим право включить убытки от хищений в расходы, является . (читать подробнее).
О видах расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом узнайте из этого материала.
Итоги
Выявленные суммы недостач, вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание отраженных на этом счете сумм производится на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — если виновное лицо установлено, или признается прочим расходом и списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы» — если виновники не найдены или их причастность к недостаче не доказана.
Недостача в бухгалтерском учете: как учесть и как списать
Хотя бы раз в год в каждой организации проводится операция под названием «инвентаризация». И в ходе нее частенько обнаруживается недостача того или иного имущества. Эта ситуация не из приятных, ведь руководству компании и бухгалтеру придется проделать большую работу по поиску виновных лиц и возмещению ущерба.
Может быть и ситуация, когда руководитель готов простить работнику небольшую оплошность. Однако это может выйти боком для предприятия-доброхота. К чему надо быть готовым?
Естественная убыль
Конечно, не всегда можно обвинить в недостаче материально-ответственное лицо, например, если товарно-материальные ценности подвержены такому явлению как естественная убыль. В этом случае бухгалтеру нужно просто списать недостачу проводкой:
Дт 20, 23, 44 – Кт 94 – списание стоимости ТМЦ в пределах норм естественной убыли.
Но данная проводка подходит только для отражения недостачи в пределах нормативов. Если же обнаружен ущерб сверх норм естественной убыли, то ответственность за него несет сотрудник, обеспечивающий сохранность данных ценностей.
Помните и о том, что все отражаемые в бухучете операции подтверждаются документально. При обнаружении недостачи ТМЦ в обязательном порядке проводится служебная проверка, на основании результатов которой руководитель компании издает приказ о возмещении ущерба или списании недостачи в пределах норм естественной убыли. Когда недостача списывается в пределах нормативов, в приказе стоит указать и реквизиты того нормативного акта, которым эти нормы были утверждены.
Возмещение ущерба за счет виновных лиц
Служебная проверка определяет и круг виновных в недостаче лиц, ведь велика вероятность того, что имущество было похищено не сотрудником организации, а сторонним человеком. В этом случае виновника недостачи будут искать правоохранительные органы по заявлению организации о хищении имущества.
Материально-ответственное лицо признает свою вину? Тогда недостача в бухгалтерском учете будет отражаться на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Если с провинившегося работника решено взыскать только балансовую стоимость имущества, то бухгалтеру следует сделать проводки:
Дт 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» — Кт 94 – отнесение на сотрудника недостачи имущества по балансовой стоимости;
Дт 50, 51, 70 – Кт 73 – погашение сотрудником задолженности по недостаче.
В случае, когда руководитель настаивает на возмещении рыночной стоимости недостающих материалов или товаров, то в бухучете дополнительно делается проводка:
Дт 73 – Кт 91 субсчет «Прочие доходы» — отражение дохода в виде превышения рыночной стоимости ТМЦ над балансовой.
Возможен и такой вариант, когда виновником недостачи является стороннее лицо. Тогда в проводках вместо счета 73 применяется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Налоговый учет недостачи несколько проще – в нем сумма недостачи считается внереализационным расходом, а возмещенный ущерб полностью относится к внереализационным доходам (письмо Минфина России от 14.10.2010г. №03-03-06/1/648).
Но в случае, когда руководитель решил не взыскивать с виновного лица ущерб, сумму недостачи нельзя будет списать в расходы. Для этих целей вам придется потратить чистую прибыль.
При возмещении ущерба за счет сотрудника руководитель издает соответствующий приказ.
Пример
Менеджер ООО «Ромашка» Лопаткин О.Г. опрокинул банку краски на коробку бумаги для принтера, в результате чего она пришла в негодность. Лопаткин признает свою вину и готов возместить балансовую стоимость краски в размере 300 руб. и бумаги в сумме 200 руб. Руководитель компании принял решение взыскать стоимость ТМЦ с менеджера, о чем издал следующий приказ:
СКРИН-ШОТ
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
Д73 К94 — 500 руб. — ущерб от порчи ТМЦ отнесли на сотрудника,
Д70 К73 — 500 руб. — сумму ущерба удержали из зарплаты.
Недостача и форс-мажор
Если недостача возникла по причине пожара либо других форс-мажорных обстоятельств, то сумму ущерба следует учитывать по балансовой стоимости в составе убытков отчетного года:
Дт 91 субсчет «Прочие расходы» Кт 94 – списание убытка от недостачи, возникшей по причине форс-мажора.
В налоговом учете действия аналогичны: вся сумма недостачи учитывается сразу и относится полностью к внереализационным расходам (пп.6 п.2 ст.265 НК РФ).
Если виновный не найден
Что бухгалтеру делать в ситуации, когда не удается найти виновников причиненного ущерба? Как тогда списать недостачу?
Чтобы было основание для списания расходов в налоговом учете, нужно организации получить от следователя или дознавателя заверенную копию постановления о приостановлении уголовного дела по вышеназванному основанию (пп.1 п.1 ст.208 Уголовно-процессуального кодекса РФ).
Но если виновник был найден, а затем он скрылся, то в целях налогообложения расходы нужно списывать за счет чистой прибыли (письмо Минфина России от 08.06.2009г. №03-03-05/103).
В бухучете эти нюансы во внимание не принимаются, в любом случае расходы будут считаться прочими.
Недостача забалансового имущества
В организациях, как правило, имеется и имущество, учитываемое на забалансовых счетах (например, «малоценка», списанная сразу после покупки). И у бухгалтера во время инвентаризации возникает вопрос: как должна быть отражена его недостача в бухгалтерском учете?
Здесь все просто: если недостача выявлена в пределах норм естественной убыли, виновник не найден или имущество утрачено при форс-мажоре – сделайте запись по кредиту забалансового счета, т.е. снимите это имущество с учета; если же с виновного лица была взыскана сумма ущерба, то помимо манипуляций с забалансовым счетом вам нужно отнести взысканную сумму недостачи на прочие доходы.
Эти действия основаны на том, что забалансовое имущество ранее уже было учтено в затратах, и не нужно дополнительно показывать в учете ущерб от выявленной недостачи.
В налоговом учете отражается только внереализационный доход, который организация взыскала с виновных лиц. В иных случаях в налоговом учете каких-либо изменений не происходит, т.к. ранее уже были учтены расходы на «малоценку».
И излишки, и недостача
Во время инвентаризации может быть выявлена не только недостача, но и излишки. В бухучете они отражаются отдельно, но в некоторых случаях излишки можно зачесть в счет недостачи (например, при пересортице). Для этого одновременно должны выполняться условия, указанные в п.5.3 Методических указаний по инвентаризации, например,расхождения выявлены у одного работника за один и тот же период.
Взаимозачет излишков и недостач делается только по решению руководства, причем, если размер недостачи окажется больше, то разницу придется отнести на виновное лицо.
Налоговый учет не так лоялен к пересортице, в нем недостачу и излишки правильнее будет отразить отдельно, ведь НК РФ не предусматривает возможность их взаимозачета. Поэтому всю стоимость выявленных излишков следует отнести к доходам, а недостачу – отразить в расходах, но только в пределах норм естественной убыли.
Как отразить в учете покупку канцелярских принадлежностей, смотрите тут . Как быть с НДС при недостаче – читайте здесь .
А в вашей практике встречаются недостачи на предприятии? Удается ли отыскать виновных? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Списание недостачи за счет чистой прибыли проводки
Нормы естественной убыли: установление, применение, учет
Глава 1. Понятие и общий порядок расчета естественной убыли
При приобретении, хранении и реализации определенных видов товаров могут образоваться потери и недостачи, причиной которых является естественная убыль.
Определение естественной убыли дано в Методических рекомендациях по разработке норм естественной убыли, утвержденных приказом Минэкономразвития России от 31 марта 2003 года N 95. Согласно этому документу под естественной убылью товарно-материальных ценностей следует понимать уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах норм, устанавливаемых нормативными правовыми актами, являющееся следствием естественного изменения биологических и физико-химических свойств товаров.
Фирмы, занимающиеся торговлей или производством, не понаслышке знают о недостаче материальных ценностей, которая выявляется порой совершенно неожиданно. В зависимости от того, по какой причине произошла потеря, например, товаров, компании придется либо списывать убытки за счет чистой прибыли, либо воспользоваться нормами естественной убыли. Последнее предпочтительнее, поскольку в этом случае фирма сможет уменьшить базу по налогу на прибыль, пусть хотя бы и на часть недостачи. Естественная убыль — это потеря (уменьшение количества товара при сохранении его качества) вследствие естественного изменения биологических или физико-химических свойств тех или иных ценностей (приказ Минэкономразвития от 31 марта 2003 года N 95 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке норм естественной убыли»). Убыль может быть вызвана, например, усушкой, утруской, истечением срока годности, а вот технологические и аварийные потери, недостачи от брака, потери при ремонте не относятся к убыли. Не распространяется определение и на те потери, которые возникают при хранении и транспортировке запасов из-за нарушения стандартов, правил технической эксплуатации, повреждения тары. Допустимая величина безвозвратных потерь от недостачи и порчи ТМЦ определяется нормой естественной убыли, которую следует определять:
1) при хранении ТМЦ — за время хранения товара путем сопоставления его массы с массой товара, фактически принятой на хранение;
2) при транспортировке ТМЦ — путем сопоставления массы товара, указанной отправителем или изготовителем в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем.
