Заполнение формы СЗВ-М при увольнении сотрудника

Заполняем СЗВ-М при увольнении сотрудника

Рассказываем, как правильно заполнить отчетную форму СЗВ-М, если сотрудник уволился.

СЗВ-М: основные положения

Отчет состоит из 4-х блоков:

Данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.

Отчетный период, равный месяцу, за который подаются данные — январь (01), февраль (02), март (03), апрель (04), май (05), июнь (06), июль (07), август (08), сентябрь (09), октябрь (10), ноябрь (11), декабрь (12).

Тип формы, который зависит от того, какие сведения предоставляются. Первичный отчет — «исхд», исходная форма. Если вы забыли и не включили застрахованное лицо, либо необходимо дополнить сведения о ком-то, то подайте «доп», дополняющую форму. Если необходимо кого-то исключить, то сформируйте отменяющую форму — «отмн».

Сведения о застрахованных лицах (персонифицированные данные).

В документ также включаются:

  • сотрудники, работающие по трудовым договорам, в т.ч. и те, кому не начислялись выплаты;
  • физические лица, работающие по договорам ГПХ, когда по договорам начисляются взносы;
  • сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске.

Страхователь предоставляет в ПФ РФ сведения о сотрудниках до 15 числа месяца, следующего за отчетным на основании ст.11 закона №27-ФЗ от 01.04.1996г.

Если организация сдает отчет позже указанного срока, то ПФР штрафует ее за каждое застрахованное лицо по 500 рублей.

Форма отчета

Как заполнить СЗВ-М, если сотрудник уволился

Частый вопрос — включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники? В момент увольнения, организация прекращает трудовые отношения с работником. В месяце увольнения сотрудник включается в отчет, а в следующем — уже нет.

Рассмотрим более подробно случай заполнения формы, когда увольняется работник. Иванов И.И. увольняется 22 мая 2020 года. Бухгалтер сдает форму отчета за май месяц, включая Иванова И.И. Бухгалтер организации ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» составляет СЗВ-М за май 2020 года. Заполним отчет по шагам.

Шаг 1. Заполняем данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.

Шаг 2. Указываем отчетный период.

Шаг 3. Отражаем тип.

Шаг 4. Подаем сведения о застрахованных лицах: персонифицированные данные, СНИЛС и ИНН.

За июнь 2020 года, бухгалтер данного работника уже включать не будет.

Готовый образец СЗВ-М

Предоставление отчета уволенному

Согласно абз. 2 п.4 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 года, необходимо предоставить СЗВ-М при увольнении сотрудника. Сделать это необходимо в день увольнения.
Заполните аналогично, как для сдачи в ПФР, но включите данные только уволившегося работника. Информация о других лицах является персонифицированной и предоставлять ее сторонним лицам и организациям запрещено, это устанавливается нормами об ответственности ст. 90 ТК РФ, ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ и другими нормативно-правовыми актами.
Кроме того, получите от подтверждение, что документ выдан. Это можно сделать следующим способом:

  • взять письменное подтверждение в свободном виде;
  • сделать копию и на ней поставить подпись работника и дату предоставления;
  • завести журнал выдачи, где будет прописана причина выдачи и подпись о получении.

СЗВ-М при увольнении сотрудника: как выдавать

szv-m_pri_uvolnenii_sotrudnika_kak_vydavat.jpg

Похожие публикации

Ко дню расторжения трудового договора работодатель должен подготовить для работника целый комплект документов, в т.ч. о начисленных суммах по зарплате и взносам, а также о трудовом стаже. Вместе с прочими обязательными документами нужно выдать и форму СЗВ-М при увольнении сотрудника. Объясним, как правильно это сделать.

О форме СЗВ-М

Ежемесячно подаваемый в ПФР отчет по форме СЗВ-М только подтверждает сам факт работы в компании или у ИП. Сведения, отражаемые в документе, весьма ограничены:

  • реквизиты работодателя (название, ИНН/КПП, регистрационный номер в ПФР);
  • отчетный период (месяц);
  • фамилия, имя, отчество сотрудников;
  • страховые номера лицевых пенсионных счетов (СНИЛС) и ИНН работающих граждан.

Форма разработана для отслеживания трудоустройства человека, с целью возможной корректировки пенсионных отчислений, и подается в ПФР ежемесячно. В документ включаются сведения о лицах:

  • работающих по трудовому договору;
  • заключивших договора ГПХ;
  • получающих авторское вознаграждение;
  • в иных случаях, упомянутых в п. 2.2 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996.

В документе для ПФР все сотрудники перечисляются единым списком.

Обязательно ли СЗВ-М выдавать при увольнении

Согласно Федеральному закону от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ на работодателя возложена обязанность по выдаче СЗВ-М застрахованным лицам. Установленный срок — 5 дней (календарных) со дня обращения работника. Также в п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ прописано, что СЗВ-М при увольнении работника выдается ему в последний день работы. На этом основании можно сделать заключение, что вручать заполненный документ при расторжении договора необходимо в обязательном порядке, иначе работодателя могут признать виновным в нарушении трудовых прав.

Нужно ли для сотрудника формировать отдельный документ

В отчете СЗВ-М, подаваемом в ПФР, перечислены все сотрудники, трудоустроенные в компании в отчетном месяце. Фамилия, имя, отчество и СНИЛС каждого из них признаются персональными данными (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, п. 8 ст. 6 закона № 27-ФЗ). Передавать эти сведения третьим лицам компания может лишь в строго определенных случаях, с письменного согласия работников (ст. 7 закона № 152-ФЗ). Поэтому работодателю придется оформлять отдельную выписку из СЗВ-М при увольнении, в которой будут отражены сведения только об одном сотруднике.

Какой период отражать в выписке

В законодательстве нет отдельной нормы, касающейся порядка заполнения при увольнении СЗВ-М. За какой период сформировать выписку – за все время работы (но не ранее апреля 2016, когда впервые была введена эта форма отчетности) или только за последний месяц, решает сам работодатель. Наиболее логичным вариантом представляется выдача документа за последние месяцы работы, сведения о которых еще не переданы в Пенсионный фонд.

К примеру, при увольнении сотрудника 04.09.2020 г. компания еще не отчиталась по форме СЗВ-М за прошедший месяц — август (срок подачи документа в ПФР – 15 число следующего за отчетным месяца), а сентябрь еще не завершился. Поэтому стоит заполнить и вручить увольняющемуся 2 бланка СЗВ-М – за август и сентябрь 2020 г.

Косвенно подтверждало позицию о том, что сведения представляются лишь за последний отчетный месяц, ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской области в письме от 03.04.2018 № В-4510-08/7361. Тогда, при необходимости, бывший сотрудник сможет запросить остальные сведения позднее — по письменному заявлению компания выдаст их в 5-тидневный срок.

Форма выписки из СЗВ-М при увольнении в 2020 г.

Выписка представляет собой полноценную форму СЗВ-М за необходимый период (бланк утв. постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п). Единственное ее отличие от подаваемого в ПФР отчета – в списке указываются сведения только по увольняющемуся сотруднику. Подписывает бланк руководитель или уполномоченное лицо работодателя. При наличии ставится печать. Датируется документ последним днем действия договора с работником. Затем следует выдача на руки работнику выписки из СЗВ-М при увольнении. Образец заполнения документа для сотрудника, уволенного 18.09.2020 г., показан ниже:

Заполнение формы СЗВ-М при увольнении сотрудника

  • Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился
  • Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных
  • Итоги

Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился

Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ. По мнению властей, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.

Начиная с отчета за май 2021 действует новая форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п). Скачать ее можно у нас на сайте, а прочитать об изменениях в ней подробнее можно здесь.

Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки.

ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.

При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.

Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных

В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению.

В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «Исходная», а в графе 4 — информацию по работнику.

Смотрите пример заполнения СЗВ-М при увольнении в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо.

Подробнее о том, как формируется отчет в 1С, например, читайте в статье «Как в 1С сделать отчет СЗВ-М».

Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки. Есть несколько способов сделать это.

  1. Можно брать с сотрудников письменное подтверждение. Примерное содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что в соответствии с ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ при расторжении трудового договора получил копии СЗВ-М на 15 листах за все время работы».
  2. Можно распечатать все СЗВ-М по сотруднику в двух экземплярах и при выдаче попросить сотрудника расписаться на втором экземпляре. Впрочем, если этих экземпляров будет достаточно много, то это довольно затратно по времени.
  3. Можно завести журнал по выдаче копий СЗВ-М и брать росписи с работников при выдаче документов, указывая и причину выдачи. Это, наверное, самый простой и действенный способ получить подтверждение.

Больше о составлении справки СЗВ-М для уволенных сотрудников читайте в нашей статье «Как сделать выписку из СЗВ-М».

Что касается установленных сроков передачи документа на руки сотруднику, то они следующие:

  1. Ежемесячно — вместе с представлением отчета в ПФР.
  2. СЗВ-М при увольнении — в день увольнения сотрудника.

Нужно ли при увольнении выдать на руки работнику форму СЗВ-М, которая в ПФР еще не направлена? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный полный доступ к системе.

  • При оформлении документов на пенсию — в течение 10 дней с момента подачи работником письменного заявления.
  • Если в день увольнения сотрудник отсутствовал, рекомендуем, отправить ему уведомление о необходимости получения СЗВ-М на руки. Также можно направить запрос о согласии сотрудника в отправке СЗВ-М почтой. Таким образом будет возможность доказать, что использованы все доступные средства для исполнения обязанности по выдаче сведений из формы СЗВ-М увольняемому работнику.

    С нюансами оформления и представления СЗВ-М вас познакомят материалы:

    Итоги

    Выдача на руки копий СЗВ-М работникам при увольнении — это обязанность работодателя. Передать СЗВ-М уволенному сотруднику необходимо в день увольнения. При этом необходимо получить от него письменное подтверждение о получении отчета на руки.

    Форма СЗВ‑М — ежемесячная отчетность в ПФР

  • Форма не громоздкая и содержит минимум информации, но сдавать ее нужно каждый месяц. Крайний срок представления — 15-ое число месяца, следующего за отчетным.

    Сроки сдачи СЗВ-М

    Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

    Инструкции по заполнению СЗВ-М не существует. Чтобы не забыть сдать форму СЗВ-М в положенный срок, регулярно сверяйтесь с календарем бухгалтера.

    Кто сдает

    Все организации и ИП с работниками, работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам. В отчет включаются даже сотрудники в декрете или в отпуске, главное условие — наличие договора.

    Если в отчетном периоде договор будет расторгнут, данные на такого сотрудника также нужно отразить в СЗВ-М.

    ИП, адвокаты, частные детективы и нотариусы без наемных работников не отчитываются по данной форме.

    Состав СЗВ-М

    Отчет включает четыре раздела:

    • реквизиты страхователя;
    • отчетный период;
    • тип формы;
    • сведения о застрахованных лицах.

    Порядок заполнения раздела 1

    В данном разделе пишется наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП. Предприниматели вместо названия организации пишут свои ФИО, а поле КПП оставляют пустым.

    Порядок заполнения раздела 2

    Здесь следует указать месяц и год, за который сформирован отчет.

    Порядок заполнения раздела 3

    В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.

    • Исходная форма — это первичный отчет.
    • Дополняющая форма СЗВ-М сдается, если в исходной форме указаны не все сведения.
    • Отменяющую форму нужно сдать, если исходная форма содержит ошибочные данные.

    Порядок заполнения раздела 4

    Этот раздел представлен в виде таблицы. Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.

    Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

    Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

    Если страхователь забудет отчитаться вовремя, ему придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Такой же штраф выставит ПФР за недостоверные или неполные данные в СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

    Если в компании трудится не один десяток работников, штрафы за ошибки и задержку отчетности могут быть существенными. Например, если в организации 70 сотрудников, штраф составит 35 000 (70 чел. Х 500 руб.).

    Нулевой отчет СЗВ-М

    В СЗВ-М отражаются данные по застрахованным лицам. Если такие лица отсутствуют, то и заполнять отчет не нужно. Соответственно, нулевых отчетов по этой форме быть не может.

    Как заполнить и отправить отчет в ПФР на примере СЗВ-М

    Как загрузить и отправить отчет в ПФР на примере СЗВ-М

    Вопрос-ответ

    Что это за отчет СЗВ-М?

    Это ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд РФ для работодателей. Ее сдают все организации и ИП с работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам сотрудниками.

    СЗВ-М кто сдает: кадры или бухгалтерия?

    Этот момент не отражается в законе, поэтому ответственное за сдачу отчета лицо назначает руководитель предприятия. На практике установлено: удобнее формировать СЗВ-М специалистам отдела кадров, так как они обладают максимально полной информацией о всех работниках компании и об их документах.

    Как заполнить дополняющую форму СЗВ-М?

    Дополняющую форму СЗВ-М сдают, если в исходной форме указали не все сведения. С помощью дополняющей формы СЗВ-М передают в ПФР сведения, которых нет в исходном отчете, а также верные данные вместо ошибочных. Отдельного бланка для дополняющей СЗВ-М нет. Её заполняют на том же бланке, который был использован для исходного отчета. Для того чтобы идентифицировать дополняющую СЗВ-М, в разделе 3 проставляют код «Дополняющая» (в соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103П).

    Как исправить ошибки в СЗВ-М?

    Если ФИО, ИНН или СНИЛС сотрудника были указаны с ошибкой, сведения не учитываются на индивидуальном лицевом счете. Для исправления оформляют СЗВ-М с типом «Дополняющая» — новый бланк с верными данными по этому сотруднику.

    Как заполнить отменяющую форму СЗВ-М?

    Отменяющую форму сдают, если исходную форму представили на сотрудников ошибочно. Заполняют такой отчет на новом бланке, аналогичном тому, который использовали для исходного варианта. Для отменяющей СЗВ-М в разделе 3 следует проставить код «Отменяющая». В такую форму достаточно внести данные только о тех работниках, по которым не требовалось подавать сведения.

    Как заполнить СЗВ-ТД при увольнении

    СЗВ-ТД при увольнении — отчет, сдаваемый не позднее следующего дня после издания приказа работодателя о расторжении трудового договора. Содержит информацию о дате и причине прекращения взаимоотношений, заполняется по определенным правилам.

    Что такое СЗВ-ТД

    СЗВ-ТД — новая форма отчетности, внедренная в 2020 г. с началом поэтапного перехода на электронные трудовые книжки. Она представляет собой сведения о кадровых движениях работников за истекший отчетный период (месяц), передаваемые в Пенсионный фонд. Введена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п . В нем же содержатся рекомендации, как заполнить отчет СЗВ-ТД при увольнении, приеме и других кадровых событиях.

    СЗВ-ТД подается в случаях:

    • приема работников;
    • постоянных переводов;
    • присвоения категории;
    • переименования работодателя;
    • лишения специального права;
    • увольнения;
    • выбора способа ведения трудовой книжки.

    Сдают СЗВ-ТД в отношении всех сотрудников, работающих на основании трудовых договоров. В отличие от СЗВ-М и других форм в СЗВ-ТД не включают сведения в отношении лиц, оказывающих услуги (выполняющих работы) в рамках гражданско-правовых отношений. Срок предоставления формы для большинства мероприятий — до 15-го числа следующего месяца. Исключение составляют приемы и увольнения — о них отчитываются не позже следующего рабочего дня.

    Порядок заполнения при увольнении

    Основные правила, как правильно заполнить СЗВ-ТД при увольнении, содержатся в прил. 2 к постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.

    Порядок заполнения такой:

    В «шапку» бланка вносятся сведения о работодателе:

    • наименование;
    • регистрационный номер в ПФР;
    • ИНН/КПП предприятия.

    Сведения о страхователе, правопреемником которого является работодатель:

    • наименование;
    • регистрационный номер в ПФР;
    • ИНН/КПП предприятия.

    Заполняется с 01.07.2021 при необходимости сдать или исправить сведения, ошибочные или не поданные организацией до реорганизации.

    Информация о работнике:

    • Фамилия, имя, отчество работника
    • Дата рождения
    • СНИЛС

    Дата подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки и выбранный работником вариант, если работник осуществил его у текущего работодателя.

    В основной части бланка отражаются:

    • отчетный период (номер месяца и год). Графа исключается с 01.07.2021;
    • с 01.07.2021 отметка о работе работника в районах Крайнего Севера и приравненных к ним (проставляют в виде кода РКС или МКС);
    • информация о кадровых мероприятиях:
      • порядковый номер;
      • наименование мероприятия;
      • должность;
      • код трудовой функции по классификатору ОКЗ (заполняется с 01.07.2021);
      • реквизиты документа, подтверждающего мероприятия. В большинстве случае это приказ (распоряжение) работодателя;
      • для увольнений — причина расторжения трудового договора.

    Большинство сложностей возникает с тем, как заполнять причину увольнения в СЗВ-ТД: кратко или подробно. Правила такие же, как и для бумажной трудовой книжки: формулировку необходимо указывать в точном соответствии с пунктами статей Трудового кодекса.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, надо ли сдавать отчет СЗВ-ТД, если работнику оформлено совмещение должностей. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Как сдать при увольнении

    Каждого кадровика волнует, когда сдавать СЗВ-ТД при увольнениях и необходимо ли отдавать документ сотруднику на руки. Разъясняем ситуацию.

    В отношении этого отчета действуют особые правила: его сдают в день увольнения или на следующий день.

    Алгоритм, как заполнить СЗВ-ТД на уволенного сотрудника, следующий:

    • форму заполняют в электронном виде в соответствии с Порядком заполнения и рекомендациями операторов ЭДО;
    • готовый отчет подписывают ЭЦП и отправляют в ПФР с помощью операторов ЭДО;
    • в ответ ПФР присылает протокол: «положительный», если сведения корректны и приняты фондом, «отрицательный» — если обнаружены критичные (коды 30 и 50) ошибки.

    Если в организации трудится менее 25 человек, то отчет разрешается сдавать и в распечатанном виде, на бумаге. Его предоставляют в ПФР нарочно или отправляют почтой с уведомлением о вручении.

    А вот отдавать печатный вариант отчетности сотруднику нет необходимости. Для это существует другой документ — СТД-Р. Оформляют его аналогичным образом и отдают на руки увольняемому. Но только в том случае, если работник ранее выбрал способ предоставления ему сведений о работе в электронном виде и отказался от бумажной трудовой книжки.

  • Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Adblock
    detector