Электронный документооборот в организации

Организация электронного (цифрового) документооборота на предприятии

Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, – это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.

На первый взгляд кажется, что автоматизация может полностью изменить формы работу предприятия, но это далеко не так. Внедрение системы электронного документооборота позволит изменить работу лишь нескольких участков предприятия, при этом сама организация такого функционала может вызвать серьезные вопросы.

Важные моменты

Перевод всех имеющихся документов в отдельно взятой компании в электронный формат сейчас просто необходим. Аналогичная ситуация произошла в 90-ых годах с системой бухгалтерского учета. Информация должна быть обработана качественно и очень быстро, поскольку знание на сегодняшний день превосходит по значимости материальные потоки.

Кроме того, данные не должны попасть в руки сторонних людей, иначе компания станет уязвимой, и ее легко можно будет уничтожить. Существует целый ряд проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям, ведущим бумажный документооборот:

  • материалы могут быть утеряны;
  • появляются файлы, в которых сложно определить авторов и назначение;
  • документы могут попасть в руки сторонним людям;
  • на поиск нужных материалов может уходить огромное количество рабочего времени;
  • каждый файл копируется, за счет этого возникают дополнительные траты на канцелярские принадлежности и бумагу;
  • согласование документации и ее подготовка требует большого количества времени.

При переводе организации на электронный документооборот можно избавиться от всех этих сложностей, а также:

  • повысить общую эффективность предприятия, упростив работу с материалами;
  • сформировать слаженную систему работы внутри компании;
  • увеличить оперативность получения необходимых данных;
  • повысить общую трудовую производительность сотрудников предприятия, что возможно за счет снижения времени, которое тратится на работу с документами;
  • сформировать разные права для всех сотрудников предприятия, согласно которым они будут получать доступ к информации.

Как выбрать подходящую СЭД?

Далее следует определиться, какую именно систему электронной документации можно выбрать. Существует несколько классов систем, которые отвечают за автоматизацию документооборота, управление всеми рабочими информационными потоками и архивными документами, а также за непосредственный контроль.

Каждая система была создана для того, чтобы решить целый ряд задач. В частности, система автоматизации не позволит выполнить корректную маршрутизацию всех рабочих потоков. Именно поэтому необходимо выбрать систему, полностью отвечающую вашим потребностям в рамках работы предприятия.

Особенности организации электронного документооборота заключаются в умении правильно выбирать данные системы. Очень часто можно встретить упоминания о системах ERP. Многие считают, что они способны решить абсолютно все проблемы внутри отдельно взятого предприятия, но это далеко не так. Наиболее оптимальный вариант – сочетание системы ERP и автоматической системы ДОУ.

Рекомендации по внедрению

Чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, достаточно придерживаться нескольких простых советов.

  1. Важно сначала определиться с задачами, которые будет выполнять данная система. При необходимости проконсультируйтесь со специалистами.
  2. Далее следует полностью изучить все имеющиеся на рынке предложения, обладающие данным функционалом.
  3. Выберите систему, которую можно легко настроить в любой удобный момент времени, а затем проверьте ее с помощью демо-версии. Некоторые компании, занимающиеся производством СЭД, оказывают бесплатную поддержку на период тестирования.
  4. Совсем не нужно сразу приобретать дорогую систему, обладающую высокой мощностью.
  5. Процесс внедрения можно осуществить в несколько этапов, потратив необходимую сумму по частям.

Тонкости внедрения СЭД

Срок внедрения электронной системы документооборота может существенно различаться: некоторые специалисты утверждают, что способны выполнить процесс в кратчайшие сроки. Единственный минус данной схемы – специалисты стараются получить от заказчика максимально возможное количество денег за свою работу.

Процесс внедрения может зависеть от большого количества факторов.

Класс системы

Система ARM может быть внедрена за неделю, а внедрение структуры ERP может потребовать от заказчика и специалистов большого количества времени (месяц, полугодие, год).

Масштаб

Чем больше система, тем больше времени и усилий необходимо приложить для ее внедрения. Кроме всего прочего, необходимо обучить всех пользователей системы работать с ней и установить нужное ПО на всех компьютерах организации.

Простота управления

Некоторые производители адаптируют систему согласно имеющимся требованиям заказчика, меняя программный код. Такая адаптация занимает большое количество времени, если же систему можно адаптировать с помощью изменения настроек, это происходит намного быстрее.

Этапы организации

Сама организация документооборота должна состоять из шести этапов, но их количество может меняться:

  • исследование существующей структуры организации и ее потребностей;
  • формирование необходимых справочных материалов, инструкций по работе с новой системой;
  • адаптирование существующей системы к нуждам организации;
  • внедрение необходимого ПО и тестовая эксплуатация;
  • выявление недостатков системы и их устранение, повторное тестирование;
  • обучение всех сотрудников предприятия работы с данным ПО.

Данные этапы могут быть осуществлены параллельно.

Если вы не знаете, как организовать электронный документооборот в организации, главное внимание нужно будет обратить на обучение сотрудников предприятия. Все работники должны быть обучены максимально качественно, иначе даже совершенные системы будут давать сбой в работе.

Переход от бумажного документооборота к электронному может быть осуществлен в срок от 2 недель до 6 месяцев; внедрение новых систем может занять от 12 до 24 месяцев. Отдельно следует рассмотреть стоимость данной системы. Общая закономерность: все системы единого класса обладают схожей стоимостью, которая зависит от целого ряда факторов.

Экономическая эффективность электронного оборота документов уже давно обсуждается среди специалистов и в прессе. Сложно оценивать данную эффективность, поскольку необходимо учитывать важность СЭД для каждого предприятия.

Электронный документооборот в организации

  • Продукты
    • КриптоАРМ ГОСТ
    • КриптоАРМ 5
    • КриптоАРМ Документы
    • Trusted Java
    • Trusted TLS
    • Trusted.Net
    • КриптоАРМ ViPNet
  • Услуги
    • Решения
  • Купить
    • Цены
    • Заказ
    • Способы оплаты
    • Доставка
    • Техподдержка
  • Партнеры
    • Наши партнеры
    • Стать партнером
  • Поддержка
    • Часто задаваемые вопросы
    • Центр загрузки
    • Регламент технической поддержки
  • Компания
    • О компании
    • Лицензии
    • Наши клиенты
    • Новости
    • Вакансии
    • Дигт Бизнес Системы
  • Контакты
    • Наши контакты
    • Написать письмо

Время работы

Написать в поддержку

Перейти к

Перейти к

Присоединяйтесь к нам

Услуги

ООО «Цифровые технологии» является разработчиком программных средств электронной подписи и шифрования для автоматизированных информационных систем. Многолетний опыт разработки, внедрения и сопровождения средств ЭП, а также квалификация сотрудников компании, позволяет оказывать услуги по интеграции СКЗИ, а также по заказной разработке автоматизированных информационных систем и программных продуктов с реализацией функций применения электронной подписи и шифрования.

Юридически значимый защищенный электронный документооборот

Эффективная работа любой организации в настоящее время немыслима без организации электронного документооборота. Работа с документами в электронной форме позволяет быстро и удобно хранить, обрабатывать и передавать документы в информационной системе организации. Однако системы электронного документооборота могут быть потенциально подвержены следующим атакам:

  • нарушение конфиденциальности передаваемых документов;
  • несанкционированное искажение электронных документов;
  • отправка ложного электронного документа от имени легального пользователя системы.

Организация, имеющая сложную интегрированную, территориально-распределенную структуру, сталкивается с такими информационными проблемами, как разрозненность финансовой и управленческой информации; запаздывание поступающих из отдаленных филиалов данных с вытекающими затруднениями в принятии оперативных решений; несбалансированность информационных потоков.

В условиях территориально-распределенной структуры возникают сложные схемы организации документооборота между юридическими лицами одной организации, удаленными подразделениями одного юридического лица, центральной компании и ее филиалами и дочерними компаниями.

Основными узкими местами в документообороте между удаленными структурными единицами являются: многократная регистрация одного документа; утрата документов; невозможность осуществления контроля за исполнением документов и сроков их согласования и подписания; отсутствие единого полного реестра изданных и полученных документов с целью осуществления их оперативного поиска и сбора статистических данных; многократное копирование одного документа с целью его рассылки удаленным адресатам организации; длительные сроки согласования проектов документов и принятия управленческих решений.

Предлагаемое решение по организации юридически значимого защищенного документооборота (ЮЗЭДО) направлено на решение перечисленных проблем. В системе обмена юридически значимыми документами по телекоммуникационным каналам связи для передачи сообщений между абонентами используется открытая телекоммуникационная сеть – Интернет. Доступ к данным, проходящим через Интернет, не может быть физически ограничен. С другой стороны, информация, которой обмениваются абоненты, является конфиденциальной, составляет налоговую или коммерческую тайну. Таким образом, остро встает вопрос защиты этой информации от несанкционированного доступа третьих лиц.

Для комплексного решения задачи организации защищенного обмена юридически значимыми электронными документами между абонентами предлагаемого решения разработано решение организации юридически значимого документооборота в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, который обеспечивает требуемый уровень защиты информации, работая в правовом поле России.

ЮЗЭДО регулирует взаимоотношения коммерческих организаций при условии, что эти организации заранее не имеют предпосылок к тому, чтобы доверять друг другу «на слово», и любой результат их взаимодействия документируется с целью иметь в будущем доказательную базу для того, чтобы иметь возможность отстоять как свои права, так и обязанности противоположной стороны. Подобные взаимоотношения организаций предоставляют широкую сферу для применения электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи.

Все электронные документы, циркулирующие между организациями, требуют юридической значимости для того, чтобы каждая из сторон была уверена в исполнении другой стороной своих обязательств. Юридически значимый электронный документ – это электронный документ, обладающий такими свойствами, что права и обязательства каждой из сторон, вытекающие из этого электронного документа, защищены действующим законодательством, в нашем случае, законодательством РФ. Юридическая значимость электронного документа обеспечивается с помощью электронной подписи.

Для защиты от рассмотренных угроз компания «Цифровые технологии» совместно с партнерами предлагает комплексное организационно-техническое решение по созданию защищённого юридически значимого электронного документооборота.

ДЕЙСТВИЯ ОРГАНИЗАТОРА ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Организаторам (владельцам) схемы документооборота необходимо зарегистрировать список объектных идентификаторов (OID) системы документооборота. Объектные идентификаторы определяют отношения, при осуществлении которых документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение, если он был создан внутри конкретной системы документооборота.

Идентификаторы вносятся в сертификаты открытого ключа клиентов документооборота и позволяют контролировать полномочия пользователей на совершение операций с документами в конкретной системе документооборота. OID зарегистрированные в Удостоверяющем центре включаются состав следующих расширений сертификата ключа подписи: Key Usage (использование ключа), Extended Key Usage (расширенное использование ключа), Application Policy (политики применения сертификата).

Остальные идентификаторы используются по усмотрению организаторов документооборота как расширения объектного идентификатора самой системы.

2. Организаторам документооборота можно использовать уже готовые решения, предлагаемые компаниями «Цифровые технологии», «Актив», «Aladdin» в части приобретения необходимого специализированного программного обеспечения и шаблонов организационно-нормативных документов.

3. Центр Регистрации при УЦ должен обеспечивать принятие, предварительную обработку внешних запросов на создание сертификатов или на изменение статуса уже действующих сертификатов. Центр Регистрации может быть территориально удаленным образованием, который должен использовать специализированное ПО чтобы обеспечить:

Разграничение доступа к элементам управления ЦР на основе состава представленного Администратором взаимодействия с пользователем собственного электронного сертификата, определяющего ролевую принадлежность администратора и уровня полномочий.

Получение и обработку запроса от Администраторов взаимодействия с пользователями на выпуск сертификата или изменение статуса уже выпущенного сертификата с последующей передачей запроса в ЦС.

Хранение заверенных запросов и журналов событий в течение установленного срока, предусмотренного регламентом работы системы, в составе которой функционирует УЦ.

  • Резервное копирование на внешние носители локального архива.
  • Под реализацию данных функциональных возможностей разрабатывался модуль КлиентУЦ в составе ПО «КриптоТри» или «eToken КриптоАРМ». Данный модуль позволяет задавать шаблон атрибутов и расширений с предустановленными значениями, используемый в Мастере создания запроса на сертификат. Для использования защищенного канала между удаленным центром регистрации и центром сертификации можно установить ПО Trusted TLS.

    4. Все материалы, которые необходимы клиентам организуемого документооборота, должны быть опубликованы на web-портале удостоверяющего центра для оказания информационной поддержки пользователей документооборота.

    ДЕЙСТВИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

    1. Пользователям, желающим присоединиться к существующему документообороту, требуется скачать с web-портала организатора всю необходимую документацию. В составе документации должен быть шаблон договора, форма, необходимая для получения сертификата в ЦР (первичная сертификация) и инструкции по оснащению рабочего места пользователя.

    2. С сайта производителей пользователям необходимо скачать и установить дистрибутив продукта «КриптоТри» («eToken КриптоАРМ»).

    3. Для обеспечения возможности формирования ЭЦП пользователю требуется иметь закрытый ключ и соответствующий ему сертификат открытого ключа подписи. Для прохождения процедуры первоначальной сертификации ему следует обратиться в удостоверяющий центр.

    4. Выпуск сертификата. Он производится посредством обработки запроса на сертификат, полученного в предыдущем пункте. После генерации сертификата сотрудник УЦ записывает пользователю на токен следующие данные:

    • клиентский сертификат, изданный для пользователя данным УЦ;
    • корневой сертификат данного УЦ;
    • сертификат Уполномоченного лица УЦ или владельца документооборота, которым подписываются Доверительные списки сертификатов (CTL).

    Полное описание решения Вы можете прочесть загрузив файл (967Кб) с “Центра загрузки”.

    Автоматизация документооборота на предприятии

    Программа «ДЕЛО»

    Система электронного документооборота «ДЕЛО» стала практически стандартом де-факто для рынка СЭД. Согласно результатам независимых исследований, СЭД «ДЕЛО» наиболее популярное и востребованное решение дляпопулярное и востребованное автоматизации документооборота.

    Возможности и преимущества:

    1. Инструмент управления бизнес-процессами:

    • автоматизация бизнес-процессов любой сложности
    • автоматизация всех этапов договорной работы
    • создание разнообразных схем согласования
    • контроль за исполнением заданий руководства

    2. Средство управления документами и информацией:

    • настройка любых схем и процессов обработки информации
    • интеграция с клиентами электронной почты
    • обеспечивается простой ввод бумажных документов в систему
    • предоставляется возможность использовать электронную подпись
    • реализуется ведение финансового ЭДО

    3. Аналитический инструмент:

    • мощный аналитический модуль отчетов
    • возможность анализировать эффективность работы отдельных сотрудников и подразделений

    4. Среда взаимодействия внутри компании:

    • эффективная работа в компаниях с территориально удаленными филиалами
    • оповещение пользователей о действиях с документами и уведомление о сроках исполнения заданий, а также пересылка документов внутри системы

    5. Система для удаленной работы:

    • полноценная работа удаленного пользователя в СЭД через web-интерфейс
    • Мобильные решения: АРМ Руководителя, Портфель руководителя, iSelf и Мобильный кабинет СЭД «ДЕЛО»:
    • используют более 5700 компании, учреждения, организации в России и странах СНГ
    • Предоставляет возможность оказывать государственные услуги
    • занимает 61% всех внедрений в государственном секторе РФ и т.д.

    Программа EOS for SharePoint

    Основываясь на уникальном накопленном опыте и значительной экспертизе по автоматизации документооборота, компания ЭОС разработала систему EOS for SharePoint.

    Она дополняет функциональными возможностями одну из наиболее перспективных платформ для совместной работы — Microsoft SharePoint. Среди ее основных особенностей — бесшовная интеграция с другими приложениями семейства Microsoft Office, в том числе с Word и Outlook, а также легко настраиваемые возможности по настройке сложных бизнес-процессов, позволяющие адаптировать систему к потребностям каждого заказчика.

    Система EOS for SharePoint успешно применяется для организации ЭДО, как в коммерческих структурах, так и в государственных, в том числе для организации предоставления государственных услуг в электронном виде. Для многих предприятий, особенно в сфере крупного бизнеса, важна работа системы в территориально распределенной организационной структуре, простота ее внедрения и дальнейшего обслуживания, вовлечение в такую деятельность рядовых сотрудников.

    Как показывает опыт, внедрение EOS for SharePoint наиболее эффективно для организаций, где нужно управление и дальнейшее развитие силами штатного системного администратора, где нужно решение других задач, кроме документооборота, где важна мультиязычная среда, где возможно использование корпоративного портала.

    Возможности и преимущества:

    • Объединение сотрудников, в том числе из удаленных подразделений, в рамках единого информационного пространства.
    • Под контролем находятся все важные задания, поскольку система отслеживает, контролирует исполнение поручений и задач.
    • Экономия времени благодаря стандартизации процедур управления документами, проектами, задачами.
    • Широкие возможности удаленной работы, в том числе с мобильных устройств.
    • Богатые возможности по бизнес-аналитике (BI) и работе с показателями (KPI), позволяющие оперативно корректировать стратегию и тактику развития компании.
    • Защита корпоративных данных от несанкционированного доступа.
    • Простота обслуживания, доработки штатным системным администратором вследствие использования функционала платформы Microsoft SharePoint.
    • Возможность интеграции с большим числом сторонних продуктов, таких как ERP, BI, CRM, Project и др.

    Начальник группы телемаркетинга

    Закажите демонстрацию системы
    Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

    Переход на отечественную АИС МФЦ

    Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

    «Амнистия» по техподдержке

    Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

    Важность электронного документооборота для промышленных предприятий

    Что такое электронный документооборот?

    Электронный документооборот — это механизм работы с документами в электронном виде, включающий их создание, обработку, прием, передачу, архивное хранение с помощью аппаратно-программных средств.

    Для локальной работы с документами при организации ЭДО используют серверы и рабочие станции с установленным на них специализированным программным обеспечением. Для их передачи внутри компании, между ее подразделениями и между компанией и внешними контрагентами используют телекоммуникационные каналы — интернет и локальные сети предприятий. Для придания электронным документам юридической силы применяют электронную цифровую подпись.

    В обмене цифровыми первичными бухгалтерскими документами между компанией и контрагентами принимает участие оператор ЭДО — организация, входящая в сеть доверия ФНС РФ. Он проверяет соответствие документации установленным требованиям и легитимность электронных цифровых подписей.

    Документы промышленных предприятий

    При организации электронного документа на промышленном предприятии в систему попадают документы, которые также используют во многих других сферах деятельности:

    • счета на оплату;
    • товарно-транспортные накладные;
    • счета-фактуры;
    • доверенности;
    • акты сверки взаимных расчетов;
    • некоторые другие.

    На этом сходство промышленных и других систем ЭДО заканчивается, и начинаются отличия. Помимо перечисленных документов, в электронном документообороте промышленного предприятия фигурируют:

    • графики, в соответствии с которыми осуществляются поставки сырья, материалов и готовой продукции;
    • каталоги выпускаемых изделий, используя которые, потенциальные покупатели знакомятся с ассортиментом предприятия;
    • конструкторская и технологическая документация, описывающая параметры выпускаемых изделий и процессы их производства;
    • уведомления о приемке и отгрузке сырья, материалов, готовой продукции;
    • отчеты о продажах товаров, инвентаризации складских остатков;
    • некоторые другие.

    Чтобы полноценно работать с этими специфическими документами в цифровом формате, универсальная система электронного документооборота, тем более — начального уровня, не подойдет. Нужны специализированные программные решения или инструменты глубокой кастомизации — и компания «Логика Бизнеса» предлагает их.

    Жизненный цикл документа в системе ЭДО

    Существуют стандарты, описывающие несколько основных стадий жизни любого документа в системе ЭДО. Они в полной мере справедливы и для промышленных предприятий. Документ проходит следующие этапы:

    • создание. Система ЭДО значительно ускоряет этот процесс — она содержит множество готовых шаблонов, избавляющих сотрудников от необходимости набирать весь текст документа;
    • передача. Отпадает необходимость физического перемещения бумажного документа между отделами и подразделениями компании или между предприятием и внешними контрагентами — передача практически мгновенно осуществляется по телекоммуникационным каналам;
    • рассмотрение должностным лицом, визирование или отказ в нем. При использовании системы ЭДО эти операции выполняются буквально в несколько кликов «мыши»;
    • архивирование и хранение. При внедрении на предприятии электронного архива отпадает необходимость выделять большие площади для хранения бумажных документов, исключаются повреждение и утрата документации при форс-мажорных обстоятельствах, предотвращается несанкционированный доступ к ней.

    Анализируя жизненный цикл документа в системе ЭДО, приходим к выводу: последняя значительно (иногда — во много раз) сокращает затраты времени, сил и средств при работе с документацией.

    Что дает промышленному предприятию внедрение ЭДО?

    Система электронного документооборота позволяет экономить ресурсы на создании, пересылке, получении, архивировании документации. Сотрудники избавляются от необходимости выполнять так называемые обеспечивающие задачи и получают возможность сконцентрироваться на основной деятельности промышленной компании. Значительно уменьшается влияние человеческого фактора, предотвращаются ошибки, допускаемые при ручной обработке документов, повышается качество выпускаемой продукции.

    Компания получает возможность ускорить приемку сырья и материалов, отгрузку готовых изделий со склада. Это, в свою очередь, позволяет увеличить объемы выпуска продукции, обороты и прибыль.

    Грамотно организованный электронный документооборот позволяет устранить проблему «зоопарка учетных систем», часто встречающуюся на промышленных предприятиях. Все процессы работы с документами унифицируются, что упрощает и ускоряет обмен документацией между подразделениями и с внешним миром, снижает нагрузку на сотрудников, повышает производительность труда.

    Система электронного документооборота, внедренная и настроенная квалифицированными специалистами компании «Логика Бизнеса», позволяет точно прогнозировать поставки сырья и материалов, производство продукции и ее отгрузки. Это дает руководству объективную картину работы предприятия и позволяет принимать взвешенные управленческие решения.

    Система ЭДО на промышленном предприятии повышает исполнительскую дисциплину. Она делает все бизнес-процессы прозрачными и не позволяет сотрудникам уклоняться от выполнения возложенных на них обязанностей. Это, в свою очередь, делает производство максимально эффективным.

    Проблемы внедрения

    На пути успешного внедрения и использования систем ЭДО на промышленных предприятиях нередко встают проблемы, мешающие цифровизации документооборота.