Естественная убыль товаров может образовываться вследствие:
1) усушки и выветривания;
2) раструски и распыла;
3) раскрошки, образующейся при продаже товаров;
4) утечки (таяния, просачивания);
5) розлива при перекачке и продаже жидких товаров;
6) расхода веществ на дыхание (мука, крупа).
Однако не всякие потери товаров можно отнести к естественной убыли.
1) технологические потери и потери от брака;
2) потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования;
3) потери товарно-материальных ценностей при ремонте или профилактике применяемого для хранения и транспортировки технологического оборудования, при внутрискладских операциях;
4) все виды аварийных потерь.
В нормы естественной убыли не следует включать потери товарно-материальных ценностей при ремонте и (или) профилактике применяемого для хранения и транспортировки технологического оборудования, при внутрискладских операциях, а также все виды аварийных потерь.
По товарно-материальным ценностям, принятым в пункте назначения путем счета или по трафаретной массе, нормы естественной убыли применять не рекомендуется.
Нормы естественной убыли не следует распространять на товарно-материальные ценности, принимаемые и сдаваемые путем счета или по трафаретной массе, хранящиеся и (или) транспортируемые в герметичной таре (запаянные, с применением герметиков, уплотнений и др.), а также хранящиеся в резервуарах повышенного давления.
При транзитной поставке нормы естественной убыли товарно-материальных ценностей при хранении применять не следует.
Нормы естественной убыли товарно-материальных ценностей целесообразно устанавливать для двух периодов года: осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) и весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября), а также в зависимости от типа и вместимости технологического оборудования для хранения и транспортировки.
Нормы естественной убыли с учетом технологических условий хранения и транспортировки товарно-материальных ценностей подлежат пересмотру по мере необходимости, но не реже 1 раза в 5 лет. В процессе пересмотра в соответствии с целесообразностью допускается возможность как отмены ранее действовавших норм, так и введения новых. Пересмотр, разработку и утверждение норм естественной убыли, находящихся в совместном ведении нескольких федеральных органов исполнительной власти, следует осуществлять путем подготовки совместных нормативных правовых актов.
Нормы естественной убыли в части потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей следует подвергать инвентаризации и периодически пересматривать в соответствии с принципом подведомственности федеральным органам исполнительной власти.
В целях учета климатического фактора, влияющего на естественную убыль товарно-материальных ценностей при их транспортировке и (или) хранении в пределах установленных норм, субъекты Российской Федерации целесообразно подразделить на следующие три климатические группы (табл.1).
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
субъектов Российской Федерации по климатическим группам
Субъекты Российской Федерации
1-я (соответствует холодному макроклиматическому району)
Республика Коми, Ямало-Ненецкий автономный округ, Ханты-Мансийский автономный округ, Таймырский (Долгано-Ненецкий) автономный округ, Красноярский край, Республика Саха (Якутия), Чукотский автономный округ, Корякский автономный округ, Магаданская область, Хабаровский край, Амурская область, Томская область.
2-я (соответствует холодному умеренному макроклиматическому району)
Агинский Бурятский автономный округ, Республика Алтай, Алтайский край, Архангельская область, Республика Башкортостан, Белгородская область, Брянская область, Республика Бурятия, Владимирская область, Волгоградская область, Вологодская область, Воронежская область, Еврейская автономная область, Ивановская область, Иркутская область, Калининградская область, Калужская область, Камчатская область, Республика Карелия, Кемеровская область, Кировская область, Коми-Пермяцкий автономный округ, Костромская область, Курганская область, Курская область, Ленинградская область, Липецкая область, Республика Марий Эл, Республика Мордовия, Москва, Московская область, Мурманская область, Ненецкий автономный округ, Нижегородская область, Новгородская область, Новосибирская область, Омская область, Оренбургская область, Пензенская область, Приморский край, Псковская область, Рязанская область, Самарская область, Санкт-Петербург, Саратовская область, Сахалинская область, Свердловская область, Смоленская область, Тамбовская область, Республика Татарстан (Татарстан), Тверская область, Тульская область, Республика Тыва, Тюменская область, Удмуртская Республика, Ульяновская область, Усть-Ордынский Бурятский автономный округ, Республика Хакасия, Челябинская область, Читинская область, Чувашская Республика, Ярославская область.
3-я (соответствует теплому умеренному макроклиматическому району)
Республика Адыгея (Адыгея), Астраханская область, Республика Дагестан, Ингушская Республика, Кабардино-Балкарская Республика, Республика Калмыкия — Хальмг Тангч, Карачаево-Черкесская Республика, Республика Северная Осетия, Чеченская Республика, Краснодарский край, Ставропольский край, Ростовская область.
Как правило, различают нормы естественной убыли, применяющиеся при хранении ТМЦ и при их транспортировке. Так, при транспортировке лимит потерь определяется сопоставлением массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительных документах, с его массой, фактически принятой получателем.
При хранении товаров норма естественной убыли рассчитывается исходя из сопоставления массы товара за время его пребывания на складе с массой, по которой он был фактически принят на хранение.
Отметим, что если раньше позволялось применять понятие естественной убыли только к складским и подсобным помещениям, то почти год назад Минфин смилостивился над фирмами. В своем письме от 29 ноября 2005 года N 03-03-04/1/392 он несколько расширил определение естественной убыли, разрешив списывать потери при хранении товаров в торговом зале самообслуживания. Ведь в данном случае недостача возникает в том числе и из-за мелких хищений, что, естественно, не связано «с изменениями физико-химических и биологических свойств товара». Но, несмотря на это, судя по разъяснениям Минфина, даже на потери в торговом зале распространяются нормы, установленные приказом Минторга РСФСР от 8 августа 1984 года N 194 «Об утверждении дифференцированных размеров списания потерь товаров в магазинах самообслуживания».
Порядок утверждения норм установлен Правительством еще в ноябре 2002 года (постановление от 12 ноября 2002 года N 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов»). Согласно положениям этого документа разработать и утвердить нормы должны пять министерств:
1) Минздравсоцразвития (на лекарственные и дезинфекционные средства);
2) Минпромнауки (на нефть, уголь, торф, древесину, металлы);
3) Минрегионразвития (на цемент, кварцевый песок и другие строительные материалы);
4) Минсельхоз (на продукцию растениеводства, животноводства, микробиологическую, мясную, молочную и другую пищевую продукцию, комбикорма);
5) Минэкономразвития (на продовольственные товары в сфере торговли и общественного питания).
Нормы по товарам, по которым при перевозках возникает естественная убыль, должны утверждаться вместе с Минтрансом России. Однако все нормы должны быть согласованы с Минэкономразвития, и при этом их следует менять не реже 1 раза в 5 лет.
В настоящее время нормы разработали только два ведомства — Минсельхоз и Минпромнауки, но не по всем товарам.
В таблице 2 представлены виды материально-производственных запасов, по которым нормы уже утверждены.
ВИДЫ
материально-производственных запасов, по которым нормы уже утверждены
Зерно, продукты его переработки и семена масличных культур при хранении
Химическая продукция при хранении
Металлургическая продукция при перевозках железнодорожным транспортом
Этиловый спирт, алкогольная и спиртосодержащая продукция при производстве и обороте (за исключением розничной продажи)
Сливочное масло, упакованное монолитами в пергамент и пакеты-вкладыши из полимерных материалов при хранении
Сыры и творог при хранении
Столовые корнеплоды, картофель, плодовые и зеленые овощи при хранении
Мясо, субпродукты птицы и кроликов при хранении
Продукция и сырье сахарной промышленности при хранении
В соответствии со ст.7 Федерального закона от 6 июня 2005 года N 58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах» до того момента, пока другие министерства не разработают нормы, списывать убыль по таким категориям товаров нужно по старым нормам. Сейчас действует множество документов по естественной убыли, которые одобрены различными ведомствами, в том числе Госснабом СССР, Минторгом СССР, Минтопэнерго России, Минрыбхоза СССР и т.д.
Тем не менее есть еще товары, для которых нормы вовсе не установлены Минэкономразвития, да и другими ведомствами они раньше не утверждались. Эксперты журнала «Нормативные акты для бухгалтера» отмечают, что списывать потери по таким ценностям нельзя. Именно по этой причине Минфин в письме от 21 июня 2006 года N 03-03-04/1/538 не разрешил, например, магазинам, которые торгуют цветами, отнести к материальным затратам недостачу, возникшую при хранении и транспортировке данных товаров.
