Понятие «эквайринг» обозначает осуществление безналичных платежей с использованием банковской карты за услуги и товары. Подобную возможность всевозможным точкам продаж и умениям по оказанию услуг предлагают финансовые учреждения. За подобную услугу в виде безналичной оплаты банк-эквайер с каждого платежа получает комиссионные.
Нужен ли чек при эквайринге и сколько его нужно хранить?
Федеральные законы от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» и «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» регулируют это понятие и сам процесс его осуществления.
Еще один Федеральный закон от 03.06. 2016 г. № 290-ФЗ о внесении изменений в Закон об эквайринге говорит о необходимость наличия фискального чека при оплате товаров или услуг. Также чек нужен при проведении электронной оплаты. Например, при внесении денежных средств за контент. Этим законом оговаривается необходимость печатания наличия этого чека эквайринг в обязательном порядке. Также есть четкие указания о требовании хранить такой чек, чтобы передать его в банк.
Срок хранения кассовой документации оговорен в постановлении Правительства РФ от 23.06.2007 г. №470 — она должна храниться сроком до 5 лет. В первую очередь речь идет о кассовых бумагах, классифицируюшихся, как первичные. При этом кассовые чеки хранятся только 10 дней в виде исключения. Чеки-эквайринг хранят на протяжении 3 лет. Их следует на протяжении 3-х дней передать в банк-эквайер после запроса финансовой организации.
Зачем нужно хранить чеки?
Хранить фискальные чеки необходимо, как для самой компании, так и для банка. А еще это нужно для:
- точного ведения бухгалтерского учета;
- возврата денежных средств;
- проверок платежей;
- налоговой отчетности.
Финансовое учреждение, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать предоставить ему слип-чеки за какой-то конкретный период или определенную дату. Если система хранения оптимизирована для поиска документов потребуется минимум времени.
Как сплин-чеки передаются в банк-эквайер
Итоги по проведенным безналичным расчетам должны подводиться ежедневно. Банк, чтобы получить данные по всем операциям, каждый день направляет держателю терминала запросы о предоставлении слип-чеков. Процесс передачи осуществляется в определенном порядке.
После получения запроса от финансового учреждения на передачу слипов за какой-то временной период, нужно собрать кассовые документы за указанный период или определенную дату. К чекам следует приложить ксерокопии, заверенные должным образом, если оригинал уже потерял яркость красок или выцвел. Также следует приложить составленную опись.
Эти документы упаковываются в специальный пакет, который через курьерскую службу направляют в финансовую организацию. При получении пакета сотрудник банка должен внести отметку. Слип-чеки не прикрепляют в документам — они хранятся отдельно. Для этого лучше всего выбрать плотный короб с высокими стенами и плотно закрытой крышкой — так документы будут защищены от негативного влияния солнечных лучей, попадания пыли, загрязнения. Такая организация хранения не допустить выгорание краски.
Чтобы поиск был удобным и занимал минимум времени, документы стоит изначально компоновать по месяцам, затем — по годам. В этом помогут разделители. Когда установленный срок хранения истекает, документы следует утилизировать.
