Ставится ли печать на фирменном бланке предприятия?

Нужна ли печать на фирменном бланке организации и когда ее нужно ставить?

Фирменный бланк — это бумажный лист, который представляет собой визуальный образ компании и включает название, логотип, электронную почту, веб-страницу, адрес. Обычно эта информация появляется на верхнем или нижнем краю документа, оставляя остальной материал свободным. Многих предпринимателей волнует вопрос, нужна ли печать на фирменном бланке организации?

Зачем нужен фирменный бланк?

Бланк компании добавляет авторитета и профессионализма. Кроме того, он помогает укрепить имидж бренда для клиентов и поставщиков.

Цены, предложения, документы, письма, приказы и декларации делаются на персонализированном бланке компании. Бланк может быть напечатан или написан от руки.

Деловые письма или бланки широко используются юристами, врачами, бухгалтерами и другими профессионалами.

Так как это такой важный маркетинговый материал для организаций, необходимо чтобы бланк следовал визуальной идентичности компании.

Имел те же цвета и тот же шрифт, который используется в других печатных материалах, таких как визитные карточки, флайеры или корпоративные папки.

Печать – право организации или обязанность

Среди предпринимателей существует общее убеждение, что для ведения бизнеса необходим штамп компании. Известно, что он полезен для выдачи документов, подписания заявлений и деклараций. Однако регулируется ли его владение законом или это только требование к должностным лицам?

Согласно закону нет положений о наложении на предпринимателей обязательства иметь штемпель предприятия. Руководитель может самостоятельно выбирать, нужен ли он ему. Государственные учреждения не могут требовать от любого гражданина больше, чем это предусмотрено законом.

Совсем по-другому обстоит дело для учреждений, которые не являются административными органами — банков, страховых компаний.

Банки часто требуют от предпринимателей печати при открытии счета предприятия.

Тогда могут не приниматься во внимание правовые нормы, так как финансовые учреждения могут указывать свои собственные требования в своих нормативных актах.

Когда руководитель решает иметь печать компании, он может сам определить, какую информацию он хочет включить в нее.

Она может содержать:

полное название компании;
адрес штаб-квартиры;
контактный телефон, факс, адрес почты, адрес веб-сайта компании.

Несмотря на то, что правовые нормы формально не предусматривают обязанности иметь печать компании, некоторые процедуры, как правило, делают необходимым изготовление печати в процессе регистрации компании или при составлении деклараций.

В некоторых случаях можно заставить чиновников воздержаться от требования печати на официальных документах, обратившись к ним с просьбой предоставить юридическое обоснование обязанности предпринимателей иметь печать. После проверки легального статуса они меняют свое мнение.

На многих бланках официальных документов встречаются слова «подпись и печать предпринимателя», но согласно юридическому толкованию подтверждением заявления лица является подпись, а не печать.

Когда нужно ставить штамп?

АО и ООО могут и не иметь печатей. Но если она все-таки есть, то обязательно должна быть поставлена в некоторых документах.

Печать необходима в тех случаях, если организация:

использует типовые формы, которые были установлены на основании федеральных законов;
применяет унифицированную форму (руководитель должен утвердить, что форма используется без изменений или изменения не будут касаться печати);
использует собственную форму, которая требует штемпеля.

Нужна ли печать на фирменном бланке?

Законом не установлен четкий список документов, которые обязательно требуют печати. Обычно она ставится в тех случаях, когда на бланке фиксируется информация, которая касается финансов или графика. Штамп может заверить подлинность подписи или удостоверить права предъявителя.

Подпись и печать придают документу юридическую силу. Если официальный бланк не имеет печати и есть сомнения в его подлинности, то необходимо позвонить в организацию и уточнить необходимую информацию.

Также следует понимать, что категорически нельзя ставить штамп на пустых бланках — это приведет к мошенничеству или злоупотреблению.

Когда штамп не является обязательным?

Штемпель обязателен только в тех случаях, когда это предусмотрено законом. Например, в акте о несчастном случае он не обязательна. Тоже относится к документам для участия в госзакупках или доверенности на представительство. Организация может использовать более современный способ идентификации, например, электронную подпись.

Итак, это право, а не обязанность. Но компаниям необязательно отказываться от него — они могут использовать столько штампов разных форм и степени защиты, сколько им потребуется.

Видео о том, на каких документах необходимо ставить штемпель:

Печать на фирменном бланке

Обязан ли ставить врач личную печать на фирменном бланке с печатью организации на справке в школу?

Мне понадобилась консультация косметолога в косметологическом центре, после оплаты услуг мне отказали в предоставлении печати на фирменном бланке, копии чека и договора, мотивируя тем, что при обычной консультации они имеют право не давать требуемые мной документы (копии чека, фирменной печати на бланке и договора), предоставив мне лишь фирменный бланк, на котором прописаны рекомендации и чек на оплату.

Скажите, по закону » о правах потребителя»,правильно ли они поступили?

Ставиться ли печать на фирменном бланке?

Ставится ли гербовая печать на фирменном бланке?

По такому вопросу: подача иска в Арбитражный суд от организации возможна ли на фирменном бланке организации (шапка-вверху первой страницы)? И нужно ли в этом случае заверять подпись иска руководителем организации фирменной печатью? Спасибо.

Нужна ли печать на фирменном бланке-на ответе на ходатайство.

Клиент взял кредит в автосалоне, хочет забрать автомобиль прежде чем поступят деньги из банка на счет организации. Мы можем это делать, но только если будет гарантийное письмо с синей печатью, а банк утверждает что их фирменный бланк является подтверждением того что они произведут оплату в срок и доказательством того является это письмо на фирменном бланке без печати. Действительно ли это так, на самом деле печать не нужна если есть фирменный бланк банка?

Нужно ли ставить печать организации при подачи заявления на фирменном бланке?

Я запросила справки с предыдущего места работы о трудовом стаже, для предоставления в Пенсионный фонд. Мне оформили справки на фирменном бланке и переслали через почту России. При получении я обнаружила, что на справке отсутствует печать организации.

У меня вопрос: печать для оформления таких справок разве не предусмотрена? Какой нормативный акт предусматривает, что если документ выполнен организацией на фирменном бланке, то проставление печати организации на нем не требуется?

Ставится ли печать на письмо напечатанное на фирменном бланке предприятия и подписанное руководителем.

Прошу ответить на следующий вопрос: наша организация (ООО) не имеет фирменного бланка, до сих пор обходились обычным листом с реквизитами организации и оттиском печати. Но вот возникла необходимость срочно представить письмо на фирменном бланке. Можно ли самим на компьютере создать фирменный бланк или он должен быть отпечатан типографским способом?

Требуется ли ставить гербовую печать не государственного медицинского учреждения на заключении врача при медицинском обследовании состояния здоровья, если заключение на фирменном бланке предприятия и его подтвердил своей печатью и подписью врач выполняющий обследование?

Имеет ли юридическую силу претензия составленная не на фирменном бланке и без печати?

Нужно ли проставлять круглую печать организации на справке о трудовом стаже если справка оформлена на фирменном бланке организации.

Собираю необходимые документы для оформления пенсии. Написала одному из работодателей заявление о выдачи справки о трудовом стаже. Мне оформили справку на фирменном бланке, но не заверили печатью организации. Я обратилась с вопросом в отдел кадров, почему справка без печати. Мне кадровик сказала, что в организации только гербовая печать, в отделе кадров своей печати нет – она как бы отменена каким то законодательным актом. И на такие справки которую мне выдали гербовая печать не ставится.

Вопрос: Правомерны ли действия кадровиков? На основании какого законодательного акта справки о заработной плате не заверяются гербовой печатью организации? Действительна ли будет такая справка без печати?

Нужна ли печать на фирменном бланке (письма от гор. архитектуры, МЧС, стройнадзора по факту незаконного строительства) для представления в суде?

На меня подали в суд по расписке которая якобы напечатана мной. Человек который когда-то у меня работал. Расписка напечатана на фирменном бланке моей фирмы. По роду работы такие бланки с печатью были у многих на руках. Как мне быть?

А где и в каких нормативных документах я могу скачать по поводу того, что гербовую печать на фирменном бланке ставить допустимо.

Для оформления договора аренды футбольного поля собственник требует письма с печатью на фирменном бланке, а я самозанятый, без наёмных работников, тренер по футболу детишек. Вопрос такой: могу ли я, будучи самозанятым, иметь название и печать без головной боли с регистрацией?

Заказчик требует подать первую часть заявки на фирменном бланке с печатью и подписью организации. Правомерно ли это требование?

Нужно ли ставить печать на фирменном бланке организации если это простое письмо например к другому юр. лицу? Если можно с ссылкой на документ.

Имеет ли силу письмо юрлица на фирменном бланке без печати, отправленное по e-mail? Обычной почтой письмо не отправлялось.

Является ли договор с юристом действительным если на нем стоит подпись обеих сторон и он напечатан на фирменном бланке, но не стоит штамп (печать)?

Д.д. участковый написал справку-характеристику на мужа вручную (не на компьютере набрал). Есть синяя печать. Действительна она или должна писаться на каком нибудь «фирменном» бланке?

Ставится ли печать на справке о задолженности по зарплате при подаче заявления на выдачу судебного приказа о взыскании задолженности если справка на фирменном бланке предприятия?

Мне выдана справка о трудовом стаже с предыдущего места работы. Справка оформлена на фирменном бланке организации, но не заверена печатью организации.

Вопрос: Будет ли правомерно, мое требование о выдачи новой справки с проставлением печати организации? На какой законодательный акт можно сослаться?

Могу ли я по доверенности (не нотариальной, а на фирменном бланке организации с печатью и подписью) продать зем. участок предприятия?

Расписка на фирменном бланке с подписью директора и печатью организации является платежным документом? Может ли она быть свидетельством понесенных мною расходов?

На мед, комиссии не принимают справку-заключение КТ, так не стоит печать мед. организации, но в шапке есть печать с названием и реквизитами, внизу подпись и личная печать врача, и заключение дано на фирменном бланке с названием мед. организации.

Нужна ли печать организации, ИП или её отменили

Действующие нормативно-правовые акты не содержат положений о необходимости наличия печати у индивидуального предпринимателя.

Ни в ГК РФ, ни в Федеральном законе от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не говорится о том, что индивидуальный предприниматель должен иметь печать.

Печать – право организации, а не обязанность, печать на документах не обязательна

Обязано ли ООО подтверждать документы печатью организации, если она имеется.Обязательна она будет, только если это прямо предусмотрено законом. В остальных случаях организации будут сами определять, использовать им печать или нет. Например, печать будет не обязательна в журнале учета проверок. На акте о несчастном случае на производстве. На судебной доверенности и доверенности на представительство в ходе исполнительного производства. На документах для участия в госзакупках и др.

Печать организации когда нужно ставить ( документы в ФНС, договора с контрагентами и т.д. )

Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.

Представление документов в ИФНС: когда не надо ставить печать

Если в уставе общества не содержатся сведения о наличии у него печати. То документы, представляемые в ИФНС, могут не содержать оттиск печати.

Чиновники ссылаются на законы об акционерных обществах. И об обществах с ограниченной ответственностью (ООО). Из которых следует, что использование компанией печати является правом. А не обязанностью. А сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Печать организации в договорах с контрагентами нужна или не нужна

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны заверить печать организации договор. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 160 ГК РФ.

К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве. И договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Потому что об этом сказано в статьях 913 и 338 ГК РФ.

Если же специальных требований к договору в законе или тексте договора нет. Печать можно не проставлять. Потому что суды, например, делают вывод. В общем случае печать компании – это всего лишь дополнительный. А не обязательный реквизит договора. А потому, и без оттиска договор считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной. Поэтому, если в тексте договора о печати нет ни слова. То договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Кто хочет подстраховаться. И желает обязательные печати обеих сторон. То можно прописать в них такую формулировку. «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме. Подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

Когда печать обязательна

Когда можно не ставить печать на документах ? Нужно ли ставить печать на первичном документе ?

С 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати , ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

Печать отменили. Как теперь работать?

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.

Обязательно ли отказываться от печати?

Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.

Чем можно заменить печать?

Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.

Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?

Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати – продавца и покупателя.

А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе универсальный платежный документ — УПД. Это удобно – одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Хотя в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.

Нет печати продавца на товарном чеке. Получится ли таким документом подтвердить расходы?

Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.

Как отказаться от печати организации?

Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.

Если откажемся от печати организации, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, в статью будут внесены изменения.

Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.

Не будут ли банки требовать печати на документах?

Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

Организации не обязаны ставить печать на декларациях и документах, представляемых в инспекцию

Налоговые инспекторы не вправе отказать организации в приеме документов, ссылаясь на отсутствие в них печати налогоплательщика. Такой вывод следует из письма ФНС России от 05.08.15 № БС-4-17/13706@. Комментируемое письмо направлено в нижестоящие налоговые органы для использования в работе.

Согласно письма налоговые инспекторы должны принимать представленные налогоплательщиками документы, независимо от того, заверены они печатью или нет.

Данной проблемы (отсутствие печати на декларации, расчете или иных представляемых в инспекцию документах) не существует для организаций, которые сдают электронную налоговую отчетность через интернет. Ведь им для заверения названных документов достаточно подписать отправляемый файл квалифицированной электронной подписью.

Печать на форме 4-ФСС нужна?

Согласно Информации ФСС от 10.06.2015 отсутствие на расчете по страховым взносам круглой печати организации не может служить основанием для отказа в приеме отчетности. Кроме того, сотрудники ФСС не вправе требовать от организаций заверять печатью исправления в расчете 4-ФСС и заявление о зачете (возврате) излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, пеней и штрафов.

Можно теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Раньше так делать было рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении в трудовой книжке нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Печать в трудовых книжках больше не обязательна !

Минтруд поставил точку в спорах об использовании печати организации при заполнении трудовых книжек. Теперь заверять записи в трудовой книжке печатью нужно лишь при ее наличии.

По новым правилам организации, отказавшиеся от использования печати, должны заверять записи о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнениях только подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Компании, продолжающие использовать печать, должны по-прежнему заверять печатью увольнительные записи.

Кстати, оговорка «при наличии» распространяется и на проставление печати на первом листе трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Заверять оттиском печати приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней тоже больше необязательно.

Необходимо ли проставлять оттиск печати на фирменных бланках ТОО? (Г. Жуманова, 22 октября 2015 г.)

Г. Жуманова, юрист по вопросам

трудового и гражданского права

НЕОБХОДИМО ЛИ ПРОСТАВЛЯТЬ ОТТИСК ПЕЧАТИ НА ФИРМЕННЫХ БЛАНКАХ ТОО?

Существует ли закон о том, где коммерческие организации должны ставить печать? К примеру, есть закон для госслужб, где есть перечень документов. Нужно ли ставить печать на фирменном бланке ТОО? Может ли печать заверять подпись любого сотрудника организации?

В соответствии с пунктом 2 статьи 33 Гражданского кодекса (далее ГК РК) юридическое лицо имеет печать со своим наименованием. Данное требование не распространяется на юридические лица, которые являются субъектами частного предпринимательства, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским кодексом и законами Республики Казахстан.

По смыслу пункта 2 статьи 33 ГК РК субъектам частного предпринимательства нет необходимости иметь в наличии печать с наименованием организации. Однако, наличие печати необходимо для совершения определенных правовых сделок, таких как договор залога, договор купли-продажи, договор банковского займа и другие.

В силу пункта 3 статьи 152 ГК РК Законами Республики Казахстан и (или) по требованию одной из сторон могут устанавливаться дополнительные требования к двусторонним сделкам, в частности, совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Согласно пункту 6 статьи 167 ГК РК доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации, если данное лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать. В связи с тем, на субъекты частного предпринимательства не распространено требование о наличии печати, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами.

Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 утверждены «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» (далее — Типовые правила). Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности с документами несекретного характера на бумажных носителях в государственных и негосударственных организациях.

Пунктом 10 Типовых правил установлено, что субъекты малого и среднего предпринимательства составляют документы на белых листах бумаги форматов А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:

— официальное наименование организации, издавшей документ;

— наименование вида документа, за исключением письма;

— регистрационный номер документа;

— наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

Согласно пункту 11 Типовых правил субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

В соответствии с пунктом 20 Типовых правил оформление совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, подлежит заверению печатями организаций. К таким документам относятся приказы, соглашения, договора и др.

Пунктом 37 Типовых правил установлено, что оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

Согласно пункту 44 Типовых правил реквизитами приказа являются:

— изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 18, 19 Типовых правил (Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации, а эмблема, логотип или товарный знак воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации;

— официальное наименование организации;

— наименование вида документа;

— регистрационный номер приказа;

— место издания приказа;

— заголовок к тексту;

— отметка о согласовании приказа;

— оттиск печати организации.

Также заверение печатью подлежат копии приказов или их размноженные экземпляры.

Согласно пункту 45 Типовых правил заверение печатью подлежат копии протоколов и выписок из них.

Согласно пункту 47 Типовых правил реквизитами справки являются:

— изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 18, 19 Типовых правил;

— официальное наименование организации;

— наименование вида документа;

— регистрационный номер (индекс) справки;

— заголовок к тексту;

— отметка о согласовании (в случае необходимости);

— оттиск печати (в случае необходимости);

— отметка об исполнителе.

Таким образом, субъекты малого и среднего предпринимательства при составлении документов вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации и обязательно проставляют оттиск печати. Заверение печатью организации также подлежат:

— совместные документы, разработанные двумя и более равными организациями;

— приказы по личному составу, по основной деятельности;

— копии приказов или их размноженные экземпляры;

— копии протоколов и выписок из них;

— справки (в случае необходимости).

В соответствии с ГК РК и Типовыми правилами оттиском печати организации заверяется подлинность подписи:

— иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, а также уполномоченного по доверенности.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.

Печать: обязательна ли она на документе?

«Без печати недействителен» – такую фразу часто можно услышать от людей, работающих с документами. Однако не всегда отсутствие печати говорит о том, что документ является недействительным или незаконным. Рассмотрим нормы права, которые позволяют работать без печати.

Что такое печать?

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

С юридической точки зрения печать – это реквизит документа. Следовательно, печать придает юридическую силу именно документу как форме фиксации информации, а не подписи на документе.

Традиционно для придания административному документу юридической силы достаточно подписи уполномоченного должностного лица (часть первая п. 18 Инструкции № 4). Такое же правило действует и для договоров (часть первая п. 1 ст. 161 ГК). Вместе с тем законодательство или внутренние документы организации могут устанавливать дополнительные требования, которым должна соответствовать форма документа, в т.ч. обязательное наличие печати (часть вторая п. 18 Инструкции № 4; часть третья п. 1 ст. 161 ГК).

Локальные нормативные акты также могут определять и перечень должностных лиц, уполномоченных подписывать документы, скрепляемые печатью организации. В таких случаях печать организации ставится на документах, подписанных только определенными должностными лицами этой организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Внимание!

Для придания документу юридической силы обычно достаточно подписи. Только в случаях, определенных законодательством или локальными нормативными правовыми актами, требуется печать. При отсутствии у лица, подписавшего документ, права подписи этого документа, проставление главной печати не придает такому документу никакой юридической силы.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Какие виды печатей может иметь организация?

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, что установлено Инструкцией № 4. Инструкция № 4 закрепляет 3 вида печатей:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов, справок и т.п.).

Информация, размещаемая на печати

Характер и объем информации, размещаемой на печатях организаций, ничем не ограничивается, как не ограничивается и количество печатей и штампов, которые может иметь юридическое лицо. Главное условие их применения — их оттиск должен явно отличаться от оттиска основной печати.

Обратите внимание: печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь могут пользоваться только Президент Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, министерства и государственные комитеты, другие подчиненные и подотчетные Президенту Республики Беларусь, Национальному Собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы и нотариальные бюро, а также юридические лица, которым законодательством предоставлено соответствующее право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь (ст. 10 Закона № 301-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее – Закон № 301-З).

В негосударственных организациях как основная используется так называемая печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати обычно размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре). Но организация вправе разместить и иную информацию, например, указывающую на ведомственную подчиненность.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются локальными нормативными правовыми актами организации.

Вспомогательные печати могут использоваться:

– для заверения справок;

– заверения копий и выписок из документов;

– в учетных документах и др.

Внимание!

Запрещено требовать от организации проставления на документах печати иного вида, чем установленный принятым в организации локальным нормативным правовым актом.

Для чего нужны штампы

Помимо основных и вспомогательных печатей в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. Следовательно, штамп представляет собой реквизит документа, придающий документу юридическую силу и ускоряющий документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

– ограничивающий права доступа к документу;

– с реквизитами организации;

Угловой штамп проставляется в левой верхней части 1-го листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп 3 видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали (пп. 32–34 Инструкции № 4)

Регистрационный штамп «отметка о поступлении» содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа и проставляется на нижнем поле 1-го листа документа справа (только на самом документе, но не на приложениях к нему).

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством для сведений, составляющих государственную тайну и носящих конфиденциальный характер.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, имеет небольшой размер и рамку. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, УНП.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Справочно:

требования к оформлению реквизитов документов изложены в разд. 5 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Какие документы скрепляются печатью

В настоящее время отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий виды документов, на которых в обязательном порядке проставляется печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, закреплен постановлением № 100.

Документ:

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).

Согласно этому перечню печать должна проставляться на подлинниках и копиях таких документов, изданных или хранящихся в организации, как:

– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей;

– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

– документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

Перечень иных документов, на которых проставляется такая печать, организация вправе определять самостоятельно.

Печать на договоре

Форму договора определяют нормы, предусмотренные ст. 161 ГК, которые не предусматривают обязательного проставления оттиска печати на договоре. Однако наша деловая практика свидетельствует о том, что оттиски печатей используются практически во всех письменных сделках.

Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности обязательность печати, устанавливаются соглашением сторон (часть третья п. 1 ст. 161 ГК). Законодательство содержит требования об обязательном наличии печати на договоре только в особых случаях, например, при регистрации сделки с недвижимостью (ст. 67 Закона № 133-З), или при использовании закрепленной законодательством формы типового договора. В остальных случаях ставить или нет печать на договор – это вопрос соглашения сторон.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций сторонам необходимо четко отражать в договоре свое намерение скреплять или не скреплять документ оттисками печатей.

Внимание!

Если законодательством или договором предусмотрено (согласовано) проставление оттиска печати на документе, а фактически она не будет проставлена, то это квалифицируется как несоблюдение простой письменной формы сделки, что может повлечь ее недействительность (ст. 163 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него, и сделок с ним (далее – Закон № 133-З).

Справочно:

форма типового договора найма жилого помещения государственного жилищного фонда утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2013 № 193;

форма договора поручения на организацию и проведение аукциона по продаже недвижимого имущества, находящегося в государственной собственности, в случаях, когда при его продаже на аукционе земельный участок, необходимый для обслуживания отчуждаемого имущества, предоставляется в аренду покупателю этого имущества без проведения аукциона и без взимания платы за право заключения договора аренды, утверждена постановлением Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь от 30.08.2013 № 41;

примерная форма договора о передаче имущественных прав на результат научной и научно-технической деятельности, утверждена постановлением Государственного комитета по науке и технологиям Республики Беларусь от 29.07.2013 № 13.

Печать на документах, фиксирующих финансово-хозяйственные операции

Законодательство о бухгалтерском учете не устанавливает наличие печати в качестве обязательного реквизита бухгалтерских документов, первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З). Однако, как следует из ст. 10 Закона № 57-З, ряд первичных учетных документов должны оформляться и приниматься к учету только если они составлены по типовым формам, утвержденным Минфином, республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. В большинстве своем эти формы содержат указание на обязательное проставление печати организации.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

Так, все формы документов, включенные в Перечень первичных учетных документов, содержат указание на проставление реквизита печать.

Кроме того, в СТБ 6.38-2004 указано, что на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, печатью заверяется именно подпись ответственного лица, а не сам документ (п. 5.23 СТБ 6.38-2004).

Документ:

Перечень первичных учетных документов, утвержденный постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 (далее – Перечень первичных учетных документов).

Печать на доверенности

Гражданское законодательство однозначно определяет, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации (ст. 186 ГК).

Поскольку доверенность является односторонней сделкой, отсутствие печати на этом документе или замена ее штампом считается несоблюдением порядка ее оформления, что влечет возможность признания ее недействительной.

Ответственность за действительность печатей и штампов

За изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов отвечает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае увольнения такого работника издается новый приказ, которым назначается другое ответственное лицо. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя организации на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Оксана Савельева, юрист