Куда сдаются документы после ликвидации предприятия?

Передача документов в архив при ликвидации компании

Согласно Федеральному закону №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в случае ликвидация компания обязана передать свои документы на хранение в муниципальный или государственный архив. Это требование является обязательным для предприятий любой организационно-правовой формы.

Перечень бумаг

При ликвидации предприятия передаче в архив подлежат документы:

  • постоянного срока хранения;
  • по личному составу (со сроком хранения 75 лет);
  • временного срока хранения (до 10 лет) при условии, что он еще не истек.

Сюда относятся практически все важные бумаги организации: учредительные документы, свидетельство и решение о ликвидации, личные дела и карточки, трудовые договора, финансово-бухгалтерская отчетность, лицевые счета работников или зарплатные ведомости, штатные расписания и т.д. Наряду с этим, дополнительно готовятся и сдаются в архив описи дел по личному составу, историческая справка и акт о направлении на ликвидацию дел, не подлежащих хранению.

Подготовка документов

Подготовка документов для передачи в архив включает в себя следующие основные операции:

  • экспертиза ценности бумаг;
  • оформление дел, их систематизация, переплет и подшивка с проставлением нумерации и составлением внутренней описи и листа-заверителя;
  • подготовка описей всех документов.

Передачу бумаг на архивное хранение осуществляет специальная ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. Однако все хлопоты по подготовке документов ложатся на ваши плечи. Процедура эта достаточно сложная и трудоемкая. А потому будет лучше, если упорядочением бумаг займется специальная архивная компания. Все, что нужно для этого, – заключить с соответствующим исполнителем договор от лица председателя ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего.

Куда передавать документы

Согласно законодательству, если ликвидируемая компания не имеет правопреемника или вышестоящей организации, она обязана передать документы на хранение в специализированный центр, а при его отсутствии – в государственный архив. К сожалению, подобные центры функционируют пока только в отдельных регионах, поэтому вам, скорее всего, придется иметь дело с государственными органами. Последние, кстати, вправе отказать в приеме документов с временным сроком хранения. В этом случае следует обратиться в специализированную компанию, которая осуществляет архивное хранение документов на договорной основе.

Главное – помните, что данная процедура является очень важной и ответственной. Передача документов на архивное хранение при ликвидации предприятия – это необходимое условие обеспечения социальных прав ваших бывших работников, от выполнения которого будет зависеть начисление им трудовых пенсий.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

После завершения деятельности юрлица остаются документы. Они могут потребоваться в будущем для решения спорных вопросов. За бумаги отвечает ликвидационная или конкурсная комиссия. Ненужные отчеты можно уничтожить, а ключевые – сдать в архив на временное, длительное или вечное хранение. За нарушение сроков предусмотрен штраф от 2 500 до 300 000 руб.

Заключительным этапом прекращения деятельности фирмы является передача оставшихся бумаг в архив. Они должны быть сохранены на протяжении установленного законом времени. Такая обязанность существует для всех юридических лиц независимо от формы собственности. Сроки хранения документов после ликвидации ООО зависят от вида отчетности.

Причины для хранения документов

Необходимость вызвана тем, что в дальнейшем для решения возникающих вопросов, связанных с организацией, бывшим сотрудникам или третьим лицам могут потребоваться бумаги, подтверждающие факты ее хозяйственной деятельности. Наиболее часто возникают ситуации, указанные ниже.

Обращение граждан для получения сведений о стаже

Личные дела, табели учета рабочего времени, коллективные и трудовые договоры, зарплатные ведомости и т.д.

Обращение учредителей за данными по кредиторам и дебиторам

Договоры, соглашения, акты по взаиморасчетам, первичная документация и т.д.

Запросы проверяющих органов

Счета-фактуры, расчетные бумаги, бухгалтерская отчетность, Устав

Если необходимо получить справку о документе, который находится в архиве, нужно сделать запрос. Сотрудники оформят выписку по всем правилам, и она будет иметь юридическую силу.

Для каждого типа документов определен свой срок. При ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период и на это время подлинники передаются в архив. К этой категории относятся бумаги, у которых не истек срок их сбережения, а также все документы по личному составу.

Ответственные лица

Ответственность за организацию хранения документов компании во время ее хозяйственной деятельности несет руководитель. За сбережение бухгалтерских бумаг отвечает главбух. Обязанность по передаче отчетности закон возлагает на:

  • ликвидационную комиссию – в случае добровольного прекращения деятельности общества;
  • конкурсную комиссию – при банкротстве.

Если компания была большой и осталось много деловых бумаг, то имеет смысл нанять архивариуса. Он систематизирует картотеку, создаст описи, составит смету на хранение.

К сведению. Работу по сортировке документов должна проводить экспертная комиссия, в состав которой входит специалист по архивному делу.

Регламентирующие законы

Список документов и сроки их консервации после ликвидации фирмы, а также порядок их передачи в архив закреплены в следующих законодательных актах:

  • «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 г.
  • Федеральный Закон ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.
  • Список для госорганов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236)
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Реестр для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • Порядок и сроки хранения для АО определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс;
  • Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Место архивации

В том случае, когда у предприятия заключен договор с государственной службой архива, документы после ликвидации ООО передаются ей. Если такого договора нет, то муниципальный или государственный архив по месту регистрации обязан принять на хранение только отчеты, содержащие информацию о личном составе сотрудников общества, либо очень значимые для государства бумаги. Эта услуга бесплатная для ООО.

Ответственный за ликвидацию должен определить место хранения для остальных документов. Например, бумаги, оставшиеся после прекращения деятельности фирмы, по договоренности может взять кто-нибудь из учредителей. Для этого ликвидатор должен оформить акт приема-передачи.

Те бумаги, которые не содержат важной информации, и их срок подошел к концу, могут быть уничтожены:

  • шредированием;
  • сжиганием;
  • посредством выездного уничтожения.

Данная процедура должна быть проведена с составлением соответствующего акта.

Примечание. Существуют частные архивы. Сдать им на хранение по договору можно бумаги в любом количестве. Но за это нужно будет платить.

Сроки хранения

Документы, переданные в архив после ликвидации предприятия, могут иметь разный срок сбережения: от 3 лет до вечного хранения. В «Перечне…» утвержденном Приказом Федерального Архивного Агентства № 236 от 20.12.2019 г. представлен списочный состав для разных типов документов, появляющихся в ходе деятельности организации.

Согласно законодательству, все виды бумаг по периоду хранения разделены на 3 группы:

  1. Постоянного (вечного).
  2. Длительного.
  3. Временного.

Вечное

Бумаги, относящиеся к первой группе, должны храниться всегда. К ним относятся отчеты, связанные с хозяйственной деятельностью организации и получением прибыли. Это могут быть:

  • приказы;
  • расписание работы;
  • структура юрлица;
  • учредительные документы, Устав;
  • коммерческие договоры;
  • акты приема-передачи недвижимого имущества;
  • реестры акционеров, выписки из них;
  • годовые отчеты акционерного общества;
  • и др.

Длительное

Ко второй группе относятся бумаги, содержащие информацию по личному составу. Они должны храниться не менее 50 лет, если созданы после 2003 г. Для более ранних этот срок равен 75 годам. Это:

  • личные дела персонала по форме Т2;
  • приказы по кадровым изменениям;
  • трудовые договоры;
  • журналы регистрации трудовых книжек;
  • табели учета рабочего времени;
  • лицевые счета по заработной плате;
  • и т.п.

Временное

Бумаги, не несущие важной информации, могут сберегаться не более 10 лет. Если, согласно установленному перечню, срок оформленного документа еще не истек, то он сдается в архив. В противном случае его можно уничтожить. Список:

  • доверенности, выданные сотрудникам;
  • таможенные декларации;
  • бухгалтерские отчеты;
  • аудиторские заключения;
  • иные бумаги, не содержащие важную информацию.

Звуковые и видеоматериалы сберегаются 3 года со дня записи, фотографии – 5 лет. Бумаги, подписанные электронной цифровой подписью – 4 года.

Перечень содержит 1003 позиции деловой отчетности с указанием для каждой позиции своего времени. Для уточнения периода сбережения документа необходимо пользоваться нормативным актом.

Сдача в архив

Оставшиеся деловые бумаги в архив организация направляет самостоятельно. Для этого во время принятия решения о ликвидации общества назначается ответственный. Им может быть ликвидатор, учредитель или конкурсный управляющий, если ООО закрывается в результате банкротства.

Документы для архива

Перечень деловых бумаг, которые должны быть сданы в официальное хранилище, определен п. 10 ст. 23 ФЗ 125 от 22.10.2004 г.

При закрытии частной компании передаче в государственный архив на основании договора, заключенного между ликвидационной комиссией или управляющим и муниципальным хранилищем, подлежат документы:

  • входящие в перечень Архивного Фонда РФ;
  • по личному составу компании;
  • сроки содержания которых еще не истекли.

Подготовка к сдаче

Перед тем как сдать бумаги на хранение, их следует подготовить в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»:

  1. Сначала документы сортируют по срокам хранения и раскладывают в хронологической последовательности по папкам. В одном деле не должно быть более 250 страниц, каждый подлинник должен быть в единственном экземпляре. Бумаги в деле собираются за один год.
  2. Из документов удаляются скрепки и металлические скобки. Вкладываются два чистых листа: первый и последний. Прошиваются все страницы вместе с картонной папкой через 4 отверстия суровой ниткой.
  3. После этого нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Первый и последний не считают. Первый предназначен для описи бумаг, на последнем – будет подпись заверителя.
  4. Оформляют обложку для дел по форме, указанной в приложении 11 из Основных правил. На обложке указывают полное и короткое название организации, номер дела, количество страниц.

Оформление исторической справки

После этого нужно заполнить специальный бланк с описью подготовленных дел для передачи в архив. Там же следует сформировать историческую справку о ликвидированной организации по установленным правилам. В ней данные указываются в именительном падеже во избежание двусмысленного толкования:

  • полное название организации, юридический адрес;
  • дата создания с перечнем причин;
  • пункты устава, регламентирующие деятельность компании;
  • описание структуры предприятия;
  • перечень руководителей и внутренних актов, на основании которых было проведено назначение;
  • номер расчетного счета;
  • ответственный за состояние бумаг фирмы и ведение дел.

К слову. Передача оформляется приемопередаточным актом. Архив выдает подтверждение о получении документов на хранение. Эта справка может быть впоследствии затребована госорганами.

Ответственность за нарушение сроков

Несвоевременная отправка документов в архив, равно как и отклонение по времени сбережения бумаг может быть расценена, как несоблюдение обязательств по порядку и срокам их хранения, предусмотренных законодательством. Это гарантированная «административка» (ст. 13.25 КоАП).

Где и как найти документы если предприятие пропало

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.

В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

  • документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
  • документы переданы в федеральный архив;
  • передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Возможные места временного хранения:

  • в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
  • на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
  • на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Ликвидация компании: что делать с документами (1 ч.)?

Приняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании). Что делать с документами и печатью при ликвидации компании?

Напомним, что по общему правилу, ликвидация считается завершенной, а компания — прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.

Те АО и ООО, которые отказались от печати должны были:

внести в установленном порядке изменения в устав компании (при наличии упоминания о круглой печати), заполнив заявление по форме P13001;

не вносить никаких изменений (при отсутствии упоминания о круглой печати компании);

для созданных компаний после 7 апреля 2015 г. сведения о печати не указывать в уставе компании.

Но ряд компаний продолжают использовать печати и для них актуальным является вопрос о порядке уничтожения печати.

Что делать с документацией?

Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании – нет и документов.

Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов. То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.

А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы.

В случае ликвидации негосударственных компаний (в т.ч. в результате банкротства), архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив. Таковы требования ст.23 Закона об архивном деле.

С этой целью ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.

Далее члены ликвидационной комиссии должны выбрать документы, которые подлежат:

хранению и передаче в государственный архив;

уничтожению (у которых истек срок хранения).

При подсчете сроков хранения должно учитываться следующее. Установленные сроки хранения документов отсчитываются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) — не менее 5 лет.

Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона №402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения – саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно. То есть такие документы готовятся к сдаче в архив с отметкой «постоянно».

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся 50/75 лет (п.301 Перечня).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ). Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, компания обязана хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

Сдача документов в архив

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

Наша компания профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО