Количество бухгалтеров на предприятии расчет

Стандарт норматив численности сотрудников бухгалтерии филиалов

Стандарт Норматив численности сотрудников бухгалтерии филиалов

1.1 Назначение документа

1.1.1 Данный Стандарт регламентирует расчет численности персонала Бухгалтерии филиалов ООО «ХХХ» и обязателен для использования при формировании штатного расписания и расчета необходимой численности (формировании ресурсного плана) филиала.

1.1.2 Стандарт численности сотрудников бухгалтерии филиалов разработан на основании анализа основных параметров деятельности филиалов:

— средняя выручка от реализации по отгрузке в месяц по коммерческим продажам (руб.);

— средний объем документооборота бухгалтерии в месяц (шт.);

— среднее количество документов по основной деятельности в месяц (шт.);

— среднее количество документов по хозяйственной деятельности в месяц (шт.);

— средний объем наличных расчетов с клиентами в год (руб.);

— средняя численность сотрудников бухгалтерии филиала в год в разбивке по должностям (чел.);

И анализа основных должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии.

1.1.3 Настоящий Стандарт отменяет действие Стандарта «Норматив численности сотрудников бухгалтерии филиалов ООО «ХХХ»» (СП. HR-52.08 от 25.01.2008 г.).

1.1.4 Требования настоящего Стандарта должны знать следующие должностные лица:

— Главный бухгалтер ООО «ХХХ»;

— Главные бухгалтера филиалов;

— Заместитель генерального директора по персоналу;

— сотрудники Группы организации и нормирования труда Отдела труда и заработной платы;

— сотрудники филиалов, ответственные за ведение кадрового делопроизводства (Менеджеры по персоналу филиалов);

— сотрудники Службы кадрового аудита;

— Директора Региональных управлений;

— Директора филиалов ООО «ХХХ».

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Стандарте использованы ссылки на следующие документы:

2. Порядок «Формирование и утверждение штатных расписаний филиалов ООО «ХХХ» (ПР. HR-469.06 от 17.08.2006 г.).

1.3 Термины и определения, сокращения

В настоящем Стандарте применяются следующие термины и определения, сокращения:

Ресурсный план по численности – плановые значения численности персонала филиалов в помесячной разбивке по функциональным подразделениям.

Штатное расписание филиала – модель организационно-штатной структуры определенного филиала.

ОТиЗ – Отдел труда и заработной платы.

РЛО – Региональное льготное обеспечение.

ФП ННН – Федеральная программа Дополнительного лекарственного обеспечения.

2.1.1 На основании данных 2006-2009 годов был проведен анализ изменения всего документооборота филиалов ООО «ХХХ» и в разбивке по документам по основной и хозяйственной деятельности и документов, связанных с участием филиалов в программах ННН и РЛО (Приложение А), анализ изменения выручки от реализации по отгрузке по коммерческим продажам филиалов и наличных расчетов с клиентами, а также анализ численности сотрудников бухгалтерии в разбивке по должностям. Исходя из полученных данных, были выведены коэффициенты зависимости объемов документооборота от объемов отгрузки филиала, нормы средней нагрузки на одного сотрудника бухгалтерии, пороговое значение объема наличных расчетов с клиентами для расчета штатной численности сотрудников бухгалтерии филиалов.

2.1.2 Бухгалтерия является самостоятельным функциональным подразделением филиала. В состав бухгалтерии филиала могут быть включены следующие штатные единицы:

— Заместитель главного бухгалтера;

2.2 Принципы расчета численности бухгалтерии (по должностям)

Настоящий Стандарт определяет следующий алгоритм расчета численности сотрудников бухгалтерии филиала:

2.2.1 Должность Главного бухгалтера вводится при открытии филиала.

2.2.2 Общая численность Заместителя главного бухгалтера, Старших бухгалтеров и Бухгалтеров филиала (ЧБ) определяется исходя из нижеследующих параметров: V, kБ, NБ, tБ, где

V1 — среднемесячная выручка от реализации по отгрузке;

KБ – коэффициент, определяющий соотношение среднемесячного объема бухгалтерских документов по основной и хозяйственной деятельности филиала к среднемесячной выручке от реализации по отгрузке,

NБ – норма обработки документов на одного бухгалтера (док./мес.),

TБ – коэффициент прироста, определяется как соотношение темпов прироста объемов документооборота и темпов прироста среднемесячной выручки от реализации по отгрузке,

И рассчитывается по формуле:

Статус Заместителя главного бухгалтера и Старшего бухгалтера является мотивационным. Запрос на ввод данных должностей или перевод на них работающих сотрудников является компетенцией Директора филиала.

Должность Старшего бухгалтера вводится только при штатной численности сотрудников бухгалтерии 3 и более человек (без учета Главного бухгалтера).

Должность Заместителя главного бухгалтера вводится только при штатной численности сотрудников бухгалтерии 5 и более человек (без учета Главного бухгалтера).

Ввод должности Старшего бухгалтера и/или Заместителя главного бухгалтера осуществляется в рамках общей расчетной численности бухгалтерии филиала и не является дополнительным ресурсом.

2.2.3 Численность Бухгалтеров-кассиров филиала (ЧБК) определяется исходя из нижеследующего параметра:

Vнал — среднегодовой объем наличных расчетов с клиентами (руб.);

, при ,

, при .

2.2.4 Численность Архивариусов филиала (ЧА) определяется исходя из нижеследующих параметров: V, kА, NА, tА, где

V1 — среднемесячная выручка от реализации по отгрузке;

KА – коэффициент, определяющий соотношение среднемесячного объема документооборота бухгалтерии филиала к среднемесячной выручке от реализации по отгрузке;

NА – норма обработки документов на одного архивариуса (док./мес.);

TА – коэффициент прироста, определяется как соотношение темпов прироста объемов документооборота и темпов прироста среднемесячной выручки от реализации по отгрузке,

И рассчитывается по формуле:

2.2.5 Таким образом, общая численность бухгалтерии филиала рассчитывается по следующей формуле:

Расчетные значения параметров указаны в Приложении Б.

2.3 Открытие и/или закрытие вакансий в штатном расписание филиала осуществляется согласно Порядку «Формирования и утверждения штатных расписаний филиалов ООО «ХХХ» № ПР. HR-469.06 от 17.08.2006 г.

3 Планирование и оперативный анализ потребности в персонале

Планирование численности бухгалтерии филиала на следующий год осуществляется ежегодно в декабре, в помесячной разбивке на основании планов на предстоящий год по коммерческим продажам, ННН и Региональной льготе. Данные рассчитываются по среднемесячному показателю, исходя из принципов расчета, приведенных в настоящем Стандарте. Формируется ресурсный план по численности персонала филиалов в разбивке по должностям.

При ежегодном планировании численности сотрудников бухгалтерии филиалов, задействованных в ФП ННН и РЛО, необходимо учитывать временной период, необходимый для завершения расчетов по региональной льготе, равный 3-м месяцам.

При ведении оперативной деятельности филиал может направить запрос на изменение численности бухгалтерии с соответствующим подробным обоснованием. Сотрудники ОТиЗ проводят дополнительный расчет и дают экспертную оценку о целесообразности изменения численности бухгалтерии исходя из представленного обоснования в запросе филиала. Решение об изменении численности бухгалтерии филиала подлежит обязательному согласованию с Заместителем Главного бухгалтера по филиалам и осуществляется согласно Порядку «Формирования и утверждения штатных расписаний филиалов ООО «ХХХ» № ПР. HR-469.06 от 17.08.2006 г.

4.1 При особенностях наличных расчетов в регионе Директор филиала вправе перераспределять количество штатных единиц по должностям: Бухгалтер, Бухгалтер-кассир и Архивариус, но в пределах общей расчетной численности бухгалтерии.

4.2 С целью повышения операционной прибыли, при сохранении нормальной продолжительности рабочего времени и условий труда, Директор филиала может формировать штат бухгалтерии филиала меньшей численности, чем плановое значение, рассчитанное согласно настоящему Стандарту. При этом высвобождаемый ресурс (разница между расчетным значением и фактическим количеством штатных единиц бухгалтерии филиала) может быть перераспределено между филиалами соответствующего регионального управления или в рамках системы филиалов, по отдельному решению Директоров региональных управлений.

4.3 В Логистических центрах добавлять одну штатную единицу бухгалтера, в связи с перераспределением обязанностей с филиалом-депо и необходимостью дополнительного контроля отражения хозяйственных операций в учетных системах Логистического центра.

5 Ответственность и контроль

5.1 Ответственность за выполнение требований настоящего Стандарта несут:

за качество формирования ресурсного плана филиалов – Начальник ОТиЗ;

за целесообразность изменения численности бухгалтерии филиалов – Директора филиалов.

5.2 Контроль исполнения требований Стандарта осуществляет Заместитель генерального директора по персоналу.

Таблица документооборота филиалов в разбивке на документы, используемые при выполнении кассовых операций, документы по основной и хозяйственной деятельности

Первичные документы, используемые при выполнение кассовых операций

Как рассчитать загруженность бухгалтера

Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант

Как рассчитать загруженность бухгалтера

Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант

Оптимизация работы персонала — задача любого руководителя. На основании плана выработки продукции несложно определить, сколько требуется производственных рабочих, какой объем работы должен быть выполнен. Но оценить размер бухгалтерии, загруженность каждого бухгалтера — непростая задача.

Важно спланировать финансовую работу так, чтобы бухгалтеры справлялись с нагрузкой. Недопустимы простои из-за недостаточной загруженности, оплата зря потраченных рабочих часов. Расчет оптимального штата бухгалтерии — тема нашей статьи.

Как оценить излишнюю или недостаточную загруженность бухгалтеров

Чаще проблемы перегрузки касаются бухгалтера, который самостоятельно ведет бухучет небольшой фирмы. С ростом производства и продаж продукции финансовые вопросы требуют большего времени, бухгалтер не справляется со своими функциями. Работая в авральном режиме, он постоянно находится в состоянии стресса, что вызывает недовольство создавшимся положением, приводит к конфликтам с работодателем.

Иногда на предприятии существует большой штат бухгалтерии, где работа идет без особого напряжения. Казалось бы, сотрудникам обеспечивается комфортный микроклимат, что является положительным моментом. На практике же, неприятной неожиданностью для руководства становится выявление отчетности, которую не сдали вовремя, или утери важных документов, получение требований от контролирующих органов об уплате штрафов и пеней.

«Расслабленный» режим работы бухгалтерии недопустим, ведет к нарушению дисциплины и утере контроля над подчиненными, может стать причиной ухудшения финансового положения фирмы.

Важная задача руководителя — определение актуального количества бухгалтеров таким образом, чтобы штат бухгалтерии не был чрезмерно загружен или неоправданно «раздут». Необходимо привлечь такое число сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности.

Как определить нужное количество бухгалтеров и рассчитать затраты на оплату труда

Для определения количества специалистов необходимо:

Строго разграничить обязанности бухгалтерии и сотрудников смежных профессий: юристов, кадровых делопроизводителей, менеджеров и др.

Если в компании отсутствуют такие специалисты, их функции выполняют бухгалтеры — потребуется вводить новые штатные единицы.

У руководителя должно быть понимание: чем больше смежной нагрузки на бухгалтера, тем меньше времени уделяется непосредственно бухгалтерскому учету. Это чревато упущениями в работе, ведет к штрафам и взысканиям, наносит фирме материальный ущерб.

Оценить объем бумажной работы: она отнимает значительное количество времени.

Если через бухгалтерию проходит множество накладных и счетов, возможно привлечение отдельного специалиста для отражения документации в учете.

Проанализировать уровень оснащенности бухгалтерии оборудованием, программным обеспечением, доступом в интернет.

Ручной труд бухгалтера дает низкую производительность труда. Основным требованием организации экономических процессов компании является их автоматизация. Она требует немалых финансовых вложений и грамотных ИТ-специалистов, но оправдывает себя за счет повышения эффективности работы и снижения затрат по найму дополнительных работников.

Нормирование бухгалтерской работы

Шаг 1. Для определения оптимального числа бухгалтеров, руководитель и главный бухгалтер совместно должны разработать конкретный перечень задач, поставленных перед финансовой службой.

Шаг 2. Требуется спрогнозировать время выполнения каждой задачи и распределить их между сотрудниками: главным бухгалтером, заместителем (при наличии), ведущим и рядовыми бухгалтерами, вспомогательным персоналом (кассиром, операционистом и др.). Полученное время сравнивается с табелем рабочего времени. Обычно уже на этом этапе приходит понимание, как должна быть распределена нагрузка между сотрудниками бухгалтерии.

Шаг 3. После выяснения нормативов времени и распределения их между бухгалтерами требуется составить план бюджета на зарплату персонала бухгалтерии. Для его расчета нужно нормативное время работы каждого сотрудника умножить на его среднюю почасовую ставку. Так получим плановое значение фонда оплаты труда (ФОТ) бухгалтерии на месяц.

Иногда неэффективность финансовой работы обусловлена неумением главного бухгалтера правильно делегировать полномочия подчиненным, отсутствием дисциплины и субординации. На этой почве возникают конфликты как внутри бухгалтерии, так и с руководством, что негативно влияет на финансовые процессы фирмы и стабильность работы в целом.

Пример расчета необходимого числа бухгалтеров

Основной метод, используемый для определения количества бухгалтеров на предприятии — это нормирование. Приведем пример:

Требуется определить, сколько бухгалтеров нужно оптовой торговой фирме с численностью 100 человек. В месяц происходит около 10 поставок товаров от каждого из 50 поставщиков. Фирма имеет 2 склада: основной и дополнительный. Оплата за продукцию поставщикам перечисляется дважды за месяц. Средняя ежемесячная покупательская способность — 10 сделок с каждым из 1000 потребителей. Оплата за продукцию от покупателей поступает дважды за месяц.

Имеются заданные нормативные показатели выполнения работы сотрудником финансовой службы:

в отношении расчетов с поставщиками: 36 документов за 1 час;
в отношении расчетов с потребителями: 40 документов за 1 час;
подготовка платежных поручений на оплату: 15 платежных поручений в 1 час;
в сфере банковских операций входящих/исходящих: 50 операций за 1 час;
по расчету зарплаты: 1500 сотрудников за месяц.

Нормативный месячный расчет будет следующим:

Обработка документации от поставщиков товара и перемещение между складами:

50 поставщиков * 10 поставок = 500 товарно-транспортных накладных (ТТН).
Перемещение между складами 500 товарно-транспортных накладных (ТТН).
Трудозатраты бухгалтера:
36 * 21 день * 8 часов = 6048 ТТН
Расчет единицы бухгалтерского труда:
1000 / 6048 (%) = 0,17 бухгалтера.

Расчеты с потребителями:

1000 покупателей * 10 покупок = 10 000 заказов
Трудозатраты бухгалтера:
40 * 21 * 8 = 6720 ТТН
Расчет единицы бухгалтерского труда:
10 000 / 6720 (%) = 1,48 бухгалтера.

Осуществление банковских операций по подготовке платежей на оплату поставщикам:

50 поставщиков * 2 раза в месяц = 100 платежных поручений (ПП)
Трудозатраты бухгалтера:
15 * 21 * 8 = 2520 ПП
Расчет единицы бухгалтерского труда:
100 / 2520 (%) = 0,04 бухгалтера

Банковские операции входящие/исходящие требуют отражения в программе учета:

100 взаиморасчеты с поставщиками + 2000 взаиморасчеты с покупателями = 2100 операций
Трудозатраты бухгалтера:
50 * 21 * 8 = 8400 операций
2100 / 8400 (%) = 0,25 бухгалтера

Расчет зарплаты:

100 / 1500 = 0,06 бухгалтера.
Определяем конечный итог:
0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,25 + 0,06 = 2 бухгалтера

В результате расчетов определено, что данной компании потребуется штат из 2 бухгалтеров, исходя из потребности работ рядовых сотрудников. В это число не входит главный бухгалтер, который выполняет контролирующие функции, осуществляет регламентные операции, подготовку отчетности.

Оптимизация нагрузки бухгалтерии

Выявление избыточной или недостаточной загруженности работников бухгалтерии требует мероприятий, направленных на оптимизацию финансовой работы. К ним можно отнести:

грамотное планирование и организация документооборота предприятия — позволяет своевременно обеспечивать прием, проверку, отражение в программах учета и хранение финансовых документов;
автоматизация бухгалтерского учета — сокращает время на обработку данных, позволяет проанализировать больший объем информации, избежать ошибок;
совершенствование бизнес-процессов, находящих отражение в бухучете: снабжения, производства и реализации продукции, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т.д.;
создание благоприятного микроклимата, мотивации — достигается за счет освобождения сотрудников бухгалтерии от выполнения несвойственных функций, недопущение работы в выходные дни, чрезмерной загруженности бухгалтерского персонала, введение системы премирования за качественную работу.

Подводя итог, заметим, чтобы повысить эффективность работы и оптимизировать нагрузку персонала бухгалтерского отдела, необходимо:

рассчитать текущие затраты на финансовую службу;
выделить наиболее важные и второстепенные функции;
оценить реальную трудозатратность процессов.

Заказать услугу

Расчеты с персоналом по оплате труда. Повышение квалификации, коды А, В. 146 ак. часов

Периоды обучения:
17 января 2022 — 21 февраля 2022
14 марта 2022 — 18 апреля 2022
16 мая 2022 — 20 июня 2022

Объем курса:
18 уроков,
146 академических часов

Документ:
удостоверение о повышении квалификации

Курс будет полезен

Руководителю организации

Главному бухгалтеру

Индивидуальному предпринимателю

Тому, кто отвечает за выплаты сотрудникам

Узнайте, какой онлайн-курс подходит именно вам

Программа

18 уроков, 146 академических часов

Зарплата. Общие положения
Зарплата. Основная часть
Зарплата. Компенсационная часть
Зарплата. Стимулирующая часть
Расчет зарплаты в сложных ситуациях на примерах из практических заданий

Средний заработок. Общие положения
Расчет среднего заработка: отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск
Расчет среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой отпуска
Расчет среднего заработка при исчислении отдельных видов социальных пособий
Практика действий бухгалтера в сложных ситуациях расчетов с персоналом

Алименты и прочие удержания из заработной платы
Выплата заработной платы

Налог на доходы физических лиц: порядок исчисления, удержания и уплаты
Состав отчетности налогового агента по НДФЛ. Ответственность налогового агента
Уплата страховых взносов. Отчетность

Оплата труда при суммированном учете. Актуальные вопросы
Расчеты с подотчетными лицами
Применение программы Контур.Бухгалтерия для работы на участке «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Чтобы успешно сдать тест, необходимо правильно ответить на 12 вопросов из 15

Деморолик

Лекторы

Горицына Дарья
Александровна

Бусыгина Юлия
Олеговна

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Бокова Наталья
Сергеевна

эксперт Контур.Школы по налоговому учету

Данякина Елена
Ивановна

налоговый консультант, президент территориального представительства ИПБР

Самкова Надежда
Александровна

эксперт в сфере налогообложения, член Палаты налоговых консультантов

Документы

Сертификат ИПБР для профбухгалтера (по запросу)

Удостоверение о повышении квалификации

Результат обучения

Научитесь правильно устанавливать и выплачивать зарплату. Разберетесь, что такое основная, компенсационная и стимулирующая части зарплаты

Узнаете нюансы исчисления и расчета среднего заработка

Научитесь правильно производить удержания из зарплаты

Разберетесь в оплате труда при суммированном учете рабочего времени, в работе с подотчетными лицами

Научитесь рассчитывать зарплату через спецпрограмму

Разберетесь, как платить налоги и страховые взносы. Сможете выполнять расчеты в сложных ситуациях, с использованием любой автоматизированной системы или без нее. Без штрафов и претензий трудовой инспекции

Карта Школы в подарок

При покупке курса дарим 3 месяца доступа ко всем вебинарам по бухгалтерской и налоговой тематике и 10 вопросов экспертам

Как проходит обучение

Шаг 1. Смотрите уроки

В записи или в прямом эфире, обсуждайте тему урока в чате с экспертами.

Шаг 2. Сдавайте тесты

Проверяйте полученные знания после каждого урока неограниченное количество раз и готовьтесь к итоговому тесту.

Шаг 3. Получите документ

Сдайте итоговый тест, и документ будет ждать в личном кабинете. Вы сможете скачать его или отследить оригинал по трек-номеру.

Раз бухгалтер, два бухгалтер…

19.05.2014 7352 0 0

Рассчитаем численность бухгалтерии вместе

Как доказать руководству, что бухгалтерия нуждается в дополнительных работниках? Как обосновать размер зарплаты каждого бухгалтера и необходимость ее повышения? Как сделать так, чтобы бухгалтерия не выполняла не свойственные ей обязанности? А может быть, стоит сократить штат работников с одновременным повышением вознаграждения оставшимся? Чтобы ответь на эти вопросы, нужно рассчитать оптимальное количество бухгалтеров для вашего предприятия и обосновать степень их загруженности.

Александр Макарченко,
главный редактор

Каждый главный бухгалтер время от времени сталкивается с необходимостью рассчитать оптимальную численность подчиненных ему бухгалтеров. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. А с другой стороны, директор требует четкого обоснования потребности в дополнительных сотрудниках и не разрешает увеличивать штат бухгалтерии.

Как показывает опыт, c шефом лучше общаться на языке цифр. Именно поэтому расчеты всегда оправдывают себя, ведь полученный результат не только будет способствовать решению многих проблем бухгалтерской службы и повышению вашего личного опыта как управленца, но и благотворно скажется на деятельности предприятия в целом.

Старые добрые нормативы

Существует специальный документ, по которому можно рассчитать оптимальное количества работников бухгалтерии, — Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минтруда Украины от 26.09.2003 № 269 (далее — Нормативы). Обратите внимание, данный документ не является обязательным для выполнения субъектами хозяйствования, поскольку он не зарегистрирован в Минюсте Украины. Он содержит нормативы численности работников бухгалтерии и нормы времени на выполнение большинства учетных операций, разработанные в зависимости от трудоемкости выполняемой работы и факторов, влияющих на ее объем. Приведем некоторые нормативы по отдельным бухгалтерским операциям, предусмотренные этим документом:

оформление первичных документов по зачислению объекта в состав основных средств — 9 мин;
оформление поступления товаров (одна позиция) — 12 мин;
начисление заработной платы одному работнику и расчет всех удержаний — 18 мин;
отражение проводки в учетных регистрах (в среднем) — 9 мин;
составление баланса предприятия (в зависимости от численности работников предприятия) — от 2,5 ч (до 50 чел.) до 30 ч (более 10 000 чел.).

Нормативами предложено две методики расчета количества бухгалтеров в зависимости от:

объема выполняемых бухгалтерским подразделением работ с учетом поправочных коэффициентов;
численности работающих и количества самостоятельных структурных подразделений.

Иными словами, у главбуха всегда есть выбор: либо разработать собственные нормативы, либо воспользоваться рекомендованными законодательством. В любом случае нормативы должны учитывать трудоемкость выполняемых работ и главные факторы, влияющие на их величину.

Факторы влияния

1. Численность сотрудников предприятия. Чем больше штат предприятия, тем больше времени придется потратить на ведение бухгалтерского учета. В первую очередь это касается начисления и выплаты зарплаты и других подобных выплат, а также соответствующих начислений и удержаний в фонды общеобязательного социального страхования. Если на бухгалтерию возложена еще и обязанность по ведению кадрового учета, то на обработку данных потребуется дополнительное время.

2. Количество видов деятельности, осуществляемых предприятием. Например, предприятие наряду с розничной торговлей может заниматься предоставлением услуг и/или выполнением определенных работ. Некоторые субъекты хозяйствования занимаются одновременно как торговлей, так и производством. Каждый вид деятельности требует особого внимания со стороны бухгалтера (в первую очередь в плане налогообложения).

3. Количество торговых точек предприятия. Обработка информации о торговых точках, как правило, требует чисто механических усилий, но ведь на это уходит много времени, внимания, к тому же с увеличением торговых точек повышается и вероятность ошибок.

4. Обороты предприятия. Имеется в виду не общая сумма оборотов, а количество контрагентов предприятия. Ведь каждый партнер, как правило, требует индивидуального подхода (в плане оформления сделок).

5. Количество участков учета. Наличие у предприятия собственных основных средств, в том числе автотранспорта, частые командировки сотрудников и выдача денег под отчет — все это усложняет ведение учета.

6. Уровень автоматизации учета. Если в распоряжении бухгалтера имеется компьютер и соответствующие бухгалтерские программы, то вести учет будет гораздо легче и быстрее.

7. Особенности документооборота. Бухгалтеру приходится доставлять документы то в контролирующие органы, то в соседний отдел, а также получать необходимые бумаги от других подразделений предприятия. А сколько времени уходит на переделку документов по прихоти начальства! Все это требует дополнительного времени и нервов.

Рассчитываем сами

Методика расчета количества бухгалтеров в зависимости от объема выполняемых работ является более универсальной и позволяет рассчитать численность бухгалтеров для любого предприятия. Рассмотрим ее подробнее.

В первую очередь нужно систематизировать информацию о том, какие именно виды работ выполняет бухгалтерия вашего предприятия, т. е. составить подробный перечень выполняемых работ. Исходить при этом следует из того, что счетный отдел — это полноценное подразделение предприятия, производящее определенные продукты. Эти продукты условно можно разделить на текущие и инвестиционные. К текущим продуктам относятся выполнение повседневной работы (текучка) и составление отчетности предприятия. А к инвестиционным продуктам можно отнести, например, изучение законодательства, постановку учета на предприятии, разработку учетной политики и т. п. Кроме того, следует учитывать, что одни работы требуют чисто механических усилий, а другие — серьезного умственного труда.

Итак, перечень работ составлен, теперь можно заняться разработкой нормативов. Если на вашем предприятии нет специализированного отдела, занимающегося нормированием труда, то на каждое действие бухгалтера (продукт) нужно будет самостоятельно разрабатывать нормы. То есть определить, сколько времени тратит бухгалтер на выполнение той или иной операции, и подсчитать количество этих операций за отчетный период. При этом следует учитывать факторы, влияющие на загруженность бухгалтерии и повышающие трудоемкость учета (основные из них приведены выше).

Полученный результат (в чел./ч, чел./дн.) будет учитываться при определении потребности бухгалтерии в дополнительных сотрудниках.

Для расчета численности работников бухгалтерии воспользуемся следующей формулой:

Н = Тз : Ф х К х Кпо,

где Н — нормативная численность работников бухгалтерии, человек;

Тз — общая трудоемкость типового состава работ за год;

Ф — годовой фонд рабочего времени одного работника, часов;

К — коэффициент, учитывающий запланированные невыходы работников (отпуска, болезни и т. п.);

Кпо — коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетности, которая выполняется при помощи программного обеспечения. Если удельный вес учетных работ, выполняемых на компьютере, составляет меньше 70 %, то применяется коэффициент 1,3; если от 71 % до 80 % — то 1,2; от 81 % до 90 % — 1,1; от 91 % до 95 % — 1,05; от 96 % до 100 % — 1,0.

Общая трудоемкость типового состава работ Тз рассчитываем по формуле:

н
Тз = ∑ То х Vі,
1

где То — расход времени на выполнение каждого типового вида работы (см. карты 1–11 Нормативов);

Vі — объем типового вида работы, выполняемой за год;

н — количество видов выполняемых работ.

Кроме того, следует учитывать, что современный бухгалтер много времени тратит на изучение изменений в законодательстве. Нормировать этот вид работ трудно. На крупных предприятиях для изучения новаций в законодательстве часто выделяют отдельную штатную единицу.

Рассчитаем, к примеру, потребность в бухгалтерах по учету основных средств при условии, что в течение года:

будет приобретено и списано не более одного объекта ОС;
будет осуществляться ремонт пяти объектов ОС;
амортизация начисляется ежемесячно по 50 объектам.

Примем следующие условия относительно затрат времени по операциям:

работы по учету приобретения основных средств — 0,15 часа (карта 1, лист 1, позиция 1 Нормативов);
введение в эксплуатацию объекта основных средств — 0,10 часа (карта 1, лист 3, позиция 17 Нормативов);
учет реализации основных средств — 0,15 часа;
учет списания ранее начисленного износа и уменьшение первоначальной стоимости в случае выбытия основного средства — 0,20 часа (карта 1, лист 3, позиция 19);
учет списания остаточной стоимости реализованного объекта основных средств — 0,20 часа (карта 1, лист 3, позиция 20);
учет расходов на ремонт основных средств — 0,75 часа (0,15 х 5 (карта 1, лист 1, позиция 6));
начисление амортизации объекта основных средств в течение срока эксплуатации объекта — 120 часов (0,20 х 50 х 12 (карта 1, лист 3, позиция 18)).

Итого: 0,15 + 0,10 + 0,15 + 0,20 + 0,20 + 0,75 + 120 = 121,55 часа.

Теперь рассчитаем общее количество бухгалтеров на участке. Учитывая, что норма рабочего времени на 2014 год составляет 2 002 часа (на одного работника при 40-часовой рабочей неделе), и применив коэффициенты (невыхода на работу — 1,15 и автоматизации учета (условно) — 1,3), получим необходимое по условиям нашего примера количество учетных работников: 121,55 : 2 002 х 1,3 х 1,15 = 0,090. Следовательно, по данным примера бухгалтерия не нуждается в отдельной штатной единице по учету основных средств.

Используем рекомендуемые нормативы

Для определения численность работников бухгалтерии можно воспользоваться также специальной таблицей, приведенной в разделе 2 Нормативов (см. таблицу). Для этого потребуется информация об общей численности работников и количестве самостоятельных структурных единиц вашего предприятия. Полученный результат нужно округлить по правилам математики и откорректировать на коэффициент удельного веса работ, выполняемых при помощи компьютера.

Например, общая численность работников торгового предприятия — 15 человек, количество торговых точек — 3 единицы, удельный вес учетных работ, выполняемых на компьютере — 70 %. Воспользуемся методикой расчета исходя из численности работающих и количества самостоятельных структурных подразделений предприятия.

Определим, какое количество бухгалтеров необходимо для нормальной работы бухгалтерии предприятия. Согласно Нормативам (см. таблицу) численность бухгалтеров должна составлять 1,5 чел. Кстати, таблица приведена в обработанном и сокращенном виде. В Нормативах она содержит данные до 20 тыс. чел. и 120 структурных подразделений предприятия.

Затем откорректируем этот показатель на коэффициент удельного веса работ, выполняемых на компьютере (см. выше): 1,5 чел. х 1,3 = 1,95 чел.

Подытожим: в бухгалтерии предприятия должно работать 2 бухгалтера (включая главного).

Существует два варианта определения оптимальной численности бухгалтерии: рассчитать самостоятельно, воспользовавшись соответствующими формулами, или же взять готовые нормативы.

В первом случае методика расчета является более универсальной и позволяет рассчитать численность бухгалтеров для любого предприятия. Однако приведется вспомнить математику и применить на практике замысловатые формулы.

Во втором случае нужно просто воспользоваться уже рассчитанными нормативами и откорректировать их на коэффициент удельного веса работ. Проще некуда. Однако нужно быть готовым к тому, что такой подход не учитывает специфику деятельности конкретного предприятия и не всегда объективен.

Дата подготовки
15.04.2014

Как рассчитать, сколько сотрудников требуется вашей бухгалтерии и какая у них должна быть зарплата

Чем поможет эта статья: Если вам действительно нужен дополнительный сотрудник, то у вас будут аргументы для директора. Или же вы поймете, как более рационально распределить работу, чтобы обойтись без расширения штата.

От чего убережет: От неприятного разговора с директором и его недоверия.

Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Время от времени главный бухгалтер сталкивается с необходимостью определить, насколько оптимальна численность его подчиненных. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. С другой стороны, чрезмерно увеличивать штат бухгалтерии не дает генеральный директор, который требует очень четко обосновывать потребность в каждом дополнительном сотруднике.

Нельзя просто прийти к директору со словами: «У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше — два». Потому что в ответ можно услышать: «А я считаю, что у вас мало работы. Я бы с удовольствием сократил бухгалтерию на одного человека, а еще лучше — на двух».

Мы уже говорили, что с руководителем нужно общаться на языке сухих цифр, а не эмоций. В этой же статье поговорим о том, как рассчитать идеальное количество сотрудников бухгалтерии, а также фонд оплаты труда для них. А потом уже можно решать, имеет ли смысл просить директора о расширении штата.

От каких факторов зависит численность бухгалтерии

Очень часто главные бухгалтеры спрашивают у меня, каково идеальное процентное соотношение бухгалтеров к общему числу сотрудников компании — 5, 10 или, может, 15 процентов? Однозначного ответа на этот вопрос нет, так как даже в похожих компаниях число специалистов бухгалтерии может отличаться в разы.

Почему же так происходит? Потому что численность сотрудников прежде всего зависит от функций, которые выполняет подразделение .

В одной из предыдущих статей мы уже говорили о том, что в различных компаниях эти функции могут существенно различаться. Например, одно дело — просто предоставлять информацию о дебиторской задолженности в другие отделы и службы. И совсем другое — самим выбивать правильные документы или деньги из не очень добросовестных контрагентов.

Второй по популярности вопрос: влияет ли на численность бухгалтерии выручка компании? Например, должна ли измениться численность, если выручка выросла с 200 тыс. руб. в день до двух миллионов? Давайте разберемся. Мы могли раньше выставлять один счет на 200 тыс. руб., а сейчас выставляем такой же счет, но на два миллиона. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы заработать 200 тыс. руб., должна была выставлять 20 тысяч счетов по 10 руб. каждый. И когда выручка увеличилась до двух миллионов, счетов стало уже 200 тысяч. Поэтому штат бухгалтеров этой компании также должен существенно расшириться.

Таким образом, если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нужно учитывать не только перечень продуктов, которые она производит. Важен и объем операций, связанных с изготовлением этих продуктов.

Если вы хотите определить оптимальную численность бухгалтерии, учитывайте не только перечень продуктов, которые она производит, но и объем операций, связанный с их выполнением.

Самое интересное, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается грамотной автоматизацией работы, то численность можно и не увеличивать. Например, приобрести сканер и программное обеспечение, которое будет автоматически сохранять копии отсканированных документов в бухгалтерской программе. Современные потоковые сканеры способны обрабатывать от 15 до 100 документов в минуту. А сколько документов в час вводят ваши бухгалтеры?

Как установить оптимальную численность и фонд оплаты труда бухгалтерии

Можно выделить пять типовых позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, его заместитель, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.

Операционисты — это либо люди, которые вносят первичные документы в информационную систему, либо курьеры.

Младшие бухгалтеры — сотрудники, которые отвечают за несложные участки либо помогают старшим бухгалтерам.

Старшие бухгалтеры (в некоторых компаниях они называются бухгалтерами второй категории или ведущими бухгалтерами) имеют гораздо больший опыт. За ними закреплены наиболее сложные участки учета.

Заместитель главного бухгалтера — это либо методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках. Либо человек, который помогает главбуху руководить большим коллективом.

Как определять время, которое подчиненные должны тратить на работу, рассказано в статье «Как оценить эффективность работы и реальную загрузку каждого сотрудника бухгалтерии», опубликована в журнале «Главбухе» № 8, 2012.

Многие московские главбухи, сравнив свой оклад со ставкой 1200 руб. в час, очень удивятся, ведь они получают гораздо меньше. Причина в том, что 1200 руб. в час (или около 200 тыс. руб. в месяц) — это идеальный оклад главного бухгалтера средней компании. Такой специалист занимается только работой, соответствующей его квалификации. В реальной жизни главный бухгалтер определенное количество времени тратит на менее квалифицированную работу. Он может вести несколько участков учета, ездить в налоговую. А чем ниже сложность решаемых задач, тем ниже и зарплата.

С помощью этих расчетов можно определить идеальный состав бухгалтерии. Теперь предлагаю рассмотреть наглядный пример.

Как оценить, соответствует ли загрузка работников их зарплате

Допустим, в бухгалтерии помимо главбуха трудятся три человека: Иванова (старший бухгалтер), Петрова и Сидорова (младшие бухгалтеры). Главбуху надо определить реальный процент загрузки этих сотрудниц. Также необходимо оценить, соответствует ли их зарплата уровню выполняемой работы. Для этого руководитель заполняет таблицу (см. образец расчета бюджета времени и фонда оплаты труда бухгалтерии).

Сначала нужно составить перечень продуктов, которые производят бухгалтеры, а также затрат времени на каждый из них. Время на обработку «первички» рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Получается, что старший бухгалтер Иванова вводит «первичку» 95 часов в месяц, Петрова — 50, Сидорова — 40.

Чтобы понять, сколько времени занимают звонки контрагентам, используется таблица учета рабочего времени. Иванова звонила в течение 15 часов в месяц, Сидорова — 5 часов, Петрова вообще не звонила. На саморазвитие, например на чтение бухгалтерских журналов, каждой даме выделено по 2 часа в месяц.

Отдельно стоит остановиться на строке «Резерв на непредвиденные дела». Распределяя загрузку, всего не предусмотришь, всегда найдутся мелкие дела, которые отнимают много времени. Поэтому важно в расчет оптимальной численности закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.

В расчет оптимальной численности необходимо закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.

Далее по каждому продукту, то есть в каждой строчке, нужно проставить уровень квалификации, необходимый для качественного выполнения данной работы. А затем умножить количество расходуемого времени на соответствующую часовую ставку (в нашем примере московскую). Что такое «Ввод “первички”»? Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб/ч. Звонки контрагентам — более квалифицированный труд уровня старшего бухгалтера, то есть 350 руб/ч. И так далее.

Осталось просто посчитать, какую зарплату мы должны платить бухгалтеру за месяц. Первая — Иванова. 95 часов, расходуемых на обработку первичных документов, главбух умножает на 100 руб/ч. Получает 9500 руб. 15 часов звонков контрагентам умножает на 350 руб., итого 5250 руб/мес. И так по каждой строчке. Заключительный аккорд — сумма по столбцу. Выходит 38 400 руб. оклада. А на деле Иванова зарабатывает 40 000 руб. в месяц. Напрашивается очень интересный вывод. С одной стороны, сотрудница перегружена, но с другой — она не полностью отрабатывает даже свою нынешнюю зарплату. Поэтому просить у генерального директора прибавки для нее мы не можем. Если же провести аналогичные расчеты для Петровой, то получится 14 480 руб. при фактической зарплате 25 000 руб. И это неудивительно, учитывая огромные резервы времени, которыми она обладает.

Так почему же у старшего бухгалтера Ивановой такой перекос? Потому что она больше половины своего времени занимается работой, не соответствующей ее квалификации. Чтобы Иванова все успевала, нужно всего лишь делегировать часть своих функций двум другим сотрудницам.

Этот пример отлично показывает, что перед тем, как выбивать у генерального директора дополнительного сотрудника, необходимо разобраться, все ли внутренние резервы повышения эффективности использованы . Возможно, простое перераспределение обязанностей между имеющимися бухгалтерами устранит проблемы с нехваткой кадров.

Статья напечатана в журнале «Главбух» № 12, 2012

АКЦИЯ НЕДЕЛИ !

На «Клерке» заканчивается набор в группу повышения квалификации по теме «Управленческий учет: от нуля до внедрения». Занятия вот-вот начнутся — 15 декабря.

Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.

В конце — удостоверение о повышении квалификации (с занесением в ФИС ФРДО). Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер».

Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок