Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП

С 1 января 2017 года исковые заявления в Верховный Суд РФ, арбитражные суды и суды общей юрисдикции можно подавать в виде электронных документов. Приём обращений ведётся через системы ГАС “Правосудие” и “Мой Арбитр”. Войти в системы можно с помощью подтвержденной учётной записи ЕСИА: для этого зарегистрируйтесь на портале “Госуслуги” и подтвердите свою учётную запись. Также войти в системы ГАС “Правосудие” и “Мой Арбитр” можно с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

В ГАС “Правосудие” принимаются исковые заявления физических лиц против физических или юридических лиц в городские, районные и мировые суды. Юридические лица для подачи документов в арбитражные суды могут воспользоваться похожим сервисом “Мой Арбитр”. Сервис используется только для арбитражных судов, в нём рассматриваются исковые заявления с участием только юридических лиц.

Электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с № 220-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти”.

Требования к электронному документу, направляемому в ГАС “Правосудие” и “Мой Арбитр”:

Файл обращения в суд должен быть создан в формате PDF с возможностью копирования текста;

Файлы документов, прилагаемых к обращению, должны быть представлены в форматах PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT – для документов с текстовым содержанием, PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF – для документов с графическим содержанием;

Размер каждого файла не должен превышать 30 Мб;

Имя файла должно ясно отображать назначение документа и количество листов в нём (например, Доверенность 65 от 10012020 1л.pdf);

При подписи файла должна использоваться отсоединенная электронная подпись (должна содержаться в отдельном файле);

Электронный документ должен быть подписан лицом, которое указано в тексте электронного документа как подписант.

Требования к скану документа (электронному образу), направляемому в ГАС “Правосудие” и “Мой Арбитр”:

Документ должен быть отсканирован в масштабе 1:1 в черно-белом или сером цвете в качестве 200-300 точек на дюйм с сохранением всех реквизитов и аутентичных знаков подлинности;

Сканирование в режиме цветной печати выполняется только в том случае, если в документе содержатся цветные графические изображения или цветной текст, и передача цвета имеет значение для рассмотрения дела;

Файл скана документа должен быть представлен в формате PDF с возможностью копирования текста;

Размер каждого файла не должен превышать 30 Мб;

Имя файла должно ясно отображать назначение документа и количество листов в нём (например, Доверенность 65 от 10012020 1л.pdf).

Чтобы подать исковое заявление в электронном виде для ГАС “Правосудие”:

На сайте нужного Вам суда выберите пункт “Подача процессуальных документов в электронном виде” в меню слева.

Откроется ГАС “Правосудие”. В разделе “Обращения” нажмите на кнопку “Новое обращение”.

На странице “Авторизация пользователя” выберите пункт “Войти с помощью Электронной подписи”.

Убедитесь, что вы пользуетесь браузером Internet Explorer 10 и выше, что на рабочем месте установлен криптопровайдер КриптоПро CSP 5.0.

Прочитайте пользовательское соглашение и подтвердите согласие с ним.

Выберите сертификат электронной подписи в открывшемся окне подтверждения доступа.

Нажмите на кнопку “ОК”, затем кнопку “Войти”.

Откроется страница “Подать заявление”, но уже с авторизованным пользователем.

Заполните реквизиты заявителя и прикрепите все необходимые документы.

При заполнении разделов “Приложения к заявлению”, “Суть заявления”, “Уплата госпошлины” и документа, подтверждающего полномочия, в разделе “Представитель” помимо неподписанных документов нужно прикрепить копии этих документов, подписанных электронной подписью в формате *.sig.

Нажмите на кнопку “Сформировать заявление”.

На форме просмотра черновика заявления нажмите на кнопку “Отправить заявление”.

Чтобы подать исковое заявление в электронном виде для “Мой Арбитр”:

Откройте сайт “Мой Арбитр”.

Зарегистрируйтесь в личном кабинете системы через портал “Госуслуги”.

В разделе “Заявления и жалобы” выберите “Иск (заявление)”.

Укажите вид обращения. Можно воспользоваться поиском по списку. Нажмите “Далее”.

Выберите “Тип участника” на вкладке “Истец”. Укажите необходимые данные. Нажмите “Далее”.

Выберите “Тип участника” на вкладке “Ответчик”. Укажите необходимые данные. Нажмите “Далее”.

Выберите нужный областной Арбитражный суд. Нажмите “Далее”.

На вкладке “Документы” в разделе “Обращение в суд” прикрепите скан-копию обращения.

Появится кнопка “Добавить подпись”. Прикрепите версию загруженного файла, подписанную электронной подписью (ЭП). Она должна быть усиленной квалифицированной ЭП. Можете вручную загрузить файл ЭП с компьютера или использовать плагин.

Как внедрить электронный документооборот в компании?

Затраты на приобретение специализированного программного обеспечения, его настройку и адаптацию даже в небольшой компании могут окупиться благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов и ускорению бизнес-процессов

Обычно в компаниях обрабатывается большое количество документов. Некоторые из них должны храниться в бумажном виде. Но для многих документов подобные требования законодательством не установлены. Потому целесообразным может оказаться переход на электронный документооборот (ЭДО), особенно если учесть последние события, связанные с пандемией.

Поначалу использование электронной «первички» кажется сложным процессом. Однако электронный документооборот является эффективным инструментом бизнеса, поскольку помогает уменьшать временные и финансовые затраты. Именно поэтому его давно используют во многих странах мира, и российские организации уже тоже успешно применяют ЭДО.

Как осуществляется электронный документооборот?

Электронный документооборот – такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде, без использования бумажных носителей, и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами, это документооборот с применением информационной системы.

Существует много видов электронного документооборота. Так, его можно разделить на:

• внешний ЭДО с госорганами – регулируется правилами, принятыми для каждой сферы индивидуально;
• внешний ЭДО с контрагентами – регулируется соглашением сторон ЭДО;
• внутренний ЭДО – регулируется внутренними правилами и регламентами компании.

В первых двух случаях процесс выглядит так: документ (doc- или pdf-файл) заверяют электронной подписью и передают другой стороне через систему оператора ЭДО – этот процесс обычно сравнивают с передачей по e-mail. В функционал оператора входят: передача документов, контроль их формата и заверения электронной подписью, хранение архива. Для минимизации рисков непринятия электронного документа ФНС рекомендуется выбирать одобренных операторов ЭДО, список которых можно найти на сайте www.nalog.ru (налогоплательщики могут направлять жалобы на решения и действия налоговиков с помощью телекоммуникационных каналов связи – читайте об этом в статье «Как подать жалобу в налоговый орган через ТКС?»).

Электронные документы можно хранить на серверах или в электронных архивах с помощью специальных программ. Сроки хранения для них те же, что и для бумажных документов.

Электронная подпись

Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.

Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.

С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.

УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.

(В статье «Цифровая или “бумажная” подпись: что надежнее?» читайте о преимуществах и недостатках использования простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей, а также о том, что сервисы бесконтактного электронного документооборота экономят ресурсы и снижают риски, которые несет бизнес в процессе работы с бумажными документами.

В статье «Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работе» можно прочитать о том, будет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись или если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе.)

Внедрение ЭДО

Рассмотрим, как ввести в компании электронный документооборот, который будет осуществляться через оператора ЭДО.

1. Для начала определите круг контрагентов, которые планируют или уже используют ЭДО. Затем сформулируйте запросы компании, т.е. нужно понять, ради чего вы внедряете ЭДО и какого можно ждать эффекта. Если вы исследовали все эти составляющие и результат вас удовлетворил, переходим ко второму пункту.
2. Выберите платформу ЭДО, приобретите соответствующий программный продукт и сопутствующее оборудование.
3. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. В данном случае пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена.
4. Купите сертификат ЭП. Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи.
5. Подключите партнеров к ЭДО.
6. После оплаты услуг оператора и регистрации можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.

В зависимости от потребностей компании степень перехода на электронный документооборот может быть разной: одни процессы можно перевести в электронный формат полностью, другие – оставить в гибридной модели.

О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица

В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.

Подготовка претензий и исков

Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.

Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить заявку юристу будет невозможно без добавления необходимых документов. Это исключит случаи направления «пустых» запросов и возврата заявок на доработку инициатору. В правилах системы можно предусмотреть направление срочных заявок и др. Подготовительная работа по созданию заявки, сбору документов и получению информации может проходить в сроки, установленные в программе, с фиксацией комментариев согласующих и заинтересованных лиц.

Согласование договоров

В данном процессе обычно принимают участие сотрудники нескольких подразделений –инициатор договора, юристы, бухгалтерия, финансисты. Для правильного толкования условий и порядка исполнения договора привлекают специалистов и из других подразделений. Система ЭДО позволит всем участникам этого процесса проводить параллельное или последовательное согласование. Можно подключиться к ней удаленно и отслеживать версии документа, комментарии и правки каждого согласующего, определять сроки согласования. Так вы получите прозрачный и понятный процесс движения договоров внутри компании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.

Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.

Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала. Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.

Мы в «КРОК» используем большой набор инструментов для управления документооборотом и организации бизнес-процессов. В системе электронного документооборота ECM мы храним контент, который появляется в ходе осуществления продаж, тендеров и выполнения проектов. Всем документам присуща версионность, и за каждым закреплена история работы с ним. Пользователям они становятся доступны исходя из политики прав доступа. Система автоматизации бизнес-процессов BPM обеспечивает согласование документов, заявок и запросов согласно установленным в компании правилам. Причем гибкая система позволяет быстро настроить новые правила согласования или поправить текущие в случае необходимости. У нас есть внутренний корпоративный портал, где размещается нужная сотрудникам информация в виде базы знаний. Также мы используем сервисы ЭДО, которые позволяют обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.

Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.

Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания

Законодательство о бухучете разрешает составлять первичные учетные документы не только на бумаге, но и в электронном виде. Каковы особенности подписания «электронной первички»? Какими внутренними документами можно делегировать право подписания таких документов? В каком виде можно направить «электронную первичку» налоговикам? Об этом пойдет речь в нашей сегодняшней статье.

Вводная информация

Правило о том, что первичный учетный документ может существовать не только в виде документа, оформленного на бумажном носителе, но и в электронном виде было закреплено в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) с самого начала его действия. То есть этой норме уже почти восемь лет. Однако на практике использование «электронной первички» пока не получило широкого распространения по нескольким причинам. Так, не всем руководителям понятен механизм формирования и подписания таких документов. Кто может их подписать и каким именно видом электронной подписи? Надо ли для перехода на электронный документооборот оформлять дополнительные соглашения с контрагентами?
Вопросы возникают и у бухгалтеров. В частности, вопрос о том, можно ли подтвердить расходы первичными документами, подписанными электронной подписью. Также не всем бухгалтерам ясно, как поступить с «электронной первичкой» в случае налоговой проверки, ведь не все документы можно передать в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.

На самом деле ответы на все эти вопросы есть в законодательстве. Более того, некоторые выводы уже подтверждены письмами Минфина и ФНС России. Итак, рассмотрим эти вопросы по порядку.

Какую электронную подпись использовать

Ответ на вопрос о том, какую подпись надо использовать при составлении первичных документов в электронной форме содержится в подпункте 4 пункта 3 статьи 21 Закона о бухучете. Там сказано, что виды электронных подписей, используемых для заверения документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Однако на данный момент такие стандарты еще не утверждены. Поэтому в Минфине полагают, что при оформлении первичных учетных документов в электронном виде можно использовать любой вид электронной подписи (письмо от 22.02.19 № 07-01-09/11672.; см. «Минфин: бухгалтерские документы можно заверять любым видом электронной подписи»). То есть в определенных случаях «первичку» можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Правда, для этого контрагентам придется заключить специальное соглашение. В случаях, установленных этим соглашением, документы, подписанные указанными видами электронной подписи, будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Что касается квалифицированной электронной подписи, то она практически всегда равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе. Исключение составляют ситуации, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов только на бумаге.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут применять простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, заключив соответствующее соглашение. Если же «электронная первичка» будет подписана квалифицированной подписью, то дополнительных соглашений не требуется.

Чью электронную подпись использовать

Законодательство не устанавливает каких-либо особенных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать «электронную первичку». А значит, действуют общие правила, определенные законодательством о бухучете. Напомним эти правила.

Во-первых, первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления (ст. 9 Закона о бухучете). Во-вторых, перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Таким образом, порядок делегирования права подписи электронных первичных документов аналогичен порядку, который применяется при бумажном документообороте. То есть необходимо определить лиц, ответственных за совершение операции, по которой составляется документ. А затем нужно включить этих лиц в перечень тех, кто имеет право подписи соответствующей «первички» (данный перечень утверждается приказом или распоряжением руководителя). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской ’’первички’’».

Кроме того, таких уполномоченных лиц надо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью.

Отметим, что если объем «первички» значителен, экономия на расходных материалах (картриджи для принтера, бумага), на почтовых услугах, а также на времени оформления и передачи документов может с лихвой компенсировать затраты на покупку программного обеспечения и оплату услуг удостоверяющего центра (подробнее см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)»).

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Передача носителя с электронной подписью незаконна

Напомним, что «делегировать» (то есть попросту передать другому лицу) носитель с сертификатом ключа электронной подписи нельзя. При передаче такого носителя другому лицу происходит нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи. В этом случае владелец квалифицированного сертификата обязан прекратить использование ключ электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата. Такой порядок предусмотрен подпунктом 1 пункта 6 статьи 17 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

«Электронная первичка» и учет расходов

Как известно, чтобы учесть расходы, необходимо иметь подтверждающие документы, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ. В частности, заверены надлежащим образом ( п. 1 ст. 252 НК РФ ). Соответствует ли первичный документ, подписанный электронной подписью, этим требованиям? Достаточно ли такого документа для подтверждения расходов, учитываемых при налогообложении прибыли? Давайте разбираться.

Как было сказано выше, Закон о бухучете признает, что первичный документ может быть оформлен в электронном виде (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона о бухучете). При этом вид электронной подписи, которым должен быть заверен данный документ, на законодательном уровне пока не установлен. Таким образом, если первичный документ подписан квалифицированной подписью, либо любой другой по соглашению между участниками документооборота, то «электронная первичка» будет соответствовать требования статьи 252 НК РФ.

Данный вывод подтверждают и контролирующие органы. Так, в письме Минфина России от 12.09.16 № 03-03-06/2/53176 сказано, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков применять квалифицированную электронную подпись при составлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (см. «Минфин: электронную «первичку» можно подписывать любым видом электронной подписи»). Что же касается отношений в области использования электронных подписей, а также подтверждения достоверности электронных подписей, то эти вопросы положениями Налогового кодекса не регулируются, а определяются Законом об электронной подписи. Поэтому для налоговых целей можно использовать первичные учетные документы в электронном виде, подписанные по правилам Закона об электронной подписи.

Заметим, что ранее финансовое ведомство придерживалось иного подхода. Чиновники отмечали, что до внесения изменений в Налоговый кодекс или в законодательство о бухгалтерском учете первичные документы можно подписывать только квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710). В то же время ФНС России изначально считала, что документ, заверенный неквалифицированной электронной подписью, может быть принят к учету, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон (письмо от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Представление «электронной первички» в инспекцию

Еще один вопрос, который возникает при переходе на электронный документооборот, — как представлять «электронную первичку» налоговикам. С одной стороны, статья 93 НК РФ прямо предусматривает возможность передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Но с другой стороны, из пункта 2 данной статьи следует, что поступить таким образом можно только с теми электронными документами, которые составлены по форматам, установленным ФНС России. Например, в настоящее время утверждены форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг). Этими документами, подписанными электронной подписью, контрагенты могут обмениваться через оператора электронного документооборота (например, через систему «Контур.Диадок» от СКБ Контур). А при налоговой проверке их можно переслать в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи налоговой отчетности (например, «Контур.Экстерн»).

Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Для передачи скан-образов существует свой формат, который утвержден приказом ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@. Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, то есть через систему для отправки отчетности. Пересылаемые документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.

Что же касается неформализованных документов (например, договоров, доверенностей и др.), которые подписаны соответствующей электронной подписью, то такие документы переслать в инспекцию по ТКС не получится. Это подтверждается как письмами Минфина России (например, от 07.07.11 № 03-03-06/1/409 и от 14.06.11 № 03-02-07/1-190), так Порядком представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утв. приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@). В пункте 14 этого Порядка закреплено, что истребуемый документ не считается принятым налоговой инспекцией, если он не соответствует утвержденному формату.

Выход из ситуации подсказали сами налоговики. В письме ФНС России от 09.09.15 № СА-4-7/15871 сообщается, что документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Полагаем, что этот совет применим и в случае подписания «первички» другими разновидностями‎ электронной подписи. Таким образом, перед тем, как направить налоговикам первичный документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, его надо распечатать, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью. Подробнее см. «ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены» и «Чиновники рассказали, как представлять налоговикам электронные документы, составленные не по установленному формату».

Частые вопросы по СБИС

Частые вопросы по Электронному документообороту

Что такое электронный документооборот? Каков принцип его работы?

ЭлектронныйЭлектронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

К сведению:
В соответствии с п. 10 и 74 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система Стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст:

• электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме
• электронный документооборот — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Какие преимущества электронного документооборота?

Преимущества электронного документооборота над бумажным, очевидны:

• Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
• Повышение исполнительской дисциплины. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ЭДО напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
• Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
• Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, электронный документооборот обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
• Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.
• Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ЭДО можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
• Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ЭДО налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
• Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ЭДО напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

В электронном виде можно создавать практически все документы.

Так, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (ч. 1 ст. 169 НК РФ). Для электронных счетов-фактур установлены более строгие требования: они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборота. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Кредитный договор может быть подписан простой электронной подписью сторон. Поскольку законодательство не содержит требований об использовании печати юридического лица при оформлении договоров, допустим вывод, что договоры в электронной форме не обязательно должны быть подписаны усиленной электронной подписью (п. 8 Рекомендаций по заключению договоров в электронной форме).

Однако есть документы, которые обязательно должны составляться на бумаге. К ним относятся товарно-транспортная накладная и трудовой договор. Более того, даже трудовой договор с дистанционным работником, который может осуществляться путем обмена электронными документами, должен быть не позднее трех календарных дней со дня его заключения направлен работодателем дистанционному работнику на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

В каких сферах применяется электронный документооборот?

Электронный документооборот применяется:

• в бухгалтерском учете при формировании первичных документов. Так, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью;
• в налоговых правоотношениях, где его использование является обязательным в ряде случаев. Так, к примеру, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики (плательщики страховых взносов), среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме;
• между участниками контрактной системы в сфере закупок. Организация электронного документооборота осуществляется по правилам, установленным ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
• в судопроизводстве. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251 утвержден и действует с 01.01.2017 Порядок подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Им установлено, что исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (п. 1.2).

Должен ли электронный документооборот быть организован со всеми контрагентами или возможно одновременное применение как электронного, так и бумажного документооборота?

Наладить организацию электронного документооборота можно только с теми контрагентами, кто подключен к сервису обмена.

Соответственно, возможно одновременное применение как электронного, так и бумажного документооборота.

Обмен электронными документами через оператора ЭДО и без

Для ускорения процесса документооборота, его безопасности и для сохранении природных ресурсов, предлагаем вам перевести весь документооборот в электронный формат.

С itsoft можно обмениваться документами двумя способами:

1. Получите квалифицированный сертификат электронной подписи.

• Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи обратитесь в один из аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ)

2. Зарегистрируйтесь на сайте Диадок.

• Обмен и хранение документов возможны через аккредитованных операторов данных. itsoft работает с Диадок

3. Добавьте itsoft в список контрагентов.

• Отправьте через Диадок приглашение itsoft к обмену электронными документами или оставьте заявку в Личном кабинете на настройку ЭДО — мы вышлем приглашение сами

1. Получите квалифицированный сертификат электронной подписи.

• Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи обратитесь в один из аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ)

2. Подпишите документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

• Подпишите документ удобным для вас способом, например, с помощью онлайн-сервисов Контур.Крипто или РУСТЕНДЕР
• Сохраните полученный при подписании файл подписи с расширением .sig

3. Отправьте файлы в itsoft .

• Войдите в Личный кабинет itsoft и отправьте файлы одним архивом (.zip) через заявку

1. Добавьте itsoft в список контрагентов.

• Если вы работаете в Диадок — направьте приглашение itsoft к обмену электронными документами
• Если вы работаете с другим оператором ЭДО, направьте через своего оператора заявку на подключение роуминга с itsoft
• Вы также можете оставить заявку в Личном кабинете на настройку ЭДО с указанием вашего оператора — мы вышлем приглашение или подадим заявку на роуминг сами

1. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

• Подпишите документ удобным для вас способом, например, с помощью онлайн-сервисов Контур.Крипто или РУСТЕНДЕР
• Сохраните полученный при подписании файл подписи с расширением .sig

2. Отправьте файлы в itsoft .

• Войдите в Личный кабинет itsoft и отправьте файлы одним архивом (.zip) через заявку

Как проверить подлинность УКЭП документа, полученного от itsoft ?

• На сайте Государственных услуг, выбираем раздел «— электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7».
• Загружаем файл документа и файл подписи.
• Нажимаем «Проверить» и смотрим результат.

Как проверить подлинность УКЭП документа с истекшим сроком сертификата электронной подписи?

• На сайте Государственных услуг, выбираем раздел «— электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7».
• Загружаем файл документа и файл подписи.
• Нажимаем «Проверить» и смотрим результат.
• Результатом проверки в данном случае будет «Подлинность документа НЕ ПОДТВЕРЖДЕНА».

Однако, в соответствии со Ст. 11 ФЗ N 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронная подпись признается действительной, при одновременном соблюдении следующих условий:

• квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
• квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа;
• имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи.

Соответственно, в отчете о проверке должны стоять следующие отметки:

• ЭП Верна
• Владелец
• Действителен (Дата подписания документа должна попадать в указанные сроки действия)