Топливо счет бухгалтерского учета

Путевой лист в 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0

В программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0, начиная с релиза 74, автоматизирован учет затрат на приобретение топлива для служебных автомобилей по путевым листам. В связи с этим, в программе в Плане счетов бухгалтерского учета появились новые счета, появился новый справочник Транспортные средства, появился новый документ Путевой лист, а документ Поступление приобрел новый вид операции с названием Топливо. В настоящей статье мы подробно рассмотрим все нововведения и на конкретных примерах попытаемся разобраться, как их можно использовать при ведении учета.

Начнем с Плана счетов.
Во-первых, счет 10.03 «Топливо» теперь превратился в счет-группу, к которому открыто два субсчета. Счет 10.03.1 «Топливо на складе» аналогичен «старому» счету 10.03, имеет такую же аналитику и полностью заменяет старый счет. Новый счет 10.03.2 «Топливо в баке» имеет два уровня аналитики: вид субконто Номенклатура и вид субконто Транспортные средства (новый справочник). По счетам ведется суммовой и количественный учет.
Во-вторых, появился новый, довольно странный, счет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Счет имеет такую же аналитику, как и счет 10.03.2. По счету ведется только количественный учет.
Измененные и новые счета бухгалтерского учета показаны на Рис. 1.

Рисунок 1.

Для того, чтобы в программе можно было использовать документ Путевой лист, необходимо в форме Функциональность программы на закладке Запасы включить соответствующий флажок (Рис. 2).

Рисунок 2.

Далее необходимо заполнить новый справочник Транспортные средства.
В элементе справочника указывается марка автомобиля, государственный знак (регистрационный знак) и идентификационный номер (VIN). Выбирается вид топлива для автомобиля (элемент справочника Номенклатура) и, для автоматического расчета объема израсходованного топлива, указывается норма расхода на 100 км. (норма может определяться из документов изготовителя или методических рекомендаций Минтранса).
Пример заполнения элемента справочника Транспортные средства для нашего будущего примера показан на Рис. 3.

Рисунок 3.

Для физического лица – водителя автомобиля необходимо заполнить в программе реквизиты водительского удостоверения, которые будут использоваться при печати путевого листа. Заполняются они, соответственно, в справочнике Физические лица по гиперссылке Все документы.
Пример заполнения водительского удостоверения показан на Рис. 4.

Рисунок 4.

Все предварительно-подготовительные операции в программе мы выполнили, теперь нам пора заняться непосредственно путевым листом.
Документ Путевой лист отрабатывает в программе два варианта приобретения автомобильного топлива: кассовый чек (оплата топлива наличными или банковской картой) и топливная карта (оплата топлива топливной картой). Давайте вначале разберемся с первым вариантом. Для этого мы рассмотрим маленький пример.
Организация «Рассвет» применяет общий режим налогообложения – метод начисления и ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций». Организация является плательщиком НДС.
Организация использует служебный легковой автомобиль марки Kia UM (Sorento). Водитель автомобиля Иванов И. И. получил в кассе под отчет 2 300 рублей на приобретение 50 литров бензина для служебной поездки.
Документ Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу и результат его проведения представлены на Рис. 5.

Рисунок 5.

По окончанию служебной поездки мы сформируем в программе документ Путевой лист. В «шапке» документа выберем транспортное средство и его водителя. Норма расхода топлива устанавливается из справочника, но может быть изменена вручную.

В качестве счета затрат по умолчанию используется счет 26 «Общехозяйственные расходы» с предопределенной статьей затрат с названием Содержание служебного автотранспорта. Так как, в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на содержание служебного транспорта в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, вышеназванная статья имеет вид расхода – Прочие расходы. При необходимости, счет затрат и (или) его аналитику можно вручную изменить.

Табличная часть на закладке Топливо используется для отражения операций приобретения топлива. В соответствии с нашим примером, за наличный расчет (кассовый чек) было приобретено 50 литров бензина по цене 46 рублей за литр на сумму 2 300 рублей.

Табличная часть на закладке Маршрут используется для отражения операций расходования топлива. Автомобиль следовал по маршруту из пункта А в пункт Б, находился в пути 5 часов, проехал 200 километров. В соответствии с нормой расхода и пройденным расстоянием, документ рассчитал нам расход в количестве 20 литров бензина. При необходимости расход можно изменить вручную.

В «подвале» документа находится симпатичная картинка, показывающая нам наличие топлива в баке на начало поездки, количество приобретенного топлива, количество израсходованного топлива и остаток в баке.

Документ имеет три печатные формы:
Путевой лист (простая форма);
Путевой лист (типовая межотраслевая форма №3);
Авансовый отчет.
Пример заполнения документа Путевой лист показан на Рис. 6.

Рисунок 6.


При проведении документ сформировал в бухгалтерском учете две проводки.
Во-первых, оприходовал по дебету счета 10.03.2 (залил в бак) 50 литров бензина на сумму 2 300 рублей в корреспонденции с кредитом счета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами». Иванов за подотчетную сумму рассчитался, поэтому нам понадобится печатная форма Авансовый отчет.
Во-вторых, списал израсходованный бензин с кредита счета 10.03.2 в дебет затратного счета (в нашем примере это счет 26), но списал только в количественном выражении.

Списание счета 10.03.2 «Топливо в баке» в программе производится только «по средней», независимо от способа оценки МПЗ, установленного в учетной политике. Разработчики программы считают, что расчет средней стоимости и списание топлива в суммовом учете вполне может выполнить регламентная операция Корректировка стоимости номенклатуры при закрытии месяца. Поэтому сумму расходов на топливо бухгалтер узнает только в конце месяца.
Результат проведения документа Путевой лист представлен на Рис. 7.

Рисунок 7.

Как мы уже сказали выше, при закрытии месяца регламентная операция Корректировка стоимости номенклатуры выполнит свою обычную работу (откорректирует стоимость списанной номенклатуры) и, в результате, сформирует проводку по списанию счета 10.03.2 в дебет затратного счета в суммовом учете. Следовательно, при использовании в программе документа Путевой лист, регламентная операция
Корректировка стоимости номенклатуры становится обязательной.
Проводка регламентной операции представлена на Рис. 8.

Рисунок 8.

Рассмотрим второй вариант использования документа Путевой лист. Все условия примера останутся прежними, за исключением того, что Иванов оплатил 50 литров бензина с помощью топливной карты. Заполним еще раз документ Путевой лист.

Теперь, в табличной части на закладке Топливо будет указан документ Топливная карта. В данном случае заполняется только количество топлива. Цена и сумма не требуются, так как пока они нам не известны.
Второй вариант заполнения документа Путевой лист показан на Рис. 9.

Рисунок 9.


Посмотрим, какие проводки сформировал документ в данном случае.
Документ оприходовал только в количественном выражении по дебету счета 10.03.2 (залил в бак) 50 литров бензина в корреспонденции с кредитом счета 76.15 «Приобретение по топливным картам». Получается, что физический смысл данного счета заключается в том, что организация должна поставщику за 50 литров бензина, залитого в бак данного транспортного средства, по топливной карте, но пока неизвестно сколько. Вторая проводка нам уже знакома. Документ списал в количественном учете израсходованный бензин с кредита счета 10.03.2 в дебет затратного счета.
Результат проведения документа Путевой лист представлен на Рис. 10.

Рисунок 10.

В конце месяца, при оплате за топливо топливной картой, поставщик представляет расчетные документы. В программе эти расчетные документы отражаются в учете с помощью документа Поступление с новым видом операции Топливо.
В «шапке» документа выбирается поставщик и договор с ним.
По кнопке «Заполнить» табличная часть заполняется транспортными средствами, номенклатурой-топливом и количеством приобретенного по топливной карте топлива. Заполнение происходит на основании данных, учтенных на счете 76.15. Цена и ставка НДС заполняются вручную из полученных от поставщика расчетных документов.
В «подвале» документа, если необходимо, можно зарегистрировать полученный от поставщика счет-фактуру.
Пример заполнения документа Поступление с видом операции Топливо показан на Рис. 11.

Рисунок 11.

При проведении документ оприходует закупленное топливо в суммовом учете по дебету счета 10.03.2 в корреспонденции с кредитом счета 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и, если необходимо, выделит по дебету счета 19.03 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» предъявленную поставщиком сумму НДС. Не забудет документ и закрыть (списать) счет 76.15 «Приобретение по топливным картам».
Результат проведения документа Поступление с видом операции Топливо представлен на Рис. 12.

Рисунок 12.

И опять, при закрытии месяца, нам не обойтись без регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры.
Проводка регламентной операции представлена на Рис. 13.

Рисунок 13.

Наши клиенты могут консультироваться с нашими специалистами по любому вопросу работы в программе. Заключив договор сопровождения 1С с нами сегодня, вы получите бесплатные часы консультаций от наших ведущих специалистов. Воспользуйтесь акцией прямо сейчас!

Преподаватель Отдела обучения 1С:Франчайзи «Ю-Софт»

Если Вы не являетесь нашим клиентом — Вы можете получить платную консультацию или заключить с нашей компанией договор ИТС. Для этого свяжитесь с нами по тел. 8 (495) 134-12-23 или оставьте заявку.

Бухгалтерский учет ГСМ

Бухгалтерский учет ГСМ вeдется на счете 203 «Топливо» или на счете 201 (если некоторые ГСМ используются и как топливо и как материалы). По дебету счета 203 отражается поступление топлива (приобретенного по безналичному расчету, из подотчетных сумм или полученного по талонам и карточкам), по кредиту — списание топлива в соответствии с данными из путевых листов в сумме фактического потребления.

Допoлнительно: Скачайте «Справочник бухгалтера»

Счет, на который списывается топливо, зависит от вида деятельности предприятия и целей использования перевозок. Это может быть дебет счетов 92, 93 (если перевозки связаны со сбытом), 23 (если перевозки — один из основных видов дeятельноcти предприятия) и т.д.

До 2015 года для признания расходов нa ГСМ в налоговом учете нeобходимo было выполнение двух условий:

01) автомобиль, для эксплуатации которoго были приобретены и использованы ГСМ, находится в собственности предприятия или используется на правах аренды;

02) наличие документов, подтверждающих связь использования ГСМ с хозяйственной деятельностью предприятия.

Страницы по темам Бухгалтерский учет ГСМ, налоговый учет ГСМ :

  • Учет топлива на предприятии по карточкам и талонам (бензин, дизельное топливо).
  • Списание ГСМ — бухгалтерский и налоговый учет (с проводками). Как быть c расходом топлива выше установленных норм.
  • Нормы расхода топлива.
  • Нормы расхода смазочных материалов.

С помощью путевых листов ведут бухгалтерский учет ГСМ по каждому конкретному автомобилю — из них можно получить данные о количестве израсходованного топлива и o времени работы автомобиля. В путевом листе содержатся данные о фактическом и нормативном использовании топлива. Нормативные показатели рассчитываются согласно нормам, установленным Приказом Минтранса Украины N 43 oт 10.02.98 г. «Об утверждeнии Норм расхода топлива и смазочныx материалов на автомобильном транспорте». Они определяются расчетным путем, основываясь на линейных нормах с учетом нескольких коэффициентов в зависимости oт технического состояния автомобиля, особенностей его конструкции, условий работы. Все причины отклонения oт нормы нужно фиксировать в соответствующем документе (это может быть экспертное заключение станции техобслуживания или акт, форма которого дана в приложении И Приказа № 43). Если выявляются факты превышения расхода ГСМ в сравнении с нормативными показателями, то признание сверхнормативных расходов топлива предприятия может быть проблематичным для предприятия.

Допoлнительно: Справочник «Автомобиль на предприятии»

Конкретные проводки при бухгалтерском учете ГСМ смотрите на странице Проводки на списание ГСМ и их приобретение.

Расход топлива: налоговый и бухгалтерский учет

Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки.

Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:

  • свыше 5 миллионов человек — норму можно увеличить до 35 процентов;
  • от 1 до 5 миллионов человек — до 25 процентов;
  • от 250 тысяч до 1 миллиона человек — до 15 процентов;
  • от 100 до 250 тысяч человек — до 10 процентов;
  • до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) — до 5 процентов.

В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Нормы расхода топлива и налоговый учет

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования топлива в компании

Приказ

ООО «Анкор» г. Москва 31 декабря 2016 г.

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 № НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля «Мерседес-Бенц» в период с 1 апреля по 31 октября — 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент — 10%. Итоговая «зимняя» норма расхода топлива для автомобиля «Мерседес-Бенц» составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Расход топлива в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

  • путевого листа (списывают используемое топливо);
  • акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
— оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
— оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
— списано израсходованное топливо.

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 50 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:

50 + 30 — 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1154,49 руб. — списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 7600 км, в конце — 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8,4 л.
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1270,74 руб. — списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

Екатерина Горохова, главный бухгалтер компании «НАФКО-Консультанты»

Бюджетные учреждения: учет ГСМ

Сегодня большинство организаций имеют на своем балансе служебный автомобиль. Естественно, его эксплуатация сопровождается расходами на приобретение горюче-смазочных материалов. Их учет является одним из наиболее сложных участков бюджетного учета. Кроме того, учреждениям приходится еще и тщательно обосновывать расходование государственных средств.

Отличительной чертой бюджетного учета расходов на ГСМ является необходимость составления специальных первичных документов, которые заполняются как водителями, так и бухгалтерами. При этом бюджетное учреждение должно с особой скрупулезностью отнестись к обоснованию понесенных затрат, поскольку невозможно потратить бюджетные средства без подтверждения такой необходимости.

Договор с поставщиком

Прогресс не стоит на месте, чего не скажешь о правилах бухгалтерского учета. Сегодня часто учреждение заключает прямой договор с поставщиком топлива — заправочной станцией. Водителям выдаются пластиковые карты, по которым они имеют право заправляться и которыми расплачиваются на заправках поставщика. Карточка в данном случае служит не только расчетным, но и учетным документом: электронный платеж позволяет фиксировать информацию о покупке — имя покупателя, время, дату, количество купленного топлива и другие данные.
Но чтобы принять к учету ГСМ, нужно позаботиться о немалом количестве оправдательных документов. Приобретение материалов бюджетными учреждениями производится в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон N 94-ФЗ). Согласно указанным нормам бюджетные учреждения размещают заказ либо путем проведения торгов, либо без них, но только если стоимость заказа на поставку ГСМ, как одноименных товаров, составляет менее 100 000 руб. в течение квартала (пп. 14 п. 2 ст. 55 Закона N 94-ФЗ). Таким образом, необходимо заручиться либо результатами проведенных торгов, либо документальным подтверждением расчетной (плановой) стоимости заказа.
Следовательно, учреждение должно подготовить бюджетную смету с учетом плановых сметных показателей, которые используются при определении объема расходов, в данном случае с учетом норм расходов ГСМ. Только после проверки расчетных показателей главный распорядитель бюджетных средств утверждает бюджетную смету.

Нормы расхода топлива

Расчет топливных расходов производится на основании утвержденных норм. Данные «лимиты» отражены в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации). Сами нормы предназначены для расчетов планового расхода, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и работ, для расчетов по налогообложению предприятий и т.д.
Горюче-смазочные материалы должны расходоваться в пределах установленных норм. Отсутствие внутреннего локального акта об утверждении норм расхода ГСМ является грубым нарушением законодательства. Раньше учреждение могло разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива (Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р 3112194-0366-03), утв. Минтрансом России 29 апреля 2003 г.). Но сегодня данный документ утратил силу, а утвержденные Методические рекомендации содержат положение лишь о том, что предприятие может в случае производственной необходимости уточнять или ввести отдельные поправочные коэффициенты (повышающие или понижающие) к нормам расхода топлива при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (п. 6 Методических рекомендаций).
Методическими рекомендациями установлены нормы расхода топлива для различных видов транспорта — для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей, соответствующие определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса, без учета его расхода на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды.
Пунктами 5 и 6 Методических рекомендаций установлен ряд повышающих и понижающих коэффициентов. Они могут устанавливаться распорядительным документом руководителя организации и распространяться на автомобили данной организации. Если коэффициенты устанавливает орган местного самоуправления, они могут применяться всеми организациями, расположенными на данной территории. Поправочные коэффициенты к нормам расхода топлива устанавливаются в зависимости от времени года, местности, где работает автомобиль, высоты над уровнем моря и т.д.
Если необходимо применять несколько надбавок, то их значения не перемножаются, а суммируются.

Поступление и списание ГСМ: общий порядок

В бюджетных учреждениях на обособленном счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д. В зависимости от направлений их использования (транспортное обеспечение, отопление, работа производственных механизмов) учреждение должно вести раздельный учет.
Горюче-смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Состав затрат, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. N 148н, далее — Инструкция). Фактическая себестоимость приобретенных ГСМ формируется непосредственно на счете 010503000.
Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую себестоимость только в случаях, если они оплачены за счет средств от приносящей доход деятельности и используются в деятельности, подлежащей налогообложению. Если материалы приобретены за счет средств от предпринимательской деятельности, но использованы в не облагаемой НДС или в основной деятельности бюджетного учреждения, суммы НДС подлежат включению в фактическую себестоимость приобретенных материальных запасов.
В состав расходов учреждения по заготовке ГСМ также, в частности, включаются следующие расходы:
— по доставке ГСМ;
— по содержанию заготовительно-складского подразделения, если ГСМ приобретаются за счет доходов от предпринимательской деятельности;
— за услуги транспорта по доставке ГСМ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором.
Однако при формировании фактической себестоимости поступивших в учреждение бензина и дизтоплива учитывается, как правило, только договорная цена приобретенных ГСМ.
Бюджетный учет автомобильного бензина и дизельного топлива имеет ряд особенностей, связанных с большими объемами закупок ГСМ, в том числе по безналичному расчету, за наличный расчет, а также использованием топливных карт.
ГСМ списываются по фактическому расходу: в пределах норм — на счет учета расходов (при осуществлении предпринимательской деятельности — на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг)), сверх установленных норм — на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или списанием за счет установленных источников.
Обратите внимание: при списании топлива не важно, каким образом оно было оплачено.

Пример 1. Учреждением в июле приобретено 10 000 литров автомобильного бензина на общую сумму 150 000 руб., в том числе на сумму 40 000 руб. за наличный расчет.
Израсходовано:
— на транспортные перевозки по основной деятельности 4000 литров;
— на эксплуатацию строительной техники в рамках основной деятельности 1000 литров;
— на эксплуатацию строительной техники в приносящей доход деятельности 1000 литров.
В бюджетном учете будут сделаны записи:
Дебет 010503340 Кредит 0302022730,
Дебет 0302022830 Кредит 020101610
— 110 000 руб. — стоимость топлива, приобретенного за безналичный расчет;
Дебет 010503340 Кредит 020822660
— 40 000 руб. — стоимость топлива, приобретенного подотчетными лицами;
Дебет 140101222 (или 140101272) Кредит 110503440
— 60 000 руб. (4000 л x 15 руб.) — израсходовано ГСМ на текущие расходы по основной деятельности учреждения;
Дебет 110601310 Кредит 110503440
— 15 000 руб. — израсходовано ГСМ при осуществлении строительства по основной деятельности;
Дебет 210604340 Кредит 210503440
— 15 000 руб. — израсходовано ГСМ при осуществлении строительства по приносящей доход деятельности.

Обратите внимание: в бюджетных учреждениях при списании ГСМ наряду с методом по фактической стоимости единицы (при условии стабильности цен, что бывает достаточно редко) применяется скользящая оценка. То есть материалы оцениваются по стоимости запасов, имевшихся на начало месяца, и стоимости всех поступлений за текущий месяц (п. 58 Инструкции). Другими словами, топливо, списываемое в первый и последний дни месяца, может оцениваться по разной фактической стоимости, если в течение месяца поступали ГСМ по ценам, отличающимся от тех, исходя из которых рассчитан остаток на начало месяца.

Внимание: топливная карта

Приобретение топливных карт — это одна из форм оплаты ГСМ. По экономическому содержанию такая форма близка к порядку расчетов талонами на бензин.
Топливные карты могут быть выпущены в виде карт либо с магнитной полосой, либо со встроенной микросхемой. Карта может быть лимитированной или нелимитированной. По лимитированной карте ограничивается количество топлива, которое может быть заправлено в течение определенного периода (как правило, в течение суток). По нелимитированной карте топливо можно получать без временных ограничений.
Но ни формат топливной карты, ни ограничения лимита использования в учете значения не имеют. Учитывать следует только форму расчетов: топливные пластиковые карты подразделяются на денежные и на литровые. Последние фиксируют объемы топлива в литрах, а не их стоимость в рублях.
Для бюджетного учета расчетов топливными картами целесообразно использовать счет 020105000 «Денежные документы» (по аналогии с порядком учета оплаченных талонов на ГСМ). Карты, как и талоны, должны храниться в кассе учреждения. Они передаются материально ответственному лицу — водителю или иному работнику транспортного подразделения, отвечающему за обеспечение автомобиля топливом.
В аналитическом учете приходуется и списывается количество бензина, указанное в подтверждающих документах, выданных на заправке. Стоимость ГСМ определяется в зависимости от вида карты: для литровых карт — по цене приобретения, для рублевых — по цене, действующей на дату заправки.

Пример 2. Учреждение 1 июля приобрело две топливные карты. Одна — на получение 1000 литров бензина. В оплату карты перечислено 30 000 руб. Другая — на получение бензина на сумму 30 000 руб.
Первая карта выдана водителю служебного автомобиля, вторая — водителю грузовика, используемого на строительстве (в рамках основной деятельности).
19 июля водители представили авансовые отчеты на заправку 200 литров бензина — по 100 литров 7 и 15 июля. На дату заправки рыночная цена бензина на заправках составляла 27 и 27,5 руб.
В бюджетном учете сделаны записи:
Дебет 120105510 Кредит 1302022730
Дебет 1302022830 Кредит 120101610
— 60 000 руб. (30 000 + 30 000) — отражена стоимость приобретенных карт;
Дебет 120822560 Кредит 120105610
— 60 000 руб. — отражена стоимость топливных карт, переданных водителям;
Дебет 110503340 Кредит 120822660
— 6000 руб. — отражена стоимость бензина, оплаченного по первой карте;
Дебет 110503340 Кредит 120822660
— 5450 руб. (2700 + 2750) — отражена стоимость бензина, полученного по второй карте;
Дебет 140101222 (или 140101272) Кредит 110503440
— 6000 руб. — отражена стоимость бензина, израсходованного на текущие расходы;
Дебет 110601310 Кредит 110503440
— 5450 руб. — отражена стоимость бензина, израсходованного на нужды строительства.

Количественно-суммовой учет

По бензину, да и любому ГСМ, нужно вести карточку количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041), а учет операций по поступлению, выбытию, перемещению отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). Списание подтверждается обычным путевым листом.
Для всех видов топлива применяется путевой лист (п. 62 Инструкции).
Причем для каждого вида автотранспорта учет ведется по отдельным путевым листам:
— 0340002 «Путевой лист строительной машины»;
— 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»;
— 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»;
— 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»;
— 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»;
— 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».
Не возбраняется разработка собственных форм путевых листов. Однако в данном случае документ должен содержать Обязательные реквизиты, которые утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (Письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161).
Контроль над топливными расходами ведется следующим образом. Поставщик с определенной договором периодичностью представляет отчет об отпущенном количестве топлива, указывая его вид, наименование покупателя, время и другую необходимую информацию. В свою очередь водитель передает в бухгалтерию путевые листы, чеки, выписки с пластиковых карт. В конце месяца предприятие проводит сверку представленных данных и при их совпадении и соблюдении норм расходов списывает ГСМ.

Ищите виновного!

Расходы на ГСМ можно принять к учету только в пределах установленных норм, скорректированных на предприятии. Если фактический расход топлива превысил утвержденную норму, то способ списать «перерасход» есть. Сделать это можно на основании письменного распоряжения руководителя учреждения. Однако для такого распоряжения необходимо обоснование.
Перерасход следует зафиксировать не только путевыми листами, но и контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями. Помимо этого назначается административное расследование, которое позволит выяснить, вследствие чего произошло нарушение.
Причиной перерасхода может послужить техническое состояние автомобиля или эксплуатация транспортного средства в сложных дорожных и климатических условиях. Если в ходе расследования установлено, что перерасход произошел по «уважительным» причинам, то он признается вынужденной потерей.
Расследование может показать, что необоснованный расход сверх лимита допустил водитель, и формально это будет расценено как недостача материально-производственных запасов, переданных работнику под отчет. В этом случае сумма перерасхода топлива взыскивается с водителя или должностного лица, не обеспечившего нормальную эксплуатацию транспортного средства.

Бухгалтерский учет топливных карт

Учет топливных карт

С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.

Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.

При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:

с карты нельзя снять (обналичить) средства;

по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;

карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;

по карте нельзя приобрести товары.

При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца — уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.

Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.

Баланс топливных карт может быть двух видов — литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.

Как работают топливные карты

Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

пополнение баланса компании;

списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);

транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;

остаток средств на балансе компании.

В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору — как следствие упрощения документооборота и учета.

С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.

Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

Как вести учет топливных карт — бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.

Если топливные карты поставляются на платной основе, то лучше всего из будет включить в состав ТМЦ, а потом списать их стоимость на расходы компании.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики

Примеры проводок по бухучету топливных карт:

Получение платных карт

Получен акт приема-передачи (накладная) на топливные карты

Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)

Стоимость топливных карт учтена в сумме расходов текущего периода

Перечислена оплата поставщику

НДС принят к возмещению

Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)

Приняты на забалансовый учет топливные карты

Выдана топливная карта ответственному сотруднику

Ответственным сотрудником топливная карта возвращена организации

Списан более не используемая топливная карта

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Бухгалтерский учет гсм по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотруднику. Для передачи карт компания может самостоятельно создать форму документа, например, “Акт приема- передачи”

Форма такого акта может быть достаточно свободной:

Акт приема-передачи №_____

топливной карты №________________

Дата выдачи: дд.мм.гггг

ФИО получателя: _________________

Должность получателя: _________________

Государственный регистрационный номер:______________

Карты выдал: Карты получил:

С момента подписания акт можно вести учет гсм по топливной карте.

Возврат карты предприятию от водителя/сотрудника осуществляется похожим образом, то есть при помощи акт приема передачи. После этого топливную карту можно выдать другому сотруднику.

Если в компании большое количество карт и их держателей, то для упрощения документооборота можно ввести журнал учета движения топливных карт, пример такого журнала ниже:

Журнал
учета выдачи и возврата топливных карт

ФИО держателя карты

Подпись получателя карты

Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте.

Большинство топливных карт не имеют сроков своего использования. Но для тех случаев, когда сроки использования ограничены, например, условиями договора. По окончанию сроков действия карт нужно списать с забалансового

Пример акта на списание карт:

Акт списания топливных карт

Дата акта: дд.мм.гггг

В связи ______________(указать причину), списать с забалансового счета, топливные карты ________ (указать названия карт) с номерами:

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

накладная (акт приема-передачи);

отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);

универсальный передаточный документ (УПД).

Как списывать гсм по топливным картам

Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах — есть достаточно простой набор правил.

Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

Пополнен баланс топливной карты сети АЗС

Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием топливной карты

Отражен НДС по поступившим ГСМ

Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику

Стоимость ГСМ учтена в составе расходов

НДС принят к вычету

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

У бюджетных учреждений при учете ГСМ по топливным картам в бухучете используется особый план счетов. Но в целом процесс ведения и операции по счетам, а та же оформления сопроводительной документации во много схож с коммерческой организацией. Более подробно об этом можно узнать из Письма Минфина от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

Минфин отмечает, что для отражения топливных карт, учет нужно организовать на забалансовом счете. В силу того, что карты не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета.

Движение денежных средств должно отражаться на 20600 счете -«Расчеты по выданным авансам». Это касается как перечисления авансовых платежей, так и расходования, на основе документов от поставщика.

Универсальные топливные карты для юридических лиц и ИП «Полный бак» дают своим владельцам следующие возможности и преимущества:

● Сеть из более чем 12 000 АЗС по всей России и странам СНГ;
● Выбор АЗС с минимальной ценой, независимо от бренда и региона;
● Реальные скидки на всех АЗС любой сети, любого бренда;
● Отсутствие каких либо наценок на топливо на всех АЗС в сети приема карты;
● Скидки до 1 рубля с каждого литра топлива;
● Весь необходимый набор инструментов для удобного использования топливных карт: личный кабинет, АЗС локатор и мобильное приложение;
● Более 11 лет успешной работы на топливном рынке и положительные финансовые показатели компании, как гарантию надежного сотрудничества;
● Отсутствие скрытых платежей, комиссий и т.д. при использовании топливных карт;
● Среди основных сервисов: электронный документооборот (ЭДО), смс информирование, интеграция с внешними системами для обмена данными, аналитические инструменты и API для управления картами;
● Все операции с картой — бесплатны: блокировка/разблокировка, транзакции, изменение лимитов и балансов;
● Возможность получения отсрочки платежа за топливо сроком до 30 дней;
● Выпуск и доставка карты абсолютно бесплатны;
● Ежемесячно клиентам предоставляются следующие документы: универсальный передаточный документ (УПД), счет фактура и акт за топливо и услуги. Все документы доступны в трех вариантах: электронная копия в личном кабинете, бумажные оригиналы (отправляются Почтой России), копии документов заверенные цифровой подписью (ЭДО);
● Службу поддержки для всех держателей карт, работающую в режиме 24/7 и персонального менеджера каждому клиенту для решения нестандартных вопросов.

Остались вопросы или хотите заказать выгодные топливные карты “Полный Бак”?
Заполните форму на странице или позвоните нам бесплатный номер: 8-800-550-09-14.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО