Как правильно отразить больничный в 6-НДФЛ — пример
- НДФЛ: срок уплаты по больничным листам в 2021 году
- Правила заполнения строк 6-НДФЛ: отражаем операции по обработке больничного
- Заполнение 6-НДФЛ с больничным: пример
- Особенности переходящего больничного листа: отражение в декларации 6-НДФЛ
- Итоги
НДФЛ: срок уплаты по больничным листам в 2021 году
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое работодателем, следует облагать подоходным налогом.
Важно! С 2021 года работодатель рассчитывает и выплачивает пособие только за первые три дня болезни и с этой суммы удерживает НДФЛ. Остальное работник получает напрямую от ФСС. Налог со своей части удерживает фонд. Памятку по новым правилам работы с пособиями вы найдете у нас на сайте. Далее в статье ПВН — это сумма пособия первых 3 дней болезни.
Все сроки, которые должен соблюдать работодатель при оформлении больничных листов и выплат по ним, определены в законе «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ (п. 1 ст. 15).
Посмотреть образец заполнения больничного листа при оплате больничного по-новому вы можете в КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе К+ предоставляется бесплатно.
А теперь перейдем собственно к отражению больничного в 6-НДФЛ.
В тот день, когда доход в виде ПВН фактически выплачен, он для целей обложения НДФЛ считается полученным (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) и с него исчисляется и удерживается НДФЛ (п. 3, 4 ст. 226 НК РФ). Таким образом, между ПВН и зарплатой существует принципиальное различие в определении даты получения дохода для отражения в форме 6-НДФЛ:
- для зарплаты он соответствует последнему дню месяца, за который осуществлено ее начисление (п. 2 ст. 223 НК РФ);
- для ПВН он совпадает с днем выплаты, и то обстоятельство, что фактически расчет величины пособия произведен раньше, значения не имеет (письмо ФНС России от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).
Разными будут и сроки уплаты налога (п. 6 ст. 226 НК РФ):
- с зарплаты налог надо перечислить в ближайший следующий за выплатой рабочий день;
- для оплаты налога с ПВН срок соответствует последнему дню месяца выплаты пособия.
Таким образом, ПВН может выплачиваться одновременно с выплатой зарплаты (т. е. с ее оплатой за 1 или 2 половину месяца), но даты получения дохода и сроки для уплаты налога по пособию и зарплате будут определяться по разным принципам.
Как в 6-НДФЛ отразить различные выплаты, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
О том, насколько правомерно зарплату, выдаваемую за 1 половину месяца, называть авансом, читайте в статье «Как выплачивается аванс — новые правила и порядок выплат».
Правила заполнения строк 6-НДФЛ: отражаем операции по обработке больничного
Покажем, как отразить больничный лист в 6-НДФЛ, с привязкой осуществляемых действий к строкам формы отчета.
Если вам нужен образец 6-НДФЛ за 3 квартал/9 месяцев 2021 года, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Перечисляем НДФЛ в бюджет
Последнее число месяца, в котором выплачены средства. При совпадении с выходным переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ)
Заполнение 6-НДФЛ с больничным: пример
Переведем таблицу в практическую плоскость и посмотрим, как действия с больничным отразятся в 6-НДФЛ, на конкретных цифрах.
Работник организации болел с 12 по 25 февраля 2021 года. К выполнению трудовых обязанностей он приступил 26 февраля и в этот же день отдал больничный лист бухгалтеру.
По итогам расчетов ему 26.02.2021 было начислено пособие за первые 3 дня болезни в сумме 4 500 руб. Выплата же была произведена в день ближайшей выдачи заработной платы — 09 марта этого же года.
Все эти действия отразятся в отчете за 1 квартал 2021 года и в привязке к его строкам будут выглядеть так.
В разделе 2 пособие войдет в состав следующих строк:
А в разделе 1 оно будет отражаться так:
стр. 021 — 31.03.2021;
Особенности переходящего больничного листа: отражение в декларации 6-НДФЛ
Различия в порядке признания дохода приводят к тому, что:
- Данные по зарплате, как правило, оказываются попадающими в разные месяцы, поскольку она начисляется в одном месяце, а выплачивается обычно в другом. На границе отчетных периодов вследствие этого данные по зарплате за последний месяц отчетного квартала попадут в раздел 2 (т. е. в начисления), а в разделе 1 (по дате выплаты) будут показаны только в следующем периоде.
- Данные по ПВН чаще всего оказываются привязанными к одному отчетному периоду. Вызвано это тем, что срок оплаты налога законодательно увязан с месяцем выплаты дохода в виде пособия.
Однако для сроков оплаты налога с больничных тоже возможны переходы на другой месяц, в т. ч. и на границе отчетных периодов. Возникает это в случаях, когда последнее число месяца оказывается выходным днем. Перенос на ближайший следующий за выходным рабочий день (согласно правилу, установленному п. 7 ст. 6.1 НК РФ) автоматически означает смещение срока уплаты на другой месяц, а если этот месяц относится к следующему отчетному периоду, то и на другой период отчета. Связано это с тем, что датой завершения операции по выплате дохода считается последняя из относящихся к ней дат (письмо ФНС России от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@).
Таким образом, в случае переноса срока оплаты налога данные по ПВН, вносимые в строки 021-022 раздела 1, попадут в отчет, относящийся уже к следующему периоду. Но в разделе 2 их следует показать в периоде фактической выплаты, внеся соответствующие цифры в строки 100, 140 и 160 (письмо Минфина от 13.03.2017 № БС-4-11/4440@).
Пример 2 (условный).
Работник компании отсутствовал на работе по болезни с 17 по 27 декабря. Вышел он на работу 28 декабря и в этот же день отдал в бухгалтерию больничный лист.
В тот же день ему произведено начисление пособия в сумме 20 500 руб. Допустим, что 31 декабря — выходной, и выплата пособия была осуществлена вместе с декабрьской зарплатой в последний рабочий день — 30 декабря.
Срок оплаты налога с пособия истекает в выходной, поэтому переносится на первый рабочий день следующего года, допустим на 11 января.
Отразить эту операцию придется в 2 отчетах:
- За текущий год. Там данные о ПВН появятся только в составе строк по начислению и удержанию налога (в форме 2021 — раздел 2).
- За 1 квартал следующего года. Данные по ПВН в этом отчете будут включены в раздел, где отражается НДФЛ к уплате (в форме 2021 — раздел 1).
Пример отражения «переходящих» отпускных, для которых действуют те же правила уплаты налога, что и для больничных, смотрите в статье «Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?».
Итоги
Выплаты по больничному отражаются в 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором больничный был фактически оплачен. Особенностью является то, что НДФЛ по таким выплатам перечисляется в бюджет не позднее последнего дня месяца выплаты.
Если последний день месяца является выходным, то срок оплаты налога смещается на следующий месяц и при этом может попасть в следующий квартал. В последнем случае данные по ПВН разделяются на 2 отчета: в периоде выплаты пособия они вносятся в раздел 1, а в разделе 2 показываются уже в следующем периоде.
Как отразить больничный лист в 6‑НДФЛ
В расчете 6-НДФЛ находит отражение не только зарплата, но и различные пособия, которые облагаются НДФЛ. Одним из таких пособий является пособие по нетрудоспособности. Какие нюансы следует учесть при заполнении 6-НДФЛ, расскажем в данной статье.
Отражать больничное пособие нужно датой его выплаты. Налог удерживается в этот же день. А вот перечислить НДФЛ в ФНС можно до конца месяца.
Больничный и уплаченный с него НДФЛ включите в раздела 1 и 2 в том периоде, в котором его выплатили. В поле 021 укажите последний день месяца, в котором выплачено пособие. В поле 022 входит НДФЛ с пособий, выплаченных в течение месяца. Если их было несколько, все суммы налога относятся в это поле. В разделе 2 сумма пособия указывается в строках 110 и 112, а исчисленный и удержанный налог — в полях 140 и 160.
Пример: как отразить больничный в 6-НДФЛ
Слесарь Веретов С. Т. находился на больничном с 03.07.2021 по 07.07.2021. Ему перечислено больничное пособие в сумме 9 320 рублей 17.07.2021. Налог составил 1 212 рублей (9 320 х 13 %).
