...

В каком архиве находятся документы предприятия?

Как должен быть организован архив в компании

Как должен быть организован архив в компании: тенденции к переходу на электронный архив документов

Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если организация небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может нанять отдельного архивариуса для ведения этого направления деятельности. Организовать самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства для ведения архива – путь крупных компаний. При этом есть ряд правил, которые нужно соблюдать при хранении бумаг в архиве.

Во-первых, нужно определить функциональность архива

Архив предприятия может функционировать на правах:

  • самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;
  • структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

  • организация работы архива;
  • ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Обычно архивариус выполняет следующие функции:

  • ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
  • прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
  • учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
  • создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
  • организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;
  • организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;
  • участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
  • работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
  • оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;
  • участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;
  • участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

Обратите внимание: рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации

Скачать образец положения об архиве

Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Именно здесь можно узнать, что такое:

Именно здесь можно узнать, что такое:

  • документационное обеспечение (ДОУ);
  • архивное дело (АД);
  • документ (официальный, электронный, архивный);
  • подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
  • сроки хранения документов;
  • многое другое.

Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов. Использование электронного архива в «1С», созданного с помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы. Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.

Заинтересованы в создании электронного архива?
Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архив»

Функции Архива организации

Давайте разберемся в том, какие функции существуют у архива документов в организации. Непосредственно хранение документов и ведение учета – лишь верхушка. Рассмотрим функции архива в организации подробнее.

Первая основная функция архива документов в организации – это организация приема этих документов. Такой прием может быть по документам временного или постоянного хранения. В архив поступают все документы, отражающие процессы в организации, в соответствии с установленным порядком оформления и хранения данных. Второй основной функцией архива является ведение учета документов, уже поступивших на хранение.

Архив в организации иногда должен работать с внешними государственными органами. Так, регулярно архив организации должен передавать информацию о документах, их хранении и ведении учета в государственные органы, контролирующие данное направление деятельности организации.

Когда документы поступили в архив, их, в первую очередь, необходимо систематизировать в соответствии с правилами ведения архивного учета в данной организации. После чего документы могут храниться, либо передаваться.

Кому архив может предоставить документы?

Документы их архива по правилам могут быть переданы на различные комиссионные рассмотрения или иные, например, когда необходима информация о составе работников организации, или о конкретном работнике, например, личное дело. Еще могут изыматься документы, которые более не подлежат хранению, учет по ним больше не ведется, а сами документы уничтожаются, согласно правилам.

В видении архива организация столкнется с экспертно-проверочной комиссией. Этот учреждение занимается периодической описью дел, подлежащих ведению и хранению в архиве организации. Им также по правилам можно передавать документы из архива.

Обратите внимание: такая комиссия должна быть наделена особым правом. Такое право на рассмотрение документов архива организации может предоставить государственный орган, осуществляющий контроль в данной сфере.

Согласно правилам ведения архива в организации, снять с хранения документ можно в случае передачи его руководителю организации. Есть ряд документов, которые руководитель, согласно правилам ведения архива, может получить. К таким документам относятся: документы постоянного и временного хранения, личные дела сотрудников организации, документы, срок хранения которых подошел к концу, а также акты об утраченных в ходе хранения документах.

Какие еще функции осуществляют в ходе ведения архива организации

  • Организация обмена документами между архивом и иными структурами компании и контрагентами.
  • Экспертиза документов, которые находятся на временном хранении в архиве.
  • Обеспечение сохранности документов, с которыми работает архив организации.
  • Поддержание надлежащего информационного обеспечения по вопросам ведения архива, хранения документов.
  • Обеспечение навигации в поиске документов, хранящихся в архиве.
  • При необходимости, организация работы с документами внутри архива, просмотр документов, ведения учета по взаимодействию с документами в архиве.
  • Ведение учета по различным обращениям и запросам, которые поступают в архив.
  • Полное ведение учета по всем операциям, совершаемым с документами, хранящимися в архиве.
  • Разработка и внедрение поисковых регистров и инструментов для работы в архиве организации.
  • Сотрудники архива, как правило, участвуют в создании документов, входящих в уставные положения организации, по всем вопросам, относящимся к архиву организации.

В ряде случаев работники архива могут выступить помощниками в методической работе других подразделений организации:

  • Помощь сотрудникам службы делопроизводства, с организацией номенклатуры документов, их группированием и оформлением.
  • Различным сотрудникам организации работники архива могут помочь подготовить документы к отправке в архив.

Права архива организации

Одним из основных прав, которыми наделен архив организации, в лице его сотрудников, это вносить рекомендации в правила ведения и работы с документами архива. Также, сотрудники архива могут производить запросы любых документов, необходимых им для работы. Специалисты могут напоминать сотрудникам иных структур организации о необходимости сдать тот или иной документ в архив.

Обратите внимание: сами сотрудники имеют право принимать участие в работе Центральных экспертно-проверочных комиссий. Это специальные контролирующие органы при Федеральном архивном агентстве.

Почему современные компании выбирают электронный архив документов

Преимущества электронного архива документов очевидны являются очевидными. Во-первых, хранение документов, в электронном архив занимает значительно меньше места. Во-вторых, само ведение учета в организации занимает меньше времени, как на поиск информации, так и на распределение документов, ведь система «Скан-Архив» делает это автоматически. Эти два фактора существенным образом снимают нагрузку с работников, занимающихся ведением архива, что повышает их эффективность и снижает вероятность ошибок, при работе с документами. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит бесплатные консультации по внедрению электронного архива документов «Скан-Архив» совершенно бесплатно.

Заинтересованы в создании электронного архива?
Получите бесплатную консультацию о внедрении данного решения

9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

9.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.

9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения — 15 лет;

архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения — 10 лет;

архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства — 5 лет;

записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги — 75 лет;

архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, — 10 лет;

научная, технологическая и патентная документация — 10 лет;

конструкторская документация — 15 лет;

проектная документация по капитальному строительству — 25 лет;

телеметрическая документация — 5 лет;

кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы — не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументы — 3 года;

документы на машинных носителях — 5 лет.

9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия — в прилагаемой к акту справке организации.

Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Где и как найти документы если предприятие пропало

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.

В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

  • документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
  • документы переданы в федеральный архив;
  • передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Возможные места временного хранения:

  • в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
  • на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
  • на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Информация о местах хранения документов по личному составу

1. Какие запросы исполняются архивами на безвозмездной основе?

Запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера) исполняются архивом безвозмездно.

2. Какой архив хранит документы по личному составу ликвидированных предприятий?

Документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, в т.ч. в ходе банкротства, поступают на хранение в Государственное казенное учреждение Государственный архив Нижегородской области документов социально-правовой защиты граждан по адресу: ул. Балхашская, д. 13, г. Нижний Новгород, 603089, e-mail: gaszno@gu-gano.kreml.nnov.ru, тел. (831) 421 15 91, 436 98 05.

Документы муниципальных организаций – в Муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» по адресу: ул. Бекетова, д. 8 а, г. Нижний Новгород, 603057, (831) 412 45 04, e-mail: o.prohorova@admgor.nnov.ru.

Документы организаций, находившихся на территории городских округов, муниципальных районов Нижегородской области – в соответствующих муниципальных архивах.

Архивные учреждения Нижегородской области осуществляют работу с документами по личному составу ликвидирующихся организаций в рамках действующего законодательства.

Основная масса документов поступает от организаций, ликвидирующихся в результате банкротства.

Встречаются факты несвоевременного упорядочения, утраты и не поступления документов в архив.

В практике работы государственные архивы сталкиваются с фактами обнаружения брошенных документов на площадях ликвидируемых организаций, доставки документов в архив почтовым отправлением, попыток передать на хранение в архив документы только за период конкурсного производства.

На сайте в разделе «Внимание, розыск архивов организаций!» опубликован и постоянно обновляется список ликвидированных организаций, официальные пути розыска документов которых исчерпаны. На учете за период с 2006 по сентябрь 2012 года числится 1086 организаций с неустановленным местонахождением документов по личному составу по запросам граждан. Количество таких организаций ежегодно увеличивается. О местонахождении документов, указанных в списке организаций, об организациях, чьи документы находятся под угрозой утраты и о наличии и местонахождении любых бесхозяйных документов граждане могут сообщить в архивную службу области – комитет по делам архивов Нижегородской области, государственные и муниципальные архивы — и тем самым оказать посильную помощь в реализации социальных прав и гарантий граждан.

3. Каким образом можно сделать запрос в государственные архивы о предоставлении каких-либо сведений?

В государственные архивы Нижегородской области обращения можно направить в письменной форме следующими способами:

  • при личном обращении;
  • по почте;
  • по электронной почте;
  • по факсу;
  • через «Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области» (gu.nnov.ru).

Обращения, направленные в электронном виде, заверять электронной цифровой подписью не требуется. Архивная справка, подготовленная архивом в соответствии с обращением, направляется только по почте простым письмом.

Сдача документов в архив при ликвидации

Передача документов в архив при ликвидации предприятия – достаточно сложный и ответственный процесс. Необходимо знать и понимать предъявляемые в данном случае к юридическому лицу требования, досконально ориентироваться в специфике вопроса. Доверяя выполнение данной задачи профессионалам, вы можете быть уверенными в том, что процедура ликвидации юридического лица в Москве и МО будет проведена и завершена безукоризненно.

Что делать с документами ликвидируемой организации?

Документы являются основным наследием закрывающегося предприятия, которое будет востребовано долгие годы его работниками. Халатное отношение к ним и их утрата чреваты для собственников бизнеса и ликвидатора серьезными последствиями. Часто возникают ситуации, при которых бывшим работникам необходимо найти свои трудовые договоры, контракты, приказы и иные документы. Именно поэтому основополагающая часть документов должна быть передана на хранение в государственный архив по месту регистрации организации. Данное требование обязательно как для частных фирм, так и для государственных организаций.

Какие документы необходимо сдать в архив при ликвидации юридического лица?

Согласно законодательству РФ, правилам и постановлениям в области организации архивного дела у юридических лиц, в случае ликвидации предприятий на хранение передаются следующие виды документов:

  • документы по исчислению заработной платы;
  • трудовые договоры, приказы о назначении, переводе или увольнении;
  • учетные и личные карточки сотрудников;
  • личные дела уволенных работников;
  • любые другие бумаги, касающиеся личного состава фирмы;
  • акты, архивные справки, любые бумаги и рабочие контракты, срок которых еще не истек.

Передача документов в архив на хранение при ликвидации осуществляется под строгим контролем представителей архива, принимающего документы на хранение согласно приложенным описям, предисловиям к ним и исторической справке. Факт приема-передачи подготовленных к передаче дел фиксируется двухсторонним актом, один экземпляр которого передается для регистрации в госархив, а другой остается у бывшего владельца или ликвидатора.

Архив ликвидированных предприятий

Оформленные в соответствии с установленными требованиями бумаги и дела сдаются в государственный архив. Вся процедура проводится согласно закону № 125-Ф, регламентирующему архивное дело в РФ, а также иных правил и регламентов, определяющих порядок упорядочения бумажных материалов.

В какой архив сдаются документы?

Архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные специализируются на организациях с государственной формой собственности. Муниципальные (или городские) архивариусы принимают бумаги от частных фирм, которые зарегистрированы в данном городе или муниципальном образовании. К примеру, организации, зарегистрированные в Москве, передают свои документы при ликвидации в ЦГАТО г. Москва. Сдача документов в архив при ликвидации – это строго регламентированный процесс, который осуществляется на основании подписанного между организацией и архивом договора. Приемка документов осуществляется по расценкам, установленным принимающим архивом, при условии, что все документы прошли предварительную обработку, переплет и оформление. К данному этапу необходимо отнестись ответственно, т.к. при наличии даже самых незначительных ошибок или недочетов, допущенных при обработке, архив может отказать в приемке дел.

Где должны храниться иные бумаги организации?

Председатель ликвидационной комиссии самостоятельно определяет место хранения обозначенных ниже видов документов, не подлежащих передаче на государственное хранение:

  • документы по хозяйственной и административной деятельности (договоры, акты, спецификации и т.д.);
  • первичные и иные бухгалтерские документы, сроки хранения которых не подошли к концу;
  • внутренние приказы, распоряжения с временными сроками хранения;
  • иные малоценные бумаги, сроки хранения которых не подошли к концу.

Необходимо обеспечить их гарантированную сохранность до момента уничтожения. Документы, сроки хранения которых подошли к концу, необходимо внести в акт и после его утверждения ликвидатором провести уничтожение ненужных бумаг на шредере. Выбрасывать документацию в мусор не рекомендуется во избежание злоупотреблений и мошеннических действий, кроме того, это запрещено экологическими нормами РФ.

Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?

Подготавливая документы в архив при ликвидации Общества с ограниченной ответственностью или ИП, владельцы часто задаются вопросом: что делать с кадровыми делами? Ответ прост: их также необходимо сдавать в государственный архив, придерживаясь следующих правил:

  • каждый документ должен быть должным образом и в полном объеме заполнен, при необходимости содержать подписи должностных лиц и печать, предоставленных в полном объеме (комплекте);
  • должна быть проведена экспертиза ценности, по результатам которой все документы формируются в дела, нумеруются, заносятся в опись и переплетаются в архивный переплет;
  • подготавливаются предисловия к описям, историческая справка;
  • проводится согласование с представителем архива качества проведенной архивной обработки (визуальное изучение каждого дела и состава описи).

На кадровые дела необходимо составить опись в трех экземплярах, на которых проставляются печать и отметка сотрудника государственного архива о ее согласовании. Частичная или неполная сдача дел личного состава предприятия недопустима.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Прежде чем сдать в архив документы после ликвидации, необходимо разделить их на категории. Различают несколько групп в зависимости от сроков обязательного архивного хранения:

  • длительные или долговременные – от 25 до 75 лет. Это, как правило, кадровые бумаги, касающиеся работников и руководителей предприятия, отображающие историю создания и ликвидации организации;
  • временные – от 1 года до 10 лет. Это могут быть документы по хозяйственные деятельности, бухгалтерские и финансовые, архивные файлы и другие не слишком ценные бумаги, срок хранения которых еще не истек.

Очень часто для того, чтобы точно определить срок хранения отдельно взятого документа, требуется помощь специалиста. В некоторых случаях приходится создавать экспертную комиссию, в состав которой должен входить также архивариус, имеющий большой опыт работы.

Сколько стоит сдача документов в архив при ликвидации?

Передача документов в архив при ликвидации ООО в Москве и области силами «Делис Архив» дает ряд преимуществ:

  • мы отбираем, подготавливаем и переплетаем бумаги в полном соответствии с требованиями законодательства РФ и государственного архива;
  • работаем быстро и аккуратно, гарантируя сохранность каждого листа;
  • наша деятельность ни в коей мере не окажет негативного влияния на деятельность вашей организации, нам не требуется отдельное помещение или помощь ваших служащих;
  • готовые бумаги мы отвозим в архив собственным автопарком;
  • гарантировано передаем на хранение любые объемы документов, своевременно предоставляя вам отчет и подписанный акт.

Стоимость сдачи документации рассчитывается исходя из объема и качества документов, количества сотрудников и уровня текучести, сферы деятельности и других аспектов. Подробнее вы можете узнать, позвонив по указанному ниже телефону.

Ответственность за уничтожение документов после закрытия ООО

Нельзя просто выбросить или сжечь уставные, кадровые и отчетные бумаги ликвидируемого предприятия. Законом РФ предусмотрена ответственность должностных лиц за сохранность документации закрывающегося Общества или ИП. Согласно статьям № 13.20, 13.25 КоАП, граждан, допустивших нарушения в процедуре сдачи или уничтожения бумаг, подлежащих бессрочному и длительному хранению, ожидают следующие санкции:

  • административное предупреждение о нарушении и штраф в размере 300–500 рублей;
  • должностные лица штрафуются на 2,5–5 тысяч рублей;
  • юридические – на 200–300 тысяч рублей.

Также предусмотрена уголовная ответственность в том случае, если доказаны мошеннические действия со стороны руководства или должностных лиц.

Срок сдачи документов в архив при ликвидации фирм

Работа ликвидационной комиссии заканчивается внесением записи о закрытии фирмы в Единый госреестр юридических лиц. Так как данный орган ответственен за передачу на хранение архивариусам всех необходимых бумаг, то на практике процедура проводится до фактической ликвидации предприятия. Хотя законом РФ конкретные сроки, в рамках которых государственный архив должен принять документы на хранение, не установлены. На практике процесс передачи может занимать от двух до шести месяцев с момента передачи документов на упорядочение.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО
Серафинит - АкселераторОптимизировано Серафинит - Акселератор
Включает высокую скорость сайта, чтобы быть привлекательным для людей и поисковых систем.