Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?

Кто подписывает 2-НДФЛ

Кто подписывает 2-НДФЛ

Похожие публикации

Как все отчетные формы, документы с информацией о доходах, предоставляемые в контролирующие органы или выдаваемые по запросам персонала, должны быть заверены соответствующими визами. Кто подписывает 2-НДФЛ в 2018 году? Разберемся в этом вопросе, опираясь на рекомендации по оформлению документа, утвержденные ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Кто подписывает справку 2-НДФЛ

Налоговики считают: справка о выплаченных сотрудникам доходах и удержанных с них налогах удостоверяется налоговым агентом, в роли которого всегда выступает предприятие, а точнее его руководитель. Это логично, так как, выплачивая зарплату и удерживая с доходов налог, компания подтверждает указанные в справках суммы.

Однако ФНС предоставила предприятию возможность передоверия права подписания 2-НДФЛ другим лицам. Подобные действия вполне разумны, поскольку существуют предприятия с огромным штатом работников, и подписание массы документов одним человеком зачастую становится не только непосильной задачей для него, но и непродуктивной потерей времени. К тому же справки 2-НДФЛ являются налоговыми, а не бухгалтерским документами, а, следовательно, его может подписывать не только руководитель, но и определенный им круг лиц. Эта возможность предусматривается и даже предписывается рекомендациями ФНС по составлению формы 2-НДФЛ.

Для реализации этого права руководителю необходимо издать распоряжение с указанием перечня тех лиц, кто подписывает 2-НДФЛ. На каждое должностное лицо из этого списка обязательно оформляется доверенность, а в справках, представляемых контролирующим органам, ее реквизиты указываются рядом с подписью полномочного представителя.

Кроме того, налоговиками предусмотрены различия при удостоверении справки 2-НДФЛ руководителем и полномочным лицом. Если форму удостоверяет налоговый агент, то в поле «Код» проставляется «1», а если это делает доверенное лицо – «2» с подтверждением полномочий номером и датой выдачи доверенности.

Кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников

Нередко у персонала компании возникает необходимость в справке 2-НДФЛ. Форма выдается на основании заявления, и, несомненно, подписывается, ведь незаверенный документ не имеет юридической силы.

Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника? Рекомендациями, утвержденными приказом № ММВ-7-11/485@ не устанавливается разграничений между справкой, предназначенной в ИФНС и выданной на руки заявителю. Обе они должны быть подписаны или налоговым агентом, или его доверенным лицом.

Таким образом, справка для сотрудника подписывается руководителем компании или же уполномоченным представителем.

Кто подписывает справку 2-НДФЛ директору

Поскольку директор компании является сотрудником фирмы, то и он вправе затребовать при возникновении надобности справку о доходах. Естественно, что она также должна быть заверена налоговым агентом или лицом, имеющим на это право. Нередко в компаниях форму 2-НДФЛ для руководителя подписывает уполномоченный представитель. По негласному внутрифирменному этикету это считается более приемлемым, чем удостоверение справки о полученных собственных доходах личной подписью, хотя, конечно, принципиальным этот вопрос быть не может. Например, у индивидуального предпринимателя, управляющего небольшой фирмой, как правило, нет уполномоченных лиц, и он заверяет все документы лично.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника

Правила оформления

Справка 2-НДФЛ — это унифицированный документ, относящийся к отчетности. Его формат утвержден приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Скачайте актуальную форму справки 2-НДФЛ из приложения 1 к данному приказу. Для выдачи сотрудникам формируется несколько другая форма, утвержденная тем же приказом, но размещенная в приложении 5 к нему.

Помните: тот, кто подписывает справки о доходах, должен иметь на это право. На практике встречаются случаи, когда на выданной справке сотруднику подпись ставит руководитель отдела. Так делать нельзя, так как законодательством Российской Федерации четко определено, кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников. Сама справка относится к группе налоговых, а не бухгалтерских документов. Это значит, что на ней должна стоять подпись налогового агента. У работодателя таким представителем является руководитель организации. Именно он должен поставить свою подпись на готовой справке. Так что при стандартном варианте вопроса «Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника?» сложностей возникать не должно.

Отметим, что на справке не требуется ставить печать. Хотя раньше такая необходимость была закреплена законодательно. Теперь на документе нет даже места для постановки печати. Об этом многие организации забывают и штампуют справки по привычке. Такой подход допустим, так как наличие оттиска печати на документе нарушением не является.

Справка главбуху и директору

Часто возникает вопрос: кто же подпишет 2-НДФЛ главному бухгалтеру? Дело в том, что у некоторых сотрудников учета возникает путаница, так как именно главбух ставит подпись на такой справке. Но делает это он на основании доверенности в качестве уполномоченного лица. И если самому главбуху понадобится справка, то подписать ее должен руководитель предприятия.

Компании также нужно определиться с тем, кто подписывает 2-НДФЛ директору. И здесь проблем быть не должно, документ, как и все прочие, должен быть подписан налоговым агентом, т. е. как мы уже отметили – сам руководитель. В любом случае в законодательстве нет запрета на подписание самим директором справки для себя.

Оформление доверенности

Ситуация осложняется в случае, когда в компании работает большое количество человек. Это может быть и 500, и 5000 сотрудников. Кто подписывает справку 2-НДФЛ? Снова руководитель. Но в таком большом объеме сделать это невозможно физически. В этом случае директор предприятия должен выбрать уполномоченного представителя для подписания справок. И это может быть сразу несколько человек. Тот, кто подписывает 2-НДФЛ, должен иметь соответствующую доверенность. Кроме того, следует оформить специальный приказ руководителя, где перечисляются все уполномоченные лица. В самой справке необходимо делать отметку, что подпись ставит не сам налоговый агент, а уполномоченный представитель, а также указать реквизиты соответствующей доверенности и приказа.

Справка 2-НДФЛ — это документ, относящийся к отчетности, а значит, к его оформлению нужно подходить очень тщательно. Если при подписании или указании данных будет допущена ошибка, то проблемы возникнут не только при проверке справки налоговыми инспекторами, но и с сотрудниками, которым был выдан документ. Внимательность — главный помощник бухгалтера при подготовке таких справок.

Кто подписывает справку 2-НДФЛ

Справка 2 НДФЛ – это документ установленной формы, который содержит сведения об полученных доходах физическим лицом выраженных в денежной форме, а так же в ней отражаются все уплаченные налоги из полученного дохода.

Что отражается в справки 2 НДФЛ

Правильное отражение данных в справке 2 НДФЛ зависит от правильности ее заполнения, при которых обязательно необходимо указывать все данные как самого предприятия, так и самого работника, которому выдается справка.

И так какая информация должна содержаться в справке 2 НДФЛ:

• Полное наименование предприятия, которое выдает справку. А именно это ИНН, КПП, код ОКТМО, контактный номер телефона и само наименование организации;
• Паспортные данные сотрудника, которому выдается справка. Данные берутся из двух первых страниц паспорта;
• Указывается сумма дохода разбитая по месяцам, за тот период, за который запросил сотрудник, так же в эту сумму считаются суммы всех вычетов;
• Указываются данные других вычетов в соответствии с их кодом. К таким вычетам могут относиться имущественные, стандартные или социальные, если у сотрудника есть право на их получение.

Зачем нужна справка 2 НДФЛ физическому лицу

В большинстве случаев за данной справкой обращаются физические лица, которым необходимо ее предоставить в кредитную организацию для подтверждения платежеспособности заемщика. Информация, которая содержится в справке 2 НДФЛ, помогает банковским сотрудникам принять правильное решение по отношению к потенциальному клиенту. Справка 2 НДФЛ для физических лиц так же может быть запрошена в следующих случаях:

• При оформлении налогового вычета от государства. При оформлении налогового вычета у некоторых категорий граждан могут запросить данную справку, например, у одного из родителей ученика, который обучается в высшем учебном заведении на платной основе;
• В случаях, когда физическое лицо принимает участие в судебных разбирательствах, спорах так же может потребоваться справка о доходах физического лица;
• Справка 2 НДФЛ так же необходима при оформлении пенсии по старости, а так же при опекунстве или усыновлении ребенка для подтверждения своего статуса;
• При увольнении, необходимо взять данную справку, так как при устройстве на новую работу работодателю будут необходимы данные, которые содержаться в справке 2 НДФЛ.;
• При оформлении заграничной визы, некоторые консульства запрашивают данную справку. Но в большинстве случаях им достаточно просто выписки по счету зарплатной карты и справки с места работы;
• При оформлении физическим лицом статуса безработного в центре занятости. От сведений, которые отражены в справке 2 НДФЛ зависит размер пособия по безработице. И справка должна быть предоставлена за последние полгода с последнего места работы.

Где можно получить справку 2НДФЛ?

Справку 2 НДФЛ можно получить на предприятии, на котором физическое лицо официально трудоустроено. В данном документе отражаются все реквизиты предприятия. И обязательно документ должен содержать оригинальную печать предприятия. Справка 2 НДФЛ выдается только в бухгалтерии предприятия, на котором работает физическое лицо. Налоговым Кодексом Российской Федерации предусмотрено, что в течение 3 рабочих дней бухгалтерия должна выдать работнику справку 2 НДФЛ.

Физическое лицо, должно понимать, что для получения справки 2 НДФЛ необходимо в обязательном порядке написать заявление на ее получении, для того что был получить в указанный выше срок. Если попросить в устной форме о выдаче справки 2 НДФЛ тогда сроки могут затянуться.

Кто обычно подписывает справку 2-НДФЛ?

Каждое предприятия выдает своему сотруднику справку 2-НДФЛ по требованию, а так же она ежегодно предоставляется в ФНС. Справку выдается столько раз, сколько необходимо это сотруднику, ограничений нет. И на кого возлагается обязанность по ее выдаче, а так же кто подписывает данную справку руководитель предприятия или главный бухгалтер?

У руководителей предприятия нет столько свободного времени, что бы оперативно подписывать всю входящую и исходящую документацию. Иногда такое бывает, что руководитель предприятия и главный бухгалтер находятся не в соседних кабинетах, а в разных городах. И кто тогда будет в данном случае подписывать справку 2-НДФЛ? А выдать справку с задержкой так же нельзя, так как сроки предоставления справки 2-НДФЛ предусмотрены законодательно. За несвоевременно предоставление справки 2 НДФЛ предусмотрена административная ответственность.

Кто подписывает справку 2-НДФЛ в соответствии с законодательством

Если рассматривать к каким документам относится справка 2-НДФЛ, то можно сказать, что она относиться не к бухгалтерским, а к налоговым документам. А значит, она не попадает под действие закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, предписывающего руководителю подписывать все документы, и такое право может быть предоставлено уполномоченному им на это лицу. Такой порядок подразумевается правилами заполнения справки (разд. 5 порядка заполнения справки о доходах физлица, утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Для тог, предоставления права подписывать справку2-НДФЛ другому ответственному сотруднику, необходимо издать приказ, где будет указан перечень лиц, которые имеют право подписывать данный документ. А так же кроме приказа, необходимо еще на каждого из них оформить соответствующую доверенность. Когда подписывается справка представителем, необходимо рядом с подписью указать на каком основании и по какой доверенность доверенное лицо имеет право подписи.

И так свыше сказанного можно сделать вывод, что справку 2-НДФЛ должен подписывать руководитель предприятия или его доверенное лицо. При подписании справки 2-НДФЛ доверенным лицом в обязательном порядке необходимо указывать реквизиты доверенности в соответствующей строке справки вне зависимости от того кому она выдается или физическому лицу, или в ФНС по итогам года.

Типичные ошибки при заполнении справки 2-НДФЛ

Если в справке 2-НДФЛ имеются ошибки, зачеркивания или не заполнены обязательные поля, тогда справка считается недействительной. При допущении таких ошибок необходимо заполнить новый бланк справки 2-НДФЛ.

При заполнении бланка справки 2-НДФЛ очень часто допускаются такие ошибки как:

• Неверно указывается дата выдачи документа. В справке необходимо указывать дату выдачи документа только цифрами, месяц выдачи не прописывается прописью. Например, 25.01.2017;
• Печать проставляется в не соответствующем месте. Для проставления печати предусмотрено соответствующее место «м.п.», так как рядом с этой отметкой необходимо проставлять печать. Печать должна быть четкой, яркой, без потертостей и разрывов;
• Бухгалтерский работник должен очень внимательно заполнять свои поля, так как небольшие неточности могут привести не в положительную для физического лица сторону.
• Подпись бухгалтера. При выдаче справки физическому лицу необходимо проверить подпись бухгалтера, которая должна проставлять только синей ручкой шарикового типа.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что представляет собой справка 2-НДФЛ?

Ответ: Справка 2 НДФЛ – это документ установленной формы, который содержит сведения об полученных доходах физическим лицом выраженных в денежной форме, а так же в ней отражаются все уплаченные налоги из полученного дохода.

Вопрос №2 Куда может предоставляться справка 2-НДФЛ?

Ответ: В большинстве случаях справка 2-НДФЛ предоставляется в кредитное учреждение при оформлении кредита, так как сотрудника банка сразу видят по справке о платежеспособности потенциального клиента. Так справка необходима при увольнении, для нового работодателя, при оформлении пенсии по старости, при оформлении пособия по безработице в центре занятости, при участии физическим лицом в судебных разбирательствах, спорах, при оформлении налогового вычета в ФНС и т.п.

Вопрос №3 Где физическое лицо может получить справку 2-НДФЛ?

Ответ: Для получения справки 2-НДФЛ физическое лицо должно обратиться в бухгалтерию предприятия, на котором он официально трудоустроен. Для получения справки в трехдневный срок необходимо написать заявление, и только на основании данного заявления будет выдана справка.

Вопрос №4 Всем известно, что на предприятии справки 2-НДФЛ подписывает руководитель предприятия, но если его нет на месте, а справку необходимо подписать и выдать сотруднику, кто имеет право ее подписывать еще?

Ответ: Если руководителя нет на месте или он находиться в командировке, тогда правом подписи на справке 2-НДФЛ имеет тот человек, кто по приказу будет наделен, а так же необходимо будет оформить ему соответствующую доверенность. И вот только тогда справку 2-НДФЛ сможет подписывать доверенное лицо, и в обязательном порядке в соответствующей строке справки необходимо будет проставить реквизиты доверенности.

У кого право подписи 2-НДФЛ в 2020 году

Лицу, которому нужно подтвердить свои доходы, требуется получить справку 2-НДФЛ. В этом документе отражают данные о поступлениях денежного характера в пользу работника. В справке указывают сумму НДФЛ, который был удержан работодателем с финансовых вознаграждений работнику.

Заполнение формы допускается только ответственным лицом. Часто возникает вопрос о том, кто имеет право подписи 2-НДФЛ в 2020 году. В этой статье вы найдете ответ.

Право подписи в справке 2-НДФЛ

В 2020 году справку 2-НДФЛ могут подписывать уполномоченные руководителем организации или ИП лица по заранее составленной доверенности. Лицо, которое ставит свою подпись в справке, должно указывать не только свою фамилию (инициалы), но и занимаемую должность.

В связи с тем, что справка 2-НДФЛ – это налоговый, а не бухгалтерский документ, его может подписывать не только руководитель, но и уполномоченное им лицо (при наличии оформленной доверенности). Реквизиты доверенности, на основании которой уполномоченное лицо имеет право подписи справки, нужно указать в конце формы 2-НДФЛ.

Доверенность имеет юридическую силу, когда она подписана руководителем организации или уполномоченным лицом (в соответствии с законодательством/ уставом фирмы). Если в доверенности не обозначен какой-либо конкретный срок действия подписи, то ее, как правило, применяют на протяжении одного года для визирования справки 2-НДФЛ.

Кто вправе подписывать 2-НДФЛ в 2020 году

Что касается правил заполнения справки 2-НДФЛ в 2020 году, то в них говорится о том, что официальное право подписи в этом документе имеют:

• налоговый агент;
• уполномоченный представитель.

Важная информация!

Обратите внимание, что в зависимости от того, кто подписывает справку 2-НДФЛ, в документе указывают соответствующий цифровой код:

• «1» — для подписи, которую ставит сам налоговый агент;
• «2» — для подписи, которую ставит уполномоченный представитель.

Нередко возникает вопрос о том, кто должен визировать справку для директора. Здесь порядок такой же, как и в случае с подписанием справки о доходах для работника. То есть, подписать 2-НДФЛ может как руководитель организации, так и уполномоченное на это действие лицо.

В завершении добавим, что в прошлые годы, для заверения справки 2-НДФЛ, обязательно необходимо было поставить печать (в виде круглого штампа). В 2020 году данная норма не действует, и в бланке, на котором оформляется справка, место для круглой печати отсутствует.

При желании можно поставить оттиск на документе, если организация или ИП используют ее в своей деятельности. Это не будет считаться нарушением.

С новым бланком справки 2-НДФЛ, который актуален в 2020 году, вы можете ознакомиться здесь.

Тоже может быть полезно:

• Отчет о среднесписочной численности работников в 2021 году
• Новая КУДИР для ИП на УСН в 2020 году
• Правила заполнения и сдачи 4-НДФЛ

• Заявление на получение патента на 2022 год (форма 26.5-1)
• Запрос на акт сверки с налоговой инспекцией
• Платежное поручение по НДС 2020 года

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно!

Справки для сотрудников: незаменима ли подпись главного бухгалтера?

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Лилия Федорова и Сергей Родюшкин рассказывают о подписании справок для сотрудников (2-НДФЛ и других) уполномоченными лицами.

Вправе ли лицо, ответственное за правильность оформления справок для сотрудников (например, 2-НДФЛ или «о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год»), подписывать их, или эти справки в обязательном порядке должен подписывать главный бухгалтер ООО? Существует ли какой-либо перечень документов, которые должен подписывать только главный бухгалтер?

В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах НДФЛ по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20__ год», утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (далее — справка 2-НДФЛ).

В рекомендациях по заполнению формы 2-НДФЛ указано, что заполненная справка 2-НДФЛ подписывается в поле «Налоговый агент (подпись)». В поле «Налоговый агент (должность)» указывается должность лица, подписавшего справку. В поле «Налоговый агент (Ф.И.О.)» указываются фамилия и инициалы указанного лица. Подпись не должна закрываться печатью.

Налоговыми агентами по НДФЛ являются в т. ч. российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик (физическое лицо) получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ, и которые обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Права и обязанности ООО осуществляет единоличный исполнительный орган управления (генеральный директор, президент и др.), избранный общим собранием участников общества (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об ООО), который, исходя из положений п. 3 ст. 40 Закона об ООО, обладает правом подписания любых документов как лицо, действующее без доверенности от имени общества, а также вправе выдать другому лицу доверенность на право подписания документов от имени общества.

Если налоговым агентом является ООО, в результате отношений с которым физическое лицо получило доходы, указанные в справке 2-НДФЛ, то общество должно подписать данную справку. Поскольку единоличным исполнительным органом ООО является руководитель общества, он должен подписать данную справку, либо вправе выдать другому лицу доверенность на право подписания этой справки от имени общества.

В силу п. 3 части 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон N 255-ФЗ) страхователь обязан выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы. Форма и порядок выдачи такой справки утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н (далее — Справка).

Справка подписывается руководителем организации (обособленного подразделения) (должность заполняется им же) и главным бухгалтером, с указанием их Ф.И.О., т. е. при заполнении Справки ставятся подписи именно тех лиц, которые исполняют обязанности руководителя и главного бухгалтера организации.

Следует учитывать и сведения об обязательных реквизитах первичного учетного документа, приведенные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Также, согласно п. 14 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением СМ СССР от 24.01.1980 N 59 (далее — Положение), документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и ТМЦ, а также кредитные и расчетные обязательства подписываются руководителем объединения, предприятия, организации, учреждения и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Предоставление права подписания документов этим лицам должно быть оформлено приказом по объединению, предприятию, организации, учреждению. Указанные выше документы без подписи главного бухгалтера или лиц, им на то уполномоченных, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению материально ответственными лицами и работниками бухгалтерии данного объединения, предприятия, организации, учреждения, а также учреждениями банков.

В силу п. 8 Положения на время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности главного бухгалтера переходят к его заместителю, а при отсутствии последнего — к другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по организации.

Итак, хотя в рекомендациях по заполнению указанных справок прямо не сказано, что они могут подписываться иными уполномоченными лицами, с учетом приведенных норм полагаем, что в случае отсутствия главного бухгалтера, а также руководителя, подписать эти документы могут иные лица, уполномоченные приказом руководителя, и на указанных справках должны стоять подписи тех лиц, которые составили указанные справки и ответственны за правильность их оформления.

Полагаем, что в случае подписания документов иным уполномоченным лицом в графе «главный бухгалтер» («руководитель») нужно указать не только его подпись и расшифровку подписи, но и наименование должности лица, подписавшего данные документы, реквизиты документа (приказа), на основании которого уполномоченное лицо наделено правом подписи документов.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.