Порядок организации первичного бухгалтерского учета

Порядок организации первичного бухгалтерского учета

Статья 9. Первичные учетные документы

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Статья 9. Первичные учетные документы

Статья 9. Первичные учетные документы

ГАРАНТ:

О введении и порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации см.:

постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835,

постановление Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая, 18 июня 1998 г. NN 57а, 27н,

постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20

См. справку «Формы первичной учетной документации»

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 30 июня 2003 г. N 86-ФЗ в пункт 8 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 июля 2003 г.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

ГАРАНТ:

О порядке изъятия должностным лицом Госналогинспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения у предприятий, учреждений, организаций и граждан, см. инструкцию Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176

ГАРАНТ:

См. комментарии к статье 9 настоящего Федерального закона

2. Организация первичного бухгалтерского учета на предприятии

Учет возник вместе с человеческой цивилизацией тысячи лет тому назад. И первые его шаги имели огромные последствия для истории. Развитие учета было вызвано потребностями жизни.

Примерно к концу XV века сложилась теория бухгалтерского учета, основанного на двойной записи. Этот приём является одним из основных и в настоящее время. С тех пор сохранились и многие термины: баланс, калькуляция, дебет, кредит и другие.

Бухгалтерский учет носит общехозяйственный характер и поэтому присущ и необходим любому обществу. В Российской Федерации, как и в других странах, разработана и действует своя национальная система бухгалтерского учета, которая более полно и точно учитывает специфику экономических отношений и традиций государства.

Бухгалтерский учет, дает определение Н.П. Кондраков [9], представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (п.1 ст.1 Закона «О бухгалтерском учете»). В данном определении отражены:

— основные этапы учетного процесса (вначале любой учетный объект наблюдается, затем измеряется, осуществляется его регистрация, дальнейшая обработка учетной информации для ее передачи пользователям);

— основные отличия бухгалтерского учета от других видов учета статистического и оперативного.

Эти отличия следующие:

1) предмет бухгалтерского учета ограничивается рамками хозяйствующего субъекта. Он уже, чем в статистике, изучающей помимо хозяйственной деятельности другие стороны общественной жизни, но шире, чем в оперативном учете, учитывающем только отдельные стороны хозяйственной деятельности организаций;

2) в бухгалтерском учете отражается вся информация об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях организации, и поэтому он должен быть сплошным и непрерывным, что не обязательно в статистике и оперативном учете;

3) в бухгалтерском учете его объекты обязательно отражаются в стоимостной оценке, что не обязательно в других видах учета.

Бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Бухгалтерский учёт играет большую роль в управлении предприятием, так как представляет наиболее полную информацию о его деятельности, финансовом состоянии.

В настоящее время все организации независимо от их вида, форм собственности и подчинённости ведут бухгалтерский учёт имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.

Но непосредственной целью данной производственной практики является изучение именно первичного учета на конкретном предприятии.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

А.С. Базарова отмечает [5], что первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

М.З. Пизенгольц подчеркивает[12], что система документирования хозяйственных операций — важнейшая составная часть организации бухгалтерского учета на предприятии. В составе форм первичного учета выделяются документы по учету основных средств, учету труда и его оплате, по материальному учету (предметов труда и готовой продукции) и учету денежных средств, а также расчетных операций. Кроме того, имеются различные специализированные формы документов для отражения результатов инвентаризации, оформления пенсий, пособий и т.п.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает: сплошной, непрерывный учет объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности; поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Первичные учетные документы принимаются к учету, уточняет В.Г. Широбокова [17], если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются предприятием самостоятельно, согласно специфике деятельности. При этом они должны содержать все необходимые реквизиты: наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; ее измерители в натуральном или денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; их личные подписи. В зависимости от характера операции технология обработки данных первичные документы могут быть включены и дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.

На предприятии используются первичные и сводные учетные документы, составленные как на бумажных, так и на машинных носителях информации.

По мнению М.З. Пизенгольца [12], наличие единой первичной документации на сельскохозяйственных предприятиях имеет важное организующее значение. Это значит, что на всех сельскохозяйственных предприятиях, включая и ФГУП «Учхоз «Знаменский», однотипные хозяйственные операции оформляют едиными формами первичных документов, что дает возможность устранить разнобой в исходном звене организации бухгалтерского учета. Кроме того, наличие единой унифицированной документации очень важно для внедрения компьютеризации учета.

Из всего вышесказанного следует, что все хозяйственные операции, которые проводит организация, оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Все первичные документы, поступают в бухгалтерию. После проверки их группируют и регистрируют в соответствующих накопительных регистрах.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Н.Л. Вещунова предлагает следующую классификацию первичных документов [7]:

— документы бухгалтерского оформления.

К организационно — распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт совершения операции, и, соответственно, информация, содержащаяся в них, заносистся в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Это различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; код формы; дату; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в учетных документах, используются учетные регистры, формы которых разрабатываются Министерством финансов РФ, органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти или самой организацией при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторно использования. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Н.Л. Вещунова обращает наше внимание на то[7], что все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве организации определяются согласно правилам, установленным Федеральной архивной службой РФ от 6 октября 2000 г. (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы — 5 лет, лицевые счета работников организации — 75 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Проблема первичного учета

Вы будете перенаправлены на Автор24

Основная проблема первичного учета

В настоящее время основная проблема первичная учета обусловлена предоставлением права его выбора самой организации. С 1 января 2013 года отменено применение унифицированных форм первичной документации, что, с одной стороны, обеспечивает определенную свободу в ведении бухгалтерского учета, а, с другой стороны — создает дополнительные трудности в его осуществлении.

Возможность выбора порядка организации первичного учета предусматривает три варианта его ведения:

Первичный учет ведется с использованием унифицированных форм учетной документации, предусматривающих документы практически по всевозможным фактам хозяйственной деятельности, за редким исключением. Этот способ ведения первичного учета является наименее трудоемким и низкозатратным, кроме того, облегчает ведение бухгалтерского учета в организациях с небольшим штатом бухгалтерской службы. Также этого подхода придерживаются разработчики автоматизированных систем бухгалтерского учета, основу которых формируется как раз унифицированная первичная документация.

В случае выбора ведения первичного учета с применением унифицированных документов отметку об этом необходимо внести в организационный раздел учетной политики, либо утвердить данный порядок отдельным распорядительным документом.

Первичный учет ведется с использованием модифицированных форм унифицированной учетной документации. В этом случае унифицированные формы первичных документов трансформируются под нужды конкретной организации с сохранением обязательных реквизитов первичных документов, предусмотренных законодательством по бухгалтерскому учету.

Выбор данного способа организации первичного учета требует утверждения каждой модифицированной формы учетной документации. Однако данный способ позволяет учесть при формировании учетных документов специфику конкретной организации, является малозатратным и достаточно простым в осуществлении.

Первичный учет ведется на основе собственных форм первичной учетной документации. Применение данного способа ограничено высокими затратами труда и времени, требующимися на разработку собственной первичной документации, в силу чего подходит только крупным хозяйствующим субъектам. При разработке индивидуальных форм первичных документов следует соблюдать требования законодательства о наличии обязательных реквизитов, в противном случае первичные документы могут быть непризнанны контролирующими органами.

График документооборота

Еще одним затруднением, связанным с первичным учетом, на практике является недостаточно добросовестное отношение сотрудников бухгалтерии к разработке организационной документации, регламентирующей порядок организации документооборота хозяйствующего субъекта.

Таким документом для организации является график документооборота, разработкой которого зачастую пренебрегают в связи с тем, что это требует значительных затрат труда и времени.

График документооборота – система взаимодействия структурных подразделений конкретной организации в процессе осуществления документооборота, то есть движения документов от момента их создания (или получения от сторонних лиц и организаций) до момента его передачи в архив (или иные места хранения) организации.

График документооборота может быть разработан:

• для организации в целом, в этом случае в него включаются все структурные полразделения организации, связанные с движением тех или иных документов;
• для отдельных структурных подразделений организации;
• для отдельных первичных документов или их групп.

Готовые работы на аналогичную тему

Основу формирования графика документооборота составляют работы по созданию, проверке, обработке первичной документации, выполняемые отдельными структурными подразделениями организации, а также отдельными исполнителями. В графике документооборота осуществляется увязка отдельных операций, производимых с первичными документами, отражаются сроки составления и представления на обработку, а также количество экземпляров документов.

Удобной формой представления графика документооборота является таблица, в которой выделяются следующие графы:

• наименование первичного документа;
• сведения о форме первичного документа (применение унифицированной формы, формы, разработанной и утвержденной в организации (с указанием реквизитов утверждающего документа));
• должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за составление документа;
• должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за обработку документа;
• должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за исполнение документа;
• количество экземпляров документа;
• сроки исполнения документа;
• сроки представления документа в бухгалтерию;
• должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за передачу документа в архив;
• срок хранения документа в архиве и так далее.

График документооборота обеспечивает: своевременность и качество оформления первичной учетной документации; передачу первичных учетных документов в бухгалтерию в сроки, достаточные для своевременной обработки; гарантию достоверности сведений, содержащихся в первичной учетной документации, со стороны лиц, ответственных за ее составление и подписание.

Отсутствие графика документооборота способствует сбоям в работе бухгалтерии, отсутствию понимания отдельными работниками и структурными подразделениями процесса документооборота и его влияния на показатели деятельности организации и содержание отчетности. Кроме того, недостаточная информационная поддержка документооборота способствует снижению ответственности определенных лиц за составление первичной учетной документации.

Проблема оформления первичной учетной документации

На практике одной из существенных проблем первичного учета является небрежное отношение и недостаточный контроль полноты оформления первичных документов (наличие подчисток, незаверенных исправлений, отсутствие обязательных реквизитов или неполное, неразборчивое их заполнение, игнорирование необязательных реквизитов и прочее). В основе решения данной проблемы, как уже отмечалось, лежит формирование графика документооборота, который позволяет упорядочить контроль ведения первичного учета.

Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила

Автор: Светлана Валюнина главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила

Автор: Светлана Валюнина
главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.

Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.

Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.

Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.

Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
2. Дата документа.
3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
4. Содержание операции.
5. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
6. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

• Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
• Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
• Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Первичные документы можно оформлять в электронном виде

Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.

Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).

Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте .

Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.

Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.

Главные бухгалтеры в свою очередь:

1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.

Не используйте факсимиле

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.

Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.