Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Сколько и где должны храниться заявления на отпуск

Срок хранения заявлений работников на отпуск — пять лет.

Чем регулируются сроки хранения документов

Сроки регулируются следующими нормативными актами:

Эти акты устанавливают сроки хранения уведомлений о начале отпуска, иных кадровых и прочих бланков предприятия. Отдельным организациям (АО, медицинские учреждения, банковские организации и пр.) следует учитывать нормы отраслевого законодательства.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сколько и где хранить заявления

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Законом регламентированы сроки хранения приказов на отпуск ежегодный и другие его виды в зависимости от условий труда:

  • пять лет для стандартных условий;
  • пятьдесят — для вредных или опасных условий.
  • пятьдесят лет хранят заявления при их включении в состав личного дела;
  • семьдесят пять — все заявления, написанные до 01.01.2003 и если они включены в личное дело работника.

Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 ФЗ №125, ст. 434, 435 приказа №236).

Включать их в личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Различий в сроках хранения заявлений на отпуска без сохранения заработной платы (неоплачиваемые), на ежегодные и дополнительные нет — все эти документы хранят согласно общим правилам, указанным выше.

Локальными нормативными актами (уставом, положением о хранении документов и пр.) определяют, где хранятся заявления сотрудников на отпуск: в архиве организации, на складе, в отдельных папках или в личном деле. Архив формируют в отдельном кабинете или в кабинете отдела кадров. Обычно документы подшивают (если они не входят в состав личного дела), формируют папку заявлений работников за год и сдают в архив организации. Можно разграничить папки и определить, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, по беременности и родам, на дополнительный и пр.

Сколько следует хранить приказы на отпуск

Их хранят столько же, сколько и заявления, в зависимости от категории работника, включения в состав личного дела и даты составления. При этом нет различий, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску, по ежегодному и пр. Если приказ составлен на стандартного сотрудника (не работающего во вредных или опасных условиях труда), документ не включен в состав личного дела и составлен после 01.01.2003, срок хранения составляет пять лет.

Требование о том, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, содержат локальные нормативные акты. Организация самостоятельно определяет место и способ хранения. Если сотрудников мало, необязательно подшивать папки ежегодно — сдавайте в архив подшитые папки за несколько лет.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, сколько хранить документы в организации в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Ответственность за нарушения

Если организация нарушит требования о сроках, ее привлекут к административной ответственности.

Статья 13.25 КоАП предусматривает наказание для отдельных юридических лиц (АО, НПФ и пр.):

  • должностное лицо накажут штрафом от 2500 до 5000 руб.;
  • штраф для организации — от 200 000 до 300 000 руб.

Для таких организаций ведомственными актами и отраслевым законодательством установлены специальные правила документооборота, в связи с чем ответственность за их нарушение устанавливает отдельная норма.

Статья 13.20 КоАП предусматривает наказание за нарушение правил хранения архивных документов:

  • должностное лицо накажут штрафом от 3000 до 5000 руб.;
  • штраф для организации — от 5000 до 10000 руб.

Какой срок хранения документов, не входящих в состав личных дел?

Ю.И. Удалова,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

ВОПРОС

Как долго нужно хранить следующие документы:

  1. согласия сотрудников на сверхурочные работы, работу в выходной день,
  2. заявления о приеме и увольнении, переводе.
  1. По нашему мнению, срок хранения согласия сотрудников на сверхурочные работы, работу в выходной день зависит от содержания соответствующих приказов. Если в приказах не прописан пункт об оплате такой работы (издается отдельный приказ об оплате), то срок хранения согласия сотрудников будет составлять 5 лет, если в приказах упоминается оплата труда работников — 75 лет.
  2. Срок хранения заявлений сотрудников о приеме и увольнении, переводе, не входящих в состав личных дел, — 5лет.

ОБОСНОВАНИЕ

1. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее — Перечень).

Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни, и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны храниться 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня).

По нашему мнению, срок хранения документов к этим приказам, в том числе письменных согласий работников о привлечении их к работе в выходные дни или к сверхурочной работе, зависит от срока хранения соответствующих приказов. Если в приказах не прописан пункт об оплате такой работы (издается отдельный приказ об оплате), то срок хранения согласия сотрудников будет составлять 5 лет, если в приказах упоминается оплата труда работников — 75 лет.

2. Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня).

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

(1) Присланные для сведения — до минования надобности

а) по основной (профильной) деятельности

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 л.

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

в) по административно-хозяйственным вопросам

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Ю.И. Удалова,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Специалист по кадрам #Бюджетник

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Пенсионные фонд уточнил порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ, в том числе в отношении работников, имеющих право на досрочную пенсию.

30 ноября Роспотребнадзор сообщил о решении сократить сроки действия ПЦР-теста с 72 до 48 часов включительно.

Минтруд утвердил основные требования к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем.

Срок хранения заявлений на отпуск 2019

  • 1 Всегда ли надо оформлять заявление на отпуск?
  • 2 Как хранить заявления на отпуск
  • 3 Сроки хранения заявлений на отпуск
  • 4 Ответственность за нарушение сроков хранения заявлений на отпуск

Заявления на отпуск имеют определенный срок хранения, регламентированный нормативно-правовыми актами РФ. При несоблюдении правил хранения этих документов к работодателю могут применяться штрафные санкции.

Всегда ли надо оформлять заявление на отпуск?

Если ежегодный отпуск предоставляется согласно графику отпусков, составленному на год, заявление не нужно. Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком, утвержденным руководством (ст. 123 ТК РФ). При этом график является обязательным и для работодателя, и для работников.

Однако заявление на отпуск нужно писать, если:

  • работник просит разрешить ежегодный отпуск в период, отличный от того, который был запланирован графиком;
  • работник устроился в организацию после того, как был составлен и утвержден график, и просит предоставить отпуск по истечении 6 месяцев работы;
  • работник отработал меньше 6 месяцев, то есть просит предоставить отпуск авансом.

Заявление на отпуск может быть написано от руки или напечатано на компьютере, главное — в нем должны быть дата составления документа и подпись сотрудника. Заявление пишется в свободной форме с просьбой о предоставлении отпуска с начальной даты на определенное количество дней или до конечной даты.

Заявление нужно писать не только на основной ежегодный отпуск, но и на другие периоды, например, на отпуск без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебный отпуск и др.

Как хранить заявления на отпуск

Некоторые специалисты хранят заявления в личном деле каждого сотрудника. С одной стороны, это удобно, поскольку вся документация по человеку хранится в одном месте, и в случае необходимости ее не нужно искать.

С другой стороны, у кадровиков могут возникнуть определенные трудности при обработке информации, когда необходимо сдавать личные дела по выбывшим сотрудникам в архив, поскольку в них не должны содержаться заявления на отпуск. Кроме того, если сотрудник работает длительное время, в его личном деле может скопиться довольно много разных заявлений, и не только на отпуск.

Целесообразно все заявления персонала на отпуск хранить в одной папке с обязательной их регистрацией в журнале регистрации документов по отпускам. При этом нужно разделить заявления по видам отпусков, а также по годам, если в одной папке хранятся документы за период больше года.

Сроки хранения заявлений на отпуск

Правила хранения заявлений на отпуск установлены нормативно-правовыми актами:

  • Законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ,
  • Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526,
  • Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Организации имеют возможность установить свои правила обработки и хранения кадровой документации, в том числе и заявлений на отпуск. Их необходимо зафиксировать в локальных НПА компании. Кроме того, они не должны противоречить действующему законодательству РФ.

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, а потому они должны храниться не менее 5 лет. Однако если локальными актами компании установлено, что эти заявления включаются в личные дела сотрудников, то тогда срок их хранения составляет 75 лет (если дата создания документа до 2003 года) или 50 лет (если дата создания документа с 2003 года).

Заявления, касающиеся специфических условий трудовой деятельности, например, при работе во вредных или опасных условиях, необходимо хранить 50 или 75 лет в зависимости от года создания документа.

О сроках хранения графика отпусков см. в этой статье.

Ответственность за нарушение сроков хранения заявлений на отпуск

Организация имеет право увеличить срок хранения заявлений на отпуск, о чем нужно указать в локальной документации компании. Нарушение правил и сроков хранения этих документов в соответствии с КоАП РФ предусматривает административную ответственность:

  • при нарушении норм трудового законодательства: предупреждение или штраф 1 000-5 000 руб. на должностных лиц и ИП, 30 000-50 000 руб. на юрлиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
  • при нарушении правил хранения документов: предупреждение или штраф 300-500 руб. на должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ);
  • при неисполнении обязанности по хранению документов: штраф 2 500-5 000 руб. на должностных лиц и 200-300 тыс. руб. на юрлиц (ст. 13.25 КоАП РФ).

О штрафах за непредоставление отпуска более 2 лет подряд читайте в этой статье.

Личная карточка работника

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

и выписки из них, копии личных документов, характеристики,

листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,

исполнительных, контрольных органов организации;

работников, имеющих государственные и иные звания,

премии, награды, ученые степени и звания

заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,

копии приказов, выписки из приказов, заявления,

командировочные заявления, командировочные удостоверения

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Сроки хранения приказов по личному составу: разъясняет эксперт ГИТ

Риски: приказы по личному составу имеют два срока хранения – 75 лет и 5 лет.

Эксперт ГИТ напоминает, что на компании возложена обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных для них сроков хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. К ним относятся, в частности, кадровые приказы. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ и составляют по документам, законченным делопроизводством:

– до 01.01.2003, – 75 лет;

– после 01.01.2003, – 50 лет.

Вышеуказанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, установлен иной срок хранения.

В зависимости от вида и срока хранения приказы (распоряжения) организации классифицируются на:

1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);

2) приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу (срок хранения – 75 лет);

3) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения – 5 лет).

К приказам (распоряжениям) по личному составу относятся следующие приказы:

– по приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению работников;

– по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов);

– в связи с изменением фамилии;

– по поощрению и награждению;

— по оплате труда, премированию, по назначению различных выплат;

— по предоставлению отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы);

– по назначению дежурств по профилю основной деятельности;

– по направлению в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, а также в командировки работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Эксперт ГИТ отмечает, что в примечании 2 к п. «б» ст. 19 Перечня N 558 предусмотрен срок хранения 5 лет для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Эксперт ГИТ уточняет, что ни в ТК РФ, ни в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки не определены критерии отнесения командировок к краткосрочным. Поэтому эксперт ГИТ советует хранить приказы о направлении в любые командировки 75 лет.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Эксперт ГИТ уточняет, что документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а не вошедшие – 5 лет (ст. 19, 656, 665 Перечня N 558).

Эксперт ГИТ уточняет, что к группе приказов по личному составу, не входящих в личное дело, относятся приказы: о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику, об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, о снятии с работника дисциплинарной ответственности, об отстранении от работы, об объявлении выговора и др. Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны входить в состав личных дел и храниться 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня).

Помимо указанных приказов, работодатель может в локальном акте самостоятельно определить приказы, которые будут являться частью личного дела работника. При включении на основании локального акта в состав личного дела приказов со сроком хранения 5 лет срок их хранения увеличится до 75 лет.

На заметку : вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 N 640). В коммерческой сфере решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.

Детально разобраться со сроками хранения документов в коммерческой организации поможет
Вера Рязанцева на вебинаре «Практикум для кадровика: соблюдаем требования архивного законодательства» 19 декабря 2019 года.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО