Как провести кадровый аудит?

Кадровый аудит организации

Похожие публикации

Кадровый аудит подразумевает под собой проведение проверки не только всей документации отдела кадров, но и общих условий, которые созданы в компании для работников.

Цели и задачи кадрового аудита

Основная цель кадрового аудита – это проверка организации на предмет соблюдения трудового законодательства. Сюда относится:

  • проверка наличия всех документов, установленных законодательством;
  • проверка правильности оформления трудовых отношений с работниками;
  • проверка условий труда, создаваемых для сотрудников предприятия;
  • кадровый аудит персонала – проверка социально-психологического климата в рабочем коллективе.

Проведение аудита может ставить перед собой как все вышеуказанные цели, так и выполняться только в одном направлении. Например, аудиторы будут проверять только документацию отдела кадров.

Кадровый аудит выполняет следующие задачи:

  • приведение документации кадрового блока в соответствие с требованиями законодательства;
  • выявление и исправления типичных ошибок при ведении кадрового делопроизводства;
  • повышение уровня удовлетворенности персонала предприятия и улучшение условия труда.

Его проводят в следующих случаях:

  • плановая проверка на предприятии;
  • смена работника, ответственного за ведение документов отдела кадров;
  • предстоящая проверка компании со стороны вышестоящих организаций или проверяющих органов.
  • при кардинальных изменениях в законодательстве.

Можно провести кадровый аудит своими силами или пригласить стороннюю организацию.

Методы кадрового аудита

Все методы можно разделить на три группы, в зависимости от направления кадрового аудита:

  • Организационно-аналитическая. Подразумевает под собой проведение проверки всей документации, которая должна быть на предприятии. Проверяющие выявляют недостающие документы и ошибки в тех, которые ведутся.
  • Экономическая. Проводится проверка на предмет соответствия предприятия экономическим и социальным показателям. Например, сравнивается средний уровень заработной платы, начисляемой работникам организации, со средним показателем по региону. Для сравнения могут браться и отдельные отрасли деятельности предприятия. Также здесь могут учитываться такие показатели как травматизм, текучесть кадров, условия труда и т.д.
  • Социально-психологическая. Проводится путем опроса и анкетирования работников предприятия. Методы, относящиеся к этой группе, призваны выявить уровень мотивации сотрудников, эффективность системы премий и прочих поощрений, но при этом следует помнить, что на достоверность результатов может влиять человеческий фактор.

Деление всех методов, используемых при проведении аудита, на группы, весьма условное.

Этапы проведения кадрового аудита

Весь процесс проведения аудита можно разделить на три этапа:

  1. Решение организационных вопросов. На этом этапе принимается решение о том, кто будет проводить проверку: специально нанятые профессионалы, либо организация проведет кадровый аудит своими силами. Также определяются цели и задачи, которые будут решены в ходе проверки.
  2. Непосредственное проведение аудита. Проводится проверка по всем выбранным направлениям. Это основной этап, от тщательности его проведения зависит конечный результат и последующее ведение кадрового блока в организации.
  3. Составления акта по результатам проверки. Комиссия делает выводы по полученным результатам: какие ошибки выявлены, каких документов недостает, какие положения законодательства нарушены. Также в конце акта даются рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Приведение в порядок документации и всех кадровых вопросов может быть также поручено комиссии.

Аудит кадровых процессов подразумевает под собой проверку работы предприятия на соответствие трудовому законодательству и социально-экономическим показателям. Проведение аудита проводится по решению руководства предприятия, на законодательном уровне это не предусмотрено.

Как провести кадровый аудит в компании

ЧТО ТАКОЕ КАДРОВЫЙ АУДИТ

Кадровый аудит – это комплексная всесторонняя проверка кадровой документации, которая ведется на предприятиях с наемным персоналом, на предмет её соответствия требованиям трудового законодательства и кадрового делопроизводства.
Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ КОМПАНИЯМ НЕОБХОДИМ КАДРОВЫЙ АУДИТ

1. Если в компании проходит смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
2. Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
3. Смена руководителя компании.
4. Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.
Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.

ВИДЫ КАДРОВОГО АУДИТА

Внутренний аудит проводится силами самой компании. Этот вид особенно актуален для маленьких организаций, в которых объем кадровой документации не слишком велик. Поручить внутренний кадровый аудит можно сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и имеющему навыки оформления документов, например, юристу или начальнику отдела кадров.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.

Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений.

Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА

1.Н первом этапе представителями Исполнителя выполняется работа по изучению, выявлению и фиксации фактов нарушения ведения кадровой документации.
2. На втором этапе Исполнитель готовит отчет состояния кадровой документации по результатам проведения работ.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПРОВЕРЯЮТСЯ В ХОДЕ КАДРОВОГО АУДИТА

1. Документы кадрового учёта:

— трудовые книжки с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (на предмет соблюдения порядка ведения и соответствия внесенных записей документам кадрового учёта);
— трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (на предмет наличия всех необходимых условий, отсутствия нарушений закона и пр.);
— приказы: приём, перевод, увольнение, командировки, отпуска, поощрения, дисциплинарные взыскания;
— личные карточки работников формы Т-2 (на предмет наличия всей необходимой информации, в т.ч. со сверкой отпусков и пр.);
— штатное расписание;
— график отпусков;
— табели учёта рабочего времени;
— должностные инструкции;
— служебные задания и командировочные удостоверения (при наличии, поскольку с 08.01.2015 документы не являются обязательными);
— соглашения о расторжении трудовых договоров;
— заявления работников, уведомления;
— служебные, докладные, объяснительные записки, акты;
— договоры о полной материальной ответственности;
— листы ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2. Локальные нормативные акты:

— правила внутреннего трудового распорядка;
— положение о персональных данных, политика обработки персональных данных;
— коллективный договор;
— положение об оплате труда и премировании работников;
— положение о направлении работников в служебные командировки;
— иные локальные нормативные акты, предоставленные Заказчиком для проверки (т.е. все без исключения, имеющиеся у Заказчика ЛНА).

3. Иные документы в сфере трудового права, предоставленные Заказчиком для проверки.

ИТОГ КАДРОВОГО АУДИТА

Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Каждый пункт заключения составляется подробно по схеме:
предмет проверки — указание на документ; вид нарушения — указание на нарушенные нормативные правовые акты; комментарии — указание на нормативные правовые акты, которые подлежат применению в данном случае; риски компании — указание на возможные санкции; рекомендации по исправлению нарушений.

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В последние годы внесено множество новых норм и уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятия включают в себя анализ кадровой документации.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
  • если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
  • при смене руководителя организации;
  • при массовом увольнении работников;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
  • в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

  • выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
  • определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
  • издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

  • штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
  • трудовые договора и договора о материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
  • личные карточки (форма N Т-2);
  • график отпусков;
  • уведомления работников о времени начала отпуска;
  • графики сменности (в случае работы по сменам);
  • табеля учета использования рабочего времени;
  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
  • трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;
  • книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • должностные инструкции;
  • локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
  • локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
  • результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Проведение кадрового аудита

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.

Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:

  • изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
  • проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
  • провести анализ системы хранения кадровой документации.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

  1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.
  2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1.
  3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.

Проверка происходит следующим образом:

  1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально — ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
  2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

Проведение кадрового аудита включает в себя:

  • Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
  • Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.).
  • Проверку оформления, регистрации и хранения кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.).
  • Проверку порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2)
  • Проверку ведения и хранения личных дел сотрудников
  • Проверку порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников.
  • Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по охране труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по ведению воинского учета
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по материальной ответственности работника
  • Проверку соблюдения требований о командировании
  • Проверку соблюдения требований архивного законодательства
  • Проверку соблюдения требований для отдельных категорий работников:

руководитель организации (Генеральный директор)
иностранные граждане — высококвалифицированные специалисты
— лица, выполняющие работу по совместительству

  • Проверку процедур:

— приема на работу
— перевода
— изменения условий трудового договора
— предоставления ежегодного отпуска
— предоставления отпуска по беременности и родам
— предоставления отпуска по уходу за ребенком
— направления в командировку
— применения дисциплинарного взыскания
— прекращения трудового договора

Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:

  • Проверка наличия у Компании-Заказчика обязательных к наличию в соответствии с требованиями Законодательства РФ кадровых документов.
  • Предоставление Компанией-Заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей Компании.
  • Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации.

В заключение включается:

  • список проверенных документов
  • список выявленных нарушений
  • ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
  • комментарии и рекомендации по устранению выявленных нарушений

Примечание:

  • Для изучения документов по кадровому учету наши специалисты выезжают в офис Заказчика.
  • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита входит оказание консультационной поддержки специалистов Компании-Заказчика по возникшим вопросам в ходе проведения проверки.
  • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита не входит устранение выявленных недостатков.

Как провести кадровый аудит?

  • Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
  • Методы кадрового аудита
  • Поэтапное проведение кадрового аудита
  • Аудит кадровых документов: перечень
  • Аудит кадровой документации: особенности

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

  1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
    К основному пакету документации относят:
    • должностные инструкции;
    • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
    • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
    • данные об оплате труда;
    • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
    • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
    • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
  2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
  3. Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

  • трудовые контракты;
  • трудовые книжки и журнал учета их движения;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • персональные карточки и личные дела работников;
  • табели нормирования и учета рабочего времени;
  • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
  • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО