Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

• Ведение кадрового учета
• Документы кадрового учета
• Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета
• Итоги

Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К необходимым документам кадрового учета относятся:

• приказ о приеме на работу (Т-1);
• контракт с сотрудником (ТД-1);
• трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);

• личная карточка сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• график отпусков (Т-7);
• штатное расписание (Т-3);
• табель учета рабочего времени (Т-12);
• приказ об увольнении (Т-8).

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положения об оплате труда;
• положение о персональных данных сотрудников;
• положения об охране труда;
• положение о премировании;

ВАЖНО!Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

• Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

• Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

• Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, ст. 145, ст. 145.1, ст. 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Автор: Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Автор: Руфина Хакимова
руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

1. Трудовые договоры с сотрудниками
2. Личные карточки работников
3. Трудовые книжки
4. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
5. Штатное расписание
6. Должностные инструкции
7. Правила внутреннего трудового распорядка
8. График отпусков
9. Положение о персональных данных
10. Согласия на обработку персональных данных
11. Положение об оплате труда
12. Табель учета рабочего времени
13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
14. Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

В современных условиях компании стремятся расширить границы бизнеса, продвинуть услуги и товар на рынки сбыта, осваивая не только ближайшие, но и отдаленные регионы страны. Одним из эффективных методов такой бизнес-экспансии является создание филиала или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь выражает и защищает интересы юридического лица, а филиал осуществляет все его функции (или их часть), в том числе и функции представительства.

кадровый учет с нуля

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

У компании, имеющей филиалы, процесс ведения кадрового делопроизводства может быть организован по-разному: как в централизованном, так и в децентрализованном порядке. Это означает, что головная организация может либо взять постановку кадрового делопроизводства филиала (и все соответствующее документообеспечение) на себя, либо предоставить филиалу право самостоятельного ведения кадрового учета.

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»). Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы. При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

При выборе способа ведения кадрового учета следует брать во внимание количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у компании один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, лучше поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадрового делопроизводства подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же у организации множество обособленных дочерних подразделений в разных регионах страны, целесообразно делегировать право ведения кадровых документов самим филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или даже создана собственная кадровая служба, если штат филиала достаточно велик.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах

«Плюсом» централизованного способа кадрового делопроизводства является возможность в полной мере контролировать ситуацию в части оформления кадровых документов в филиалах и проводить аудит кадрового учета. К «минусам» можно отнести значительные затраты на срочную почтовую и/или курьерскую доставку документов, на оплату командировочных расходов (в случаях оформления документов, требующих личного присутствия работника). Кроме того, ведение кадрового учета в головной организации приемлемо только при наличии реальной возможности ознакомления работников с оригиналами кадровых документов.

Преимуществом ведения кадрового учета на местах является возможность своевременно издавать документы и оперативно знакомить с ними работников под подпись. Децентрализация приемлема лишь в тех случаях, когда филиал обладает достаточной степенью самостоятельности, чтобы принятие отдельных кадровых решений, процесс восстановления кадровой документации, аудит кадрового учета и проч. не влияло и не отражалось негативно на деятельности компании в целом.

Документы, необходимые для централизованного ведения кадрового учета

Все нормативные документы, регламентирующие область ведения кадрового делопроизводства, издаются в головном предприятии и являются обязательными для исполнения в филиалах.

Штатное расписание утверждается приказом по организации и включает в себя все обособленные структурные подразделения. Оригинал штатного расписания хранится в головном офисе, а в филиал передаётся заверенная выписка.

Крайне желательным является наличие специального локального нормативного акта, в котором подробно регулировались бы все процедуры работы с документами, особенности передачи документов (при необходимости) из филиалов в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют кандидаты при приеме на работу или работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации. Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч. и работников филиалов.

ведение кадрового учета в организации

Полномочия руководителя филиала должны подтверждаться доверенностью. Пределы полномочий устанавливаются генеральным руководителем компании. Только он может решить, будет ли директор филиала принимать и увольнять сотрудников филиала, подписывать все кадровые документы, решать кадровые вопросы.

Ведение кадрового делопроизводства

В каждой компании работают сотрудники – кадры этого предприятия. Их количество может варьироваться от одного до нескольких тысяч. Всеми вопросами, касающимися работы сотрудников, занимается кадровая служба. Ее основная функция – ведение кадрового делопроизводства. Тому, как оно осуществляется, и посвящена наша статья.

Нужна или нет кадровая служба

Сотрудников надо подбирать на должность, нанимать и увольнять, разрабатывать регламент их работы и следить за его соблюдением. Работники могут проходить курсы повышения квалификации, уходить в оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск, ездить в командировки и брать больничные листы. Все эти действия должны выполняться согласно Конституции РФ, Гражданскому и Трудовому кодексам версий 2017 года, внутренним нормативным документам предприятия и правильно оформляться документально.

Если работников на предприятии немного, то ведением кадрового делопроизводства в дополнение к своим основным обязанностям может заниматься бухгалтер, секретарь или даже сам руководитель. Но в таком случае велика вероятность того, что документы будут оформляться не вовремя и с ошибками. Поэтому лучше, если кадровыми вопросами занимается отдельный специалист, особенно если организация большая. В крупных компаниях формируется особый отдел кадров. Число его сотрудников зависит от общего числа работников предприятия и его специфики.

В случае нарушения законов и инструкций, регламентирующих работу с персоналом, на предприятие может быть наложен штраф. Этими вопросами должен заниматься специалист, обладающий нужными профессиональными знаниями. Их можно получить на специальных долгосрочных курсах кадрового делопроизводства или обучиться у опытного профессионала. Для работы с персоналом обычно нанимают работников, получивших образование по следующим специальностям: юриспруденция, психология, управления персоналом, документоведение.

Давайте рассмотрим подробнее обязанности кадровиков.

Функции кадровой службы

Наем и увольнение сотрудников

• Подбор подходящей кандидатуры. В случаях увольнения сотрудников, ухода на пенсию или в декретный отпуск в компании образуется вакантное место, на которое нужно подобрать нового работника. Иногда в штатное расписание предприятия вводится новая кадровая единица. В этом случае тоже требуется подобрать на открытую вакансию подходящую кандидатуру. Чтобы найти специалиста, соответствующего всем должностным требованиям, кадровик предприятия может сотрудничать с рекрутскими агентствами и государственной службой занятости, принимать участие в ярмарках вакансий. Можно размещать объявления о поиске сотрудника на различных ресурсах или рассмотреть кандидатов по рекомендации коллег, друзей и знакомых.
• Проведение собеседования. Обычно интервью с кандидатами на вакантную должность проводят по заранее составленным вопросам. Чтобы потом проанализировать полученные ответы, лучше всего зафиксировать их письменно или записать на диктофон. Можно попросить кандидатов заполнить анкеты, разработанные специально для оценки личностных качеств. Их можно найти в интернете, специальной литературе или разработать свой вариант. Понравившихся кандидатов приглашают на повторное углубленное собеседование. Его может проводить тот же сотрудник кадрового отдела или потенциальный непосредственный руководитель. Также на повторном собеседовании кандидат может быть представлен кому-то из администрации предприятия. В некоторых компаниях специалисты кадровой службы организуют для успешных претендентов на должность пробный рабочий день, чтобы лучше оценить их трудовые навыки. Как долго сотрудник проработает на предприятии и насколько успешным он будет, напрямую зависит от того, насколько правильно было оценено его соответствие должностным обязанностями во время собеседования.
• Оформление сотрудника на должность. С новым работником заключается трудовой договор, издается приказ о его зачислении в штат. На него заводится карточка (краткие персональные сведения и информация о трудовой деятельности) и личное дело (если это принято в организации). В эту папку помещаются копии всех приказов, касающихся сотрудника, копии его личных документов и документов об образовании, справки, анкеты, характеристики и отзывы. В трудовой книжке сотрудника делается запись о его поступлении на новую работу, подтвержденная подписью руководителя и печатью предприятия. Если трудовой книжки у работника еще нет, то заводится новая в течение трех дней с принятия его на должность. Новый сотрудник знакомится с внутренними нормативными документами, инструкциями и подтверждает это личной подписью.
• Увольнение сотрудника. Издается приказ о прекращении действия трудового договора с сотрудником, об этом делаются пометки в его карточке и личном деле. Также вносится запись в трудовую книжку работника, подтвержденная подписью руководителя и печатью предприятия, после чего она выдается ему на руки.

Ведение и хранение кадровой документации

Приказы о принятии на работу, увольнении, уходе в отпуск, переводе на другую должность издаются на основе заявления сотрудника. Они, как и приказы о переводе на другую должность, отправке в командировку, объявлении благодарности, выплате премии, вынесении выговора или наложении штрафа, доводятся до сведения работника. Свое знакомство с этими документами он подтверждает личной подписью. Все приказы должны составляться с соблюдением принятого формата. Персональные данные сотрудника и реквизиты документов указываются без ошибок, иначе приказ считается недействительным и не имеет юридической силы. Хранятся приказы в отдельной папке, а их копии вкладываются в личные дела. Правильное ведение и хранение оперативной документации – основы порядка в расчете заработной платы сотрудников. Приказы о наградах и взысканиях хранятся 3-5 лет. А документы о принятии на работу, переводе на другую должность и увольнении – 75 лет, так как напрямую касаются определения стажа работника. При увольнении сотрудника его личное дело сдается на хранение в архив предприятия. Их отсутствие может быть чревато штрафом при проверке.

Для архива лучше всего иметь отдельное помещение, оборудованное металлической дверью с сигнализацией. В нем не должно быть повышенной влажности и перепада температур. Чтобы избегать попадания на документы пыли и солнечных лучей, их следует хранить в металлических шкафах или сейфах. Подобные меры также помогут обеспечить сохранность документов. Это важно, так как в них содержится конфиденциальная информация, за разглашение которой на кадровый отдел и предприятие может быть наложен штраф. Поэтому право на доступ в архив имеет ограниченное число сотрудников.

Чтобы все документы вовремя оформлялись и не терялись, заводятся специальные журналы регистрации кадровой документации. Для их ведения можно взять общую тетрадь большого формата или купить специально разработанный бланк в канцелярском магазине. В учетных журналах отмечается входящая и исходящая документация (в том числе и письма), фиксируются приказы и убытие/прибытие сотрудников в командировку или из нее, регистрируются заявления, уведомления, служебные и должностные записки, бланки трудовых книжек и их вкладыши (этот журнал хранится в архиве предприятия 75 лет), отмечается движение прочей кадровой документации. Такие журналы обязательно прошиваются и опечатываются, а все листы в них нумеруются. Хранить их следует отдельно от другой документации в сейфе или несгораемом шкафу.

Особые правила регламентируют оформление и хранение трудовых книжек:

• Сведения вносятся от руки синей шариковой ручкой аккуратно и понятно.
• Записи делаются своевременно на основе приказов и нумеруются по порядку.
• Исправления выполняются с помощью аккуратного зачеркивания. Их достоверность подтверждается личной подписью руководителя.
• Трудовые книжки хранятся отдельно от других документов в сейфе. Их выдача на руки сотрудникам осуществляется только на основе постановления соответствующих органов.

Создание кадрового делопроизводства

При открытии нового предприятия важно правильно наладить порядок работы кадровой службы с нуля. Ниже даны пошаговые инструкции для этого:

• Оформление на работу руководителя предприятия. Если он сам является ИП и единственным учредителем предприятия, то подписывает трудовой договор и за работодателя, и за работника. Если есть другие учредители или директор был выбран по конкурсу, то работодателем выступает учредительное собрание или председатель выборной комиссии.
• Составление штатного расписания. Его унифицированную форму можно найти у нас на сайте. Строго придерживаться ее вовсе не обязательно, но она удобна в использовании. При желании в нее можно добавить дополнительные колонки. В штатном расписании указываются название должностей, нужное количество штатных единиц, оклад, форма оплаты труда, положенные надбавки. Должности перечисляются, начиная с самой главной и заканчивая дополнительным персоналом.
• Разработка типовой формы трудовых договоров. Их сотрудники заключают с уже нанятым руководителем. В нем должны быть пункты, которые указаны как обязательные в ТК РФ. Работодатель также может внести дополнительные параграфы, если они не противоречат законам.
• Составление коллективного соглашения. Для всех кадровых единиц, указанных в штатном расписании, разрабатывается должностная инструкция.
• Создание списка документов, необходимых для кадрового делопроизводства с указанием сроков и правил их хранения.
• Разработка внутренних нормативных актов по работе с персоналом: регламент оплаты труда, правила внутреннего трудового распорядка, положение о льготах и компенсациях за ненормированный рабочий день и вредное производство.
• Подготовка журналов учета кадровой документации.
• Распределение обязанностей по ведению и хранению кадровой документации, работе с персоналом, если нет отдельной должности специалиста по кадрам.

Здесь можно скачать актуальный образец инструкции по кадровому делопроизводству.

Нововведения кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Если в организации долгое время не было специалиста кадровой службы и ведение кадрового делопроизводства сильно запущено, то за помощью в исправлении всех недочетов можно обратиться в компании, которые занимаются кадровым аутсорсингом. Группа профессионально обученных и опытных специалистов поможет быстро привести в порядок всю кадровую документацию.

Преимуществом такого способа ведения кадрового делопроизводства является скорость работы, что особенно актуально при подготовке к проверкам. Оплата услуг происходит разово, по факту работы. Поэтому многим руководителям такое сотрудничество экономически выгоднее наличия в штате постоянного кадрового специалиста.

Также этот способ решения проблем кадрового делопроизводства актуален для вновь созданных организаций. Опытными сотрудниками быстро выстроится система кадровой документации, будут разработаны типовые документы.

Электронный оборот кадровых бумаг в организации

• Легче и быстрее можно найти любой приказ или распоряжение.
• Защита документов на сервере электронной системой контроля.
• Бумажные документы изнашиваются, могут пострадать от пожара, наводнения, сырости или потеряться.
• Экономия места для хранения архива.
• Экономия времени на сбор подписей сотрудников, ознакомившихся с приказом. Они просто ставят электронную подпись, войдя в систему и прочитав там документ.
• Сокращение числа ошибок за счет автоматической проверки документов.

Если в советское время специалист кадровой службы занимался, в основном, документами, то сейчас произошли изменения. Требуется уделять больше внимания работе с персоналом, следить за повышением квалификации, находить подходящие для этого курсы. Проводить самому тренинги и квесты для сплочения коллектива, выявления лидеров или приглашать для этого специалистов. Чтобы работники кадровой службы выполняли свои обязанности качественно, креативно и результативно, они сами также должны периодически проходить обучение и повышать свою квалификацию.

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

оформление кадровых приказов;

заполнение трудовых книжек;

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда;

Правил внутреннего трудового распорядка;

Положения о персонале;

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников;

Положения о коммерческой тайне;

Положение об отпусках;

Положение о командировках;

Положение о структурных подразделениях;

Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».