Правила заполнения журнала учета по форме № КМ-8

Форма КМ-8. Журнал учета вызовов технических специалистов

Журнал учета вызовов технических специалистов оформляется в случаях, когда от имени организации регистрируется обращение к какому-либо специалисту центра технической поддержки и обслуживания контрольно-кассовых машин и аппаратов в срочном порядке, при возникновении серьезной поломки. Также он нужен для проставления отметок о плановых технических осмотрах, регулярно проводимых для поддержания работоспособности установленного оборудования.

Как ведется и хранится

Журнал обычно находится на ответственном хранении у руководителя организации или его заместителя. Возможно также хранение у другого сотрудника (с прописыванием этого функционала в соответствующих документах).

Такая обязанность, как заполнение отдельных строк таблицы, лежит на конкретном техническом специалисте, который осуществляет ремонтные работы либо транспортировку аппарата или нескольких в центр технической поддержки для устранения неисправности.

Элементы журнала

Эта типовая форма принята Постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. Она получила наименование КМ-8. Ее код по ОКУД – 0330108. Он сразу же отмечен в бланке. С 2013 года этот вид документа не является обязательным. Однако ввиду своего удобства и практичности не выходит из обращения. Документ представляет собой книгу с:

обложкой;
заполнением четных страниц;
заполнением нечетных страниц.

Каждый разворот при этом имеет одинаковый вид и одинаковые графы.

Обложка

На лицевой стороне крупно печатается надпись «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» с указанием периода существования. В правой верхней части этого листа заполняются важные данные:

форма по ОКУД;
номер ОКПО;
ИНН;
вид деятельности организации по ОКВЭД.

Также на этой странице указывается название самой организации или структурного подразделения. Внизу листа — ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение и заполнение журнала.

Четные страницы

Таблица выбрана для граф этого документа из-за максимальной эффективности расположения информации в ней. На четной стороне расположены графы с первой по шестую. Они должны содержать такую информацию:

порядковый номер;
дату и время обращения в центр технической поддержки;
номер поступившей заявки;
номер производителя изучаемой контрольно-кассовой машины;
регистрационный номер контрольно-кассовой машины;
цель или причину, по которой поступило обращение (в том числе — плановое техническое обслуживание).

Причем специалист может осуществлять как подключение и ввод в эксплуатацию оборудования, так и обратный процесс. На нем лежат обязанности по периодической проверке исправности денежных контрольных счетчиков и электронной части контрольно-кассового оборудования, при необходимости – мелкого и крупного ремонта. Последний осуществляется бесплатно, если не истек гарантийный срок аппарата.

Нечетные страницы

На нечетных страницах журнала расположены графы с седьмой по двенадцатую. В них отражены:

ФИО и данные конкретного сотрудника центра технического обслуживания, который выполнил задание по ремонту либо осуществил его диагностику и транспортировку;
ФИО представителя налоговой инспекции, осуществляющего контроль за финансовой деятельностью организации и под чью ответственность КММ поступает в центр технической поддержки для выполнения ремонтных работ;
отметка об опломбировании и оттиск клейма аппарата;
содержание выполненной работы;
подпись специалиста технического обслуживания, выполнившего работы;
подпись материально ответственного лица (сотрудника организации), которое выполнило прием ремонтных работ КММ.

В представленном для распечатки бланке находится 44 строки для заполнения. При необходимости допустимо распечатывание новых четных и нечетных страниц таблицы. Причем делать это необходимо парами. Для заполнения данных о выполнении одного факта ремонтных или профилактических работ с КММ необходимо иметь в наличии минимум четную и нечетную страницу документа.

С какой периодичностью заполняется

Обычно журнал учета вызовов технических специалистов составляется на годовой период заполнения. На следующий год делается новый. Сроки его заполнения зависят от удобства использования в каждой конкретной организации. Можно не отмечать дату окончания действия, тогда бумага считается бессрочной.

Когда оформляется

Журнал должен заводиться непосредственно после приобретения ККТ. Перед заполнением нужно распечатать, пронумеровать, поставить печать организации на каждом из листов, затем – прошить. Подпись руководителя компании должна стоять также на каждом развороте.

Изменения

Постепенно кассовые аппараты меняются, вводятся новые модели, старое оборудование выходит из обращения. В связи с этим можно использовать журнал учета вызовов технических специалистов для ввода в эксплуатацию, технического обслуживания и ремонта агрегатов без ЭКЛЗ, переносных устройств.

К сведению! В Закон под номером 54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении ККТ» были внесены в 2016 году корректировки в связи с описанными процессами. Они предполагают, что организация может изменить установленную форму по собственному желанию, отметив этот принципиально важный момент в своей документации.

Дело в том, что не все графы могут подходить под описание используемого на практике кассового аппарата.

Какие работы могут проводиться

Отметки технического специалиста могут быть сформулированы как:

техническое обслуживание (с опломбированием);
фискализация;
замена ЭКЛЗ;
перепайка блок-схемы;
чистка и пр.

