Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?

Как заполнить 6-НДФЛ онлайн в 2020-2021 годах

Порядок представления отчета 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ представляется организациями и индивидуальными предпринимателями, являющимися налоговыми агентами при выплате вознаграждений физическим лицам.

Расчет сдается в налоговые органы ежеквартально. За отчетный период — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным; по итогам года — до 1 апреля следующего за отчетным года. Подробнее — в другой нашей статье.

Налоговые агенты, численность работников у которых превышает 25 человек, сдают отчет только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Остальные вправе представить расчет в бумажном виде. О том, кто обязан сдавать 6-НДФЛ, читайте в нашей статье «Кто обязательно сдает отчет по форме 6-НДФЛ».

Отчет образца 2020 года состоит из титульного листа и двух разделов. данная форма была утверждена Приказом от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года. В нем отражаются суммы доходов, вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и количество человек, получивших доходы. При выплате доходов, облагаемых по разным ставкам, раздел 1 заполняется отдельно по каждой ставке. В раздел 2 включаются данные за последние 3 месяца отчетного периода: даты и суммы начисления и выплаты доходов, сроки перечисления и дата фактического перечисления налога.

Начиная с отчетности за 1 квартал 2021 г. сдавать придется форму, утвержденную Приказом ФНС России от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@. Она совместит в себе расчет 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ.

Возможно ли бесплатное заполнение 6-НДФЛ онлайн

К сожалению, в настоящее время интернет-ресурсов, предоставляющих возможность заполнить 6-НДФЛ онлайн бесплатно, не существует. Но если задача подготовить расчет онлайн разовая, можно воспользоваться интернет-сервисами для ведения бухгалтерии онлайн. Таких ресурсов сегодня множество, например «Мое дело», «Контур.Бухгалтерия», «Небо», «Бухсофт» и другие. Некоторые из них имеют бесплатный тестовый период 3–30 дней, что делает возможным заполнение 6-НДФЛ онлайн бесплатно.

Для этого придется зарегистрироваться на соответствующем ресурсе и ввести данные отчитывающейся организации или ИП. Далее одни сервисы позволяют просто выбрать форму и заполнить необходимые графы, в других отчетность заполняется на основе введенных в систему учетных показателей.

Все сервисы производят автоматический расчет итоговых данных и проверяют правильность заполнения. Готовый отчет можно распечатать или выгрузить в файл для отправки в налоговую в электронном виде.

Возможности программы от ФНС России

ФНС России предлагает налогоплательщикам воспользоваться своим бесплатным программным обеспечением для подготовки отчетности. Такой программой для заполнения 6-НДФЛ является «Налогоплательщик ЮЛ». Она позволяет формировать любые налоговые отчеты, не ограничиваясь 6-НДФЛ.

Дополнительным удобством является возможность подготовить в одной базе отчетность для нескольких организаций и ИП. Минус в том, что заполнение 6-НДФЛ онлайн при помощи этого ресурса невозможно. Программу необходимо скачать с официального сайта налоговой службы и установить на свой компьютер.

После установки необходимо ввести данные организации или предпринимателя и налоговой инспекции — получателя отчета, выбрать из списка «Расчет 6-НДФЛ» и заполнить нужные разделы. Программа автоматически рассчитывает итоги и позволяет проверить корректность заполнения формы. Подготовленный расчет можно распечатать для представления в налоговую инспекцию на бумаге или сформировать файл для отправки через интернет.

Как отправить расчет 6-НДФЛ онлайн бесплатно

Налоговая служба России запустила пилотный проект, позволяющий бесплатно представлять отчетность в электронном виде через ее интернет-сайт.

Чтобы отправить расчет 6-НДФЛ онлайн, требуется зарегистрироваться на сайте ФНС в системе сдачи отчетности. Кроме того, необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Ранее сэкономить на получении электронной подписи не получалось, бесплатно их не выпускали. Тем не менеее это была единственная статья расхода. Список аккредитованных удостоверяющих центров, осуществляющих выпуск электронных подписей, опубликован на сайте Министерства связи РФ. С 2021 года ФНС планирует начать выпуск бесплатных электронных цифровых подписей для отечественных компаний, предпринимателей и нотариусов.

Для отправки отчетности через портал ФНС необходимо сформировать в программе «Налогоплательщик ЮЛ» транспортный контейнер с подготовленным и подписанным электронной подписью расчетом 6-НДФЛ и передать его в инспекцию через систему отправки отчетности на сайте. Сервис позволяет отслеживать этапы прохождения отчета и получать квитанции и извещения о его принятии.

Заполнение и отправка 6-НДФЛ через операторов электронного документооборота

Большинство предприятий пользуются для отправки отчетности услугами операторов электронного документооборота. Наиболее крупные спецоператоры — «Тензор», «Такском», «Калуга-Астрал», «СКБ Контур», «Аргос».

Спецоператоры предоставляют комплексные решения, позволяющие не только передать подготовленный в бухгалтерской программе файл, но и заполнить расчет 6-НДФЛ с его последующей отправкой.

В дополнение к передаче отчетности операторы оказывают сопутствующие услуги: обмен электронными документами, сверку с контрагентами, оценку вероятности налоговой проверки, ведение бухгалтерского учета и т. д.

Услуги спецоператоров связи платные, стоимость зависит от подключенного пакета услуг, направлений сдачи, системы налогообложения, формы собственности. Обычно при подключении к услуге они выпускают электронную подпись бесплатно. Кроме того, спецоператоры часто проводят всевозможные акции, позволяющие сэкономить.

Другие возможности для отправки 6-НДФЛ онлайн

Упомянутые выше «Мое дело», «Контур.Бухгалтерия», «Небо», «Бухсофт» и другие ресурсы для ведения бухгалтерии онлайн позволяют не только сформировать отчетность, но и сдать ее в инспекцию через интернет. Оформление квалифицированной электронной подписи сервис возьмет на себя. Стоимость сервисов варьируется и зависит от системы налогообложения и подключенных услуг.

Кроме онлайн-бухгалтерий существуют ресурсы, позволяющие отправить онлайн отчетность, подготовленную в сторонних программах. В частности, такую услугу оказывают веб-порталы «Декларация.Online», «Мой отчет.ру», «Отчет.ру». Стоимость у них ниже, чем услуги спецоператоров, но спектр предоставляемых услуг очень узок. КЭП может входить в стоимость обслуживания.

Еще один способ отправки отчетности в контролирующие органы предлагают некоторые банки. Например, такая услуга есть у Сбербанка, «СКБ-Банка», «Промсвязьбанка». Сервис предоставляется за дополнительную плату, стоимость зависит от аппетитов банка. Как правило, КЭП для отправки отчетности банки делают бесплатно.

Абсолютно бесплатно заполнить и отправить форму 6-НДФЛ онлайн невозможно. Самый экономичный вариант — воспользоваться бесплатной программой «Налогоплательщик ЮЛ» и отправить отчет через сайт ФНС. В этом случае заплатить придется только за квалифицированную электронную подпись. Этот способ подходит для ИП и совсем маленьких предприятий.

Использование бесплатных интернет-порталов госорганов требует регистрации на каждом ресурсе, что увеличивает трудозатраты. Поэтому более крупному бизнесу для отправки отчетности рациональнее воспользоваться платными сервисами («Бухсофт», «Декларация.online», «Отчет.ру» и т. д.) или услугами операторов электронного документооборота, предоставляющих комплексные решения.

В качестве разовой альтернативы для подготовки формы 6-НДФЛ можно воспользоваться бесплатным тестовым периодом интернет-сервисов для ведения бухгалтерского учета («Мое дело», «Небо», «Контур.Бухгалтерия» и т. д.).

Еще больше информации по теме — в рубрике «НДФЛ».

Расчет 6-НДФЛ

Работаете над заполнением расчета 6-НДФЛ ? Тогда загляните в нашу специальную рубрику «Расчет 6-НДФЛ» , где собраны советы экспертов, разъяснения контролирующих ведомств, подробные инструкции и наглядные примеры. Мы вместе с вами пройдем по страничкам вашего отчета и подскажем, как быстро и безошибочно его заполнить.

Все материалы
Новости
Статьи

Кто и как сдает 6-НДФЛ

Этот отчет обязаны оформлять налоговые агенты по НДФЛ. Чаще всего под ними подразумеваются работодатели (п. 2 ст. 230 НК РФ), выплачивающие зарплату персоналу. Ими также могут быть заказчики — фирмы и ИП, выплатившие доходы исполнителям по договорам ГПХ (подряда, аренды и др.).

Подробнее о том, кому следует составлять отчет, читайте в статье «6-НДФЛ — кто сдает и когда?».

А о тех, кто это делать не обязан, рассказано в материалах:

Крайний день, когда инспекторы ФНС примут отчет, — последнее число месяца, идущего за отчетным периодом (ст. 230 НК РФ). Срок сдачи годовой формы отличается от обычной и установлен на 01 апреля года, следующего за отчетным. Если же час икс оказывается выходным или праздником, отчет можно сдать в следующий за ним ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Что касается срока сдачи расчета за 2018 год, то он как раз не переносится, ведь 01.04.2019 — понедельник.

О том, как проверить 6-НДФЛ на ошибки, читайте здесь.

Обновился ли бланк 6-НДФЛ

Этот вопрос неизбежно встает перед началом новой отчетной кампании, и сдача 6-НДФЛ не исключение. На этот раз, к счастью, обошлось без изменений. В последний раз форма редактировалась приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ и стала обязательной к применению с 26.03.2018. Ее и сдаем за 2018 год.

Скачать бланк можно здесь.

Если ваша компания является преемником реорганизованной фирмы, а предыдущий работодатель не сдал отчетность, вы обязаны отчитаться за перешедших «по наследству» сотрудников.

Как оформлять расчет 6-НДФЛ при реорганизации см. здесь.

Общие правила оформления 6-НДФЛ

6-НДФЛ включает в себя титульный лист и 2 раздела. Отличительная особенность отчета (если сравнивать с 2-НДФЛ) состоит в том, что данные в нем представляют собой свод и не отражаются отдельно по каждому человеку.

ВАЖНО! Советуем заполнять 6-НДФЛ в такой последовательности: раздел 2 — раздел 1 — титульник, то есть начинаем с подробных данных и переходим к обобщающим.

Напомним основные правила формирования отчета:

Заполняем расчет по каждому ОКТМО.
Если заполняем от руки, используем только синюю, фиолетовую или черную ручку.
Если оформляем отчет на компьютере, выбираем шрифт Courier New высотой 16–18 п.
Клеточки заполняем слева направо, в пустых ставим прочерки.
Если каких-либо показателей нет, в соответствующем поле ставим 0.
Не используем двустороннюю печать, такой отчет инспекторы не примут.
Отчет заполняем нарастающим итогом.
Показатели берем из налогового регистра.

ВАЖНО! Если вы не ведете налоговые регистры, то очень рискуете. Их отсутствие НК РФ признает очень серьезным нарушением правил учета доходов и расходов, которое наказывается штрафом (ст. 120 НК РФ).

А теперь перейдем непосредственно к построчному заполнению 6-НДФЛ. Мы подготовили пример и подробные инструкции, которые помогут вам справиться с этой задачей.

Разъяснения к разделу 1 отчета:

А вот статьи-помощники к разделу 2 отчета:

Воспользуйтесь нашим помощником по заполнению расчета 6-НДФЛ, и вы сможете выявить ошибки до отправки формуляра налоговикам.

Стоит ли сдавать нулевки

Ответ на этот вопрос не так однозначен, как может показаться. Если руководствоваться НК РФ, то по 6-НДФЛ «сдаются» только налоговые агенты. То есть, если нет начислений, вроде и отчет не нужен. А если начисления есть, то нулевки вообще не может быть. Об этом же говорят и сами налоговики.

Однако на практике встречаются различные ситуации, и все их в НК РФ предусмотреть невозможно. Так, неверное указание ОКТМО и КПП даже при наличии выплат физлицам может повлечь за собой необходимость сдачи нулевой 6-НДФЛ. Подробные разъяснения, а также образец нулевки вы найдете в этих материалах:

Кроме того, сдавать нулевки можно по желанию. Это значит, что, если вы решили оформлять отчетность, даже не будучи налоговым агентом, работники ФНС не смогут отказать в ее принятии.

Автоматизируем работу по заполнению 6-НДФЛ

Отчетный период — горячая пора для бухгалтеров, и конечно, хочется использовать любую возможность, которая поможет сократить время на подготовку отчетности. Сегодня существует немало способов автоматизировать не только процесс оформления 6-НДФЛ, но и ее проверки и отправки. Подробности о коммерческих и бесплатных решениях ищите здесь.

Если вы пользуетесь программными средствами «1С», не обойдите стороной эту статью, в которой раскрыты нюансы заполнения 6-НДФЛ в разных версиях данной бухгалтерской программы. Обратите внимание на то, что в старых версиях «1С» формирование 6-НДФЛ может быть проблематично. Здесь вы также найдете порядок заполнения расчета с помощью этой известной бухпрограммы.

Хотите заполнить 6-НДФЛ онлайн? Советуем прочесть эту публикацию. Из нее вы узнаете, какие преимущества дает онлайн-оформление расчета, как его осуществить и с какими трудностями можно столкнуться.

Как проверить, корректно ли заполнена 6-НДФЛ, и что будет, если обнаружатся ошибки

НК РФ предусматривает ответственность как за опоздание со сдачей 6-НДФЛ, так и за ее некорректное представление, которым может считаться:

Неправильный способ отправки отчета (на бумаге вместо электронной формы).
Включение в расчет недостоверных данных, не исправленных до обнаружения налоговиками.

И если первого нарушения избежать несложно (достаточно помнить о количестве физлиц, которым вы выплачивали доходы), то второго лучше не допускать. Или, в крайнем случае, постараться обнаружить огрехи раньше, чем это сделают контролеры.

О применяемых налоговиками наказаниях читайте в статьях:

И все же перед тем, как отправлять отчет, лучше убедиться, что он верен. Сделать это можно несколькими способами: сопоставляя данные отчета с бухгалтерскими и налоговыми регистрами, а также с помощью контрольных соотношений, которые используются инспекторами для проверки 6-НДФЛ. Это поможет сократить риск возникновения неувязок в отчетности и избавит от необходимости дачи пояснений и уточненок.

У вас есть вопросы по заполнению уточненного расчета по 6-НДФЛ? Загляните сюда:

Как заполнить форму 6-НДФЛ за 3 квартал 2021 года. Полное руководство

6-НДФЛ — это расчет, с помощью которого налоговые агенты информируют ФНС о выплатах работникам и о налоге на доходы физических лиц. Сдавать его все работодатели обязаны каждый квартал.

Форма отчета 6-НДФЛ

В конце прошлого года Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов.

За 3-й квартал 2021 года в расчет включена справка о доходах и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, для формы 6-НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ), но сдавать этот раздел следует только по итогам года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 10 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 10 человек, то форму разрешат сдать на бумажном носителе. Сумма налога указывается в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Расчет 6-НДФЛ в очередной раз обновят! Это необходимо в связи с поправками, внесенными в Налоговый кодекс РФ. Изменятся:

коды отчетных периодов;
раздел 2;
справка о доходах и суммах налога физического лица (отчетная форма).

Сроки сдачи отчетности

Форму 6-НДФЛ направляют в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Для годового расчета действует увеличенный срок — не позднее 1 марта следующего года.

Актуальный для каждого периода срок сдачи 6-НДФЛ в 2021 году приведен в таблице:

Последний срок сдачи

За 1-й квартал 2021 года

За 2-й квартал 2021 года

(расчет нарастающим итогом за полгода в разделе 1)

До 2 августа (31.07 — суббота)

За 3-й квартал 2021 года

(расчет нарастающим итогом за 9 месяцев в разделе 1)

До 1 ноября (31.10 — воскресенье)

(расчет нарастающим итогом за год в разделе 1)

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

По статье 76 НК РФ, налоговая служба вправе заблокировать банковские счета налогового агента, который не сдал отчет.

В случае установления недостоверности сведений в расчете организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Следовательно, главбуху каждой организации надо позаботиться не только о том, как заполнить 6-НДФЛ без ошибок, но и как сдать отчет без нарушения сроков.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

В КонсультантПлюс найдете не только подробное руководство по 6-НДФЛ с бланком и образцами, но и видеосеминар, который ответит на любые вопросы. Получите бесплатный доступ по ссылке ниже.

Изменения в 6-НДФЛ, которые необходимо учесть в 2021 году

Для правопреемников реорганизованных компаний действует обязанность сдавать форму 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. Такой порядок заполнения 6-НДФЛ следует соблюдать организации-правопреемнику:

указать ИНН и КПП налогового агента в верхней части титульного листа;
использовать код 215 в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)»;
в реквизите «Налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в правилах заполнения произошли и другие изменения, зависящие от того, кто сдает 6-НДФЛ:

крупнейшие налогоплательщики приводят КПП согласно свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
организации — налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)» значение 214.

На титульном листе формы 6-НДФЛ указывают полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя. Новая форма 6-НДФЛ действует с 1-го квартала 2021 года, ее объединили со справкой 2-НДФЛ.

Пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 3 квартал 2021

Хотя отчет действует уже не первый год, оформление 6-НДФЛ по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении. В профессию приходят молодые бухгалтеры, которым требуются разъяснения. Специально для них разберем действия по шагам.

Документ состоит из следующих разделов:

Титульный лист.
Раздел 1 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).
Раздел 2 (сведения формируются нарастающим итогом).

Рассмотрим пример заполнения 6-НДФЛ за 3 квартал 2021 года (пошаговая инструкция).

Титульный лист

Пишем полное название налогового агента. В соответствующих полях указываются ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала. Указываем номер корректировки. Если форма 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «Номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменение сведений, переданных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки: —1, —2. —3 и так далее.

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

1-й квартал — код 21;
полугодие — код 31;
9 месяцев — код 33;
год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих передачу сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в приложении 1 приказа.

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры. Затем в строке указывается код той налоговой инспекции, куда сдается отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

первые две цифры — номер региона;
вторые две цифры — код инспекции.

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают отчет 6-НДФЛ в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая организация сдает отчетность. Полный перечень кодов содержится в приложении 2 к приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

по месту учета — 214;
по месту учета обособленного подразделения — 220.

ИП тоже указывают специальные коды:

по месту жительства — 120;
по месту осуществления деятельности — 320.

Указываем код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика. Как требует утвержденный приказом ФНС порядок заполнения отчета 6-НДФЛ, указывают код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (зарплату и премии) как головная организация, так и ее подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Действующий порядок заполнения 6-НДФЛ в 2021 году за 3 квартал предписывает указывать в разделе 1 суммы налога, удержанные или возвращенные работникам в 3-м квартале 2021 года.

Информацию указывают так:

поле 021 — срок перечисления НДФЛ по ст. 226 НК РФ, то есть на следующий рабочий день после выплаты дохода, а для отпускных и больничных — последний день месяца, в котором они выплачены; фактическая дата перечисления роли не играет (письмо ФНС № БС-4-11/19702@ от 01.12.2020);
поле 022 — сумма, которую надо перечислить в срок из поля 021; все доходы с одним сроком перечисления налога указывают одной суммой;
поле 030 — сумма НДФЛ, возвращенного работникам в 3-м квартале;
поле 031 — дата возврата, поле 032 — возвращенная сумма.

Если возникает вопрос, как вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ, необходимо суммировать налог со всех доходов, выплаченных работникам в отчетном периоде.

Раздел 2

Ставки налога на доходы работников по трудовым договорам и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13, 15, 30 и 35%. В 2021 году действует повышенная ставка 15% для больших доходов (свыше 5 млн рублей в год). В примере рассмотрена стандартная ставка НДФЛ — 13%. В случае исчисления налога по разным ставкам для каждой ставки будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ.

Действующие правила заполнения 6-НДФЛ (для чайников) предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года.

В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за июль-сентябрь и все полученные в 3-м квартале 2021 года отпускные, больничные и другие доходы, без уменьшения на налог и вычеты. Отдельный пример заполнения отпускных отсутствует, их включают в общую массу вознаграждений работников. Сумму вычетов указывают в строке 130, а исчисленный НДФЛ — в 140.

В строке 160 указывают сумму налога, удержанного в 3-м квартале. Она не всегда совпадает с суммой НДФЛ в строке 140. В поле 170 укажите сумму НДФЛ, которую невозможно удержать до конца года. Например, налог с подарка физлицу, которое не получает постоянных денежных доходов в организации.

О порядке указания зарплаты за прошлые периоды, выплаченной в текущем, налоговики разъяснили в письме от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@. Существуют альтернативные точки зрения Минфина, но так как проверку расчетов осуществляет ФНС, лучше ориентироваться на ее позицию в этом вопросе, чтобы не давать пояснений.

НДФЛ с зарплаты перечисляется не позже следующего дня после выплаты заработной платы работникам. А вот налог с отпускных и больничных разрешено уплатить не сразу. Главное — успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ).

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками так, как показывает образец заполнения формы 6-НДФЛ по КНД 1151099.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчета

Новое приложение № 1 к расчету содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ). Работодателям не следует заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Пустое приложение ежеквартально подавать не надо.

Нулевой 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.

Если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ, составленное в произвольной форме.

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить отчет онлайн есть возможность на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — «Мое дело», «Контур», «Небо» и других. Некоторые сайты позволяют это делать безвозмездно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

Как заполнить отчет 6-НДФЛ в 2021 году

Начиная с 1 квартала 2021 года 6-НДФЛ нужно подавать в налоговые органы на новом бланке. Из нашей публикации вы узнаете о том, как заполнить эту форму и какие сроки сдачи установлены.

Кто и когда сдает

Форма 6-НДФЛ ежеквартально подается всеми работодателями – организациями и предпринимателями. Не сдают этот отчет только ИП, не привлекающие наемный труд и не заключающие с исполнителями гражданско-правовые договоры.

В течение года промежуточные расчеты подаются в налоговую инспекцию по итогам каждого квартала. Срок сдачи – до конца месяца, следующего за окончанием 1 квартала, шести и девяти месяцев года. Таким образом, с учетом переноса из-за выходных дней крайние даты подачи формы 6-НДФЛ в 2021 году таковы:

за 1 квартал – 30 апреля;
за полугодие – 2 августа;
за девять месяцев – 1 ноября.

Годовой расчет необходимо представить до 1 марта следующего года, то есть срок сдачи расчета за 2020 год истек 1 марта 2021. 6-НДФЛ за полный 2021 год нужно будет сдать до 1 марта 2022 года.

Новый бланк 6-НДФЛ

Форма расчета, которую надо представлять с 2021 года, утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Впервые подать ее необходимо за 1 квартал 2021 года. Бланк существенно изменился, в том числе, структурно.

В частности, раздел 1 стал проще для заполнения, а в разделе 2, наоборот, появились дополнительные строки. Небольшие изменения внесены и в титульный лист. Но главное – в состав расчета теперь входит справка 2-НДФЛ. Подавать отдельно эту форму больше не нужно.

Итак, новый бланк 6-НДФЛ в 2021 году включает титульный лист, разделы 1 и 2, а также Приложение № 1 к расчету на двух листах. Какие именно листы нужно заполнять, зависит от периода представления формы:

в отчетность за 1 квартал, 6 и 9 месяцев включаются титульный лист, раздел 1 и раздел 2;
в годовую отчетность нужно также включить Приложение № 1. Именно оно содержит информацию, которая раньше подавалась в справке 2-НДФЛ.

Общие правила заполнения разделов

Прежде чем рассказать о том, как заполнить новый бланк 6-НДФЛ, кратко опишем общие правила. Они обновились вместе с формой, введенной с 2021 года. В разделе 1 следует отразить данные за последние 3 месяца отчетного года. Таким образом, в разделе 1 расчета за первый квартал отражаются данные периода январь-март, за полугодие – май-июнь, за 9 месяцев – июль-сентябрь, за год – октябрь-декабрь.

В разделе 2 сведения указываются нарастающим итогом с начала года. Заполняется столько листов разделов 1 и 2, сколько разных ставок применялось в периоде для расчета НДФЛ.

В форме отражаются доходы, с которых работодатель должен удержать и перечислить налог. Необлагаемые выплаты и доходы, с которых получатель платит НДФЛ сам (например, ИП на ОСНО), в отчет не включаются.

В двух верхних строках каждого листа предприниматели заполняют только ИНН, организации – ИНН и КПП. Правила заполнения для компаний такие:

если форму заполняет юрлицо с обособленными подразделениями (ОП), указывается КПП по месту учета компании по месту нахождения ее ОП;
если форму заполняет организация либо ОП, указывается КПП по месту учета ответственного лица.

Каждая страница должна иметь номер – «001», «002» и так далее.

Далее разберем правила заполнения всех разделов расчета в формате «для чайников». То есть расскажем, какие данные следует отражать в каждой строке формы.

Титульный лист

На первом листе указывают такие сведения:

номер корректировки – «0–» для первичной подачи за период;
код отчетного периода из приложения № 1 к Порядку заполнения расчета (далее Порядок заполнения. Он утвержден тем же приказом, что и новая форма). Для первого квартала применяется код «21»;
календарный год (при заполнении 6-НДФЛ в 2021 году – «2021»);
код ИФНС, в которую будет сдаваться форма;
код по месту учета / нахождения из Приложения № 2 к Порядку заполнения. Организации чаще всего указывают код «214», ИП – «120»;
в поле «Налоговый агент» организации указывают сокращенное название из устава, если его нет, то полное. ИП прописывают фамилию, имя и отчество;
номер телефона для связи;
количество страниц 6-НДФЛ и приложений (копий документов, подтверждающих личность представителя, если он подписал расчет).

Блок строк, который начинается с поля «Форма реорганизации…», заполняется только в отношении реорганизованной / ликвидированной компании либо ОП, которое лишено полномочий или закрыто. В поле «Код по ОКТМО» указывают соответствующий код.

В блоке подтверждения достоверности и полноты сведений ставят код «1», если подписывает расчет сам налоговый агент, или код «2», если подписывает представитель. Далее в трех строках указывается ФИО директора или представителя (имя ИП повторно не указывается).

Если представителем является организация, то ниже прописывают ее наименование. Реквизиты доверенности следует указать в двух нижних строках блока.

Раздел 1

Раздел 1, как упоминалось выше, заполняется в отношении данных за последние 3 месяца отчетного года. Если в этом периоде применялось несколько ставок НДФЛ, то разделов должно быть несколько (по числу ставок).

В разделе отражаются сведения об удержанном НДФЛ с физлиц, срок перечисления которого приходится на 3 последних месяца периода. Если налог удержан, а срок его перечисления приходится уже на следующий период, то эти суммы включать в расчет не надо. Кроме того, здесь указывают суммы НДФЛ, возвращенные в отчетном периоде.

Разберем заполнение раздела 1. В его строках отражаются:

010 – код бюджетной классификации для уплаты налога на доход;
020 – сумма удержанного НДФЛ с работников, который нужно было перечислить в течение 3 последних месяцев периода;
021 – последний день срока перечисления;
022 – сумма удержанного налога на дату из поля 021.
030 – общая сумма возвращенного НДФЛ за последние 3 месяца;
031 – дата возврата;
032 – сумма возвращенного НДФЛ.

Раздел 2

В разделе 2 обобщаются данные по всем сотрудникам с начала года. Здесь отражаются суммы доходов, вычетов и налога за 1 квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом. Разберем заполнение по строкам:

100 – ставка НДФЛ;
105 – КБК;
110 – совокупная сумма, выплаченная физлицам и облагаемых по ставке из строки 100. Учитывается доход, дата фактического получения которого приходится на период составления 6-НДФЛ. Например, для оплаты труда датой фактического получения признается последний день месяца, за который она начислена (а не день выдачи или перечисления);
111 – 113 – суммы доходов, входящих с строку 100, с разбивкой по видам (111- дивиденды, 112 – выплаты по трудовым договорам, 113 – выплаты по ГПХ);
120 – количество физических лиц, которым налоговый агент производил облагаемые НДФЛ выплаты в отчетном году;
130 в 6-НДФЛ – общая сумма вычетов (стандартных, социальных и прочих), включая суммы к уменьшению налоговой базы;
140 – исчисленная сумма налога по конкретной ставке;
141 – НДФЛ с выплаченных дивидендов, если применимо;
150 – сумма фиксированных авансовых платежей по НДФЛ;
160 – сумма удержанного налога за текущий (отчетный) год;
170 – сумма начисленного налога, который не будет удержан ввиду невозможности этого. Сюда не включаются суммы НДФЛ, которые будут перечислены в следующем периоде;
180 – сумма налога, который был излишне удержан с начала года (например, ввиду ошибки);
190 – сумма НДФЛ, возвращенная физлицам в начала года.

Приложение № 1

Приложение № 1 к 6-НДФЛ, появившееся с 2021 года – это новая форма отмененной справки 2-НДФЛ. Приложение заполняется только при сдаче расчета за год.

В поле «Номер справки» следует указать ее порядковый номер. В поле «номер корректировки сведений» ставится код «00», если расчет представляется впервые. При подаче аннулирующих сведений указывается код «99».

Приложение к форме 6-НДФЛ состоит из разделов. Порядок их заполнения такой: раздел 1, Приложение к справке, разделы 3, 2 и 4. Приложение нужно заполнить в отношении каждого физического лица, которому производились выплаты.

Раздел 1 справки

В разделе 1 справки указывают сведения о физлице:

ИНН (при отсутствии можно не заполнять);
фамилия, имя, отчество;
статус налогоплательщика – для резидентов код «1», для нерезидентов – «2»;
дату рождения;
код страны гражданства согласно Общероссийскому классификатору стран мира («643» для России);
код вида документа – для паспорта «21» (Приложение № 5 к Порядку заполнения);
серия и номер документа через пробел без знака «№».

Приложение к справке

В приложении указываются фактически перечисленные физлицам доходы, а также вычеты, кроме стандартных, социальных и имущественных. Суммы отражаются в разрезе по месяцам. Поля заполняются таким образом:

«месяц» – порядковый номер месяца;
«код дохода» – код из Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (заработная плата – «2000»);
«сумма дохода» – выплата, полученная лицом по этому коду дохода;
«код вычета» – код из Приложения № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@;
«сумма вычета» – сумма предоставленного вычета по этому коду (не может быть больше суммы дохода).

Раздел 3

В разделе 3 нужно указать стандартные, социальные, имущественные вычеты и данные по соответствующим уведомлениям из ИФНС. Построчное заполнение:

«код вычета» – код вычета из Приложения № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@;
«сумма вычета» – сумму вычета по этому коду;
«код вида уведомления» – «1», если оно подтверждает право на имущественный вычет, «2» – на социальный, «3» – на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи (для иностранцев).

В полях «номер уведомления», «дата выдачи уведомления», «код налогового органа…» нужно указать соответствующие данные из уведомления.

Раздел 2

В разделе 2 следует отразить итоговые сведения, которые рассчитаны в разделе 3 и Приложении к справке. Нужно указать ставку НДФЛ, в отношении которой заполняется раздел. Далее построчно следует отразить:

общую сумму дохода по этой ставке без учета вычетов;
налоговую базу – рассчитывается, как разница между общей суммой дохода и суммой вычетов (показатель не может быть отрицательным – в таком случае указывают «0.00»);
налог, исчисленный по формуле: База х Ставка;
налог удержанный – размер удержанного НДФЛ с доходов физлица, облагаемых по указанной ставке;
фиксированные авансовые платежи (применяется для иностранцев, работающих по патенту);
налог, который был перечислен в бюджет;
налог, излишне удержанный налоговым агентом, если такое имело место.

Раздел 4

В разделе 4 справки нужно заполнить всего 2 поля. В первом отражается сумма дохода, с которого налог не был удержан, во втором – сумма неудержанного НДФЛ.

Итак, отчет 6-НДФЛ, который в 2021 году нужно подавать в новый форме, готов. Остается лишь проставить дату и подпись на каждом листе формы. Напомним, что работодатели с численностью работников (и иных физлиц, получивших доходы в отчетном периоде) 11 человек и более, должны подавать 6-НДФЛ в электронной форме. Если сотрудников до 10 включительно, можно отчитаться в бумажном виде.

Для создания и сдачи в ИФНС формы 6-НДФЛ удобно использовать специальный сервис от компании 1С. Это простой и быстрый способ представления отчетности, который избавит от рутинной работы, позволит существенно сократить досадные ошибки и избежать штрафов. Расчет формируется автоматически на основе данных, введенных в систему из бухгалтерских регистров.

Как заполнить 6‑НДФЛ в 2021 году и когда сдавать в ФНС

В статье рассмотрим, какие сроки сдачи отчётности по 6-НДФЛ, каков порядок заполнения 6-НДФЛ и где скачать актуальный бланк xls формы 6-НДФЛ.

Порядок заполнения прописан в Приказе ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. С 1 квартала 2021 года в состав расчета 6-НДФЛ войдет справка 2-НДФЛ приложением, отдельно ее сдавать больше не потребуется. Справка 2-НДФЛ раз в год заполняется отдельно на каждое физическое лицо, которому был выплачен доход, а 6-НДФЛ ежеквартально подается в целом по организации.

В квартальной отчетности отражается совокупный доход, выплаченный всем физическим лицам. Данные в разделе 1 формы 6-НДФЛ показываются за последние три месяца отчетного периода, в разделе 2 — нарастающим итогом с начала года. Справки о доходах и сумме налога заполняются один раз в год, с квартальными отчетами их сдавать не надо.

Представлять отчетность нужно по месту регистрации организации или ИП. На каждое обособленное подразделение представляется отдельный расчет 6-НДФЛ по месту его регистрации (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66970, письмо ФНС РФ от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Небольшим фирмам с численностью работников до 10 человек разрешается сдавать отчетность 6-НДФЛ на бумажном бланке.

Если численность превышает 10 человек, отчитаться придется в электронной форме. Эта норма применяется с 01.01.2020 в соответствии с поправками, внесенными в Налоговый кодекс Федеральным законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ.

Легко и быстро отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи поможет система Экстерн.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ необходимо сдавать не позднее последнего числа месяца, который следует за отчетным кварталом. А годовой расчет — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (с учетом п. 2.ст. 230 НК в редакции Федерального закона от 29.09.2019 № 325-ФЗ).

С учетом выходных и праздничных дней в 2021 году предусмотрены следующие сроки отчетности:

за 2020 год — не позднее 01.03.2021;
за 1 квартал 2021 — до 30.04.2021;
за полугодие — до 02.08.2021;
за девять месяцев — до 01.11.2021.

Порядок заполнения 6-НДФЛ

Ниже вы найдете краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ содержит титульный лист, два раздела и приложение.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Если организация сдает 6-НДФЛ за обособленные подразделения, на титульном листе нужно указывать КПП и ОКТМО таких подразделений. ИНН в любом случае ставится по головной организации.

Как заполнить Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»

В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.

Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.

Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.

С 2021 года дату получения доходов физическим лицом, дату удержания налога и сумму фактически полученного дохода указывать не нужно.

Как заполнить Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»

Во втором разделе следует показать обобщенную по всем физлицам сумму начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ с начала налогового периода. Отдельными строками записываются суммы начисленных дивидендов, доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг).

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Раздел № 2 расчета 6-НДФЛ может размещаться на нескольких страницах, если в организации применяют разные ставки НДФЛ.

Приложение 1 «Справка о доходах и суммах налогов физлица»

Справка-приложение — это аналог 2-НДФЛ. Ее надо заполнять только при составлении расчета за полный год. Первый раз это надо будет сделать уже в марте 2022 года. В справке отразите информацию о доходах физлиц в прошлом году, о суммах НДФЛ начисленного, удержанного и уплаченного в бюджет, а также о неудержанных налогах.

Уточненный расчет

Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ организации и ИП должны представить, если в первичном отчете обнаружены ошибки или указана недостоверная информация.

Признак уточненного расчета пишется на титульном листе в поле «номер корректировки» (001, 002, 003 и т п.). Уточненку можно сдавать без приложений со справкой. Но если изменения нужно внести в сведения из справок, придется сдавать весь расчет.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Ответственность

Для налоговых агентов предусмотрены следующие типы наказаний:

несвоевременная сдача отчетности по НДФЛ грозит налогоплательщику штрафом в 1000 рублей. Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц задержки отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ);
при представлении отчета по НДФЛ через 10 дней после установленного срока ИФНС может заблокировать в банке счет организации или ИП (п. 3 ст. 76 НК РФ);
за недостоверные сведения в форме 6-НДФЛ фирма заплатит 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ);
нарушив порядок представления отчета в электронной форме, компания будет оштрафована. Штраф составит 200 рублей.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Вопрос-ответ

Как отразить договор ГПХ в 6-НДФЛ?

Обобщенную по всем физлицам сумму начисленного дохода с начала налогового периода показывают во втором разделе формы в строке 110. В строке 113 в том числе выделяют сумму доходов по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг.
В строке 021 «Срок перечисления налога» Раздела 1 формы 6-НДФЛ указывают день, не позднее которого должен быть перечислен налог с выплаченного дохода по договору ГПХ — следующий день за датой перечисления на счет в банке либо выдачи из кассы (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В строке 022 отражают сумму налога. Удержанные налоги с доходов по договору подряда отражают в 6-НДФЛ отдельно по каждой дате выплаты, включая все авансовые платежи.

Как проверить правильность заполнения 6-НДФЛ?

Правильность заполнения 6-НДФЛ проверяют по контрольным соотношениям, установленным Письмом ФНС от 23.03.2021 № БС-4-11/3759. Значения определенной строки должны соответствовать другой строке, сумме строк, быть больше или меньше установленных показателей. Проверка 6-НДФЛ по контрольным соотношениям помогает исключить вопросы со стороны ФНС.

Куда сдавать 6-НДФЛ по обособленным подразделениям?

6-НДФЛ по обособленным структурам сдают отдельными расчетами по месту регистрации каждого подразделения компании. Если место нахождения головной организации и ее обособленных подразделений — территория одного муниципального образования либо если обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования, то 6-НДФЛ представляют в налоговый орган по месту учета одного из этих обособленных подразделений, выбранному компанией самостоятельно, или по месту нахождения головной организации. О выборе налогового органа необходимо заявить до начала налогового периода по специальной форме (абзац 7 п.2. ст.230 НК РФ).

Почему дивиденды не попадают в 6-НДФЛ?

Дивиденды также отражают в 6-НДФЛ. Суммы начисленных дивидендов и исчисленного НДФЛ выделяют в отдельных строках во втором разделе формы. В строке 111 — сумму дохода, начисленную в виде дивидендов, в строке 141 — сумму налога, исчисленную с доходов в виде дивидендов.

Как отразить натуральный доход в 6-НДФЛ?

Доход в натуральной форме считают полученным в день его фактической передачи. Это дата вручения подарка или списания со счета суммы, перечисленной в оплату обучения работника. Удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме при его получении невозможно, поэтому налоговый агент должен удержать налог за счет любых других денежных доходов. В такой ситуации в строке 021 «Срок перечисления налога» раздела 1 формы 6-НДФЛ отражают дату перечисления налога, удержанного с «неденежного» дохода, а в строке 022 будет содержаться в том числе сумма налога с натурального дохода. Сумму дохода отражают в строке 110 раздела 2.