Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Статья Нюансы оформления авансовых отчетов в 1С:БГУ

Один из популярных видов расчетов при ведении хозяйственной деятельности учреждений – выдача авансов под отчет.

Давайте разберем пошагово наши действия для оформления операции: завхозу необходимо заменить в актовом зале вышедшие из строя лампочки.

Согласно бюджетному законодательству, в первую очередь, у учреждения возникает обязательство, в рассматриваемом примере — перед подотчетным лицом, по выдаче денежных средств для решения административно-хозяйственных нужд.

В программе должен быть создан договор, по которому в течение года мы будем регистрировать принятые обязательства по подотчету для корректного их отражения в Отчете по форме 0503128 или 0503738.

Для этого в одноименном справочнике создадим новый элемент.

Поле контрагент заполнять не будем, так как подотчетными лицами могут выступать разные сотрудники, укажем вид договора Иное основание обязательства, и для удобства зададим рабочее наименование договора.

На основании договора регистрируем обязательство.

Заполняем табличную часть с указанием периода, КПС, КЭК и суммы.

Выбираем типовую операцию, и для детализации по кодам экономической классификации снимаем флажок Бюджетные данные без детализации по КОСГУ.

Проводим документ и проверяем результат его проведения.

Именно данная запись позволить заполнить графу 6 формы 738. Но здесь важно помнить, что после формирования авансового отчета, необходимо скорректировать обязательство на сумму фактически произведенных расходов.

Далее наш завхоз отправляется в бухгалтерию с заявлением о перечислении ему денежных средств на покупку материалов. Бухгалтер в программе оформляет документ Заявление на выдачу аванса.

Обращаю ваше внимание на тот факт, что даже если к авансовому отчету будет подшито заявление, написанное от руки, заявление в программе ДОЛЖНО БЫТЬ ОФОРМЛЕНО, поскольку оно формирует проводки по принятию денежного обязательства.

На основании данной проводки заполняется графа 8 отчета 738 (128).

После принятия денежных обязательств производим выплату денежных средств подотчетному лицу. Расходный документ (заявка на кассовый расход или расходный кассовый ордер) можно создать на основании заявления.

В этой ситуации документы будут частично заполнены данными из заявления.

После того, как сотрудник отчитается о потраченных денежных средствах, также на основании заявления создаем авансовый отчет.

При создании авансового отчета способом «на основании» автоматически будет заполнено поле Сотрудник, назначение аванса из заявления.

На вкладке Аванс в блоке «Получено» заполняем сведения о выдаче аванса.

На вкладке Израсходовано отражаются данные о приобретенных материальных запасах. При чем можно непосредственно в самом документе отразить поступление материалов на счете 105, так и создать документ Поступления МЗ и «подтянуть» к авансовому отчету.

Очень важным является то, что в 1С БГУ 2.0 по сравнению с первой редакцией документ Авансовый отчет формирует проводки на счетах бухгалтерского учета.

И конечно же из этого документа формируется печатная форма отчета.

Следующим этапом оформляем возврат неиспользованных средств или выдачу перерасхода. Для этого предусмотрена следующая вкладка документа.

До того момента, пока не будет указан документ внесения остатка или выдачи перерасхода – в самом документе будет видно, завершены ли расчеты с подотчетным лицом.

После подбора документа, расчеты закрываются.

Это дополнительная возможность контроля взаиморасчетов в самом отчете. На вкладке аванс по соответствующим ссылкам также можно сформировать отчеты для контроля.

Итак, расчеты по бухгалтерскому учету у нас закрыты. Вернемся к санкционированию расчетов с подотчетными лицами.

Напомню, что было выдано сотруднику шесть тысяч рублей, а потрачено четыре тысячи восемьсот рублей. Изначально денежные обязательства были приняты на сумму аванса, и скорректированы после предоставления отчета сотрудником.

А обязательства остались приняты на первоначальную сумму. Для внесения изменения следует создать новый документ Регистрация обязательств на основании предыдущего и уменьшить сумму.

Тогда и обязательства, и денежные обязательства по договору будут равны между собой.

После формирования всех документов повторно заполним отчет об обязательствах.

Пошаговая инструкция для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами:

Принимаем обязательства – на основании договора создаем документ Регистрация обязательств и сведений по договорам.

Регистрируем заявление сотрудника на выдачу аванса.

Выдаем денежные средства: заявка на кассовый расход, заявка на наличные (банковская карта) или расходный кассовый ордер.

После проведения расходов создаем авансовый отчет и одновременно принимаем денежные обязательства.

Завершаем расчеты по авансу: выдача перерасхода или внесение остатка.

Корректировка обязательства в сторону уменьшения или увеличения.

При соблюдении данной инструкции не будет возникать сложностей и при анализе расчетов, и при составлении отчетности.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

  • Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?
  • Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?
  • Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?
  • Итоги

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО).

Важно! С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО).
В строке «Основание» РКО укажите.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Итоги

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Авансовый отчет

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

сумму, полученную под отчет;

фактически произведенные расходы;

остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

в первую очередь – работники организации;

физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример. Расчет даты представления авансового отчета

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

На дату выдачи денег под отчет

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

Расчеты с использованием пластиковой карты

Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Заполняем авансовый отчет

Сначала рассмотрим порядок заполнения лицевой стороны авансового отчета. А затем перейдем к его обратной стороне.

Лицевая сторона авансового отчета

Как следует из п. 6 Порядка № 841, большую часть реквизитов авансового отчета заполняет подотчетное лицо*. Именно подотчетник указывает в авансовом отчете:

* Из сказанного может показаться, что авансовый отчет нужно обязательно заполнять вручную. В то же время на практике авансовый отчет зачастую формируется автоматически при создании соответствующего документа в бухгалтерской программе и бухгалтер его распечатывает уже заполненным. А подотчетному лицу остается лишь заверить отраженные в авансовом отчете данные своей подписью. Годится ли такой напечатанный документ? Годится. Хотя бы потому, что доказать то, что напечатанный авансовый отчет заполняло не подотчетное лицо, не представляется возможным. А то, что его в принципе можно заполнить в печатной форме «с помощью электронных средств обработки информации», подтверждает п. 2.10 Положения № 88.

— номер авансового отчета (согласно журналу (ведомости) регистрации авансовых отчетов) и фактическую дату составления авансового отчета. Журнал (ведомость) регистрации ведется в бухгалтерии, как правило, в электронном виде. В нем обычно фиксируют номер авансового отчета, лицо, его составившее, назначение аванса (а в случае командировки — место и период командировки), дату принятия отчета бухгалтерией, дату его утверждения, утвержденную сумму расходов. Можно фиксировать в нем и сумму перерасхода или неиспользованного остатка, а также делать отметку об их погашении. Номер авансового отчета подотчетнику может подсказать работник бухгалтерии непосредственно во время предоставления авансового отчета;

— наименование субъекта хозяйствования (предприятия или предпринимателя), предоставившего денежные средства под отчет.

Здесь указывают организационно-правовую форму и название субъекта хозяйствования (если учредительными документами юрлица предусмотрено сокращенное наименование, можно указывать такое сокращенное наименование). Если аванс выдал предприниматель, здесь указывают его фамилию, имя и отчество. Можно упомянуть и о его предпринимательском статусе, добавив к Ф. И. О. аббревиатуру ФЛП;

— код ЕГРПОУ юрлица или ИНН предпринимателя — налогового агента. Если предприниматель отказался от идентификационного номера, указывают серию и номер его паспорта.

Как отразить десятизначный ИНН, если в форме авансового отчета предусмотрено всего 8 ячеек?

На наш взгляд, лучше всего, если непоместившиеся две цифры будут просто дописаны сразу за ячейками. Добавить недостающие 2 ячейки в форму авансового отчета тоже, в принципе, можно. Но лучше не давать налоговикам повода заявить, что авансовый отчет не соответствует установленной форме;

— свое место работы (отдел, цех) и должность (профессию) — согласно организационной структуре предприятия;

— свои фамилию, имя и отчество — полностью согласно паспортным данным;

— свой ИНН (или серию и номер паспорта, если в паспорте имеется отметка об отказе от ИНН);

— цель выдачи денежных средств под отчет — в произвольной формулировке. Например, «на відрядження», «на господарські потреби» или более детальное «на канцтовари», «на конверти та марки» и пр.;

— сумму предыдущего аванса (в гривнях с копейками), не возвращенного на дату составления текущего авансового отчета, или не погашенную по состоянию на эту дату сумму перерасхода. Если нет ни остатка предыдущего аванса, ни не погашенного перерасхода, эти графы не заполняют;

⑨ — сумму полученного аванса, способ его получения, а также номер и дату документа, с помощью которого осуществлены выдача/перечисление подотчетных денег. Например, «з каси згідно з видатковим касовим ордером № 112 від 20.01.2020 р.» (если аванс выплачивается наличными через кассу), «з поточного рахунку згідно з платіжним дорученням № 281 від 20.01.2020 р.» (если аванс выплачивается на личную банковскую карту работника), «з корпоративної картки згідно з квитанцією № 1051442 від 20.01.2020 р.» (если аванс перечислен на карточный счет).

Заметьте: в случае использования корпоративной карты полученными считаются только средства, фактически снятые с КПК работником или потраченные им в безналичной форме, а не вся перечисленная сумма (см. письмо ГУ Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06). Потому что только потраченные с КПК средства считаются выданными под отчет;

— общую сумму денежных средств, выданных под отчет;

⑪ — фактически израсходованную сумму средств согласно предоставленным подтверждающим документам (должна соответствовать значению строки «Усього» обратной стороны авансового отчета);

⑫ — неиспользованную сумму аванса или сумму фактических расходов (подтвержденных документально), превышающую сумму выданного аванса.

Неиспользованную сумму необходимо вернуть в кассу (или на текущий счет) предприятия в установленные НКУ сроки. А сумму перерасхода должен возместить субъект хозяйствования после утверждения авансового отчета. Конкретный срок возмещения для хозрасчетных предприятий в законодательстве не установлен. А вот бюджетная Инструкция № 59 требует возместить перерасход работнику до окончания третьего банковского дня после утверждения авансового отчета (п. 11 Инструкции № 59);

— количество подтверждающих документов, которые прилагаются к авансовому отчету.

Обратите внимание: тут учитываются не только документы, подтверждающие фактически осуществленные подотчетным лицом расходы. Сюда прилагают также билеты, оплаченные предприятием по безналу, копии паспорта с отметками погранслужбы (в случае командировки в визовую страну), командировочные удостоверения (при их наличии) и пр.

Если аванс перечислялся на корпоративную или личную карту работника и с этих карт снимались наличные средства, необходимо также приложить документы, подтверждающие снятие налички (чек банкомата, слип, квитанция и пр.) (п. 20 Положения № 148). Впрочем, даже если подотчетное лицо эти документы не приложит, бухгалтерия все равно должна принять авансовый отчет и возместить понесенные работником наличные расходы (конечно, если факт их понесения подтвержден документально). А при необходимости можно взять выписку из банка, подтверждающую факт снятия средств с текущего счета предприятия (БЗ 109.21).

В свою очередь бухгалтер заполняет такие реквизиты лицевой стороны авансового отчета:

⑭ — остаток денежных средств, которые возвращены предприятию, или сумма фактических расходов (подтвержденных документально), превышающих сумму выданного аванса, которые компенсируются подотчетному лицу, а также способ их возврата/компенсации (в кассу или на текущий счет) с указанием реквизитов соответствующего документа (кассового ордера/платежного поручения). Ставится дата возврата остатка/выдачи перерасхода и подпись бухгалтера;

— сумму фактических расходов в командировке — после проверки всех предоставленных подотчетным лицом документов и указанных на их основании сумм в авансовом отчете. Указывает дату проведения проверки и ставит свою подпись;

— счета бухучета, на которых отражаются расходы, понесенные в командировке, согласно авансовому отчету, и сумму данных расходов;

— расписку о том, что отчет принят для проведения проверки. Здесь указываются: Ф. И. О. подотчетного лица, дата получения авансового отчета, сумма денежных средств, израсходованная подотчетным лицом, а также количество оригиналов подтверждающих документов, приобщенных к авансовому отчету.

Расписка скрепляется подписью бухгалтера, отрезается и выдается работнику.

Она является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность предоставления авансового отчета (см., например, решение Ленинского районного суда в г. Запорожье от 10.12.2015 г. по делу № 334/12329/14-ц (reyestr.court.gov.ua/Review/54563714);

— расчет суммы НДФЛ, которую необходимо удержать с подотчетного лица в случае, если оно не вернет сумму излишне израсходованных денежных средств в течение месяца, в котором истек предельный срок для их возврата. Тут указывают сумму рассчитанного НДФЛ, невозвращенную сумму (с учетом натурального коэффициента согласно п. 164.5 НКУ, для ставки 18 % — 1,219521) и ставку налога.

Учтите: кроме НДФЛ, с подотчетного лица нужно удержать и ВС (БЗ 126.02) (1,5 % невозвращенной суммы без учета натурального коэффициента). Причем расчет ВС тоже целесообразно отразить в авансовом отчете. Но поскольку отдельного поля для этих целей не предусмотрено, придется данную информацию вписывать в авансовый отчет вручную.

Внизу расчет подписывает бухгалтер и проставляет дату его составления.

С этим расчетом необходимо ознакомить и подотчетное лицо. Об ознакомлении свидетельствуют подпись подотчетного лица и дата проставления его подписи.

Согласно п. 6 Порядка № 841 графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (налоговый агент). На наш взгляд, целесообразно, чтобы и утверждаемую сумму, и дату проставления подписи тоже вписывал руководитель. То есть весь реквизит 15 руководитель может заполнить самостоятельно, тем самым утвердив авансовый отчет. В то же время абсолютно не страшно, если сумму и дату проставит бухгалтер. Впрочем, если документ заполняется в печатной форме, то вопрос, кому заполнять тот или иной реквизит, вообще не встает. Главное — наличие утверждающей подписи руководителя.

Обратная сторона авансового отчета

Обратную сторону авансового отчета тоже в основном заполняет подотчетное лицо. В частности, подотчетник указывает:

① — дату расчетного документа, подтверждающего факт понесения расходов;

— наименование контрагента, который выписал документ, содержание операции (оплата проезда, суточные, оплата проживания в гостинице и т. п.), наименование и реквизиты документа, на основании которого была осуществлена оплата (счет, транспортный билет и т. п.), и сумму расходов;

③ — сумму понесенных расходов согласно подтверждающему документу;

⑤ — общую сумму фактических расходов, осуществленных подотчетным лицом. Эта сумма должна соответствовать сумме денежных средств, указанной в графе «Витрачено» на лицевой стороне авансового отчета.

Заметьте: в таблице на обратной стороне авансового отчета отражают только фактически понесенные подотчетным лицом расходы.

А вот, например, стоимость проезда или проживания работника в командировке, предварительно оплаченная предприятием по безналу, в ней не отражают.

Таким суммам в авансовом отчете вообще не место. В то же время авансовый отчет является основанием для их списания в расходы. Поэтому такие документы просто прилагаются к авансовому отчету и учитываются в количестве прилагаемых к нему документов;

⑥ — свою подпись и дату составления авансового отчета.

Бухгалтер на обратной стороне авансового отчета заполняет только:

④ — дебет счета, на который следует отнести расходы, осуществленные подотчетным лицом (23, 91, 92, 93, 94, 641/НДС).

Авансовый отчет в MS Excel

Бланк авансового отчета 2017

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Рассмотрим подробнее как заполнить авансовый отчет.

Вверху документа записывается название предприятия, на котором оформлено подотчетное лицо, его код ОКПО, ниже наименование структурного подразделения. Работник должен обязательно указать свои личные данные, должность, табельный номер. Также здесь же необходимо заполнить строку, которая содержит информацию о назначение ранее полученного аванса.

В табличной части указывается остаток или перерасход по подотчету, если таковые есть у данного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выдавать наличные в подотчет не разрешается, если работник ранее не отчитался за выданные средства. То есть наличие остатка денежных средств в подотчете у этого лица говорит о нарушении порядка ведения операций по кассе.

Далее сотрудник заносит данные о размере ранее полученного аванса. Если денежные средства выдавались в иностранной валюте, заполняется соответствующий раздел.

Ниже работник заполняет информацию о получившемся остатке или перерасходе подотчетных средств. Он должен указать количество подтверждающих документов и число листов, на которых они находятся. На оборотной стороне сотрудник должен записать информацию о каждом подтверждающем документе с указанием его номера, даты составления, наименования и общей суммы.

Затем подотчетное лицо подписывает свой отчет.

В бухгалтерии авансовому отчету присваивается номер по порядку, и проставляется дата его составления. Раздел «Бухгалтерские записи» оформляется бухгалтером, который распределяет произведенные расходы между счетами бухгалтерского учета. Эта информация должна соответствовать данным с оборотной стороны.

Сзади документа сотрудник бухгалтерии заполняет свою сторону отчета («Принятая к учету»), и данные аналитического учета по каждому подтверждающему документу. После проверки счетный работник должен сделать запись о его проведении и указать прописью сумму к утверждению.

Авансовый отчет подписывается главным бухгалтером компании, который осуществляет контроль за правильностью оформления и целенаправленностью расходования средств. Если по итогам данного отчета возвращались или выдавались денежные средства, кассир также расписывается в нем, заполняя данные по кассовым ордерам.

Нижняя часть документа содержит расписку, которую бухгалтер должен отделить и вручить работнику при приеме его на проверку. Она включает реквизиты авансового отчета, его сумму, количество предоставленных подтверждающих бланков. При утверждении авансового отчета руководитель должен в верхней правой части документа сделать соответствующую запись, расписав прописью общую сумму документа.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО