Путевой лист грузового автомобиля в бухучете

Путевой лист для грузового автомобиля – типы и особенности заполнения

Путевой лист – это один из важных первичных документов для транспортных организаций.

ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:

Необходимость для бухгалтера

Типы бланков путевых листов для грузовиков

Особенности заполнения

Будь то легковой автомобиль или грузовой, путевка нужна обязательно, ведь она является подтверждением того, что автомобиль технически исправен, а водитель физически здоров и имеет право выехать из гаража.

Необходимость для бухгалтера

Путевой лист – это документ, который нужен не только для водителя, на случай проверки контролирующих органов. Путевка требуется и для бухгалтера, которому необходимо:

  • компенсировать расходы на бензин тем работникам, использующим свой личный транспорт на предприятии;
  • списать расходы на ГСМ;
  • начислить заработную плату водителям, определив объем выполненной работы.

Типы бланков путевых листов для грузовиков

Бланки документов разработаны специальным постановлением Госкомстата, откуда можно взять специальную форму. На практике чаще всего используются формы 4-П и 4-С. Они отличаются между собой тем, что первый применим для начисления заработной платы водителю, работающему на условиях повременного тарифа, выполняя работу сразу для нескольких заказчиков в смену. Второй актуален для водителя на условиях сдельного вознаграждения за труд, который связан с перевозками.

Вместе с этим законодательство не запрещает предприятиям разрабатывать свою форму путевки, которая будет содержать в себе все обязательные и необходимые для данного работодателя реквизиты. Этот факт следует отразить в учетной политике предприятия.

Особенности заполнения

Каждая из типовых форм созданы специально для грузовых автомобилей, ведь них включены все обязательные реквизиты. Их перечень утвержден в приказе Министерства Транспорта от 18 сентября 2008 года. В этот список в начале 2017 года были внесены коррективы:

  • дата и время проверки исправности транспорта перед отправкой в рейс (проводится уполномоченным на это специалистом, имеющим аккредитацию);
  • в заголовке путевки отныне не нужны штампы и печати владельца ТС.

Начиная с 15 декабря документ должен включать в себя основной регистрационный номер ИП или предприятия.

Если организация использует унифицированные формы, то вносить изменения не обязательно, потому что:

  • печать и штамм можно просто не ставить, оставив заголовок пустым;
  • место о тех исправности ТС уже имеется в готовом бланке, дополнительно нужно проставлять дату и время осмотра уполномоченным лицом;
  • ОГРН юр лица можно вписать к сведениям о работодателе.

Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)

  • Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль
  • Для чего нужны путевые листы бухгалтерам
  • Основные типы бланков путевого листа грузового автомобиля (формы 4-П, 4-С)
  • Где можно бесплатно скачать путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С или 4-П
  • Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2021 года
  • Итоги

Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль

Оформление данных документов — процедура, обязательная для фирм, которые оказывают услуги в сфере перевозок на различных типах городского транспорта и на автомобилях: соответствующие предписания содержит п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Отметим также, что в соответствии с подп. 2.1.1. п. 2.1 ст. 2 Правил дорожного движения российские водители, находящиеся в дороге, обязаны иметь с собой в кабине путевые листы грузовых автомобилей — на тот случай, если полицейские будут проверять документы.

Для чего нужны путевые листы бухгалтерам

Путевой лист грузового автомобиля может потребоваться компании не только в силу требований закона. Он также используется в бухгалтерии — как первичный документ.

Используя сведения, фиксируемые в путевых листах грузовых автомобилей, бухгалтеры:

  • начисляют зарплату работающим в фирме водителям, исходя из объема выполненной ими работы;
  • списывают расходы фирмы на ГСМ, уменьшая на них налоговую базу по прибыли или УСН-налогу;
  • при необходимости компенсируют расходы на бензин сотрудникам, использующим личный автомобиль в работе.

В персональные обязанности бухгалтера может входить обеспечение хранения путевых листов грузовых автомобилей, в ряде случаев — ведение специализированного журнала учета соответствующих документов.

Подробнее о том, как организуется хранение и учет путевых листов, читайте в статьях:

Основные типы бланков путевого листа грузового автомобиля (формы 4-П, 4-С)

В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля можно взять форму 4-П, введенную в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Путевой лист грузового автомобиля, составленный на основе этой формы, применяется для начисления бухгалтерией зарплаты водителю в рамках повременного тарифа. Как правило, этот документ нужен в тех случаях, когда водитель грузовика выполняет работу для 1–2 заказчиков за смену.

Также можно задействовать утвержденный Госкомстатом в отмеченном выше постановлении бланк путевого листа формы 4-С. Применяется он для компенсации услуг водителя в порядке сдельного выполнения работы, связанной с перевозками.

Оба бланка путевых листов грузовых автомобилей, утвержденные Госкомстатом, не являются обязательными для использования. Допускается самостоятельная разработка форм таких бланков. Однако обе формы — и 4-П, и 4-С — создавались с учетом включения в них реквизитов, обязательных для путевых листов грузовых автомобилей, и поэтому удобны для применения.

Об оформлении документа, утверждающего выбранную форму бланка, читайте здесь.

Перечень обязательных реквизитов путевого листа содержит приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368. Документ действует с 01.01.2021. Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 с 1 января 2021 года утратил силу.

  1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
  2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
  3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
  4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.

Где можно бесплатно скачать путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С или 4-П

Скачать путевой лист грузового автомобиля (бланки форм 4-С или 4-П) можно бесплатно, кликнув по нужной картинке ниже:

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2021 года

Увидеть и скачать образцы заполнения путевых листов грузового автомобиля (их заполнение на бланках форм 4-П и 4-С имеет определенные нюансы) вы можете в КонсультантПлюс, получив бесплатный демо-доступ к системе К+ по ссылкам ниже:

Итоги

Путевой лист грузового автомобиля допустимо оформлять на бланке, разработанном самостоятельно, утвердив его в учетной политике компании. Обязательным условием оформления документа является учет требований Минтранса, утвержденных в приказах от 11.09.2020 № 368 и от от 15.01.2021 № 9.

Путевой лист грузового автомобиля в бухучете

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

С 01.01.2021 в путевой лист были включены два обязательных реквизита: вид сообщения и вид перевозки, а также период действия путевого листа. Организация перевозит грузы для собственных нужд на грузовых автомобилях (приобретение товаров, доставка их в магазины).
Если данные реквизиты будут отсутствовать, то может ли налоговый орган доначислить налог на прибыль?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Существует риск доначисления налоговым органом налога на прибыль организации в случае некорректного оформления путевого листа, при отсутствии в нем всех обязательных реквизитов.

Обоснование вывода:
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
С учетом ст. 252 НК РФ на момент отражения в составе расходов затрат на приобретение товаров (работ, услуг) они должны быть фактически приобретены (оказаны) и документально подтверждены должным образом, в частности, соответствующий первичный учетный документ должен содержать все необходимые реквизиты (письмо Минфина России от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618). Исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для этого, не существует. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены, а сделки реальны и соответствуют обстоятельствам (постановление Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 N 4047/05, письма Минфина России от 21.03.2019 N 03-03-06/1/19016 и N 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 N 03-03-06/1/18478, от 07.03.2019 N 03-03-06/1/14969).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие факт их приобретения и расходования в служебных целях.
Организации используют путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике, для целей налогообложения прибыли. Вместе с тем такие налогоплательщики также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406. Смотрите также Энциклопедию решений. Путевой лист: кому и зачем нужен; письмо Минфина России от 15.07.2010 N 02-06-10/2614.
Например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). А в письме Минфина России от 29.08.2018 N 02-06-05/61767 сказано, что если чек заправки ГСМ является документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни — переход права собственности на нефтепродукты (факт отгрузки ГСМ) при осуществлении факта поставки, то его состав реквизитов следует оформлять с учетом общих требований Закона N 402-ФЗ. При оформлении чеков заправки ГСМ надлежащим образом отражение поступления ГСМ на основании таких чеков, приложенных к путевому листу, не противоречит положениям законодательства о бухгалтерском учете.
Сразу отметим, с 01.01.2021 заполнять путевые листы необходимо иначе. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — приказ Минтранса России N 368). Фактически он заменил собой ранее действовавший приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков «первички» организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Следует отметить, что формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом России в настоящее время, не являются актуальными, так как не содержат всех обязательных реквизитов, приведенных в приказе Минтранса России N 368. При их применении следует дополнить их соответствующей информацией.
Важно, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. Кроме того, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России N 368 (смотрите письмо Минтранса России от 15.01.2021 N ДЗ-66-ПГ).
Организация может разработать собственную форму путевого листа с учетом требований приказа Минтранса России N 368 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Смотрите письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др., УФНС по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268.
Обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные приказом Минтранса России N 368 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон N 259-ФЗ)) включают в себя:
— его наименование и номер;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— информацию о водителе;
— сведения о перевозке.
Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок (п. 6 приказа Минтранса России N 368). В свою очередь, вид сообщения: городское, пригородное, междугороднее, международное, а при перевозке пассажиров и багажа — вид перевозки: для перевозчика — регулярная, по заказу, легковое такси (ст. 4, 5 Закона N 259-ФЗ).
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на день, — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 2 приказа Минтранса России N 368).
Путевые листы нужно оформлять для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов (п. 9 приказа Минтранса России N 368). Путевой лист следует выдавать на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов (пп. 8, 9 приказа Минтранса России N 368).
В упомянутом выше письме Минтранса России от 15.01.2021 N ДЗ-66-ПГ сообщено, что приказом Минтранса России N 368 форма типового бланка путевого листа не установлена. Вместе с тем необходимо учитывать, что в самостоятельно разработанной форме путевого листа должны быть указаны обязательные реквизиты, которые приведены в приказе Минтранса России N 368. При оформлении путевого листа необходимо проставлять все обязательные реквизиты путевого листа в соответствии с приказом Минтранса России N 368.
Поэтому отсутствие в путевом листе информации о видах сообщения, видах перевозок и сведений о сроке действия путевого листа формально может говорить о несоответствии путевого листа требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, что может привести к спорам с проверяющими относительно правомерности учета расходов на ГСМ для цели налога на прибыль.
В то же время не любые погрешности в оформлении первичных учетных документов влекут за собой невозможность признания затрат в налоговом учете. Так, например, в письме Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 разъясняется, что ошибки в первичных учётных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Поэтому, на наш взгляд, само по себе отсутствие в путевом листе, например, информации о видах сообщения и видах перевозок не может являться препятствием для подтверждения производственной направленности расходов при наличии прочих обязательных реквизитов, позволяющих подтвердить производственную направленность произведенных расходов.
При этом наличие в путевом листе всех обязательных реквизитов может рассматриваться судами в качестве обстоятельства, позволяющего определить фактический расход ГСМ по конкретному автомобилю (смотрите постановление АС Поволжского округа от 29.03.2016 по делу N А55-6233/2015).
Обращаем внимание на то, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов или контролирующих органов. К сожалению, ни судебной практики, ни официальных разъяснений по ситуации, аналогичной рассматриваемой, мы не обнаружили.
Также напомним, что налогоплательщик вправе обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за письменными разъяснениями по ситуации (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений финансового ведомства или налоговых органов исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Вопрос: ООО, находящееся на ОСНО, занимается оптовой продажей строительно-отделочных товаров, имеет в своем распоряжении автотранспортные средства, которые доставляют товары покупателям или доставляют ТМЦ на склад от поставщиков. Затраты на ГСМ осуществляются с использованием топливных карт. ГСМ списываются по нормам, рекомендованным Минтрансом России, а в отношении некоторых автомобилей — по самостоятельно разработанным и утвержденным нормам. Можно ли выдавать путевку на 1 месяц для грузового транспорта? Какие должны присутствовать обязательные реквизиты для обоснования расходов в налоговом учете, если движение ГСМ в путевке не обязательно? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2020 г.);
— Вопрос: Возможны ли претензии со стороны налоговых органов в случае, если на путевом листе за проведение медосмотра расписывается руководитель организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.);
— Вопрос: Подтверждение производственного характера расходов на ГСМ путевым листом без отметки о проведении послерейсового медицинского осмотра водителя (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2020 г.);
— Вопрос: По новому закону компании, которые перевозят, например, свой персонал, руководителей или различные товары и материалы без заключения договоров перевозки, обязаны: соблюдать специальные правила обеспечения безопасности перевозок; назначать ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, при этом он должен пройти аттестацию; обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям; организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль техсостояния транспортных средств. Каковы возможные претензии налоговых органов в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.);
— Изменения в правилах заполнения путевых листов в 2021 году (журнал «Практическая бухгалтерия», N 12, декабрь).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коренева Ольга

Ответ прошел контроль качества

26 февраля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Оформляем путевой лист

«Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», 2014, N 5

Какую форму путевого листа должно использовать предприятие промышленности, эксплуатирующее транспортные средства (легковые и грузовые автомобили, автобусы), если оно не является автотранспортной организацией? Какие реквизиты для путевого листа являются обязательными? Можно ли путевой лист оформить на период, превышающий один день? Сколько путевых листов нужно оформить, если на одной машине работает несколько водителей?

Разработка формы путевого листа

В бухгалтерском учете (а также в целях налогообложения прибыли) путевой лист используется, в частности, в качестве первичного учетного документа, подтверждающего расход ГСМ. Разберемся, обязано ли предприятие промышленности при разработке формы путевого листа учитывать требования Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152, которым утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Изучаем нормы законов

Согласно требованиям Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни экономического субъекта должен быть оформлен первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 указанного Закона. Формы первичных учетных документов с 01.01.2013 определяет руководитель экономического субъекта, поэтому организации не обязаны пользоваться унифицированной первичной документацией.

В то же время если на основании других федеральных законов уполномоченными органами утверждены формы документов, которые используются в качестве первичных учетных документов, названные формы являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700). Такой подход следует применять и в отношении Обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса России N 152, поскольку этот документ издан во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Федеральный закон N 259-ФЗ регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, который является частью транспортной системы РФ. Обозначенным Законом определены среди прочего общие условия перевозок грузов, пассажиров и багажа автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Одно из общих условий касается необходимости оформления для учета и контроля работы транспортного средства и водителя путевого листа, содержащего обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 152. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещено п. 2 ст. 6 Федерального закона N 259-ФЗ.

Согласно Приказу Минтранса России N 152 Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

В связи с этим делаем вывод: предприятие промышленности, эксплуатирующее транспортные средства (грузовые и легковые автомобили, автобусы) с целью перевозки грузов, пассажиров (включая своих работников), багажа, при разработке формы путевого листа должно включить в него обязательные реквизиты, приведенные в Приказе Минтранса России N 152.

Рассматриваем судебные дела

Подтверждение представленного вывода можно найти в арбитражной практике. Обратим внимание на Постановление ФАС ЦО от 09.04.2013 по делу N А62-4316/2012, в передаче которого в Президиум ВАС отказано Определением ВАС РФ от 31.07.2013 N ВАС-10020/13. Фигурантом дела стало бюро медико-социальной экспертизы (казенное учреждение), имеющее автомобильный транспорт, который используется для перевозки пассажиров и различных грузов с выездом транспортных средств на дороги общего пользования. Бюро использовало путевые листы, не содержащие обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса России N 152.

Судьи решили, что учреждение, являющееся владельцем автотранспортных средств и производящее перевозку грузов и пассажиров по дорогам общего пользования, при осуществлении деятельности, связанной с эксплуатацией автотранспортных средств, обязано выполнять требования Приказа Минтранса России N 152. Соблюдение этих требований законодатель связывает с перевозкой пассажиров и грузов и не указывает на зависимость от осуществления перевозки для внутренних нужд предприятия или на коммерческой основе.

Еще одним подтверждением является Постановление ФАС ДВО от 18.03.2014 N Ф03-336/2014. В данном случае заявителем также стало лицо, не являющееся автотранспортным предприятием, а именно управление Пенсионного фонда.

Другой подход

Некоторые эксперты придерживаются мнения о том, что положения Приказа Минтранса России N 152 обязаны соблюдать только автотранспортные предприятия. Обозначенная точка зрения нашла отклик у судей ФАС МО, которые посчитали, что составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий. Поскольку общество таковым не является, оно вправе подтвердить правомерность списания ГСМ иными документами (актами на списание топлива) (Постановление от 18.09.2013 по делу N А40-19421/13-99-60). Обоснование следующее. Федеральный закон N 259-ФЗ регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. В свою очередь, Приказ Минтранса России N 152 принят во исполнение п. 1 ст. 6 указанного Закона. Так как заявитель не оказывает услуг автомобильным транспортом, действие названного Федерального закона и принятого в соответствии с ним подзаконного акта не распространяется на данные правоотношения.

Обязательные реквизиты путевого листа

Приведем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 152.

Что именно указывается?

Наименование путевого листа

Название документа с указанием типа транспортного средства, на которое оформляется путевой лист

Может быть таким: «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист грузового автомобиля»

Номер путевого листа

Указывается в заголовочной части путевого листа в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Дата (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован

Если путевой лист оформляется на один день

Даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Если путевой лист оформляется более чем на один день

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона юридического лица

Если собственником (владельцем) является организация

Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона индивидуального предпринимателя

Если собственником (владельцем) является индивидуальный предприниматель

Сведения о транспортном средстве

Тип и модель транспортного средства

Модель автомобильного прицепа, полуприцепа

Если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом

Государственный регистрационный знак транспортного средства, грузового прицепа, полуприцепа

Показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на названную стоянку

Проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя (тогда отметки делает сам предприниматель)

Сведения о водителе

Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя

Проставляются медицинским работником и заверяются его штампом и подписью с указанием Ф.И.О.

На путевом листе также могут быть размещены дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой.

Можно ли путевой лист оформить на месяц?

В Приказе Минтранса России N 152 говорится, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий месяца. При этом в Приказе не уточняется, при каких обстоятельствах путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день.

К примеру, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, обозначено, что по общему правилу путевой лист легкового автомобиля (форма 3) действителен на один день или смену. Исключение распространяется только на ситуацию отправления водителя в командировку, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Тогда путевой лист выдается на более длительный срок. Однако с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Та же участь, соответственно, постигла указания по применению унифицированных форм.

При решении вопроса о том, на какой срок организация может оформить путевой лист, рекомендуем исходить из общих принципов, заложенных в законодательстве РФ о бухгалтерском учете. Напомним, что первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. В свою очередь, под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона N 402-ФЗ).

Принципы, с учетом которых формируются бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность, перечислены в п. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» . К ним среди прочего относятся:

  • требование своевременности (факты хозяйственной деятельности должны быть отражены в учете и отчетности своевременно);
  • требование приоритета содержания перед формой (факты хозяйственной жизни отражаются в учете исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования);
  • требование рациональности (с учетом условий хозяйствования и величины организации бухгалтерский учет должен вестись рационально).

Утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н.

В Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России подмечено, что на практике можно столкнуться с необходимостью выбора между разными требованиями. Задача решается путем достижения соответствующего баланса между требованиями, главное — реализовать цель бухгалтерского учета. В итоге относительная важность отдельных требований в разных ситуациях является предметом профессионального анализа.

Одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997.

В связи с этим организация, делая упор на принцип рациональности (допустим, поездки, совершаемые водителем, не продолжительны во времени), вправе принять решение об оформлении путевых листов на период, превышающий один день (в том числе в определенных ситуациях, например при отправлении сотрудника в командировку). Кстати, Минфин в свое время указал: первичные документы необходимо составлять с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Нетранспортные компании могут оформить путевой лист на несколько дней, неделю или на любой другой срок, не превышающий месяца (Письмо от 30.11.2012 N 03-03-07/51). Об этом также сказано в Постановлении ФАС ВВО от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282-17-282.

Водителя два, а путевых листов сколько?

В Приказе Минтранса России N 152 сказано, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок, то есть одно транспортное средство — один путевой лист на соответствующий период. В то же время если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов (раздельно на каждого водителя). Тогда дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на нее.

Таким образом, в ситуации, когда на одном транспортном средстве в течение периода, на который оформляется путевой лист, работает несколько водителей, выписывается либо один путевой лист, либо несколько — на каждого водителя. Организация делает выбор самостоятельно.

Предприятие промышленности, эксплуатирующее транспортные средства (грузовые и легковые автомобили, автобусы) с целью перевозки грузов, пассажиров (включая своих работников), обязано при разработке путевого листа учитывать положения Приказа Минтранса России N 152, в котором приведены Обязательные реквизиты путевого листа. Данный подход подтверждает и судебная практика, хотя существует также другая позиция, заключающаяся в том, что предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны соблюдать требования названного Приказа.

К обязательным реквизитам путевого листа относятся наименование и номер путевого листа, сведения о сроке его действия (путевой лист может быть оформлен на один день или на больший период, не превышающий одного месяца, если на то есть необходимость), о собственнике (владельце) транспортного средства, о самом автомобиле, а также о водителе. Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей в течение периода, на который оформляется путевой лист, в путевом листе должны быть проставлены сведения обо всех водителях (когда предприятие принимает решение оформлять на каждое транспортное средство только один путевой лист вне зависимости от количества задействованных водителей). Если же на каждого водителя оформляется свой путевой лист, в нем указываются сведения только об этом конкретном водителе.

Учет путевых листов

Необходимость заполнения, порядок заполнения, учет путевых листов – тема, волнующая как начинающих, так и опытных бухгалтеров. Особенно актуальна тема для нетранспортных организаций потому, что нет четкой позиции по этим вопросам для таких организаций.

Содержание статьи:

1. Путевой лист на автомобиль. Законодательная база.

2. Требования к путевому листу нетранспортных организаций

3. Учет ведения путевых листов

4 . Учет выдачи путевых листов

5. Учет ГСМ и путевых листов

6. Если не вести путевые листы

1. Путевой лист на автомобиль. Законодательная база.

Путевой лист (ПЛ) обязателен при осуществлении перевозок различным транспортом согласно Федеральному закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Обязательные реквизиты согласно приказу Минтранса следующие:

  • наименование и номер путевого листа,
  • срок действия путевого листа,
  • данные о собственнике (владельце) транспортного средства,
  • данные о транспортном средстве,
  • информация о водителе.

Утверждены и унифицированные формы путевых листов для разных видов транспорта — Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Следует учесть, что данное постановление не было нигде официально опубликовано и не было зарегистрировано в Минюсте РФ.

По мнению Минфина РФ, путевой лист, независимо от того, составлен он по унифицированной, либо по самостоятельно разработанной форме, должен содержать реквизиты по Приказу Минтранса № 152. Остановимся на них подробнее.

При указании данных о собственнике автотранспортного средства, Минтранс для организаций рекомендует указывать не только их наименование, организационно-правовую форму и местонахождения, но и номер телефона и ОГРН. Если владелец транспорта является ИП — ему придется указать полный почтовый адрес, номер телефона и ОГРИП.

В составе общих сведениях о транспортном средстве, наряду с типом транспорта, его моделью и госномером, Минтранс требует указывать и

показания одометра (пробег в километрах):

при заезде в гараж.

А также — дату и время:

дату и время техосмотра при выезде.

В составе данных о водителе указываются данные медицинского осмотра:

перед сменой (в момент выезда),

после смены (при заезде в гараж).

Путевой лист выписывается на автомобиль. Поэтому допускается выписывать один путевой лист на несколько водителей, управляющих одним автомобилем в течение одного длительного рейса (Письма Минтранса от 08.04.2019 № Д3-531-ПГ, от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ). Важно при заполнении ПЛ — предусмотреть возможность проставления штампов о медосмотре каждого водителя.

Указанные письма Минтранса рекомендуем бухгалтерам транспортных организаций использовать при работе с путевыми листами.

В будущем учет путевых листов несколько упростится. В законодательных планах Минтранса и Минкомсвязи – внедрение возможности применения электронных путевых листов (декабрь 2021 года), запуск единой системы оформления путевых листов (июль 2022 года). Более подробная информация — в Распоряжение правительства от 24.10.2019 № 2519-р.

2. Требования к путевому листу нетранспортных организаций

С транспортными организациями все понятно. Как быть нетранспортным компаниям, использующим в своей работе автомобиль, который может быть как на балансе организации, так, и взят, например, в аренду?

На наш взгляд, для таких организаций для целей бухгалтерского и налогового учета действующее законодательство вообще не содержит требования заполнять именно путевой лист. Но приходится считаться с разъяснениями Минфина и ФНС РФ, которые постоянно отсылают нетранспортные организации к требованиям и документам, обязательным для компаний, осуществляющим деятельность в сфере транспорта. Основной аргумент с пользу того, что путевой лист должен быть — налоговый учет расхода ГСМ.

Важно в своей учетной политике прописать, какой именно документ будем использовать: путевой лист, либо иной первичный документ.

Нетранспортная компания может использовать унифицированную форму путевого листа, обязательно заполняя при этом все необходимые реквизиты, а может разработать свою форму, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Нужно учесть, что Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ
«О безопасности дорожного движения» содержит требования для всех организаций, в т.ч. нетранспортных, организовать технический и медицинский осмотр, причем первый – «в порядке, установленном исполнительным органом государственной власти…». Получается — с обязательным заполнением путевого листа.

И Минтранс, аргументируя тем, что путевой лист является обязательным для целей обеспечения безопасности дорожного движения, считает, что требования в отношении обязательных реквизитов путевого листа распространяются не только на транспортные организации, но и те компании, которые используют автотранспорт для собственных нужд (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 г. № ДЗ-514-ПГ). Суды же зачастую считают иначе.

3. Учет ведения путевых листов

В отношении путевых листов нетранспортных организаций есть несколько тонких моментов, по которым имеются разные точки зрения контролирующих органов и судов.

Тонкость 1 – срок путевого листа

В соответствии с последней редакцией Приказа Минтранса № 152 путевой лист выписывается перед рейсом в случае длительного рейса, превышающего рабочий день (смену) водителя. Если в течение рабочего дня водитель совершает несколько рейсов – то перед первым рейсом.

Получается, что в настоящее время необходимо выписывать либо путевой лист на каждый день, если в течение дня водитель совершает несколько рейсов, либо на длительный рейс.

В предыдущей редакции Приказа № 152 была другая формулировка, допускающая выписку путевого листа: как на день, так и на другой срок. И была установлена верхняя граница такого срока — 1 месяц. Теперь таких ограничений нет. Для длительных рейсов необходимо указывать даты начала и окончания рейса (срока, когда путевой лист может быть использован).

Но, повторимся, это требования для транспортных организаций. Для других фирм, в которых иногда даже должность водителя не предусмотрена штатным расписанием, на наш взгляд, локальным нормативным актом (ЛНА) организации, либо учетной политикой фирмы может быть предусмотрено выписка путевого листа и на срок, превышающий 1 день.

Тонкость 2 – маршрут следования

Минфин менял свою позицию по этому вопросу. В письме Минфина 2006 года (от 20.02.2006 г. N 03-03-04/1/129) указывалось, что маршрут указывать в путевом листе нужно обязательно. Иначе нельзя учесть в расходах ГСМ. В некоторых более поздних письмах (с 2009 года) Минфин уже не возражал против того, чтобы нетранспортные организации, использующие самостоятельно разработанную форму путевого листа, маршрут следования не указывали. Также считают и некоторые суды.

Напомним, что если нетранспортная организация использует унифицированную форму путевого листа, маршрут следования указывать придется, так как это обязательный реквизит.

Тонкость 3 — обязательность отметки о медицинском осмотре

Минфин считает, что даже если организация разработала свою форму путевого листа, обязательные реквизиты по Приказу Минтранса № 152 должны заполняться. В том числе сведения о водителе, в состав которых включены сведения о прохождении медицинского осмотра. Иначе нельзя учесть налоговые расходы на ГСМ.

Но есть и другой подход. Согласно ему Приказ № 152 на нетранспортные организации не распространяется. А расходы в соответствии со статьей 252 НК РФ можно подтвердить другими документами. Такой позиции придерживаются, например, некоторые суды (Постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 г. по делу № КА-А40/7253-09).

Налогоплательщику придется самостоятельно решать, какую позицию он будет использовать. Если будет указывать данные о медосмотрах, то нужно будет руководствоваться Порядком проведения медицинских осмотров, утвержденном Приказом Минздрава России от 15.12.2014 г. № 835н.

Обратим лишь внимание на формулировку нормативных актов, которые можно использовать в случаях, когда водителя (должности, строчки в штатном расписании) вообще нет:

«Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства…» (п.3 статьи 23 Закона № 196-ФЗ, п.6 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава № 835н).

