Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Новости

Новые сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета в 2021 году в организации

03.Мар.2021

Сроки хранения налоговых документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Категория документации	Вид документов	Срок хранения
Налоговый учет	Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним	5 лет
Налоговый учет	Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов	5 лет
Налоговый учет	Счета-фактуры	5 лет
Налоговый учет	Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников	5 лет
Налоговый учет	Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС	5 лет
Налоговый учет	Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом	5 лет
Налоговый учет	Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН	5 лет
Налоговый учет	Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов	5 лет
Налоговый учет	Переписка о реструктуризации задолженности по налогам	6 лет
Налоговый учет	Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников	50/75 лет
Налоговый учет	Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ	При наличии лицевых счетов — 5 лет
		При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
		Налоговый учет	Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС	5 лет
Налоговый учет	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов	При наличии лицевых счетов — 6 лет
		При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
		Бухгалтерский учет	Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества)	5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки)	5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет	Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета)	5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учет	Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерский учет	Промежуточная бухгалтерская отчетность	5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерский учет	Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы)	Постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерский учет	Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:	а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
а) у аудируемого лица;	б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах	а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет		Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)	При наличии лицевых счетов — 6 лет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет	Документы по личному составу организации	50/75 лет
Кадровый учет	Коллективные договоры	Постоянно
Кадровый учет	Перечни профессий	По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет	Графики отпусков	3 года
Кадровый учет	Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)	До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет	Документы о премировании сотрудников	5 лет
Кадровый учет	Приказы о кадровых перемещениях	50/75 лет
Кадровый учет	Личные карточки работников	50/75 лет ЭПК
Кадровый учет	Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже.	5 лет
Кадровый учет	Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве	а) 45 лет;
	связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно
	а) по месту составления;
	б) в других организациях	б) 5 лет
Кадровый учет	Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях	3 года
Кадровый учет	Заявки о потребности в иностранных работниках	1 год
Кадровый учет	Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения)	5 лет
Кадровый учет	Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий	1 год
Кадровый учет	Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)	45 лет

Санкции за нарушение порядка хранения документов

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Правила хранения электронных документов в организации и у ИП

Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Общие принципы

Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.

Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

Организация хранения электронных документов

В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила):

— Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

— В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).

— Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).

— Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).

— Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).

— Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

— при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;

— при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.

Особенности хранения электронных счетов-фактур

Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Хранение счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (п. 10 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@)

Храните подлинники!

Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.

Так, ФНС России не раз подчеркивала, что замена подлинника документа его электронным скан-образом (копией) не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа. В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Электронный скан-образ, даже будучи подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон, подписавших оригинал, останется лишь копией (Письма ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@, от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

В связи с этим напомним, что «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) вводит следующие понятия:

— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

— дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

— копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (п. 23 — 25) определено, что экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Совсем недавно Правительством РФ внесен в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов). Если он со временем станет законом, это расширит возможности для маневрирования в сфере организации хранения документов. Могут быть на законодательном уровне разрешены конвертация электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания), а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. Это позволит хранить исходный документ один год, а весь оставшийся срок хранения – преобразованный документ равнозначный подлиннику. Безусловно, речь не идет о банальном копировании. Например, электронный дубликат бумажного документа согласно законопроекту будут получать так:

1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).

2. В дубликате будут в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа.

3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.

4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.

Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.

Хранение документов бухгалтерского учета

В процессе активной деятельности организации накопление и хранение первичной бухгалтерской документации является закономерным результатом. И правильное сохранение ее обязательно для любой организации независимо от величины предприятия, чего требуют соответствующие законы и нормы.

Законодательная база

Хранение первичных бухгалтерских документов регламентируется рядом законодательных актов и требований, нарушение которых может повлечь за собой штрафы и ответственность.

Стоит отметить следующий момент – так как деятельность бухгалтерии многозадачна и включает в себя налоговую отчетность, кадровые вопросы, трудовые отношения и т. п., она подпадает под действие сразу нескольких законодательных актов. В результате требования некоторых из них могут идти внахлест друг с другом, что может привести к некоторой путанице. Поэтому в данном случае всегда выбирается более строгий вариант. В частности, по срокам хранения документов бухгалтерского учета выбирается больший.

При организации процесса подготовки документации для сохранения, оперативного хранения и передачи в архив руководствуются следующими законами и нормами: Законом № 402 (с последующими изменениями, внесенными Законом № 444), Законом № 125 от 22 октября 2004 г., перечнем документации, оговоренным приказом № 236 Росархива, Налоговым кодексом (в частности, ст. 23).

Место хранения бухгалтерского архива документов.

До истечения календарного года и до момента передачи в архив бухгалтерские документы находятся на оперативном хранении непосредственно в структурных подразделениях организации. Обычно такое хранение осуществляется в сейфах или шкафах с назначением ответственных лиц. Все материалы подшиваются в дела – папки по 250 листов (скоросшиватели – для кратковременного сохранения и брошюрованные – для материалов для более длительного срока). К каждому делу прилагается обложка с необходимыми данными по подразделению, ответственному лицу, датами начала и конца использования, сроками сохранения и примечаниями.

Когда практическая надобность в оперативных материалах истекла, они размещаются в архив организации или передаются на хранение во внешний архив, помещение которого должно быть пожаробезопасным и хорошо охраняемым. В нем должен поддерживаться микроклимат, способствующий длительному сохранению бумажных носителей (температура в пределах 17–19 градусов и влажность порядка 50–55%). В помещениях архива периодически необходимо проводить обработку во избежание развития грибков и появления грызунов.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Сроки подробно оговаривает перечень, разработанный Росархивом и зарегистрированный Минюстом РФ. Согласно ему, основная масса бухгалтерских материалов должна храниться не менее 5 лет с момента окончания. Также определен вид документации для постоянного хранения.
Для части материалов существует правовое противоречие по срокам. Например, это касается документов, являющихся основанием для расчета налогов или страховых взносов. По ним каждый нормативный акт предусматривает свои сроки, а именно: Закон о бухучете (ст. 29) – 5 лет и более, Налоговый кодекс – 4–6 лет в зависимости от их предназначения. Здесь следует руководствоваться большим сроком.
Документы, которые подтверждают убыток, вследствие того, что сам убыток может переноситься на более поздний период для уменьшения налогооблагаемой базы, необходимо хранить в течение всего срока использования.

Начало сроков хранения

Датой начала исчисления сроков хранения первичных бухгалтерских документов нужно считать первое число года, идущего за годом окончания использования документа. Это может быть год, следующий за годом окончания действия договоров, за годом после принятия на учет первички, за годом последнего использования материалов налогового учета и т. п.
Помимо этого, есть свои нюансы в оперативном сохранении документации по амортизации и безнадежной задолженности, что оговаривается статьями 23 и 252 Налогового кодекса и письмом Министерства финансов № 03-03-06/1/2598 соответственно.
Сохранение электронной документации законодательными актами отдельно не оговорено. Поэтому сроки стоит принимать такие же, как и по бумажному варианту.

Ликвидация по истечении сроков

По завершении срока сохранения документация должна быть уничтожена. Для этого создается экспертная комиссия из сотрудников или специалистов аутсорсинговой компании, которая проводит оценку ценности материалов, осуществляет отбор документации на уничтожение, составляет соответствующие акт и опись материалов, которые следует уничтожить.
Уничтожение производится путем измельчения бумажных носителей – шредированием. После чего составляется акт об уничтожении.

Ответственность

Основная ответственность за утерю бухгалтерских документов возлагается на руководство организации.
За отсутствие требуемой документации руководитель, главный бухгалтер и предприятие могут быть оштрафованы. Сумма штрафа зависит от вида документации, налогового периода, повторности нарушения, наличия доказательств умышленного уничтожения документации в корыстных целях.
В случае обнаружения факта пропажи бухгалтерских документов создается комиссия для проведения расследования. А она, в свою очередь, по результатам расследования составляет акт, который и должен стать разъяснением причин потери бумаги как для руководства, так и для контрольных органов.

Почему нам доверяют хранение бухгалтерского архива документов?

Наша архивная компания «Делис Архив» обладает огромным опытом оценки и надежного хранения бухгалтерских документов. Для этого мы имеем профессиональный персонал, оборудованный архив, лучшие программные комплексы для учета и поиска необходимых архивных материалов, надежную охрану.

Ваши бухгалтерские документы будут в полной сохранности!

Храним документы в организации правильно

Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
  а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
  б) годовая — постоянно;
  в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);
  г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

• убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
• убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

• цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
• стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
• цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
• стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или НК РФ).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Срок годности документов

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

• налоговые;
• бухгалтерские;
• кадровые.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Санкции за неправильное хранение документов

За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:

• юрлиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
• должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

Статья актуальна на 27.01.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур