...

Топливные карты учет в бухгалтерии

Особенности учета топливных карт на предприятии

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Что собой представляют топливные карты
  2. Рекомендации по учету
  3. Налоговый учет
  4. Проводки по ТК для бюджетных субъектов
  5. Законодательное обоснование
  6. Распространенные ошибки

Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.

Вопрос: Как отразить в учете организации, оказывающей транспортные услуги, операции по приобретению топлива для автомобилей с использованием топливных карт, которые поставщик предоставляет бесплатно?
Посмотреть ответ

Что собой представляют топливные карты

Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:

  • Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
  • Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
  • Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
  • Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.

Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.

Вопрос: Как отразить в учете приобретение топливных карт?
Организация, оказывающая автотранспортные услуги, заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива на АЗС с использованием топливных карт (технических средств учета отпуска топлива, не являющихся средством оплаты топлива).
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В месяце заключения договора организация перечислила поставщику денежные средства в оплату стоимости изготовления 15 топливных карт в сумме 1 800 руб. (в том числе НДС 300 руб.).
Срок действия топливных карт составляет 24 месяца, после чего они заменяются на новые (без доплаты). В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб., учитывается в качестве материально-производственных запасов (МПЗ). Согласно учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым, в полной сумме списывается на расходы на дату его передачи в эксплуатацию.
Посмотреть ответ

Рекомендации по учету

Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:

  • Нужна Учетная политика, а также План счетов.
  • Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.

Как отражать приобретение бензина по топливным картам и его списание в расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

  • В политике по отражению сведений излагается эта информация: стоимость списания и оприходования бензина, метод учета трат, метод помещения карт на баланс. Также должны быть указаны названия складов оприходования ГСМ.
  • Необходимо установить тип путевого листа.
  • Утверждается приказ о норме расходования бензина. При этом нужно основываться на нормах Минтранса.
  • Осуществляется контроль над тратой ГСМ больше установленного показателя. В путевом листе указывается как утвержденная норма, так и реальный расход. Перерасход помещается на счет 91.2 «Непроизводственные траты».
  • Требуется завести журнал учета прихода и списания ТК. В нем указываются дата выдачи, ФИО специалиста, момент возврата ТК, обозначение ТС.
  • Разрабатывается табличная ведомость.
  • ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.

    Топливные карты в бухучете

    ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:

    • ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
    • ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
    • ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
    • ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
    • ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.

    Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.

    Бухучет трат на топливо

    Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:

    • Счет-фактуру.
    • Помесячный отчет по платежам.
    • Накладную.
    • Акт сверки взаиморасчетов.

    В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:

    • ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
    • ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
    • ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
    • ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
    • ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
    • ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.

    Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.

    Налоговый учет

    Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

    • Принятие ТК к учету.
    • Получение счет-фактуры.
    • Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.

    Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

    • Обоснование трат, если они не превышают норму.
    • Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
    • Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.

    При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.

    Проводки по ТК для бюджетных субъектов

    Проводки по ТК будут следующими:

    • ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
    • ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
    • ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
    • ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
    • ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
    • ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.

    К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.

    Законодательное обоснование

    Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:

    • Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
    • Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
    • Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
    • Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
    • Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.

    Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.

    Распространенные ошибки

    Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:

    • Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.
    • ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.

    Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.

    Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии

    Что делать бухгалтеру, если ввели топливные карты? Как вести учет гсм и бензина по топливным картам, не нарваться на проблемы с отчетностью и вернуть НДС 18%.

    Из этой статьи Вы узнаете:

    Бухгалтерские проводки

    Возврат 18% НДС

    Как учитывать топливо по топливной карте

    Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии

    Инструкция для бухгалтера

    Стоимость карты, если она платная, ведется на счете «Прочие расходы». В конце месяца, к стоимости топливной карты прибавляется стоимость топлива и услуг, которые были куплены с использованием карты.

    Работа бухгалтера упрощается. Потому что в бухгалтерских счетах не надо отображать выдачу топливной карты и делать проводки денежных средств, которые, фактически, не выдаются.

    Бухгалтерский учет расхода топлива не меняется. Есть нормативный и фактический расход, а затраты топлива подтверждаются путевыми листами. Но есть и разница.

    Бухгалтерские проводки

    Есть два способа:

    1. Резервирование ГСМ топливной компанией. Вы оплачиваете топливо, а на карту начисляют литры. Операция передачи топлива проводится в день денежного расчета между топливной компанией и заказчиком. Обычно, при такой операции, пишут, что дебет «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика», а кредит 60 – сколько топлива зарезервировано.
    2. Покупка ГСМ с оплатой топливной картой. Деньги заносите на карту, а потом водитель обменивает их на топливо. В этом случае дебет «10 с/сч ГСМ в бензобаках автомобилей», кредит «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика».

    Возврат 18% НДС

    Вернуть НДС 18% можно с момента, когда Вы получили счет-фактуру от поставщика ГСМ. Выбирайте компанию, которая обеспечит высокую скорость работы и присылает счета оперативно. Как показывает практика, официальные дилеры работают быстрее, чем офисы самих топливных компаний.

    Что с УСН? Если компания или индивидуальный предприниматель работает по упрощенной системе налогообложения (УСН ставка 6%), то он не может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

    Как учитывать топливо по топливной карте

    Расскажем об этом на примере известной компании «Рога и копыта».

    Руководитель компании «Рога и копыта» заключил договор с ООО «ГАЗ-КАРД» на использование топливной карты «Газпромнефть». Когда формальности были улажены, карты прибыли в офис компании «Рога и копыта» с курьером. Так как компания «ГАЗ-КАРД» официальный дилер «Газпромнефть», то за карты платить ничего не надо. Они бесплатные, как и их обслуживание.

    Карту закрепили за машиной Cadillac Escalade, который записан на компанию, и Петровичем – водителем ген. директора.

    На топливную карту перечислили аванс в размере 5 900 р., включая НДС 18% 900 р. За месяц, водитель купил 380 литров топлива. Цена 1 литра 15 руб./л. НДС 2,29 руб.

    В конце месяца, пусть это будет июль, карьер доставил из «ГАЗ-КАРД»:

    • счет-фактуру,
    • акт приемки-передачи (с объёмом и стоимостью топлива);
    • отчет по операциям с топливной картой.

    Бухгалтер компании «Рога и копыта» сделает такую проводку.

    Операция Дебет Кредит Сумма (руб.)
    на 30.06.
    Перечислен аванс 60 с/сч 51 5900
    на 03.07.
    Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2288 (180 л * (15 — 2,29))
    Учтен входной НДС 19 60 412
    на 17.07
    Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2542 (200 л * (15 — 2,29))
    Учтен входной НДС 19 60 458
    на 31.07
    Зачтен ранее перечисленный аванс 60 60 с/сч «Авансы выданные» 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
    Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) 68 с/сч «Расчеты по НДС» 19 870 (412 + 458)

    Резюме

    Введение топливных карт помогает контролировать расход топлива и значительно упрощает работу бухгалтерии. Ведь документы: счет-фактура, акт приёмки-передачи и отчет по операциям, приходящие каждый месяц, помогают быстрее собрать бухгалтерскую отчетность.

    Механики и диспетчеры лучше контролируют расходы топлива водителем, получая уведомления онлайн обо всех покупках. Расходы за каждый месяц сохраняются в системе и хранятся год, а иногда больше, поэтому можно легко увидеть, если водитель мухлюет с топливом.

    Начальник автопарка и руководитель компании узнает о расходах на ГСМ за несколько минут, выгрузив статистику с личного кабинета, к которому привязаны карты.

    Контроль над расходами, а также существенная экономия на ГСМ сделали топливные карты популярными для юридических лиц и ИП.

    Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ

    Приобретение топливной карты (смарт-карты) – один из способов снабжения организации ГСМ. Помимо него, организация может приобрести топливо:

    Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

    Виды топливных карт

    Топливные карты бывают:

    • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
    • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

    Совет: в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

    Как оформить топливную карту

    Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

    Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

    1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

    2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

    3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

    • счет-фактуру;
    • акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;
    • подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

    Журнал учета топливных карт

    Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

    Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

    Бухучет: получение карты бесплатно

    В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

    Бухучет: приобретение с условием возврата

    В этом случае организация должна внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, организация возвратит ее обратно, а поставщик вернет ей залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете в условной оценке. В отношении топливных карт можно открыть дополнительный субсчет, например, 015 «Топливные карты».

    При оплате и получении топливной карты в бухучете сделайте следующие проводки:

    Дебет 60 Кредит 51

    – перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

    Дебет 009

    – отражено выданное залоговое обеспечение;

    Дебет 015 «Топливные карты»

    – принята топливная карта за баланс.

    При возврате карты эмитенту:

    Дебет 51 Кредит 60

    – получена залоговая стоимость топливной карты;

    Кредит 009

    – списано выданное залоговое обеспечение;

    Кредит 015 «Топливные карты»

    – списана топливная карта с забалансового учета.

    Бухучет: приобретение карты за плату

    В этом случае стоимость топливной карты (за вычетом НДС) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99). Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом. Например, на счете 015 «Топливные карты». Кроме того, для более детального контроля целесообразно отражать поступление и движение топливных карт в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

    В бухучете сделайте записи:

    Дебет 60 Кредит 51

    – оплачена топливная карта;

    Дебет 20 (23, 26, 44. ) Кредит 60

    – списана на расходы стоимость топливной карты;

    Дебет 19 Кредит 60

    – отражен НДС со стоимости купленной карты;

    Дебет 015 «Топливные карты»

    – учтена топливная карта;

    Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

    – принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте.

    Налоговый учет топливных карт зависит от условий, на которых поставщик их предоставляет (безвозмездно, под залог, за отдельную плату), а также от системы налогообложения, которую применяет организация.

    ОСНО

    Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в налоговом учете не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

    Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

    Если поставщик предоставляет топливную карту за плату, то ее стоимость можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания топливной карты

    4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику с расчетного счета организации. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). 5 июня карта выдана менеджеру А.С. Кондратьеву. 1 августа Кондратьев уволился и сдал карту. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт .

    В бухучете организации сделаны следующие проводки.

    Дебет 60 Кредит 51
    – 118 руб. – оплачена топливная карта;

    Дебет 26 Кредит 60
    – 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость топливной карты;

    Дебет 19 Кредит 60
    – 18 руб. – отражен НДС со стоимости топливной карты;

    Дебет 015 «Топливные карты»
    – 118 руб. – учтена топливная карта;

    Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
    – 18 руб. – принят к вычету входной НДС по топливной карте.

    При расчете налога на прибыль за январь–июнь бухгалтер «Альфы» включил стоимость топливной карты (100 руб.) в состав расходов.

    Входной НДС в сумме 18 руб. предъявлен к вычету из бюджета во II квартале.

    УСН

    Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

    Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражаются (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

    Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

    Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Однако:

    • такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены;
    • служебный автомобиль должен использоваться организацией в деятельности, направленной на получение доходов.

    При соблюдении этих условий организация вправе включить стоимость топливной карты в расходы при расчете единого налога. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40.

    ЕНВД

    Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы по приобретению топливной карты не влияют.

    ОСНО и ЕНВД

    Если расходы на ГСМ (приобретение топливной карты) одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то такие расходы нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно.

    Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

    Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

    Пример распределения стоимости топливной карты. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

    ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

    4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). Карта предназначена для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.
    В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общей суммой доходов.

    Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляет:

    • по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
    • по розничной торговле – 12 000 000 руб.

    Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

    Доля доходов от оптовой торговли в общей сумме доходов за май составила:
    26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

    К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на приобретение топливной карты в сумме:
    (118 руб. – 18 руб.) × 0,684 = 68 руб.

    При расчете налога на прибыль за май бухгалтер «Гермеса» учел расходы на приобретение топливной карты в сумме 68 руб. Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

    Инструкция: бухгалтерский и налоговый учет топливных карт в бюджетной организации

    Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля над бланками строгой отчетности, по которым ведется поступление и расходование горюче-смазочных материалов в организации.

    Что такое топливная карточка

    Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.

    Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.

    Детальный учет топливных карт в бухгалтерии позволяет контролировать движение топлива и его расход по каждому ответственному работнику или транспортному средству.

    Особенности работы с топливными карточками

    Порядок получения и использования топливных пластиковых карточек устанавливает поставщик ГСМ. Условия следует прописать в договоре на поставку топлива. Предусмотрено несколько вариантов:

    1. Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
    2. Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
    3. Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.

    Для организации ТК — бланк строгой отчетности, подлежащий особому учету. Организация обязана прописать порядок учета бензина по топливным картам в бухгалтерии в учетной политике.

    Как учесть карты для приобретения ГСМ

    В налоговом учете затраты на ТК относят:

    • на прямые расходы налогоплательщика;
    • на траты, связанные с обслуживанием автомобиля;
    • включение в состав прочих трат организации.

    Если в стоимость ТК включен налог на добавленную стоимость, то он подлежит вычету. Но принять НДС к вычету при покупке ТК разрешается только после принятия пластиковой карточки к учету и получения счета-фактуры на нее. Вычет вправе оформить только плательщики НДС, при условии, что применяют ТК в операциях, облагаемых НДС.

    Проводки в бухучете по топливным картам

    Следующий этап: как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете в 2020 году. Составляем бухгалтерские проводки по такой схеме:

    Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки

    Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной

    Учтен НДС по ТК

    НДС принят к вычету

    Стоимость карточки списана в расходы

    Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.

    Приобретение ГСМ по топливным картам: налоговый и бухгалтерский учет

    Расход топлива по пластиковым карточкам допускается принять к налоговому учету, но только при выполнении следующих условий:

    • траты экономически обоснованны (произведены в пределах утвержденных нормативов);
    • затраты документально подтверждены (оформлены счета-фактуры, путевые листы, чеки и квитанции);
    • расходы необходимы для ведения бизнеса (ГСМ потрачены на налогооблагаемые операции).

    Стандартные проводки по топливным картам в бухгалтерском учете:

    Учет ГСМ по топливной карте

    В обиход в нашей стране инструмент вошел с 1991 года и первоначально был ориентирован на юридических лиц с большим автопарком. Вопросы бухгалтерского учета ГСМ (горюче-смазочные материалы), покупаемых по безналичному расчету, актуальны и по сей день.

    В чем преимущества карт от ЕКА

    Пластик с электронным носителем, на котором хранится информация о видах топлива и его объемах, запрограммирован на использование в течение определенного временного промежутка и дает возможность владельцу:

    • сократить затраты на горючее;
    • уменьшить налоги на сумму НДС (18%);
    • снизить оборот наличных денег;
    • предупредить хищение ГСМ.

    Для оптимизации финансовых затрат постоянным клиентам мы предоставляем отсрочку платежа, программу лояльности (скидки и бонусы). При этом отпуск, оплата и учет нефтепродуктов производится в автоматическом режиме при полном контроле вашей бухгалтерии. Ежедневные удобные отчеты можно распечатать из личного кабинета на нашем сайте.

    Учет топливных карт

    Подписанный с эмитентом договор на отпуск нефтепродуктов и перечисление определенной суммы на приобретение горючего, является основанием для получения карты (одной или нескольких). Некоторые для удобства используют 2 вида: основную, где будет «храниться» все топливо предприятия и дополнительную, куда будет перечисляться с основной необходимое количество литров в каждом отдельном случае.

    Электронный продукт продан по определенной цене за единицу и становится собственностью держателя, что подтверждается актом приема-передачи или товарной накладной. С этого момента он является документом строгой отчетности, закрепляется за определенным водителем или хранится в бухгалтерии, откуда выдается для использования. При этом ведется журнал движения (в произвольной форме), в котором указывается дата выдачи-возврата и баланс после возврата.

    Относительно бухгалтерского учета топливных карт, стоит отметить, что, по мнению аудиторов, счета 10, 50, 71 для этих целей не совсем подходят. Карты сами по себе не являются материалами, денежными средствами и расчетами с подотчетными лицами, в том понимании, как это трактует Положение о бухучете. Корректнее будет принять к учету стоимость на расходы, связанные с основным видом деятельности и вести ее на забалансовых счетах, утвержденных собственной учетной политикой.

    Нюансы учета топлива и ГСМ

    Учетная политика предприятия и рабочий План счетов существенно упростят работу бухгалтерии и минимизируют проблемы с налоговой, поскольку позволяют:

    • создавать новые счета и субсчета;
    • объяснить, почему учет топлива и карт ведется именно на этих счетах;
    • избежать вопросов относительно приобретения и списания нефтепродуктов по определенной цене, специфики работы со складами;
    • определиться с отдельными нюансами для налогового учета.

    Для осуществления учета топлива и горюче-смазочных материалов на предприятии ведутся путевые листы, утверждаются нормы расхода горючего и водители обязаны предоставлять в бухгалтерию чеки с каждой заправки. Отчет по карте можно посмотреть в личном кабинете, где указан ее номер, количество нефтепродуктов, цену, по которой произведена заправка, время заправки, номер АЗС, остаток на конец месяца. Он сверяется с отчетами водителей и полученными чеками.

    Проводки такие же, как и для топлива, приобретенного по талонам. Приход проводится последним днем месяца, но не ранее даты выставленных документов. Важно! В качестве позиции «склад» можно использовать «лицевой счет в резервуаре поставщика» (согласно учетной политике). При этом для налоговой в договоре оговариваем, что это не является безвозмездным хранением. На основании отчета делаем последним днем месяца перемещение со склада в «бак машины №…», который становится «складом».

    Списание производится на основании путевых листов, где указывается норматив и фактический расход топлива, через накладную-требование. Остаток по складу (бак машины №…) должен сходиться с данными путевого листа по конкретному авто.

    В случае перерасхода горючего (норма-факт), результат относится на непроизводственные расходы (счет 91.2).

    Наши топливные карты помогут бухгалтерии вести точный учет ГСМ без излишних сложностей.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Про РКО
    Серафинит - АкселераторОптимизировано Серафинит - Акселератор
    Включает высокую скорость сайта, чтобы быть привлекательным для людей и поисковых систем.