В любом случае журнал учета вызовов технических специалистов – важный документ для бухгалтерской и налоговой отчетности. Он минимизирует риск незаконного изъятия денежных средств, позволяет предоставить полную отчетность контролирующим компанию органам.

Правила заполнения журнала учета по форме № КМ-8

Для отражения итогов ВФК в коммерческих структурах может использоваться не только журнал, но и иной регистр. Вид его определяется внутренним локальным актом. Например, положением о внутреннем контроле в ООО или ПАО может утверждаться форма журнала внутреннего финансового контроля или форма другого документа (реестра, регистра, свода), составляемого по итогам контрольных мероприятий. Состав информации и структуру такого документа (регистра) разрабатывает сама компания исходя из своих внутрифирменных задач и потребностей.

В отдельных случаях форма, вид и порядок заполнения подобного регистра закреплены законодательно. К примеру, для бюджетных структур форма журнала, правила его составления и ведения приведены в приложении № 4 к приказу Минфина РФ от 07.09.2016 № 356, разработанному в целях исполнения ст. 162.2-1 Бюджетного кодекса.

Скачайте бланк журнала учета результатов внутреннего финансового контроля на нашем сайте.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Как заполнить журнал (на примере казенного учреждения)

В процессе ВФК проверяются конкретные процедуры: порядок ведения бухгалтерского учета, составление и представление отчетности, исполнение плана финансово-хозяйственной деятельности.

Оформлению журнала в бюджетном учреждении предшествуют такие мероприятия, как оценка бюджетного риска и оформление специальных карт, которые заполняются по процедурам с высоким и средним уровнем риска.

Ниже приведен образец записей в журнале внутреннего финансового контроля на примере казенного учреждения:

По результатам ВФК, отраженным в журнале и иных завершающих контроль документах, принимаются соответствующие решения, направленные на недопущение в будущем выявленных нарушений, повышение исполнительской дисциплины и т. д.

Журнал финансового контроля предназначен для обобщения информации по результатам контрольных процедур в рамках финансового контроля. В нем отражаются вид проверяемой учетной операции, выявленные нарушения, причины их возникновения, ответственные исполнители и т. д. Состав и структуру этого регистра коммерческие предприятия определяют сами, а для бюджетных организаций они предусмотрены в отдельном приказе.

Еще больше материалов по теме в рубрике «Аудит».

Интересные статьи:

Элементы журнала Эта типовая форма принята Постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. Она…

Составные части журнала Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой…

«Налоговый вестник» экономит деньги! ЖУРНАЛ «НАЛОГОВЫЙ ВЕСТНИК» № 08/2019 Темы номера: Оплата за товар банковской…

Формы и способы осуществления ВФК. ВФК проводится по линии административного и осуществление внутреннего финансового контроля.…

Замена журнала кассира (КМ-4) Замена журнала кассира операциониста происходит если он закончился или утрачен. КУПИТЬ…

Правила заполнения журнала учета по форме № КМ-8

Для чего нужен журнал по форме КМ-8
Каковы особенности заполнения и учета журнала КМ-8

Журнал КМ-8 предназначен для учета обращений к специалистам по ремонту, настройке и профилактике ККМ. Каким образом в журнале КМ-8 следует фиксировать те или иные сведения?

Для чего нужен журнал по форме КМ-8

Журнал КМ-8 — унифицированный первичный документ, который был введен в деловой оборот Госкомстатом в постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета торговых операций» от 25.12.1998 № 132.

Основное назначение данного документа — учет обращений субъекта, имеющего ККМ, к техническим специалистам в случае, если ККТ не работает или нужно проверить ее техническое состояние.

Внесение в 2016 году изменений в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ сделало возможной замену этой формы бланком, разработанным самостоятельно. С 01.07.2017 в связи с переходом к использованию принципиально иных технических устройств в качестве кассовых аппаратов не все разделы (поля, графы) журнала оказались востребованными. Хотя и в этом случае возможно продолжать его использовать для регистрации вызовов технических специалистов, только теперь уже для ремонта онлайн-устройств, а не кассовых аппаратов, оснащенных ЭКЛЗ.

О том, что характеризует новую кассовую технику, читайте в статье «Порядок перехода на онлайн-кассы с 2016 года».

Каковы особенности заполнения и учета журнала КМ-8

Как же заполнялся журнал КМ-8 во времена работы с ККМ, имевшими ЭКЛЗ?

На обложке документа фиксировались:

наименование торгующего субъекта, код по ОКПО, ИНН, название отдела, в котором использовалась ККМ;
период, за который осуществлялось ведение журнала;
Ф. И. О., должность сотрудника, отвечавшего за ведение документа.

В основной таблице журнала КМ-8 указывались:

дата вызова технического специалиста;
сведения о ККТ;
причина вызова специалиста;
Ф. И. О. специалиста, который пришел ремонтировать или проверять ККТ;
Ф. И. О. представителя ФНС, заверившего факт фискализации ККТ либо иной операции, требующей заверения ФНС (например, замены ЭЛКЗ);
сведения об опломбировании ККТ, оттиски клейм технического центра;
подписи технических специалистов и лиц, отвечающих за приемку ККТ.

Большая часть разделов журнала заполнялась специалистом организации, обслуживавшей ККТ. Сотрудник соответствующей фирмы вносил в документ сведения о проведенной работе, а также фиксировал в журнале КМ-8 данные об опломбировании.

Если ККТ нужно было ремонтировать, то сведения об этом вносились в журнал и впоследствии удостоверялись подписью специалиста обслуживающего центра. Также свою подпись ставил сотрудник торгующего субъекта, осуществлявший приемку отремонтированных ККМ. Часто такая обязанность возлагалась на работника, отвечавшего за ведение журнала КМ-8.

О том, будет ли создавать проблемы в работе с онлайн-устройствами временное отсутствие интернет-связи, читайте в материале «Проблемы со связью не помешают работе с онлайн-кассой».

Журнал требовалось прошить, пронумеровать, а также заверить подписью руководителя еще до фискализации ККТ. Храниться документ должен был также у высшего руководства торгующего субъекта.

Бланк журнала доступен для скачивания на нашем сайте.

Журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ. Форма КМ-8

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Счета на оплату
Счета-фактуры
Накладные

Путевые листы
Доверенности
Акты выполненных работ

Акты приемки, инвентаризации
Коммерческие предложения
Кассовые ордеры

Журнал по форме № КМ-8 применяется в организациях в следующих случаях:

— при возникновении неисправностей администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

— проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей ККМ, устранения мелких неисправностей.

Унифицированная форма № КМ-8 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3

50 актуальных бланков документов
Торговый и Складской учёт
CRM-система для работы с клиентами

Банк и Касса
Интеграция с интернет-магазинами
Встроенная почта и отправка SMS

Как правильно заполнить журнал КМ-8

Журнал ведётся специалистом технического центра, который делает записи о проведённых работах и находится у руководителя организации или его заместителя.

В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части ККМ делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины в центр технического обслуживания на ремонт. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приёмке работ по ремонту ККМ.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Какие документы вести при онлайн-кассе

Какие документы теперь нужно заполнять при использовании онлайн-кассы? Нужен ли журнал кассира-операциониста? Узнайте ответы на эти вопросы прямо сейчас.

Новый закон о применении ККТ (№ 54-ФЗ) автоматически отменил оформление целой серии документов, которые раньше приходилось вести вручную. Теперь акты, журналы и справочные отчеты автоматически формируются в электронном виде. Однако появились и принципиально новые документы, которых раньше не было – например, чек коррекции.

Согласно 54-ФЗ, при применении ККТ следует руководствоваться непосредственно самим законом и нормативными актами, принятыми в соответствии с ним различными ведомствами.

Какие документы не надо заполнять

Согласно письмам ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059 и Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 больше не нужно заполнять так называемую «первичку» — первичные документы бухгалтерского учёта по регистрации поступления средств от населения. К таким документам относятся формы КМ-1 – КМ-9:

форма КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ»;
форма КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
форма КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
форма КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
«журнал кассира-операциониста» (форма КМ-4);
«журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста» (форма КМ-5);
«справка-отчёт кассира-операциониста» (форма КМ-56);
«сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации» (форма КМ-7);
«журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»; (форма КМ-8).

Таким образом, письма Минфина и ФНС отрицательно отвечают на один из самых частых вопросов бухгалтеров, предпринимателей и кассиров: «Нужно ли вести журнал кассира-операциониста при онлайн кассе». Этот документ остается в прошлом. Данные, которые содержались в таких формах, теперь передаются в ФНС в электронном виде автоматически. Как отмечают бухгалтеры, вести учёт с онлайн-кассой стало удобнее.

Какие документы по-прежнему нужно заполнять

Закон не затронул правил ведения кассовой книги, оформления кассовых ордеров на приход и расход.

Кассовая книга – обязательный унифицированный регистр. Её обязаны вести все компании, в электронном или бумажном виде на выбор. Книга составляется по форме КО-4. Кассовая книга обязательна для всех владельцев онлайн касс и касс старого образца.

Бланки строгой отчётности теперь печатаются через онлайн-кассу или предоставляются покупателю в электронном виде (например, на электронную почту или в СМС на указанный покупателем номер телефона).

Какие новые документы нужно заполнять

В 54-ФЗ упоминаются два принципиально новых документа – чек коррекции и чек с признаком «возврат прихода».

Чек коррекции пробивается при обнаружении неучтенной выручки – на сумму превышения. Также он будет нужен, если в торговой точке внезапно отключили электроэнергию и расчёт велся наличными.

Чек с признаком «возврат прихода» оформляет при возврате средств за товар или услугу (как наличных, так и тех, что были сняты с банковской карты).

Появились и такие документы, как отчёты об открытии и закрытии смены (между операциями не должно проходить больше 24 часов), отчёт о закрытии фискального накопителя, подтверждение оператора.