...

Какие сроки хранения документов по охране труда?

Какие сроки хранения документов по охране труда?

  • Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда
  • Когда документы можно не хранить
  • Итоги

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:

  • В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
  • 3-летний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
  • 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
  • Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
  • 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.

О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале..

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения. Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.

Итоги

Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.

Сколько хранить документы по охране труда

Сроки хранения журналов по охране труда: минимальный период всего 1 год, максимальный — 75. Но есть и такие документы, которые требуется оставить в архиве навсегда.

Кто утверждает сроки хранения

Для каждого из документов по охране труда предусмотрен отдельный период сохранности. Все акты, распоряжения, справки и книги учета необходимо аккуратно сохранять. Насколько долго — определяет Федеральная архивная служба России. Ее распоряжением от 20.12.2019 № 236 утверждены сроки, в течение которых необходимо держать документы в архивах. Они перечислены в специальном Перечне типовых управленческих архивных документов в п. 7.3 раздела II.

Через какое время следует избавиться от отчетов и инструкций по ОТ, зависит от их значимости. Например, в приказе указано, какой срок архивного хранения установлен для журналов регистрации инструктажей по охране труда — 45 лет, а не 10, как раньше.

Где надо хранить документацию по охране труда

Несмотря на перевод некоторых документов в электронную форму, большинство справок и актов остаются в распечатанном виде на бумажных листах. Их легко испортить при помощи воды, огня, плесени и других негативных факторов. В связи с этим существуют строгие требования к условиям содержания бумаг.

В каком состоянии находятся инструкции и отчеты, обследует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Комиссия определяет, где хранятся инструкции по охране труда, — в специально оборудованных помещениях.

Основные рекомендации для содержания документации:

  • комнаты следует выбрать темные, сухие;
  • обеспечить их хорошей вентиляцией;
  • разместить документы подальше от света и окон.

Хранилища необходимо оснастить:

  • специальным оборудованием (сейфами, стеллажами, шкафами);
  • средствами пожаротушения;
  • охранной и противопожарной сигнализацией.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение, назначают ответственного за ведение и хранение журналов по технике безопасности — обычно это секретарь или инженер по охране труда. Он обязательно заверяет журналы при помощи подписи. В случае необходимости выдает книги учета и бланки сотрудникам, которые проводят инструктаж по ОТ.

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Одни документы оставляют в архиве совсем ненадолго — на год, три или пять лет, а другие постоянно или до момента, когда их заменят на новые. Это зависит от важности находящейся в них информации. Например, ведомости по обеспечению сотрудников молоком и другим питанием, спецодеждой и другими средствами хранятся только 1 год (п. 428), индивидуальными средствами защиты — 3 (п. 427), сертификаты безопасности — 5 (п. 408). Книги о несчастных случаях на предприятии ­— 45 (п. 424). Такой же срок предусмотрен для протоколов о травмах и авариях на производстве, а если они сопровождаются материальным ущербом или человеческими жертвами, то их оставляют навсегда (п. 425а).

Одними из важных документов является инструктажи по ОТ. На новом рабочем месте каждый сотрудник сталкивается с тем, что обязан пройти вводный инструктаж ( п. 2.1.2 Порядка обучения по ОТ, утв. постановлением Министерства образования РФ от 13.01.2003 № 1/29 ). Итоги записывают в специальную книгу учета, которую нельзя уничтожать длительное время.

Перечень Росархива четко оговаривает, сколько хранится журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, — 45 лет (п. 423а).

Инструктаж обязателен и перед началом работ (п. 2.1.4 того же Порядка Минобразования РФ). И не важно, слесарь это или замдиректора, правила едины для всех. В Перечне указано, сколько хранится журнал регистрации первичного инструктажа по охране труда по сегодняшним правилам – почти полувековой период (п. 423а). Эти книги содержатся в надлежащем состоянии в отделе по ОТ. Если такового нет, то тогда в отделе кадров у сотрудника, который отвечает за обучение новых работников технике безопасности.

Немало протоколов, отчетов, деклараций соответствия, заключений специалистов остается в организации после внедрения мер по специальной оценке условий труда (СОУТ). Их необходимо содержать на предприятии от 45 до 75 лет, в зависимости от условий работы.

В случае двойного периода сколько хранить — 50 или 75, выбирают исходя из ситуации, когда завершено делопроизводство. Если до января 2003 г. — 75, если после — 50.

Подробный перечень периодов для различных документов по ОТ:

Штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения

Прежде чем выбросить лишние бумаги, хорошо проверьте, истек ли установленный законом срок хранения заполненных журналов инструктажей, отчетов по аттестации рабочих мест и других документов по ОТ. Иначе вы рискуете попасть под административную ответственность. Если проверяющие не найдут нужный журнал инструктажа по ОТ, книгу учета проверки знаний или отчет СОУТ, то они вправе оштрафовать как должностное лицо, так и компанию. Для ответственных сотрудников сумма достигает от 3000 до 5000 рублей, для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей ( ст. 13.20 КоАП РФ ).

Новые сроки хранения документов по охране труда

Новые сроки хранения документов по охране труда

Кардинально пересмотрели сроки хранения документов по охране труда. Новые правила нужно применять уже с 21 февраля 2020 года. Если уничтожить документы раньше срока, то госорганы посчитают, что документы не оформляли, либо привлекут к ответственности по статье 13.20 КоАП.

