Сергей Шевчук
В предыдущей статье мы рассмотрели правила построения ассортиментной матрицы. Но остаются важные вопросы: Когда, что и сколько покупать? Сегодня во многих аптечных сетях на эти вопросы отвечает руководитель аптеки – заведующая. Приходилось слышать:
«Покупаю, когда есть свободное время».
«Смотрю отчёт по продажам за предыдущий день плюс то, что мне на бумажке принесут фармацевты».
«Если продали последнюю упаковку, то отклеиваем от неё ценник и кладём на стол заведующей».
«Покупаю, чтобы хватило на неделю, на месяц».
«Покупаю сразу на месяц, чтобы меньше разных серий держать в аптеке».
«Приходит медицинский представитель раз в неделю, и мы с ним делаем заказ».
На очередном заседании Российской ассоциации аптечного маркетинга, проходившего в декабре в рамках форума «Аптека 2016», было отмечено, что 43% отказов покупателям связаны с отсутствием препарата в аптеке.
Рассмотрим примеры динамики изменения складского остатка.
На этом графике видно, что поддерживается слишком большой товарный запас, который достигает значения, близкого к критическому, только спустя месяц. Кроме того в начале декабря при достаточном количестве товара совершена дополнительная закупка. Это замороженные средства в товарном запасе, которые могли пойти на закупку дефектуры по предыдущему графику.
По этому графику видно, что из-за неравномерности закупок товар успевает попадать в дефектуру. А в начале декабря принимается решение закупить дополнительное количество товара при достаточном товарном запасе. Т.е. получаем регулярно и периодическую дефектуру и замороженные средства в товарном запасе.
Основные проблемы не систематизированных заказов:
1. Решение, что и сколько закупить по сети, принимает множество людей, основываясь на субъективном представлении о бизнес-процессе.
2. Не эффективно работают средства компании, которые вложены в товарные излишки, растёт оборачиваемость товарных запасов.
3. Не вовремя сделанный заказ товаров влечёт риск купить остатки по высоким ценам.
4. Своевременное пополнение запаса перед маркетинговыми акциями не контролируется, что снижает эффективность мероприятий.
Структура звена:
Правила расчёта потребности
Товары продаются, их запасы надо возобновлять. Ничего нового. Но продаются они с разным количеством упаковок или штук в день, поставляются в аптеки с разной скоростью доставки. Для каждой торговой точки важно, чтобы из запланированного ассортимента по запросу покупателя всегда был в наличии товар. И товара было ровно столько, сколько нужно. Идеальная ситуация: к закрытию аптеки на остатках количество товара равно нулю, к открытию аптеки есть всё необходимое. Но оборачиваемости в один день в этом бизнесе ещё никто не достигал. Такое возможно в пункте выдачи заказов при легализации интернет-торговли.
Что должны включать правила расчёта потребности?
1. Оборачиваемость или анализ скорости продаж каждого товара в конкретной торговой точке за расчётный период. Период для расчёта выбирается в зависимости от динамики продаж товаров. Товары разделяются на продающиеся каждый день, каждую неделю, каждый месяц и т.д. Важно правильно выбирать период расчёта скорости продаж. Если для товаров, продающихся более 1 штуки в день выбирать период изменения скорости продаж месяц, то краткосрочные изменения продаж будут сглажены слишком большим периодом расчёта. Это приведёт к дефектуре или излишним товарным запасам.
Например, есть статистика продаж Товара по дням в упаковках.
Если период расчёта скорости продаж взять 2 недели, то получим среднее значение скорости продаж, равное 8,5 упаковки. При таком товарном запасе с 7 января в аптеке начнётся дефектура. Период расчёта выбран неверный.
Если период расчёта скорости продаж взять три дня, результаты будут другие:
В этом случае точнее отслеживается тенденция увеличения продаж. Правильно настроенная система будет увеличивать уровень запасов на опережение.
2. В периоде расчёта скорости продаж нужно учитывать только те дни, в которые остатки товара были больше нуля. Допустим, что за неделю продана 1 упаковка. На остатках товар находился всего 1 день из выбранного периода. Если в расчёт взять только этот день, то скорость продаж будет 1 упаковка в день. А если в расчёт взять 7 дней периода, то скорость продаж получится 0,14 упаковки в день. Разница существенная.
3. Настройка логистического плеча. Под логистическим плечом понимается время от заказа товара до доступности его к продаже, включая срок размещения заказа, поставки, оприходования и расценки. Логистическое плечо является буфером, который необходим для бездефектурного наличия товара в аптеке.
4. Отдельный учёт товаров, динамика продаж которых отклоняется от общей статистики. Это сезонные товары или товары, на которые назначаются маркетинговые акции в краткосрочном или долгосрочном периоде. Такие товары могут включаться в группы с соответствующими правилами настройки периода расчёта скорости продажи и минимального уровня страхового запаса.
Таким образом, настройка правил расчёта потребности является важной составляющей в управлении товарными запасами. От этого зависит своевременное обеспечение торговой точки необходимым ассортиментом в нужном количестве в конкретный момент времени.
Автоматизированный заказ
Заказ — это отчёт, в котором отображается, каких товаров и сколько нужно купить на момент формирования отчёта. В современных on-line системах это активный отчёт, который мгновенно реагирует на изменение остатков. А ещё должна быть предусмотрена возможность ручной коррекции заказа по изменению расчётного количества, удалению или добавлению позиций в заказ.
Для удобства принятия решения по коррекции заказа необходимо в отчёте предоставлять информацию о наличии товара, скорости продаж или значении расчётных уровней запасов, количества товаров в пути и т.д. Полезно владеть информацией о прибыли с каждой закупаемой позиции. Тогда при ограниченном времени на оформление заказа или ограничении суммы на закупку товаров большее внимание возможно уделить тем позициям, которые принесут максимум прибыли при своевременной закупке. Удобно применять цветовые градации: например, красным отмечать необходимые к закупке позиции, зелёным достаточное количество товара, серым – излишки. Соответствующие фильтры и сортировки помогут быстро принять решение, что купить, а от каких излишков избавиться.
Вариант отчёта автоматизированного заказа:
Любая система автоматизированного управления товарными запасами должна являться помощником в формировании потребности на закупку. Но ни одна система не может учесть всех особенностей рынка: активности покупательского спроса от рекламы, федеральную или локальную дефектуру у поставщиков, необходимость замены на аналоги и т.д. Коррекция заказа важна в случае, когда каждая аптека отправляет заявку на поставку товара во внешнюю торговую площадку, на которой работают поставщики товаров. Если аптеки пополняют запасы с центрального склада сети, то коррекции заказов аптек может не быть. В этом случае заказ на закупку товаров отправляется центральным складом. Этим обычно управляют менеджеры по закупкам в офисе.
Таким образом, автоматизированный заказ – это отчёт, по которому возможно быстро принять решение что и в каком количестве закупать. После утверждения отчёт должен интегрироваться с внешней торговой площадкой.
Индивидуальные товарные матрицы для аптек
Ассортимент и необходимое количество товара может зависеть от характеристик самих аптек. Например, ассортимент аптеки в торговом центре отличается от ассортимента аптеки в гипермаркете. Ассортимент аптеки с открытой выкладкой может иметь не снижаемый товарный запас по маркетинговым контрактам, превышающий расчётное значение для этой торговой точки. В этом случае аптеки группируют по территориальным, функциональным признакам, по выкладке ассортимента. Это позволяет при открытии новой торговой точки сразу загрузить первоначальные настройки товарного запаса, которые в наибольшей степени будут соответствовать характеристикам этой аптеки.
Таким образом, индивидуальные товарные матрицы позволяют управлять ассортиментом с учётом характеристик аптек и максимально удовлетворять потребности производителя при заключении маркетинговых контрактов по выкладке и наличию товаров в ассортименте.
Выводы:
Автоматизация управления товарными запасами позволяет:
1. Для каждой торговой точки рассчитывать, какие товарные позиции и в каком количестве должны присутствовать в конкретный момент времени;
2. Эффективно управлять ресурсами компании, избегая дефектуры и излишков в товарных остатках;
3. Максимально точно соблюдать условия маркетинговых контрактов по наличию товаров в ассортименте.
Управление товарными запасами
Управление товарными запасами
Вопрос о товарных запасах аптеки возникает в разном контексте. Каждый участник фармацевтического рынка рассматривает товарные запасы со своей позиции, имеет свой интерес к ним. Так, производители лекарственных препаратов ратуют за увеличение стоков, потому что это способствует выполнению плана и росту продаж их препаратов.
Неслучайно, каждый медицинский представитель переступает порог аптеки с вопросом о количестве на остатках по препаратам, за которые он отвечает, и каждый раз просит сделать дозаказ.
С покупателем проще. Когда он приходит в аптеку и слышит, что нужного ему препарата нет, он поворачивается и уходит в другую аптеку. Может случиться, что в своей аптеке вы больше его не увидите. И все же изначально он молчаливо свидетельствует, что лучше иметь запас, чтобы ему хватило, и чтобы он не тратил времени на поиски.
Дефектура, или временное отсутствие препарата в аптеке, представляет для аптеки одну из самых серьезных угроз и опасностей, так как означает потерю продаж, недополучение прибыли, ущерб имиджу и ослабление конкурентоспособности, что приводит к потере рыночной доли. Это известно всем, но почему же дефектура возникает? Да потому что, обратной стороны дефектуры — затоваривания — аптеки опасаются куда больше.
Объяснение этому простое. Товарный запас, по сути, является «замороженной финансовой свободой» аптеки, так как именно в нем большей частью находятся драгоценные оборотные средства, которых может не хватать на погашение кредитов, на расчеты с поставщиками, на развитие аптеки в целом. А затоваривание добавляет к этой проблеме издержки, связанные с хранением, а то и утилизацией нереализованной продукции.
Сколько продукции иметь на стоке — решать руководителю аптеки, так как приходится брать на себя ответственность по соблюдению разумного баланса доходов и расходов: дефектура грозит потерей продаж и, соответственно прибыли, а затоваривание — к потерям в расходной части. Разрабатывая свою политику товарных запасов, руководитель аптеки использует достоверное и актуальное знание динамики и конъюнктуры спроса, классификацию своего ассортимента по категориям (что лежит в основе расчетов запасов на текущий период), правовую, политическую и экономическую информацию по ситуации в стране в целом и в регионе, в частности. И конечно для руководителя аптеки крайне важна интуиция, чутье предпринимателя, так как аптека является наиболее тонкой и чувствительной в силу своей социальной миссии, бизнес единицей в стране.
Управлять аптечным бизнесом, делать верные прогнозы, в том числе, по объему товарных запасов, весьма сложно. Вместе с тем и знание, и владение ситуацией, и чутье, являясь ключевыми факторам, играют свою положительную роль только в том случае, если сам бизнес построен на точных математических и хозяйственных расчетах и высокой эффективности, как в выработке стратегии, так и в ежедневной ее реализации.
Эффективность всегда и везде стоит во главе угла. Однако давайте вернемся к проблеме наличия товара и временного его отсутствия. Само отношение к тому, что есть дефектура и как она сказывается на продажах, разное у разных аптек. Так, например, дефектура сезонного товара в сезон вызовет тревогу и понимание потерь.
Рассмотрим теперь обыденную ситуацию: товар привозят обычно по пятницам, сегодня среда, пришел покупатель, а товара «А» не осталось (или нет самой ходовой дозировки). Фармацевт заносит позицию в журнал и объясняет, что плановый заказ уже сделан, товар приедет в пятницу, ждите. Эту ситуацию с наличием в аптеке часто не рассматривают как дефектуру и не считают, сколько упаковок данного препарата они не смогут продать в тот же день (среда), а также в четверг и, возможно, частично в пятницу. Упаковки в день (по реальным продажам), умноженные на 2–2,5 дня, умноженные на цену препарата дают представление о потерях в выручке по причине короткой дефектуры. Хорошо, если удалось заменить на аналог, а если нет, то не один покупатель может быть потерян. Так или иначе, такой товарный запас называется неэффективным. Если в аптеке заведен такой порядок, то подобные потери могут быть регулярными и выливаться в значительную сумму. Бывают и обратные случаи, когда аптеки соглашаются сделать дозаказы по просьбе посетителей или медпредставителей, особенно это касается новых или сезонных препаратов. Тут можно столкнуться с затовариванием и возрастающими день ото дня рисками финансовых потерь.
При анализе с помощью одной из систем прогнозирования товарных запасов выяснилось, что заведующая аптекой «перестраховалась» и заказала «сезонник» (Аскорбиновая кислота № 10) значительно раньше скачка заболеваемости и в размере, значительно превышающем оптимальный заказ. На рисунке ниже красным показана оптимальная динамика остатка, которая соответствовала бы эффективным параметрам, а синим цветом — фактическая.
Тот факт, что управление товарными запасами в аптеке — один из важнейших факторов успешного управления аптечным бизнесом, признается всеми. Для успеха очень важно сделать процесс формирования товарных запасов структурированным, четким, последовательным и контролируемым. Во многих аптеках, не говоря об аптечных сетях, действуют электронные системы заказа, которые не допускают ручного заказа с мест. Эти системы имеют в основе математические модели, построенные на многофакторном анализе входящих. Однако чтобы они оптимально работали, важно задать им в основу правильную, выверенную по позициям базу данных по группам идентичных товаров, а при поступлении новых товаров базу дорабатывать. В этом основная проблема. Например, различные написания одного и того же препарата от разных производителей (меняются местами слова, разные сокращения количества (№ или N или X)) могут восприниматься системой как два разных препарата. Так, в электронных системах есть погрешности. А иногда происходят кратковременные сбои, в результате отсутствие препарата в одной аптеке сети может сопровождаться его «избытком» в другой, что сказывается на показателях сети в целом. В этой связи важная роль в заказе товара, как минимум, уточняющая и корректирующая лежит на самой аптеке. И основные принципы формирования товарных запасов нужно знать всем аптечным сотрудникам.
В управлении товарными запасами важно зафиксировать и проанализировать следующие направления: 1. Сбалансированное уменьшение товарных запасов и 2. Увеличение оборачиваемости товарных запасов.
Уменьшение стоков
Одним способом может служить отказ от неприбыльных и неходовых позиций. Это часто рекомендуют в кризисных ситуациях и при возникновении финансовых проблем в аптеке. Чтобы сужение ассортимента не задело важные препараты, необходимо провести ассортимента, как по объемам продаж, так и по прибыльности. «Кандидатами» на вывод станут позиции, замыкающие группу С (неприбыльные). Недавнее исследование показало, что ассортимент анализируется аптеками неравномерно: ежедневно — 25% исследуемых аптек, еженедельно — 31,25%, 1 раз в месяц — 43,75%. Другой способ уменьшения товарных запасов — уменьшение количества поставщиков, приоритетность надежным и дающим возможность частых мелких заказов.
Увеличение оборачиваемости товарных запасов
Увеличения оборачиваемости товарных запасов можно добиться путем решения таких задач, как: мониторинг товарных остатков, нормирование (определение плановых показателей), контроль закупок. Исследования показывают, что аптеки отслеживают товарные остатки разными способами: посредством компьютерных программ -18%, вручную (визуально) -22%; по дефектуре, когда ценники на реализованный товар передаются на %; остальные — дифференцированно (ходовые товары постоянно, другие — по дефектуре). Что и говорить, гораздо эффективнее отслеживать и рассчитывать тыс. наименований препаратов (а управление товарными запасами — это управление каждой позицией) на установленном программном продукте путем сортировки по заданному признаку. Это позволяет легко выявить «дефектуру» («нулевое наличие») и предвосхитить ее (позиции, приближающиеся к «0», остатки которых составляют
Экономика фармации Организация Деятельности Аптеки
—>Разделы сайта —>
—>
| Мерчандайзинг в аптеке [26] |
| Ценовая политика аптеки [14] |
| Техника продаж в аптеке [25] |
| Товар и товарная политика аптеки [7] |
| Маркетинг — основы [61] |
| Реклама в аптеке [17] |
—>
—>Мы Вконтакте! —>
О разделе
Товарные запасы опытно-статистическим методом определяют, исходя из сложившихся тенденций изменения товарооборачиваемости и факторов, влияющих на нее, с учетом ожидаемых изменений последних в планируемом периоде.
Величину норматива плановых товарных запасов по кварталам можно определить с помощью индексов сезонности либо путем исчисления среднего размера изменения товарных запасов в течение планируемого года.
Основной частью норматива товарных запасов является торговый запас (3т). Он состоит из рабочего запаса (3р) и запаса текущего пополнения (3тп):
3т = 3р + 3тп
В свою очередь рабочий запас состоит из демонстрационного запаса (3д) и запаса в размере однодневного оборота (3о):
3р = 3д + 3о
Рабочий запас размещается на торговом оборудовании. Демонстрационный запас используют для декоративной выкладки, его величина может быть рассчитана по формуле:
3д = Ц х N
где N – количество разновидностей по ассортиментному перечню; Ц – средняя цена ассортиментной разновидности (руб.).
Запас в размере однодневного оборота ежедневно восполняется за счет запаса текущего пополнения и предназначен для непосредственного отпуска товаров покупателям. Запас текущего пополнения предназначен для бесперебойной реализации между очередными завозами товаров. Исходя того, что в момент поступления товаров создается максимальный запас, а перед очередным завозом его величи- на минимальна, то для расчета норматива запаса текущего пополнения применяется формула средней арифметической.
По товарам простого ассортимента 3тп равен половине частоты завоза, а по товарам сложного ассортимента половину частоты завоза умножают на частное от деления числа разновидной в продаже на число разновидностей, завозимых в одной партии.
3тп = (Т : Кскорости) х (N : к)
где N – количество разновидностей по ассортиментным перечням; К – количество ассортиментных разновидностей в одной партии, ед.; Т – число дней в периоде; Кскорости – коэффициент скорости обращения.
Страховой, или гарантийный, запас (3с) создается для обеспечения бесперебойной торговли на случай значительного увеличения спроса населения, отклонения от установленных частоты и объема завоза товаров. Он устанавливается с учетом частоты поставки товаров, а также других условий и может достигать 30% величины торгового запаса. Величину 3с можно определять и на основе использования математических методов по формуле:
3с = К х σ
Показателем уровня обслуживания в розничной торговле может быть неудовлетворение спроса. Поскольку фактические издержки, связанные с дефицитом, определить трудно, то обычно устанавливают желательный уровень обслуживания, выражая его через вероятность дефицита.
Управление товарными запасами является сложным видом экономической деятельности предприятия. Цель управления – формирование и поддержание их величины на таком уровне, который позволяет обеспечить бесперебойную продажу каждого товара при минимальных затратах.
Экономико-математический метод с использованием теории управления запасами применяют для обоснования оптимальной величины товарных запасов. Например, широкое применение имеет модель Уилсона, которую принято называть классической. При построении модели Уилсона ставится задача
обосновать оптимальный объем и сроки поставок и минимизировать совокупные издержки на формирование и хранение товарного запаса.
Согласно формуле Уилсона, оптимальный запас будет равен:
Делаем запасы по правилам
Нормирование и контроль запасов — составляющие системы управления товарными запасами, от которых зависит своевременное устранение дефектуры или затоваривания.
Торговому предприятию необходимо поддерживать такое соотношение товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивало бы (1) высокую оборачиваемость запасов (2) при удовлетворительном обеспечении клиентов и (3) оптимальных расходах на содержание запасов.
Поэтому большое значение имеет нормирование запасов — (1) определение оптимального объема, соответствующего конкретному критерию; (2) обеспечение условий для поддержания запасов на этом уровне.
Норма запасов — это количество товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Например, если критерий нормирования запасов по конкретной группе товаров — 10 дней, то для препарата А потребуется 10 упаковок, препарата Б — 1000. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа — количество товара, при котором необходимо делать очередной заказ на поставку. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если поставщик надежный и четко выполняет условия поставки, или же с учетом страхового запаса, если при осуществлении поставки могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, что приведет к перерыву в поступлении товара. Размер страхового запаса необходимо учитывать, если ожидается изменение спроса в связи с сезонностью.
Прежде чем решить вопрос о том, какое количество данного препарата необходимо иметь на складе, нужно определить потребность ваших клиентов в этом товаре. Сразу следует оговориться, что провизора по закупкам должна интересовать потребность в данном товаре именно ваших клиентов, а не ситуация на рынке в целом. Ведь нередки случаи, когда товар, который в течение длительного времени лежит у вас на складе, соседняя фирма продает с большим успехом. Причина этого может быть не только в более низкой цене, но и более активном продвижении именно этого товара или в давно сложившихся отношениях с другим поставщиком. Поэтому для оптимизации поставок вам необходима информация о потребностях ваших клиентов.
Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главная задача — определить для каждого вида товара, каким должен быть оптимальный объем запаса. Для того чтобы иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, необходимо знать статистику расхода каждого препарата.
Определение потребности в товарах может быть основано на прогнозировании сбыта или на прошлом опыте.
Прогнозирование сбыта возможно, если известно примерное количество потребителей (клиентов) и примерное количество заказов в определенный период времени, например за один месяц. Затем, используя различные методы, эту ориентировочную потребность корректируют, учитывая колебания сезонности сбыта, влияние экономической ситуации, возможное сокращение (например, вследствие возникшей дебиторской задолженности) или увеличение количества потребителей (например, при внедрении на новый сегмент рынка).
Определение потребности на основе данных прошлого периода — это предположение, что продажи в будущий период будут такими же, как и в прошлый, с поправкой на ожидаемые изменения конъюнктуры рынка. Этот метод считается менее точным, чем метод прогнозирования.
Для того чтобы определить, какие запасы нужно контролировать методом прогнозирования, а какие — методом экстраполяции прошлого опыта, используют объемно-стоимостный анализ. Вначале необходимо определить «денежную активность» препарата путем умножения количества каждого препарата, реализованного в определенный период, на его стоимость. Как правило, результаты объемно-стоимостного анализа свидетельствуют о том, что наибольшая денежная активность (70–80%) характерна для небольшого (20–30%) количества препаратов (правило Парето). Такой анализ очень важен, поскольку движение активных товаров нужно контролировать тщательнее, чем неактивных. Поэтому потребность в активных препаратах следует определять, используя более точный метод прогнозирования сбыта, в то время как потребность в неактивных товарах — более простым методом учета прошлого сбыта. Количество наименований активных товаров обычно невелико, однако с точки зрения денежной активности они играют главную роль, так как в наибольшей степени влияют на стоимость запасов. Товары именно этих наименований следует закупать часто, чтобы уменьшить сумму средств, вложенных в запасы, и ускорить их оборачиваемость. Именно здесь кроется «ловушка» для провизора, который предпочитает делать большие запасы «ходовых» товаров («Все равно уйдут, лучше побольше закупить»). Затраты, связанные с ускорением оборачиваемости именно этой группы товаров (например, транспортные издержки и расходы на обеспечение поставки), в большинстве случаев оправданны, поэтому интервалы закупок по этим видам товаров должны быть максимально сокращены. Таким препаратам нужно уделять как можно больше внимания и контролировать их запас, используя наиболее эффективную систему учета. Следует иметь в виду, что некоторые предприятия, целью которых является достижение наибольшей прибыльности, могут вместо денежной активности использовать в качестве критерия классификации товаров показатель прибыльности, так как не секрет, что в условиях ценовой войны фирмы вынуждены продавать товары с разной степенью выгоды для себя.
