Каков порядок нумерации авансовых отчетов?

Каков порядок нумерации авансовых отчетов?

Нумерация авансовых отчетов ведется по правилам, установленным в компании.

Законодательство не устанавливает каких-либо рамок для нумерации авансовых отчетов, исходить следует из удобства.

В материале пойдет речь о сути отчета и принципах организации учета таких документов.

С помощью авансового отчета подотчетники отчитываются за средства, выдаваемые им на определенные цели. Таковыми являются:

• приобретение требуемых предприятию товаров и услуг у сторонних лиц;
• оплата расходов в командировках.

Авансовый отчет подотчетному лицу следует оформить в течение 3 дней по прибытии из командировки или расходования денег на закупки. Документ допускается заполнять и вручную, и с помощью компьютеров; затем он передается в бухгалтерию.

Помимо самого отчета подотчетник обязан предоставить документы, подтверждающие действительность трат.

До принятия закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ бланк авансового отчета по форме АО-1, утвержденный постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55, был обязателен для использования всеми предприятиями. Однако после введения в действие указанного закона утвержденная ранее форма осталась лишь в качестве рекомендованной. Хозсубъекты вправе разработать и использовать свой бланк, утвердив его в учетной политике или в приложении к ней.

Если по окончании закупок или командировочной поездки у подотчетника остаются неиспользованные деньги, он возвращает их в кассу. Если же он истратил больше, чем ему было выдано изначально, ему вернут перерасход. Как и любой финансовый документ, авансовый отчет должен быть учтен в регистрах бухучета.

Порядок нумерации при этом нигде не оговорен. Считается, что следует исходить из принципов удобства и целесообразности.

Поэтому предприятия самостоятельно устанавливают порядок нумерации авансовых отчетов, утверждая его отдельным распоряжением или внося в учетную политику.

Обычно на отчетах ставят номера в хронологическом порядке с начала года. Номера практикуются самые разнообразные: от однозначных цифровых до комбинированных — с цифрами и буквами. Итак, мы выяснили, что авансовый отчет используется для подтверждения того, что подотчетные средства были израсходованы по назначению.

Документ частично заполняется работником и передается в бухгалтерию.

Последняя, проводя документ, должна проставить на нем номер.

Нумерация ведется таким образом, чтобы это было удобно самому хозяйствующему субъекту.

Каков порядок нумерации авансовых отчетов?

Форма отчета (АО-1) приведена в постановлении Госкомстата от 01.08.01 № 55. Согласно п. 4 ст. 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ она перестала быть обязательной. Ее можно использовать без внесения изменений.

Также руководитель фирмы может утвердить своим приказом другую форму этого отчетного документа, но с непременным соблюдением требований закона (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Подробнее о форме авансового отчета см. материал . Регистрация авансовых отчетов проводится фирмами с использованием требований делопроизводства.

Порядок нумерации авансовых отчетов законодательно не оговорен. Указания об их заполнении этот вопрос также не рассматривают. Поэтому правила простановки номеров авансовых отчетов могут быть такими, какие примет само предприятие.

Таким образом, оно самостоятельно устанавливает порядок нумерации авансовых отчетов. Конкретный порядок оговаривается в приказе, учетной политике или в других локальных документах фирмы.

Авансовые отчеты: работа над ошибками (Сильвестрова Т.)

В отдельных случаях расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться с использованием счета 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».

Так, в Письме Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 рассматривается вопрос о порядке отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств кредиторской задолженности перед работником учреждения в сумме осуществленных им расходов за оплаченные услуги в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных средств под отчет.

По мнению Минфина, в Инструкции N 157н не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно Инструкции N 157н для целей отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансовый отчет: приложение документов на отдельных листах

Главное, чтобы в документе были предусмотрены . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее приказом к учетной политике.* Такой порядок следует из указания Банка России от 11 марта 2014 г. Вопрос по оформлению формы АО-1 и КО-1 В форме авансового отчета предусмотрена строка «Приложение____документов на _______листах».

Документы подтверждающие (чеки) мы приклеиваем к листам А4. Вопрос: Можем ли мы написать 38 документов на 7 листах?

или нужно писать 38 документов на 38 листах вне зависимости от того как оформили отчет? Просим прислать инструкцию по заполнению расходного кассового ордера к авансовому отчету.

ВНИМАНИЕ. деньги выдаются всегда как перерасход.

Сотрудник тратит собственные средства в производственных целях.

которые потом возмещает работодатель. Ответ Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55

«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»

не содержит рекомендаций по заполнению данной строки, поэтому по нашему мнению оба варианта верны.

В приложении Вы найдете образцы заполнения форм АО-1 и КО-1 для Вашего случая.

• (78 kB)
• (79 kB)
• (50 kB)
• (73 kB)
• (45 kB)

1. Добрый день.

   Мы ваш клиент. Договор 49825.

   Два связанных вопроса. Корпоративная карта выпущена непосредственно к расчетному счету Работник снял наличные деньги в банкомате и внес их в кассу организации.….

2. Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек) ✒ В организации должны оформляться….
3. Как учесть оплату товаров (работ, услуг) третьим лицом?

>
Каков порядок нумерации авансовых отчетов?

Для чего нужен авансовый отчет

Как ведут нумерацию авансовых отчетов

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет предназначен для учета и фиксации выданных в подотчет денежных сумм. Он используется при отчете работников фирмы, которые получили средства в счет совершения:

• покупки товаров и услуг, необходимых для предприятия;
• поездок в служебную командировку.

Об учете командировочных расходов читайте .

Авансовый отчет составляют в течение 3 дней после завершения командировки или истечения срока, на который выдавался подотчет.

Узнайте больше о сроках сдачи авансового отчета подотчетным лицом.

Он может быть заполнен от руки или на компьютере. А может быть даже в виде электронного документа. К авансовому отчету подотчетник прилагает документы, подтверждающие его расходы.

См. также: «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Отчет содержит лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне работник указывает должность и Ф. И. О., назначение полученного аванса. На обратной стороне — перечень отчетных документов и истраченные суммы. После проверки отчета свою подпись ставят бухгалтер и главный бухгалтер или руководитель фирмы. Остаток полученных средств вносится в кассу, а перерасход возмещается подотчетному лицу.

• «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?»;
• «Что делать при перерасходе по авансовому отчету?».

Форма отчета (АО-1) приведена в постановлении Госкомстата от 01.08.01 № 55. Согласно п. 4 ст. 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ она перестала быть обязательной. Ее можно использовать без внесения изменений. Также руководитель фирмы может утвердить своим приказом другую форму этого отчетного документа, но с непременным соблюдением требований закона (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Смотрите наш образец заполнения авансового отчета в 2019 году.

Узнайте также, какой срок хранения у авансовых отчетов.

Интересные статьи:

Особенности отражения авансов в учете 1. Бухгалтерский учет Пусть организация выдала аванс поставщику на сумму…

Отменяющая форма На главной нажмите на кнопку Создать корректировку, затем — на ссылку СЗВ-6. Выберите…

А нужна ли вообще нумерация приказов В пользу нумерации можно привести несколько аргументов: При длительном…

Требования к разрабатываемым отчетам Далее приводятся подробные описания правил формирования каждого из необходимых к разработке…

Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе Особенности применения онлайн-касс приведены в законе о ККТ от 22.05.2003…

Форма АО-1. Авансовый отчёт

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

• их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
• а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

• фамилия, имя, отчество работника,
• номер и дата отчета,
• размер выданных к расходованию средств (прописью),
• а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Авансовый отчет: приложение документов

Выдача денег сотрудникам на выполнение поручений руководителя и производственные нужды компании практикуется регулярно. Этот процесс всегда сопровождается составлением авансовых отчетов с приложениями в форме документов, которые подтверждают затраты сотрудника.

На первый взгляд, все просто, однако аудиторская практика показывает, что в этом направлении часто фиксируются нарушения, связанные с правилами оформления отчетных документов и их нумерации.

Подотчетное лицо

Статус подотчетного лица может получить один или несколько сотрудников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе или другом внутреннем учетном документе. Фактически подотчетными являются сотрудники, которые входят в штат юридического лица, а также специалисты, которые работают по совместительству, уполномоченные руководством на получение авансовых средств.

Подотчетное лицо обязано:

• выполнить производственное задание от руководителя (покупка товаров, организация работ, служебная поездка для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и других целей);
• получить денежные средства от компании по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
• оформить и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, а также документы (приложения), подтверждающие расходы на выполнение задания;
• передать приобретенные товары для нужд компании уполномоченному лицу;
• вернуть деньги, оставшиеся от выданного аванса, или получить компенсацию в денежной форме при перерасходе.

Приложения к авансовому отчету

Приложения к авансовому отчету – это документы на отдельных листах, которые подтверждают факт расходов подотчетного лица. С их помощью сотрудник отчитывается перед компанией по выданным суммам с указанием целевого назначения производственных затрат.

В зависимости от целевого назначения затрат, к отчету могут прикрепляться разные документы или пакет, состоящий из нескольких документов (чеки, БСО, проездные документы и т.п.). Компании всё это необходимо в качестве обоснования для списания средств, которые при составлении отчетности будут учтены как расходы.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

• кассовый чек;
• товарный чек;
• документ-замена ККТ (предоставляются предпринимателями на патентной схеме);
• бланк строгой отчетности;
• товарная накладная;
• счет-фактура;
• квитанция к ПКО.

Чеки: кассовый и товарный

Чек, выпущенный кассой при покупке товара или заказе услуги, является первым по популярности документом, сопровождающим авансовый отчет. Такой чек не только выступает в роли приложения на листах к авансовому отчету, но и является первичным бухгалтерским документом. Чек должен содержать все характерные для первички реквизиты и точную сумму, затраченную сотрудником – только в этом случае он является полноценным приложением к отчету и оправдывает затраты.

К этому документу есть еще одно требование – он должен содержать конкретный перечень покупок. Собирательного наименования товаров или услуг, например, «канцтовары», «стройматериалы», будет недостаточно, необходима конкретика. Кстати, распространенная проблема всех кассовых чеков заключается в низком качестве их печати, быстром стирании и выцветании. Чтобы обезопасить себя, сделайте копию или сохраните фотографию в приложении Hamilton Авансовый отчет.

Так как для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы. Строгой формы для составления товарного чека нет, но он, как и кассовый, должен содержать основные реквизиты. Наличие печати и номера на этом документе необязательно.

Главное отличие кассового и товарного чеков в том, что первый выпускает зарегистрированный кассовый аппарат, а второй является бланком, заполненным продавцом товара или услуги. Обратите внимание, если к отчету прилагаются оба чека, то даты их выпуска и суммы обязательно должны совпадать.

О том, как оформить авансовый отчет по чекам, читайте здесь.

ПКО и БСО

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это квитанция, которая подтверждает оплату товара или услуги. ПКО не подтверждает, что товар или услуга были получены заказчиком, поэтому необходимо, чтобы этот документ сопровождался актом приема-передачи или накладной. Только в таком комплекте ПКО будет учтен бухгалтерией. ПКО можно хранить как пронумерованные приложения к отчетному документу, а акты и накладные поместить в отдельные папки или также прикрепить к отчету.

Бланки строгой отчетности (БСО) – это билеты, проездные, талоны, путевки, почтовые квитанции, которые выпускаются типографией. БСО может иметь различную форму, но он обязательно должен содержать основные реквизиты.

Как оформлять приложения к авансовому отчету?

Подтверждающие документы к авансовому отчету прикрепляются в форме приложений на листах. Это могут быть, как оригиналы, так и распечатанные электронные версии, однако в обоих случаях документы должны содержать все необходимые реквизиты, а в последнем также учтены некоторые нюансы.

Обратите внимание, что при составлении авансового отчета по командировке к билету на самолет обязательно прикрепляется посадочный талон с информацией о сотруднике, так как именно он подтверждает факт перелета. Если билет электронный, необходимо предоставить его в распечатанном виде и также приложить к нему посадочный талон. Несмотря на то, что на электронных билетах отсутствует подпись и печать, действующее законодательство не признает это нарушением.

И еще один нюанс — желательно, чтобы документы, свидетельствующие о производственных расходах сотрудника, были выпущены в рабочий день. Если дата соответствует праздничному или выходному дню, у налоговой могут возникнуть вопросы.

Как считать приложения к авансовому расчету?

К одному авансовому отчету может прилагаться несколько подтверждающих документов. Количество таких приложений определяется перечнем чеков, накладных, БСО или ПКО. Возникает вопрос: как считать приложения документов в авансовом отчете?

При подготовке отчета необходимо наклеить все подтверждающие документы на отдельные листы. Чеки и квитанции крепятся в хронологическом порядке по датам покупок. После этого считается общее количество всех этих документов и далее отражается в авансовом отчете.

Как упростить подготовку авансового отчета?

Подготовить авансовый отчет можно в разы быстрее и проще в специализированном онлайн приложении Hamilton Авансовый отчет. Большая часть информации в документе уже заполнена за сотрудника по умолчанию, а то, что нужно внести, подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо сфотографировать свои чеки и прикрепить их к отчету онлайн. Далее для отправки отчета на проверку бухгалтеру нужно кликнуть на кнопку «Отправить».

Таким образом сотрудник за считанные минуты составляет только 100% правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все подтверждающие по ним документы всегда доступны в электронном архиве.

Функционал приложения Hamilton Авансовый отчёт также полезен и для других участников бизнес-процесса. Например, проводки по АО формируются за бухгалтера автоматически, а подписание документов руководителем осуществляется без их распечатки – с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников, многократно упрощая и ускоряя его. Подробнее об условиях составления электронного авансового отчёта читайте в здесь.

Оформление авансового отчета в программе 1С Комплексная автоматизация 2.4

В 1с КА 2.4 реализован механизм, позволяющий учитывать денежные средства, которые были выданы подотчетному лицу. Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах, ранее выданных авансом. Авансовые отчеты – документы первичного учета, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм.

Предусмотрена возможность двухэтапного ввода информации о потраченных суммах в документе Авансовый отчет, где документу соответствуют статусы: Подготовлено и Утвержден.

Первый этап работы с авансовым отчетом выполняет подотчетное лицо, второй – бухгалтер по работе с подотчетными лицами.

Чтобы включить эту функцию в программе необходимо зайти в разделе НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов и указать галочку Статусы авансовых отчетов.

Рисунок 1 – Настройки статусов авансовых отчетов

Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом. Подотчетные лица заполняют в форме авансового отчета информацию о фактически израсходованных суммах с предоставлением документов, подтверждающих произведенные расходы.

В программе 1С:КА 2.4 предусмотрено создание авансовых отчетов сотрудником самостоятельно, и создание авансового отчета для утверждения его другим сотрудником (например, бухгалтером). Авансовый отчет, который не нужно утверждать создается через функционал авансового отчета без учета статусов.

Если в организации ведется учет заявок на расход денежных средств, то необходимо включить нужные настройки в программе. Для этого нужно зайти в раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов – Заявки на расходование денежных средств. При включенных данных настройках необходимо предварительно оформлять документ Заявка на расходование ДС с типом операции Выдача подотчетнику.

В документе Авансовый отчет (раздел Казначейство — Подотчетники) есть возможность заполнить информацию о произведенных подотчетным лицом расходах денежных средств, это можно сделать с помощью кнопки Заполнить полученными авансами, которая находится на закладке Расходы.

На закладке Основное указывается основная информация по документу, дата, номер документа, подотчетное лицо и организация. Также можно указать комментарий и подразделение.

Рисунок 2 – Закладка Основное в документе Авансовый отчет

На закладке Оплата поставщикам можно указать информацию об оплатах поставщику. Расходование подотчетным лицом выданных ему средств на расчеты с поставщиками (аванс или оплата купленных у поставщика товаров.

На закладке Закупка, при условии включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета, есть возможность указать приобретенные активы, оформленные документом Приобретение товаров и услуг, а также Поступление денежных документов. Если функциональная опция включена, то печать авансового отчета в части расходов, отраженных в самом документе Авансовый отчет, а также закупок, проведенных документами Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов, производится в самом документе Авансовый отчет.

Рисунок 3 – Закладка Закупки в документе Авансовый отчет

На закладка Оплата поставщикам и Закупки по кнопке Подобрать можно заполнить строки по приобретениям товаров и услуг и денежных документов.

Удаление строки из табличной части закладки Закупки отвязывает документ закупки от авансового отчета.

В программе 1с КА 2.4 есть возможность создания документов закупки отдельно. В документах закупки с видом хоз.операции Закупка через подотчетное лицо появляется возможность включить документ закупки в авансовый отчет. Выполняется это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.

Рисунок 4 – Документ Приобретение товаров и услуг

Как сшивать документы

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
• ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
• Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

• штатное расписание;
• приказы личного и общего состава;
• накладные;
• счета — фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• авансовые отчеты;
• путевые листы;
• ведомости по заработной плате;
• другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

• классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
• с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
• посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
• с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

• иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
• плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
• обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
• бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
• канцелярский клей;
• ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

• систематизации документов;
• нумерации;
• сшивания документации в одну папку;
• заполнения описи;
• оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

• 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
• 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
• 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
• 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
• 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
• 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.