Основание по Перечню, утв. приказом Росархива

от 20.12.2019 № 236

Присланные для сведения – до минования надобности

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним:

· по основной (профильной) деятельности

Присланные для сведения – до минования надобности

В организациях, которые не комплектуют государственные и муниципальные архивы – до ликвидации организации

по административно-хозяйственным вопросам

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности

Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда):

по месту проведения

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

в других организациях

5 лет после истечения срока действия сертификата

Правила, инструкции, регламенты:

по месту утверждения

в других организациях

1 год после замены новыми

Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета:

годовые и с большей периодичностью, единовременные

5 лет, при отсутствии годовых – постоянно

3 года, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно

Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)

после истечения срока действия сертификата

Переписка по вопросам охраны труда

Улучшение условий труда

Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

Вредные условия труда

Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин:

по месту утверждения

в других организациях

До замены новыми

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

после закрытия наряда-допуска

При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

после закрытия нарядов-допусков

При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

Обучение по охране труда

Документы (программы, списки, переписка) по обучению работников охране труда

Протоколы результатов обучения по охране труда

Журналы, книги учета:

· инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

· профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов

Медосмотр

Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования):

по месту разработки и утверждения

в других организациях

До замены новыми

Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников:

по месту утверждения

в других организациях

До замены новыми

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников

5 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Выдача СИЗ и молока

Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием:

по месту составления и утверждения

в других организациях

3 года после замены новыми

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием

При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием

Травматизм и профзаболевания

Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности

Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний

75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

5 лет после истечения срока действия договора,

после прекращения обязательств по договору

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:

по месту составления

Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно

в других организациях

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Документы по результатам надзорных проверок

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

Пожарная безопасность

Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации

Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах

С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара – постоянно

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности

Списки противопожарного оборудования и инвентаря

5 лет после замены новыми

Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

До замены новыми

Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций

Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей

после актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса

после актуализации паспорта безопасности

Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности

Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне

Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны

5 лет после замены новыми

Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

5 лет после замены новыми

Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций

Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях

До замены новыми

Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Санитарные требования

Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:

· по месту утверждения

· в других организациях

До замены новыми

Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности

+7 (343) 344-63-36
Екатеринбург
+7 (863) 221-02-11
Ростов-на-Дону

Техподдержка дистанционного обучения
с 08.00 до 21.00

Каковы сроки хранения документов по охране труда в 2020 году?

Охрана труда — это огромное количество локальных актов, журналов и прочего. Какие то документы давно не актуальны, но стоит ли их уже выбрасывать? В данной статье мы подскажем сроки хранения документов по охране труда

В каком документе можно узнать про сроки хранения?

Основным и единственным законодательным актом регулирующим сроки хранения документов в области охраны труда является Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». В разделе 7.3 как раз указаны сроки по документам.

Сроки хранения документов по СОУТ

Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда) — хранятся 45 лет , в случае вредных и (или) опасных условий труда 50/75 лет (пункт 407, статьи 7.3 Приказа №236).

Сроки хранения документов по обучению

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда, Протоколы результатов обучения по охране труда, Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — хранятся 5 лет (пункт 421-422, статьи 7.3 Приказа №236).

Сроки хранения журналов инструктажей

Журналу учета регистрации вводного инструктажа, а также журналы регистрации инструктажей на рабочем месте по охране труда — хранятся 45 лет (пункт 423, статьи 7.3 Приказа №236).

Сроки хранения норм выдачи СИЗ, молока и профилактического питания

Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другим лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения документа должны храниться постоянно (не менее 10 лет) . Если данные документы находятся в филиалах или обособленных структурных подразделениях то наличие актуальных норм также должно быть постоянным, а срок хранения отмененных 3 года с момента утверждения новых норм (пункт 426, статьи 7.3 Приказа №236).

Сроки хранения приказов по охране труда

Нет однозначного ответа сколько требуется хранить отмененные Приказы по охране труда. В организациях должен быть архив, в котором хранятся все отмененные и неактуальные документы. В связи с этим, советуем не выбрасывать старые документы по охране труда, просто уберите их в архив и будьте спокойны.

СОВЕТ! Помните, не надо ежегодно обновлять приказы по охране труда, такого требования нет. Если ваши приказы актуальные, а все работники и ответственные указанные в них не менялись, то и переделывать ничего не требуется.

Какие сроки хранения документов по охране труда?

Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня, включающем 24 позиции. Согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов, например:

  1. Отчеты по проведению спецоценки условий труда и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):
  • — по месту проведения – 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 года);
  • — в других организациях – 5 лет.
  1. Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) – в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата.
  2. Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда – 5 лет;
  3. Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
  • — 50 лет – если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года;
  • — 75 лет – если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.
  1. Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет;
  2. журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет;
  3. Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников – 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
  4. Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
  • — 50 лет – если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года;
  • — 75 лет – если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.
  1. Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда – 5 лет;
  2. Протоколы результатов обучения по охране труда – 5 лет;
  3. Журналы и книги учета:
  • — инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет;
  • — профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда – 5 лет.
  1. Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет;
  2. Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств – 5 лет ЭПК;
  3. Переписка по вопросам охраны труда – 5 лет.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО
Серафинит - АкселераторОптимизировано Серафинит - Акселератор
Включает высокую скорость сайта, чтобы быть привлекательным для людей и поисковых систем.