Учет брошюр в библиотеке

Минимум библиотечной техники в массовых библиотеках

Инструкция и учетные формы

Предисловие

«Минимум библиотечной техники в массовых библиотеках» содержит инструктивные указания по основным вопросам комплектования, учета, обработки книжных фондов и организации каталогов, по технике обслуживания читателей и учету работы библиотек. В нем представлены формы основной первичной документации, единой для всех массовых библиотек, ведение которой является необходимым условием для успеха, контроля, самоконтроля и анализа деятельности библиотек.

Применение «Минимума» обязательно для каждой массовой библиотеки системы Министерства культуры СССР, а также для всех профсоюзных библиотек.

С момента опубликования 10-го издания «Минимума» все предыдущие издания следует считать аннулированными.

Переиздание «Минимума» вызвано необходимостью улучшения обслуживания населения книгой, привлечения новых читателей в библиотеки, резкого повышения уровня пропаганды книги и руководства чтением в помощь коммунистическому воспитанию трудящихся, особенно подрастающего поколения.

Повышение требований к библиотекам вызывает необходимость совершенствования организации труда в них, сокращения или изменения неоправдавших себя на практике отдельных технических процессов.

Составлению нового издания «Минимума» предшествовала большая подготовительная работа по сбору предложений от библиотечной общественности.

В результате в 10-е издание «Минимума» внесены такие изменения: 1) восстановлен прежний ежегодный срок перерегистрации читателей, так как срок перерегистрации раз в 2 года, рекомендованный в 9-м издании, не оправдал себя; 2) формы учета книжного фонда (книга суммарного учета) и работы библиотеки (дневник) приведены в соответствие с бланком статистической отчетности — форма N 6-НК; 3) исключена периодичность проверки книжных фондов библиотек. Проверка предусматривается только при передаче библиотеки в целом или ее части от одного работника другому и при чрезвычайных обстоятельствах — стихийное бедствие (пожар, наводнение) и т.д.; 4) восстановлен книжный формуляр; 5) введены новые разделы: «Комплектование книжного фонда» и «Учет, обработка и хранение нот и материалов звукозаписи в специализированных отделениях библиотек»; 6) помещена новая форма инвентарной книги.

«Минимум» состоит из двух частей: а) инструкция; б) учетные формы и образцы актов, обязательств, договоров и других документов.

Органам культуры надлежит организовать изучение работниками библиотек 10-го издания «Минимума» и принять меры к внедрению его в практику.

Инструкция

I. Комплектование книжного фонда

1. Комплектование книжного фонда массовой библиотеки производится в соответствии с «Основными положениями о порядке комплектования книжных фондов библиотек», утвержденными Министерством культуры СССР, и аналогичными инструкциями, утвержденными другими ведомствами.

2. Основным источником комплектования фонда массовой библиотеки является библиотечный коллектор.

В качестве дополнительных источников комплектования библиотека использует: а) книжные магазины, отделы «Книга — почтой»; б) обменно-резервные фонды; в) подписку на периодические и подписные издания.

3. Городские, районные, крупные профсоюзные, самостоятельные детские библиотеки должны иметь тематический (образец N 1) и оперативный планы комплектования.

Сельские, колхозные, профсоюзные (имеющие одного работника), школьные библиотеки составляют профиль и оперативный план комплектования.

4. В помощь комплектованию ведется следующий справочный аппарат:

а) городские, районные, крупные профсоюзные (имеющие 3-4 работников), самостоятельные детские библиотеки должны иметь:

1) картотеку текущего комплектования и докомплектования;

2) картотеку читательского профиля;

3) регистрационную картотеку периодических и подписных изданий;

4) сводную картотеку периодических изданий, получаемых библиотеками города, районного центра, предприятия.

Примечание. Вместо картотеки текущего комплектования допускается использование именного указателя в тематических планах издательств;

б) сельские, колхозные, школьные и небольшие профсоюзные библиотеки должны иметь:

1) картотеку докомплектования;

2) картотеку читательского профиля;

3) регистрационную картотеку периодических и подписных изданий.

а) Городские, районные, крупные профсоюзные и самостоятельные детские библиотеки составляют и сдают в установленные сроки в коллектор заказы на литературу по тематическим планам издательств и бланкам для заказов;

б) сельские, колхозные, небольшие профсоюзные, школьные библиотеки знакомятся с тематическими планами издательств на семинарских занятиях и там же составляют заказы на литературу.

6. Районная библиотека для взрослых:

1) составляет сводный заказ по всем сельским библиотекам района с указанием в нем заказа каждой сельской библиотеки;

2) корректирует заказы небольших профсоюзных библиотек;

3) согласовывает заказы библиотек с межведомственным библиотечным советом и направляет их в библиотечный коллектор.

7. Районная детская библиотека:

1) корректирует заказы школьных библиотек, согласовывает их с районным отделом народного образования и направляет в библиотечный коллектор;

2) оказывает помощь сельским библиотекам при составлении предварительных заказов на детскую литературу.

8. Дополнительные заказы на вышедшую из печати литературу массовые библиотеки составляют на основе рекомендательной библиографии, учета отказов и передают их в библиотечный коллектор, книжные магазины или обменные фонды библиотек.

9. В конце текущего года массовые библиотеки проводят подписку на периодические издания, руководствуясь при этом рекомендательными списками министерства культуры, министерства просвещения, методических центров, координируя подписку с другими библиотеками микрорайона.

10. Библиотеки систематически освобождают фонды от литературы, которая не может быть использована ее читателями, а также от ветхой и устаревшей по содержанию.

Устаревшие издания исключаются согласно инструкции Министерства культуры СССР «О порядке исключения устаревшей литературы из фондов библиотек министерств, ведомств, совнархозов, организаций».

Книги, имеющиеся в библиотеке в большом количестве экземпляров, а также не соответствующие профилю комплектования данного фонда, могут быть переданы в другие библиотеки в соответствии с инструкцией Министерства культуры СССР «О порядке безвозмездной передачи литературы из неиспользуемых фондов библиотек министерств, ведомств и организаций».

II. Учет библиотечного фонда

А. Прием поступающих изданий

11. Поступающие в библиотеку книги принимаются по сопроводительному документу (счет, накладная, акт передачи).

Примечание. Указанное правило не распространяется на журналы и издания, получаемые библиотекой по подписке.

12. При обнаружении в принимаемой партии недостачи книг, дефектных экземпляров или замены одних книг другими немедленно составляется акт в двух экземплярах (образец N 2).

Первый экземпляр акта остается в библиотеке, второй передается в то учреждение, от которого были получены книги (библиотечный коллектор, книжный магазин), с требованием дослать недостающие, заменить ошибочно присланные или поврежденные экземпляры.

Все остальные книги подлежат учету и обработке на общих основаниях.

Примечание. Акт не составляется, если есть возможность устранить обнаруженные недочеты каким-либо иным путем (личным посещением или переговорами по телефону).

13. На книги, поступившие в библиотеку без сопроводительного документа (полученные в дар от организации или от отдельных граждан, собранные среди читателей и населения), после проверки их пригодности для использования в библиотеке составляется акт приема (образец N 3).

Примечание. Акт передается в бухгалтерию того учреждения, на бюджете которого состоит библиотека. Бухгалтерия относит на баланс библиотеки стоимость этих книг.

14. Все экземпляры принятых книг, журналов и газет немедленно штемпелюются. Штемпель с наименованием библиотеки должен быть прямоугольной формы, размером не больше 1,5 x 4 см (образец N 4). Применение для этой цели круглой печати запрещается.

Штемпель ставится на обороте титульного листа и на 17-й странице под текстом в левом нижнем углу. При этом нельзя допускать порчи текста или иллюстраций.

Б. Виды и формы учета библиотечного фонда

15. В каждой массовой библиотеке применяются следующие виды учета библиотечного фонда: а) индивидуальный и б) суммарный.

16. Индивидуальный учет — учет каждого экземпляра книги. Формой индивидуального учета служит инвентарная книга.

Примечание. Стоимость всех изданий, записанных в инвентарную книгу, бухгалтерия относит на баланс библиотеки.

17. Суммарный учет — дает общие сведения о фонде библиотеки, его составе и происходящих в нем изменениях. Суммарному учету подлежат все издания, составляющие фонд библиотеки.

Формой суммарного учета служит книга суммарного учета библиотечного фонда, состоящая из трех частей:

1. Поступление в фонд;

2. Выбытие из фонда;

3. Итоги движения библиотечного фонда.

18. Брошюры временного хранения* и периодические издания не вносятся в инвентарную книгу и не подлежат отнесению на баланс библиотеки.

* Брошюры временного хранения будут в дальнейшем именоваться сокращенно: «брошюры».

Брошюры рекомендуется регистрировать на карточках, на которых указывается: автор, заглавие, год издания, цена и количество экземпляров, поступивших в библиотеку. Периодические издания — регистрируются на карточках или в тетради (см. формы N 4 и 5).

19. К брошюрам временного хранения условно относятся издания типа: листовки по обмену опытом, временные инструкции и памятки, библиографические листовки, планы чтения, правила соревнований и т.п.; брошюры — приложения к журналам (библиотечки «Огонька», «Комсомольской правды», «Крокодила», приложения к журналу «Юный техник» и т.п.).

Суммарный учет поступающих изданий

20. Каждая партия книг и брошюр, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги суммарного учета библиотечного фонда на отдельной строке, под очередным порядковым номером (форма N 1). Порядковые номера записей в 1-й части книги суммарного учета ежегодно начинаются с N 1. Стоимость указывается только для книг, подлежащих записи в инвентарную книгу.

Примечание. В стоимость книг не включаются накладные расходы (стоимость библиотечной обработки, переплета, выполненного библиотекой или библиотечным коллектором, почтовые и транспортные расходы).

21. Количество брошюр, поступивших в библиотеку, отмечается в графе 9 без указания их стоимости, а затем они наравне с книгами распределяются по содержанию.

22. На журналы, поступающие в библиотеку по подписке, раз в год составляется акт (см. пункт 36, примечание 2). На основании этого акта количество журналов отмечается в графе 10 книги суммарного учета (без указания их стоимости), а затем они наравне с книгами и брошюрами распределяются по содержанию.

23. В библиотеке для взрослых, обслуживающей детей, книги для дошкольников и учащихся 1-8-х классов учитываются в отдельной книге суммарного учета библиотечного фонда.

24. По окончании каждого года подводятся итоги поступлений за год, которые переносятся в 3-ю часть книги суммарного учета библиотечного фонда (форма N 1).

Примечание. Для библиотек с большим количеством поступающих изданий возможно подведение квартальных или полугодовых итогов. Это правило относится и к пунктам 34, 36, 46.

Индивидуальный учет книг

25. Инвентарная книга (форма N 2) является важнейшим документом библиотеки и хранится наравне с денежными документами. Она должна быть единой для всего книжного фонда, независимо от наличия в библиотеке отделений (абонемент, читальный зал и т.п.).

1. Допускается ведение отдельных инвентарных книг для отделений библиотеки с фондом на национальных языках, для передвижного фонда и фонда детского отделения.

2. Учет книг, записанных в единый инвентарь, при передаче их в отделения библиотеки (например, в читальный зал) производится или посредством карточек на каждую книгу с кратким ее описанием (инвентарный номер, автор, заглавие, цена), или в отдельной тетради, с указанием даты передачи и перечнем инвентарных номеров передаваемых книг. Заведующий отделением расписывается в приеме книг на карточках (или в тетради). Карточки (тетрадь) хранятся у заведующего библиотекой.

Документация в школьной библиотеке

Документация в школьной библиотеке

Перечень документации, обязательной в библиотеке общеобразовательного учебного заведения

I.Общая документация

1. Положение о библиотеке общеобразовательного учебного заведения (утверждается директором школы).

2. Паспорт библиотеки.

3. Правила пользования библиотекой общеобразовательного учебного заведения (утверждаются директором школы).

4. Должностные обязанности работников библиотеки (утверждаются директором школы).

5. Годовой и месячный план работы библиотеки (является составной частью годового плана работы школы, утверждается директором школы).

6. Дневник учета работы школьной библиотеки (хранится 3 года).

7. График и расписание работы библиотеки.

8. Отчет о работе библиотеки за предыдущий год.

II. Документы по основному фонду

1. Книги суммарного учета.

2. Инвентарные книги.

3. Папка с копиями накладных.

4. Акты о проведении проверки фонда.

5. Папка актов движения фонда(списание, передача).

6.Тетрадь учета литературы, принятой взамен утерянной.

7. Журнал учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (брошюр).

8. Журнал учета библиографических справок.

9. Картотека регистрации периодических изданий.

10. Читательские формуляры.

III. Документы по учебному фонду

1.Книга суммарного учета.

2. Картотека учебников (учетные карточки документов).

3. План (отчет) работы с учебным фондом.

4.Копии накладных по доставке учебников.

5.Журнал (папка) учета поступивших учебников.

6. Папка актов движения учебного фонда (списание, передача).

7. Тетрадь замены учебников.

8. Журнал учета регистрационных карточек картотеки учебников.

9. Журнал учета выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.

10. Диагностическая карта уровня обеспеченности учебной литературой.

11. Отчет школы о количестве учебников по параллелям и областям знаний.

1. Книги суммарного учета или в другой виде регистра, принятый в библиотеке.

2. Инвентарные книги

4 Журнал учета нетрадиционных носителей информации

Сроки хранения управленческих документов устанавливаются в соответствии с правилами организации архивного дела в Российской Федерации. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:

постоянно, до ликвидации библиотеки хранятся

регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (Инвентарные книги, Книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги и др.),

Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда,

Акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда;

в течение пяти лет хранятся

сопроводительные документы (накладные, описи, счета-фактуры,

списки на поступающую литературу),

Акты о пожертвовании, иные документы, подтверждающие прием, перестановку, выбытие документов,

Журналы (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных;

до окончания очередной проверки фонда хранятся

Акты о предыдущей проверке наличия документов (инвентаризации) библиотечного фонда.

Документация в школьной библиотеке

Консультация

ДОКУМЕНТАЦИЯ В ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основные документы библиотеки подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

Официально для школьных библиотек методическим центром является Государственная научная педагогическая библиотека имени в Москве. По рекомендациям ГНПБ в школьной библиотеке должны вестись 17 текущих учетных форм, не считая актов о списании и паспорта каталогов (см. брошюры «Технология работы школьной библиотеки», «Организация фонда школьной библиотеки»). В настоящее время добавились новые документы: Типовое положение о школьной библиотеке, Правила пользования библиотекой, паспорт библиотеки. Итого получается свыше 20 документов.

Итак, для начала вспомним, что большинство бухгалтерий, как правило, ведет только суммарный учет библиотечного фонда (стоимость) без количественного показателя и без деления на фонд художественной и научно-популярной литературы. Фонд учебников в настоящее время учитывается отдельно. Т. е., в бухгалтерии учитываются основной и учебный фонды.

Тем не менее, библиотекарь должен иметь все сведения о своих фондах, потому что он за них отвечает (даже при том, что основную ответственность за все имущество школы несет директор, независимо от того, подписывал библиотекарь или нет договор о материальной ответственности). Любая проверка вправе спросить с библиотекаря подробные сведения о фонде, а не только суммарный учет, который ведет бухгалтерия. Такие сведения, естественно, нужны и для комплектования фонда. Учет основного фонда и фонда учебников ведется отдельно. Впрочем, в «Инструкции об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» от 01.01.2001 года 2488 не прописано, что библиотека должна вести 2 книги суммарного учета, разрешая добавлять в единую книгу суммарного учета факультативные записи.

Итак, все поступившие книги после сверки с сопроводительным документом и штемпелевания учитываются прежде всего суммарно.

ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА ОСНОВНОГО ФОНДА

Книга суммарного учета основного фонда.

Новая книга суммарного учета библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей библиотечно-библиографической классификации.

В основу распределения изданий по содержанию легла систематизация ББК, охватывающая основные области научного знания:

Естественные науки, Прикладные науки, Общественные и гуманитарные наукилитература универсального содержания; Педагогические науки (в том числе).

Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме газет) и аудиовизуальных документов. Записи в книгу производятся от руки производятся только ручкой. Вместе с тем библиотека имеет право вести учет в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение. Книга суммарного учета состоит из трех частей:

Поступление в фонд. Выбытие из фонда. Итоги движения

Часть 1. Поступление в фонд.

Каждая партия книг и брошюр, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записи в части 1 начинаются каждый год с первого номера. В графе 3 указывается номер и дата сопроводительного документа. В графе 4 кратко указывается источник поступления изданий: комитет по образованию, учколлектор, магазин №…, дар и др. В графе 6 указываются только те книги, которые подлежат записи в инвентарную книгу. В графе 7 и 8 отражается стоимость изданий, подлежащих записи в инвентарную книгу без накладных расходов. В графе 9 указывается количество брошюр без указания стоимости.

Брошюры, как и книги, распределяются по содержанию. Рекомендуем

контролировать правильность записи в графы 6 и 9, их сумма должна

соответствовать записи в графе 5.

В графе 10 учитываются аудиовизуальные документы (диски, дискеты, аудио — и видеокассеты). В графе 11 учитываются издания естественных наук: отделы 20,22,24,26,28. В графе 12 учитываются издания отделов 3,4,5. В графе 13 учитываются издания по общественным и гуманитарным наукам, а также литература универсального содержания. Отделы: 60, 63, 65, 66, 67, 68, 70/79 (кроме 74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9. В графе 14 ведется учет изданий по народному образованию и просвещению: отдел 74. В графах 16 и 16 соответственно учитываются художественная и детская литература (дошкольная и для 1-2 классов). Рекомендуем контролировать правильность записи в графы 10, 11, 12, 13, 14, 15,

16, — сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5.

18. После 16 графы можно добавить дополнительные графы для ведения суммарного

учета учебников, а также для учета изданий тематики, актуальной для данной

Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотека определяет самостоятельно).

По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.

Часть 2. Выбытие из фонда.

19. Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.

20. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине.

По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.

Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.

Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.

21. По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии

См. образец книги суммарного учета

Инвентарная книга.

После того, как сделан суммарный учет, литература учитывается индивидуально. Основная форма индивидуального учета – инвентарная книга (форма 1). Страницы в ней нумеруются, книга прошнуровывается (прошивается), место скрепления подшивки удостоверяется подписью директора и круглой печатью школы.

Инвентарную книгу нельзя переписывать, за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).

Инвентарная книга постоянно хранится в библиотеке, также как и книги суммарного учета. На поступившей книге инвентарный номер ставится в штампе библиотеки на титульном листе и на 17-й странице. В инвентарную книгу не записываются брошюры объемом до 48 страниц, тонкие книжки для младшего абонемента, листовки, календари, программы и литература, которая подлежит списанию после раздачи учителям и учащимся (разрезные альбомы и дидактический материал), а также плакаты. В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар. Однако, в качестве подарков в библиотеку поступают очень ценные книги, нужные школе. Зачастую это едва ли не единственный способ комплектования фонда. Поэтому рекомендуем вести инвентарные книги для дареной литературы и для брошюр, присваивать им инвентарные номера с пометками «Б» — для брошюр, и «Д» — для дареных книг. Тогда вы сразу будете видеть, как учитывается эта книга, да и дубляж номеров будет вам не страшен.

Например, номер 225 – это номер по основной книге, а номер 225Б или 225 бр – это брошюра, и учет только ваш внутренний, поскольку в книге суммарного учета брошюры учитываются только количественно.

Если в качестве подарка получены ценные книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом.

Образец ведения инвентарной книги (форма 1)

Особенности учета документов библиотечного фонда в библиотеке воинской части

278. В библиотеке воинской части применяется суммарный и индивидуальный учет документов библиотечного фонда.

Учет документов библиотечного фонда, являющихся памятниками истории и культуры, организуется в соответствии с законодательством Российской Федерации об охране и использовании памятников истории и культуры.

279. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда, ведется в книге суммарного учета библиотечного фонда (форма по ОКУД 6002102).

Внесение записей о поступивших документах библиотечного фонда в книгу суммарного учета библиотечного фонда производится на основании сопроводительных документов поставщиков, а при их отсутствии – по акту о приеме документов в библиотеку (форма по ОКУД 6002106) или по акту о поступлении периодических изданий в библиотеку (форма по ОКУД 6002107), составленному по мере завершения поступлений периодических изданий текущего месяца.

Внесение записей о выбывших документах библиотечного фонда производится в книге суммарного учета библиотечного фонда на основании акта о списании исключенной из библиотеки литературы (форма по ОКУД 0504144) или акта о списании исключенных из библиотечного фонда утерянных пользователями библиотеки документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными (форма по ОКУД 6002105).

280. Индивидуальный учет предусматривает регистрацию каждого отдельного экземпляра документа, поступившего в библиотечный фонд (выбывшего из библиотечного фонда), и ведется в инвентарной книге учета библиотечного фонда (форма по ОКУД 6002103), которая должна быть единой для всего библиотечного фонда независимо от наличия в библиотеке абонемента, читального зала, филиала.

Переписка инвентарной книги не допускается.

Учет брошюр объемом менее 48 страниц, периодических изданий, дискет и оптических дисков (CD-ROM и мультимедиа) ведется на регистрационных карточках учета брошюр и периодических изданий без присвоения инвентарных номеров.

Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются:

экземпляр и название – для поступивших в библиотечный фонд новых изданий и неопубликованных документов;

экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в библиотечный фонд независимо от изменения заглавия и полноты комплекта – для журналов;

годовой комплект, который подлежит постоянному хранению в библиотечном фонде, и название комплекта за все годы его поступления в библиотечный фонд независимо от изменения заглавия и полноты – для газет,а для однодневных (разовых) газет – экземпляр (номер, выпуск) и название газеты;

экземпляр и название – для нотных изданий. Отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой), учитываются как один экземпляр и одно название, а отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно, учитываются как различные экземпляры. Самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия;

экземпляр и название – для аудиовизуальных документов. Экземпляром грампластинок и компакт-дисков является диск; магнитных фонограмм – катушка, кассета; диафильмов – рулон; комплект диапозитивов – комплект; кинодокументов – бобина; видеодокументов – кассета или диск; документов на микроформах:
фиша – для микрофиш, рулон – для микрофильмов;

экземпляр и название – для электронных изданий. Экземпляром для электронных изданий является дискета и оптический диск
(CD-ROM и мультимедиа). Дискета-приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание;

экземпляр и название – для картографических изданий.

281. Документы, принятые от пользователей библиотеки взамен утерянных, учитываются в книге учета документов, принятых от пользователей библиотеки взамен утерянных (форма по ОКУД 6002104). Одновременно указанные документы заносятся в инвентарную книгу учета библиотечного фонда (форма по ОКУД 6002103) с присвоением очередного инвентарного номера.

Ежеквартально на основании записей в книге учета документов, принятых от пользователей библиотеки взамен утерянных, составляется акт о списании исключенных из библиотечного фонда утерянных пользователями библиотеки документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными (форма по ОКУД 6002105).

На основании утвержденного акта о списании исключенных из библиотечного фонда утерянных пользователями библиотеки документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными, производятся записи в инвентарной книге учета библиотечного фонда и книге суммарного учета библиотечного фонда (форма по ОКУД 6002102).

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2021 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.002 с) .

Общая документация — Положение о школьной библиотеке — Правила пользования библиотекой — Паспорт библиотеки; — Дневник библиотеки (срок хранения 3 года) — презентация

Презентация была опубликована 9 лет назад пользователемbibl-lic.my1.ru

Презентация на тему: » Общая документация — Положение о школьной библиотеке — Правила пользования библиотекой — Паспорт библиотеки; — Дневник библиотеки (срок хранения 3 года)» — Транскрипт:

2 Общая документация — Положение о школьной библиотеке — Правила пользования библиотекой — Паспорт библиотеки; — Дневник библиотеки (срок хранения 3 года) — Годовой и месячный планы работ; (срок хранения – 5 лет) — Анализ работы за предыдущий год; — Должностная инструкция зав. библиотекой и библиотекаря; — График и расписание работы библиотеки; — График проведения уроков библиотечно- библиографической грамотности (срок хранения – 1 год) — Отчет о работе библиотеки по годам; (срок хранения – до ликвидации библиотеки)

3 По основному фонду — Книга суммарного учета; (срок хранения – до ликвидации библиотеки) — Инвентарные книги; (до ликвидации библиотеки) — Журнал с копиями накладных; — Папка актов движения фонда (списание, передача, и т.д.); (срок хранения – до ликвидации библиотеки) — Акты о проведении инвентаризации и проверок фонда; (срок хранения – до ликвидации библиотеки) — Тетрадь учета книг, принятых взамен утерянных; (срок хранения 3 года) — Тетрадь учета книг, не подлежащих записи в инвентарную книгу (брошюрный фонд); — Книга суммарного учета на НИИ (нетрадиционные носители информации); — Журнал учета справок; — Читательские формуляры; (срок хранения -10 лет)

4 По учебному фонду — Книга суммарного учета; (срок хранения – до ликвидации библиотеки) — Копии накладных по доставке учебников; — Журнал (папка) учета поступивших учебников; — Тетрадь учета брошюрного фонда; — Картотека учебников; — Папка движения учебного фонда (списание, передача и т.д.); — Копии заказов на учебники; — Тетрадь замены учебников; — Журнал выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры; (срок хранения – 1 год) — План сохранности учебников (срок хранения – 1 год) — Диагностическая карта уровня обеспеченности учебной литературой по области знаний; — Отчет школы о полном количестве учебников по параллелям и областям знаний.

5 Книга суммарного учета на художественную литературу. КСУ состоит из 3 частей: Часть 1 – поступление экземпляров, Часть 2 – выбытие экземпляров и Часть 3 – итоговая, движение фонда.

6 Механизм работы с КСУ следующий. Один раз в год подсчитывается КСУ Часть3. В течение года по мере поступления и выбытия литературы заносится информация соответственно в КСУ Часть1 и КСУ Часть2. В конце следующего года снова рассчитывается КСУ Часть 3 – итоговое движение фонда. При этом за основу берется прошлогоднее КСУ Часть 3, к которому прибавляется информация из КСУ Часть1 и вычитается информация из КСУ Часть2. И так из года в год…

7 Часть1. Поступление в фонд Дата за- писи записи по порядку Откуда поступили или дата сопро- водитель- ного документа Поступило Всего книг, Брошюр и журналов Книг, Записанных в инвентарь На сумму Брошюр 9

8 Часть 2. Выбытие из фонда Дата за- писи записи по порядку Дата утверждени я документа Всего книг, брошюр и журналов ВыбылоРаспределение книг, брошюр и журналов по содержанию Книг, Записанных В инвент. На сумму 6-7 Брошюр Журналов 89

9 Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда Всего книг, брошюр и журналов Книг, записанных в инвентарь На сумму БрошюрЖурналовРаспределение книг, брошюр и журналов по содержанию Состоит на Поступило за 2011г Выбыло за 2011г. Состоит на

10 Книга суммарного учета на учебники Заполняется так же, как и КСУ на художественную литературу, но без распределения по содержанию.

11 Картотека карточек на учебники. записи в журнал учета карточек на учебники Автор, заглавие учебника Дата поступлен ия записи в КСУ Кол-во Цена Сумма Состоит акта на списание

12 Инвентарная книга Важнейшим учетным документов в библиотеке является инвентарная книга. В Инв. Книгу заносятся все книги в порядке их поступления.

13 В графе 1 указывается число, месяц записи издания в инвентарь и через тире – номер из книги суммарного учета (н-р ) В графе 2 пишутся по порядку инвентарные номера, которые присваиваются книгам. Графа 3. Отметки о проверке фонда. Графы 4-7 заполняются по титульному листу. В графе «Автор и заглавие приводится фамилия автора и заглавие издания. Инициалы не пишутся. Не надо заглавие ставить в кавычки. Заглавие можно сокращать.

14 В графе «Цена» пишем цену, указанную на обложке издания. В графе 8 указываем номер акта на списание и через тире две последние цифры года его составления. Инвен.номер, присвоенный книге, сохраняется за ней на весь период нахождения ее в фонде. Номера книг, выбывших из фонда не должны присваиваться другим вновь поступившим изданиям. И инвентарь не записываются брошюры( непериодическое текстовое книжное издание, объемом более 4-х, но не более 48 стр.) и журналы.

15 Тетрадь учета брошюр В тетрадь записываем брошюры. Дата поступления, автор и название, количество, цена, сумма. Н-р: Шахов Липецкий венок Пушкину 12 Х 30,50 = 366 Итого: Триста шестьдесят шесть руб

16 Учет методической и художественной литературы Все поступившие издания Издания, записанные в инвентарь В КСУ, инвентарную книгу, систематический каталог Брошюры В КСУ, тетрадь учета брошюр, систематический каталог Журналы В картотеку периодических изданий

17 Учет учебной литературы Учебная литература КСУ на учебники Картотека на учебники