Порядок разработки и утверждения норм естественной убыли определен постановлением Правительства РФ от 12 ноября 2002 года N 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей». Согласно этому документу разработка и утверждение норм естественной убыли осуществляются федеральными органами исполнительной власти по отраслям, отнесенным к сфере их ведения. Нормы утверждаются по согласованию с Минэкономразвития России.
В 2005 году законодателями было принято решение разрешить организациям применять нормы естественной убыли, установленные до введения в действие главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.
Только лишь при выявлении фактических недостач могут применяться нормы убыли.
На основании Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» фактические недостачи выявляются либо при приеме материально-производственных запасов, либо при их инвентаризации. Проведение инвентаризации является обязанностью организации. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях (п.2 ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете»):
1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
3) при смене материально ответственных лиц;
4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6) при реорганизации или ликвидации организации;
7) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
Следует иметь в виду, что в пределах установленных норм естественной убыли недостача запасов определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице.
В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Как в бухгалтерском и налоговом учете отразить недостачу и излишки товаров, можно ли взаимозачетом закрыть эти показатели? (И. Астраханцева, 3 апреля 2014 г.)
И. Астраханцева, Профессиональный бухгалтер РК,
CAP, Управляющий директор по
финансовым вопросам ТОО «Ориентир-ТС»
КАК В БУХГАЛТЕРСКОМ И НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ ОТРАЗИТЬ НЕДОСТАЧУ И ИЗЛИШКИ ТОВАРОВ, МОЖНО ЛИ ВЗАИМОЗАЧЕТОМ ЗАКРЫТЬ ЭТИ ПОКАЗАТЕЛИ?
Предприятие «Н» занимается производством макаронных изделий. При снятии остатков на складе макаронных изделий выявляется недостача и излишек, например, излишки макаронных изделий «Спираль № 2» — 25 кг. на сумму 2550 тенге и недостача макаронных изделий «Спираль № 5» — 25 кг, на сумму 2550 тенге. 1) Бухгалтер предприятия по бухгалтерскому учету относит излишки в доход (доходные счета 727 (6280), а недостачу на затратные счета (821 или 7210). При списании недостачи НДС возвращается из зачета. При составлении декларации по СГД (по налоговому учету) излишки учитываются как доходы, а недостача относится на вычеты. При проверке налоговый инспектор согласился с тем, что излишки проведены как доходы в Декларации по СГД, а недостачу, отнесенную на вычеты, требует исключить из вычетов согласно статье 115 Налогового кодекса. Правильно ли отражены бухгалтером предприятия излишки и недостача по бухгалтерскому и налоговому учету? И прав ли в данной ситуации налоговый инспектор? Какими проводками отразить эти операции по бухгалтерскому учету и налоговому учету? 2) Бухгалтер взаимозачетом закрывает недостачу и излишки, разницу, если эти излишки относит на доход. Можно ли недостачу отнести на вычеты?
Бухгалтерский учет. Недостача ТМЗ, в случае если виновное лицо не установлено, либо если судом при подаче судебного иска в адрес материально-ответственного лица было отказано во взыскании, будет являться расходами предприятия. В рассматриваемом случае речь идет об излишке товаров, который выявлен сличительной ведомостью. На основании пункта 69 Правил ведения бухгалтерского учета, установленных Постановлением Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1172, выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки — доходом и подлежат оприходованию, недостачи — расходом или, в случае установления виновного лица, его задолженностью. Таким образом, суммы излишков подлежат отнесению на доход, а недостача должна быть списана либо за счет виновных лиц, либо за счет чистой прибыли компании.
Налоговый учет . В соответствии с пунктом 1 статьи 100 Налогового кодекса расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с Налоговым кодексом. При этом пунктом 3 статьи 100 Налогового кодекса установлено, что вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. Согласно статье 115 Налогового кодекса вычету не подлежат затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода.
Таким образом, ТМЗ, по которым была выявлена недостача, не участвуют в процессе производства или продажи. Списание ТМЗ не связано с получением дохода, следовательно, для целей налогообложения стоимость недостающего товара не может быть признана в качестве расходов, связанных с деятельностью, направленной на получение дохода, поскольку такие товары не могут использоваться для получения дохода.
Излишки, недостачи и их возмещение: бюджетный учет и налогообложение Текст научной статьи по специальности « Экономика и бизнес»
Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Курочкина Л. П.
В учреждениях нередко встречаются случаи выявления излишков и недостач. При этом каждый раз возникают какие либо особенности, которые требуют тщательной оценки с точки зрения как учета, так и налогообложения. В статье рассмотрены некоторые случаи и примеры, как производить их учет.
Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Курочкина Л. П.
Текст научной работы на тему «Излишки, недостачи и их возмещение: бюджетный учет и налогообложение»
Всё для бухгалтера
ИЗЛИШКИ, НЕДОСТАЧИ И ИХ ВОЗМЕЩЕНИЕ: БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
Л. П. КУРОЧКИНЛ, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита Костромского государственного технологического университета
В учреждениях нередко встречаются случаи выявления излишков и недостач. При этом каждый раз возникают какие-либо особенности, которые требуют тщательной оценки с точки зрения как учета, так и налогообложения.
Согласно Инструкции по бюджетному учету № 25н сумма выявленной недостачи определяется в размере рыночной стоимости на день обнаружения ущерба. То же отражено и в ст. 246 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ): «Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества».
На суммы недостач и хищений, отнесенные на виновных лиц, оформленные в установленном порядке материалы должны быть переданы для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в установленном порядке. При этом следует учесть, что работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если работодатель не исполнил обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). Стоит обратить внимание и на то, что при подаче искового заявления о возмещении ущерба, причиненного работником, работодатель обязан уплатить государственную пошлину в соответствии с п. 1 ст. 333.19 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ). На это обстоятельство и прочие вопросы возме-
щения ущерба с работника обращено внимание в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 18.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю». При получении решения суда суммы недостач и хищений уточняются в соответствии с исполнительным листом.
Бюджетные учреждения являются плательщиками налога на прибыль. Поэтому при выявлении сумм недостач, как и их возмещений, возникает вопрос об отражении этих операций в налоговом учете как в бюджетной деятельности, так и в деятельности, приносящей доход.
При списании сумм выявленных недостач по рыночной стоимости в случае отсутствия (необнаружения) виновных лиц необходимо определиться, через какой промежуток времени можно произвести списание. Копия постановления о приостановлении уголовного дела предоставляется в течение двух месяцев со дня, когда такое дело было возбуждено. Согласно Уголовно-процессуальному кодексу РФ срок исковой давности по такому делу составляет 10 лет. Следовательно, в налоговом учете списать убытки возможно в короткие сроки (2 месяца). Однако ревизоры, как правило, эти сроки не рассматривают в качестве обоснованных для списания и требуют от учреждений восстановить списанные суммы. Они считают, что списание возможно произвести только по истечении срока исковой давности (через 10 лет). То есть возникает разница по срокам списания в налоговом и бухгалтерском учете.
Отражение в налоговом учете сумм выявленных недостач и их возмещения
Операции В бюджетной деятельности В деятельности, приносящей доход
1. Выявлена недостача:
виновное лицо не обнаружено — Налогоплательщик вправе включить убытки от хищения имущества в состав внереализационных расходов в соответствии с подп. 5п.2 ст. 265 НК РФ на основании копии постановления о приостановлении уголовного дела в составе расходов того отчетного периода, в котором вынесено постановление (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 02.05.2006 № 03-03-04/1/412)
виновное лицо обнаружено Налогоплательщик вправе отразить в составе внереализационных расходов расходы, связанные с приобретением похищенного на основании подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 17.04.2007 № 03-03-06/1/245)
2. Возмещена недостача В составе внереализационныхдоходов учитываются доходы в виде признанныхдолжником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, сумм возмещения убытков или ущерба в соответствии с п. Зет. 250 НК РФ (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 17.04.2007 № 03-03-06/1/245)
Возникают случаи, когда виновное лицо обнаружено, но взыскать с него требуемую сумму невозможно. Следует иметь в виду, что акт судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания и постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного документа не являются основанием для признания суммы дебиторской задолженности безнадежной. Пропуск организацией срока повторного предъявления исполнительного листа к исполнению не может рассматриваться как истечение срока исковой давности в рамках гражданского законодательства. На эти обстоятельства обращено внимание в письмах Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 26.07.2006 № 03-03-04/4/132 и от 05.09.2007 № 03-03-06/1/644. Поэтому придется ждать истечения сроков исковой давности по гражданскому законодательству (3 года). При списании сумм недостач с баланса по рыночной стоимости в учете формируется запись:
Дебет 040101172Кредит 020900660.
Если списываются суммы по недостачам, по которым были обнаружены виновные лица, то сумма списанной недостачи (задолженности виновного лица) в дальнейшем учитывается 5 лет на
забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».
При отражении сумм недостач необходимо учесть метод признания дохода, выбранный налогоплательщиком. При возмещении недостачи внереализационный доход, а следовательно, и обязательство по уплате налога на прибыль возникает:
• при методе начисления — на дату вступления в силу решения суда о взыскании в пользу налогоплательщика суммы возмещения ущерба;
• при кассовом методе — на дату поступления имущества в возмещение недостачи. Бюджетные учреждения обязаны поступившие
суммы в счет погашения недостач перечислить в доход бюджета, независимо от того, с каким признаком (1 или 2) эти операции отражены в бюджетном учете.
Пример 1. В учреждении выявлена недостача медицинского оборудования, приобретенного за счет бюджетных средств. Его балансовая стоимость составляет 12000руб. Сумма начисленной амортизации — 7000руб. Остаточная стоимость — 5000руб. Рыночная стоимость оборудования была определена в размере 8 ООО руб. Учреждение использует метод признания дохода — кассовым методом.
Операция Сумма, руб. Корреспонденция счетов
Выявлена недостача медицинского оборудования 8 000 120901560 140101172
Произведено списание оборудования:
списание начисленной амортизации 7 000 1Ю404410 110104410
списание остаточной стоимости оборудования 5 000 140101172 110104410
Поступили денежные средства в счет погашения недостачи в кассу 8 000 120104510 120901660
Начислен налог на прибыль (8 000 — 5000) 0,24 720 140101172 130303730
Внесение средств на лицевой счет учреждения: 8 000 121003560 120104610
Зачисление средств на лицевой счет учреждения:
в части налога на прибыль 720 130405290 121003660
Операция Сумма, руб. Корреспонденция счетов
в размере разницы между рыночной стоимостью и начисленным налог 7 280 130405310 121003660
Перечисление средств с лицевого счета:
в уплату налога на прибыль 720 130303830 130405290
в доход бюджета в размере разницы между рыночной стоимостью и начисленным налогом: 7 280 121002410 130405310
Пример 2. В бюджетном учреждении здравоохранения выявлена недостача бензина на сумму 1 500 руб. по балансовой стоимости Рыночная стоимость
Пример 3. Больница наняла охранную фирму для охраны своей территории в ночное время. Ночью на территории больницы был совершен маневр постороннего автотранспорта (разворот грузового автомобиля), в результате чего было нарушено крыльцо здания. Учреждение предъявило иск охранной фирме, которая в свою очередь этот иск признала и перечислила требуемые на ремонт средства на внебюджетный счет учреждения.
Так как здание приобретено за счет бюджетных средств, то ущерб должен быть отражен в учете с признаком 1 «бюджетная деятельность» и средства
определена в размере 1 700 руб. Водитель — материально ответственное лицо погасило недостачу бензином в том же количестве.
в возмещение недостачи следовало бы перечислить на лицевой счет учреждения, а далее — в доход бюджета. Такая ситуация в разъяснениях официальных органов не рассматривалась. Поэтому далее будут приведены бухгалтерские записи, которые, по мнению автора статьи, могут иметь место. При этом является вопросом списание недостачи по балансовой стоимости, а следовательно, и возникновение внереализационныхрас-ходов в налоговом учете. Расходы на ремонт крыльца в дальнейшем должны производиться за счет выделенных учреждению бюджетных средств, которые в налоговом учете в качестверасходов признаны быть немогут.
Операция Сумма, руб. Корреспонденция счетов
Отражена сумма ущерба по рыночной стоимости (требуется оценка стоимости восстановления объекта) 20 000 120901560 140101172
Отражены услуги оценочной фирмы 2 000 140101226 130209730
Поступление сумм на внебюджетный счет учреждения в счет возмещения ущерба 20 000 220101510 240101180
Начислен налог на прибыль (20000 — 2000) 0,24 4 320 140101172 130303730
Перечислены средства с внебюджетного счета на лицевой счет учреждения:
в части налога на прибыль 4 320 240101180 220101610
в части стоимости услуг оценочной фирмы 2 000 240101180 220101610
в части разницы между возмещаемой суммой, стоимости услуг оценщика и суммой налога на прибыль 13 680 240101180 220101610
Зачислены средства на лицевой счет учреждения:
в части налога на прибыль 4 320 130405290 120901660
в части стоимости услуг оценочной фирмы 2 000 130405226 120901660
в части разницы между возмещаемой суммой, стоимости услуг оценщика и суммой налога на прибыль 13 680 130405310 120901660
Оплачены услуги оценочной фирмы 2 000 130209830 130405226
Перечислен налог на прибыль в бюджет 4 320 130303830 130405290
Перечислены средства в доход бюджета 13 680 121002410 130405310
Операция Сумма, руб. Корреспонденция счетов
Выявлена недостача бензина 1 700 120904560 140101172
Произведено списание бензина 1 500 140101172 110503440
Поступил бензин в счет погашения недостачи 1 700 110503340 120904660
Начислен налог на прибыль (1700 — 1500) 0,24 48 140101172 130303730
Перечисление средств с лицевого счета:
в уплату налога на прибыль 48 130303830 130405290
в доход бюджета в размере разницы между выручкой и начисленным налогом 1 652 121002440 130405340
Конечно, представленные проводки не являются бесспорными, и учреждению следует обратиться в вышестоящую организацию за разъяснениями в случае возникновения таких операций. Вместе с тем можно посоветовать учреждению оплачивать услуги оценочной фирмы и налог на
В практике бюджетных учреждений возникают случаи выявления излишков материальных ценностей в результате несвоевременной постановки на учет объектов: подаренных, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств (например, металлолом), собранной учреждением макулатуры ит. д. В этом случае необходимо сделать соответствующие исправительные проводки и восстановить учет таких объектов на балансе учреждения. Это дополнительно разъясняется в письме Минфина России от20.06.2007 № 02-14-10а/1535.
В 1-17-м разрядах счетов 140101180 и 130303000 следует применить код классификации доходов бюджетов Российской Федерации 000 1 17 05020 02 0000 180 «Прочие неналоговые доходы бюджетов субъектов Российской Федерации».
Хочется обратить внимание на то, что уплата налога на прибыль, в данном случае, будет производиться за счет бюджетных средств, что может
прибыль за счет чистой прибыли, полученной во внебюджетной деятельности. Именно чистой прибыли, т. е. эти расходы во внебюджетной деятельности не могут быть приняты в уменьшение дохода. В этом случае можно рекомендовать следующие записи:
Если возникновение излишков не связано с ошибками в учете, то они должны быть оприходованы по рыночной стоимости. При этом неза-висимоот того, с каким признаком они будут оприходованы, излишки в налоговом учете являются внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НКРФ). В письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 15.06.2007 № 03-03-0/161 предложен свод проводок при отражении излишков учреждениями, в которых отсутствует внебюджетная деятельность:
быть расценено ревизорами как «нецелевое расходование средств».
Если учреждение ведет деятельность, приносящую доход, то налог на прибыль должен быть уплачен за счетчистой прибыли.
В заключение хотелось бы пожелать бухгалтерам избегать таких ситуаций, которые приводят к различного рода проблемам: в хозяйственной деятельности, учете, налогообложении.
Операция Сумма, руб. Корреспонденция счетов
Отражена сумма ущерба по рыночной стоимости (требуется оценка стоимости восстановления объекта) 20 000 120901560 140101172
Отражены услуги оценочной фирмы 2 000 240101226 230209730
Списаны расходы по оплате услуг оценочной фирмы 2 000 240101180 240101226
Поступление сумм на внебюджетный счет учреждения в счет возмещения ущерба 20 000 220101510 240101180
Начислен налог на прибыль (20000-2000) -0,24 4 320 240101180 230303730
Перечислены средства с внебюджетного счета на лицевой счет учреждения: 20 000 240101180 220101610
Зачислены средства на лицевой счет учреждения: 20 000 130405310 120901660
Перечислены средства в доход бюджета 20 000 121002410 130405310
Оплачены услуги оценочной фирмы 2 000 230209830 220101610
Перечислен налог на прибыль в бюджет 4 320 230303830 220101610
Операция Корреспонденция счетов
Приняты к учету излишки основных средств 1101ХХ310* 140101180
Произведена оплата организации-оценщику 130209830 130405226
Начислена кредиторская задолженность за услуги по оценке 140101226 130209730
Расходы по услуге оценщика отнесены на уменьшение доходов 140101180 140101226
Начислен налог на прибыль 140101180 130303730
Перечислен налог на прибыль 130303830 130405290
*3десь XX — соответствующий аналитический счет.