    Низкая квалификация кадров

    Для полноценного использования системы электронного документооборота сотрудники промышленного предприятия должны как минимум уверенно работать на компьютере. Проблема в том, что основной состав многих таких организаций получал профессиональное образование 15-20 лет назад и никогда не учился работать на ПК. Чтобы решить проблему, сотрудников приходится направлять на специализированные курсы компьютерной грамотности или приглашать тренеров для их проведения на предприятии.

    Недостаточная информированность руководства

    Многие руководители слышали о существовании электронного документооборота, но не понимают, что он собой представляет, и какие возможности может открыть перед промышленным предприятием. Для решения этой проблемы разработчики систем ЭДО проводят просветительскую работу — выпускают буклеты, снимают видеоролики, готовят кейсы удачного внедрения электронного документооборота. Эта статья также призвана повысить информированность лиц, принимающих решения о внедрении ЭДО.

    Психологические барьеры у сотрудников

    Руководитель может понимать все достоинства электронного документооборота, а вот рядовые сотрудники — видеть в нем лишь источник многочисленных проблем. Многие привыкли работать с документами по старинке — печатать их на бумаге, заверять собственноручной подписью, отправлять по почте, подшивать в архивные дела. Необходимы инструктажи и разъяснительные беседы, призванные показать все достоинства перехода на цифровой формат работы. Иногда возникает еще одна психологическая проблема. Сотрудники осознают, что после внедрения ЭДО им уже не удастся уклоняться от прямых обязанностей, что автоматически настраивает их против нововведений. Столкнувшись с этим, руководству приходится принимать взвешенные кадровые решения — от мотивации сотрудников к полноценному использованию ЭДО до их депремирования, понижения в должности и увольнения.

    Руководитель предприятия, внедряющий ЭДО, должен критически оценить ситуацию, определить наличие перечисленных проблем и разработать план действий по их устранению. Если он будет реализован, на предприятии в полной мере проявятся достоинства электронного документооборота, перечисленные выше.

    Программные продукты «Логики Бизнеса»

    Компания «Логика Бизнеса» видит растущий интерес хозяйствующих субъектов, в том числе промышленных предприятий, к системам электронного документооборота. Отвечая на веяния времени, мы предлагаем несколько современных программных решений, позволяющих организовать эффективный электронный документооборот.

    «Логика: СЭД»

    Продукт предназначен для управления всем жизненным циклом документов организации — входящих, исходящих, внутренних. Он позволяет стандартизировать обработку документации, ускорить и упростить работу с ней. Подходит для средних и крупных промышленных предприятий, в том числе с разветвленной сетью подразделений и филиалов.

    «Логика: ЮЗ ЭДО»

    Программное решение для организации юридически значимого электронного документооборота. Позволяет организовать передачу документов по телекоммуникационным каналам с сохранением их юридической силы. Подходит для обмена с государственными ведомствами и между компаниями, в том числе входящими в группы и холдинги.

    «Логика: ТЕХДОК»

    Решение для обработки, совместного доступа и хранения технических документов промышленного предприятия — чертежей, таблиц, спецификаций и других. Обеспечивает строгое соблюдение государственных стандартов, касающихся технической документации и работы с ней.

    Свяжитесь с консультантом нашей компании удобным вам способом, расскажите об особенностях вашего предприятия и существующих потребностях. Мы поможем подобрать решение, которое оптимально подойдет именно вам, а затем профессионально внедрим и настроим его на вашем предприятии.

    Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

    Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

    Чем СЭД отличается от ECM-системы?

    У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.

    Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

    Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

    Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

    Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

    Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

    • сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
    • повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
    • бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
    • гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
    • соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
    • развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
    • новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
    • повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

    Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.

    Эволюция систем электронного документооборота

    Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

    Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

    • регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
    • сопоставление версий документа с отображением расхождений;
    • формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

    Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

    Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

    «Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.

    Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

    Система электронного документооборота в организации

    Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.

    Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.

    Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

    Узнайте о возможностях системы Directum RX

    Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Про РКО