Для улучшения контроля за группой товаров, которые, хотя и малоактивны в денежном выражении, но всегда должны быть в наличии, их тоже группируют в две, три категории и более, однако анализ проводят только по количеству проданных единиц товара каждого наименования без учета стоимости и решение о периодичности закупок принимают исходя из результатов этого анализа. Тем самым предпочтение отдается обязательствам перед потребителями.
Для непрерывного удовлетворения спроса независимо от периодичности поставок в систему управления включают страховые запасы. Расчет нормативов страховых запасов необходимо проводить так же тщательно, как и текущих. Для поддержания запасов на определенном уровне разрабатывают:
порядок их формирования (установление нормы запаса и условий пополнения);
Оптимальный объем запасов каждого наименования препарата определяют, придерживаясь следующих принципов:
для препаратов высокого спроса (группа А) — формируют максимальный страховой запас для покрытия любых колебаний спроса;
для препаратов постоянного спроса (группа В) — формируют умеренный страховой запас;
для препаратов нерегулярного спроса (группа С) — низкий или нулевой уровень страховых запасов.
Для корректировки оптимального объема запасов проводят:
частый контроль запасов препаратов группы А;
периодический контроль запасов препаратов группы В;
выборочный контроль запасов препаратов группы С.
Определяя политику в отношении товарных запасов, необходимо использовать наиболее экономичную систему заказов. Пополнение запасов осуществляют по одной из ниже приведенных систем.
1. Система с фиксированным объемом заказа: решение принимается только о моменте размещения заказа (поставщик оговаривает объем поставки, но интервалы могут быть различными в зависимости от расходования запаса).
2. Система с фиксированным интервалом между заказами: фиксируется период между заказами, а решение принимается о количестве заказываемых товаров (данную систему используют в случае кольцевых развозок товара поставщиками, например заводами — производителями фармацевтической продукции).
3. Система с двумя контрольными уровнями запасов и с фиксированной периодичностью заказов (данная система функционирует как система 2, но в случае снижения запаса возможна внеочередная поставка).
4. Система с двумя контрольными уровнями запасов без фиксированной периодичности заказа: заказ высылается в случае, когда уровень запаса достиг точки заказа, период не фиксируется.
Каждая из этих систем имеет преимущества и недостатки. Например, при использовании системы 2 уровень запасов всегда выше, но такая система удобна для заводов-производителей, так как позволяет более эффективно планировать производство. Выбор системы заказов зависит от условий, диктуемых поставщиком, уровня затрат, собственных оборотных средств и других факторов. Возможно использование нескольких систем, но в любом случае четкое использование системы пополнения запасов поможет оптимизировать товарные запасы на вашем складе.
Управление товарными запасами
В отделах хранения склада осуществляется не только хранение и учет товаров, но контроль за их величиной. Для бесперебойного обеспечения аптек и лечебно-профилактических учреждений лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, а также для повышения экономической эффективности работы аптечного склада необходимо поддерживать оптимальную величину товарных запасов. С этой целью на складе создается запас товаров в размере их полного гарантийного запаса.
ПОЛНЫЙ ГАРАНТИЙНЫЙ ЗАПАС — это оптимальная величина товарных запасов, обеспечивающая бесперебойную работу аптечного склада.
Поддерживать оптимальную величину товарных запасов позволяет использование КОЭФФИЦИЕНТА ГАРАНТИЙНОГО ЗАПАСА, который, как правило, составляет около 80% величины среднего товарного запаса.
Расчет величины необходимого полного гарантийного запаса осуществляется по следующим этапам:
1 ЭТАП. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИНТЕРВАЛА ПОСТУПЛЕНИЯ товара и расчет
СРЕДНЕЙ ВЕЛИЧИНЫ ТОВАРНОГО ЗАПАСА.
Например, если лекарственные препараты поступают на аптечный склад три раза в полугодие, то
1.1. Интервал их поступления составит:
Интервал = 180 / 3 = 60 (дней);
1.2. Средняя величина товарного запаса рассчитывается по формуле средней арифметической:
Ср. Т/з = 60 / 2 = 30 (дней).
2 ЭТАП. РАСЧЕТ ВЕЛИЧИНЫ ГАРАНТИЙНОГО ЗАПАСА. Осуществляется по формуле:
Гр. Т/з = Ср.Т/з * К / 100%, где:
Гр.Т/з — величина гарантийного запаса;
Ср.Т/з — величина среднего товарного запаса;
К — коэффициент гарантийного запаса, равный 80%. Гр. Т/з = 30 * 80 /100 = 24 (дня).
3 ЭТАП. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАПАСА НА ВРЕМЯ СКЛАДСКОЙ ОБРАБОТКИ.
Осуществляется по формуле:
Тоб — время складской обработки товара;
Тдв — время движения товара от поставщика к потребителю;
Тоф — время на оформление приема товара на складе.
Например, если время движения товара от поставщика к потребителю составляет 9 дней, а время на оформление приема товара на складе 3 дня, то время складской обработки товара составит:
Тоб =9 + 3 = 12 (дней).
4 ЭТАП. РАСЧЕТ ВЕЛИЧИНЫ ПОЛНОГО ГАРАНТИЙНОГО ЗАПАСА.
Осуществляется по формуле:
Пл.Гр.Т/з = Ср.Т/з + Гр.Т/з + Тоб, где:
Пл.Гр.Т/з — полный гарантийный товарный запас;
Ср.Т/з — средний товарный запас;
Гр.Т/з — гарантийный запас;
Тоб — время складской обработки.
Пл.Гр. Т/з = 30 + 24 + 12 = 66 (дней).
Т.о., при поступлении конкретного вида товара на аптечный склад три раза в полугодие, полный гарантийный запас его должен составлять 66 дней.
Определение величины полного гарантийного запаса и поддержание его на определенном уровне позволяет обеспечивать бесперебойную работу аптечного склада по реализации товаров.
Отпуск (реализация) товаров со склада
РЕАЛИЗАЦИЯ товаров относится к числу важнейших функций, характерных для всех оптовых посредников. Вместе с тем, в выполнении этой функции аптечным складом имеются определенные особенности. Так, например, у «АС N1» около 2000 клиентов, причем половина товарооборота (объема реализации) приходится на аптеки, другая — на лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ). Наличие большого числа клиентов влияет на увеличение сроков доставки товара. Среди покупателей-аптек доля государственных составляет подавляющее большинство, что объясняется их наработанными многолетними связями с «АС N1». «АС N1» предоставляет аптекам и ЛПУ беспроцентный товарный кредит сроком на 2 месяца. Однако часто платежи задерживаются на 3 месяца и более, что сказывается на величине задолженности этих предприятий. Но в то же время сам аптечный склад также покупает товары у поставщиков в товарный кредит, что отражается на сумме задолженности склада. Разница между величинами этих задолженностей покрывается товарными запасами на складе. Они постепенно увеличиваются, и в то же время увеличивается их оборачиваемость (скорость реализации). Товарооборот «АС N1» за последние годы постоянно возрастает, увеличивается и объем продаж на одного работника, что соответственно повышает и рентабельность склада.
ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ОТПУСКА товаров с аптечного склада являются: «ЗАКАЗ-ТРЕБОВАНИЕ» аптек или «НАКЛАДНАЯ-ТРЕБОВАНИЕ» лечебно-профилактических учреждений. Заказы-требования выписываются в 1-2 экземплярах (второй экземпляр остается в аптеке для контроля за поступлением) отдельно по каждому отделу склада. В заказе-требовании указывается наименование лекарственных средств, единицы измерения и требуемые количества. На наркотические и психотропные лекарства, ядовитые и сильнодействующие вещества, а также этиловый спирт выписывают ОТДЕЛЬНЫЕ требования с указанием необходимых количеств ПРОПИСЬЮ. Требования подписываются заведующим аптекой и скрепляются печатью аптеки. Для удобства выписки заказов аптеки снабжаются печатными бланками с перечнем лекарственных средств и единицами их измерения по каждому отделу склада. В таких заказах аптека проставляет лишь требуемое количество. Сроки подачи заказов устанавливаются руководством склада.
