...

Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Особенности расчетов с подотчетными лицами Текст научной статьи по специальности « Экономика и бизнес»

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Гуржева О. А.

В статье рассмотрены особенности расчетов с подотчетными лицами работниками организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании в пользу организации.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Гуржева О. А.

Текст научной работы на тему «Особенности расчетов с подотчетными лицами»

ОСОБЕННОСТИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

О. А. ГУРЖЕВА, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения Первый Дом Консалтинга « Что делать Консалт»

Руководителям организаций и бухгалтерам необходимо доподлинно знать особенности расчетов с подотчетными лицами—работниками организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании в пользу организации.

Порядок работы с подотчетными лицами регулируется следующими нормативными актами:

• Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение);

• указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденными постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55;

• Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010).

К основным видам расходов, связанным с расчетами с подотчетными лицами, относятся хозяйственные расходы, командировочные расходы, представительские расходы в пределах лимита и расходы на приобретение запчастей, горючих и смазочных материалов.

Положением введены некоторые новшества, касающиеся расчетов с подотчетными лицами.

Целью расходования подотчетных сумм теперь является оплата расходов, связанных с осуществле-

нием деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), ранее отмечалось, что полученные в банке деньги должны расходоваться на цели, указанные в чеке.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 подотчетному лицу оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании п. 4.2 Положения:

• документа, удостоверяющего личность (например паспорта);

Если работнику выданы из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 — выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если работник действует от имени организации, представляя ее интересы, то для получения

товаров необходимо наличие доверенности. Если он действует как физическое лицо, доверенность не нужна.

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (форма № АО-1). В авансовом отчете фиксируются суммы полученного аванса, израсходованные денежные средства, а также подсчитывается остаток или перерасход денежных средств. Также в авансовый отчет вносятся сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или с момента выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Для утверждения и принятия к бухгалтерскому учету авансового отчета необходимо соблюдение следующих условий:

• целевое расходование выданных под отчет денежных средств;

• наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;

• соответствие сумм израсходованных денежных средств суммам, указанным в платежных документах.

Правильно оформленные первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету на основании п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Ранее порядок выдачи денег в подотчет и сроки обработки авансовых отчетов устанавливались внутренним документом.

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация может удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)).

В письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 отмечается, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующих сумм не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Однако это можно сделать только при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания и дал работодателю письменное согласие на такое удержание. Размер всех

удержаний при каждой выплате не должен превышать 20 % от заработной платы, причитающейся работнику.

При отсутствии согласия на удержание вопрос о спорных суммах может быть разрешен только в судебном порядке (см. постановление президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2007 № 44г-360).

Такие суммы могут быть взысканы в судебном порядке в течение срока исковой давности, установленного ст. 196 Гражданского кодекса Российской Федерации. Обратиться в суд надо в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба, а отсчитывать его нужно через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньги (ст. 248, 392 ТК РФ).

Задолженность по подотчетным суммам сохраняется и при увольнении работника. В дальнейшем она может быть признана безнадежной (не реальной к взысканию) в общем порядке и списана на прочие расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли. Однако, если организация примет решение о списании (прощении) суммы задолженности при отсутствии оснований, например до истечения срока исковой давности, то данные расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли.

В соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога на доходы организация (налоговый агент) обязана в течение 1 мес. с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета. Например, если работник, имеющий задолженность по возврату подотчетной суммы, которая списана по истечении срока исковой давности, уволен, то его задолженность в бухгалтерском учете переводится на расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д-т сч. 76-5 К-т сч. 71), а при ее списании (Д-т сч. 91-2 К-т сч. 76-5) в налоговый орган направляется уведомление о невозможности удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с суммы списания.

Остановимся на конкретных примерах отражения в бухгалтерском учете выдачи денег под отчет.

Пример 1. Работнику организации выдано под отчет 2 000 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1 950 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 — выданы денежные средства под отчет — 2 000 руб.;

Д-т сч. 10 К-т сч. 71 — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника — 2 000 руб.;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств — 50 руб.

Пример 2. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету, который составил 6 000 руб., не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. Получив согласие работника, руководитель издал распоряжение об удержании задолженности из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 40 000 руб.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 — выдано под отчет работнику на командировочные расходы — 21 000 руб.;

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 — сдан авансовый отчет — 15 000 руб.;

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 — отражена сумма не возвращенного в срок аванса — 6 000 руб.;

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо — 6 000 руб.;

Д-т сч. 70 К-т сч. 73 — не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы — 6 000 руб.

Пример 3. Организация выдала своему работнику корпоративную банковскую (расчетную) карту и перечислила на нее денежные средства в размере 20 000 руб. Работник приобрел канцтовары, представил авансовый отчет и сдал карту. Учетной политикой организации установлено, что денежные средства под отчет выдаются как в наличной, так и в безналичной формах путем перечисления денежных средств на корпоративные банковские карты. Залоговая стоимость карты составляет 1 000 руб. Остатка денежных средств на карте на дату выдачи работнику не было. Работником в установленные сроки представлен авансовый отчет с подтверждающими документами, согласно которому потрачено 19 000 руб. на приобретение канцтоваров.

Работником в кассу организации внесены неиспользованные наличные деньги в сумме 1 000 руб. Согласно выписке по данной карте комиссия банка составила 30 руб., остаток денежных средств — 970 руб.

К балансовому счету 71 откроем аналитические счета:

71-д «Расчеты по выданным денежным документам»;

71-хоз «Расчеты по выданным средствам на хозяйственные расходы».

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Д-т сч. 71-д К-т сч. 50-3 — выдана корпоративная банковская карта работнику — 1 000 руб.;

Д-т сч. 55 К-т сч. 51 — перечислены денежные средства на карту — 20 000 руб.;

Д-т сч. 71-хоз К-т сч. 55 — отражено списание средств с корпоративной банковской карты — 20 000 руб.;

Д-т сч. 10 К-т сч. 71-хоз — отражено приобретение канцтоваров — 19 000 руб.;

Д-т сч. 50-1 К-т сч. 71-хоз — подотчетным лицом внесена в кассу организации неизрасходованная сумма наличных денег, снятых с банковской карты, в размере 1 000 руб.;

Д-т сч. 50-3 К-т сч. 71-д — работником возвращена корпоративная банковская карта — 1 000 руб.;

Д-т сч. 91-2-хоз К-т сч. 55 — в составе прочих расходов отражена комиссия банка за обслуживание банковской карты — 30 руб.

Рассмотрим, с какими же основными трудностями организация может столкнуться при оплате товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц.

Во-первых, подотчетное лицо оплачивает товары, работы или услуги от имени организации на основании доверенности, поэтому и ему необходимо придерживаться этого лимита. Нужно помнить о лимите расчетов наличными (100 000 руб.).

Во-вторых, при перечислении подотчетных сумм на корпоративную карту, а тем более на зарплатную карту работника, необходимо подробно расшифровать назначение платежа. К примеру, в платежных поручениях в поле «Назначение платежа» целесообразно указать: пополнение счета пластиковой карты (номер); Ф. И. О. подотчетного лица; на командировочные расходы или хозяйственные нужды, налогом на добавленную стоимость не облагается, НДФЛ не облагается тоже.

В-третьих, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость у организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН), может быть учтена в расходах только в периоде погашения организацией задолженности

перед работником. Кроме того, перечень расходов — закрытый, и, если организация, применяющая УСН, несет не подходящие под материальные и иные разрешенные затраты, то сложно будет их учесть при расчете налога (ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 17.01.2012 № 03-11-11/4).

Бывают случаи, когда налоговые органы пытаются включить неиспользованные и невозвра-щенные подотчетные суммы в облагаемый НДФЛ доход сотрудника. Однако надо иметь в виду, что, даже если подотчетное лицо в установленный срок не отчитается по выданному авансу, то подотчетные суммы не носят для физического лица экономической выгоды и не относятся к его доходу (постановление Федерального арбитражного суда (ФАС) Восточно-Сибирского округа от 11.08.2006 № А69-1411/05-5-2-Ф02-4006-С1). Согласно постановлению ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу № А05-7405/2007 налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные под отчет, в доходы работников, пока не истек срок исковой давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Доходом сотрудника задолженность может стать только в случае прощения долга, так как возникнет экономическая выгода. В этом случае суммы неиспользованного аванса признаются доходом подотчетного лица и подлежат налогообложению НДФЛ. При этом датой получения подотчетным лицом дохода в виде остатка неиспользованного аванса признается дата, с которой стало невозможно взыскание таких сумм, либо дата, когда организацией принято решение о прощении задолженности подотчетному лицу

и списании таких сумм за счет собственных средств. Данная позиция подтверждается письмом Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, а также постановлением ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 № А05-5905/2006-29.

Иными словами, до тех пор пока есть возможность удержать суммы остатка неиспользованного аванса из заработной платы подотчетного лица, такие суммы не будут являться для него доходом.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 27.06.2012).

2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.11.2011).

3. О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка Российской Федерации на территории Российской Федерации: Положение Центрального банка России от 12.10.2011 № 373-П.

4. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н (в ред. 08.11.2010).

5. Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» : постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

6. Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0.

7. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 28. 07. 2012).

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Автор: Галина Кардашян Главный бухгалтер-методолог 1С-WiseAdvice

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Автор: Галина Кардашян
Главный бухгалтер-методолог 1С-WiseAdvice

Многие организации сталкиваются с необходимостью выдавать деньги сотрудникам на те или иные цели. Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или – когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств.

На что можно выдать деньги под отчет

Как правило, денежные средства выдают сотрудникам под отчет в следующих случаях:

  • если работник приобретает для организации товары, работы или услуги (на хозяйственные нужды);
  • если сотрудника направляют в командировку.

Как выдать деньги под отчет

Независимо от того, на какие цели выдается аванс, основанием для его выдачи служат:

  • либо приказ руководителя организации;
  • либо письменное заявление сотрудника.

На практике, как правило, составляют приказ руководителя организации. Его можно оформить, например, так:

Если есть приказ, требовать от работника заявление о выдаче подотчетных сумм необязательно.

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

Оформлять новый подотчет можно даже в том случае, ели сотрудник не отчитался по предыдущим подотчетным суммам.

Если речь идет о выдаче аванса на командировку, то здесь есть один нюанс. Сумма аванса должна быть выдана с тем расчетом, чтобы покрыть затраты:

  • на проезд в командировку;
  • на наем жилья во время командировки;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).

Такой порядок предусмотрен статьей 168 ТК РФ.

Контроль подотчетных сумм на хозяйственные нужды

Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
  • первичные документы, подтверждающие расходы.

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

Проверка авансового отчета

Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.

Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:

  • работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
  • сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
  • сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.

Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.

Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:

  • израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.

Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер.

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет.

В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Оправдательные документы такие:

  • чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
  • товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.

После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
  • первичные документы, подтверждающие расходы.

В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.

Расходы на проезд в командировку

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.

Форма электронного билета зависит от вида транспорта:

  • маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
  • контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
  • квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

Оплату билета подтверждает один из документов:

  • чек ККТ;
  • слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.

Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, и писем Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.

Расходы на проживание в командировке

С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.

Суточные

Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего:

  1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
  2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
  4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Как учитывают подотчетные суммы

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном счете 71.

По дебету этого счета отражаются:

  • выдача работнику денег под отчет (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса» );
  • возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса»).

По кредиту этого счета, в частности, учитывают:

  • стоимость приобретенных для организации материальных ценностей или подтвержденных командировочных расходов (в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов – например, 10 «Материалы» или 20 «Основное производство»);
  • входной НДС по приобретенным ценностям (в корреспонденции с дебетом счета 19);

Принимать НДС к вычету по товарам (работам, услугам), приобретенным подотчетным лицом, по кассовому чеку или бланку строгой отчетности без оформленного счета-фактуры опасно, даже если сумма налога выделена в них отдельной строкой.

  • возврат сотрудником неизрасходованной части аванса (в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса»).

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами – один из самых важных и трудоемких участков бухгалтерии. Поэтому в крупных компаниях, особенно там, где имеют место постоянные командировки, на этот участок часто выделяют целый штат бухгалтеров. Между тем, работа на этом участке требует определенных качеств. В частности – предельной внимательности и ответственности.

Инструкция для подотчетников

Специалисты 1C-WiseAdvice разработали специально для наших клиентов наглядную и понятную инструкцию для подотчетных лиц. Скачать документ можно здесь >>>

Передача участка на аутсорсинг решает массу проблем. Мы не только возьмем на себя все рутинные операции, но и поможем вам убедить руководство в целесообразности такого шага.

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица — работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.

В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.

Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.

Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.

Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.

В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.

Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.

Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.

В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.

Согласно Приказу Минфина № 94н от 31октября 2000 года, утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.

Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.

АКЦИЯ НЕДЕЛИ !

На «Клерке» заканчивается набор в группу повышения квалификации по теме «Управленческий учет: от нуля до внедрения». Занятия вот-вот начнутся — 15 декабря.

Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.

В конце — удостоверение о повышении квалификации (с занесением в ФИС ФРДО). Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер».

Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами

Выданные подотчетные суммы должны корректно отражаться в учете бухгалтерии компании, так как неверное заполнение грозит штрафными санкциями со стороны налоговых агентов. Подотчетные лица должны возвращать выданные средства в сроки и предоставлять подтверждение их правомерного использования. Ведь существует масса нюансов, когда речь идет о таком явлении как налогообложение расчетов с подотчетными лицами.

Особенности

Независимо от применяемой компанией формой налогообложения, расходы организации, указанные как подотчетные средства, выданные сотрудникам, не являются выплатой в их пользу. Никакой материальной выгоды они не получили, а за каждый растраченный рубль сотрудник отчитался и приложил квитанции (ст. 212 Закона № 117-ФЗ). Следовательно, материального дохода он не получил, и данные средства не учитываются при расчете:

  • Страховых платежей (гл. 34 НК, ст. 419).
  • НДФЛ (Закон № 117-ФЗ, ст. 207 НК РФ).
  • Страховых взносов от профзаболеваний и несчастных случаев (Закон № 125-ФЗ, ст. 20.1).

Присоединение к доходу сотрудника подотчетных средств и удержание НДФЛ с этой суммы возможно, если средства не поступили на счета компании в срок. Также включение в зарплату работника выданных средств предусматривается в случае невозможности их возвращения. Такая ситуация происходит, если сотрудник уволился с предприятия и наступил срок давности по данному делу.

При невозможности провести бухгалтерскую операцию по возвращению подотчетных сумм налоговый агент обязан в течение 30 дней письменно сообщить о ситуации в налоговую службу. Также полная сумма долга может быть внесена в состав внереализационных расходов в качестве безнадежной дебетовой задолженности.

Компания может принять решение простить долг подотчетному лицу в объеме выданных средств. В этом варианте подотчетная сумма включается в доход и облагается налогом. Датой причисления дохода к зарплате будет выступать число, с которого стало невозможным взыскание суммы, или дата принятия компанией такого решения. Налоги с подотчетных сумм применяются в случае, если при проверке было выявлено отсутствие документов, подтверждающих целевое использование средств работником.

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами рассматривает все нюансы, касающиеся выдачи и правильного оформления бумаг. В случае допущения ошибок, некорректного заполнения документов с нарушением требований Закона о бухгалтерском учете все суммы, относящиеся к подотчетным расходам, включаются в налоговую базу и облагаются НДФЛ.

В итоге

В процессе организации бухучета, связанного с подотчетными средствами, чаще всего допускаются досадные ошибки. Отсутствуют документы, подтверждающие целевое использование средств, не прописан порядок и сроки возвращения сумм. Знание всех нюансов налогообложения упростит бухгалтеру процесс расчетов и поможет избежать административных санкций.

Онлайн-курс Расчеты с подотчетными лицами. Учет и налогообложение командировочных и представительских расходов

Код 51708

  • О мероприятии
  • Преподаватели
  • Также по теме

Рассматриваются сложные вопросы учета командировочных расходов и расчетов с подотчетными лицами. Вы узнаете об изменениях, связанных с обеспечением учета командировочных расходов

Для бухгалтеров, главных бухгалтеров, специалистов по налогообложению и всех заинтересованных лиц.

  1. Порядок направления работников в служебные командировки.
    • Нормативное регулирование, правовые аспекты служебной командировки. Разъездной характер выполнения работ и командировки — отличия, порядок оформления, преимущества в соответствии с нормами законодательства РФ. Гарантии при направлении работников в служебные командировки. Необоснованный отказ от командировки.
    • Сроки командировки для российских граждан, работников обособленного подразделения, для иностранных граждан. Вынужденные задержки. Из командировки в отпуск. Больничный в командировке. Однодневная командировка. Учет времени нахождения в командировке в табеле. Выход на работу в день выезда в командировку (день приезда из командировки).
  2. Учет и налогообложение командировочных расходов.
    • Расчет командировочных. Отражение в учетной политике, коллективном договоре, локальных актах порядка и размеров возмещения расходов по командировкам. Об установлении размера (нормы) суточных, максимального срока командировки.
    • Порядок выдачи аванса на командировочные расходы, кассовые операции, получение иностранной валюты со счета в банке, покупка иностранной валюты при отсутствии валютного счета, выдача корпоративной банковской карты, отчет по выданному авансу.
    • Проживание командированного работника (налог на прибыль, НДФЛ, страховые взносы в нетипичных ситуациях), проблемные затраты, включаемые в счета гостиниц.
    • Расходы на проезд. Электронные билеты, стоимость целого купе в вагонах СВ/класса люкс и т.д. Расходы на транспорт общего пользования в месте командировки, расходы на такси.
    • Особенности учета отдельных видов командировочных расходов. Услуги связи в командировке.
    • Командировки за рубеж. Сложные вопросы документального оформления. Валютные операции.
    • Безрезультатная командировка. Отмена командировки. Налоговые последствия отмены командировки для работодателя и работника.
    • Особенности налогообложения командировочных расходов: налог на прибыль, НДФЛ, страховые взносы. Особенности принятия к вычету НДС по командировочным расходам.
  3. Подотчетные суммы. Порядок выдачи и расходования в 2021 году.
  4. Учет расчетов с подотчетными лицами по расчетным и кредитным картам. Расчеты по корпоративным банковским картам. Электронные деньги: нюансы учета. Отражение в учетной политике возможности перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм.
  5. Приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет: порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете. Приобретение МПЗ, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
  6. Касса: лимит кассы, кассовая дисциплина, порядок ведения кассовых операций. Штрафные санкции.
  7. Особенности бухгалтерского и налогового учета ГСМ. Нормы учета ГСМ. Учет по топливным картам, по талонам. Учет расходов на ГСМ. Оформление путевых листов.
  8. Представительские расходы: порядок отнесения затрат на представительские расходы в целях налогообложения. Основные условия, при которых затраты можно списывать как представительские на себестоимость. Документальное оформление представительских расходов. Бухгалтерский учет затрат на представительские цели.
  9. Подтверждающие документы для авансового отчета.
    • Порядок документального оформления командировок. Нормативная база.
    • Чеки ККТ, первичные документы и документы-заменители, прикрепленные к отчету. Учет НДС по товарам, работам, услугам. Покупка у ИП. Формирование базы по налогу на прибыль.
    • Наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении авансовых отчетов. Арбитражная практика.
  10. Возврат неиспользованных подотчетных сумм, погашение задолженности по допущенному перерасходу, отражение в бухгалтерском учете и для целей налогообложения.
  11. Арбитражная практика по вопросам обоснованности командировочных, представительских расходов, расходов на хозяйственные нужды.

На этом курсе можно получить удостоверение на английском языке

Стоимость обучения с выдачей удостоверений на русском и английском языках — 41 500 р.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО
Серафинит - АкселераторОптимизировано Серафинит - Акселератор
Включает высокую скорость сайта, чтобы быть привлекательным для людей и поисковых систем.