Формулировки судей еще более конкретны:

«ООО … водителей в штате не имеет, факт оказания услуг либо выполнения какими-либо конкретными лицами трудовой функции водителя, равно как и факт использования каких-либо конкретных транспортных средств для перевозки… не подтвержден, пришли к выводу, что… обязанность организовывать и проводить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры водителей, на общество… не распространяются» (Постановление АС ЦО от 15.04.2015 № Ф10-863/2015 по делу № А35-7124/2014, Определение ВС РФ от 06.10.2015 № 310-КГ15-8439).

Тонкость 4 — обязательность отметки о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля

Здесь также существуют два противоположных подхода.

Подход 1 — в организации должен быть определен порядок контроля технического состояния автомобиля и лицо, ответственное за такой контроль (Правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Приказом Минтранса России от 15.01.2014 г. № 7).

Подход 2 — такие правила не распространяются на нетранспортные организации.

Нужно учесть, что в Федеральном законе № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» требования о контроле технического состояния транспортных средств, используемых для собственных нужд, относится только к автобусам и грузовым автомобилям (п. 2 статьи 20 Закона № 196-ФЗ, Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ, п. 3 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26).

Тонкость 5 — нормы расходы ГСМ

Учет ведения путевых листов и определение норм расхода топлива напрямую не связаны. Но считаем необходимым затронуть и эту тонкость.

В отношении норм расхода ГСМ для нетранспортных организаций на настоящий момент есть сложившийся подход, суть которого в том, что нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р обязательны для транспортных организаций.

Но ответ на вопрос «можно ли учесть в расходах фактический расход ГСМ» не так однозначен.

По НК РФ такие расходы не нормируются (в отличие от сумм компенсаций, выплачиваемым сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях).

Но, например, при выездной проверке, контролеры проверяют соответствие расхода ГСМ пройденному расстоянию, руководствуясь нормами расхода ГСМ для определенного класса автомобилей. Но проверяющие, как правило, не возражают, если в компании были установлены собственные нормы расхода ГСМ. Но такие нормы должны быть обоснованы. Например, при установлении норм были произведены замеры расходуемого топлива, исходя из условий эксплуатации транспорта в организации. Если в организации свои нормы не установлены, то контролеры считают, что нужно учитывать нормы для транспортных компаний.

4. Учет выдачи путевых листов

Нужно ли как-то фиксировать выдачу путевых листов?

Согласно тому же Приказу № 152 да, нужно вести журнал регистрации путевых листов. И мы опять возвращаемся к неоднозначному ответу на вопрос «применимы ли требования приказа № 152 к нетранспортным организациям?».

Учет выдачи путевых листов требует, таким образом, самостоятельного решения налогоплательщика. Мы лишь напомним, что журнал может быть как унифицированной, так и самостоятельно разработанной формы.

5. Учет ГСМ и путевых листов

При использовании унифицированной формы путевого листа в отдельных графах указывается количество ГСМ в баке автомобиля, его расход и остаток. Поэтому по путевому листу легко вычислить фактический расход ГСМ.

Если в организации используется своя форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 152, то в нем заполняются показания спидометра на начало и конец пути. Исходя из этих данных, определяются количество пройденных километров. В этом случае рассчитывается расход ГСМ исходя из установленных норм.

Еще раз напомним, что можно использовать нормы расхода, как установленные распоряжением Минтранса № АМ-23-р, так и обоснованные нормы расхода, разработанные организацией самостоятельно.

На основании путевого листа производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в учете.

Учет ГСМ и путевых листов для целей бухгалтерского учета сводится к расчету расхода топлива и отражению этого расхода на счетах учета.

Вне зависимости от применяемого способа, в бухгалтерском учете списания ГСМ производится по фактической стоимости, даже если есть сверхнормативный расход топлива при нормативном способе учете.

Для списания ГСМ применяют один из методов (ПБУ 5/01):

  • по средней себестоимости,
  • по себестоимости первых приобретенных закупок ГСМ (метод ФИФО).

Бухгалтерские проводки – в таблице 1.

Содержание операции (факта хозяйственной жизни)

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector