Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах

Новые правила ведения забалансового учета

Автор: Вероника Овсянникова, старший методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ИНДУСТРИЯ ИНФОРМАТИКИ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2021

В прошлом году Минфин издал Приказ от 14.09.2020 № 198н, который внес изменения в Инструкцию № 157н, в том числе – относительно правил ведения забалансового учета. Часть из них следует применять при составлении бюджетной отчетности за 2020 г., а часть – с 2021 г.

Что изменил Минфин

Внесенные изменения Приказом Минфина РФ от 14.09.2020 № 198н (далее – Приказ № 198н) в правила ведения учета забалансовых счетов направлены на:

уточнение сферы применения отдельных забалансовых счетов;

установление порядка ведения аналитического учета по забалансовым счетам.

Начиная с 2021 г. при формировании показателей бухгалтерского учета и учетной политики применяется Приказ № 198н, исключение составляют отдельные положения, применять которые необходимо при формировании отчетности за 2020 г. Также, положениями п. 2 Приказа № 198н установлено, что изменения в части аналитического учета применяются в 2020 г. по решению субъекта учета, принятому в рамках формирования его учетной политики. В п. 2 приказа внесены коррективы:

при использовании счетов 01, 02, 21, 25, 26, с 1 января 2021 г.;

при использовании счетов 03, 04, 07, 08, 09, 10, 17, 18, 20, 23, 27, применяются начиная с отчетности на 1 января 2021 г. (то есть с отчетности за 2020 г.).

Применение счета 45 осуществляется при составлении отчетности за 2020 г.

Счет 01 «Имущество, полученное в пользование»

Приказом № 198н введена норма, устанавливающая, что аналитический учет по счету ведется в разрезе объектов имущества (имущественных прав), учетных (инвентарных, серийных, реестровых) номеров, контрагентов (собственников, балансодержателей), местонахождений объектов (адресов), ответственных лиц, правовых оснований, кодов классификации операций сектора государственного управления.

При использовании счета исключается учет неисключительных прав пользования на результаты интеллектуальной деятельности.

Счет 02 «Материальные ценности на хранении»

Аналитический учет по счету ведется в разрезе объектов имущества, местонахождений объектов (адресов), ответственных лиц, контрагентов (собственников, владельцев, иных лиц) и правовых оснований.

Счет 03 «Бланки строгой отчетности»

Теперь этот счет применяется не для всех бланков строгой отчетности (бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланков листков нетрудоспособности, квитанций и иных бланков строгой отчетности), а только для тех, которые выданы ответственным лицам с мест хранения (со склада) для их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения.

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков строгой отчетности (по наименованию бланка, номеру, серии) в разрезе ответственных лиц и местонахождений (адресов, мест хранения) в книге по учету бланков строгой отчетности.

Счет 04 «Сомнительная задолженность»

Скорректированы правила списания сомнительной задолженности со счета 04. Согласно новым правилам, списать сомнительную задолженность с забалансового учета можно, если такое решение примет комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию. Для этого обязательны документы, подтверждающие неопределенность относительно получения экономических выгод или полезного потенциала, в случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности.

С введением новых правил круг оснований для списания сомнительной задолженности расширен.

Кроме того, установлено, что аналитический учет по счету 04 ведется в разрезе видов поступлений (выплат) (источников финансового обеспечения), кодов классификации доходов бюджетов, контрагентов, уникальных идентификаторов начислений (УИН) и правовых оснований.

Счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры»

Согласно новым положениям внесены следующие уточнения в правила применения счета:

при одновременном представлении лицами, ответственными за приобретение ценных подарков, сувениров и их вручение (дарение), документов, подтверждающих приобретение и вручение, информация о таких материальных ценностях на счете не отражается (признаются расходы текущего финансового периода в сумме стоимости ценных подарков (сувениров));

ценные подарки (сувениры) учитываются на счете с момента выдачи их со склада (с момента приобретения – в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад) и до момента вручения.

Кроме того, добавлены положения по ведению аналитического учета по счету 07, такой учет ведется в разрезе объектов имущества, ответственных лиц, местонахождений объектов (адресов, мест хранения).

Счет 08 «Путевки неоплаченные»

Введенными положениями установлено, что аналитический учет по счету ведется в разрезе видов путевок (по номеру, наименованию, серии), контрагентов (организаций, передавших путевки), ответственных лиц, правовых оснований и мест хранения.

Счет 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных»

Внесены следующие уточнения в отношении применения счета 09:

аналитический учет по счету ведется в разрезе ответственных лиц, объектов транспортных средств и номенклатуры запасных частей (с указанием производственных номеров – при их наличии).

перечень запасных частей, отражаемых на счете 09 (двигатели, шины, покрышки и т. п.), определяется учетной политикой учреждения на основании установленных норм расхода и (или) сроков службы ремонтно-эксплуатационных материалов и запасных частей.

Счет 10 «Обеспечение исполнение обязательств»

Для учета имущества (за исключением денежных средств), полученного учреждением в качестве обеспечения обязательств (залог), а также иных видов обеспечения исполнения обязательств (поручительство, банковская гарантия и т. д.) предназначен счет 10. Новыми положениями установлено ведение аналитического учета в разрезе контрагентов, идентификаторов обязательств, видов имущества, видов валют, мест хранения (адресов), идентификаторов обеспечения.

Счет 17 «Поступления денежных средств»

Согласно новым положениям аналитический учет по счету 17 ведется в разрезе счетов (лицевых счетов), кодов финансового обеспечения, кодов классификации доходов бюджетов, кодов КОСГУ и видов валют.

Счет 18 «Выбытия денежных средств»

Введенными положениями аналитический учет по счету 18 ведется в разрезе счетов (лицевых счетов), кодов финансового обеспечения, кодов классификации доходов бюджетов, кодов КОСГУ и видов валют.

Счет 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами»

Согласно новым положениям аналитический учет по счету 20 ведется в разрезе кодов классификации доходов бюджетов, кодов классификации расходов бюджетов, контрагентов (кредиторов), кодов классификации источников финансирования дефицитов бюджетов, видов платежей (кодов финансового обеспечения) и валют.

Счет 21 «Основные средства в эксплуатации»

По счету 21 аналитический учет ведется в разрезе объектов имущества, местонахождений объектов (адресов) и ответственных лиц.

Счет 23 «Периодические издания для пользования»

По счету 23 аналитический учет ведется по номенклатуре периодических изданий и единицам измерениям (один номер, один комплект).

Счет 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)»

Согласно введенным положениям аналитический учет по счету 25 осуществляется в разрезе контрагентов (арендаторов), объектов имущества, местонахождений объектов (адресов) и кодов КОСГУ.

Счет 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование»

Аналитический учет по счету 26 согласно новым положениям, ведется в разрезе контрагентов (пользователей имуществом), объектов имущества, местонахождений объектов (адресов) и кодов КОСГУ.

Счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)»

Скорректирован порядок применения счета 27. Согласно новой редакции п. 385 Инструкции 157н счет 27 применяется при учете форменного обмундирования, специальной одежды, материальных ценностей, относящихся к объектам основных средств и иного имущества, выданного учреждением в постоянное личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением.

Аналитический учет по счету ведется в разрезе сотрудников (пользователей имущества), объектов имущества (наименований форменной одежды), местонахождений объектов (адресов) и кодов КОСГУ.

Счет 45 «Доходы и расходы по долгосрочным договорам строительного подряда»

Входит в перечень новых забалансовых счетов, введенных Приказом № 198н. Счет предназначен для учета результатов долгосрочных договоров строительного подряда исполнителем работ (подрядчиком) по указанному договору в части объемов выполненных по долгосрочному договору строительного подряда работ, себестоимости выполненных по долгосрочному договору строительного подряда работ, расходов субъекта учета, понесенных в отчетном периоде сверх сводного сметного расчета и не включенных в себестоимость выполнения работ по долгосрочному договору строительного подряда.

При этом аналитический учет по счету ведется с учетом требований к аналитическому учету, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета) в разрезе долгосрочных договоров строительного подряда.

Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах

Какими нормативными документами устанавливается порядок учета на забалансовых счетах?
Что такое забалансовые счета бухгалтерского учета?
Особенности отражения данных на забалансовых счетах
Ответственность за неиспользование в учете забалансовых счетов
Итоги

Какими нормативными документами устанавливается порядок учета на забалансовых счетах?

Документы, законодательно регламентирующие отражение на забалансовых счетах операций и имущества:

приказ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета» от 31.10.2000 № 94;
закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
Гражданский кодекс РФ.

Что такое забалансовые счета бухгалтерского учета?

Забалансовые счета бухгалтерского учета, прежде всего, носят аналитический характер. Такие счета обобщают информацию о наличии и движении ценностей, которые не принадлежат субъекту хозяйствования, но временно находятся в его пользовании или распоряжении.

ВАЖНО! Согласно п. 332 Инструкции, утв. Приказом Минфина от 01.10.2010 № 157н, забалансовые счета бухгалтерского учета бюджетных учреждений используются для учета на них:

ценностей без права оперативного управления (арендованное, переданное в бесплатное пользование и другое имущество);
ценности, учитываемые вне балансовых счетов (ОС до 3 000 рублей, бланки строгой отчетности, призы и т.д.);
ожидающие исполнения обязательства.

Уже из названия таких счетов понятно, что они не находят своего отражения в бухгалтерском балансе. Приведем их перечень:

001 — «Арендованные основные средства». Учет объектов ОС, взятых в аренду у физлиц или юрлиц как по арендному договору, так и по соглашению безвозмездного пользования имуществом. Аналитика ведется по каждой номенклатурной арендованной единице, а также по каждому арендодателю. Инвентарный номер присваивается арендодателем.

ВАЖНО! Учет имущества, находящегося за пределами РФ, осуществляется обособленно по каждому объекту.

002 — «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». На счете отображается стоимость ТМЦ, которые поступили в организацию, но не принадлежат ей. Причин этому может быть несколько:
- Если условиями договора запрещено использование ТМЦ до полной оплаты.
- Полученные матценности от поставщика не соответствуют заявленным характеристикам по качеству товара, определенному договором (в этом случае они хранятся до полного разрешения претензионной ситуации).
- Право собственности на ТМЦ перешло к покупателю, но фактически в силу тех или иных причин они находятся у поставщика.
- В случае наличия действующего договора хранения.

ВАЖНО! Аналитика по счету 002 ведется по каждому контрагенту, номенклатурной единице, в том числе по виду, сорту, местам хранения. Стоимость ТМЦ указывается равной той, что зафиксирована в приемо-сдаточной документации.

003 — «Материалы, принятые в переработку». Счет применяется в учете организаций, специализирующихся на обработке давальческого сырья. Аналитика по данному счету аналогична аналитике, применяемой для счета 002.

ВАЖНО! Переработчик не возмещает расходы на стоимость сырья, при этом расходы по обработке сырья включаются в его текущие затраты на производство.

004 — «Товары, принятые на комиссию». Отражаются по цене, согласованной в договоре между комитентом и комиссионером. На счете обобщается информация о наличии и движении товаров, принятых на комиссию. Аналитика осуществляется по комитентам и видам товаров.
005 — «Оборудование, принятое для монтажа». Счет в основном используют организации, осуществляющие сложный монтаж механизмов или занимающиеся ремонтно-строительными работами. Учет оборудования для монтажа производится по стоимости, зафиксированной в договоре. Аналитический учет ведется по каждому заказчику и по каждой единице оборудования.
006 — «Бланки строгой отчетности». Учет осуществляется при наличии у фирмы трудовых книжек, удостоверений, квитанций строгой отчетности и пр. Аналитика может вестись по виду бланка и местам хранения.

ВАЖНО! Установление стоимости бланков — самостоятельное право организации.

007 — «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Здесь показывается аналитика по дебиторке после завершения всех процедур, необходимых для ее истребования. С истечением срока исковой давности и, как следствие, после принятия решения о списании задолженности в убыток организация учитывает ее на забалансовом счете в течение 5 лет. При этом дебитор может погасить долги вследствие улучшения финансового состояния. Дебиторская задолженность на счете отображается по каждому контрагенту.

Как списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, пошагово узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, оформите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

008 — «Обеспечения обязательств и платежей полученные». Учет сумм гарантий, полученных во исполнение контрагентом каких-либо обязательств (погашение товарного займа, оплата товара и т. д.). Аналитика ведется по каждому контрагенту. Сумма гарантий определяется договором.
009 — «Обеспечения обязательств и платежей выданные». Назначение счета — формирование данных о наличии и движении выданных гарантий с целью обеспечения выполнения обязательств и платежей. Аналитические записи на счете ведутся по каждой выданной гарантии.
010 — «Износ основных средств». Здесь формируются данные об износе объектов жилфонда и благоустройства, а также объектов лесного и дорожного хозяйства, сооружений судоходной обстановки. Некоммерческие организации учитывают на указанном счете ОС.

О ведении забалансовых счетов в бюджетном учете вы узнаете из нашей статьи «Рабочий план счетов бюджетного учета».

ВАЖНО! Начисляется износ в конце года, исходя из единых норм амортизационных отчислений, утвержденных постановлением Совмина СССР «О единых нормах амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР» от 22.10.1990 № 1072. Опираясь на вышеуказанный документ, организация приказом устанавливает норму амортизационных отчислений для целей бухучета.

011 — «Основные средства, сданные в аренду». Счет применяется, как правило, в компаниях, специализирующихся на лизинговой деятельности и формирует информацию о наличии и движении объектов ОС, переданных в аренду, если по условиям договора они должны учитываться на балансе арендатора (нанимателя). ОС на счете учитываются в оценке, указанной в договоре аренды. Аналитика ведется по каждой номенклатурной единице и арендатору.

Особенности отражения данных на забалансовых счетах

Главная особенность отражения на забалансовых счетах бухгалтерского учета заключается в том, что записи по ним не проводятся двойным методом.

Дт 001 — принятие ОС в аренду;

Кт 001 — возврат имущества арендодателю;

Дт 002 — получение на ответхранение ТМЦ;

Кт 002 — возврат ТМЦ собственнику (или принятие на баланс).

ВАЖНО! Организация может открывать дополнительные забалансовые счета, необходимые при учете фактов хоздеятельности.

Мы рекомендуем вам в конце календарного года проводить инвентаризацию «программных» забалансовых счетов и при необходимости списывать неверно отраженные суммы.

Как правильно это сделать, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Ответственность за неиспользование в учете забалансовых счетов

Для руководителя, допустившего пренебрежение требованиями бухучета, ответственность наступает по ст. 15.11 КоАП РФ в виде административного штрафа до 25 000 руб. и дисквалификации от 1 года до 2 лет.

Итоги

Забалансовые счета фиксируют аналитические данные, касающиеся ценностей, не принадлежащих фирме. Отсутствие забалансовых счетов в бухгалтерском учете фирмы при наличии у нее соответствующих объектов может не только исказить действительную картину хоздеятельности, но и повлечь административную ответственность.

Как вести учет на забалансовых счетах

Отражать операции на забалансовых счетах предписано всем организациям без исключения. Однако не все и не всегда относятся с должным вниманием к забалансовому учету.

Одиннадцать забалансовых счетов приведены в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению. В упомянутом документе дается определение забалансовым счетам – «счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации (арендованных основных средств, материальных ценностей на ответственном хранении, в переработке и т.п.), условных прав и обязательств, а также для контроля за отдельными хозяйственными операциями». Далее закон указывает, что бухгалтерский учет по забалансовым счетам ведется по простой системе. Это означает, что по дебету отражают поступление ценностей, выдачу или получение гарантий и других видов обеспечения обязательств, а по кредиту – выбытие ценностей и погашение обязательств, обеспеченных гарантией. Счета не корреспондируют ни между собой, ни с другими.

Отмечу, что бюджетные организации относятся к забалансовому учету с большей внимательностью. Да и самих счетов, утвержденных инструкцией № 25 н, на восемь штук больше. В кредитных организациях чаще используют термин «внебалансовый учет».

Обязательное условие

Тем, кто относится щепетильно к исполнению предписаний ПБУ и других нормативно-правовых актов, на практике утвержденных счетов в хозяйственной деятельности не хватает. Организации вынуждены открывать дополнительные забалансовые счета. К примеру, счет 012 «малоценные активы», предназначенный для организации надлежащего контроля за материалами в целях их сохранности (п. 3 ПБУ 5/01 «Учет материально-поизводственных запасов»), счет 013 «Нематериальные активы, полученные в пользование» (п. 39 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов).

О необходимости ведения забалансовых счетов указывается в пункте 5 статьи 8 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»: «все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий». А забалансовые счета, это те же счета бухгалтерского учета. Часть данных с забалансовых счетов должна быть раскрыта в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу. Об этом напрямую написано в пункте 27 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации».

Вести или не вести забалансовый учет?

Привлечь к ответственности за отсутствие «забалансового» учета налоговая служба может в соответствии со статьей 120 НК РФ. Инспекторы имеют возможность классифицировать данное правонарушение как систематическое неотражение операций на счетах.

Что, в свою очередь, является грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета. Это, пожалуй, все возможные санкции со стороны фискальных органов. И обойдется оно вам в десять тысяч рублей, поскольку доказать, что нарушение относится более чем к одному налоговому периоду, очень сложно.

Хотя тем, у кого имеются договора комиссии, стоит проверить, на какие счета отнесены товары, принятые на реализацию. Штрафов не будет, но вот отстаивать корректность исчисления налогов, возможно, придется в арбитражном суде. Если счет 004 «товары, принятые на комиссию» не использовался, а продукция была отражена в балансе, то налоговые органы будут рассматривать такую операцию как поставку. И арбитры, прошу заметить, в этой точке зрения поддержат фискалов (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 10.07.2007 г. № Ф08-3951/2007-1559А, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.12.2008 г. № А69-1835/06-8-Ф02-6680/08). Когда же налогоплательщики используют в учете забалансовый счет 004, суды не переквалифицируют договора комиссии в договора поставки (постановление от 5.12.2007 г. № Ф03-А73/07-2/5379, постановление от 5.12.2007 № Ф03-А73/07-2/5379).

Ведение забалансового учета, помогло обществу «Акционерная компания «Железные дороги Якутии» отстоять правильность исчисленного налога на имущество. Компания приобрела оборудование по поручению другого юридического лица, которое в последствии поставило купленный объект на учет как основное средство и отдало его ОАО «Акционерная компания «Железные дороги Якутии» на ответственное хранение. Ознакомиться с данной ситуацией подробнее можно в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 10 сентября 2010 года № А58-2300/2009. В свою очередь были письма фискальных органов, в которых говорилось, что оборудование и основные средства, отражаемые на забалансовых счетах, не признаются объектами налогообложения по налогу на имущество организаций (письмо Минфина от 15.05.2006 г. № 03-06-01-04/101, письмо УМНС по г. Москве от 9.06.2004 г. № 23-10/1/38452).

Главное значение, которое имеют забалансовые счета – это информирование пользователей бухгалтерской отчетности о финансово-хозяйственной деятельности организации. И отсутствие данных по этим счетам может ввести в заблуждение потребителей, которые будут работать с отчетом. И поскольку в настоящее время законодательство направлено на сближение российского учета и международных стандартов финансовой отчетности, то лучше все же приучить себя и компанию следовать четкому отражению всех имеющихся операций. Одним из методов сближения МСФО с РСБУ и устранения возможных претензий контролеров является подробное описание «забалансовых операций» в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу.

Мнение арбитров

К счастью для налогоплательщиков, арбитры чаще принимают их сторону. Судьи придерживаются мнения, что информация, подлежащая отражению в бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, не влияет на формирование актива и пассива баланса, а также не является доходом или расходом организации (Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 г. по делу № КА-А40/1181-09, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.06.2005 № А40-14510/05-80-45, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.07.2008 г. по делу № А19-566/08-20-Ф02-3528/08, Западно-Сибирского округа от 08.09.2004 г. по делу № Ф04-6301/2004(А75-4445-14). Вести забалансовый учет не очень сложно, но плюсов от его пользования такими счетами может оказаться гораздо больше, чем минусов. Особенно при обращении за защитой к Фемиде.

Светлана Щепетильникова, эксперт журнала «Расчет»

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Организация учета на забалансовых счетах: отражаем правильно

Общие положения
Особенности учета на забалансовых счетах

Забалансовые счета предназначены для отражения данных об имуществе, обязательствах или иных объектах учета, которые не являются объектами балансового учета. Кроме того, в определенных ситуациях на таких счетах формируется дополнительная информация об объектах балансового бухгалтерского (бюджетного) учета и совершаемых с ними операциях. Как правильно выбрать забалансовый счет и при этом не ошибиться, рассмотрим в данной статье.

Общие положения

Порядок ведения учета на забалансовых счетах установлен в разделе VII Инструкции N 157н.

Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе. Это означает, что метод двойной записи здесь не применяется. Операции отражаются в качестве увеличения или уменьшения показателя соответствующего забалансового счета.

Наряду с существующими забалансовыми счетами в рамках формирования учетной политики, организации бюджетной сферы вправе вводить дополнительные забалансовые счета. Такое действие со стороны учреждения возможно, если необходим сбор информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для организации внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование. Но, внимание! Обязательным условием для применения дополнительного забалансового счета является согласование его использования с субъектом консолидации (см. пп. 1, 332 Инструкции N 157н).

К сведению.
Субъектом консолидации является организация, которой предоставляется бюджетная (бухгалтерская) отчетность, – это финансовый орган, вышестоящий орган (ГРБС) или учредитель.

Кроме того, напомним, что все материальные ценности, активы и обязательства, учтенные на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе. Данное правило будет актуально и для вновь введенных дополнительных забалансовых счетов.

Особенности учета на забалансовых счетах

Проблем с применением забалансовых счетов у бухгалтера государственного (муниципального) учреждения не будет тогда, когда их описание совпадет с их назначением. Однако в хозяйственной деятельности учреждения могут возникать ситуации, в которых использование того или иного забалансового счета прямо не закреплено действующим законодательством. Как раз на этом этапе и встают вопросы о необходимости отражения показателей на забалансе или достаточности в организации управленческого учета вне рамок бюджетного (бухгалтерского) учета. Решение остается за учреждением, но в любом случае оно должно быть обоснованным, аргументированным и взвешенным, с оценкой трудозатрат для одного и второго вариантов учета.

При организации учета на забалансе для операций, в отношении которых не установлены отдельные забалансовые счета, возможен один из двух путей:

учреждение может воспользоваться своим правом на введение дополнительного забалансового счета
или
учреждение может выбрать из существующего перечня забалансовых счетов наиболее подходящий для конкретной ситуации, расширив его назначение.

Однако здесь опять призовем к предельному вниманию бухгалтеров, работающих в бюджетной сфере. Какой бы путь не был выбран учреждением, в обязательном порядке он должен быть закреплен в учетной политике. Таковы требования правовых актов в части ведения бюджетного (бухгалтерского) учета. Это раз.

Кроме того, и введение нового дополнительного забалансового счета, и укрупнение назначения уже существующего следует согласовать с субъектом консолидации. Необходимость согласования расширенного назначения уже действующего забалансового счета обусловлена тем, что именно ГРБС, учредитель или финансовый орган формирует сводную бюджетную (бухгалтерскую) отчетность и, соответственно, является основным ее пользователем. Поэтому, в первую очередь, орган, принимающий отчетность от учреждений, должен обладать оперативной и достоверной информацией о показателях, содержащихся в отчетности. Это два.

Если же в учреждении будет принято решение, что необходимости введения дополнительного забалансового счета или расширения назначения существующего нет, то возможна организация управленческого учета вне счетов бухгалтерского учета. Порядок формирования нужной информации может быть определен в разрезе ответственных лиц за сбор и отражение сведений путем занесения такой информации в специально отведенные журналы и т.п.

Забалансовый учет: назначение, правила ведения

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, фиксации и обобщения сведений в денежном эквиваленте о состоянии имущества, капитале и обязательствах предприятия и их изменениях. Вести его может бухгалтер, принятый в организацию по трудовому договору, или сторонняя компания.

Назначение учета

Ключевая задача бухгалтерского учета – формирование достоверных и полных сведений о работе предприятия, его имущественном состоянии. На основании этой информации:

предотвращаются негативные результаты хозяйственной деятельности;
выявляется внутрихозяйственный резерв, за счет средств которого обеспечивается финансовая устойчивость организации.

Осуществляется контроль за:

соблюдением законодательства при совершении предприятием различных операций;
целесообразностью работы организации;
использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
соответствием деятельности фирмы установленным стандартам, нормам и нормативам.

Забалансовый учет

Он необходим для обобщения сведений о наличии и движении имущества, не принадлежащего предприятию, но находящегося в его временном распоряжении либо пользовании, а также для обеспечения контроля некоторых хозяйственных операций. На практике его также называют «внебалансовым учетом». Однако это понятие используется, как правило, в отношении кредитных организаций.

Как показывает статистика, многие бухгалтеры или не ведут учет на забалансовых счетах, или отражают на них крайне мало сведений. Разумеется, составление любой отчетности – процесс весьма трудоемкий, требующий затрат сил, времени, прочих ресурсов, денежных в том числе. Ведение учета нельзя ни в коем случае превращать в формальность. Ведь основная задача бухгалтера – обеспечить контроль наличия и движения имущества и обязательств, чтобы впоследствии передать сведения руководителю предприятия. При этом ему необходимо соблюдать важнейшее правило – затраты на формирование отчетности не должны превышать пользу от нее. Оно распространяется и на учет на забалансовых счетах.

Нюансы

Прежде чем мы начнем разбираться с назначением и особенностями учета имущества на забалансовых счетах, отметим следующие моменты.

С конца 2000 г. для коммерческих организаций ничего не изменилось. В соответствии с типовым планом счетов бухгалтерского учета, забалансовых статей как было 11, так столько и осталось. Что касается бюджетных организаций, то у них ситуация иная. Ежегодно количество забалансовых счетов учета в бюджетных учреждениях меняется в сторону увеличения. Сегодня они используют сч. 01-42.

Надо сказать, что именно в бюджетном учете забалансовых счетов можно найти методологию по некоторым направлениям деятельности коммерческих компаний. Это особенно актуально в том случае, когда правила официально не установлены и организация процесса составления отчетности оставлена на откуп бухгалтера при формировании финансовой политики.

Зачем нужна забалансовая отчетность?

На первый взгляд, у предприятий, работа которых не связана жесткими правилами ведения забалансового учета, отсутствует необходимость в нем. Однако это не совсем так. Разберемся, почему.

Во-первых, бухгалтеры, проходившие аудиторскую проверку, прекрасно знают, что без забалансового учета, составленного должным образом, они не смогут получить положительное заключение специалистов. Прямая ответственность за его отсутствие не установлена. Однако КоАП предусматривает административное наказание за отсутствие информации по показателям, отражающим не менее 10 % данных о хозяйственных операциях.

Во-вторых, в последнее время проверка забалансового учета работниками налоговой службы стала регулярной и более тщательной. Это вполне объяснимо: налоговую службу постоянно проверяет государство и требует результатов работы. Инспекторы задают бухгалтерам самые разные вопросы. Например, где в балансе отражено помещение, в котором сотрудники предприятия выполняют свои обязанности? Если оно в документах не отражено, значит, люди сидят дома или трудятся на улице? Если в учете не показано помещение, как возможно принятие затрат на аренду в состав расходов по налогу с прибыли? Имущество в балансе отсутствует, значит, издержек нет. Инспекция вполне может направить дело в суд. А судебная практика далеко не всегда складывается в пользу плательщика.

В-третьих, составление забалансовой отчетности способствует сближению бухгалтерского и управленческого учета. Руководители любят задавать финансистам разные вопросы. К примеру, ноутбук за 40 тыс. руб. в учете не отражен, поскольку его списали в материалы, а затем в затраты. Это означает, что он больше предприятию не принадлежит, и любой работник может его забрать себе? Или, к примеру, несколько лет назад был куплен пакет программного обеспечения. После того, как операция ушла со статьи затрат предстоящих периодов, в учете этого ПО нет. Руководитель же хочет увидеть количество программ и сроки их лицензий в балансе.

С чего начинать?

В первую очередь, необходимо определить перечень активов, которые будут учитываться за балансом. Далее необходимо закрепить правила составления документов в финансовой политики предприятия. В идеале нужно составить корпоративные принципы, в том числе и по учету забалансового имущества. Их утверждает главный бухгалтер.

К примеру, закрепляется корпоративный принцип «Забалансовый учет бюджетного учреждения». В нем прописывается подробная инструкция по отражению сведений.

Отправной точкой для забалансового учета ОС и обязательств является инвентаризация имущества и оформление необходимых документов. Руководитель издает приказ. На его основании выполняется инвентаризация обязательств и активов, которые будут отражены в забалансовом учете. Формируется документ по результатам проверки – сличительная ведомость. Сведения из нее и переносятся в учет.

Важные моменты

Обратите внимание, сведения за балансом отражают внесистемно. Поступления показывают по дебету, списания – по кредиту. При забалансовом учете основных средств кредитового остатка быть не должно. Сведения на внебалансовых статьях на сумму баланса не влияют.

При формировании отчетности данные об имуществе отражаются в Пояснениях. Каждую операцию по забалансовым счетам необходимо подтверждать документами. Правила инвентаризации обязательств и активов действуют и в отношении внебалансовых статей.

Арендованные ОС

Существует перечень обязательств и активов, которые чаще других учитываются за балансом. Не следует, разумеется, считать этот список официальным. Мы рассматриваем только наиболее распространенные ситуации.

Начнем со счета 001 «Арендованные ОС». На нем отражаются сведения о:

Помещениях, взятых в аренду. В качестве основания для отражения данных будет выступать акт приема-передачи объекта. Его подписывают в момент заключения арендного соглашения. Как правило, в договоре не прописывается информация о стоимости передаваемого помещения (указывается только плата арендатора). Эти сведения можно запросить у собственника, но он может отказаться их предоставлять. Привлекать оценщика в таких ситуациях нецелесообразно. Для отражения данных бухгалтер может использовать условную стоимость, к примеру, 1 рубль за каждый метр. Важно прописать порядок условной оценки в финансовой политике предприятия или корпоративных принципах.
Ценностях, полученных вместе с арендованным помещением. Здесь также используется акт приема-передачи. Речь идет, например, о жалюзи, кондиционере, шкафах и пр.
Напольных кулерах, полученных за плату либо бонусом к питьевой воде. Для этих основных средств учет на забалансовом счете 001 осуществляется также по акту приема-передачи оборудования, оформляемом при получении кулера. В этом документе обычно отражается залоговая стоимость. Именно ее и выводят за баланс.

ТМЦ на ответственном хранении

Для них используется сч. 002. Как правило, на нем отражаются данные о бутылях для кулера. В день поступления воды поставщик вместе со стандартной накладной передает приходный и расходный документы (либо комбинированный вариант накладной). Залоговую стоимость бутылей можно взять из этих бумаг либо из договора.

На сч. 002 также могут учитываться коврики, предоставляемые клининговой компанией. Они периодически меняются по акту приемки-передачи.

От полноты сведений, отраженных на сч. 002, будет зависеть правильность расчета налога на имущество. Если будет выявлено, что предприятие приобрело ОС и без каких-либо оснований отразило их в забалансовом учете, то ему придется уплатить штраф, а также доначисленный налог. В таких ситуациях определяющее значение будет иметь право собственности. Если актив был получен в аренду либо безвозмездное пользование и оприходован по сч. 01 вместо 001, последствия не заставят ждать.

Бланки

Как правило, для бланков строгой отчетности используется условная стоимость, а их количество определяют прямым пересчетом. Эти сведения отражают на сч. 006. К бланкам строгой отчетности относят:

Чековые книжки, предоставленные банком.
Трудовые книжки и вкладыши к ним.
Абонементы для выдачи работникам.
Бланки удостоверений и дипломов.

Кроме того, на сч. 006 отражается информация о:

Исполнительных листах на сотрудников, уплачивающих алименты.
Листках нетрудоспособности.
Учредительной документации.

На основании данных можно проконтролировать лиц, ответственных за хранение бланков.

Обеспечение обязательств и выданных платежей

Сведения об этих операциях отражаются на сч. 009.

Если предприятие выступает в качестве поручителя, за балансом фиксируется информация в сумме соответствующего поручительства. Основанием для этого служит договор.

Любое предприятие может добавить свои статьи в забалансовый учет. Разумеется, все нововведения необходимо закреплять в финансовой политике.

Сложности на практике

Как правило, при оприходовании крупных объектов бухгалтера не испытывают особых проблем. Сложности, особенно в бюджетных учреждениях, начинаются, когда нужно учесть имущество, стоимость которого меньше 3-х тыс. руб. Специалисты рекомендуют составлять ведомость выдачи ценностей на нужды предприятия. Все порчи впоследствии отражаются на забалансовом счете 21.

Учет активов, стоимость которых превышает 3 тыс. руб., осуществляется до момента их выбытия. Списание отражается по кредиту счета. Дополнительные проводки составлять нет необходимости.

Балансовая стоимость активов до 40 тыс. руб. должна быть нулевой после ввода их в эксплуатацию. Что касается объектов, цена которых 3-40 тыс. руб., то по ним следует восстанавливать первоначальную ст-сть и амортизацию.

Списание имущества с забалансового счета производится по решению специальной комиссии. Основанием является акт, подписанный владельцем актива и руководителем предприятия. Формирование записи в отчете осуществляется на величину первоначальной стоимости.

Предоставление ценностей в пользование оформляется по сч. 21 на основании соответствующего акта. При этом одновременно изменяется ответственное лицо.

Активы стоимостью менее 3-х тыс. руб. на забалансовые счета бюджетной организации отражаются по полной стоимости. Исключением являются библиотечные фонды, а также недвижимость. Оприходование ОС производится по первичной документации, подтверждающей ввод их в эксплуатацию. Перемещение внутри предприятия отражают посредством изменения места хранения или ответственного лица.

Комиссионный договор

При передаче товара на продажу комитент не теряет право собственности. Следовательно, такое имущество учитывается на забалансовом сч. 004 по стоимости, отраженной в акте приема-передачи. При передаче объекта сумма подлежит списанию в полном размере. Проблемы у предприятия могут возникнуть, если такой товар будет учтен на балансе. В таком случае проверяющий налоговой службы квалифицирует сделку как куплю-продажу. Если оплату за объект вместо комитента внесет сторонний субъект, доказать законность такого действия будет весьма проблематично даже в суде.

Нарушения

Как показывает практика, ведение забалансового учета не вызывает особых проблем у бухгалтеров. Отражение сведений осуществляется довольно просто: поступление, получение либо предоставление гарантий фиксируется только в дебете, а погашение обязательств, соответственно, по кредиту. Между тем даже при такой несложной схеме некоторые специалисты не уделяют ведению внебалансовых счетов должного внимания. В итоге проверяющие сотрудники налоговой службы находят в документах ошибки и налагают штрафы.

В 15 статье КоАП закреплены административные меры за нарушения правил ведения бухучета. Речь, в частности, об искажении сведений любой статьи отчетности больше чем на 10 %. Дополнительно в 120 статье НК предусматривается ответственность за умышленное занижение стоимости объектов обложения или показателей доходных статей.

Заключение

В статье мы рассмотрели основные особенности ведения забалансового учета. Подведем небольшой итог.

Итак, специальные забалансовые статьи используются предприятием для учета материальных ценностей, находящихся во временном пользовании, т. е. не принадлежащие ему. Операции, связанные с оприходованием, отражаются всегда по дебету, а списания имущества – по кредиту. При необходимости бухгалтер может вести забалансовый учет в «1С». Для этого в систему нужно добавить соответствующие счета. В базовой версии уже присутствуют необходимые статьи расходов и субконто. Формирование типовых операций и отчетности осуществляется в стандартных документах.

Суммы, которые появляются на забалансовых счетах, в баланс не попадают. Именно поэтому величина чистых активов лизинговых компаний и предприятий, принимающих большой объем материалов на хранение, занижена.

Забалансовый учет очень важен для организации. Его результаты прямым образом влияют на эффективность управленческих решений руководителя. Кроме того, сведения забалансовых счетов всегда интересны пользователям отчетности. Эта информация позволяет заинтересованным лицам сформировать более полное представление о финансово-хозяйственной деятельности организации.

Специалисты не рекомендуют игнорировать необходимость ведения забалансового учета. В последнее время инспекторы налоговой службы особо тщательно проверяют сведения, отраженные вне баланса. Следует помнить о том, что в законодательстве установлена ответственность за предоставление неполных данных по финансово-хозяйственным операциям. Правила отражения сведений настолько просты, что даже начинающий бухгалтер вполне справится с задачей.