Покупка книг через подотчетное лицо

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник в январе 2020 года направляется в командировку. Генеральный директор с корпоративной карты (принадлежащей организации (общая система налогообложения), операции по которой учитываются на счете 55 как прочие специальные счета) приобрел в декабре 2019 года электронный билет для этого сотрудника стоимостью 12 870 руб. (в т.ч. НДС 10% — 127,27 руб.). В целях налогообложения прибыли используется метод начисления.
Как правильно учесть данные операции в бухгалтерском и налоговом учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Затраты на использованные билеты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.
Организация имеет право принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в распечатанной на бумажном носителе маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, который необходимо зарегистрировать в книге покупок не ранее того налогового периода, в котором утвержден авансовый отчет командированного сотрудника.
Записи в бухгалтерском учете приведены далее в ответе.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

По Плану счетов и с учетом п.п. 1.5, 1.12, 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П) операции с использованием корпоративной банковской карты допустимо отражать на отдельном субсчете, открытом к счету 55 «Специальные счета в банках».
Денежные средства, списанные с банковского счета организации в соответствии с Положением N 266-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты, то есть приобретение товаров (работ, услуг) по корпоративной карте организации признается выдачей денег под отчет. В этой связи расчеты с держателем карты следует осуществлять с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». И поэтому оплата сотрудником расходов банковской картой не освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы и оформленные в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Поясним: по п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
План счетов прямо не определяет порядок учета электронных железнодорожных билетов; на наш взгляд, для них могут быть применены те же правила, что и для находящихся в кассе организации оплаченных авиабилетов. При таком подходе по дебету субсчета «Денежные документы» счета 50 «Касса» отражается поступление денежных документов в кассу организации, а по кредиту — выдача денежных документов из кассы организации; в данном случае в корреспонденции с дебетом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Составление авансового отчета на полученные денежные документы (проездные билеты) подотчетным лицом по возвращении из командировки прямо законодательством не предусмотрено. Однако только после утверждения авансового отчета работника по командировке стоимость использованного им проездного билета списывается на расходы организации (п.п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Подытожим: приобретение билетов посредством корпоративной карты отражается следующими записями (все суммы приведены без выделения сумм НДС):
Дебет 71, субсчет «Расчеты с держателем карты» Кредит 55, субсчет «Корпоративная карта»
— 12 870 руб. — в оплату билетов списаны средства с корпоративной карты;
Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 71, субсчет «Расчеты с держателем карты»
— 12 870 руб. — оприходованы приобретенные сотрудником билеты в сумме фактических затрат на их приобретение;
Дебет 71, субсчет «Расчеты с командированным сотрудником» Кредит 50, субсчет «Денежные документы»
— 12 870 руб.- билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку.

Налог на прибыль организаций

По общему правилу при определении налоговой базы по налогу на прибыль организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, входят расходы на командировки, в частности:
— на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873). Расходы будут признаны на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
По мнению официальных органов, документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, являются маршрут-квитанция, которая оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или любой другой документ. Кроме того, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если имеется распечатка электронного билета (смотрите, например, письма Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 N 03-03-07/3 и УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214). В письме Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12256 разъясняется, что контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, для целей налогообложения прибыли является документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета.
Учитывая приведенные разъяснения официальных органов, полагаем, что в данной ситуации затраты на использованные билеты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.
Как мы поняли, при приобретении билета был уплачен сервисный сбор; такие расходы, на наш взгляд, также могут быть признаны при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите соответствующие материалы под ответом).

НДС

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету при определении суммы НДС, уплачиваемой в бюджет. Пунктом 1 ст. 172 НК РФ установлено, что вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ.
На основании п. 18 Правил ведения книги покупок при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения сумм НДС, предъявляемых к вычету, регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.
Поэтому с учетом п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 в случае приобретения электронных железнодорожных билетов для проезда сотрудников организации к месту командировки и обратно к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в контрольном купоне электронного проездного документа (билета), составленного автоматизированной системой управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и распечатанного на бумажном носителе (письма Минфина России от 07.09.2018 N 03-07-11/63996, от 28.05.2018 N 03-07-07/36077).
Иными словами, организация имеет право принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в распечатанной на бумажном носителе маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, который необходимо зарегистрировать в книге покупок не ранее того налогового периода, в котором утвержден авансовый отчет сотрудника (письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).
В письмах Минфина России от 19.06.2017 N 03-03-06/1/37945, от 16.06.2017 N 03-03-РЗ/37488 разъясняется: выделенный отдельной строкой в железнодорожном билете НДС, предъявленный, в частности, по сервисным услугам, в стоимость которых включена в том числе плата за услуги по предоставлению питания, вычету не подлежит, поскольку вычеты сумм НДС в отношении услуг по предоставлению питания не предусмотрены п. 7 ст. 171 НК РФ (смотрите также письмо ФНС России от 09.01.2017 N СД-4-3/2@).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Вопрос: Произошла замена авиабилетов по причине изменения даты вылета сотрудника в командировку на два дня (с 29.03.2019 на 31.03.2019). В данном билете указан тариф на авиаперелет, сборы, взимаемые перевозчиком (ориентировочно за обслуживание в аэропорту), а также сумма доплаты за обмен билета. Суммы НДС выделены отдельными строками по ставкам 10 и 20%. Сервисный сбор (вознаграждение агента) в билете не указан. Можно ли принять к вычету НДС? Кто будет контрагентом в данном случае: авиакомпания или агент? Каков порядок учета в целях налогообложения расходов на проезд по электронному билету, полученному взамен ранее приобретенного? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.);
— Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. По проезду организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Есть ли риски у организации при совершении таких операций (если да, то какие)? Какие подтверждающие документы за проживание необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.);
— Вопрос: Организация направляет сотрудника в служебную командировку и заказывает билеты через посредническую фирму. Фирма покупает электронный билет сотруднику. Организации выставляет акты оказанных услуг (с копией электронного билета). Необходимо ли вести учет билетов на 50 счете, а также вести кассовую книгу? Поступать билеты должны в кассу по приходному и выбывать по расходному ордеру? Составлять ли лимит кассы? Если да, то в какой период выдавать билеты: на дату покупки или на дату отъезда? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.);
— Вопрос: Подотчетное лицо с корпоративной именной картой (оформлена на организацию) купило авиабилет для другого сотрудника через Интернет и сдало в кассу предприятия как денежный документ по приходному ордеру. Нужно ли составлять авансовый отчет на покупку авиабилета, или достаточно приходного ордера? Как отразить данную операцию в бухгалтерском учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2018 г.);
— Вопрос: Сотрудник, направленный в командировку, приобрел авиабилет в агентстве. Ему были выданы следующие документы: электронный билет, кассовый чек, в котором отдельной строкой выделен сервисный сбор за реализацию авиабилетов с учетом НДС. В стоимость билета указанный сбор не входит. В чеке отдельно выделена стоимость билета и сервисного сбора. При покупке авиабилета у непосредственного перевозчика сервисный сбор тоже уплачивается. Имеет ли право организация-работодатель принять к учету сумму сбора и предъявить к вычету НДС? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2015 г.);
— Вопрос: Организация направила с 17 по 19 апреля 2013 года в командировку сотрудника А и сотрудника Б. 18 апреля сотрудник А оплатил с помощью корпоративной карты электронные железнодорожные билеты (туда и обратно) за себя и сотрудника Б. Цена за один билет составила 1590,30 руб., в том числе НДС 242,59 руб. Компания, через которую приобретались железнодорожные билеты, удержала сервисный сбор в размере 310,00 руб. за 1 билет (НДС не выделен). Сотрудник Б вернулся из командировки согласно графику. Сотрудник А не успел выполнить задание и поменял свой обратный билет на билет с более поздней датой выезда. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете данные операции? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2013 г.);
— Вопрос: Каков порядок бухгалтерского и налогового учета электронных авиационных и железнодорожных билетов, карт экспресс-оплаты за сотовую связь и талонов на ГСМ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2010 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

17 января 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

Вопрос:

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету? Нужно ли прилагать приказ на командировку и заявление на выдачу денег? Какие документы подтверждают расходование суточных?

Ответ:

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, в том числе по командировке, законодательством не установлен.

К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой

Например, подтверждать расходы могут следующие документы.

Расходы на проезд:

поездом — распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
самолетом — посадочный талон и распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 28.02.2019 N 03-03-05/12957);
городским общественным транспортом — билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ ( Письмо ФНС от 24.01.2014 N ЕД-4-2/1120@);
такси — чек ККТ или квитанция ( Письмо Минфина от 02.03.2017 N 03-03-07/11901);
арендованным автомобилем — договор аренды автомобиля и платежный документ ( Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);
личным автомобилем — путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка ( Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

Расходы на проживание:

в гостинице — чек ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ ( п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
в арендованной квартире — договор аренды и платежный документ ( Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803)

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется ( Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник — «Расходы в бухгалтерском и налоговом учете» (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2017) ).

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

чек ККТ ( ст. 1.1 , п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);

БСО или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях , когда продавец (подрядчик, исполнитель) может работать без кассового аппарата.

Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты . Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:

чек ККТ ( ст. 1.1 , п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);

документ строгой отчетности, в том числе электронный билет ( п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214);

слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253 , от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 );

выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.

Если исполнитель применяет кассовый аппарат , то к авансовому отчету нужно приложить чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг).

Если исполнитель имеет право работать без кассового аппарата , то нужно приложить:

либо БСО (квитанцию, билет, проездной документ, талон, путевку, абонемент и т.п.), которые могут использоваться в расчетах при оказании услуг населению ;

либо другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, содержащие все необходимые реквизиты .

Также рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:

Вопрос недели: возврат средств при отсутствии кассы

Вопрос: Если директор ООО брал деньги в подотчет, может ли он остатки не истраченных средств не возвращать в кассу, так как кассы у организации в принципе нет. А если возвращает , то нужно ли для таких операций устанавливать кассу?

Сообщаю Вам следующее:

Срок возврата неизрасходованных денежных средств складывается из следующих периодов:

— срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);

— времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки.

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги выданы для целей, не связанных с командировкой работника, нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных сумм.

Применение ККТ при выдаче/возврате подотчетных сумм. Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных ему под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ. Поэтому в данных случаях ККТ не применяется.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

Каков порядок возврата неизрасходованных подотчетных сумм

8.1. Срок возврата подотчетных сумм

О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;

в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);

в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.

Срок для отчета по суммам, полученным в безналичной форме, установлен только для расходов по командировкам — это те же самые три дня с момента возвращения (п. 26 Положения о служебных командировках). Для всех остальных случаев его придется установить самостоятельно в локальном нормативном акте (например, в инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами).

После получения отчет надо проверить, руководитель должен его утвердить, а остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо должно возвратить в кассу. Эти действия также совершают в сроки, определенные руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Таким образом, срок возврата неизрасходованных денежных средств в конечном итоге складывается из следующих периодов:

срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);

времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Пример определения даты возврата подотчетных сумм

Денежные средства выданы 22 марта 2019 г. на срок до 29 марта 2019 г. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока, установленного для представления авансового отчета.

При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее 3 апреля 2019 г. и вернуть деньги в кассу не позднее 10 апреля 2019 г.

8.2. Оформление возврата подотчетных сумм

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы необходимо вернуть.

Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У). Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.

Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации, то рекомендуем напомнить подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете и в этом случае отразите сумму возвращенного остатка, а также реквизиты перевода.

Возврат неизрасходованного остатка подотчетной суммы отразите в бухгалтерском учете.

Документ 2

Вопрос: Сколько времени дается подотчетнику для того, чтобы он составил авансовый отчет о расходовании полученных ранее подотчетных денег?

Ответ: Сроки для составления авансового отчета зависят от того, для каких целей был получен аванс.

Так, если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки. Причем независимо от срока, который указан в приказе или заявлении на выдачу аванса . Также не имеет значения, как был получен аванс: в наличной форме или безналичной (на банковскую карту работника).

Если же наличные деньги были выданы на другие цели, то подотчетник должен составить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства .

В случае когда указанные сроки пропущены по причине болезни или отпуска работника, он должен отчитаться о своих тратах в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу .

Если работник вовремя не отчитался о полученном авансе, проверяющие могут счесть, что он получил доход. И потребуют уплаты НДФЛ и страховых взносов .

Так, если подотчетные деньги остались в распоряжении работника, то страховые взносы рекомендуется начислять на наиболее раннюю из дат :

— или на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания/взыскания (в том числе путем прощения долга работнику);

— или на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из зарплаты, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Если в дальнейшем долг будет возвращен, надо будет сделать перерасчет страховых взносов.

НДФЛ с денег, оставшихся в распоряжении работника, надо исчислить на дату списания задолженности . Это наиболее ранняя из дат :

— или дата, с которой взыскание стало невозможно. К примеру, дата истечения срока исковой давности;

— или дата принятия руководителем решения о прощении долга или иного решения об отказе от взыскания.

Удержать НДФЛ надо за счет любых денежных доходов работника .

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги для целей, не связанных с командировкой работника, были перечислены ему на карту (получены им безналично), нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных сумм .

п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749.

Письмо Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808.

Письма ФСС от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 (п. 5 приложения); Минтруда от 12.12.2014 N 17-3/В-609; Минфина от 16.11.2016 N 03-04-12/67082.

Письма Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808; от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

Документ 3

15 случаев из жизни

Выплата вознаграждений физлицам по договору ГПХ. При осуществлении организацией (индивидуальным предпринимателем) выплаты денежных средств физическому лицу в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера применение ККТ не производится (Письмо Минфина России от 10 августа 2018 г. N 03-01-15/56554).

Выдача/возврат подотчетных сумм. Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных ему под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ. Поэтому в данных случаях ККТ не применяется.

Расчеты через подотчетных лиц. ККТ применяется при наличных расчетах с подотчетным лицом организации-покупателя. При этом подотчетник формировать кассовый чек не должен. Наличие у подотчетника доверенности от организации, для которой он приобретает товары (работы, услуги), позволяет организации-продавцу установить, что покупателем является организация. Если у подотчетника нет доверенности, то продавец применяет ККТ в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

Продажа имущества/товаров/услуг сотруднику при оплате с помощью удержаний из заработной платы. Удержание из зарплаты работника стоимости продаваемого ему товара (работы, услуги) не требует применения ККТ до 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ).

Удержание из заработной платы сотрудников в счет компенсации затрат, понесенных в связи с трудовой деятельностью. При удержании денежных средств из заработной платы сотрудника в связи с приобретением бланков трудовой книжки, оплаты мобильной связи и т.п. применять ККТ не нужно, так как подобная операция не относится к понятию «расчеты» для целей Закона N 54-ФЗ.

Удержание из заработной платы стоимости полиса ДМС, приобретенного для родственника сотрудника. Организации не нужно применять ККТ, так как подобная операция не относится к понятию расчетов из ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Выдача займа от физического лица организации. Если физлицо-заимодавец не является ИП, то организация-заемщик не должна применять ККТ ни при получении займа, ни при его возврате, так как на физлиц правила Федерального закона N 54-ФЗ не распространяются. Если у заимодавца есть статус ИП, но в договоре займа он выступает как обычное физическое лицо, то ККТ тоже не нужна.

Выдача займа от организации физическому лицу. При выдаче займов физлицу на покупку товаров, работ, услуг ККТ применяется с 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ). Если заем, выданный физическому лицу, является нецелевым (то есть в договоре не указано, на что конкретно выдаются средства), то организации не требуется применять ККТ (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Возврат займа от физического лица организации. При возврате займа от физического лица организации, выданного на покупку товаров, работ, услуг, ККТ применяется с 1 июля 2018 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ). Если в договоре займа не будет указана его цель, то ККТ применяться не будет (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Выплата зарплаты в натуральной форме. При такой операции организации не нужно применять ККТ, так как выплата зарплаты в натуральной форме не относится к понятию расчетов из ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ.

Получение членских взносов (в случае НКО). Под членскими взносами, как правило, понимаются денежные средства, которые периодически вносят члены НКО на покрытие расходов, связанных с осуществлением уставной деятельности организации, и на иные цели, не связанные с оплатой полученных товаров, работ, услуг. Таким образом, применение кассы не является обязательным для НКО, поскольку внесение членских взносов не является расчетами по смыслу Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина России от 18 августа 2017 г. N 03-01-15/53110).

Оказание НКО услуг по организации мероприятий. При оказании некоммерческой организацией (НКО) услуг по организации мероприятий законодательством каких-то исключений не предусмотрено, поэтому при осуществлении расчетов с физическими лицами по подобным услугам НКО обязаны применять контрольно-кассовую технику (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Продажа доли в уставном капитале физлицу. Реализация доли в уставном капитале считается реализацией имущественного права (Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2007 года, утв. Постановлением Президиума Верховного Суда РФ от 7 ноября 2007 г.). Передаваемое право не является ни товаром, ни работой, ни услугой. Об этом сказано в ст. 38 НК РФ. Поэтому, если организация получает оплату за передаваемое право, обязанность применять контрольно-кассовую технику у нее не возникает.

Оплата аренды имущества у физлица. Ситуация аналогична выплатам по договору ГПХ физлицу — ККТ не применяется (Письмо ФНС России от 14 августа 2018 г. N АС-4-20/15707).

Продажа имущества/товаров физлицу при оплате наличным/безналичным способом. Организации и ИП обязаны применять ККТ с 1 июля 2018 года (п. 1 ст. 1.2, абз. 21 ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ) в случае получения оплаты от физических лиц наличным и безналичным способами с использованием электронных средств платежа (далее — ЭСП). К ЭСП относятся: банковские платежные карты; электронные кошельки; банковские переводы через онлайн-банкинг (систему дистанционного доступа к счету типа «Клиент-Банк»); переводы со счетов мобильных телефонов. Но есть исключение: если покупатель вносит оплату через офис банка наличными по квитанции без открытия счета, то до 1 июля 2019 года ККТ не нужна (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 3 июля 2018 г. N 192-ФЗ).

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

Бородкина Елена Васильевна

Как отразить поступление прослеживаемых товаров через подотчетное лицо в 1С

Прослеживаемость товаров с каждым днем заметно набирает обороты и затрагивает все большее количество юридических лиц. Рассмотрим ситуацию, когда происходит приобретение организацией прослеживаемого товара через подотчетное лицо. Расскажем, как ее отразить в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 и кто должен отвечать за корректное заполнение сопроводительных документов.

Чтобы расставить все точки над «i» по этому вопросу, обратимся к Письму Минфина России от 23.08.2021 N 27-01-22/67650 «О национальной системе прослеживаемости товаров».

Итак, начнем с того, что подотчетное лицо, совершая покупки от имени организации, должно предъявлять компании — продавцу доверенность, заверенную, как правило, руководителем организации. Следовательно, компания — продавец, реализуя такому подотчетному лицу прослеживаемый товар, обязана выставить счет-фактуру в электронной форме, указав в нем РНПТ.

В обратной же ситуации, когда «подотчетник» не предоставляет компании — продавцу доверенность, последний, предполагая, что перед ним покупатель — физическое лицо, может прекратить прослеживаемость реализуемого товара. Ведь продажа прослеживаемого товара физическим лицам для личных нужд является основанием для прекращения прослеживаемости.

Но рассматриваемая нами ситуация предполагает приобретение товаров для предпринимательской деятельности — следовательно, ни о каком прекращении прослеживаемости и речи быть не может.

Поэтому в вышеуказанном письме Минфин делает следующий вывод: чтобы компания-продавец могла соблюдать нормы закона и имела возможность корректно оформлять документы, организации—покупатели обязаны обеспечить получение электронного счета-фактуры по ТКС через оператора электронного документооборота.

Это значит, что ответственность по этому вопросу Минфин возлагает на организацию—покупателя. Следовательно, организация—покупатель обязана не только иметь возможность принять электронную счет-фактуру, но и оповещать компанию — продавца о том, что прослеживаемый товар приобретается в интересах юридического лица.

Теперь посмотрим, каким образом такая ситуация должна быть отражена в программе 1С.

Для начала выдадим подотчетные средства сотруднику Иванову Ивану Ивановичу. Для этого воспользуемся документом «Списание с расчетного счета».

Такой документ можно как создать в программе, так и загрузить из «Клиент-банка».

Центр обучения «Клерка» приглашает пройти полноценный онлайн-курс обо всех деталях системы прослеживаемости, с которыми может столкнуться практически любая компания.

Итак, перейдем в раздел «Банк и касса» и далее в подраздел «Банковские выписки».

В этом документе, помимо прочего, стоит уделить внимание выделенным цветом полям. Так вид операции должен принять значение «Перечисление подотчетному лицу», а статья расходов — «Выдача подотчетных сумм».

Проведем документ и посмотрим сформированные им бухгалтерские записи. Видим, что наш «подотчетник» получил 20 000 рублей.

Сформируем Оборотно — сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 71, чтоб еще раз убедиться в корректности отражения операции.

ООО «Василек» выдал подотчетные средства Иванову Ивану Ивановичу для покупки холодильника в офис.

Напомним, что такой товар является прослеживаемым в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 июля 2021 г. N 1110.

Так как сотрудник действовал в интересах юридического лица, то он предоставил компании—продавцу доверенность. Напомним, что такой документ не является первичным учетным документом, а служит основанием для передачи сотруднику прав выступать в роли доверенного лица компании. Ниже представлен образец доверенности.

Важно! В доверенности следует указывать правильное наименование компании—покупателя, ИНН и адрес регистрации, так как именно эти данные продавец укажет в чеке и в первичных документах.

Иванов И.И. выполнил поручение работодателя и отчитался за покупку.

Сейчас в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в документе «Авансовый отчет» не автоматизирована работа с прослеживаемыми товарами. Возможно, в будущем разработчики и усовершенствуют функционал авансовых отчетов, но пока его нет. Поэтому мы пойдем на хитрость: для отражения оплаты поставщику воспользуемся документом «Авансовый отчет», а вот поступление прослеживаемого товара отразим документом «Поступление товаров».

Напомним, что компания-поставщик обязана передать организации-покупателю счет-фактуру не в бумажной, а в электронной форме. Следовательно, документ «Поступление товаров» будет загружен в программу автоматически, если организация — покупатель использует в работе сервис «1С: ЭДО». В противном случае бухгалтеру потребуется внести данные вручную.

В нашем примере ООО «Василек» пользуется услугами стороннего оператора ЭДО и документ автоматически в учетную программу не загружается.

Отразим поступление прослеживаемого товара. Для этого создадим новый документ «Поступление товаров».

В «шапку» документа внесем данные из полученного УПД (Универсальный передаточный документ) поставщика.

В справочник «Номенклатура» внесем новый элемент, уделяя внимание выделенным фиолетовым цветом строкам.

Видим по специальному значку, что приобретаемый нами холодильник является прослеживаемым товаром, а это значит, что в документе требуется указать регистрационный номер партии товара. Такой номер необходимо взять из документов поставщика.

Проведем документ и проанализируем сделанные им записи. Холодильник оприходован по фактической себестоимости, согласно УПД, без НДС, а также выделен НДС.

На закладке «Прослеживаемые товары» видим сделанную запись в одноименном регистре с видом: Приход.

Перейдем на закладку «Операции с прослеживаемыми товарами». Данные о приобретенном холодильнике будут отражены в Книге покупок, о чем говорит графа «Отражение в отчетности», так как покупатель и продавец, в нашем примере, являются плательщиками НДС и применяют общую систему налогообложения.

Перейдем в раздел «Банк и касса» и далее в подраздел «Авансовые отчеты».

Создадим новый документ.

«Шапку» документа заполним следующим образом:

подберем из справочника «Физические лица» фигурирующее в примере подотчетное лицо;

укажем необходимый склад.

Далее перейдем к табличной части документа. Здесь нас интересуют 2 закладки:

1. На закладке «Авансы» укажем выданные денежные средства сотруднику. У нас данная операция была проведена документом «Списание с расчетного счета» № 31 от 14.09.2021 года.

2. На закладке «Оплата» отразим выплаченные поставщику денежные средства за товар.

Проведем документ и проанализируем созданные программой проводки. Видим, что наш «подотчетник» оплатил товар поставщику ООО «Лютик». Также обратите внимание, что в проводках встал необходимый документ расчетов — наше поступление холодильника.

Проверим корректность наших операций.

Для наглядности снова сформируем ОСВ по счетам 71 и 60, увидим, что сальдо на конец периода отсутствует.

Напоминаем, что в связи с тем, что ООО «Василек» находится на общей системе налогообложения, то сведения о прослеживаемых товарах попадут в книгу покупок и, соответственно, в декларацию по НДС.

Приложим и полный вариант книги покупок:

Если ваша организация не является плательщиком НДС, то вам тоже необходимо отчитаться о поступившем прослеживаемом товаре в специальном «Отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости».

Создать его можно в разделе «Отчеты» — «1С-Отчетность», выбрав из категории «Налоговая отчетность».

Уточним, что этот отчет следует подать в ФНС не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, по всем операциям с прослеживаемым товаром.

АКЦИЯ НЕДЕЛИ !

На «Клерке» заканчивается набор в группу повышения квалификации по теме «Управленческий учет: от нуля до внедрения». Занятия вот-вот начнутся — 15 декабря.

Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.

В конце — удостоверение о повышении квалификации (с занесением в ФИС ФРДО). Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер».

Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок

Покупка книг через подотчетное лицо (нюансы)

Подотчетные лица — кто они

Как учесть книги

Налоговый учет

Итоги

Подотчетные лица — кто они

Кто такие подотчетные лица? Это работники организации, имеющие право брать деньги под отчет. Список таких людей утверждается приказом руководителя. Деньги могут быть выданы из кассы организации или перечислены с расчетного счета на личные банковские карты работников.

Как именно выдавать деньги в подотчет из кассы или сделать перевод на карту сотруднику, читайте в статьях:

Нужно помнить, что заявление на выдачу денег в подотчет работник должен написать независимо от способа выдачи денег.

Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление на выдачу денег, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец».

Как учесть книги

Работнику организации были выданы деньги на покупку книг. На этом этапе совсем неважно, какие именно книги ему поручили купить — для производственных целей или для общего развития сотрудников.

Он составляет заявление или руководитель дает письменное распоряжение, берет деньги, покупает книги и в назначенное время предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет (АО) со всеми подтверждающими документами.

Форму АО и правила его заполнения смотрите в статьях:

Построчный комментарий по заполнению авансового отчета подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Как только бухгалтер принял АО, работнику желательно вернуть остаток — неизрасходованные средства, если такие имеются. Если этого не произойдет, то данные средства фискалы могут расценить как доход, облагаемый НДФЛ и взносами. С письменного согласия работника организация имеет право удержать задолженность в размере не больше 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае перерасхода организация обязана возместить работнику сумму перерасхода.

После выяснения всех деталей с подотчетником перед бухгалтером встает вопрос, как правильно принять к учету купленные книги.

Вот теперь нужно разобраться, с какой целью книги приобретались — были они куплены для работы организации или цель можно считать общепознавательной.

Когда этот вопрос будет прояснен, бухгалтер сделает записи в бухгалтерском учете.

В силу п. 4 ПБУ 6/01 (приказ Минфина от 30.03.2001 № 26н) деловая литература может быть отнесена к ОС. Но если при этом ее стоимость менее 40 000 руб., а как правило, так и бывает, ее учитывают в составе МПЗ. При этом устанавливают контроль, следят за передвижением книг и обеспечивают сохранность после передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01).

ВНИМАНИЕ! С 2022 года ПБУ 6/01 утратит силу. Ему на смену придут ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения».

Какими бухгалтерскими записями в учете отражать основные операции с объектами ОС при применении новых ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 6/2020, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и переходите в Готовое решение.

Правила учета литературы необходимо закрепить в учетной политике.

Налоговый учет

Любая литература, и книги в том числе, в случае приобретения их для производственных целей могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если купленные книги — непроизводственного характера, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на их приобретение в расчет не принимаются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

То же правило относится и к «входному» налогу на добавленную стоимость. В бухгалтерском учете он учитывается на счете 91.2 и для целей налогообложения, то есть к вычету, не принимается.

Организациям, которые применяют упрощенку, чиновники запрещают учитывать для налогообложения затраты на периодику и печатные издания (см. письма Минфина от 10.08.2009 № 03-11-06/2/151, от 17.01.2007 № 03-11-04/2/12). Но есть и другое мнение: их можно признать материальными расходами (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Его поддерживают некоторые суды (например, постановления ФАС ПО от 30.10.2008 № А65-1419/2008, ФАС ДО от 30.01.2008 № Ф03-А80/07-2/6039). Поэтому принимать расходы для УСН или нет, организации нужно решить самостоятельно.

Итоги

Выдать деньги, проверить правильность составления отчета, сделать проводки по оприходованию купленного товара — про все это необходимо помнить, когда имеешь дело с подотчетными лицами. Ну а в ситуации с покупкой книг к этому списку необходимо добавить выяснение — для чего они покупаются, чтобы не ошибиться с принятием потраченных сумм в затраты.