Раздел 1: Данные об обязательствах налогового агента
Cтрока 020 (общая сумма удержанного за последние три месяца НДФЛ, включая больничный);
строка 021 (списать НДФЛ со счета в банке в пользу ФНС нужно не позднее этого числа) — 31.07.2021;
строка 022 (сумма НДФЛ с пособий) — 1 212;
строка 110 (сумма пособия Веретова) — 9 320;
строка 112 (сумма пособия относится к доходам, начисленным по трудовым договорам) — 9 320;
строка 140 (исчисленный налог с больничного) — 1 212;
строка 160 (удержанный налог с больничного Веретова) — 1 212.
Как отразить в 6-НДФЛ больничный, начисленный в одном периоде, а выплаченный в другом
Нередки случаи переходящих больничных. Например, больничный за июнь может быть фактически выдан работнику только в июле. Как поступить в таком случае? Такие больничные пособия включите в разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ, в котором выплатили больничные. В нашем случае — в расчет за 9 месяцев.
При этом расчет заполняйте в стандартном порядке. Раньше возникало много сложностей с разнесением сумм по датам, так как надо было указывать даты фактического получения дохода, даты удержания налога и суммы полученного дохода. Теперь единственная дата указывается в строке 021 — это дата, не позднее которой должен быть перечислен удержанный налог.
Пример. Слесарь Веретов С. Т. был на больничном с 21.06.2021 по 29.06.2021. Бухгалтерия перечислила ему больничное пособие в сумме 9 320 рублей 05.07.2021. Налог составил 1 212 рублей (9 320 х 13 %). Бухгалтер Конфеткина О. Л. зафиксировала выплаты в расчете за 9 месяцев.
Раздел 1 (больничный):
строка 020 (общая сумма удержанного за последние три месяца НДФЛ, включая больничный);
строка 021 (списать НДФЛ со счета в банке в пользу ФНС нужно не позднее этого числа) — 31.07.2021;
строка 022 (сумма НДФЛ с пособий) — 1 212.
Раздел 2 (больничный):
строка 100 (ставка) — 13;
строка 110 (пособие) — 9 320, эту же сумму дублируем в строке 112;
строка 140 (сумма исчисленного налога с пособия Веретова) — 1 212;
строка 160 (сумма удержанного налога с пособия Веретова) — 1 212.
Заполните и отправьте отчетность 6-НДФЛ онлайн без ошибок. Для вас 14 дней Экстерна бесплатно!
Как отразить больничный в 6-НДФЛ
Декларацию 6-НДФЛ ввели не так давно — в 2016 году. В отличие от отчета 2-НДФЛ, который сдают один раз в год, этот расчет подают ежеквартально в установленные сроки.
Для чего нужен 6-НДФЛ
6-НДФЛ — вид отчета о доходах сотрудника, который работодатель ежеквартально предоставляет местной налоговой инспекции. Туда входит налог от зарплаты и прочих доходов. Как пример, в 6-НДФЛ нужно включать выплаты за больничный, премии, награды и т. д.
Как отразить больничный
Отражают пособие по болезни в день его выплаты, так как налог отчисляется в эту же дату. А сам налог отправляют в бюджет налоговой службы до конца текущего месяца. Больничные отражают в 6-НДФЛ в период, когда работник фактически получил денежное вознаграждение. Иногда выплаты по нетрудоспособности отражают вместе с зарплатой в одном блоке, как общую сумму. Это возможно, если сотрудник получил эти доходы в одну дату.
ВАЖНО! Пособие по беременности и родам не попадает под налог. Поэтому выплаты не указывают в декларации. Но выплаты по уходу за ребенком налогом облагаются, потому за этот расчет руководитель отчитывается.
Примеры отражения больничных
Изменения бланка претерпели изменения только в оформлении. Расчет выплат по временной нетрудоспособности и заполнение декларации в 2017 и 2018 году остались прежними. Рассмотрим несколько примеров по отражению больничного.
ВАЖНО! В примерах отражен только один доход, который указывают в разделе 2. В разделе 1 отражают общую сумму дохода и налогов.
При увольнении больничный отпуск отражают так же, как и обычный. Выплачивают пособие вместе с заработной платой в один день.
Больничный
Сотрудник ушел в отпуск по временной нетрудоспособности 18 ноября 2017 года. Начисление пособия выпало на эту же дату, соответственно, и удержание налога произошло в этот день. Учитывая, что перевести доход в ФНС разрешается до конца текущего месяца, организация перевела налог инспекции в декабре 2017, а точнее первого числа.
Заполнение по строкам:
- 100 (получение средств) — 18.11.2017;
- 110 (списание налога) — 18.11.2017;
- 120 (перевод средств в ФНС) — 01.12.2017;
- 130 (размер больничных) — 9000 руб.;
- 140 (размер налога) — 1170 руб. (9000*13%).
ВАЖНО! Если сотрудник заболел в первом квартале, например, в начале марта, то отразить больничный в 6-НДФЛ в марте 2017 года не получится, так как с учетом сроков, средства выплачивают до конца этого месяца, а не 1 апреля. Но в 2018 сроки перенесли, поэтому допустимо и 1 число.
Переходящий
Отпуск по болезни называют переходящим, если листок нетрудоспособности предъявлен в одном квартале, а сотрудник получил выплаты в другом. Приведем условный пример отражения переходящего больничного отпуска с указанием одного дохода.
Работник болел с 16 до 27 декабря 2017. С больничного вышел 28-го числа, предъявив листок нетрудоспособности. Начисление пособия в размере 20 000 рублей и списание налога (2600 рублей) произошло в этот же день.
На следующий день сотрудникам выдали аванс. По срокам дата сдачи отчета в налоговую — 31 декабря, но это выходной день. Поэтому отразить больничный в 6-НДФЛ в декабре нельзя. Организация перечислит средства и отчитается перед ФНС 9 января 2018 года. Процесс отразится в двух декларациях.
Построчное отражение процедуры описано ниже.
- 020 (суммарный размер выплат) — 20 000 р.;
- 040 (суммарный размер выплаченного налога) — 2600 р.;
- 070 (размер начисленного налога) — 2600 р.
- 100 — 29.12.2017;
- 110 — 29.12.2017;
- 120 — 09.01.2018;
- 130 — 20 000 р.;
- 140 — 2600 р.
Изменение бланка 6-НДФЛ в 2018 году не повлияет на отражение больничного листа.
Изменения в 6-НДФЛ в 2018 году
В 2018 году изменился бланк 6-НДФЛ и сдвинулись сроки подачи за первый квартал. Так, срок отчета за 1 квартал 2018 года продлен до 3 мая. Наибольшие перемены внесены в реорганизационный раздел декларации:
- Введены новые пункты: код формы реорганизации и ИНН/КПП реорганизованной компании.
- Добавлены коды места предоставления документа.
- ФНС предъявила ряд требований по заполнению формы.
1 и 2 разделы остались нетронутыми. Отчет заполняется по-прежнему.
ВАЖНО! Отчет за IV квартал 2017 года сдают по старой или новой форме. Но начиная с отчета за I квартал 2018, используют только новый бланк.
Больничный в 6-НДФЛ: примеры
При заполнении расчета по форме 6-НДФЛ у бухгалтера часто возникают сомнения в правильности отражения той или иной выплаты. В нашей статье мы подробно разберем, как отражается больничный в 6-НДФЛ при различных сроках его оформления и оплаты.
Содержание статьи:
1. Законодательство об отражении в отчетности больничного листа
2. Отражение больничного в 6-НДФЛ (раздел 1)
3. Отражение больничного в 6-НДФЛ (раздел 2)
4. Больничные пример заполнения в 6-НДФЛ
1. Законодательство об отражении в отчетности больничного листа
Больничный лист может быть предъявлен работником для оплаты не позднее 6 месяцев со дня восстановления работоспособности.
Бухгалтер в течение 10 дней обязан исчислить пособие по больничному листу. В регионах, где действует пилотный проект ФСС по прямым выплатам пособий, в этот же срок необходимо передать сведения / документы в региональное отделение ФСС.
Оплата больничного листа должна быть произведена в ближайший день выплаты зарплаты в организации.
Такой порядок предусмотрен Федеральным законом от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ (статьи 12, 15).
Согласно статье 223 Налогового Кодекса (НК РФ) датой получения дохода в виде оплаты больничного листа в целях исчисления НДФЛ является дата фактической выплаты пособия. Удержать НДФЛ необходимо непосредственно при выплате (статья 226 НК РФ), а перечислить НДФЛ в бюджет можно до конца месяца, в котором произведена оплата больничного.
Между датой отражения в бухгалтерском учете начисления пособия и его выплатой может пройти несколько дней, указанные даты могут оказаться не только в разных месяцах, но и в разных отчетных периодах. Именно к таким, так называемым переходящим больничным нужно относиться особенно внимательно.
Напомним, что с пособия по беременности и родам НДФЛ не удерживается (статья 217 НК РФ). Соответственно, такой больничный лист в 6-НДФЛ отражать не нужно.
Если при этом работодатель производит доплату до фактического заработка, такие выплаты в 6-НДФЛ отражаются, заполнение раздела 2 6-НДФЛ при этом производится по правилам прочих выплат:
в строке 100 — указывается дата получения доплаты (пособия, увеличенного на сумму доплаты),
строка 110 — будет равняться строке 100,
в строке 120 — указывается день, следующий за днем выплаты.
О таких правилах ФНС проинформировала письмом от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@.
2. Отражение больничного в 6-НДФЛ (раздел 1)
Больничный лист в 6-НДФЛ в разделе 1 отражается только после его фактической оплаты.
Сумма дохода отражается в графе 020, исчисленного налога – в строке 040, удержанного налога – в строке 070.
Работник принес в бухгалтерию больничный лист 10 июня 2019. Время временной нетрудоспособности – с 19 по 24 мая 2019 г. Бухгалтер начислил выплаты по больничному 11 июня. Так как один день выплаты зарплаты (10 июня) уже миновал, бухгалтер запланировал оплату больничного в день второй выплаты зарплаты (25 июня), что и было произведено. Как отразить данный больничный лист в 6-НДФЛ?
Графы 020, 040, 070 раздела 1 будут заполнены во 2 квартале 2019 года. Крайний срок перечисления удержанного с зарплаты НДФЛ по законодательству приходится на последний день месяца (статья 223 НК РФ). Но последний день месяца в июне 2019 года был воскресенье, значит, срок уплаты в бюджет был перенесен на 01 июля. А это уже другой отчетный период.
Поэтому в нашем случае раздел 2 формы 6-НДФЛ не заполняется во 2 квартале 2019 года, но должен быть заполнен в 3-м квартале 2019 года. Как отразить больничный в 6-НДФЛ в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео:
3. Отражение больничного в 6-НДФЛ (раздел 2)
Больничный в 6-НДФЛ в разделе 2 отражается по следующим правилам:
в строке 100 – указывается дата фактической выплаты дохода в виде пособия,
в строке 110 – указывается та же дата в качестве даты удержания дохода,
в строке 120 – крайний срок перечисления НДФЛ с больничного (последний день месяца, либо первый рабочий день следующего месяца, если последний день месяца приходится на выходной или праздничный день),
в строке 130 – сумма оплаты больничного,
в строке 140 – НДФЛ, удержанный с больничного.
Заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ по условиям примера 1.
В разделе 2 6-НДФЛ за 3 квартал 2019 г. необходимо указать:
строка 100 – 25.06.2019
строка 110 – 25.06.2019
строка 120 – 01.07.2019
4. Больничные пример заполнения в 6-НДФЛ
Рассмотрим еще два примера отражения больничного в 6-НДФЛ.
Пособие по больничному начислено 28.06.2019. Выплачено – 10.07.2019. Нужно ли данные по больничному включать в 6-НДФЛ за 2 квартал 2019 года?
Нет, начисление пособия в 6-НДФЛ не отражается как дата получения дохода. Обязанность отразить больничный в 6-НДФЛ возникает в дату выплаты пособие – в июле 2019 года, соответственно в отчетности за 3 квартал.
Во 2 квартале 2019 г. выплачены пособия по больничным:
25.04.2019 — 12 394,36 руб. (НДФЛ — 1 611 руб.),
08.05.2019 — 6 236,84 руб. (НДФЛ — 811 руб.),
25.06.2019 — 7 935,53 руб. (НДФЛ — 1 032 руб.).
НДФЛ с этих пособий перечислен в бюджет в день выплаты пособий.
28.06.2019 начислено пособие 13 935,07 руб., которое выплачено 10.07.2019.
Необходимо отразить выплаченные пособия в 6-НДФЛ.
Общая сумма пособий, выплаченных за 2 квартал 2018 г., — 26 566,73 руб. (12 394,36 руб. + 6 236,84 руб. + 7 935,53 руб.), НДФЛ с них 3 454 руб. (1 611 руб. + 811 руб. + 1 032 руб.).
В 6-НДФЛ за 2 квартал 2019 г. больничные будут отражены так:
Пособие, выплаченное 25.06.2019, в раздел 2 6-НДФЛ за 2 квартал 2019 г. включаться не должно, ведь крайний срок по выплате НДФЛ с него приходится на выходной, и будет перенесен на 01.07.2019. Пособие необходимо отразить в разделе 2 6-НДФЛ за 3 квартал 2019 г.
Такой подход подтвержден в Письме ФНС России от 13.03.2017 № БС-4-11/4440@.
Пособие, выплаченное 10.07.2019, хотя оно и начислено 28.06.2019, в 6-НДФЛ за 2 квартал 2019 г. не отражается. В этом случае будут заполняться разделы 1 и 2 6-НДФЛ за 3 квартал 2019 г.
Отражение переходящих больничных в 6-НДФЛ в 3 квартале 2019 года:
В нашей статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся случаи отражения больничного в 6-НДФЛ. Если ваш случай отличается от рассмотренных, опишите ситуацию в комментариях ниже и задайте свой вопрос, мы обязательно не него ответим.
Как отразить больничный лист в 6‑НДФЛ
В форме 6-НДФЛ указывается не только зарплата, но и социальные пособия, на которые начисляется налог на доходы физлиц. Это касается и пособия по нетрудоспособности. Однако есть особенности отражения данных сумм, которые следует знать бухгалтеру. Оплата больничного листа отражается в сроках 6-НДФЛ не совсем так, как зарплата. В данной статье мы расскажем о правильном отражении в 6-НДФЛ оплаты больничных листов, в том числе в случае переходящего больничного. Подробная инструкция поможет избежать ошибок, штрафов и доначислений НДФЛ.
Напомним о нюансах даты определения дохода — это важно при заполнении отчетности. Для пособия по нетрудоспособности датой получения дохода считается день, когда оно фактически выплачено (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) и с него исчисляется и удерживается НДФЛ (п. 3, 4 ст. 226 НК РФ). Получается, что между оплатой больничного и зарплатой есть существенная разница в подсчете получения дохода в целях заполнения 6-НДФЛ:
• для заработной платы это последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• для пособия по больничному он совпадает с днем фактической выплаты. Даже если фактически расчет размера пособия произведен раньше, значения это не имеет (письма ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).
Отличаться будет и срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ):
• НДФЛ, удержанный с зарплаты, работодатель обязан перечислить на следующий за выплатой рабочий день;
• НДФЛ с пособия нужно перечислить не позднее последнего дня месяца выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Если срок оплаты налога выпадает на нерабочий день, то он переносится на ближайший рабочий (п. 7 ст. 6.1 НК РФ)
Как можно заметить, больничные листы могут оплачивать одновременно с выплатой зарплаты, но момент получения дохода и сроки для уплаты НДФЛ с точки зрения Налогового кодекса РФ определяются по-разному. Например, если работник заболел в декабре 2020 года, а больничный ему выплатили только в начале января 2021-го, то оплаченное пособие нужно отразить в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2021 года. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период (пп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ).
Теперь перейдем к заполнению 6-НДФЛ. В 2021 году за 2020 год подать 6-НДФЛ нужно было по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Новая форма из Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ действует с отчетности за I квартал 2021 года.
Сведения о компенсации пособия и НДФЛ нужно отразить (разделы III, IV, V порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, письма ФНС РФ от 12.04.2021 № БС-4-11/4935@, от 01.04.2021 № БС-4-11/4351@):
• в разделе 2 расчета за отчетный период, в котором компенсирован больничный;
• в разделе 1 расчета за отчетный период, за последние 90 дней которого которого удержан НДФЛ с больничного;
• в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).
В разделе 1 отразите (пп. 3.1, 3.2 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
• в строке 020 – общий размер НДФЛ, дата удержания которого приходится на последние 90 дней отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного листа (письма ФНС РФ от 12.04.2021 № БС-4-11/4935@, от 01.04.2021 № БС-4-11/4351@);
• в строке 021 – последнюю дату в месяце оплаты больничного. Если он выпадает на нерабочий день, то укажите следующий (ближайший) рабочий день (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ);
• в строке 022 – общий размер удержанного НДФЛ, нормативный срок перечисления которого указан в строке 021.
В разделе 2 (пп. 4.1–4.3 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
• в строку 110 добавьте размер больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем сотрудникам (гражданам, которым вы перечислили деньги) с начала года;
• в строку 112 добавьте сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам с начала года;
• в строке 120 напишите общее количество граждан, которые получили от вас доходы;
• в строке 140 укажите НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года (вместе с оплатой нетрудоспособности);
• в строке 160 отразите весь удержанный с начала года НДФЛ.
В качестве примера скачайте образец заполнения 6-НДФЛ при условии, что за три месяца выплачивались не только зарплата, но отпускные и больничный:
• 05.07.2021 выплачена зарплата за июнь 2021 года в общей сумме 330 500 рублей. С этих доходов удержан НДФЛ — 42 965 рублей;
• 31.07.2021 начислена зарплата за июль в общей сумме 336 893,25 рубля, с нее исчислен НДФЛ в размере 43 796 рублей;
• 05.08.2021 выплачена зарплата за июль, с нее удержан НДФЛ;
• 05.08.2021 начислены и выплачены отпускные в размере 49 318,47 рубля, с них исчислен и удержан НДФЛ — 6 411 рублей;
• 31.08.2021 начислена зарплата за август в сумме 354 929,86 рубля, с нее исчислен НДФЛ в размере 46 141 рубля;
• 03.09.2021 выплачена зарплата за август, с нее удержан НДФЛ;
• 24.09.2021 начислено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности — 7 200 рублей, с него исчислен и удержан НДФЛ в размере 936 рублей;
Тогда 6-НДФЛ будет выглядеть следующим образом (скачайте пример по ссылке): пример заполнения 6-НДФЛ
Как уже было сказано выше, НДФЛ с больничного работодатель обязан оплатить не позднее последнего дня месяца перечисления пособия работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Налоговый агент несет ответственность как за нарушение срока перечисления НДФЛ, так и за неуплату (неполную уплату) удержанного налога: и в том и в другом случае налогового агента оштрафуют.
Кроме штрафа возникают и другие неблагоприятные последствия. Во-первых, агент должен уплатить пени. Их размер зависит от суммы НДФЛ, на которую они начисляются, периода просрочки и размера ставки рефинансирования Банка России.
Во-вторых, с налогового агента взыщут сумму удержанного, но неуплаченного (не полностью уплаченного) налога, если он не перечислит ее добровольно. Задолженность взыщут в бесспорном порядке за счет списания денежных средств с его банковских счетов.
Налоговый орган может взыскать недоимку, штрафы и пени со счетов в драгоценных металлах, если денежных средств на счетах налогового агента окажется недостаточно. При недостаточности денежных средств (драгоценных металлов) на банковских счетах задолженность взыщут за счет электронных денежных средств. А если и их не хватит, то НДФЛ будет взыскан за счет имущества налогового агента. Также ФНС может заблокировать его счета в банке.
Размер денежного взыскания за просрочку перечисления НДФЛ составляет 20 процентов от суммы налога, не перечисленной в срок (п. 1 ст. 123 НК РФ). Причем неважно, пропущен срок на один месяц или на один день – штраф все равно будет начислен. Поэтому очень важно следить за тем, чтобы НДФЛ был перечислен вовремя. Следует отметить, что размер штрафа может быть уменьшен по решению налоговой службы или суда.
Многие бухгалтеры спрашивают, что делать, если больничный, например, за декабрь был фактически выдан сотруднику только в январе следующего года. Такой больничный еще называют переходящим. На данный момент опять же важна лишь именно дата перечисления работнику пособия. Главная дата теперь указывается в строке 021 — это срок, когда работодатель обязан перечислить налог согласно НК РФ.
Например, сотрудник предоставил больничный лист за период нетрудоспособности с 23 декабря 2020-го по 12 января 2021 года. Пособие в сумме 4 тыс. рублей, исчисленное организацией за первые три дня нетрудоспособности, выплачено работнику 25 января 2021 года. В таком случае организация должна удержать НДФЛ при выплате пособия, а перечислить налог в бюджет — не позднее 1 февраля 2021 года. Данное пособие и НДФЛ с него следует отразить в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2021 года.
