Как списать безнадежную задолженность с истекшим сроком исковой давности

Списание кредиторской и дебиторской задолженности на УСН «Доходы минус расходы»

Списание кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность — это суммы, которые компания задолжала контрагенту. Списать можно, если:

• истек срок исковой давности (три года со дня, когда вы должны были погасить задолженность перед контрагентом);
• организация-кредитор ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ как недействующая;
• кредитор простил вам долг;
• долг невозможно погасить по обстоятельствам, на которые ни одна из сторон сделки не может повлиять (форс-мажор).

Доходы в виде списанной кредиторской задолженности признаются внереализационными доходами — п. 18 ст. 250 НК РФ. Исключение — если речь о прощении налогов и сборов, взносов, пеней и штрафов перед бюджетом. Соответственно, предприниматель должен учесть списанную сумму в КУДиР и позже заплатить с неё налог.

Оформлять списание задолженности на УСН «Доходы минус расходы» нужно по правилам бухучета. Вам нужно составить в соответствии с Письмом ФНС России от 08.12.2014 N ГД-4-3/25307@:

• акт инвентаризации расчетов с кредиторами;
• бухгалтерскую справку или другое обоснование списания задолженности;
• приказ руководителя или решение предпринимателя о списании.

Вы сами определяете, как часто проводить инвентаризацию расчетов с контрагентами. По закону — не реже раза в год. Если владеете ООО, лучше раз в квартал, чтобы списывать задолженность одновременно и в налоговом и в бухгалтерском учёте.

Списать задолженность нужно на дату, когда для этого появились основания — например, истёк срок исковой давности или в ЕГРЮЛ появилась запись о ликвидации контрагента. Если не признать списанную задолженность в доходах вовремя, налоговая будет считать это занижением налога, а за это предусмотрена ответственность.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — все, что предпринимателю должны контрагенты, физлица и государство. Такие должники называются дебиторами. Например, компания поставила контрагенту товар, а оплату не получила.

Дебиторская задолженность может быть безнадежной. Это случается, когда истекает срок исковой давности или должник ликвидировался. Задолженность может стать безнадёжной, даже если есть решение суда в вашу пользу — если у приставов не получается взыскать деньги, потому что у должника нет имущества и доходов.

Чтобы спискать задолженность с истёкшим сроком давности, составьте акт инвентаризации расчётом и приказ директора или решение предпринимателя. Срок исковой давности так же составляет три года. Например, если покупатель должен оплатить вам полученный товар 15.08.2019, последний день, когда вы можете подать заявление в суд на взыскание долга — 15.08.2022. Если не успеете, 16.08.2022 задолженность станет безнадежной, и ее надо будет списать

Включить дебиторскую задолженность в расходы на УСН «Доходы минус расходы» — нельзя. Дело в том, что расходы должны соответствовать перечню из ст. 346.16 НК РФ, а в перечне нет такого пункта. Соответственно, расход не нужно отражать в КУДиР.

Но учтите, что в бухгалтерском учете ООО такое списание отражается, поэтому вам нужно будет оформить такие же документы, что и для списания кредиторской задолженности.

Статья актуальна на 10.08.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Как оформить и отразить в учете списание безнадежной дебиторской задолженности

Организация должна своевременно списывать безнадежную задолженность в бухучете и признавать ее в налоговом учете.

Случаи возникновения дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность может возникнуть, например, в следующих случаях:

Списание задолженности

В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать:

• после истечения срока исковой давности;

• в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например при ликвидации организации.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству.

Срок исковой давности

Общий срок исковой давности составляет три года. Правильно отсчитать эти три года будет проще по таблице.

Это следует из положений статьи 196 и пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности не прерывался

ООО «Торговая фирма «Гермес»» 13 января 2016 года отгрузило ООО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января 2016 года. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

Срок исковой давности нужно исчислять с 24 января 2016 года по 24 января 2019 года включительно (при условии, что срок исковой давности не прерывался).

Срок исковой давности может прерываться при совершении должником действий, которые свидетельствуют о признании долга.

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. При этом время, истекшее до перерыва, в новый срок исковой давности не засчитывайте. Вместе с тем, есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права, даже если срок прерывался. Исключение составляют случаи, установленные Законом от 6 марта 2006 г. № 35-ФЗ о противодействии терроризму.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 196, статье 203 Гражданского кодекса РФ.

Должник может признать свой долг и после того, как срок исковой давности закончится. В таком случае с момента признания долга течение исковой давности начинается заново. Такие правила установлены в пункте 2 статьи 206 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности прерывался

ООО «Торговая фирма «Гермес»» 13 января отгрузило ООО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

Срок исковой давности начинает отсчитываться с 24 января.

25 января «Гермес» направил в адрес «Альфы» претензионное письмо. 1 февраля стороны составили акт сверки. Это означает, что «Альфа» признала свою задолженность. В этом случае срок исковой давности начинает отсчитываться заново – со 2 февраля.

Ситуация: какие действия должника свидетельствуют о признании долга и являются основанием считать срок исковой давности прерванным?

Законодательство не устанавливает перечень действий должника, которые свидетельствуют о том, что он признал долг. И которые могут служить основанием для прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ).

Однако примерный перечень таких действий назван в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29 сентября 2015 г. № 43. В него, в частности, входят:

• признание претензии. При этом ответ на претензию сам по себе не свидетельствует о признании долга. В нем должно быть указано, что дебитор признал долг;

• изменение договора, из которого следует, что дебитор признал наличие долга. Или просьба должника изменить такой договор (например, об отсрочке или о рассрочке платежа);

• подписание акта сверки задолженности.

Например, с даты, когда наступил срок исполнения обязательств, прошло три года. Но в течение этого периода стороны подписали акт сверки задолженности. Данный акт является основанием для прерывания срока исковой давности (письмо Минфина России от 19 июля 2011 г. № 03-03-06/1/426). Поэтому отсчитывать трехлетний срок нужно со дня, которым датируется последний акт сверки. Из этого правила есть исключения – это события, из-за которых дебиторская задолженность стала нереальной к взысканию. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955.

В договоре может быть предусмотрено, что обязательство можно исполнять по частям (в виде периодических платежей). В этом случае, если дебитор совершил действия, свидетельствующие о признании лишь какой-то части обязательства, они не являются основанием для прерывания срока исковой давности по другим частям обязательства. Об этом сказано в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29 сентября 2015 г. № 43.

Документальное оформление

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17 . Инвентаризацию проводите по приказу руководителя ( форма № ИНВ-22 ).

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:

• договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;

• товарные накладные;

• акты выполненных работ (оказанных услуг);

• акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.

Бухучет

В бухучете списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам отразите проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76. )
– списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм. Если в течение года сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, разницу отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании разницы сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76. )
– списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, или других долгов, нереальных для взыскания, не является аннулированием задолженности. Поэтому в течение пяти лет с момента списания отражайте ее за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 007
– отражена списанная дебиторская задолженность.

В течение этого периода следите за возможностью ее взыскания при изменении имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Если списанную с баланса задолженность получится взыскать или должник ее погасит добровольно, в учете сделайте записи:

Дебет 51 Кредит 76
– поступили деньги в погашение ранее списанной дебиторской задолженности;

Дебет 76 Кредит 91-1
– отражен прочий доход в сумме погашенной ранее списанной дебиторской задолженности;

Кредит 007
– погашена списанная дебиторская задолженность.

Пример отражения в бухучете списанной дебиторской задолженности

ООО «Альфа» ежеквартально проводит инвентаризацию дебиторской задолженности и производит отчисления в резерв по сомнительным долгам в бухучете.

Неиспользованный остаток резерва по сомнительным долгам за II квартал составил 45 400 руб.

По результатам инвентаризации на 30 сентября в учете организации числилась:

1) сомнительная дебиторская задолженность организаций:

ООО «Торговая фирма «Гермес»» – 170 700 руб.;

2) задолженность ООО «Производственная фирма «Мастер»» в размере 45 400 руб. В III квартале задолженность «Мастера» была признана нереальной для взыскания в связи с ликвидацией организации-должника (подтверждено выпиской из ЕГРЮЛ). Сумма задолженности была полностью учтена при формировании резерва.

По результатам инвентаризации на 30 сентября бухгалтер «Альфы» включил в резерв по сомнительным долгам долг «Гермеса» в сумме 170 700 руб.

Долг «Мастера» был полностью списан за счет резерва.

В бухучете «Альфы» резерв был сформирован в размере 170 700 руб.

С учетом остатка резерва на 30 июня и списанного долга «Мастера» дополнительная сумма расходов на формирование резерва в III квартале составила:
45 400 руб. + 170 700 руб. – 45 400 руб. = 170 700 руб.

30 сентября бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 63 Кредит 62
– 45 400 руб. – списана дебиторская задолженность за счет резерва;

Дебет 91-2 Кредит 63
– 170 700 руб. – отражены затраты на формирование резерва по сомнительным долгам.

Задолженность граждан

Списанная безнадежная дебиторская задолженность граждан (например, покупателей, которые не оплатили отгруженные им товары) признается их доходами. В отношении таких доходов организация признается налоговым агентом по НДФЛ. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 8 февраля 2012 г. № 03-04-06/4-27, ФНС России от 31 декабря 2014 г. № ПА-4-11/27362.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль безнадежную дебиторскую задолженность можно списать двумя способами. Первый: за счет созданного резерва по сомнительным долгам (п. 5 ст. 266 НК РФ). И второй вариант списания: отразить ее во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если резерв по сомнительным долгам создавали, то включить во внереализационные расходы можно сумму задолженности, не покрытую за счет резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль переплату по налогам, срок возврата (зачета) которой истек ?

Нет, нельзя. Такой долг не признается безнадежным.

По мнению финансового ведомства, если в течение трех лет (срока исковой давности) организация не обратилась в налоговую инспекцию за возвратом переплаты по налогу, то сумму таких излишков нельзя вернуть и нельзя признать безнадежным долгом. Эта сумма не соответствует признакам безнадежных долгов, которые указаны в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ. Следовательно, включать ее в состав внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ организация не вправе. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 августа 2011 г. № 03-03-06/1/457.

Совет: сумму переплаты по налогам, срок возврата или зачета которой истек, можно включить в состав внереализационных расходов. А если придется спорить с налоговыми инспекторами, приведите им следующие аргументы.

При переплате право собственности на эту сумму принадлежит организации (п. 2 определения Конституционного суда РФ от 8 февраля 2007 г. № 381-О-П). Но вернуть или зачесть ее организация не может в связи с истечением срока исковой давности. То есть данную сумму уже нереально взыскать. А безнадежным долгом как раз и является любой долг, нереальный к взысканию. А раз так, то невостребованную переплату по налогам можно включить в состав внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, определения ВАС РФ от 24 марта 2014 г. № ВАС-2849/14, от 8 ноября 2012 г. № ВАС-12510/12).

Как списать долги контрагентов без последствий

Истечение срока исковой давности

Долги контрагентов можно относить на уменьшаемые расходы в том случае, если они переходят в разряд безнадежных, т. е. становятся нереальными к взысканию (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Самый распространенный случай превращения «дебиторки» в безнадежную задолженность, это когда истекает срок исковой давности, то есть проходит три года с момента, когда должник должен был расплатиться с вами. Обратите внимание, что срок начинает отсчитываться не с момента отгрузки товара покупателю (если мы говорим о задолженности за поставленный товар), а со дня, установленного договором для оплаты товара.

Следующий момент, который важно учитывать при подсчете срока исковой давности: необходимо проверить, не совершались ли действия, прерывающие или приостанавливающие течение срока исковой давности.

Что это за действия?

Если мы говорим о прерывании срока, то оно возникает при совершении обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (ст. 203 ГК РФ). К таким действиям относится, в частности, признание должником претензии, подписание акта сверки, письменная просьба должника о предоставлении отсрочки (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43).

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Обращение в суд

Если вы обращались в суд, то подача иска не прерывает течение срока исковой давности, а приостанавливает (ст. 204 ГК РФ). Но это уже не будет иметь особого значения, так как далее возникают иные обстоятельства. Хорошо, если суд удовлетворил иск и после этого ваш контрагент погасил свою задолженность. Но, к сожалению, такой благоприятный исход – большая редкость. Как показывает практика, обычно сценарий развивается по одному из двух вариантов.

Первый вариант – суд выносит решение об отказе во взыскании задолженности. Такое, хотя и не часто, но случается. В этой ситуации, как разъясняет Минфин, задолженность не может быть учтена в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций (письмо от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42962).

Суды соглашаются с чиновниками, делая вывод, что задолженность, в отношении которой имеется решение суда об отказе в ее взыскании по любым основаниям, не является безнадежной в целях налогообложения прибыли и не может быть учтена в уменьшение налоговой базы по данному налогу (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 02.10.2018 № Ф06-36768/2018, а Определением Верховного Суда РФ от 28.01.2019 № 306-КГ18-23780 было отказано в передаче дела для пересмотра). Объясняют это тем, что такое основание не содержится в перечне условий признания задолженности безнадежной, установленном п. 2 ст. 266 НК РФ.

Второй вариант – суд удовлетворил иск и выдал исполнительный лист о взыскании долга, но судебные приставы либо не смогли найти должника, либо убедились, что у него отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.

В подобных случаях выносится документ под названием «постановление об окончании исполнительного производства». Именно этот документ и дает право организации отнести на расходы сумму безнадежного долга, что четко следует из п. 2 ст. 266 НК РФ.

Поэтому убедитесь в том, что такое постановление имеется в наличии. В противном случае даже через суд не удастся доказать правомерность списания безнадежного долга (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 12.07.2018 № Ф08-5062/2018).

Должник прекратил свое существование

Но истечение срока исковой давности и окончание исполнительного производства далеко не единственные основания для признания долга безнадежным. Полный перечень оснований приведен в п. 2 ст. 266 НК РФ. Там сказано, что безнадежными долгами признаются также те долги перед налогоплательщиком, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Невозможность исполнения обязательства, то есть погашения долга, возможна в случаях, когда, например, должник прекращает свое существование. Такое происходит в нескольких случаях, когда:

• должник ликвидируется;
• должник признается банкротом;
• должника исключают из ЕГРЮЛ без процедуры ликвидации (как недействующей организации).

С ликвидацией и банкротством все более или менее понятно. В этих случаях долг становится безнадежным в том периоде, в котором произошло исключение должника из реестра вследствие ликвидации или банкротства.

Но в случае с банкротством может сложиться такая ситуация, когда срок исковой давности истекает в самый разгар процедуры банкротства. Вот здесь нужно понимать, что, несмотря на истечение срока давности, списывать долг в этот момент ни в коем случае нельзя. Нужно обязательно дождаться окончания процедуры банкротства и исключения должника-банкрота из ЕГРЮЛ. На это указывают и чиновники, и суды (письмо Минфина России от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313, Постановление ФАС Московского округа от 20.03.2012 по делу № А40-60565/11-99-267).

Материалы по теме:

Далее рассмотрим ситуацию, когда должника исключают из реестра принудительно (т. е. без процедуры ликвидации).

Здесь есть свои нюансы. Огромное значение для целей списания «дебиторки» в расходы имеет причина, по которой произошло исключение компании из ЕГРЮЛ. Если ее исключили из-за того, что в течение последних 12 месяцев она не представляла налоговую отчетность и не осуществляла операций ни по одному банковскому счету, то в таком случае задолженность этой компании можно отнести на расходы.

Но с 1 сентября 2017 года в Законе о госрегистрации появились еще пара оснований, по которым юрлицо могут принудительно исключить из ЕГРЮЛ:

• если ликвидация компании невозможна ввиду отсутствия средств на расходы, необходимых для ее ликвидации, и невозможности возложить эти расходы на ее учредителей (участников);
• если в реестре имеются сведения, в отношении которых внесена запись об их недостоверности в течение более чем шести месяцев с момента внесения такой записи.

И вот если вашего должника исключили из реестра по одной из этих причин, то тогда, к сожалению, его долги не получится отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Такие разъяснения дают чиновники (письма Минфина России от 24.10.2019 № 03-03-06/1/81781, от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1525). Свою позицию они объясняют тем, что исключение по этим причинам не приравнивается к ликвидации недействующего лица.

Документы и период списания

Прежде, чем списывать на расходы безнадежную дебиторскую задолженность, убедитесь в наличии документов, свидетельствующих об образовании самого долга. Если долг образовался из-за неоплаты, допустим, отгруженных контрагенту товаров, то должны быть документы по этой сделке (договор, накладная, счет-фактура и, возможно, счет на оплату).

Обратите внимание чтобы в накладной стояла также подпись лица со стороны должника. Известны случаи, когда суд отказывал в законности списания на расходы долга из-за того, что первичка была подписана в одностороннем порядке (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 12.07.2018 № Ф08-5062/2018).

И, наконец, поговорим о периоде списания долга. Иногда бухгалтер пропускает момент превращения задолженности в безнадежную.

Кто-то, обнаружив это, подает уточненную декларацию по налогу на прибыль, а кто-то решает отразить несписанную безнадежную задолженность в текущем периоде.

И тот, и другой вариант правильный. Но нужно учитывать, если вы решили воспользоваться вторым вариантом, чтобы к моменту исправления ошибки (подачи налоговой декларации) не истек установленный ст. 78 НК РФ трехлетний срок возврата (зачета) переплаты (письма Минфина России от 01.07.2019 № 03-03-06/1/48327, ФНС России от 07.12.2020 № СД-4-3/20120@, Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988).

Как списать дебиторку с истекшим сроком исковой давности?

Отправим материал вам на:

О порядке списания дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой истек, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Марина Пивоварова и Дмитрий Игнатьев.

У организации имеется дебиторская задолженность за реализованные товары, работы, услуги. В налоговом учете организация создает резерв по сомнительным долгам. В каком порядке в бухгалтерском и налоговом учете следует списывать дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности?

Бухгалтерский учет

В целях бухгалтерского учета суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, относятся к прочим расходам в сумме, в которой указанная задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации (п.п. 12, 14.3 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н (далее — ПБУ 10/99)).

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99).

Согласно п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение), дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся, соответственно, на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном п. 70 Положения, или на увеличение расходов у НКО.

Из п. 70 Положения следует, что все организации, начиная с отчетности за 2011 год, должны были создавать в бухгалтерском учете резервы сомнительных долгов в случае признания дебиторской задолженности сомнительной.

Таким образом, считаем, что в бухгалтерском учете сумму дебиторской задолженности следует списать либо в прочие расходы, либо отнести на счет резерва сомнительных долгов в периоде истечения срока исковой давности.

При этом задолженность после списания ее в расходы в течение 5 лет должна отражаться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Это необходимо для наблюдения за возможностью ее взыскания, если имущественное положение должника изменится.

Учитывая изложенное, а также принимая во внимание положения Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, операции по списанию дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности могут быть отражены на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

Дебет 63 Кредит 62 (76)

— сумма дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности списана за счет резерва сомнительных долгов;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 62 (76)

— сумма дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности отнесена на финансовые результаты;

— списанная дебиторская задолженность отражена за балансом.

Налоговый учет

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (кроме расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика, подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ). К внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в т. ч. суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Из п. 2 ст. 266 НК РФ следует, что безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются в т. ч. долги перед налогоплательщиком, по которым истек срок исковой давности.

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в составе внереализационных расходов при формировании налогооблагаемой прибыли суммы дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, не покрытые за счет средств созданного резерва по сомнительным долгам. Указанные суммы учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль в периоде истечения срока исковой давности (п. 1 ст. 272 НК РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10, письма Минфина России от 11.01.2006 № 03-03-04/1/475, УФНС РФ по г. Москве от 22.03.2011 № 16-15/026842@). При этом истечение срока исковой давности является достаточным основанием для списания безнадежной задолженности в расходы независимо от принятия мер по его взысканию со стороны организации (см. письма Минфина России от 25.11.2008 № 03-03-06/2/158, от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124, постановление ФАС Поволжского округа от 20.01.2011 по делу № А72-2931/2010).

Отметим, что суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены документами, которыми могут выступать договор, в котором указана дата срока платежа, первичные учетные документы, акт инвентаризации, свидетельствующий о том, что на момент списания задолженность не погашена, а ее списание осуществляется на основании соответствующего приказа руководителя организации (см. письма ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955, УФНС РФ по г. Москве от 13.04.2011 № 16-15/035618.1@, от 22.03.2011 № 16-15/026842@, от 21.12.2009 № 16-15/134520).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Дебиторская задолженность в бюджетной сфере: как квалифицировать, списать или восстановить

эксперт по учету в организациях бюджетной сферы, координатор образовательных программ в бюджетной сфере в Контур.Школе

Про отражение в учете учреждения дебиторской задолженности, которую невозможно вернуть

Дебиторская задолженность — это денежные средства или имущество, которые дебитор должен учреждению. Долг перед учреждением мог появиться из-за невыполнения условий контракта, гражданско-правового договора, излишней выдачи денежных сумм под отчет, ошибки в расчете заработной платы и т.д.

Дебиторскую задолженность можно разделить на четыре типа:

1. Долгосрочная — задолженность, срок исполнения которой на отчетную дату больше 12 месяцев, при этом срок погашения еще не наступил и требовать оплаты учреждение не вправе.
2. Просроченная — задолженность, которую контрагент, сотрудник или другой дебитор не погасил в установленный срок. Например, если срок оплаты по контракту 01.11.2021, 2 ноября задолженность будет считаться просроченной. При этом у учреждения еще остается возможность взыскать такой долг: дебитор не прекратил деятельность, не признан пропавшим без вести, срок исковой давности не прошел и пр.
3. Сомнительная — это просроченная задолженность, которую еще можно взыскать, но у учреждения нет уверенности, что в течение срока исковой давности дебитор погасит долг, или задолженность, не соответствующая критериям актива, например он признан неплатежеспособным или идет процедура банкротства.
4. Безнадежная — также просроченная задолженность, которую невозможно взыскать. В частности, дебитор прекратил деятельность или прошел срок исковой давности.

Как определить срок исковой давности дебиторской задолженности

Как мы видим из определений задолженности, во многом ее определяет срок исковой давности.

По общему правилу срок исковой давности — три года.

Срок исковой давности начинается тогда, когда задолженность становится просроченной. Срок может быть приостановлен, если дебитор совершил какие-то действия для признания своего долга.

• Пример. Контрагент подписал акт сверки или предложил изменить условия контракта: предоставить ему рассрочку или отсрочку платежа.

По обязательствам, у которых не определен срок исполнения или определен моментом востребования, срок исковой давности начинается со дня, когда учреждение предъявило дебитору требование об исполнении долга.

В некоторых случаях срок давности может быть сокращен или, наоборот, увеличен .

• Пример. Сотрудник причинил ущерб работодателю — последний может обратиться в суд по спорам о возмещении только в течение одного года со дня обнаружения задолженности.

Если срок исковой давности прерывался, далее считайте его заново. Время до прерывания в новый срок не включайте. Это следует из ст. 196, 197, 200, 203 и 392 ГК РФ.

Как признать и оформить сомнительную задолженность

После того как дебиторская задолженность становится просроченной, комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов может признать ее сомнительной. Также в том случае, если задолженность не соответствует критериям актива, то есть учреждение не ждет возвращения денег или имущества от дебитора в течение трех лет, не определены экономическая выгода и полезный потенциал долга.

Чтобы признать задолженность сомнительной, комиссия учреждения оформляет документ.

• Например, акт или решение, которые будут основанием для списания долга. Унифицированной формы такого документа на данный момент нет, поэтому разработайте его самостоятельно и закрепите в учетной политике.

Основания, когда учреждение может признать задолженность сомнительной:

1. Контрагент находится на стадии ликвидации или банкротства.
2. Должник исключен из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, его не удалось разыскать.
3. Дебитор участвует в качестве должника в исполнительном производстве или в судебных спорах по аналогичным делам.
4. У должника нет активов для погашения долга или есть задолженности по налогам, взносам, штрафам и пр.

Все основания, когда учреждение будет признавать задолженность сомнительной, пропишите в учетной политике или отдельном внутреннем локальном документе. Там же укажите документы, на основании которых задолженность можно признать сомнительной и далее списать с балансового учета.

Сомнительную задолженность спишите с балансового учета и отразите на забалансовом счете 04 « Сомнительная задолженность». На забалансе сомнительную задолженность учитывайте до тех пор, пока:

• дебитор не вернет долг — в этом случае восстановите задолженность на балансе;
• учреждение не признает задолженность безнадежной — спишите с забаланса .

Чтобы списать задолженность, оформите документы:

1. Решение (акт, протокол, постановление) о признании задолженности сомнительной.
2. Инвентаризационную опись (ф. 0504089).
3. Документы, подтверждающие основания для признания задолженности сомнительной: д оговор с датой исполнения долга, документы, подтверждающие стадии ликвидации, банкротства, финансовых затруднений или судебных процессов контрагента, и пр.

Это следует из ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 339 Инструкции № 157н, п. 11 СГС «Доходы», п. 20, 35, 36 СГС «Концептуальные основы» , Писем Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171 , от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347.

Как признать и оформить безнадежную задолженность

Учреждение может признать просроченную дебиторскую задолженность безнадежной или нереальной к взысканию , если:

1. И стек срок исковой давности.
2. Обязательства прекращены из-за невозможности их исполнения, например при стихийных бедствиях и ЧС.
3. Обязательства прекращены на основании акта органа госвласти или органа местного самоуправления.
4. Дебитор-гражданин умер или организация-должник ликвидирована.

Если обязательства должника переходят на другое лицо, такая задолженность не может считаться безнадежной.

Все основания и документы для признания задолженности безнадежной также пропишите в учетной политике или другом внутреннем документе, например в положении о признании задолженности сомнительной или безнадежной.

• Документами, подтверждающими, что долг невозможно взыскать с дебитора, могут быть судебные решения о признании смерти или ликвидации должника, копии актов госорганов и пр.

Безнадежную дебиторскую задолженность спишите с балансового учета. За балансом ее учитывать не нужно.

Чтобы списать задолженность , оформите документы:

1. Решение (акт, протокол, постановление) о признании задолженности безнадежной.
2. Инвентаризационную опись (ф. 0504089).
3. Документы, подтверждающие основания для признания задолженности безнадежной: договор с датой исполнения долга, документы, подтверждающие смерть или ликвидацию должника, и пр. Мы писали об этом выше.

Это следует из п. 339 Инструкции № 157н, ст. 161 БК РФ, ст. 196, 416-419 ГК РФ, п. 20, 35, 36 СГС «Концептуальные основы», Писем Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347.

Как списать сомнительную или безнадежную дебиторку

1. Переведите задолженность по расходам с некоторых счетов на счет 209 34.

Дебиторская задолженность по доходам и расходам может числиться на счетах 205 00, 206 00, 207 00, 208 00, 209 00, 303 00 и пр.

В течение года дебиторскую задолженность по расходам со счетов 206 00 и 208 00 нужно перевести на счет 209 34 «Расчеты по доходам от компенсации затрат» в следующих случаях:

1. Учреждение расторгло договор (контракт), по которому перечислило аванс, и ведет претензионную работу.
2. Сотрудник отказывается вернуть долг по авансовому отчету или уже уволен.
3. Сотрудник уволился, не отработал дни отпуска, на нем числится переплата отпускных.
4. Учреждение выплатило излишние суммы денег сотрудникам, которые они отказываются вернуть.

Если сотрудник не оспаривает долг и продолжает работать в учреждении, задолженность не переводите на счет 209 00.

Задолженность со счетов 303 00, 205 00 и 209 00 не переводите.

В конце года казенные учреждения должны перевести дебиторку на счет 209 36 «Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет»:

2. Спишите сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность с баланса на финансовый результат текущего года: по расходам на счет 401 20 273, по ущербу и иным доходам — на счет 401 10 173.

3. Отразите сомнительную дебиторскую задолженность за балансом.

4. Спишите сомнительную дебиторскую задолженность с забаланса, если комиссия признала ее безнадежной, а также если учреждение возобновило процедуру взыскания или дебитор вернул долг.

5. Восстановите задолженность на балансе, если дебитор вернул долг или учреждение возобновило процедуру взыскания.

Такие проводки даны в п. 78, 80, 82, 86 Инструкции № 162н, п. 94, 98, 102, 106, 109, 110, 152 Инструкции № 174н, п. 97 , 101 , 105 , 109 , 112, 113 , 180 Инструкции № 183н, п. 339 Инструкции № 157н.