Проверка путевых листов списание и учет ГСМ

Штрафы за ошибки в путевых листах

Требования к путевым листам и правилам их заполнения ужесточены. Путевой лист – это первичный документ, на основании которого бухгалтерия списывает топливо, а в транспортных компаниях начисляет зарплату водителям и налоги.

Кто обязан заполнять путевые листы

Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ (далее — Закон № 259-ФЗ) установлена обязанность оформлять путевые листы для:

компаний, занимающихся перевозкой людей на маршрутных такси в черте города и пригороде;

транспортных организаций по междугородным пассажирским перевозкам;

компаний, занимающихся автомобильной транспортировкой грузов и багажа;

всех транспортных компаний, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Но, этого делать не стоит.

Путевые листы нужны:

бухгалтерии — для учета и списания ГСМ, учета рабочего времени водителей, подтверждения расходов, которые отражены в налоговой отчетности и уменьшают налоговую базу.

директору фирмы, начальнику транспортного или аналогичного по функционалу отдела – для того, чтобы иметь информацию о том, где находился автомобиль в рабочее время, какой маршрут совершал водитель.

Кто может не оформлять путевые листы

Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не работает водителем. Но, если в вашей компании развозами занимается частное лицо, не оформленное, как водитель, бухгалтерия может возмещать ему расходы на бензин только за счет прибыли, то есть за счет денег компании. В этом случае, расходы на бензин включить в налогооблагаемую базу и уменьшить налог на прибыль нельзя.

Кто может проверить путевые листы

Чаще всего путевой лист могут проверить на дороге сотрудники ГИБДД.

Налоговая инспекция в рамках камеральной или выездной проверки может запросить путевые листы, чтобы проверить правильно ли ГСМ списаны в расходы.

Трудовая инспекция, у которой с прошлого года появилось больше оснований для проверки водителей. Труд инспекция может запросить путевые листы, чтобы проверить, как организация соблюдает режим труда и отдыха водителей.

Срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Если компания при проверке не найдет путевой лист, у которого еще не истек срок хранения, это будет расцениваться, как отсутствие путевого листа. За это предусмотрен штраф, правда, пока небольшой – 500 рублей по статье 12.3 КоАП РФ.

Штрафы за путевые листы

Если у водителя машины, которая зарегистрирована на фирму, не будет путевого листа, его как минимум, по статье 12.3 КоАП РФ. Это: управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе документов.

Для компании, у которой перевозки основной вид деятельности, штраф может оказаться существенно больше. Отсутствие путевых листов у водителя транспортной компании в административном праве может быть квалифицировано по ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ. Это: осуществление предпринимательской деятельности с нарушением требований и условий, предусмотренных специальным разрешением.

За такое нарушение грозит:

водителю — штраф в размере от 2 500 до 2 000 рублей;

начальнику транспортного отдела, директору — штраф 3 000 до 4 000 рублей;

компании, как юрлицу — штраф от 30 000 до 40 000 рублей.

Что должно быть указано в путевом листе

Одним из обязательных реквизитов путевого листа является реквизит «сведения о водителе», а именно (п. 7 приказа Минтранса РФ № 152):

фамилия, имя, отчество водителя;

дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Отметка о медицинском осмотре

Ошибкой будет считаться, если в путевом листе не указана дата и не проставлены подпись и штамп медработника/медорганизации, проводившего предрейсовый медосмотра. Само собой разумеется, медработник должен иметь разрешение.

Водители погрузчиков и ричтраков должны проходить предрейсовые медицинские осмотры, сообщили в Роструде. Наличие путевых листов также необходимо

Если нет отметки о предрейсовом медосмотре, оштрафуют: водителя — на 5000 руб., организацию — на 30 000 руб. (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Если отметка не соответствует действительности, оштрафуют: руководителя, директора фирмы — на 20 000 руб., организацию — на 50 000 руб. (ст. 12.32 КоАП РФ).

Если организация вообще не проводит медосмотры водителей, оштрафуют должностных лиц — на сумму от 2000 до 3000 руб., организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).

Отметка о техническом контроле

Автомобиль может выйти на маршрут только после технического осмотра, отметка о котором должна быть в путевом листе.

В 2017 году письмом Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17 в форму путевого листа введен новый обязательный реквизит «Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства».

Если в маршрутном листе нет отметки о предрейсовом техническом контроле ТС иои она не соответствует действительности , могут оштрафовать директора на сумму от 5000 руб. до 8 000 руб., а организацию — на 30 000 руб. (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Налоговые штрафы, отказ принять расходы по ГСМ

Налоговики могут не признать расходы на ГСМ, если они не подтверждены документально. Это может произойти, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.

Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать перечисленным в приказе Минтранса России № 152 от 18.09.08.

Читайте в Бераторе

Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Учёт расхода топлива и списание ГСМ в автопарках

Учёт нормативного и фактического расхода топлива

В большинстве случаев автопарки ориентируются на уже разработанные нормы — в первую очередь, это документы Минтранса РФ. Рекомендованные нормативы для различных марок ТС закреплены в распоряжении N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Документ постоянно обновляется — последняя редакция вышла 20.09.2018.

В актуальной версии распоряжения указаны отдельные типы ТС и спецтехники, формулы расчета норм и поправочные коэффициенты. Эти коэффициенты учитывают особенности дорог, время года, срок службы машин, численность населения пунктов, в границах которого передвигается транспорт, и т.д. Также в случае с каждым типом ТС есть коэффициенты с поправкой на вид топлива и объем цилиндра.

Используя нормативы Минтранса, расход топлива двумя можно вычислить двумя способами:

Простейший способ: разделить литры топлива на километры, умножить на 100 и применить поправочные коэффициенты.

Не такой легкий, но более точный способ: использовать формулы с учетом норм расхода, которые указаны в распоряжении N АМ-23-р по отношению к конкретным маркам ТС.

Qн — норма расхода топлива, л; Hs — базовая норма расхода топлива на 100 км, (л/100 км); S — пробег автомобиля, км; D — коэффициент поправки (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Подробнее о формулах расчета норм можно узнать в отдельных разделах распоряжении N АМ-23-р:

Для выработки своих норм в автопарке создается комиссия, состоящая из руководства, технических специалистов и – обязательно – водителей ТС конкретных марок. На основании соответствующего приказа комиссия производит контрольные замеры расхода топлива, исходя из характеристик транспортного средства, условий эксплуатации, времени года и т.д. Кстати, для зимнего и летнего периодов дозволено утверждать разные лимиты.

Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. Эти внутренние локальные акты можно изменять, если, например, возникают сомнения в показаниях или когда в автопарк поступают новые ТС. Только нужно, чтобы всё было непременно задокументировано. Шаблоны приказов и актов вы можете скачать по этим ссылкам:

Эксплуатационный замер проводится методом долива топлива до полного объёма бака. С целью исключения вмешательства в топливную систему со стороны персонала требуется её опломбировать и сфотографировать. Транспортное средство «прогоняют» на разных режимах (нормальная работа, максимальный режим), после чего снова полностью заправляют, посчитав объём добавленного топлива мерником или иными средствами измерения, которые должны иметь сертификат метрологической поверки.

По итогам замеров фактические показатели (расход топлива, скорость, пройденное расстояние) сравниваются с данными системы спутникового мониторинга транспорта. Если отклонение находится в пределах нормы, то полученный эксплуатационный расход применяется в качестве нормы списания топлива (л/100км, л/моточасы).

Если же обнаруживается разница свыше 5%, то стоит разобраться в причинах: проверить работу штатных систем ТС и верность показаний оборудования для спутникового контроля.

Дмитрий Савельев, инженер

Средства автоматизации учёта топлива

Современные программные продукты сильно изменили работу транспортников. В отличие от прошлых лет, им не нужно заниматься многими рутинными задачами, в том числе бумажной волокитой. Такие программы, как «1С:Управление автотранспортом», «1С:Предприятие 8. Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом», «1С:TMS Логистика. Управление перевозками», а также различные модификации и аналоги этих продуктов внедрены практически во всех автопарках.

Подобные программы включают немало базовых возможностей, дополнительных подсистем и модулей для комплексного управления транспортом: планирования, контроля, распределения заказов, расчёта амортизации, начисления зарплаты и много другого.

В плане бухгалтерского учёта ГСМ современные программы обеспечивают автоматический учёт поступления и расхода топлива по отдельным ТС и сотрудникам, учёт по нормам и факту, ведение реестра путевых листов, формирование отчетности и т.п.

В таких программах часто реализованы возможности оформления заправок по отдельным видам (со склада, за наличные, по талонам). Кстати, за последние годы бурно развилась интеграция ПО с процессинговыми центрами. Благодаря этому в учётных системах автопарков доступна детализированная информация о заправках по пластиковым картам на АЗС ведущих игроков (Shell, Лукойл, ТНК, Роснефть, Газпромнефть, etc.).

Прямая речь

Очень часто заказчики прямо заявляют, что им нужны решения, которые будут делать всё необходимое только при нажатии одной-двух кнопок. То есть по формуле «установил и забыл». Однако в данном случае такой подход не сработает.

Надо понимать, что любая техническая система не может полностью исключить человеческий фактор. Также как автоматизация не отменяет документооборот — в нашем случае мы говорим о путевых листах.

Каждый, кто использует системы спутникового мониторинга, знает, что неизбежно придется столкнуться с расхождениями. Например, когда одометр показывает один пробег, а ГЛОНАСС выдаёт показатели ниже. Или же когда объем топлива по заправочным документам не совпадает с фактическими данными из спутниковой системы. С этими нестыковками, так или иначе, нужно работать. Сравнивать, выяснять, расследовать, принимать административные решения.

Поэтому руководству нужно изначально определиться, как нормировать ГСМ и вести учёт, какие показатели брать за основу, кто этим будет заниматься и что грозит нарушителям. Всё это должно быть оформлено в виде приказов и донесено до коллектива.

При правильном подходе интеграция программных продуктов, таких как 1С, с системами ГЛОНАСС/GPS-контроля позволяет значительно улучшать работу автотранспортных компаний. Но, опять же, нужно осознавать, что у программ для автоматизации — управленческая миссия, а спутниковые системы выполняют функцию контроля. И там, и там есть своя специфика, а при взаимодействии возможны разночтения. Поэтому для того, чтобы интегрированное решение приносило пользу автопарку, нужно заранее проработать все моменты и стратегию дальнейшей работы. В этом обязательно должна помогать компания, занимающаяся автоматизацией.

Павел Баранов, генеральный директор

Расходование ГСМ

Как и ранее, отражение в учете расходования ГСМ должно подтверждаться путевым листом, соответствием расхода бензина установленным нормам. Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Порядок его заполнения утвержден Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ N 152).

Отметим, что Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н не содержит положений, утверждающих обязательное применение путевого листа и его форму, однако сам Приказ N 152 такое требование содержит: обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (ч. 2 разд. I Приказа N 152). Следовательно, учреждению необходимо указать на применение документа — путевого листа в своей учетной политике в редакции, предусмотренной Приказом N 152.

С конца 2017 года путевой лист дополнен информацией о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а бухгалтерскую службу интересуют в первую очередь показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо). Кроме того, путевой лист может быть дополнен такой информацией о движении горючего, как:

остаток при выезде;
остаток при возвращении;
выдано по заправочному листу;
расход по норме;
расход фактический.

Для целей исчисления налога на прибыль расходы ГСМ не нормируются, нормы расхода применяются для целей бухгалтерского учета затрат на топливо в организациях автомобильного транспорта в соответствии с Инструкцией по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утвержденной Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153. Сами же нормы установлены Распоряжением Минтранса РФ N АМ-23-р. Практика проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждений государственного сектора заставляет применять указанные нормы для целей бухгалтерского учета в том числе государственными (муниципальными) учреждениями.

С 20 сентября 2018 года Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р позволяет определять базовую норму расхода топлива для легковых автомобилей не только по таблицам Минтранса, но и по данным завода-изготовителя, которые он получил в соответствии с международными требованиями WLTP или по правилам Приложения 6 к Правилу ООН N 101 (в этом случае нужно добавлять поправочный коэффициент K_Hs).

Учреждение рассчитывает норму расхода ГСМ исходя из условий эксплуатации транспорта с учетом поправочных коэффициентов и надбавок, предусмотренных рекомендациями из Распоряжения Минтранса РФ N АМ-23-р, и утверждает ее приказом или распоряжением руководителя. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены лично под подпись.

Если фактический расход топлива превысил расход топлива, рассчитанный по норме Минтранса, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности (см. Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 02-06-10/3056). В этом случае учреждение путем контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения или специализированной организацией, может установить нормы расхода, превышающие нормы расхода топлива из Распоряжения N АМ-23-р. Нормы, установленные расчетным путем, утверждаются распоряжением руководителя учреждения. Если же и расчетные нормы были превышены, то списание ГСМ сверх установленных в учреждении норм должно осуществляться по аналогичным правилам — при наличии объективных причин и по решению руководителя учреждения.

Вопросам заполнения путевых листов и установления норм расхода ГСМ в учреждении посвящено немало специализированных материалов, повторять которые нецелесообразно. Мы лишь хотели напомнить порядок документального оформления списания ГСМ и обратить внимание на последние законодательные изменения и уточнения в данной части. Подытоживая, можем утверждать, что значительные изменения отсутствуют.

В бухгалтерском учете списание ГСМ оформляется актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). При этом в учетной политике необходимо закрепить способ списания ГСМ: по фактической стоимости единицы запасов или по средней фактической стоимости. Полагаем, средняя стоимость предпочтительнее, поскольку позволяет не учитывать изменения цен.

Списание топлива по нормам, утвержденным в учреждении, отразится проводкой:

Дебет счета 0 109 00 272, 0 401 20 272

Кредит счета 0 105 33 443.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете

Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ -23‑р (далее – Распоряжение № АМ -23‑р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА -51‑р .

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ -23‑р? Руководствоваться Распоряжением № АМ -23‑р предписывают:

Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03‑2609);
Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03‑03‑06/1/2875, от 30.01.2013 № 03‑03‑06/2/12 , от 03.06.2013 № 03‑03‑06/1/20097, от 03.09.2010 № 03‑03‑06/2/57 , от 14.01.2009 № 03‑03‑06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ -23‑р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02‑10‑010/55111).

Если Распоряжением № АМ -23‑р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03‑03‑06/4/71 , от 10.06.2011 № 03‑03‑06/4/67).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02‑06‑10/4066);
применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03‑03‑06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117 , 118 Инструкции № 157н).

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;
о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);
с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2019 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» ( 0 109 60 272 , 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ -23‑р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.

Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.

В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:

Учет путевых листов в бухгалтерии

На предприятии, которое использует транспортные средства, должен быть надлежащим образом организован учет ГСМ, путевых листов. Последние являются основными документами, отображающими расход топлива, маршрут движения автотранспорта, величину пробега.

Путевые листы являются стандартизованными документами. Их форма принята Госкомстатом в 1997 г. Она является универсальной, используется до сих пор. Стандартные путевые листы являются обязательными к использованию на государственных и частных предприятиях, имеющих собственный автопарк, даже состоящий из 1 транспортной единицы.

Порядок работы с путевыми листами

Путевые листы распределяются ответственным специалистом на каждую смену. Исключение представляет обеспечение необходимыми документами сотрудников, находящихся в длительных командировках. Работа бухгалтерии с путевыми листами имеет ряд особенностей:

документы хранятся минимум 5 лет;
изменения в путевые листы (по расходу топлива, километражу и т.п.) могут быть внесены только при визировании подписями двух ответственных специалистов;
списание ГСМ организовывается только при наличии квитанций об их оплате;
если для нужд компании используется личный транспорт сотрудников, информация об этом отражается в путевом листе (это обеспечивает возможность получения водителем компенсации).

Порядок учета путевых листов

Документы, подтверждающие использование транспорта для нужд предприятия, должны учитываться соответствующим образом. Это является актуальным требованием контролирующих органов. Для учета движения транспорта, расхода ГСМ и т.п. используется путевой журнал. Утвержденной для его заполнения является Форма 8.

Порядок и правила учета путевых листов четко регламентированы. Несоблюдение их является нарушением законодательства. Журнал учета должен вестись в установленном порядке. В нем указывается вся информация о выдаче путевых листов.

Что касается стандартизованной формы журнала учета, она может быть дополнена актуальными для конкретной компании графами и строками. Обязательным условием является сохранение утвержденных блоков.

Эффективный учет путевых листов выгоден прежде всего самому предприятию. Он позволяет минимизировать ошибки при осуществлении расчетов между организацией и заказчиками, контролировать работу водителей, точно рассчитывать заработную плату. Также грамотный учет обеспечивает возможность оптимизации налоговых выплат.

Специфика электронного учета путевых листов

Сегодня практически для каждой организации актуальна оптимизация бизнес-процессов. Учетные операции также могут и должны быть автоматизированы. В арсенале современных бухгалтеров имеются инструменты и средства для оптимизации учета путевых листов.

Специальное программное обеспечение позволяет минимизировать затраты времени на оформление учетных документов. Кроме того, использование профильных электронных систем снижает риск утраты важной учетной информации.

Оптимизировать процесс учета путевых листов можно и не только с помощью интеграции в существующую систему нового ПО. Хотите разгрузить бухгалтерию? Передайте часть ее функций на аутсорсинг.

Компания «Консалтинг Премиум» предлагает широкий ассортимент разовых бухгалтерских услуг и комплексные решения по сопровождению бизнеса.