Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Как правильно списать долг подотчетника без документов

Списать задолженность подотчетника без документов

Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает возможности отражения в бухгалтерском учете документально неподтвержденных операций (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»): любые траты подтверждаются документами, говорящими о целесообразности такого расхода. Однако бухгалтерам приходится сталкиваться с фактами отсутствия документов, подтверждающих расходование средств, и «поломать голову» над тем, как выйти из сложившейся ситуации, то есть списать затраты без предоставления первичных документов.

Отсутствие первички лишает возможности:

оприходовать товар и подтвердить иные траты подотчетного лица;
списать задолженность подотчетника;
учесть расходы при расчете налога на прибыль (Письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Это ведет к накоплению задолженности подотчетного лица перед работодателем и рано или поздно привлечет внимание со стороны налоговых инспекторов.
Просто списать долг, не имея на руках первички, бухгалтер не может, но существуют способы обойти «острые углы» и избавиться от задолженности со стороны подотчетного лица.

Восстановление копий подтверждающих документов

Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:

объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.

Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».

Удержать задолженность из зарплаты подотчетника

К такому способу закрытия задолженности подотчетного лица работодатель может прибегнуть, когда документы, подтверждающие обоснованность трат не найдены или не восстановлены. Вычесть невозвращенную сумму подотчета из зарплаты сотрудника можно в строго ограниченный срок — 1 месяц с последнего дня периода, установленного для возврата подотчетных сумм. Этот период компания определяет сама изданием приказа руководителя.

Удержать сумму из зарплаты бухгалтер вправе только после издания приказа и наличия письменного согласия работника на совершение этих манипуляций. Если последнее получено, готовится приказ, зарегистрировать который необходимо не позднее месяца с крайнего дня срока, отведенного работодателем для возврата подотчета.

Образец приказа может выглядеть так:

Образец приказа на удержание из зарплаты невозвращенных средств

Бухгалтер в такой ситуации сделает следующие проводки:

Дт 94 Кт 71 — отражена не погашенная в срок задолженность подотчетного лица;
Дт 70 Кт 94 — задолженность подотчетного лица удержана из зарплаты.

Даже если согласие работника получено, а приказ издан в срок, из зарплаты можно удержать максимум 20% от суммы на руки (к выплате на карту). Если этих средств недостаточно, удержание производят на протяжении нескольких месяцев до полного погашения задолженности.

Правила обращения с подотчетными средствами

Каждый работодатель вправе прибегнуть к помощи персонала для обеспечения бесперебойного ведения деятельности. При необходимости такой помощи работнику выдается сумма денежных средств, которая на момент выдачи представляется достаточной для решения возникшей проблемы.
В каких ситуациях это возможно? Они появляются, например, при наличии необходимости:

присутствия представителя работодателя на территории нахождения контрагента или учредителя бизнеса для решения какого-либо вопроса, связанного: с заключением договорных отношений;
выполнением работ;
представлением отчета;

направления работника в место, находящееся в другом городе или стране, с целью:

совершения закупок;

сопровождения груза;

сбора информации;

прохождения обучения;

срочного обеспечения деятельности какими-либо материалами или услугами в регионе функционирования работодателя.

Осуществленные в реальности траты могут оказаться как меньше, так и больше выданной суммы. Судить об их фактическом объеме можно только по результатам отчета, составленного работником по завершении выполнения поручения. Такой отчет называется авансовым, и для его представления установлены определенные сроки (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

К авансовому отчету обязательно прилагаются документы, подтверждающие факт расходования денег на решение вопроса, соответствующего цели выдачи. Отчет проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем работодателя. Сравнение его итога с величиной выданных под этот отчет средств дает тот объем денег, который должен быть либо доплачен работнику (при перерасходе), либо возвращен работодателю (при неполном использовании подотчетной суммы).

Подарить сумму долга

По сути этот способ закрытия задолженности подотчетного лица аналогичен предыдущему. Отличие в том, что работник не лишится части зарплаты. Оформите фиктивно оказание материальной помощи или награждение денежным подарком подотчетника.

Материальная помощь и подарки в размере до 4 000 рублей за год подоходным налогом не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…»). Подарок стоимостью дороже 3 000 рублей необходимо оформить договором (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Можно ли вернуть подотчётную сумму на расчётный счёт организации

Законодательство не запрещает сотрудникам возвращать неизрасходованную часть подотчётных средств на расчётный счёт организации. Но безналичные расчёты этого типа не урегулированы.

Руководитель организации должен утвердить в учётной политике или отдельном приказе порядок выдачи, использования и возврата подотчётных средств безналичным способом.

Как оформить перевод с возвратом подотчётных средств

Сотрудник может самостоятельно перевести деньги на расчётный счёт работодателя. Для этого ему нужно знать платёжные реквизиты и верно указать назначение платежа.

В большинстве случаев безналичное внесение денежных средств — бесплатно. Что касается наличных, их взнос в каждом банке тарифицируется по своему. Размер комиссии вы можете уточнить в тарифе банка. Список тарифов можно посмотреть у нас на сайте.

Реквизиты для перевода

У подотчётных лиц должны быть актуальные реквизиты организации, поэтому подготовьте для них памятку с данными:

полное наименование организации;
ИНН/КПП;
номер расчётного счёта;
наименование банка;
БИК;
корреспондентский счёт.

Готовую выписку с реквизитами можно быстро сформировать в личном кабинете.

Назначение платежа

Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств».

Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой. Если его не указать, то есть риск увеличить за счёт этого перевода доходы и переплатить налог.

Если подотчётник забыл указать, что перечисленные деньги являются возвратом непотраченной части подотчётной суммы, направьте в банк пояснительную записку к платежу.

Простить задолженность подотчетному лицу

Еще один способ избавиться от задолженности подотчетника — простить долг (ст. 415 ГК РФ). В основном долг прощают не отчитавшемуся за полученный аванс руководителю. Как поступить с непогашенной задолженностью других работников — решает сама компания. С одной стороны, директор может «войти в положение», с другой — прощенная задолженность послужит дурным примером для остальных.

Прощение долга оформляется соглашением между компанией-работодателем и подотчетным лицом. При этом необходимо не допустить ущемления прав других лиц в отношении имущества организации.

Образец соглашения о прощении долга:

Образец соглашения о прощении долга

В бухгалтерском учете такая операция отражается записями:

Дт 94 Кт 71 — отражена не погашенная в срок задолженность подотчетного лица;
Дт 91 субсчет «Прочие расходы» Кт 94 — долг подотчетника включен в состав прочих расходов.

Для целей налогового учета списать прощенную задолженность подотчетного лица нельзя (Письмо Минфина от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125). Также не включается в расходы для налогообложения задолженность, во взыскании которой суд отказал.

В расходы компания вправе включить задолженность:

с прошедшим сроком исковой давности;
которую по решению суда сотрудник погасить не сможет по причине отсутствия имущества (письма Минфина от 09.02.2017 № 03-03-06/1/7131, от 14.11.2016 № 03-03-06/1/66459).

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Оформить заем для возврата задолженности подотчетного лица

Еще один способ списать задолженность подотчетного лица — оформить договор беспроцентного займа: компания предоставляет деньги в пользование работнику с обязательством вернуть их. Проблему невозврата задолженности такой способ решает едва ли, но вот предоставить сотрудники отсрочку по его возврату и избежать дебетового сальдо по счету 71 — вполне.

Однако беспроцентное пользование предоставленными работодателем средствами — экономия на процентах (если бы заем был получен в банке), то есть материальная выгода. На эту сумму необходимо начислить 35% НДФЛ.

Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности

Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%.

ПРИМЕР расчета материальной выгоды от КонсультантПлюс: Работодатель 17 июня 20ХХ г. выдал работнику Петрову В.В. беспроцентный заем на сумму 150 000 руб. сроком на 12 месяцев. Ставка рефинансирования Банка России в течение этого периода… См.продолжение примера в К+, получив пробный демо-доступ бесплатно.

Подводим итоги

Существует несколько вариантов избежать повисшей и накапливающейся дебиторской задолженности по счету 71: Вариант 1 — восстановить или продублировать документы, подтверждающие расход полученных под отчет средств.
Вариант 2 — удержать задолженность из зарплаты.
Вариант 3 — удержать задолженность из фиктивно оформленного денежного подарка или матпомощи.
Вариант 4 — простить задолженность.
Вариант 5 — переоформить задолженность из подотчетной в задолженность по беспроцентному займу.

Совсем без документов списать задолженность подотчетника нельзя. Прибегая к альтернативным способам закрытия задолженности, компания должна оформить ряд иных документов.

Итоги

Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.

О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Как грамотно обнулить подотчет директора?
Способ 1. Начисление дивидендов
Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
Способ 3. Начисление материальной помощи
Способ 4. Договор займа
Способ 5. Личные расходы директора
Итоги

Как грамотно обнулить подотчет директора?

НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% + 5,1% + 2,9% + 0,2%]).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

Подробнее о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета : после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Выделение НДФЛ с дивидендов

Выплата дивидендов (фиктивная)

= 700 000 – 91 000

Сумма налогов и взносов к уплате : 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Уплата компенсации (фиктивная)

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет : размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Начисление материальной помощи

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

Начисление страховых взносов

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

= 90 480 + 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

Как отразить материальную помощь в отчетности, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Способ 4. Договор займа

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Выдача займа (фиктивная)

Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)

= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)

Уплата НДФЛ за месяц

Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Как замаскировать личные траты директора под расходы компании, пошагово разъяснено в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.