Какие сроки хранения документов у ИП?

Какие сроки хранения документов у ИП?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сколько по времени должен хранить Книгу учета доходов и расходов и налоговые декларации по УСН, расчеты по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат ИП, применяющий упрощенную систему налогообложения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, предпринимателю следует хранить постоянно.
В отношении остальных документов возможно применять минимальный срок хранения, равный шести годам.

Обоснование вывода:
Часть 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит прямое указание о хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом минимальный срок составляет не менее пяти лет после отчетного периода, но с указаниями на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела.
В свою очередь, на основании пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Закрепленный в НК РФ четырехлетний срок хранения документов обусловлен «глубиной» налоговой проверки (три года плюс год, в котором она может быть осуществлена) (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Из этого правила существует несколько исключений, когда проверяемый в ходе выездной налоговой проверки период может превышать три года. В этом случае увеличивается и срок хранения документов.
В отношении предпринимателей, применяющих УСН, финансовое ведомство обращает внимание на обязанность хранить данные налогового учета и другие необходимые документы также четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
При этом чиновники также отмечают, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Как видим, представители Минфина России рекомендуют руководствоваться и иными сроками хранения документов, установленными законодательством.
В настоящее время сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкульта России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень)*(1).
Так, Перечнем предусмотрены, в частности, следующие сроки хранения:
— книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее — Книга) — постоянно (ст. 401 Перечня);
— налоговых деклараций (расчетов) — пять лет (ст. 392 Перечня);
— расчетов авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование — пять лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет) (п. 395 Перечня);
— документов (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат) — пять лет (при условии проведения ревизии (проверки)*(2)). Здесь же указано, что при отсутствии лицевых счетов данные документы хранятся 75 лет (ст. 412 Перечня).
Также следует учитывать, что с 1 января 2017 года плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
Обобщив сказанное, можно сделать вывод, что предпринимателю следует хранить Книгу постоянно (смотрите также материал: Информация Управления Федеральной налоговой службы Российской Федерации по Челябинской области от 30 декабря 2010 г. «Вы спрашивали ведущих специалистов управления»), налоговые декларации — пять лет, документы на оплату труда — пять лет, а документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, — шесть лет.
Однако на практике обособить документы, которые могут храниться пять или шесть лет, не всегда представляется возможным. Поэтому, на наш взгляд, в отношении указанных документов, за исключением Книги, целесообразно применять минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

18 октября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Решением ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11 подтверждена правомерность установления указанных в Перечне сроков: «. оспариваемый приказ принят в пределах компетенции издавшего его органа, не противоречит требованиям закона, не возлагает на заявителей дополнительных обязанностей и не создает препятствий для осуществления ими экономической деятельности».
*(2) В Перечне есть примечания о том, что срок хранения ряда документов составляет пять лет при условии проведения проверок (ревизий).
Относительно таких проверок (ревизий) пояснений в Перечне не дано.
При этом в своих письмах финансовое ведомство регулярно ссылается на этот документ, не давая дополнительных комментариев (смотрите, например, письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-02-08/32313, от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598, от 06.09.2018 N 03-07-09/63731).
В свою очередь, Минкультом России также не дано соответствующих пояснений. В таких обстоятельствах контролирующие органы в ходе проведения проверок могут потребовать доказательства того, что в отношении уничтоженных по истечении срока хранения документов были проведены проверки (ревизии). Поэтому, если предприниматель не желает рисковать, он может продолжать хранить такие документы сверх установленных сроков или сдать их в архив.
На наш взгляд, проведение проверки (ревизии) в отсутствие определений в Перечне может быть расценено как проверка, ревизия документов на предмет определения их дальнейшей судьбы. Однако при этом должен соблюдаться определенный порядок (смотрите материал: Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения).
Вместе с тем очевидно, что при таких действиях налогоплательщика присутствует вероятность претензий со стороны контролирующих органов.

Правила хранения электронных документов в организации и у ИП

Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Общие принципы

Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.

Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

Организация хранения электронных документов

В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила):

Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).

Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).

Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).

Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;

при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.

Особенности хранения электронных счетов-фактур

Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Хранение счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (п. 10 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@)

Храните подлинники!

Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.

Так, ФНС России не раз подчеркивала, что замена подлинника документа его электронным скан-образом (копией) не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа. В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Электронный скан-образ, даже будучи подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон, подписавших оригинал, останется лишь копией (Письма ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@, от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

В связи с этим напомним, что «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) вводит следующие понятия:

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (п. 23 — 25) определено, что экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Совсем недавно Правительством РФ внесен в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов). Если он со временем станет законом, это расширит возможности для маневрирования в сфере организации хранения документов. Могут быть на законодательном уровне разрешены конвертация электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания), а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. Это позволит хранить исходный документ один год, а весь оставшийся срок хранения – преобразованный документ равнозначный подлиннику. Безусловно, речь не идет о банальном копировании. Например, электронный дубликат бумажного документа согласно законопроекту будут получать так:

1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).

2. В дубликате будут в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа.

3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.

4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.

Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.

Архивное хранение документов: правила и требования

Организация хранения документов — это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих нормативных актов компании. Все бумаги имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрены крупные штрафы для предприятия и должностных лиц.

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительная документация. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие бумаги легко восстанавливаются после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего не терять и соблюдать правила хранения дел правоустанавливающих документов, а для этого следует четко знать, как, при каких условиях и сколько хранится та или иная документация.

Хранение правоустанавливающей документации

В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих бумаг прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН или КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев.

С появлением полноценного электронного документооборота в России электронные формы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные формы из оборота. Для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения о них уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц.

Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, оперативно получает из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь вправе обходиться без бумажного устава и использовать типовой электронный устав.

Хранение таких бумажных и электронных форм должно происходить в отдельном месте. Это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение разрешается юристам. Существует даже платная услуга по хранению документов организации, которую оказывают сторонние компании. Но ответственность по закону, в случае порчи или утраты важных бумаг, несет все равно руководитель организации.

Законодательные требования к организации архива

Для обществ с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей сроки, порядок и способы хранения документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Если организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие нормативные акты регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Необходимо вести специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра легко найти того, кто не вернул или потерял ту или иную бумагу.

Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то вместо изъятого из папки листа, имеющего статус, в нее необходимо положить лист, который его заменит временно. На этом листе указывают название и реквизиты документа и его краткое содержание. Заверяют этот «документозаменитель» двумя подписями: лица, которое выдало бумагу из папки на время, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко.

Сроки архивирования правоустанавливающей документации

На самом деле все достаточно просто: правоустанавливающие документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 . В соответствии с его нормами, предусматривается получение заключения государственного или муниципального архива о составе переданной документации приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что она подлежит постоянному хранению.

Но есть бумаги, для которых сроки хранения документов могут устанавливать отдельные НПА, — это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Они хранятся в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и вправе самостоятельно уничтожать ненужные бумаги по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение бумаг, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .

Хранение бухгалтерских и налоговых регистров и отчетов

Кроме правоустанавливающей документации, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные регистры своей финансовой деятельности. Все эти бумаги имеют особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию условно разделим на три большие группы:

  1. Первичная документация.
  2. Учетная документация.
  3. Отчетность.

Первичная документация имеет существенно большую ценность. В основной своей массе это те бумаги, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов. На основании первички, имеющей определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. Закон о бухучете и НК РФ устанавливают, какие права имеют частные компании по хранению документов, образующихся в результате их деятельности и учета.

К первичке относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, и ряд других форм. Поскольку эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения. Сейчас первичку составляют как в бумажном, так и в электронном виде. Электронные регистры и первичка должны иметь установленную форму и вид и быть удостоверены квалифицированной электронной подписью.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых бумаг

Сроки хранения электронных и бумажных форм ничем не отличаются. Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение законодательно установленных сроков. Они изменились в 2021 году. В таблице приведены действующие сроки и НПА, которые их регулируют, для некоторой бухгалтерской документации.

Первичные документы, регистры и отчетность по бухгалтерскому учету, аудиторские заключения

Не менее 5 лет

П. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Нормы Налогового кодекса РФ

Учетная политика, стандарты и другие бумаги по ведению бухучета, в том числе средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности ЭЦП

Данные бухгалтерского и налогового учетов, другие регистры для исчисления и уплаты налогов: получение доходов, несение расходов и уплата налогов

4 года

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

6 лет

Пп. 6 п. 3.4 статьи 23 НК РФ

Бумаги, которые необходимы для расчетов с акционерами

Копии использованных бланков строгой отчетности

Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами. Сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации, там указывают, какие документы хранятся постоянно и подлежат сдаче в государственный архив. Сделать это необходимо , чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов.

Все налоговые документы следует хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации. Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения. Это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество полностью самортизируется и его спишут с баланса организации.

Особый срок хранения определен для бухгалтерских форм, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документации продлевается. Это соответствует нормам как статьи 265 НК РФ , так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ .

Началом срока хранения признают 1 января того года, который следует за годом, в котором эти регистры или первичка были созданы и приняты к учету. И з этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС — книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия формуляра. И, как уже было сказано выше, те первичные регистры, которые подтверждают поступление на учет амортизируемого имущества и определяют его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация.

Отдельно стоит упомянуть еще раз о хранении первичных и сводных документов бухгалтерского учета в электронном формате и электронных регистров налогового учета. Поскольку такие документы разрешено составлять в электронном виде, то и хранить их разрешено в электронном виде. Н икаких особых требований и отличий, по сравнению со сроками хранения бумажных документов, законодательством не установлено.

Существует категория бухгалтерских документов, которые следует хранить в течение 75 лет. Это документы о заработной плате работников организации. Эти сведения являются особенно важными и обязательно должны передаваться в архив, поскольку они влияют на вопросы начисления и размера пенсии граждан, которые работали в этой организации.

Порядок и ответственность за хранение бухгалтерской и налоговой документации

Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель. А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Для обеспечения правил хранения необходимо издать внутренний нормативный акт (приказ или положение) за подписью руководителя организации, регламентирующий порядок хранения документов и ответственных за это лиц.

Вот так выглядит образец положения о хранении документов в ООО — приказа руководителя:

Хранение кадровой документации

Кадровые документы практически всегда являются бланками строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них обеспечивают особые условия хранения. По закону, не допускается хранить документы граждан там, где к ним имеют доступ третьи лица. Ответственность за сохранность как самих бумажных бланков, так и содержащихся в них персональных данных несет специально уполномоченный человек — инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечает за кадровую документацию главный бухгалтер или руководитель.

В ведении инспектора по кадрам находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления и трудовые книжки. При формировании первичных кадровых документов и документов по оплате труда следует руководствоваться нормами Федерального закона «О бухгалтерском учете». Как следует из этого закона, первичные учетные бумаги принимаются к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы. Такие бумаги, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках и лицевые счета работников, должны находиться в доступе или архиве в течение 75 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках находятся в шкафах только в течение следующего года.

Сдача в архив

Хранить важные бумажные формы положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом «архив». Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены Росархивом. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. Организация самостоятельно определяет, где должны храниться документы в бумажной форме, главное — обеспечить их сохранность.

Все остальные регистры разрешается хранить просто в шкафах или на стеллажах. Д аже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом такие важные бумаги, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно содержать в хронологическом порядке в переплетенном виде.

Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб либо если у нее недостаточно места для размещения всех папок и бумаг, она передает их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы разрешается уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет бумаги, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт.

Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки сбережения документации, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно потребуется ему самому или его сотрудникам для отстаивания своих законных прав и интересов.

Хранение документов ИП

В процессе работы у предпринимателя накапливается много разных бумаг: свидетельства, справки, бланки. Хранение документов ИП – сложная задача, но необходимая. А как их хранить: может быть, в столе или нужно иметь сейф с технологией лазерной защиты? Оказывается, в законе предусмотрены различные варианты. Мы расскажем о сроках хранения важных документов ИП.

Какие документы хранить

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет, какие бумаги и сколько лет нужно хранить.

Различные статьи законов и кодексов регулируют срок хранения тех или иных документов, связанных с предпринимательской деятельностью:

  1. Бухгалтерские документы, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет. Эта обязанность прописана в п. 8 ст. 23 НК РФ.
  2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет, как говорится в п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.
  3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), на основании ч. 12 Приказа №86 Минфина России, индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
  4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет, на основании п. 8 ст. 28 Федерального закона №212-ФЗ.
  5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу, на основании Приказа №558 Минкультуры России, должны храниться 75 лет. В перечне, изложенном в данном приказе, вы сможете узнать срок хранения документа по его типу.

Указанные сроки хранения документов относятся ко всем индивидуальным предпринимателям, включая тех, которые ликвидировали свою деятельность.

Где хранить документы

Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации). В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела, в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации. Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.

Если документы ИП утрачены или испорчены

Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.

Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.

Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.

Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.

Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.

ИП и хранение документов

Ответы на эти вопросы содержатся в 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, вопрос хранения документов ИП регулируется также статьей 23 НК РФ, 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», 212-ФЗ, Приказом №86 Минфина и Приказом № 558 Минкультуры.

Требует хранения

По закону ИП должен хранить документы, касающиеся бухгалтерии, уплаты налогов, полученных доходов и произведенных расходов, а также первичные документы регистрации и учета ИП и Книгу учета расходов и доходов не меньше четырех лет.

Бухгалтерская отчетность и первичные бухгалтерские документы хранятся пять лет.

Платежные документы о выплате страховых взносов хранятся шесть лет.

Личные же дела и карточки ваших работников, трудовые договора с ними, документы о принятии на работу и об увольнении хранить вообще следует 75 лет.

Как хранить

Место хранения документов законом никак не регламентируется, то есть каждый решает сам. Можно хранить в офисе, можно дома, можно и на даче. Следует знать, что на рынке есть и специальные компании, занимающиеся архивированием документов. И эти компании с удовольствием окажут эту услугу и вам. И если у вас большой документооборот, то вы оцените данное рыночное предложение.

Одним словом, хранить можно где угодно, важно, знать это место и в случае необходимости найти нужные документы, так как закон все же описывает правила хранения и систематизации документов. Это означает, что вы несете ответственность за сохранность документов: как их содержания, так и их внешнего вида.

Отсутствие документов

Если вы не справились со своей обязанностью по хранению того или иного документа, то вы виновны в грубом нарушении НК РФ. Наказание за это — штраф от 10 тысяч рублей.

Однако заплатив штраф, вам все равно придется восстанавливать потерянные или испорченные документы:

-договоры, акты и товарные накладные можно повторно запросить у своих контрагентов;

-при утере учетных документов проводится расследование и по его окончанию составляется акт, который и относится в налоговую при необходимости;

-регистрационные документы повторно можно запросить у налоговой, подав соответствующее заявление и заплатив нужные госпошлины.

Кроме того, обнаружив, что тот или иной документ утерян, вам необходимо составить соответствующий акт и хранить уже этот документ.

Если документ был испорчен, то вы обязаны написать справку об этом, указав сам документ, период его составления, а также причину порчи.

Срок хранения истек

Документы старее срока, установленного законом для хранения, можно утилизировать: сжечь или воспользоваться шредером. Однако перед утилизацией проверьте, что не собираетесь уничтожить заодно и действующие документы, которые еще могут понадобиться.

Одним словом, ИП, как и юридические лица, обязаны хранить документацию. Ее объем зависит от системы налогообложения, а также от того, есть ли у вас свой штат сотрудников или нет. И, безусловно, никто не возбраняет вам собирать вообще все документы или хранить их дольше, чем предписывает закон.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО