Выдача в подотчет
17.04.2018
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (А-П). Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу. После выдачи денег работнику, бухгалтер составит проводку:
Дебет 71 – выданы деньги под отчет
Списание израсходованных подотчетных сумм производится на основании утвержденного авансового отчета и отражается по кредиту счета 71.
СПИСАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ
К 71 товары), приобретенные подотчетным лицом
При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины (ККМ).
К 71 основного (вспомогательного, обслуживающего)
К 71 (общехозяйственные) расходы.
СПИСАНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
К 71 доставкой основных средств
К 71 доставкой материалов
К 71 доставкой товаров
К 71 управленческих нужд организации
К 71 транспортировкой бракованной продукции
К 71 связанной с производственной деятельностью пред-
К 71 устранением последствий чрезвычайной ситуации
Если у работника остался неизрасходованный остаток аванса, то в течение 3-х дней, отведенных для составления авансового отчета, он должен быть возвращен в кассу по приходному кассовому ордеру.
2.4.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой:
Д 50 – возвращен в кассу остаток аванса от подотчетного лица
Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой:
Д 71 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму выданного аванса
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то в течение месяца (срок исковой давности) по распоряжению руководителя предприятия она должна быть удержана из заработной платы работника. Данная операция оформляется проводками:
Д 94 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма
Д 70 – удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма
Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.
Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.
ведется на счете 73 “Расчеты с персоналом по прочим операцияфм” (А − П). К счету могут быть открыты субсчета: 73-1 “Расчеты по предоставленным займам”;
73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”;
73-3 “Расчеты за товары, предоставленные в кредит”;
73-4 “Расчеты по страхованию” и др.
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются.
Какими проводками отразить выдача денег подотчет
Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
1) выдан аванс на командировочные расходы:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
Дебет счета 50 «Касса»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
На суммы, выданные под отчет, делается запись:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».
На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:
Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:
Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если они не могут быть удержаны:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.
Нормативная база
Денежные подотчетные средства выдаются из кассы сотрудникам только лишь для того, чтобы обеспечить нужды организации.
Выдача денежных средств из кассы подотчетным лицам отражается записью …
Это непростая процедура. Для ее осуществления есть определенный алгоритм (о нем мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетниками), любое отклонение от которого приведет руководителей и ответственных лиц к проверкам контролирующих налоговых органов и последующей административной ответственности. Поэтому, задаваясь вопросом, какую максимальную сумму можно взять подотчет, необходимо руководствоваться только действующим законодательством и учетной политикой организации.
Максимальная сумма подотчет в 2018 году регулируется локальными нормативно-правовыми актами: учетной политикой и положением о расчете с подотчетными лицами. Законодательной базой этих документов для бюджетного учреждения должны выступать Указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У с учетом поправок, внесенных Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, а также Приказ Минфина России от 26.08.2004 № 70н, Приказ Минфина РФ от 10.02.2006 № 25н и Бюджетный Кодекс РФ.
Какова максимальная сумма в подотчет в 2018 году
Норма, устанавливающая лимит по расчетам в рамках одного договора в размере 100 000 рублей между организациями, не распространяется на расчеты между бюджетным учреждением и его сотрудниками. Законодательно максимальная сумма подотчет работнику не имеет ограничений. Однако организации вправе сами устанавливать лимит на суммы, авансируемые в качестве командировочных и хозяйственных расходов, и прописывать его в своих учетной политике и коллективном договоре. Также учреждению необходимо разработать положение о расчете с подотчетниками.
Максимальные суммы, которые выдаются командированным работникам, определяются расчетным путем на основании норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, а также норм суточных.
Важные изменения от 19.08.2017
Поправки от 19.08.2017 года, внесенные в Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, установили ряд изменений в порядке расчетов с подотчетниками. Теперь, согласно Указанию ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, подотчетному лицу больше не нужно писать заявление. Главным основанием для авансирования будет выступать приказ или иной распорядительный документ руководителя учреждения.
Остальные нововведения также являются значительными:
- новые авансовые средства можно получить без отчета о предыдущих;
- чеки старого образца приняты в список документов, подтверждающих оплату;
- подотчетные деньги можно перевести на любую банковскую карту, в том числе и зарплатную;
- можно расплачиваться личной банковской картой даже если средства были выданы наличными (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Этот пункт обязательно нужно внести в приказ об учетной политике организации (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
В связи со всеми законодательно принятыми нововведениями, организациям также необходимо внести изменения в приказы об учетной политике, коллективные договоры и положения о ведении кассовых операций и расчете с подотчетными лицами.
Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете
Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.
Подотчетные лица — работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы
Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета
Выданы под отчет денежные средства с валютного счета
Выданы под отчет денежные средства со специального
счета в банке
Подотчетные лица получили средства от других
организаций
Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного
из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете
головного отделения организации)
Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного
из головного отделения организации в филиал, выделенный
на отдельный баланс (в учете филиала)
Подотчетные лица головного отделения организации
получили средства от филиала, выделенного на отдельный
баланс (в учете головного отделения организации)
Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный
баланс, получили средства от головного отделения
организации (в учете филиала)
Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в
установленный срок, включена в состав прочих доходов в
связи с истечением срока исковой давности
Положительная курсовая разница по задолженности перед
подотчетным лицом в иностранной валюте включена в
состав прочих доходов
Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным
лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с
доставкой оборудования
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой
внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами
расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов
Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными
лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные
с доставкой материалов
Оприходованы животные, приобретенные подотчетными
лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные
с доставкой и содержанием животных
Оприходованы материально-производственные запасы,
приобретенные подотчетными лицами; оплачены
подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой
материально-производственных запасов (при использовании
счета 15)
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного
производства
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
вспомогательного производства
Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
расходы
Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы
Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с
возвратом и транспортировкой бракованной продукции
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
обслуживающего производства
Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами
Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров
(готовой продукции), учтены в расходах на продажу
Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже
отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены в кассу
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на расчетный счет
Неиспользованные денежные средства в иностранной
валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на
валютный счет
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на специальный счет в банке
До истечения срока представления авансового отчета
выданные работнику суммы зачтены в счет заработной
платы
Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем
Подотчетные лица погасили задолженность перед
кредиторами организации
Подотчетное лицо головного отделения организации
оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на
отдельный баланс (в учете головного отделения
организации)
Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный
баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделению
организации (в учете филиала)
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом
получения внереализационных доходов
Отрицательная курсовая разница по задолженности перед
подотчетным лицом в иностранной валюте включена в
состав прочих расходов
Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо
не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные
суммы, потраченные необоснованно
Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются
как расходы будущих периодов
Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с
устранением последствий чрезвычайных ситуаций
Задолженность подотчетного лица списана в связи с
чрезвычайными обстоятельствами
Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели — приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:
— выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
— подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;
— выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;
— передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.
Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:
— перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;
— срок, на который выдаются подотчетные суммы;
— предельный размер подотчетных сумм;
— срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.
Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы:
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
— командировочное удостоверение;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.
К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют «зарплатные» налоги.
Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
— решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;
— размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
— необходимо получить письменное согласие работника.
Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:
Дебет 71 Кредит 50
— выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 08-4 Кредит 60
— 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);
Дебет 19-1 Кредит 60
— 18 000 руб. — учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);
Дебет 60 Кредит 51
— 236 000 руб. — оплачен счет продавца;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19-1
— 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:
Дебет 71 Кредит 50
— 700 руб. — выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;
Дебет 08-4 Кредит 71
— 700 руб. — плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);
Дебет 01 Кредит 08-4
— 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) — автомобиль зачислен в состав основных средств.
Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50
— 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71
— 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
— 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.
Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:
Дебет 94 Кредит 71
— отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.
Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
— 21 000 руб. — выдано под отчет работнику на командировочные расходы;
Дебет 26 Кредит 71
— 15 000 руб. — сдан авансовый отчет;
Дебет 94 Кредит 71
— 6000 руб. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса;
Дебет 73 Кредит 94
— 6000 руб. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. — не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.
Учет выдачи из кассы денежных средств
Бухгалтерские проводки
- Выдача денежных средств из кассы работникам организации
- Выдача денежных средств из кассы контрагентам и физическим лицам, не являющимся работниками организации
- Выдача денежных средств из кассы акционерам организации
- Прочая выдача денежных средств из кассы организации
Выдача денежных средств из кассы работникам организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы работникам организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 70 | 50.01 | Выплата зарплаты | Сумма зарплаты | Платежная ведомость. Форма № Т-53Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 |
| 73.1 | 50.01 | Выплата из кассы займа работнику организации | Сумма займа | Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 |
| 71 | 50.01 | Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу | Сумма подотчет | Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 |
| 76.04 | 50.01 | Выплата из кассы депонированной зарплаты работнику организации | Сумма депонированной зарплаты | Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 |
Выдача денежных средств из кассы контрагентам и физическим лицам, не являющимся работниками организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы контрагентам и физическим лицам, не являющимся работниками организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 76.03 | 50.01 | Выплата денежных средств контрагенту в счет погашения убытков от совместной деятельности | Сумма убытка от совместной деятельности | Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 |
| 60 | 50.01 | Выплата денежных средств поставщикам в счет погашения кредиторской задолженности | Сумма задолженности | Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 |
| 60 | 50.01 | Выплата аванса поставщикам наличными средствами | Сумма аванса | Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 |
| 76 | 50.01 | Выплата денежных средств из кассы в счет расчетов с прочими контрагентами | Сумма расчетов | Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2 |
Выдача денежных средств из кассы акционерам организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы акционерам организации
Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами
Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами – 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.
Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.
В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.
Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.
Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.
Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.
Бухгалтерский учет подотчетных денег
В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь). Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).
Если деньги выданы на командировку
Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье. При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).
Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.
Если деньги выданы на приобретение ТМЦ
Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71).
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.
Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.
Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа
Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.
Кто вправе получать деньги
Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.
Как получить деньги
Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:
- Ф.И.О. лица;
- регистрационный номер документа;
- сумма наличных денег;
- срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
- подпись директора и дата.
Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:
Заявление от работника
Приказ о подотчетных лицах
Какую сумму выдавать подотчет
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.
Необходим ли отчет за полученную сумму
Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.
Сроки отчета
Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.
Что учесть в 2020 году
Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:
1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.
Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:
1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.
Главные правила
1. Под отчет выдается любая сумма.
2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.
3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.
4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.
5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.
Ответственность
- для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
- для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.
АКЦИЯ НЕДЕЛИ !
На «Клерке» заканчивается набор в группу повышения квалификации по теме «Управленческий учет: от нуля до внедрения». Занятия вот-вот начнутся — 15 декабря.
Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.
В конце — удостоверение о повышении квалификации (с занесением в ФИС ФРДО). Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер».
Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок
